Aide en ligne


Résumé :
- vous organisez un événement contenant une série d'activités rapprochées dans le temps (festival, salon, colloc, etc) et qui sont liées entre elles (pass, paramètres communs, etc) et sans placement numéroté ? utilisez un seul événement Billetweb pour tout réunir
- vous répétez la même prestation plusieurs fois (visites, spectacles, etc) ? Activez le mode séance dans votre événement

Choisir la bonne organisation est capital pour faciliter la gestion de vos événements ! Billetweb est désormais très complet mais il reste quelques limites :
- même si il existe désormais un système de panier qui permet de cumuler les achats sur différents événements, les réductions et pass sont incroyablement plus flexibles au sein d'un même événement
- il n'est pas souhaitable pour vous d'avoir trop d'événements à gérer dans l'interface
- il n'existe pas de système de quota inter-événements, il n'est donc pas une bonne idée pour un festival de faire un événement pour vendre les pass puis un événement par spectacle, par exemple

Un événement, une date
C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration.

Plusieurs manifestations en un événement
Créez un seul événement Billetweb et divisez le en utilisant des catégories pour grouper vos tarifs depuis "Tarifs". Vous rattachez une manifestation à une catégorie. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la manifestation.

Pass
> pass 3 concerts
> pass 2 concerts

Concert 1 - Samedi 20h - Lieu 1
> tarif 1
> tarif 2

Concert 2 - Samedi 22h - Lieu 2
> tarif 1
> tarif 2

En quelques clics, l'acheteur choisit tous ses billets et vous pouvez créer de puissants pass/options grâce à la fonction multipass (les quotas sont gérés automatiquement). La plupart des paramètres de l'événement sont partagés par toutes les catégories/tarifs. Vous pouvez obtenir quelque chose de complet et pratique grâce à la personnalisation de chaque tarif (visuels, textes de confirmation, heure de vente, quotas) mais aussi de la boutique (blocs, pages). Cette approche est réservée aux événements sans placement numéroté. Voici un exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/festival-classique

Une même prestation répétée sur plusieurs dates
Activez le mode séance depuis la page L'événement. Le mode séance vous permet d'ajouter très rapidement beaucoup de dates, avec une gestion simplifiée au quotidien. Vous pouvez également définir les tarifs disponibles pour chaque séance, si bien que toutes les séances peuvent ne pas être identiques.
Ce mode est adapté si vous répétez une même prestation plusieurs fois. Ce mode n'est pas adapté pour un festival ou tout autre événement limité dans le temps qui propose des prestations différentes et qui doivent être facilement cumulées par l'acheteur.
Exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/les-noces-de-figaro

Événement permanent ou sans date précise
Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous aurez la possibilité de "Masquer les dates" dans la page L'événement. Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet et vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans "Instructions" ainsi que dans la description de chaque tarif. Au contrôle d'accès, les billets déja compostés ou avec une date de validité dépassée ne seront pas listés (sauf ceux compostés dans la journée en cours).
Pour créer un nouvel événement, rendez vous dans votre interface "Mes événements" et cliquez sur le bouton "+".

Dans le cas où vous souhaitez réutiliser un événement existant comme modèle et afin de gagner du temps, il est possible d'utiliser la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements (à coté de l'icone "Supprimer"). Vous pouvez alors choisir les éléments à dupliquer (tarifs, séances, etc) et il est même possible de réutiliser l'adresse de la boutique du premier événement si vous le souhaitez. Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer.

Pour supprimer, vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un évènement depuis la page "Mes événements". Il faut au préalable supprimer tous les billets existants depuis la liste des participants ce qui n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de ventes en ligne.
Si votre événement n'est pas lié à une date spécifique, vous pouvez masquer les dates dans la boutique et sur les billets. Pour voir apparaitre l'option "Masquer la date" dans la page "L'événement", il faut que votre événement dure plus de 30 jours.
Avec le mode séance, l'acheteur ne pourra choisir qu'une séance dans son panier. Le mode séance est donc adapté si vous produisez le même spectacle plusieurs fois (ex : théatre, visites, etc). Dans le cas où chaque participant est amené à cumuler les activités au sein d'un même achat (cas typique : le festival), n'utilisez pas le mode séance et divisez votre événement en utilisant des catégories de tarifs dont l'intitulé indiquera la date/heure de la séance. (cf "Tarifs" > "Catégories").

Si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, rendez vous dans la page l'événement, à la partie "Dates" et cliquez sur "+ Ajouter d'autres séances". Vous pourrez en cliquant sur la séance puis sur "modifier", choisir les tarifs visibles pour chaque séance, spécifier le nom et le lieu de la séance, répétez cette séance toutes les semaines, mettre un quota de participants max pour chaque séance, rendre cette séance secondaire ou activer la séance de groupe, ou encore la supprimer.Vous pouvez modifier des paramètres communs à plusieurs séances en séléctionnant plusieurs séances à la fois puis "modifier".

Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance. Pour cela il faut supprimer les autres, en cliquant sur les séances puis "modifier" puis "supprimer" puis aller dans la page l'événement et cliquer sur "Désactiver le mode séance"

Si vous souhaitez pré-séléctionner une date (ou une séance) via un lien interne de votre site web ou sur notre boutique, vous pouvez utiliser l'argument event_date=AAAA-MM-JJ
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.billetweb.fr/exemple?event_date=2020-02-28
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.monsite.fr/billetterie?event_date=2020-02-28
Chaque événement peut posséder son propre taux de TVA définissable dans "l'événement". Le taux peut être modifié seulement si aucun billet pour l'événement n'a été émis. Si vous ne savez pas quel taux utiliser, vous pouvez consulter ce guide ou vous adresser au service des impôts.

Multi taux de TVA
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif si vous avez activé une TVA globale sur l'événement, vous devez alors cocher l'option "Multi tva" dans la page "Options".

Multi taux de TVA sur une même prestation
Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif, il faut alors découper votre prestation en plusieurs tarifs sur lequel vous appliquez les différents taux et utilisez un pass pour les réunir aux yeux des acheteurs.
Voici un exemple :
- vous créez autant de tarifs que de taux de tva sont nécéssaires, avec chacun le montant requis et que vous placez en visibilité "masqué"
- vous créez un tarif gratuit qui représente votre prestation, dans les propriétés de ce tarif vous cochez "multipass" et vous désignez les tarifs à inclure. Exemple : (XXX1,min=1,max=1,payant=oui)+(XXX2,min=1,max=1,payant=oui)

Une autre possibilité si les acheteurs n'ont pas vocation à récupérer la TVA est de définir dans Billetweb un seul taux (le plus petit) comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Par défaut, les coordonnées exposées dans votre événement (billets, boutique, emails) sont les mêmes que celles de votre compte organisateur renseignées dans "Mes infos" > "Coordonnées".
Si vous souhaitez exposer des coordonnées différentes, il est possible de créer des profils dans "Mes infos" > "Contact public". Chaque événement peut être associé à un profil, le profil apparait sur les pages de ventes, dans les emails de confirmation, sur les billets.
Une fois configurée par nos équipes et une fois l'email de confirmation validée par vos soins, vous pourrez choisir l'expéditeur des emails depuis la page "l'événement".
En plus d'ajouter une description dans votre boutique et sur vos tarifs, il est possible d'inclure un fichier pdf reprenant les règles contractuelle que l'acheteur devra valider au moment de son inscription. Vous pouvez télécharger vos conditions organisateurs sur la page 'Options'.
Si en plus de cela vous souhaitez appuyer une condition spécifique (être majeur par exemple) vous pouvez créer une case à cocher dans "Formulaires" et la rendre obligatoire.
La boutique de chaque événement (sauf événement secret) est naturellement indexée quelques jours après sa mise en ligne. Pour améliorer la position de la boutique dans les résultats des moteurs de recherche, nous vous conseillons de diffuser son adresse sur internet (réseaux sociaux, site web, annuaire d'événements, etc)
Si vous souhaitez retirer un ancien événement des résultats référencés, vous devez mettre sa boutique hors ligne et les moteurs de recherche ajusteront sa position sous quelques jours.
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement (vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de la libérer l'adresse cible, puis utilisez l'adresse cible sur le nouvel événement)
Si vous souhaitez que seuls les visiteurs possédant l'adresse de la boutique puissent acheter leur billet, alors rendez vous dans la page "Options" de l'événement
Les textes fournis par Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur (pour tester il suffit de cliquer sur le drapeau dans le module de vente). Si vous vouliez quand même forcer la langue d'une billetterie, il faut ajouter &language=fr (par exemple) à la fin de l'adresse de la boutique ou dans le paramètre data-src du module de vente.

Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues". Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Lors de la création de l'événement, vous pouvez définir le fuseau horaire relatif à votre événement. Cela permet de s'assurer que Billetweb soit en phase avec les heures de votre événement (mise en vente, fin des ventes, affichage de l'événement sur le site et les appareils de controle, etc) Vous pouvez également définir votre fuseau horaire dans "Mes infos" afin qu'il soit systématiquement pré-rempli lors de la création de vos événéments.
Coté acheteur et backoffice, nous exprimons toujours les horaires dans l'heure locale de l'événement.
Choisissez un événement depuis "Mes évènements" puis cliquez sur "Tarifs" > "+ Créer un tarif". Chaque tarif peut éméttre un billet ou non (voir "créer un tarif qui n'émet pas de billets" plus bas).
Pour supprimer un tarif depuis la liste des tarifs, vous devez au préalable supprimer l'ensemble des commandes contenant ce billet depuis la "Liste des participants". Alternativement, il est possible de renommer, modifier le prix ou même de masquer le tarif via ses propriétés.
Don sous forme de tarif
Pour collecter des dons, le plus simple et naturel peut être de créer un tarif de type "montant libre". A noter que c'est à la charge de l'organisateur d'émettre les reçus fiscaux. Un prix libre peut avoir un minimum ou un maximum.

Don suggéré avant le paiement
Si vous avez beaucoup d'événements, il est possible de proposer juste avant le paiement de faire un don pour une cause spécifique (cela remplace le micro don).
Créez un événement de type "don en ligne" qui représentera votre campagne de don.
Cochez la case "Proposer ce don sur d'autres événéments" dans la page "l'événement" du don en ligne.
Sur les événements cibles où vous souhaitez proposer le don, cochez la case "Proposer un don" dans la page "l'événement"
Un encart apparaitra alors dans le panier avant paiement pour proposer un don. Le don sera matérialisé par une commande distincte qui sera ajoutée au panier.
Le bon cadeau peut être réalisé via un cumul de fonctionnalités.

Emission du bon cadeau
Tout d'abord créez un événement (ou tarif) servant à vendre le bon cadeau comme si c'était une prestation normale

Visuel du bon cadeau
Faites attention à ne pas créer de confusion : l'acheteur doit bien réaliser qu'il ne s'agit pas d'un billet valable dans l'état mais d'un bon cadeau.
- par défaut le bon cadeau éméttra un billet qui ressemble à un billet (attention donc si vous choisissez cette approche de bien préciser dans les instructions que le billet ne constitue pas une réservation)
- vous décochez "émettre un billet" dans "visuel billets" afin que l'acheteur ne recoive qu'un code qui servira ensuite à retirer son billet
- vous utilisez un visuel A4 totalement personnalisé pour réaliser votre bon cadeau (voir la rubrique d'aide "Visuel billets"). Positionnez les champs que Billetweb ajoutera selon vos besoins et n'oubliez pas d'inclure dans les champs personnalisés à faire figurer sur le billet le champ "identifiant billet" qui jouera le role du code secret servat à débloquer le retrait du billet.

Dates
Coté affichage, vous pouvez masquer les dates affichée sur le billet, dans l'email de confirmation et sur la boutique depuis la page "l'événement" sous réserve que l'événement dure un mois ou plus.
Libre à vous ensuite de faire figurer la durée de validité du bon cadeau dans les instructions ("Instructions") apposées sur le billet ou l'email de confirmation.

