Tutoriels pour utilisation avancée

Voici quelques conseils qui vous orienteront dans le paramétrage avancé de la solution :

Toutes les organisations ne se valent pas, et ce pour trois raisons :
- l'acheteur ne peut pas acheter des billets pour plusieurs événements à la fois
- il n'est pas facile pour vous de jongler avec trop d'événements différents dans l'interface
- on ne peut pas mélanger plusieurs événements lors du contrôle des billets

Un événement, une date

C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration.

Un événement, plusieurs dates

Activez le mode séance depuis la page L'événement afin de pouvoir ajouter vos séances en quelques clics.
Attention l'acheteur ne pourra choisir qu'une séance par achat. Vous pouvez définir les tarifs disponibles pour chaque séance

Evénement permanent ou sans date précise

Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous aurez possibilité de "Masquer les dates" dans la page L'événement.
Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet et vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans Les billets > Instructions ainsi que dans la description de chaque tarif.

Plusieurs événements en un (ex : festival)

Créez un seul événement et créez des catégories pour grouper vos tarifs depuis Les billets > Tarifs.
L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la représentation. Par exemple une catégorie "Concert 1 - Samedi 20h". Sous cette catégorie, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi.

Une jauge définit une quantité maximum disponible pour un ou plusieurs tarifs

Il est possible de définir des jauges à différents niveaux :
dans les propriétés d'un tarif
dans les propriétés d'une catégorie (une catégorie regroupe des tarifs)
dans les propriétés d'une séance (si vous utilisez le mode séance)
au niveau global depuis Les Billets > Quantité

Si plusieurs tarifs doivent partager la même jauge, il suffit de les grouper sous une même catégorie. Dans le cas ou la structure de votre événement ne le permet pas, contactez nous et nous activerons une fonctionnalité permettant à plusieurs tarifs de partager une même jauge.
Invitations créées par l'organisateur
Ces invitations existent en tant que billet dans le système et sont décomptées immédiatement de vos jauges :

Saisie manuelle par l'organisateur
Pour saisir de facon naturelle une ou plusieurs invitations à télécharger ou à envoyer par e-mail
Mise en place : depuis Ajouter une commande > Ajout manuel puis utilisez le paiement "Options de l'organisateur" > "Invitation".

Liste nominative importée par l'organisateur
Si vous souhaitez importer une liste de noms/e-mails depuis Excel
Mise en place : depuis Ajouter une commande > Par tableur

Invitations non-nominatives
Ce sont des lots de billets non-nominatifs (ou au nom d'un partenaire) à imprimer ou à envoyer par e-mail
Mise en place : depuis Ajouter une commande > Impression de stock


A retirer par l'invité
Les billets ne sont décomptés des jauges que lorsque l'invité les retirent. C'est un bon moyen d'estimer la présence.

Via un lien secret
Via un lien secret à diffuser aux invités
Mise en place : depuis Les Billets > Créer un nouveau tarif gratuit puis placez la visibilité du tarif à "lien secret".

Par mot de passe
Par mot de passe à diffuser aux invités (usage unique ou non)
Mise en place :depuis Mes listes > Nouvelle liste de filtrage par mot de passe à appliquer sur votre tarif gratuit invitation

Astuce : Les deux méthodes peuvent être cumulées en envoyant le même lien secret à tous les invités et en demandant ensuite à l'invité de saisir son e-mail comme mot de passe (vous aurez alors importé la liste des emails des invités dans la colonne mot de passe)
Applicable sur les tarifs existants
Via un code promotionnel à saisir
Vous diffusez un ou plusieurs codes promo. L'acheteur saisi un code pour activer la réduction. Code à usage unique ou même code pour plusieurs acheteurs. Vous pouvez ensuite suivre l'utilisation des codes et voir le code utilisé pour chaque billet acheté dans la liste des participants
Mise en place : depuis Mes listes > Nouvelle liste de codes promotionnels

