Aide en ligne
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Choisir un modèle adapté est capital pour gagner du temps et faciliter l'expérience acheteur.
Événement date unique
C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Une date de début et de fin, une activité. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration
Événement qui en contient plusieurs (festival - découpage via les catégories)
Si vous organisez une série d'activités rapprochées dans le temps (festival, salon, coloque, etc) qui sont liées entre elles (pass, paramètres communs, etc) et que vous ne vous n'avez pas besoin de placement numéroté, créez un seul événement Billetweb et divisez le en utilisant des catégories pour grouper vos tarifs depuis "Tarifs".
L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la manifestation (ou le lieu). En quelques clics, l'acheteur choisit et peut cumuler tous ses billets. Vous pouvez créer de puissants pass/options grâce à la fonction "Inclure des tarifs dans un tarif" (les quotas des pass sont gérés automatiquement). Vous pouvez obtenir un rendu complet et pratique grâce à la personnalisation de chaque tarif (visuels, textes de confirmation, heure de vente, quotas) mais aussi de la boutique (blocs, pages).
Voici un exemple de rendu : https://www.billetweb.fr/mon-festival1
Pour en savoir plus : catégories
Répeter la même prestation sur plusieurs dates (mode séance)
✔️ Ce mode est adapté si vous répétez une même prestation plusieurs fois.
❌ Ce mode ne doit pas être utilisé pour découper un festival ou tout autre événement limité dans le temps qui propose des prestations différentes et qui doivent être facilement cumulées par l'acheteur.
Toutes les séances peuvent ne pas être identiques (ex : j'organise 10 ateliers par mois avec des thématiques différentes ou bien j'ai une visite libre et une visite guidée).
Les séances peuvent également représenter chaque jour du calendrier et inclure différentes combinaisons/pass à l'intérieur d'une même journée (ex : un parc d'attraction qui propose chaque jour différentes activités avec une jauge limitée par jour mais aussi pour chaque activité)
Voici un exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/parc-attraction
Pour en savoir plus : mode séance
Événement longue durée / permanent / sans date précise
Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous avez la possibilité de "Masquer les dates" dans la page "L'événement". Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet. Vous serez libre de préciser vos conditions et durée de validité dans "Instructions" ainsi que dans la description de chaque tarif. Au contrôle d'accès, les billets déjà compostés ou avec une date de validité dépassée ne seront pas listés (sauf ceux compostés dans la journée en cours).
Saison (sportive, culturelle, etc)
Si vous avez des événements bien distincts dans le temps et dans le fond, vous pouvez créer un événement Billetweb par date. Vous pourrez dupliquer un événement facilement et modifier les éléments qui diffèrent.
- Le widget d'intégration ou la page organisateur serviront à présenter l'ensemble de vos événements dans un seul lien/module de vente
- Les deux types de réductions disponibles seront le package promotionnel et l'abonnement
- Le widget d'intégration ou la page organisateur serviront à présenter l'ensemble de vos événements dans un seul lien/module de vente
- Les deux types de réductions disponibles seront le package promotionnel et l'abonnement
- Les opérations tranverses (abonnement, campagne de dons, etc) seront également représentées par des événements
Autres types (abonnement, adhésion, campagne de don, vente de produits, etc)
Les autres type d'opérations seront listées parmi vos autres événements. Vous créez l'opération en cliquant sur "nouvel événement" puis en choisissant le type correspondant. Certaines options supplémentaires seront proposées, mais dans l'ensemble vous disposerez des mêmes possibilités que pour un événement "normal" (boutique, affichage dans un agenda, divers options, etc). Vous pouvez créer autant de tarifs que nécessaires et les structurer via des catégories si besoin.
1. Créer un compte Billetweb
Créez votre compte depuis https://www.billetweb.fr/fr/inscription
2. Créer un événement
Une fois connecté sur votre compte, cliquez sur "Mes événements" puis sur "Créer un événement".
Vous pouvez facilement dupliquer un événement par la suite.