Utilisation du bon cadeau
Ensuite, pour que le bon cadeau fonctionne vous devez créer une "liste d'adhésion" dans "Mes listes". Le tarif alimentant la liste sera celui du bon cadeau créé précédement, la clé sera l'identifiant du billet. Lors de l'achat du bon cadeau, la liste sera automatiquement completée avec le nom et l'identifiant du billet. Au bas de la liste, vous devrez désigner le ou les tarifs qui permettent l'utilisation du bon cadeau (soit en utilisant le code cadeau comme un code de réduction, soit en ayant au préalable crées des tarifs gratuits "retrait du bon cadeau" par exemple dans vos différents événements)
Il est possible d'ajouter la colonne "date d'ajout" à la liste et de définir une durée de validité suite à cette date pour chaque campagne (voir "options avancées")
Si vous ne souhaitez pas inclure le billet en pièce jointe de l'email (adhésion, don, supplément ou option) il suffit de décocher l'option "Emettre un billet" dans "Visuel"
L'option "quantité mini par achat" dans les propriétés d'un tarif vous permet de rendre disponible un tarif au delà d'une certaine quantité. En plus de cela, si vous souhaitez créer un billet de groupe (un seul billet physique cumulant l'accès pour plusieurs personnes) alors il est possible de cocher la case "Billet de groupe" dans "Quantité mini par achat" des propriétés du tarif en question.
L'option "Visibilité" située dans les propriétés du tarif permet de masquer le tarif dans le panier et de le rendre visibile seulement avec un lien ou en guichet. Il est également possible de masquer ce tarif directement depuis "Tarifs" en cliquant sur la flèche déroulante à droite du tarif puis "Masquer".
Vous pouvez limiter la quantité d'un tarif par commande depuis "Tarifs" puis sur la route crantée à droite du tarif "Modifier ce tarif" puis "Afficher plus d'options" > "Quantité maxi par achat".

Il n'existe pas de moyen technique de limiter le nombre de commande par personne (car chaque personne peut avoir plusieurs emails par exemple). La seule méthode fiable est si vous possédez une liste de l'ensemble des participants possibles. Dans ce cas vous pouvez créer une liste d'emails ou de mot de passe. Rendez vous dans à la rubrique "Restreindre l'achat" pour plus d'informations.
Vous pouvez afficher sur votre module de paiement le nombre de billets vendus ou restants depuis la page "Options" > "Afficher le nombre de billets restants" ou "Options" > "Afficher le nombre de billets vendus"
Une catégorie permet de visuellement regrouper plusieurs tarifs. La catégorie figure sur le billet, au dessus du nom du tarif. Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Exemple de catégorie : Catégorie "Tarifs réduits" composée des tarifs individuels "Tarif -12 ans", "Tarif sénior","Tarif sans emploi"

Les catégories peuvent également être utilisées dans le cas d'un événement qui a plusieurs spectacles distincts, ou un spectacle qui possède plusieurs représentations, un festival etc. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la représentation et figurera sur les billets.
Par exemple les catégories "Concert 1 - Samedi 20h"; "Concert 1 - Samedi" 23h"; "Concert 2 - Samedi 20h" etc. Sous ces catégories, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi.
Commencez tout d'abord par créer vos tarifs individuels. Vous pouvez ensuite créer vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie". Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
Limite globale
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Tarif" > "Quantité globale disponible" puis cliquez sur le bouton pour activer l'option.

Limite par tarif, catégorie, séance
Il est également possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif en cliquant sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés.
Si vous êtes en mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance dans la page "Les billet" > "Séances" en cliquant sur la séance puis "Modifer" > "Modifier la quantité max". Cette quantité prévaut sur celle enregistré dans "Tarifs" > "Quantité"

Panier et quotas
Un billet mis dans le panier d'un acheteur est bloqué jusqu'au paiement de la commande, expiration d'un délai de 15 minutes, ou bien création d'une nouvelle commande sur la même session Ainsi il est possible de ne plus trouver de billets disponibles dans le module de vente alors même que la totalité du quota n'est pas affichée comme vendue dans votre backoffice.

Exclure certains tarifs des quotas et totaux (avancé)
Il est possible d'exclure certains tarifs des totaux et quotas. Selon votre configuration cela peut avoir un effet "esthétique" (les chiffres des ventes affichés sont plus parlants) aussi bien que réels sur les quotas (exclure un tarif d'une catégorie limitée en quantité donne plus de place aux autres tarifs de cette catégorie) Selon vos cas d'utilisation cela peut permettre par exemple de :
- ne pas comptabiliser certains tarifs "normaux" dans une catégorie limitée en quantité (bénévoles, accès presse, etc)
- ne pas comptabliser les tarifs représentants les pass (ex : un pass 2 jours incluant un tarif samedi et dimanche donne 3 enregistrements, vous pouvez exclure le pass en lui même des totaux puisqu'il "fausse" vos totaux)
- ne pas comptabliser certaines prestations supplémentaires dans votre quota global (ex : parking, repas, assurance annulation, etc)
Soyez très attentif en manipulant cette option qui peut conduire à un effet de sur-vente si vous l'appliquez sur les mauvais tarifs. Une fois l'option cochée dans la page "options" vous l'activez dans les propriétés des tarifs à exclure. Les tarifs sont exclus de tous les quotas et totaux existants.

Les dates de ventes peuvent être définies globalement dans "Tarifs" > "Période de vente". Vous pouvez aussi personnaliser ces dates dans les propriétés de chaque tarif en cliquant sur la roue crantée à droite du tarif, puis "Modifier" > "Afficher plus d'options" > "Période de vente spécifique". Vous pouvez afficher les dates de fin de vente dans votre module de ventes depuis la page "Options" > "Afficher la date de fin de vente des billets". A noter que la date de début de vente est automatiquement affichée.
Une fois un billet payé, l'acheteur reçoit une confirmation de paiement par mail accompagné de son billet. Les informations contenues dans ce mail sont modifiables depuis "Instructions". C'est dans cette partie que vous pouvez notamment autoriser votre participant à présenter son billet sur smartphone ou que vous pouvez lui rappeler d'apporter sa pièce d'identité à l'entrée ou une carte d'adhérent par exemple. Il est également possible de définir des instructions spécifiques dans les propriétés de chaque tarif. Celles ci s'ajouteront ou remplaceront vos instructions globales (au choix). Vous pouvez au bas de la page "Instructions" définir la couleur dominante qui sera ajoutée dans l'email, inclure certains champs ou encore ajouter un visuel.
Il est possible de définir le visuel de votre billet et du bas de page depuis "Visuel billets". Chaque billet peut être personnalisé de manière indépendante. Les fonds de billet sont de formats 1122 x 535px.
Télécharger le modèle
Les textes figurants sur les billets sont les mêmes que ceux affichés après l'achat et dans l'email de confirmation. Ils sont définis dans la page "Instructions" et possiblement dans les propriétés de chaque tarif.
La loi impose qu'il y ait une mention de prix ou de gratuité sur un billet. Il n'est donc pas possible de le faire disparaître sur les billets. Cependant il est possible pour les acheteurs de télécharger un billet sans mention de prix depuis le lien "gérer ma commande" situé au bas de l'email de confirmation d'achat.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs collectés dans "Formulaires" > "pour chaque billet". Cela peut être configuré depuis la page "Visuel billets" > "Champs personnalisés à inclure sur le billet".
Si vous en avez le besoin et les compétences, le système peut vous permettre de personnaliser entièrement votre page A4 : vous créez le fond et nous ajoutons uniquement les informations textes clés relatives au billet (nom, prénom, codes-barres, etc).

Pleine page



Spécificités du modèle
- Ceci est un modèle pleine page simplifié avec un seul bloc d'information ajouté par notre système (contrairement au badge)
- Nous n'ajoutons pas les instructions acheteur sur le visuel (contrairement au badge)
- Nous n'incluons pas le détail des prestations contenus dans les pass (contrairement au badge)

Comment procéder ?
- Téléchargez le gabarit Photoshop : Télécharger le modèle pleine page
- Editez le puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "full" puis chargez le sur la page "Visuels des billets" de votre événement.
- Vous pouvez au bas de la page "Visuel des billets" ajouter un ou plusieurs champs à afficher dans le bloc (nom du tarif, champs personnalisés, etc). Seul le nom/prénom du bénéficiaire est affiché d'office



Badge

Quand utiliser ce modèle ?
- Si vous voulez pouvoir choisir la position des blocs ajoutés par Billetweb (voir ci-dessous)
- Si vous souhaitez que Billetweb ajoute vos instructions sur le visuel

Quelles informations ajoutons nous?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement : vos divers champs personnalisés : un par ligne)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif) et si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Visuels des billets" > "Position des champs"

Comment procéder ?
- Il vous faut télécharger le gabarit Photoshop "badge" : Télécharger le modèle badge
- Editez le et exportez le le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4" puis chargez le.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécéssaire (cela affecte tous les billets de l'événement)

Nos conseils
- L'utilisation d'un fond de couleur fait ressortir les marges de l'imprimante, étudiez la question afin de valider le rendu
- Gardez en tête que le billet pourra être plié en 4 par le participant donc les axes centraux pourraient être non lisibles
- Gardez en tête que certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez bien la présence de tous les champs nécéssaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Disponible depuis la page "Formulaires", les formulaires vous permettent de choisir les informations saisies par vos acheteurs et participants lors de l'achat de leurs billets. Les formulaires peuvent être différents selon les tarifs et vous pouvez créer vos propres champs à compléter (sondage, question, menu déroulant, ajout de fichiers). Les informations ainsi collectées lors des inscriptions apparaissent dans la page 'liste des participants" et peuvent être exportées depuis cette même page.
Vous pouvez choisir de faire apparaitre certaines informations sur les billets depuis la page "Visuel billets", dans l'email de confirmation depuis la page "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle". Les champs saisis peuvent être modifiés après la réservation sur vous l'autorisez depuis la page "Options".
Veillez à bien receuillir le consentement de l'acheteur pour l'exploitation de ses données en dehors du cadre de l'événement. En tant que destinataire et propriétaires des données, vous êtes responsable du choix des informations qui sont collectées, de leur utilisation et de la protection de ces données en dehors de notre système. Vous pouvez détailler votre politique RGPD globale dans "Mes infos" > "Coordonnées". Si vous avez besoin de receuillir des consentements (newsletter, transmission des données à des tiers, etc) vous pouvez créer des champs "case à cocher" dans "Formulaires"

Rappel de la position de Billetweb:
Billetweb collecte des données relatives aux acheteurs de billets pour le compte des organisateurs d'événements. Les organisateurs définissent les données à collecter, sont propriétaires des données collectées et sont responsables de la bonne utilisation de ces données. Billetweb n'exploite ni ne cède ces données en aucune façon. Le délai de conservation des données sur notre système est fixé à 3 ans par défaut. Vous pouvez réduire ce délai depuis la page "Mes infos" > "Coordonnées"
Depuis "Formulaires" en cliquant sur "ajouter un champ" vous pourrez composer vos formulaires et créer vos champs et questions personnalisées si vous le souhaitez. Différents types de champs peuvent être crées : texte, nombre, date, fichier à télécharger, menu déroulant, cases à cocher. Une fois créé, le champ peut être ré-utilisé sur tous vos événements. Une fois le champ ajouté vous pouvez rendre un champ obligatoire en cochant le carré à gauche de celui-ci.

