Descriptif partenaire atelier

 

Dans le cadre du festival The Private Women Club, nous proposons aux partenaires ateliers et exposants un espace dédié afin de faire découvrir leur univers, leurs produits, leurs services ou leurs pratiques auprès d’un public féminin qualifié et engagé.

 

L’objectif de l’événement est de créer une expérience immersive, élégante et fluide autour du bien-être, du développement personnel, de la beauté, du lifestyle et des expériences féminines.

 

La réservation de votre emplacement s’effectue exclusivement via Billetweb afin de garantir une gestion claire, sécurisée et transparente des participations.

 

 

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Ce qui est inclus dans le tarif

 

Selon la formule réservée, le tarif comprend :

 

Un emplacement atelier ou stand sur la durée définie de l’événement

 

L’accès au festival pour l’intervenante / exposante

 

La présence sur la communication officielle du festival (selon calendrier de validation)

 

L’intégration dans le programme des ateliers si applicable

 

L’accès aux espaces exposants et logistiques prévus par l’organisation

 

L’accompagnement et les informations techniques avant l’événement

 

 

⚠️ Le matériel spécifique, la décoration, les rallonges électriques, supports de communication, mobilier complémentaire ou tout besoin technique particulier restent à la charge du partenaire sauf mention contraire écrite de l’organisation.

 

 

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Engagements du partenaire

 

Les partenaires ateliers s’engagent à animer entre 2 et 3 ateliers durant la journée du 3 avril 2027, auprès de groupes d’environ 10 à 15 participantes par session.

 

Les ateliers devront être conformes à l’univers, aux valeurs et à l’image du festival.

 

Afin de préserver l’esthétique et l’expérience premium de l’événement, les partenaires s’engagent à ne pas distribuer ni exposer de flyers publicitaires directement sur les tables, stands ou espaces ateliers.

 

En contrepartie, l’organisation prévoit :

 

La présence du logo des partenaires sur le fond photo / photocall Instagram du festival

 

L’intégration des flyers partenaires dans les tote bags remis aux participantes

 

 

Les partenaires restent responsables de la création, de l’impression et de la livraison de leurs supports de communication (flyers, cartes, brochures, etc.). Les frais d’impression ne sont pas pris en charge par l’organisation.

 

En validant sa réservation, le partenaire s’engage à :

 

Respecter l’image, les valeurs et l’esprit du festival

 

Être présent aux horaires communiqués par l’organisation

 

Fournir dans les délais demandés les éléments nécessaires à la communication (logo, visuels, descriptif, réseaux sociaux, etc.)

 

Respecter les consignes de sécurité, d’installation et de démontage

 

Maintenir un comportement professionnel et bienveillant envers les participantes, partenaires et équipes

 

Disposer des assurances et autorisations nécessaires liées à son activité

 

Respecter la législation française applicable à son activité (facturation, hygiène, sécurité, assurances, déclarations, etc.)

 

 

L’organisation se réserve le droit de refuser ou interrompre une prestation qui ne correspondrait pas à l’esprit de l’événement ou qui porterait atteinte à son bon déroulement.

 

 

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Conditions de réservation et de paiement

 

La réservation d’un emplacement devient ferme après :

 

Validation de la candidature par l’organisation

 

Paiement effectué via Billetweb

 

 

Les places étant limitées, aucune réservation ne pourra être bloquée sans règlement.

 

 

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Conditions d’annulation / remboursement

 

En cas d’annulation par le partenaire :

 

Jusqu’au 31 août 2026 inclus

 

Le montant réglé sera remboursé intégralement, déduction faite des frais de gestion et frais Billetweb déjà engagés.

 

Du 1er septembre 2026 au 31 décembre 2026

 

Un remboursement de 50 % du montant versé pourra être effectué.

 

Cette période correspondant au lancement de la communication, des engagements logistiques et des dépenses d’organisation, une partie des sommes est conservée afin de couvrir les frais déjà engagés.

 

À partir du 1er janvier 2027

 

Aucun remboursement ne pourra être effectué.

 

 

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Désistement tardif / absence

 

Toute absence le jour de l’événement, annulation tardive ou désistement intervenant après validation définitive de la participation et entraînant une désorganisation du festival ou l’impossibilité de remplacer le partenaire pourra donner lieu à une demande d’indemnisation complémentaire raisonnable et proportionnée aux frais réellement subis par l’organisation.

 

Cette indemnisation pourra notamment couvrir :

 

Les frais de communication engagés

 

Les supports imprimés ou publicitaires déjà réalisés

 

Les coûts logistiques spécifiques

 

La perte liée à l’emplacement resté vacant

 

 

Conformément au droit français, cette demande sera limitée aux préjudices réellement constatés et justifiables.

 

 

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Annulation ou report du festival

 

En cas d’annulation ou de report du festival pour cause de force majeure, raisons de sécurité, contraintes administratives, sanitaires ou tout événement indépendant de la volonté de l’organisation, les sommes versées pourront être reportées sur une nouvelle date ou remboursées selon les frais déjà engagés.

 

L’organisation ne pourra être tenue responsable des frais annexes engagés par les partenaires (transport, hébergement, achats de matériel, perte d’exploitation, etc.).

 

 

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Acceptation des conditions

 

Toute réservation et tout paiement effectué via Billetweb impliquent l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente (CGV), y compris les clauses de caution, d’annulation et de remboursement.

 

Ces conditions pourront être complétées par des informations logistiques et techniques transmises ultérieurement aux partenaires.