3. Mettre sa boutique en ligne
Depuis la page "boutique" de votre événement, vous pouvez personnaliser et publier votre boutique en cliquant sur le bouton ON/OFF.
Le lien à diffuser est l'adresse de cette même page. Il figure également en haut dans le menu (bouton "partager").
Alternativement, il est possible d'intégrer le module de vente sur votre site.
4. Saisir ses informations administratives
Rendez vous sur la page "Mes infos" > "Coordonnées" et "RIB" pour compléter vos informations organisateur.
5. Exporter les données des inscrits
Depuis la "liste des participants" de votre événement, vous pouvez télécharger la liste des inscriptions.
6. Contrôler les billets à l'entrée
Consultez notre tutoriel dédié !
7. Obtenir une synthèse comptable
Rendez vous sur la page "Mes infos" > "Comptabilité" pour télécharger une synthèse comptable.
A qui s'adresse ce modèle ? Vous organisez un festival sans placement numéroté que nous allons présenter dans un seul événement Billetweb. Cela permet de rendre facilement cumulable les représentations et la gestion des pass.
❌ Non compatible avec le placement numéroté (voir ce tutoriel)
✔️ Compatible avec le multipass
1. Créer votre événement
Rendez vous dans "Mes événements" puis cliquez sur "Nouvel événement". Saisissez les dates de début et de fin de votre festival ainsi que son lieu.
2. Ajouter des catégories
Rendez vous dans la page "Tarifs" de votre événement, puis cliquez sur "Créer une catégorie". Les catégories représentent les jours ou spectacles de votre festival, ou les deux si vous souhaitez regrouper les spectacles par jour. La catégorie est un "dossier" qui regroupe des tarifs ou d'autres catégories.
3. Ajouter vos tarifs
Cliquez sur "Créer un tarif" pour ajouter chaque tarif en spécifiant un nom, une description (si nécessaire) ainsi qu'un prix. Une fois créé, vous pouvez facilement dupliquer un tarif afin d'importer rapidement votre programmation.
4. Créer vos pass
Un pass peut être un tarif comme un autre, mais pour la plupart des festivals, c'est un peu plus que cela. Il doit pouvoir être flashé plusieurs fois, et surtout il doit pouvoir se décompter des jauges de chaque journée. Pour créer un pass "intelligent", vous devez vous rendre dans les propriétés du tarif et cocher la case "Inclure des tarifs dans un tarif" dans laquelle vous désignerez chaque tarif (spectacle) qui est inclus dans le pass.
Et si je n'utilise pas la fonction "Inclure des tarifs dans le tarif" ?
Si vous n'avez pas utilisé la fonction multipass, pas de panique :
- vos jauges ne seront pas partagées automatiquement, mais vous pouvez tout à fait fixer des totaux manuellement (X pass à vendre et Y billets par représentation en dehors des pass).
- au contrôle d'accès, vous pourrez créer différentes listes de contrôle dans lesquelles vous intégrerez les pass à chaque fois (voir tutoriel)
Voila ! Le plus dur est fait !
D'autres rubriques qui pourraient vous intéresser pour la suite de la configuration :
- Quota
A qui s'adresse ce modèle ? Vous organisez un événement où il est proposé des inscriptions (ateliers, conférence, etc.) supplémentaires à l'intérieur de l'événement.
Méthode 1 : Via le formulaire
Vous utilisez la page "Formulaires" de l'événement pour proposer des choix via des menus déroulants ou cases à cocher.
Inconvénient : Vous ne pouvez pas gérer un quota limité associé à chaque option/choix (par exemple si vous avez 100 tee-shirts dans chaque taille).
Mise en place : Vous cliquez sur "Formulaires" > "Ajouter un champ" > "Champ personnalisé".
Méthode 2 : Via des tarifs indépendants
Vous faites des tarifs pour chaque atelier en plus du tarif principal et les rendez disponibles dans le panier.
Inconvénients : Vous ne pouvez pas attacher les inscriptions au billet de chaque participant, ni limiter le nombre de sous inscriptions pour chaque participant.