Expression régulière :
Si vous avez besoin d'appliquer des limitations sur la réponse saisie dans les champs textes, vous pouvez ajouter une expression régulière. Voici quelques exemples :
- Code postal Francais : ^((0[1-9])|([1-8][0-9])|(9[0-8])|(2A)|(2B))[0-9]$
- Numéro de téléphone Francais : ^(0|\\+33)[1-9]([-. ]?[0-9])$

N'hésitez pas à nous suggérer des expressions régulières utiles. Nous remercions nos contributeurs.
Pour éditer des billets non nominatifs, il vous suffit de supprimer les champs "Pour chaque billet" dans la page "Formulaires"
Pour supprimer un formulaire, il suffit de réaffecter l'ensemble des tarifs à un autre formulaire.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs du formulaire saisi par l'acheteur sur le billet. Cela peut être configuré depuis la page "Visuel billets".
Il est possible d'éviter d'avoir à saisir certains champs en guichet de vente. Soit en utilisation l'option "désactiver tous les formulaires" dans les propriétés du guichet, soit en cliquant sur l'icone dédiée dans le formulaire afin de ne pas afficher le champ dans les guichets.
Vous pouvez créer des codes promos que l'acheteur saisira juste avant le paiement pour activer une réduction. Ce code peut être à usage unique ou vous pouvez utiliser un même code pour plusieurs acheteurs.
Pour créer des codes promotionnels, aller dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Créer une liste" puis séléctionnez "Nouvelle liste de codes promotionnels". Saisisez vos codes manuellement ou utilisez l'option "Générer X codes aléatoires" puis affectez les à des tarifs existants en créant une nouvelle campagne. Vous pouvez ajuster les quantités disponibles pour chaque code après la création en cliquant sur le bouton "Détails" de chaque campagne. A noter que vous devez diffuser vous même les codes promo.

Il possible d'intégrer le code dans un lien afin qu'il soit appliqué automatiquement à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code.

Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Si vous souhaitez faire bénéficier à vos participants d'un tarif promotionnel de 10 euros la place au lieu de 15 à partir de 10 places achetées, il vous suffit de créer un nouveau tarif "tarif groupe" ou "tarif promo" par exemple. Puis allez dans les propriétés du tarif et configurez une quantité minimale par achat en cliquant sur "afficher plus d'options" > "Quantité mini par achat" et en entrant la valeur 10. Ainsi l'acheteur qui souhaite accéder à ce tarif ne pourra sélectionner qu'un nombre minimum de 10 places dans le menu déroulant. En ajoutant ce minimum de 10 places dans son panier, il paiera alors 100 euros au lieu de 150.
La rubrique "Mes listes" > "Nouveau package promotionnel" vous permet de créer des réductions sur des combinaisons de tarifs, par exemple :
- 2 tarifs X et un tarif Y donne 3€ de réduction (dans un même événement)
- 1 tarif de l'événement X et un tarif de l'événement Y donne 3€ de réduction sur un des tarifs (sur des événements différents)

Lors de la mise en place, vous pourrez alors définir le montant de la réduction, les tarifs concernés et les conditions nécéssaires au déclenchement de l'offre. Une fois que l'acheteur aura réuni ces conditions, cette réduction sera appliquée automatiquement à l'étape "paiement".

Mise en avant de votre offre
Par défaut l'offre n'est pas mise en avant par Billetweb, c'est à vous de communiquer sur son existence, ou à l'acheteur de se retrouver dans les conditions nécéssaire pour que celle ci s'active. Cependant vous pouvez en cochant la case "Promouvoir l'offre" faire la publicité de l'offre avant l'étape "paiement" (si un des tarifs inclus dans l'offre est alors séléctionné). Cette approche est particulièrement pratique dans le cadre d'une promotion entre plusieurs événements.

Package vs Pass
Si votre besoin concerne une combinaison de tarif a destination d'une même personne et dans un seul événement, vous pouvez vous intéresser à la rubrique "Multipass" qui permet au sein d'un événement donné de mettre à disposition certains tarifs sous certaines conditions. La présentation pour l'acheteur sera alors plus simple et ce dernier n'aura qu'un formulaire à saisir et recevra par défaut un seul billet contenant tous ses choix.
Depuis la partie "Mes listes", vous pouvez créer 3 types de filtres afin de limiter l'accès de certains tarifs à un groupe de personnes, vos VIP, prestataires, partenaires, abonnés par exemple.

1) Liste de filtrage par email : Si vous possédez la liste des emails de certains de vos acheteurs, vous pouvez leur réserver certains tarifs. Il vous suffit de copier coller leurs adresses mails dans une "nouvelle liste de filtrage par e-mail" et de choisir au bas de la page le tarif qui leur sera réservé (par exemple, un tarif nommé "abonné" que vous aurez crée au préalable). Ces abonnés n'auront plus qu'à sélectionner le tarif "abonné" sur votre billetterie et à saisir leur adresse mail pour bénéficier du tarif.

2) Liste de filtrage par mot de passe : Le processus est identique à celui des emails à la différence qu'il vous faudra enregistrer un ou plusieurs mots de passe dans "Mes listes" que les participants devront saisir pour bénéficier d'un tarif. A noter que c'est à vous de diffuser ces mots de passes aux participants.

3) Liste de filtrage par nom de domaine : Pour cette liste, vous devez enregistrer les noms de domaines ("@societe.fr" par exemple) dans "Mes listes" pour lesquels un tarif se débloquera. Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.

A noter que lorsque vous configurez une liste dans "Mes listes", "Quantité disponible" par "email" ou "mot de passe" correspond au nombre de fois où l'email ou le mot de passe sera valable PARMI un ou plusieurs tarifs que vous aurez ajoutés et enregistrés dans "tarifs concernés". Si vous souhaitez limiter l'utilisation indépendament pour chaque tarif, il faut créer une campagne pour chaque tarif concerné. Il est possible si besoin de pré-remplir le champs de filtrage en ajoutant &code=votre_code dans l'url de la boutique ou du module de vente.
Le principe est le suivant : l'acheteur achète un tarif et cela ajoute ses coordonnées à une liste. Cette liste permet ensuite de déverouiller d'autres tarifs dans cet événement ou sur d'autres événements.

Mise en place :
Allez dans "Mes listes" > "Nouvelle liste d'adhésion"
Le tarif "alimentant la liste" est celui de l'événement d'inscription ou d'adhésion.
La clé est l'identifiant unique qui devra être saisi par l'acheteur pour les retraits futurs (si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez "identifiant du billet").
Le tableau sera complété au fur et à mesure des inscriptions. L'adhésion permet de collecter des informations qui seront automatiquement pré-remplies lors des utilisations futures (email, nom, prénom, etc). Vous pouvez y ajouter des colonnes correspondants aux champs à collecter dans vos formulaires.
Au bas de la page, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui définissent à quoi la liste va servir : tarifs à dévérouiller, nombre d'utilisation possible, restriction d'achat (pour débloquer un tarif spécifique) ou code de réduction sur un tarif public existant.
Il est possible d'ajouter la colonne "date d'ajout" à la liste et de définir une durée de validité suite à cette date pour chaque campagne (voir "options avancées").

Si vous créez par exemple un "pass 5 concerts", créez une campagne en indiquant "quantité disponible = 5" et designez tous les tarifs "abonnés" qui pourront être débloqués via cet abonnement.
Si par exemple votre abonnement permet d'accèder à 3 concerts parmi 10, alors vous devez créer une seule campagne et y ajouter vos 10 tarifs en indiquant "quantité disponible = 3".
Si a l'inverse votre abonnement permet le retrait d'une place maximale pour chaque événement de votre saison, il faut créer une "campagne" par événement de la saison et indiquer "quantié disponible = 1".
Si vous souhaitez qu'un participant puisse accéder à plusieurs de vos événements avec un même billet (saison sportive par exemple) il existe deux approches :
- exporter les ventes d'un événement et les réimporter dans un autre événement : allez dans votre premier événement (un événement "abonnement" par exemple) et depuis la section "liste des participants" , cliquez sur "Exporter" > "Toutes les colonnes". Ensuite sur chacun des événements où le billet doit être valable, il suffit de ré-importer ces codes barres. Allez "ajouter une commande" > "ventes externe" puis choisissez un tarif sous lequel les abonnés seront importés, puis importez le fichier.
- utiliser les listes de contrôle pour rendre un billet abonné flashable sur un ensemble d'événements : vous vendez votre abonnement dans un premier événement puis dans l'événement devant intégrer les abonnés, vous allez dans "options de contrôle" > "listes de contrôle" puis vous créez une liste en intégrant un tarif "clone" qui sera celui de votre abonnement. A noter que cette approche permet de flasher un billet abonné par événement, mais que les abonnés ne sont pas pour autant intégrés dans vos quotas de vente de l'événement.
Cas d'utilisations
Un pass est un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement. Il est utile si vous avez l'un des deux besoins suivants :
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)
Transformez alors votre tarif en pass via l'option "Multipass" dans les propriétés d'un tarif. Vous pourrez alors avoir un seul billet pour l'acheteur mais plusieurs inscriptions en base (une par tarif composant le pass). Les composants du pass figureront sous le billet si vous avez choisi d'en générer un. Le contenu du pass peut être fixé à l'avance par vous même ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).

Mise en place
- Créez un tarif qui représentera votre pass (exemple : "Pass 3 jours"). Créez également tous les tarifs qui devront être inclus ou proposés dans le pass. Si ces tarifs ne doivent être disponible que via le pass alors il convient de les masquer. Pour masquer un tarif, allez dans ses propriétés ou utilisez l'action rapide "masquer" (petite flèche à droite du bouton propriétés).
- Allez dans les propriétés du tarif qui représente votre pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- Dans ce cas, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
- Si vous devez inclure des paramètres avancés (choix à effectuer, options) référez vous à la rubrique "Exemples de configuration" ci dessous.
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack). Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis "Afficher plus d'options" et activez l'option "Pack".
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Grâce à l'utilisation de la propriété "multipass" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.

Voici 2 exemples d'utilisation :
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€. Alors créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" via un menu déroulant. Alors créez un tarif "Famille (à partir de X€)".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
Option non conditionnée
La facon la plus simple et intuitive de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.

Option conditionnée à l'achat d'un tarif
Si vous souhaitez que certaines options ne soient disponibles qu'après l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir la ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non. En utilisant l'option "multipass", les options selectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.

Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
Il est possible d'inclure systématiquement un tarif pour toute commande effectuée, pour cela rendez vous dans "quantité minimum" dans les propriétés du tarif.
Il est également possible d'autoriser l'accès à certains tarifs en fonction de la présence de plusieurs autres, à l'intérieur d'un pass ou pack (voir la rubrique suivante).
La propriété "Multipass" d'un tarif permet notamment de transformer le tarif en pass, de proposer des options, de créer des packs de billets. Pour activer cette fonctionnalité, allez dans les propriétés du tarif et cochez l'option "Multipass".
Si certains tarifs ne sont disponibles qu'au travers de pass/pack, pensez à les masquer depuis les propriétés de chaque tarif

Mode simplifié :
En cochant multipass, vous avez tout d'abord accès au mode simplifié où tous les tarifs que vous désignerez seront inclus gratuitement dans le pass, sans choix possible. Si vous souhaitez réaliser d'autres fonctions, cliquez sur "avancé"

Mode avancé :
Une fois le mode avancé activé, vous avez la possibilité de réaliser via le menu déroulant quelques cas simples préconfigurés (option gratuite/payante, choix de 1 parmi N, etc).
Pour réaliser des choses plus complexes, il vous suffit de comprendre quelques éléments :
- Chaque multipass peut contenir plusieurs conditions indépendantes, entourées par des parenthèse et separées par des +
- Chaque condition porte sur un ou plusieurs tarifs désignés par leurs identifiants (XXXX1,XXXX2,...) que vous trouverez via le menu déroulant "Tarifs à inclure".