Via un package promotionnel
Réduction appliquée automatiquement à l'étape "paiement" du panier en fonction du contenu du panier (2 tarif X + 1 tarif Y = 33% de réduction)
Inconvénient : Est "invisible" pour l'acheteur avant que la réduction soit activée à l'étape de paiement
Mise en place : depuis Mes listes > Nouveau package promotionnel


Nécéssitant la création de tarifs distincts
Via un tarif masqué et un lien secret à diffuser aux invités
Le ou les tarifs n'apparaitront qu'aux acheteurs ayant cliqué sur un lien que vous leur transmettez.
Inconvénient : Nécéssite la diffusion du lien
Mise en place : depuis Les Billets > Nouveau tarif > puis placez la visibilité du tarif à "lien secret".

Via une quantité minimum par panier
Vous créez un tarif de groupe dont il est obligatoire d'acheter une certaine quantité
Inconvénient : Ne concerne qu'un seul tarif à la fois (pas de combinaisons)
Mise en place : créer un tarif de groupe et définir sa propriété "Quantité minimale par achat"

Via la propriété "Multipass"
Créée une entrée visible dans le panier ("Un offert pour 5 acheté" par exemple) et permet des choix et combinaisons complexes parmi les tarifs existants.
Mise en place : créer un tarif qui fera office de raccourci et utiliser sa propriété "Multipass" pour désigner les tarifs qui seront ajoutés (voir la rubrique "Multipass" ci-dessous)

Importer une liste existante pour débloquer des tarifs spéciaux ou des réductions
Si vous possédez déja une liste avec e-mail, rendez-vous dans Mes listes > Nouvelle liste de filtrage par email
Si vous possédez une liste avec n°adhérent, rendez-vous dans Mes listes > Nouvelle liste de filtrage par mot de passe
Si vous ne possédez ni-email, ni identifiant adhérent, il est toujours possible d'éditer un mot de passe type premiere lettre du prénom + nom sans espace et d'utiliser "Nouvelle liste de filtrage par mot de passe"

Pour intégrer vos données dans la liste, il vous suffit de copier coller votre liste depuis excel. Au bas de la page, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui définissent à quoi la liste va servir : tarifs à débloquer, nombre d'utilisation possibles.

Créer une adhésion qui débloque des tarifs spéciaux
Le principe est le suivant : l'acheteur achète un billet "adhésion" et cela ajoute ses coordonnées à une liste. Cette liste permet ensuite débloquer d'autres tarifs dans cet événement ou sur d'autres événements.

L'acheteur aura en sa posession un identifiant unique de votre choix (son e-mail, l'identifiant de confirmation d'achat) qu'il devra utiliser pour s'identifier sur les utilisations futures. L'adhésion permet de collecter des informations qui seront automatiquement pré-remplies lors des utilisations futures (email, nom, prénom, etc). Une fois ajouté à la liste, vous avez une liberté totale sur les utilisations possibles : cela peut ouvrir systématiquement un droit d'accès (tarif abonné dans une saison sportive) ou un nombre de retrait limité (5 concerts par an, 3 ateliers cuisines, etc).

Mise en place :
Vous pouvez mettre cela en place via la page Mes listes > Nouvelle liste d'adhésion
Le tarif alimentant la liste est celui de l'événement d'inscription ou d'adhésion.
La clé est l'identifiant unique qui devra être saisi par l'acheteur pour les retraits futurs (si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez "identifiant du billet")
Le tableau sera complété au fur et à mesure des inscriptions. Vous pouvez y ajouter des colonnes correspondants aux champs à collecter dans vos formulaires
Au bas de la page, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui définissent à quoi la liste va servir : tarifs à débloquer, nombre d'utilisation possibles.

Billet réutilisable sur plusieurs événements
Si vous souhaitez que le billet d'inscription (ou code-barres du billet d'inscription) soit systématiquement réutilisable (afin d'éditer une carte ou un billet annuel) : vous devrez importer la liste des codes-barres du tarif d'abonnement dans chaque événement via "Ajouter une commande" > "Ventes externes".