Mise en place : Depuis la page "Tarifs" de votre événement, cliquez sur "Créer un tarif" pour créer vos différents choix/options.
Méthode 3 : Via l'inclusion de tarifs dans un tarif
Chaque participant aura un billet qui contient la liste de ses inscriptions supplémentaires. Chaque inscription pourra être flashée.
1. Vous créez vos tarifs d'inscription permettant l'accès à votre événement
2. Vous créez vos tarifs (gratuit ou payant) pour les inscriptions supplémentaires (ici à des ateliers).
Vous devez les masquer afin qu'ils ne soient pas visibles depuis l'étape 1 du panier (propriété du tarif, "visibilité" sur "masqué")
3. Vous utilisez la fonction "Inclure des tarifs dans un tarif" (dans les options avancées du tarif d'accès à votre événement) pour définir les inscriptions supplémentaires possibles pour chaque participant
Test du parcours acheteur
Vous testez le parcours acheteur en cliquant sur bouton "panier" pour valider que cela convient à votre besoin.
Etape 1 : Choix du tarif d'inscription à l'événement
Etape 2 : Choix des différents ateliers
Dernière étape : confirmation d'achat avec mentions des ateliers sélectionnés
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Méthode 4 : Via un système de code abonné
Cette méthode contrairement aux précédentes fonctionne en 2 temps. Un premier achat/réservation que nous allons nommé phase 1 puis un retour sur la boutique pour choisir les options/ateliers ou d'autres tarifs (que nous nommons phase 2). Elle présente également l'interet d'être utilisable si vous avez déja vendu les inscriptions ou si vous souhaitez volontairement séparer les deux phases dans le temps.
Pré-requis (Important)
- Si il n'existe pas déja, vous avoir un événement qui vends la phase 1
- Ensuite vous devez avoir un événement (ou des tarifs dans l'événement d'inscription initiale) qui vont représenter la phase 2. Ces tarifs seront bloqués par un code.
- La suite du tutoriel ne porte "que" sur le fait de créer un lien automatisé entre la phase 1 d'inscription et la phase 2.
Mise en place :
1. Créer la liste d'abonnés : en vous rendant dans "Offres spéciales" et en cliquant sur "Abonnés" > "Codes abonnés".
2. Cliquez sur "voir les paramètres de la liste" et saisissez Type d'identification : Identification billet
3. Désigner le tarif qui alimente la liste : En haut de le page, vous désignez les tarifs de la phase 1. Concrétement, le fait d'avoir désigné ce tarif fera qu'a chaque inscription sur celui ci, le code de l'inscrit sera ajouté dans la liste, qui ensuite autorisera le retrait de certains tarifs en phase 2.
4. Au bas de la page, créez une ou plusieurs campagne en indiquant "action=autoriser l'achat" et designez tous les tarifs ateliers/options parmi lesquels les billets pourront être débloqués ainsi qu'une quantité autorisée qui représente le nombre de fois ou le code pourra être utilisé
Coté acheteur : L'acheteur se verra invité à saisir son identifiant billet obtenu en phase 1 pour pouvoir débloquer les tarifs de la phase 2.
Comment gérer une adhésion ou une cotisation ? C'est très simple !
1. Créer l'adhésion
Rendez vous dans "Mes événements" puis "Créer un événement" et sélectionnez "Adhésion, Cotisation".
Définissez une date de début et de fin pour l'encaissement de l'adhésion.
Définissez une date de début et de fin pour l'encaissement de l'adhésion.
2. Ajouter vos tarifs
Dans la page "Tarifs", ajoutez autant de tarifs que nécessaire.
3. Personnaliser votre page de présentation
La page "Boutique" de votre événement vous permet de présenter votre opération et d'y ajouter une image, une description, etc
4. Diffuser le lien vers vos adhérents
L'adresse de la page "Boutique" est celle que vous devez diffuser auprès de vos futurs adhérents.