Chaque condition peut utiliser les paramètres suivantes :
- "min" correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- "max" correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- "payant=oui" induit que les tarifs de la conditions seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- "type=independant" force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- "type=pack" transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- "prix" s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- "multiple=non" s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même au sein de la parenthèse.
- "preselect=non" force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- "starting=no" affiche seulement le prix du pass et n'affiche pas la mention "à partir de" en cas de pass avec options, "starting=oui" force l'affichage de cette mention, "starting=50" affiche un prix min de 50€
- "default=" permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
Condition supplémentaires :
- "condition=strict" ou "condition=option" permet de définir des conditions supplémentaires transverses (option = la condition ne s'applique que si au moins un tarif est séléctionné, strict = valable dans tous les cas)
- "lock=" permet de verouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : la séléction de l'atelier 14 à 15h va bloquer deux autres ateliers : 14h-14h30 et 14h30-15h)
- "unlock=" permet de déverouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : trois tarifs plein séléctionnés autorisent ENSUITE trois tarifs réduits)

Exemples de configuration avancées :

Un pass incluant trois concerts :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=1,max=1)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire

Une option payante proposée :
(XXXX1,min=0,max=1,payant=oui)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire

Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3 + et 1 option payante :
(XXXX2-XXXX3-XXXX4,min=2,max=2,multiple=non)+(XXXX5,payant=oui,min=0,max=1)
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert

Un pass 2 concerts inclus + 1 billet "parking" indépendant en option payante :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=0,max=1,payant=oui,type=independant)
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)

Un pack incluant 5 billets indépendants dont 1 gratuit :
(XXXX2,min=4,max=4,type=pack,payant=oui)+(XXXX2,type=pack,payant=non,min=1,max=1)
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu

Un pack incluant 5 billets indépendants à 2€ :
(XXXX2,min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00)

Un pack incluant 2 billets indépendants à 7€ et 3€ :
(XXXX1,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=3.00)

Un pack incluant 2 billets identiques à 7€ et + le choix de l'acheteur de 1 à 4 billets à 3€ :
(XXXX1,min=2,max=2,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=4,type=pack,payant=oui,prix=3.00)

Un pass proposants 3 concerts avec chacun deux tarifs au choix (plein/réduit), le tarif réduit étant disponible seulement si au moins 2 concerts sont séléctionnés:
(XXXX1-XXXX2,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX3-XXXX4,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX5-XXXX6,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX2,XXXX4,XXXX6,min=2,condition=option)
Note : condition=option implique que la condition (min=2) ne devient active que si au moins un des éléments désignés (X2,X4,X6) est séléctionné

Un pass qui autorise la séléction de tarif réduit une fois que trois tarifs pleins ont été selectionnés:
(XXXX1-XXXX2,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX3-XXXX4,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX5-XXXX6,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX1,XXXX3,XXXX5,min=2,unlock=XXXX2,XXXX4,XXXX6)

Un pass qui propose la séléction de trois ateliers de durée différentes (14h-15h, 14h-14h30 et 14h30-15h), la séléction du premier atelier va bloquer les deux autres
(XXXX1-XXXX2-XXXX3,min=1,max=2)+(XXXX1,min=1,lock=XXXX2,XXXX3)
Le placement permet d'associer chaque billet à une ressource donnée (siège, groupe, horaire) Le placement choisit apparait sur le billet (une place max par billet, sauf pour les pass qui cumulent). Le placement se configure depuis la page Les Billets > Placement

Le plan de salle interactif vous permet de dessiner votre propre plan via notre éditeur graphique. Vous pourrez ajouter vos sièges, rangs et si besoin regrouper vos rangs gràce à des conteneurs que vous nommerez selon vos besoins (gradin A, tribune B, zone C, etc). L'acheteur se verra invité à choisir sa place sur le plan interactif lors de sa réservation. L'éditeur de plan de salle possède sa propre rubrique d'aide.
Les listes de placement vous permettent d'ajouter autant de niveaux hiérarchiques que nécéssaires et avec les dénominations de votre choix. Vous pouvez intégrer tout type de choix au travers de ces listes (numéros de tombola, destination d'un voyage, horaire d'une navette, etc). Il n'y a cependant aucune notion de placement graphique.
Si vous avez besoin de distribuer un numéro ou une ressource à chaque billet, vous pouvez utiliser le placement via liste déroulante pour ajouter un ensemble de ressources qui seront disponibles (dossard, numéros, etc). Chaque acheteur pourra choisir un élément lors de l'achat. Cette approche non automatisée permet d'éviter les trous dans la numérotation si une commande est annulée. Si vous souhaitez limiter l'interval disponible (afin d'éviter qu'un acheteur séléctionne le dernier numéro disponible par exemple) vous pouvez après avoir créé votre liste vous rendre dans la page "Options" et cocher "Placement limité aux premiers éléments disponibles". Vous saisirez alors la taille de l'interval proposé à chaque acheteurs.
Depuis la page "Options" > "Placement" vous pouvez afficher une option permettant de créer des contraintes de placement entre plusieurs événements. Ceci est notamment utile si :
- vous souhaitez proposer un abonnement annuel avec placement qui bloque une place dans un ensemble d'événements (et vice versa une place bloqué dans un événement bloque la place dans l'abonnement)
- vous souhaitez proposer un pass pour un festival regroupant plusieurs représentations avec placement (et donc organisés sous forme de plusieurs événements Billetweb)
Si vous n'utilisez pas le mode séance, vous pouvez bloquer une place de plusieurs manières :
- ne pas lui affecter de catégorie dans l'éditeur de plan
- ne pas lier sa catégorie à un tarif visible publiquement
- la réserver vous même depuis "ajouter une commande"
Si vous utilisez le mode séance, seule cette dernière solution est possible car le plan est partagé par toutes vos séances
Avant tout il est possible d'éditer manuellement des commandes en séléctionnant manuellement les places du le plan depuis "ajouter une commande" > "ajout manuel" ou depuis un guichet. Cette méthode n'est pas adaptée si vous avez beaucoup de billets à éditer.
Depuis "Ajouter une commande" > "Impression de stock" vous pouvez séléctionner les tarifs avec placement numéroté et éditer des lots contenants les sièges non vendus en ligne. Si vous travaillez avec un placement numéroté, la séléction des sièges est dite alors intelligente car basée sur le point focal que vous pouvez définir dans l'éditeur : les sièges les plus prisés seront édités en premier, rang par rang. Vous pouvez imprimer un lot immédiatement après sa génération ou le retrouver dans la liste des participants. Si vous utilisez l'impression thermique, vous devrez aller dans la liste des participants, cocher les lignes puis séléctionner "impression thermique" dans le menu déroulant. Vous pouvez depuis la liste des participants trier, filtrer via des expressions et utiliser des guillemets pour définir des expressions exactes : "Rang A" par exemple.
Il existe deux approches pour réutiliser un système de placement existant : vous dupliquez l'événement en cochant "dupliquer le placement" ou bien depuis le nouvel événement en cliquant sur "Tarifs" > "Ajouter un module : placement" vous trouverez la possibilité de dupliquer un placement depuis un événement existant.
L'accréditation force l'organisateur à valider accepter ou refuser manuellement chaque commande (cela fonctionne avec une commande gratuite ou payante).

L'acheteur passe sa commande, si elle contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", alors le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée.

Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la liste des participants, l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini. Pour les commandes gratuites, la validation de l'organisateur envoi les billets directement à l'acheteur.

Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "options" > "droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.

Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "options" puis cochez "accréditation". Ensuite vous devrez cocher l'option "accréditation" dans les propriétés des tarifs qui le requiert. Les commandes en cours d'accréditation sont marquées comme des réservations et sont décomptées des quotas. Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, vous pouvez spécifier une ou plusieurs adresses emails au bas dans la page "options" de l'événement.
Le paiement sur facture émet les billets immédiatement sans paiement, l'acheteur pouvant ensuite vous régler sa facture selon les modalités que vous indiquez dans "Mes infos" > "Coordonnées" > "Factures pour vente en direct" > "Autres mentions". De fait, il est principalement réservé aux événements professionels.
Pour activer ce paiement, vous devez cocher la case dans la page "Options" de l'événement puis activer l'option dans le ou les tarifs dont l'achat proposeront le paiement sur facture. Cela permet de n'activer ce mode de paiement que sur certains tarifs.
Lors de l'achat de certains tarifs payés par carte bancaire, il est possible de conserver les coordonnées bancaires de l'acheteur.
Il est nécéssaire de spécifier les modalités de non restitution de la caution dans les conditions organisateurs.
Contactez nous afin que nous activions la caution sur votre environnement. Seules les activités ayant faible taux d'encaissement de caution sont acceptées
Vous pouvez activer la file d'attente depuis "Tarifs" > "Quantité" de chaque événement. Vous pourrez ensuite relancer les acheteurs depuis la liste d'attente une fois que vous libérez de nouvelles places.
Alternativement il est possible d'utiliser l'option "accréditation" pour autoriser les pré-réservations. Vous validez ensuite manuellement les commandes si de nouvelles places sont disponibles et les acheteurs recoivent une demande de paiement. Consultez la rubrique "accréditation" pour en savoir plus.
Cette rubrique concerne les événements permanents (parc, visites, expositions,...) ou glissants (par ex : adhésion un an). Elles ne concerne pas les fonctionnements par saison (par ex : saison 2020).
1) Vous devez spécifier vos durées de validité textuellement avant la vente dans la description et dans les instructions de confirmation d'achat pour rappel.
2) Si votre événement dure plus de 30 jours dans billetweb, vous verrez alors une option "Durée de validité" dans les propriétés de chaque tarif.
Passé la durée de validité, les produits correspondants ne seront plus acceptés au contrôle et seront automatiquement marqués comme utilisés dans la liste des participants (avec la valeur 3 pour expirée). Cette option est rétroactive et les changements sont appliqués toutes les nuits.
3) Si vous souhaitez que le nombre affiché dans votre interface (liste des événements/tableau de bord) soit le nombre d'abonnements en cours, vous avez une option "exclure les utilisés/expirés" dans la page l'événement.
Le paiement par carte bancaire est activé par défaut sur votre événement et peut être désactivé depuis la page 'Options' de votre événement. Il sera proposé à tous les acheteurs réalisant une commande payante. Le paiement peut faire appel au système 3D secure qui requiert une confirmation de l'identité du porteur de la carte (par SMS le plus souvent). Cette technologie réduit fortement les risques de fraudes.
Mode accompte
- un accompte payé immédiatement à la commande (vous définissez le %)
- un solde payable avant l'événement via une demande envoyée par e-mail

Mode paiement étalé (2 ou 3 fois)
- l'acheteur paie une première fois lors de sa réservation
- chaque mois à une date que vous définissez nous envoyons une demande de paiement à l'acheteur (ce n'est pas un prélévement mais un lien de paiement)

Suivi, relance, annulation
- un écran dédié vous permet de suivre les paiements à percevoir
- nous relancons les acheteurs 3 jours et 7 jours après une demande de paiement laissée sans action
- passé ce délai, vous êtes libre de contacter vos acheteurs afin de les relancer (leur numéro de téléphone vous sera également communiqué)
- les sommes collectées sont reversées selon votre politique de virement habituelle comme si il s'agissait de paiements distincts
- tout remboursement (total ou partiel) annule la validité du produit et les échéances de paiement futures le concernant.