Si vous souhaitez que le billet d'inscription (ou code-barres du billet d'inscription) soit réutilisable après une confirmation de l'abonné : il faut ajouter le champ "Code-barres" dans les colonnes de votre liste d'abonnement, puis il faut créer un tarif "abonné" par événement que vous attachez à la liste d'adhésion. Notez que ce tarif n'a donc pas besoin d'émettre de billet (à configurer dans "Les billets" > "Visuel")

Inscription sur votre site, paiement via Billetweb
Il est possible de proposer un formulaire d''inscription sur votre site puis de rediriger le visiteur vers votre boutique Billetweb tout en pré-remplissant les informations qu'il a déja fournies afin de simplifier le paiement de l'inscription.
Cas d'utilisations
Un pass est un seul billet qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement. Cela peut induire deux problématiques au niveau de la billetterie :
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)

Si vous avez ces problématiques, transformez votre tarif en pass via l'option "Multipass" dans les propriétés d'un tarif. Vous pourrez alors avoir un seul billet pour l'acheteur mais plusieurs inscriptions en base (une par tarif composant le pass). Les composants du pass figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un. Le contenu du pass peut être fixé a l'avance (par défaut) ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).

Mise en place
- Créez tous vos tarifs. Penser à masquer les tarifs qui ne doivent pas être disponibles immédiatement dans le panier.
- Rendez vous dans les propriétés du tarif à transformer en pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- A ce stade, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
- Si vous devez inclure des paramètres avancé (choix à effectuer, options) référez vous à la rubrique "Configuration du Multipass" ci dessous.

Option non conditionnée
La facon la plus simple et intuitive de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.

Option conditionnée à l'achat d'un tarif
Si vous souhaitez conditionner ces options à l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir le ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non.
En utilisant l'option "multipass", les options selectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.

Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
A ce jour il n'est pas possible de configurer options dépendantes de plusieurs tarifs (par exemple : inclure des frais de 5€ par commande quel que soit le contenu du panier)
Cas d'utilisations

Le placement permet d'associer chaque billet à une ressource donnée (siège, groupe, horaire)
Le placement choisit apparait sur le billet (une place max par billet, sauf pour les pass qui cumulent)
Le placement se configure depuis la page Les Billets > Placement

Plan de salle interactif
Le plan de salle interactif vous permet de dessiner votre propre plan via notre éditeur graphique. Vous pourrez ajouter vos sièges, rangs et si besoin regrouper vos rangs gràce à des conteneurs que vous nommerez selon vos besoins (gradin A, tribune B, zone C, etc).
L'acheteur se verra invité à choisir sa place sur le plan interactif lors de sa réservation.



Listes de placement
Les listes de placement vous permettent d'ajouter autant de niveaux hiérarchiques que nécéssaires et avec les dénominations de votre choix. Vous pouvez intégrer tout type de choix au travers de ces listes (numéros de tombola, destination d'un voyage, horaire d'une navette, etc). Il n'y a cependant aucune notion de placement graphique.


La propriété Multipass d'un tarif permet notamment de transformer le tarif en pass, de proposer des options, de créer des packs de billets. Ci dessous vous trouverez ci-dessous quelques exemples de configuration :

Exemples de configurations "Multipass"
XXXX1,XXXX2,... désignent les identifiants des tarifs à inclure que vous trouverez via le menu déroulant "Tarifs à inclure:"
Si certains tarifs ne sont disponibles qu'au travers de pass/pack, pensez à les masquer.

Un pass incluant trois concerts :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=1,max=1)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire

Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3 + et 1 option payante :
(XXXX2-XXXX3-XXXX4,min=2,max=2,multiple=non)+(XXXX5,payant=oui,min=0,max=1)
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert

Un pass 2 concerts inclus + 1 billet "parking" indépendant en option payante :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX2,payant=oui,type=independant)
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)

5 billets indépendants dont 1 gratuit :
(XXXX2,min=4,max=4,type=pack,payant=oui)+(XXXX2,type=pack,payant=non,min=1,max=1)
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu

5 billets indépendants à 2€ :
(XXXX2,min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00)