5. Exporter ou consulter la liste des adhérents
La page "liste des participants" vous permet de visualiser les inscrits.
Vous pouvez exporter les données vers Excel via le bouton "exporter".
D'autres rubriques pourraient vous intéresser pour la suite de la configuration :
- Besoin d'intégrer l'adhésion sur votre site ? Intégration sur votre site internet
- Besoin de proposer cette adhésion en plus de vos événements ? Page organisateur
- Besoin de réutiliser ces adhésions sur d'autres événements ? Codes abonnés
Pour qui ? Vous présentez plusieurs événements distincts.
✔️Compatible avec le placement numéroté
✔️Compatible avec le mode séance
❌ Non compatible avec "Inclure des tarifs dans un tarif" mais ✔️ Compatible avec le package promotionnel
1. Créer un événement modèle
Rendez vous dans "Mes événements" puis "Créer un événement".
Ajoutez vos tarifs, visuels, instructions ainsi que tous les détails nécéssaires pour présenter votre événement.
Activez le mode séance si vos événements possèdent plusieurs dates identiques (théatre par exemple).
2. Dupliquez votre événement modèle pour générer la saison
Une fois que votre modèle vous satisfait pleinement, cliquez sur "Dupliquer" dans "Mes événements" afin de facilement le reproduire sur toutes les occurences nécessaires de votre saison.
3. Créez une page organisateur ou un widget multi-événements pour présenter l'ensemble
Tous les événements de votre saison seront présentés dans une seule page ou un seul module de vente. Cela permet un lien unique pour vos visiteurs, un système de panier et la possibilité de créer des offres packagées.
4. Configurez vos offres promotionnelles (si existantes)
Le package promotionnel permet de créer des offres pour l'achat de plusieurs éléments de la saison. Si vous souhaitez créer un abonnement, il suffit de créer un événement dédié à la vente de l'abonnement et de l'associer à une liste abonné.
Carte d'abonnement, package, pass : il existe différentes manières de gérer des offres préférentielles. On vous aide à choisir ici !
Si ce sont des offres privées :
Si ce sont des offres publiques :
> S'il s'agit d'une carte d'abonnement qui sera utilisée ultérieurement à l'achat :
Utilisez la fonction Codes abonnés
L'acheteur achète un abonnement dans un événement dédié, ce qui lui fournit un code abonné qu'il utilise ensuite pour retirer ses tarifs abonnés sur un ou plusieurs événements.
> Si je suis en mesure de réunir les prestations dans un seul événement :
Utilisez la fonction Inclure des tarifs dans un tarif
Au sein d'un même événement, vous utilisez les catégories pour matérialiser les représentations. Les pass permettent d'inclure plusieurs prestations dans un seul billet, dans un format défini à l'avance ou avec des choix ou options payantes. Cette solution n'est pas compatible avec l'utilisation du placement numéroté.
> Sinon :
Utilisez la fonction package promotionnel
Un package promotionnel ajoute plusieurs billets vers plusieurs événements au panier d'un acheteur, tout en incluant une réduction sur un ou plusieurs éléments. C'est une réduction sur chaque produit et non une logique de type "pour X euros vous avez Y produits".
Saisir une commande réglée "hors ligne" :
- Rendez vous sur la page "Ajouter une commande" de votre événement.
- Saisissez la commande comme si vous étiez un acheteur
- Si vous souhaitez que le bénéficiaire recoive les billets, saisissez son email
- Lors de l'étape de paiement, vous pourrez sélectionner un mode de paiement organisateur (espèces, chèque, TPE, autre) dans l'encart "options de l'organisateur"
- Cochez "envoyer par email" si vous souhaitez que l'acheteur recoive les billet par email.
Saisir une commande et envoyer un lien de paiement :
- Rendez vous sur la page "Ajouter une commande" de votre événement.
- Saisissez la commande comme si vous étiez un acheteur
- Saisissez l'email de la personne qui devra effectuer le réglement
- Lors de l'étape de paiement, vous pourrez sélectionner le mode de paiement "réservation" dans l'encart "options de l'organisateur".