Mise en place
Vous pouvez mettre en place cela depuis la page "Options" de votre événement
Depuis la page "Options" de votre événement, vous pouvez ajouter votre propre moyen de paiement. L'acheteur recevra alors un email contenant un numéro de commande et devra vous régler de la façon dont vous spécifiez (chèque, virement, paypal, etc). A réception du paiement, vous validez sa commande dans la liste des participants et l'acheteur recevra ses billets. Il est également possible d'utiliser ce moyen pour enregistrer des réservations à régler sur place. Si l'acheteur change d'avis, il pourra toujours régler sa commande par carte bancaire depuis son email de confirmation de réservation.
Le mode réservation peut être activé en ligne ou en guichet uniquement. Il est également possible d'ajouter une pénalité à chaque billet payé via ce mode, afin de décourager l'utilisation massive de ce moyen de paiement, plus chronophage pour vous. Si l'option n'est pas activée, il est possible pour l'administrateur de marquer certaines commandes en "réservation" et de les marquer payée plus tard dans la liste des participants.
Vous pouvez personnaliser votre boutique en cliquant "Boutique" puis sur le bouton "modifier la page". Une fois en mode édition, vous pourrez réaliser les actions suivantes :

Ajouter une image de couverture
L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.

Ajouter une description enrichie
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur "ajouter/modifier la description". Depuis l'éditeur de contenu enrichi, vous pourrez saisir ou coller du texte, le mettre en forme, ajouter des liens. Vous pouvez télécharger des images ou fichiers afin de les insérer dans votre description. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs lecteurs vidéos depuis l'icone vidéo située dans la barre d'édition.

Si besoin, vous pouvez créer un menu à l'intérieur de la description (par exemple : "Présentation", "FAQ"). Pour le réaliser il faut créer vos sections dans la description (un titre puis un paragraphe) puis vous séléctionnez chaque titre et séléctionnez le format de paragraphe "Sous menu" dans l'éditeur. Après avoir sauvegardé vous le sous menu apparaitre.
Alternativement, vous pouvez répartir le contenu sur plusieurs blocs ou pages (voir ci dessous)

Ajouter des images dans la galerie
Sur la colonne de droite vous pouvez insérer une ou plusieurs images qui seront regroupées dans une galerie. La taille des images est automatiquement ajustés selon leur nombre. Si vous souhaitez créer une présentation spécifique, vous pouvez alternativement utiliser un bloc personnalisé (voir ci-dessous)

Heberger des documents
Depuis un éditeur de contenu enrichi comme la description, vous pouvez en cliquant sur l'icone représentant un lien stocker un ou plusieurs documents (word, pdf) sur nos serveurs. Ces documents seront disponibles via un lien qui pourra être inséré dans un bloc de votre page, ou bien même dans un champ de la page "Formulaires".

Ajouter des modules prédéfinis
Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez intégrer d'autres modules (vidéo, twiter, facebook, etc). Vous pouvez aussi définir d'autres paramètres comme la police du nom de votre événement

Modifier le fond de page
Par défaut le fond de page est basé sur l'image de couverture, mais vous pouvez modifier la texture, couleur afin d'obtenir un rendu à votre convenance

Ajouter des blocs personnalisés (avancé)
En cliquant sur "Ajouter un bloc" vous pouvez ajouter autant de blocs que vous souhaitez et qui pourront contenir du contenu additionnel. Chaque bloc contient un éditeur de contenu enrichi si bien qu'il peut contenir du texte et/ou des images et/ou des vidéos.

Réorganiser les modules (avancé)
Tous les modules peuvent être déplacés (sauf la description principale) et réorganisés dans la page. Veuillez garder en tête que l'affichage sur mobile est différent (une seule colonne au lieu de deux).Si vous avez plusieurs pages, ils peuvent être transférés vers d'autres pages en les glissant sur le nom de l'onglet

Créer plusieurs pages et un menu (avancé)
Si vous avez beaucoup de contenu à présenter, il est possible en cliquant sur "Ajouter un module/options" de créer un menu et différentes pages. Ainsi vous pouvez obtenir un mini site complet qui contiendrait par exemple une page "accueil", "programme", "billetterie", "contact", etc. Si vous souhaitez masquer une page, mettez ! au début de son nom

Ajouter un fond de page personnalisé (avancé)
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique.
Pour mettre votre événement en ligne, utilisez le bouton "ON/OFF" situé dans la boutique et vos tableaux de bord. En définissant une date de mise en vente dans "Tarifs" > "Période de vente", vous pouvez mettre la page en ligne sans pour autant débuter la vente des billets.
Le lien à diffuser aux acheteurs est l'adresse de la page "boutique". Une fois dans la boutique il est également affiché en haut de la page.
L'adresse de la page "Boutique" est celle que vous devez diffuser auprès de vos acheteurs. Afin de partager votre événement sur facebook, vous disposez d'un bouton "Partager" dans la page "Boutique". Il est également possible de copier coller l'adresse de la boutique vers n'importe quel réseau social.
Il est aussi possible d'obtenir un code QR vers votre boutique depuis la page "options" de l'événement. Alternativement, en cliquant sur "Partager" depuis la boutique vous pouvez générer un code QR en choisissant le service "qrsrc".
L'adresse de la boutique est automatiquement générée lors de la création de l'événement. Vous pouvez la modifier depuis la page 'Options' de votre événement.
Si vous dupliquez un événement cloturé, vous avez possibilité de réutiliser l'adresse de la boutique du précédent événement. Le cas échéant, vous pouvez accéder à la page "Optiosn" de l'ancien événement afin de renommer sa page de manière à libérer l'adresse pour ensuite l'assigner au nouvel événement.
Les textes de la boutique s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur. Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues"
Si la qualité de l'image de couverture laisse à désirer, vous pouvez télécharger votre image en .png qui est un format qui ne sera pas compressé
Code d'intégration
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page du site ou bien intégrer un bouton. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options'. Le module s'adaptera selon la taille qui lui est donné.

Intégration Wordpress
Vous pouvez intégrer le code source sur un site wordpress (wordpress.org) ainsi que de nombreux autres CMS mais pas sur la plateforme wordpress.com qui ne laisse pas la possibilité d'injecter du javascript. Pour intégrer le code sur wordpress, passez dans l'éditeur en vue "texte" puis collez le code. Si cela ne fonctionne pas, il est parfois possible d'ajouter un module "javascript" afin d'intégrer le code

Afficher uniquement certains tarifs
Si vous souhaitez afficher certains tarifs uniquement, il est possible d'ajouter le paramètre &ticket= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration. Exemple : &ticket=id1-id2-id3 avec id1, id2 et id3 étant les identifiants des tarifs.

Afficher des tarifs masqués
Si vous souhaitez afficher certains tarifs masqués dans le module, il est possible d'ajouter le paramètre &quick= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration.

Afficher des tarifs "à la volée"
Via l'ajout de l'argument event_ticket= ou event_quick= dans l'url de la page qui contient notre module, vous pouvez filtrer ou afficher des tarifs à la volée.
Imaginons une page https://www.monsite.com/billetterie.php, si vous naviguez vers https://www.monsite.com/billetterie.php?event_ticket=101-102 alors vous affichez uniquement les tarifs 101 et 102. Cela permet de créer des liens internes ou externes de votre site qui agissent directement sur notre module de vente !
Intégration sur un événement Facebook
Il vous suffit de copier coller l'adresse de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook Depuis peu, Facebook propose seulement l'ajout de l'URL pour les événements ayants été créés par des pages facebook (et non plus des comptes d'individus)

Intégration sur une page Facebook
Veuillez noter que, dans tous les cas, l'onglet intégré dans Facebook n'est pas visible sur les mobiles, et que donc cela ne doit pas représenter votre principal canal de vente.

Votre page à + de 2000 fans
1. Rendez-vous sur http://apps.facebook.com/static_html_plus/
2. Cliquez sur "Add static html to page".
3. Sélectionnez la page où intégrer la billetterie.
4. Cliquez sur "Set up tab".
5. Collez le code ci-dessus dans "Content > index.html".
6. Nommez votre onglet dans "Actions > Edit name and Image"
7. Sauvegardez en cliquant sur "Save & Publish".

Votre page à - de 2000 fans Suite à un récent changement de l'API Facebook v2.11, il n'est plus possible d'ajouter un onglet sur les pages Facebook ayant moins de 2000 fans. .
Agenda à intégrer sur un site internet
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site ou page Facebook, vous pouvez créer un "Agenda" depuis la page "Mes évènements"
L'agenda affiche tous vos événements ou juste certains que vous choisissez. Il est aussi possible d'inclure du contenu d'autres comptes Billetweb.

Si vous ajoutez le paramètre event_date=JJ/MM/AAAA ou event_name=exemple ou event_tag=concert dans la page affichant l'agenda, vous pouvez filtrer son contenu (cela permet par exemple de renvoyer l'acheteur depuis une page de présentation de l'événement vers la page de billetterie de votre site, en affichant uniquement l'événement choisit)

Page organisateur (alternative au site internet)
Si vous n'avez pas de site et souhaitez obtenir une page organisateur présentant l'ensemble de vos événements, vous pouvez créer une page organisateur dans "Agenda" depuis la page "Mes évènements"

Panier
Depuis peu Billetweb propose un panier permettant à l'acheteur de cumuler plusieurs commandes en un seul paiement
A ce stade, le panier peut être utilisé est disponible :
- au sein des événements d'un agenda
- au sein des événements d'une page organisateur
- au sein des événements d'un guichet de vente
- dans un événement inclus dans un package promotionnel dont vous avez activé la fonction "promouvoir"

Ainsi après avoir choisit un premier événement, l'acheteur pourra cliquer sur "ajouter d'autres produits" et choisir un second événement, ainsi de suite.
Le panier garde chaque commande indépendante d'un point de vu comptable, formulaires, emails, billets. Seul le paiement est commun. Le remplissage des formulaires est cependant facilité. Il est possible de créer des réductions portant sur des combinaisons d'événements depuis "Mes listes". Faites nous part de vos cas d'utilisations afin que nous puissions adapter la définition des réductions. Gardez cependant en tête que d'un point de vu organisationnel, les pass et réductions seront toujours beaucoup plus aboutis et intuitifs pour l'acheteur si ils sont au sein d'un même événement.
Il existe deux approches pour gérer vos invitations :
- vous créez des invitations depuis notre plateforme qui contiennent un billet (le billet est émis et décompté des quotas, vous n'avez pas de confirmation de la venue de la personne)
- vous créez un tarif (gratuit) dont le retrait est limité par code/email, puis vous communiquez directement vers vos invités en leur indiquant le lien pour retirer leurs invitations
La première approche est détaillée ci dessous, la seconde est détaillée dans la catégorie "Les billets" > "Restreindre l'achat d'un tarif"
Notez que invitation est un mode de paiement, il peut être appliqué sur n'importe quel tarif existant. Libre à vous de créer des tarifs dédiés aux invitations (masqués et gratuit) ou d'utiliser le mode de paiement "invitation" sur un de vos tarifs existants. Depuis la page "Ajouter une commande" > "Ajout manuel" vous pouvez réserver des billets et les marquer comme payé en "invitation" grâce à l'encart "options de l'organisateur" qui sera affiché lors de l'étape paiement. Vous pouvez également retrouver ces modes de paiement dans votre boutique si vous passez en "vue organisateur" (vous seul pouvez avoir accès à cette vue). Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Depuis la page "Ajouter une commande > Impression stock", vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 75 billets non nominatifs . A noter qu'une fois édités, ces billets sont valables et se retrouvent dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement". Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Tableur", vous pouvez envoyer ou générer des invitations/billets à une liste d'emails/noms copier/collée depuis un tableur. Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Le guichet de vente sert à déléguer ou créer un point de vente/d'encaissement

Création du guichet
Pour créer un guichet, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "vente de billets". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets. Vous pouvez modifier les paramètres du guichet en cliquant sur l'icône de la roue, "Options du guichet". Dans cette partie vous pourrez notamment sélectionner les événements à inclure dans ce guichet, désactiver les formulaires, définir les moyens de paiements et tarifs disponibles, activer l'impression thermique etc.

Gestion des opérateurs
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à un ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.

Gestion des modes de paiement
Depuis les propriétés du guichet vous pouvez définir les modes de paiement autorisés. En cliquant sur la petite roue crantée vous pourrez définir des modes de paiements personnalisés. Modes d'émission des billets Envoi du billet par email
Vous pouvez utiliser le guichet comme point d'encaissement qui délivrera un billet par e-mail, pour de la prévente ou vente sur place. Pour ce faire, il vous faudra compléter les différents champs du formulaire (au minimum nom,prénom,email). Depuis la page "Formulaires" de chaque événement vous pouvez masquer certains champs en guichets.

Impression A4 sur une imprimante traditionnelle
Vous pouvez connecter une imprimante afin d'imprimer les billets au fur et à mesure des ventes. Par défaut, le système affichera un pdf après la validation de la commande qu'il faudra imprimer. Si vous souhaitez complétement automatiser l'impression du PDF, rendez vous dans les propriétés du guichet. Il vous faudra installer le logiciel WCPP qui passera le pdf à l'imprimante sans l'afficher dans le navigateur. Il est également possible depuis les propriétés du guichet de désactiver tous les formulaires, afin de générer des billets non nominatifs très rapidement.

Impression Thermique
L'impression thermique est rapide, ne nécéssite pas d'encre et offre un format spécifique (billet, carte de visite, ticket de caisse). En revanche, elle est monochrome et nettement plus limitée d'un point de vu graphique. Depuis les propriétés du guichet, vous pouvez configurer une imprimante thermique. Vous devez alors avoir installé l'imprimante sur votre ordinateur et avoir installé le logiciel WCPP qui transmet les instructions depuis votre navigateur vers l'imprimante. Le type de connectique importe peu (usb, ethernet, imprimante partagée), si l'imprimante est installée dans votre système d'exploitation, elle sera utilisable

Matériel d'impression thermique Imprimantes thermiques à souche

- ZEBRA modèle G 420 (200€ env à l'achat | économique | format billet avec souche | sans massicot)
Acheter - Louer - Tutoriel d'installation - Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm. Tarif : 50€/1000 - Télécharger les pilotes

- BOCA (1500€ env à l'achat | robuste et ultra simple à configurer | pour une utilisation intensive | avec massicot | format billet avec souche ou carte de visite)
Acheter - Exemple de rendu - Acheter consommables 152x63mm (avec souche détachable) / 152x83mm (avec souche détachable) / 86x54mm (format carte de visite). Tarif : 50€/1000 - Télécharger les pilotes

Imprimantes thermiques ticket de caisse

- TSP 100 (150€ env à l'achat | format ticket de caisse | avec massicot | pour une utilisation intensive)
Acheter - Louer - Acheter rouleau 80mmx80m soit env 1000 billets/rouleau

- KKmoon POS-5802DD (60€ env à l'achat | format ticket de caisse | portable avec batterie | sans massicot )
Acheter - Acheter rouleau 58mmx12m soit env 150 billets/rouleau - Télécharger les pilotes

Tout autre modèle utilisant le protocole POS et un format de ticket 58MM est théoriquement compatible
Vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs qui pourront être utilisés pour des ventes sur place depuis la page "+Ajouter une commande ou une invitation" > "Impression stock".
Une fois édités, ces billets sont valables immédiatement et se retrouvent dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement".
Chez billetweb, un billet imprimé est forcément payé dans le système. Libre à vous de supprimer les invendus ensuite.

Depuis la page "Impression de stock", vous retrouverez la liste des lots édités et vous pourrez les télécharger ou supprimer une plage invendue.
Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à chaque stock qui apparaitra sur les billets et qui sera accompagné d'un numéro. Si vous éditez plusieurs lots avec le même nom, la numérotation sera continue.
Vous pouvez depuis cette page définir l'impression en 1 ou 3 billets par page A4. Depuis la liste des participants vous pouvez également cocher des lignes et imprimer des billets en un ou 3 billets par page.
Vous pouvez intégrer les codes barres des ventes réalisées par d'autres distributeurs. Pour ce faire, rendez vous sur la page "Ajouter une commande" > "Ventes externes".

Il existe deux approches :
- vous téléchargez un fichier csv fourni par le distributeur. Si le format de votre fichier n'est pas reconnu, envoyez le nous par email en indiquant sa provenance et nous intégrerons son format.
- vous copiez collez la liste de vos codes barres/nom dans le tableau de la page
En cliquant sur le nombre de billets vendus dans votre tableau de bord, vous aurez accès aux statistiques de ventes vous permettant de visualiser la répartition des ventes par type de billets, dans le temps, par moyen de paiement. En utilisant les filtres, vous pourrez affiner votre recherche afin d'étudier les données qui vous interessent particulierement.
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptions à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions. Toutes les données nécéssaires sont inclues dans l'export si vous choisissez "exporter > toutes les colonnes" (codes-barres, email, nom, tarif, date et numéro de commande, champs/questions personnalisés, etc)
Pour chaque événement, vous pouvez définir une ou plusieurs adresses email qui recevront une copie de chaque command depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" > "Recevoir une copie e-mail de chaque commande".
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez recevoir sur chaque commande.

Depuis la page "Options" > "Définir des alertes personnalisées" vous pouvez mettre en place des alertes quotidiennes ou basées sur certains quotas liés à vos événements
Il est possible de déléguer totalement ou partiellement la gestion d'un ou plusieurs événements à un tiers. Pour cela, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "gestion d'événement". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets.
Il vous suffit ensuite de désigner les opérateurs pouvants accéder à vos événements. Il est possible de définir différents niveaux de droits (lecture seule, modification de la configuration, des inscriptions).
A noter que seul votre compte peut voir ou modifier le menu "Mes Infos" contenant les informations relatives à la comptabilité.
Depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" de chaque événement vous pouvez intégrer un code de suivi Google Analytics qui vous permettra d'analyser les visites sur vos pages de ventes et le suivi des conversions de vos campagnes publicitaires. Nous générons des événements à chaque étape du panier qui vous permettront de mesurer et définir des objectifs de conversion. Nous remontons également les paramètres ecommerce à Google Analytics.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Il est possible d'intégrer un identifiant de tracking Facebook Pixel depuis la page 'Option' de votre événement.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Créer un tarif masqué
La solution la plus naturelle mais aussi la moins pratique à grande échelle est de créer un tarif dédié qui soit masqué et disponible au travers d'un lien (voir propriété "visibilité" du tarif) Visuellement dans la liste des tarifs vous pourrez très facilement identifier l'origine des ventes.

Tracker l'origine d'un achat
Vous pouvez suivre la provenance des visiteurs en intégrant le paramètre &src=nom_du_promoteur dans l'url de votre boutique ou de votre agenda
Cela fonctionne aussi sur votre site internet si vous ajoutez le paramètre &event_src=nom_du_promoteur dans l'adresse à diffuser
Le nom de la source de la commande apparait ensuite dans la liste des participants ou dans les statistiques.
Vous pouvez enregistrer vos identifiants de tracking dans la page "Options" > "Mes promoteurs" qui vous donnera une vue synthétique et qui vous permettra de donner un lien de suivi à chaque promoteur.

Appliquer automatiquement un code de réduction via un lien
Il est possible d'appliquer automatiquement un code de réduction à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code Cette approche peut aussi être cumulée avec la technique précédente si vous avez besoin d'un système de suivi.
Vous pouvez exporter des informations ou composter des billets depuis notre api

Si vous souhaitez automatiser certains scénarios suite aux inscriptions, il est possible d'utiliser Zapier pour par exemple ajouter vos inscrits à Mailchimp, dans Google Sheets ou via Slack. Il faut alors utiliser le trigger "Webhooks" > "Pull" dans lequel vous saisissez l'URL de votre API /attendees

Si vous souhaitez synchroniser vos contacts à un service d'emailing, nous proposons plusieurs connecteurs dans le CRM.
La liste des participants vous permet de visualiser les inscriptions déja réalisées, de les modifier et d'interagir. Pour afficher ou masquer des colonnes dans la liste des participants, cliquez sur le bouton "colonnes". En cliquant sur une ligne correspondant à un billet, vous pourrez voir plus d'informations relative à ce billet et à cette commande. Il est également possible d'interagir, soit via les boutons disponible dans le détail d'un billet, soit en cochant une ou plusieurs lignes et en séléctionant une action dans le menu déroulant.
Afin de télécharger un billet, cliquez sur la ligne correspondante puis choisissez "télécharger le billet". Plusieurs billets peuvent être téléchargés simultannéments si vous cochez plusieurs lignes et utilisez le menu déroulant.
Afin de renvoyer un billet à un acheteur, rendez vous dans la liste des participants. Cherchez le billet puis cliquez dessus afin de voir apparaitre le bouton "Renvoyer".
Si une commande n'apparait pas dans la liste des participants, cela signifie que le paiement de la commande n'a pas été validée par la banque. Vous pouvez alors indiquer aux acheteurs de recommencer l'achat. Il arrive parfois que les acheteurs pensent avoir payé après avoir recu un SMS de leur banque, mais il s'agit d'un code d'autorisation à saisir pour valider le paiement et non d'une confirmation d'achat. Si l'acheteur instiste, demandez lui une copie ou capture d'écran de son relevé bancaire que vous transmettrez à Billetweb pour investiguation.
Résolution du problème par l'acheteur
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement. La plupart des acheteurs sont donc à même de régler eux même leurs problèmes.

Causes de non récéption les plus fréquentes
- commande non payée => la commande n'apparait pas dans la liste des participants (fiable)
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans la liste des participants
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la liste des participants

Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Il existe deux méthodes de recherche : Vous pouvez tout d'abord effectuez une recherche globale parmi tous vos événements en utilisant l'icone Rechercher dans le menu supérieur. Vous pouvez alors saisir le nom de l'acheteur, son adresse email ou son numéro de billet pour le retrouver. Si vous voulez restreindre votre recherche à un événement spécifique, il suffit d'aller dans la "liste des participants" de l'événement en question. Dans la liste des participants, si vous souhaitez faire une recherche d'expression ("Rang 1 > Siège 2" par exemple) il suffit de mettre des guillemets ("") autour du texte
Pour obtenir facilement la liste d'emails relatives à certains billets, séléctionner l'option "Exporter" > "Exporter les adresses e-mails" dans le menu déroulant. Vous pouvez également utiliser le bouton "Exporter" disponible dans la liste des participants pour télécharger vos données.
Vous pouvez modifier une commande existante en clonant un billet une ou plusieurs fois. Cela fonctionne uniquement pour les commandes non payées par carte bancaire internet. Une fois cloné, les billets peuvent être modifiés normalement (nom, email, champs personnalisés, placement, etc). Une commande modifiée n'est pas automatiquement renvoyée à l'acheteur.
Depuis la liste des participants, vous pouvez supprimer des billets ou commande. Seules les commandes non payées en ligne peuvent être supprimées. Les commandes payées en ligne peuvent seulement être remboursées.
Pour supprimer un seul billet, cliquez sur la ligne correspondant à ce dernier puis "Supprimer le billet".
Pour supprimer une commande, cliquez sur la ligne correspondant à un des billets contenus dans la commande puis "Supprimer la commande"
Pour supprimer plusieurs commandes ou billets à la fois, cochez les cases correspondantes a gauche de la liste des participants puis séléctionnez "Supprimer les billets séléctionnés" dans le menu déroulant au bas de la page.
Vous pouvez modifier les informations d'une commande ou d'un billet (nom, email, etc) depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire.
Vous pouvez modifier un nom depuis la "Liste des participants. Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire après modification. Il est possible de laisser les acheteurs modifier les bénéficiaires des billets depuis la page "Options" , section "Droit de l'acheteur" > "Modifier le prénom/nom du billet".
Si votre événement utilise le mode "Séance", vous pouvez modifier la séance de n'importe quelle commande depuis la "Liste des participants" en cliquant sur la ligne correspondant à la commande, puis sur la date de la séance. A noter que la séance est la même pour tous les billets de la commande. Il n'est pas possible de modifier la séance seulement pour certains billets.
Après avoir modifié la séance, vous pouvez renvoyer la commande à l'acheteur en cliquant sur "renvoyer". Le code barre initialement émis sur le billet n'est pas modifié, si bien qu'un billet non ré-imprimé restera valable sur la nouvelle séance.
Si un participant souhaite modifier son billet et passer sur un autre tarif, merci de nous écire à contact@billetweb.fr afin que nous puissions vous activer l'option de modification. Veuillez noter que le changement de tarif ne modifie par le prix du billet. Cette option n'est pas activée par défaut pour ne pas créer de confusion, car le changement de tarif entraine une différence entre les données comptables (inaltérables) et la liste des participants/statistiques. Une fois activée, vous pourrez depuis la liste des participants cliquer sur une ligne, puis sur le nom du tarif pour le modifier.
Il est possible de modifier le prix d'un billet depuis la liste des participants en cliquant sur la ligne correspondant au billet puis sur le prix. Cela n'est possible que si la commande n'est pas payée. Il faut donc potentiellement marquer la commande non payée d'abord puis modifier le prix d'un ou plusieurs produits. Cela n'est possible que sur les moyens de paiement "hors ligne".
Il n'est pas possible de modifier le billet d'un participant d'un événement à un autre.
Cependant, vous pouvez suivre l'une des deux procédures suivantes :
- Rembourser l'acheteur et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Si les montants des tarifs à intervertir sont identiques et que vous n'utilisez pas de placement numéroté, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquand sur "+ Ajouter une commande ou une invitation".
Vous pouvez modifier le placement d'un billet depuis la "Liste des participants". Cliquez sur la ligne de la commande à modifier, puis sur le champ du placement. N'oubliez pas de sauvegarder les modifications et de renvoyer le billet si nécéssaire.
En billetterie il n'existe pas de droit de rétractation (article L121-20-4 du Code de la Consommation), tout achat est donc considéré comme définitif. En dehors d'une annulation d'événement ou d'une modification majeure de l'événement, vous n'êtes pas contraint de rembourser un acheteur qui en ferait la demande. Vous pouvez cependant le faire si vous le souhaitez, au cas par cas ou systématiquement et décider d'imputer des pénalités. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Les ventes payées en ligne par carte bancaire peuvent uniquement être remboursées mais pas supprimées. Tous les autres types de commande peuvent être supprimées depuis la liste des participants, en cliquant sur une ligne puis "supprimer" ou bien en cochant plusieurs lignes et en utilisant le menu déroulant.
Annulation de l'événement
En cas d'annulation, vous devez rembourser tous les acheteurs. Il est possible de rembourser par vos propres moyens ou bien de demander le remboursement depuis la liste des participants. Pour cela, allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser. Puis dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". C'est à vous d'assurer le remboursement des billets payés autrement que par carte bancaire. Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat reste due, c'est vous organisateur qui la supporterez.

Avertir les acheteurs
Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message". Nous pouvons également leur écrire si vous nous contactez en indiquant l'événement et le texte de votre annonce. Pour le reste de vos opérations de communication, vous pouvez exporter la liste des emails depuis "Liste des participants".

Modification de l'événement
En cas de modification importante (date, lieu, etc) vous devez obligatoirement laisser le choix d'un remboursement à vos acheteurs. Vous pouvez cocher l'option "Rembourser/annuler" > "Remboursement total (obligatoire en cas de report / Chagement majeur)" depuis la page "Options". Celle-ci permet à l'acheteur d'obtenir son remboursement depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
Les commandes payées par carte bancaire peuvent être remboursées via la liste des participants. Il n'y a pas de frais de remboursement. En revanche, notez que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe. Une fois la demande effectuée, elle est mise en attente et confirmée par la banque à 10h et 19h tous les jours. Au moment où le remboursement est confirmé, il n'est plus possible de l'annuler. La place liberée est alors remise en vente

Remboursement unitaire
Il est possible de rembourser en cliquant sur une ligne de la liste depuis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.

Remboursement aux frais de l'acheteur
Le remboursement unitaire offre la possibilité de déduire un montant correspondant aux frais Billetweb du remboursement, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)

Remboursement multiples
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser, allez dans le menu déroulant et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)".
Il est possible d'offrir la possibilité aux acheteurs de demander le remboursement eux même des commandes payées par carte bancaire depuis le lien "Gérer ma commande" au bas de leur email de confirmation d'achat . Pour activer cette possibilité, rendez vous dans la page "Options" > "Rembourser / annuler" . Vous pouvez choisir de rembourser seulement une partie du montant. Le montant qui ne sera pas remboursé à l'acheteur vous sera reversé. Il n'y a pas de frais de remboursement. En revanche, notez que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe. Notez également que le remboursement "partiel" n'est possible que depuis l'espace acheteur, et pas depuis la liste des participants.
Le solde de votre compte peut être négatif si vous demandez des remboursements et ne disposez pas des fonds nécéssaires. Vous aurez alors un message "Remboursements suspendus" qui apparaitra dans "Mes événements" ainsi que sur la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Deux choix s'offrent à vous :
- si vous avez encore des billets en vente l'argent des futures ventes pourra venir compenser ce solde négatif, si tôt le solde positif les remboursements seront effectués par notre système
- vous pouvez manuellement créditer votre solde

Pour créditer votre solde, vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il vous faut ensuite suivre toute la procédure :
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus.
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Allez sur votre boutique, et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire
4 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement (à 10h et 19h chaque jour)
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône orange à droite sur la ligne du participant.
La majorité des demandes font suite à des erreur d'innattention des acheteurs (mauvaise carte, mauvaise lecture).
Pour contester un remboursement non recu, merci de nous adresser par email :
- le numéro de la commande
- une copie du relevé bancaire d'achat
- une copie du relevé bancaire à la date du remboursement supposé montrant l'absence de crédit (la date est indiqué dans la liste des participants ou l'espace acheteur).
Une fois en possession de ces documents nous ferons une demande auprès de notre partenaire bancaire.
Vous pouvez envoyer un message à tous les acheteurs ou à certains tarifs, séances ou mode de paiement. Choisissez un événement puis rendez vous dans la page "Envoyer un message". Il est également possible de programmer l'envoi d'un message automatique X heures avant ou après le début de l'événement ou de la séance. A noter, qu'un seul message peut être envoyé par commande.
Les acheteurs peuvent obtenir une facture depuis le lien "Obtenir une facture" disponible dans l'email de confirmation. Vous pouvez télécharger cette facture depuis la liste des participants ou depuis le détails des opérations dans "Mes infos" > "Comptabilité". La facture des ventes en ligne est émise par nos services car nous sommes vendeurs des billets sur un plan comptable. Vous n'avez donc a priori pas besoin en tant qu'organisateur de collecter ces factures.
Pour autoriser Billetweb à émettre une facture en votre nom pour les ventes en guichet, vous devez activer l'option depuis "Mes infos" Vous pouvez télécharger cette facture depuis la confirmation d'achat, depuis la liste des participants (a l'unité ou en cochant des lignes) ou depuis le détails des opérations dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Depuis la page "Mes événéments" vous pouvez accéder à notre CRM. Le CRM sert à analyser et à fidéliser. Il extrait les données des acheteurs de vos différents événements et les compilent en produisant des fiches clients.
Vous pouvez ensuite :
- étudier les comportements d'achats globaux en cliquant sur les indicateurs situés sous le tableau nominatif
- segmenter vos contacts afin de créer des listes basées sur des comportements ou données fournies par l'acheteur
- étudier les comportements d'achat pour une liste après l'avoir séléctionnée
- étudier le comportement d'un acheteur ou d'un échantillon d'acheteur en cliquant sur la ligne correspondant à un acheteur
- exporter ou synchroniser vos contacts (et/ou certaines listes) avec Sendinblue ou CampaignMonitor, de puissante solution d'emailing et de SMS.
Afin de modifier votre mot de passe, rendez vous dans "Mes infos" > "Identification". Si votre compte utilise l'identification Facebook, vous pouvez à tout moment définir un mot de passe afin d'utiliser un système de connexion classique depuis cette page.
Si vous n'avez pas défini un contact public depuis "Mes infos" > "contact public", les informations suivantes sont exposées à vos acheteurs : Nom de l'organisation, adresse, et e-mail. Toutes les autres coordonnées restent confidentielles. Si vous souhaitez personnaliser les coordonnées affichées selon les événements, veuillez consulter la rubrique "L'événement" > "Coordonnées associées à votre événement".
Vous pouvez supprimer votre compte si vous avez auparavant supprimé tous vos événements puis en allant dans "Mes infos" et en cliquant sur votre adresse e-mail puis "Supprimer le compte". Pour supprimer un événement, il faut auparvant supprimer toutes les commandes depuis la liste des participants. Cela n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de paiement par carte bancaire.
Depuis la page "Mes infos" > "Identification" il est possible de modifier la langue associé à votre compte.
Afin de lutter contre le blanchiment de capitaux nous sommes tenus d'identifier les destinataires directs et indirects des fonds issus des ventes en ligne (Article L561-5 du CMF). Cette procédure doit être mise en place si vous souhaitez dépasser 2500€ de volume de vente annuel ou 250€ par transaction. Si vous dépassez ces limites, les transactions entrantes seront bloquées par la banque.
Dés que vous avez complété vos coordoonnées dans "Mes infos", un message vous indiquera les documents à fournir. Il vous suffit de charger les documents dans votre espace personnel, puis ils seront transmis à notre partenaire bancaire qui les analysera sous 48h ouvrées (quelques heures habituellement) Une fois le compte validé, vous recevrez un email de confirmation et vos ventes reprendront si elles s'étaient arrétées. Si votre compte n'est pas validé, la banque vous indiquera pourquoi.
Le schéma utilisé pour les ventes en ligne est le suivant : vous vendez les billets à Billetweb (prix hors commission), qui les revends ensuite aux acheteurs finaux. De ce fait, vous ne recevrez jamais une facture, au sens comptable, pour notre prestation. Comptablement, c'est à vous de déclarer une vente dont les montants sont indiqués dans le document synthèse "réddition de compte" que vous trouverez dans "Mes infos" > "Comptabilité". L'argent que nous reversons correspond ensuite au réglement de cette vente. Vous trouverez plus d'informations sur cette page : https://www.billetweb.fr/fr/comptabilite A noter que ce schéma n'est valable que pour les ventes en ligne, pour les ventes hors ligne vous facturez directement l'acheteur (Pour autoriser Billetweb à émettre une facture en votre nom pour les ventes en guichet, vous devez activer l'option depuis "Mes infos")
Pour mettre à jour vos coordonnées bancaires, rendez vous dans "Mes infos" > "RIB". Veuillez noter que le RIB doit toujours être au nom de la structure qui détient le compte Billetweb, la banque vérifie la cohérence entre ces données.
Les virements sont automatiquement éxécutés le 1er et le 16 de chaque mois si vous si vous avez bien complété vos coordonnées.
Depuis "Mes infos" > "RIB" vous pouvez définir une des 3 politiques de virements suivantes :
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement le 1er de chaque mois contenant les ventes de du mois précédent.
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement.
Vous pouvez retrouver la date et le montant de votre prochain virement depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité". Les virements apparaissent sous le libellé "Lemon way XXXXX Billetweb XXXXX"
Toutes les informations financières (reversements futurs et passés, détails de chaque événement) sont accessibles depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Il existe un grand nombre de moyens d'obtenir des informations financières sur vos ventes :

Au niveau événement:
- Le document bilan pdf (reddition de compte) de chaque événement est disponible en haut de la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il est déclaré "définitif" immédiatement après la clotûre de l'événement. La clôture qui intervient à votre initiative ou automatiquement 7 jours après la fin de ce dernier. Ce document émis pour votre compte vaut facture (pour rappel : sur un plan comptable, vous nous vendez les billets puis nous les vendons aux participants).
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Mes infos" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
- Dans la page "Statistiques" vous pouvez afficher le volume financier

Au niveau des virements sortants:
- Le document bilan pdf de chaque virement est disponible au bas de la page "Mes infos" > "Comptabilité".
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Mes infos" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
- Un document pdf résumant l'ensemble des virements peut être téléchargé à droite du titre "Historique des virements" au bas de la page "Mes infos" > "Comptabilité"

Historique global / synthèse sur une période:
- Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous pouvez accèder au détails des opérations sur une période précise en cliquant sur un des liens "Hier - Le mois dernier - l'année précédente". Vous pouvez ensuite ajuster les dates, filtrer si nécéssaire, et extraire les opérations en détails ou bien générer une synthèse en faisant "tout cocher" > "générer une synthèse" dans le menu déroulant au bas de la page.