- Cochez "envoyer par email"
- L'acheteur recevra un email qui lui permettra de régler par carte bancaire.
Saisir une réservation à régler ultérieurement :
Consultez la rubrique "réservation"
Saisir une commande pour une date passée :
- Si vous utilisez le mode séance, en allant dans la page "ajouter une commande" > "ajout manuel", vous trouverez un bouton "afficher les séances passées" à coté du menu du choix de séance.
- Si vous n'utilisez pas le mode séance, il suffit de vous rendre dans votre événement sur la page "ajouter une commande" > "ajout manuel".
Si vos ventes ne sont pas encore ouvertes :
Il n'existe pas de moyen de passer outre une boutique qui ne serait pas en ligne, ou une boutique qui aurait une période de vente globale qui ne serait pas débutée.
Il n'existe pas de moyen de passer outre une boutique qui ne serait pas en ligne, ou une boutique qui aurait une période de vente globale qui ne serait pas débutée.
Si vous voulez ouvrir un accès il faut donc :
- soit cocher l'option "secret" dans la page "options" de l'événement, puis ouvrir la boutique et diffuser le lien de la boutique vers votre public restreint
- soit masquer tous vos tarifs, ouvrir la boutique et créer des liens secrets vers un ou plusieurs tarifs depuis les propriétés de ceux-ci (visibilité : lien secret).
Vente en guichet :
L'option "toujours vendre en guichet" disponible dans la page "Tarifs" > "Période de vente" permet de s'assurer que les guichets puissent vendre malgré une période de vente non débutée ou terminée.
Si vos ventes sont déja ouvertes :
La fonction "visibilité:lien secret" de n'importe quel tarif permet de le rendre visible aux seuls possesseurs d'un lien (voir lien secret).
Il est aussi possible de restreindre l'achat via un mot de passe unique ou personnel (voir filtrage).
Ces deux systèmes peuvent être cumulés.
Brouillon :
Créez tout d'abord votre événement. Vous pouvez activer la mise en ligne (bouton on/off) puis la désactiver si nécéssaire.
Programmer la mise en vente :
Si vous souhaitez retarder la mise en vente, le schéma le plus classique est de mettre la boutique en ligne mais de fixer une date de début de ventes dans "tarifs".
Alternativement, vous pouvez aussi garder la boutique hors ligne, puis la mettre en ligne manuellement au moment venu.
Alternativement, vous pouvez aussi garder la boutique hors ligne, puis la mettre en ligne manuellement au moment venu.
Modifier un événement en vente :
Tous les paramètres d'un événement peuvent être modifiés à tout moment (sauf les taux de TVA).
En cas de changement majeur (lieu, date, programmation) consultez la rubrique "Gestion des participants" afin de connaitre vos obligations vis à vis des acheteurs. Si l'événement est clôturé, il est possible de le réouvrir si la clôture est relativement récente (voir ci dessous).
Tous les paramètres d'un événement peuvent être modifiés à tout moment (sauf les taux de TVA).
En cas de changement majeur (lieu, date, programmation) consultez la rubrique "Gestion des participants" afin de connaitre vos obligations vis à vis des acheteurs. Si l'événement est clôturé, il est possible de le réouvrir si la clôture est relativement récente (voir ci dessous).
Etendre un événement :
Vous pouvez modifier les dates de début et de fin de l'événement ou rajouter des séances. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la clôture est relativement récente (voir ci dessous).
Vous pouvez modifier les dates de début et de fin de l'événement ou rajouter des séances. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la clôture est relativement récente (voir ci dessous).
Clôturer un événement :
Il n'est pas nécéssaire qu'un événement soit cloturé pour recevoir les virements bancaires.
Une fois l'événement terminé, il est cloturé 7 jours après sa date de fin.
Il peut être clôturé depuis "Mes événements" en cliquant sur la flèche à droite de l'événement. Cliquez alors sur "Clôturer".