Historique guichet de vente:
- Depuis la page "Mes guichets" et l'icone $ vous pouvez accèder à l'historique d'un guichet spécifique et l'exporter vers Excel
- Toutes les opérations guichet sont inclues dans l'historique global
Il est possible de créer un guichet de comptabilité qui permet de donner l'accès au menu "Mes infos" > "Comptabilité" à une tierce personne, afin que cette dernière puisse obtenir les documents (synthèse, détails, historique des virements) à votre place. Pour créer un guichet, rendez vous dans un événement puis "Mes guichets".
Rappellez vous que la loi désigne l'organisateur comme responsable du contrôle d'accès à son événement. Il faut également noter qu'un participant une fois dans l'enceinte de l'événement doit avoir un titre d'accès (même sous format éléctronique, sur un smartphone par exemple).

Il existe différentes méthodes pour vérifier la validité d'un titre d'accès qui sont détaillées ci dessous. La tendance actuelle est clairement au contrôle éléctronique (sauf pour les très petits événements) qui permet de vérifier facilement la validité d'un billet via un identifiant unique contenu dans un code-barres.

Concernant le support de présentation du billet, il devient de plus en plus commun de laisser le choix au participant de présenter son billet imprimé par ses soins ou bien sur l'écran de son smartphone. Par défaut sur Billetweb, la solution est configurée pour laisser ce choix au participant (cela peut être modifié dans "Instructions")
Pour imprimer une liste papier, rendez vous sur la page "Imprimer une liste" depuis votre événement.
L'application mobile gratuite vous permet d'utiliser votre smartphone pour vérifier la validité des billets et comptabiliser les entrées.

Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store. Pour se connecter : Utilisez vos identifiants Billetweb, ou bien déléguez le contrôle à d'autres personnes. Pour savoir comment faire, veuillez consulter la rubrique "Déléguer le contrôle".

Utilisation de plusieurs appareils : Vous pouvez utiliser simultanément plusieurs appareils avec plusieurs opérateurs différents. La synchronisation d'un billet composté entre les appareils prend de quelques secondes à une minute (cela dépend aussi de la qualité de votre connexion internet et des réglages de l'application).

Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet.
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets. La synchronisation est légere et rapide car "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées. Avec une connexion internet normal, tous les échanges qui impliqueraient quelques centaines de billets sont fait en moins d'une seconde.

Mode hors ligne Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous avez besoin d'internet au départ afin de télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela, vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement puis la ou les listes dont vous avez besoin. Dès que vous voyez apparaitre le bouton "flasher un billet", cela signfique les données ont bien été chargées et qu'elles sont sauvegardées dans l'application. Elles resteront accessible indéfiniement jusqu'a déconnexion de l'application ou fin de l'événement.
La page de contrôle est disponible via un bouton du tableau de bord de votre événement. Cette page vous permet de valider des billets grâce à un lecteurs de codes barres (usb, bluetooth) ou bien en utilisant votre clavier pour rechercher un nom. Elle est idéale pour les configuration où vous disposez d'un ou plusieurs postes fixe à l'entrée. Cette page dispose d'un mode hors ligne permettant de fonctionner sans internet une fois les données chargées. Cette méthode peut fonctionner en simultanné avec d'autres ordinateurs ou smartphone.

Lecteurs de code barres : Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur simule une frappe au clavier (c'est généralement le mode par défaut).
A noter que seuls les modèles de lecteur 2D (optique) permettent la lecture des billets sur un écran de smartphone, par opposition au lecteur 1D (laser).
Pour contrôler les billets, connectez votre lecteur de code barres usb ou bluetooth puis ouvrez la page de contrôle ordinateur disponible dans chaque événement. Flashez alors un des billets émis sur l'événement. Si le message qui apparait indique ne pas reconnaitre le billet, vous devez vérifier que le lecteur renvoi bien des chiffres. Pour ce faire vous pouvez cliquer dans n'importe quel champs texte et lire le code barre afin de voir ce que le lecteur renvoi. Pour que le contrôle fonctionne, la valeur renvoyée à la lecture doit correspondre à la colonne "codes barres" de la liste des participants. Il est parfois nécéssaire d'activer le mode majuscule (touche VERR MAJ) afin que le lecteur renvoi des chiffres ou bien de définir la langue de votre lecteur de codes barres en Francais (voir manuel)
Billetweb propose la location de terminaux de contrôle professionnels (linéa pro) livrés par colissimo. Afin de connaitre les tarifs, veuillez vous rendre sur la page Location de terminaux de chaque événement
Terminaux (Wifi requis ou 4G)
Les modèles suivants sont compatibles avec l'application smartphone Billetweb
Linéa pro (env 500€) + Iphone (variable selon modèle/état)
Zebra TC-20 : (320€, petit écran)
Honeywell EDA50 (600€)

Pour ordinateur
EY-001 & EY-007 (50€, avec ou sans fil)
Pour ordinateur, tout autre lecteur de codes barres sera compatible
Pour gérer les opérateurs d'un guichet, rendez vous dans "Mes guichets" puis cliquez sur l'icône "opérateur". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement. Pour chaque guichet de contrôle, vous pouvez également spécifier les événements et tarifs disponibles. Ainsi si nécéssaire vous pourrez créer différents groupes d'opérateurs (parking, VIP, entrée, etc)
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes de contrôle éléctronique en même temps (smartphone, pc et terminaux de contrôle). Un même compte Billetweb peut être utilisé sur plusieurs appareils. Vous avez possibilité de créer des identifiants pour chaque utilisateur en créant un guichet.
Les appareils ou page de contrôle possèdent un mode sortie : une fois activé (via les options de l'appareil ou de la page), un billet flashé une première fois sera marqué entré puis si il est flashé une fois supplémentaire il sera marqué sorti. Il pourra alors être flashé à nouveau en entrée, et ainsi de suite.
Les informations affichées sur vos appareils de contrôle et sur la liste peuvent être définis dans "Contrôle des billets" : "Options".
Les appareils de contrôle vous permettent de choisir :
- toutes les séances ou une séance spécifique
- tous les tarifs ou un tarif spécifique
- une catégorie spécifique
- une liste de contrôle

Réunir certains tarifs afin de simplifier le choix des opérateurs
Depuis la page "Options de contrôle" vous pouvez créé des listes regroupant certains tarifs spécifiques
Une liste samedi peut ainsi regrouper tous les tarifs du samedi. Il est également possible pour l'administrateur de décider si il n'affiche que les listes ou bien toutes les possibilitées précédement citées, afin de simplifier la vue de l'opérateur.

Intégrer un ou plusieurs tarifs d'un autre événement
Dans le cas où vous souhaitez intégrer les billets d'un tarif extérieur à un événement (par ex : saison sportive où chaque match inclus systématiquement tous les abonnés) alors vous pouvez via le menu "ajouter un tarif clone" intégrer un tarif extérieur à l'événement.
Chaque tarif clone ajouté dans une liste de contrôle pourra être flashé une fois au sein de cette liste.

Flasher plusieurs fois un même billet
Dans le cas assez rare où vous avez à flasher plusieurs fois un même billet, créez autant de liste de contrôle que nécéssaire et ajoutez le ou les tarifs via le menu "ajouter un tarif clone".
Note : si cette multi-utilisation doit être associée à un contrôle des quotas par représentation lors de la vente, nous vous recommandons d'utiliser plutôt l'option "multipass".
Il est possible d'annuler le compostage des billets sur l'appareil ou la page de contrôle. Il est également possible de le faire depuis la liste des participants pour cocher les billets concernés puis séléctionner "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Depuis la page "Options de contrôle" > "Exporter" vous pourrez obtenir un fichier contenant uniquement les données de contrôle d'accès. Différents formats tiers sont proposés et nous pouvons en ajouter de nouveaux sur simple demande
Billetweb prélève une commission (0,29€+1%) uniquement sur les billets payés en ligne par carte bancaire. Tous les autres type d'édition sont gratuites (invitation, guichet, impression de stock). L'accès a la plateforme est gratuit.
Ce qui peut être annulé ou pas
Les commandes avec des paiements hors carte bancaire peuvent être supprimées de la liste des participants. Si vous avez 0 billets existants, vous pourrez également remettre l'historique comptable à zéro depuis le tableau de bord. Les paiements par carte bancaire sont réels et restent visibles dans la liste des participants même une fois remboursé (le quota est cependant libéré après remboursement) Note : Un paiement par carte bancaire même remboursé engendre une commission (la commission est facturée lors de la transaction d'achat).

Comment tester de bout en bout un achat
Lorsque vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur la plateforme, une option "Marquer comme payé" est disponible dans la page "Saisir une commande ou une invitation" ou bien si votre boutique est en "Vue organisateur". Parmi les moyens de paiements organisateur disponibles, tous produiront le même effet sauf "invitation" (e-mail de confirmation différent) et "réservation" (pas de billets avant le futur paiement). Si à l'étape paiement vous passez en vue organisateur et choisissez un paiement comme "Autre" et que vous cochez la case "expédier par email", vous aurez un résultat très proche de ce qu'un acheteur payant par carte bancaire pourra avoir, seule la facture sera différente.

Vue organisateur / Vue acheteur
Si vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur Billetweb, vous aurez la possibilité dans tout module de vente (hebergé sur votre site ou sur billetweb) d'alterner entre la vue acheteur et la vue organisateur.
La vue organisateur peut servir à :
- tester/visualiser votre billetterie malgré certains paramètres (boutique hors ligne, hors période de vente)
- émettre des billets au delà des quotas fixés (pas de quantité min, max ou de quota)
- ne pas remplir tous les champs des formulaires
- utiliser des moyens de paiement réservés à l'organisateur (paiement hors ligne, invitations, réservations)
- simuler des achats via les moyens de paiements organisateur
Il est possible d'annuler le compostage de billets depuis la liste des participants : cochez le ou les billets puis séléctionnez "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Modifier un événement à venir
Tous les paramètres d'un événement non cloturé peuvent être modifiés à tout moment (sauf les taux de TVA). En cas de changement majeur (lieu, date, programmation) merci de consulter la rubrique "Gestion des participants".

Etendre un événement
Vous pouvez modifier les dates de début et de fin ou rajouter des séances.

Evénéments passés
Les événements passés sont accessible depuis "Mes événements" en cliquant sur "Afficher les événements cloturés". Une fois l'événement terminé, il est cloturé 7 jours après sa date de fin ou sur votre demande et ne peut alors plus être modifié. Il n'est pas nécéssaire qu'un événement soit cloturé pour recevoir les virements. Les événements cloturés/passés peuvent être consultés ou dupliqués pendant 2 ans. Vous pouvez mettre en ligne ou hors ligne un événement à tout moment. Il est également possible de ré-ouvrir un événement cloturé pendant quelques mois suivant sa cloture depuis la page l'événement."

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