Il peut être clôturé depuis "Mes infos" > "Virement" en cliquant sur l'entrée "Clôturer" directement dans la liste des événements affichés.
Il peut être clôturé depuis "Mes infos" > "Virement" en cliquant sur l'entrée "Clôturer" directement dans la liste des événements affichés.
Ré-ouvrir un événement cloturé :
Il est également possible de ré-ouvrir un événement clôturé pendant quelques mois suivant sa clôture depuis la page "l'événement" ou toute page d'édition de l'événement.
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Accès aux evénéments passés :
Les événements passés sont accessibles depuis "Mes événements" en cliquant sur le filtre "Archivés".
Les événements passés sont accessibles depuis "Mes événements" en cliquant sur le filtre "Archivés".
Les événements cloturés/passés peuvent être consultés ou dupliqués pendant 2 ans.
Vous pouvez à tout moment mettre en ligne ou hors ligne un événement si vous souhaitez par exemple le faire disparaitre ou le dé-référencer.
Réutiliser un modèle d'événement sur un autre :
Via le bouton "dupliquer" présent sur chaque événement dans "mes événements", vous pouvez facilement réutiliser un événement pour en créer un autre.
Réutiliser l'adresse d'un événement pour un autre :
En dupliquant un événement cloturé, vous pouvez réutiliser son adresse si vous le souhaitez.
Conservation des données :
- Les données personnelles des acheteurs sont conservées par défaut et au maximum pendant 5 ans. Pensez à exporter les données dont vous auriez besoin. Nous ne garantissons pas une conservation sur le long terme (passé 2 ans)
- Les remboursements sur carte bancaire sont possibles pendant un an après la date d'achat.
Depuis la boutique, en passant en vue organisateur, vous aurez des moyens de paiements "hors ligne" (par exemple "autre"). Ces outils vous permettent de simuler un achat de bout en bout. Ces commandes peuvent être supprimées depuis la liste des participants.
Vue organisateur / Vue acheteur
Si vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur Billetweb, vous aurez la possibilité d'alterner entre la vue acheteur et la vue organisateur, et ce dans tout module de vente. Utiliser la vue organisateur lève les limites de dates, de quantités et de visibilité ! Attention : avec cette vue, les quotas peuvent ne pas être respectés et/ou dépassés.
La vue organisateur permet de :
- tester ou visualiser votre billetterie malgré certains paramètres (boutique hors ligne, hors période de vente).
- émettre des billets au-delà des quotas fixés (pas de quantité min, max ou de quota)
- ne pas remplir tous les champs obligatoires des formulaires
- utiliser des moyens de paiement réservés à l'organisateur (paiement hors ligne, invitations, réservations)
- simuler des achats via les moyens de paiements organisateur
Comment tester de bout en bout un achat
Lorsque vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur la plateforme, vous pouvez alterner entre la vue acheteur et la vue organisateur depuis votre boutique ou depuis le panier.
- Dans le panier, activer la vue organisateur permet d'accéder aux tarifs malgré une période de vente non débutée.
- Au moment du paiement : une option "Marquer comme payé" est disponible sur la page "Saisir une commande ou une invitation" ou si votre boutique/votre site est en "Vue organisateur".
Parmi les moyens de paiement organisateur disponibles, tous produiront le même effet, sauf "invitation" (l'e-mail de confirmation est différent) et "réservation" (pas de billets avant le futur paiement). Si à l'étape paiement, vous passez en vue organisateur, que vous choisissez un paiement comme "Autre" et que vous cochez la case "expédier par email", vous aurez un résultat très proche de ce qu'un acheteur payant par carte bancaire pourra avoir. Seule la facture sera différente.
Ce qui peut être annulé ou pas
Les paiements par carte bancaire sont réels et restent visibles dans la liste des participants même une fois remboursé (le quota/placement est cependant libéré après remboursement)
Note : Un paiement par carte bancaire même remboursé engendre une commission (la commission est facturée lors de la transaction d'achat).
Les commandes avec des paiements hors ligne (tout sauf paiement par carte bancaire) peuvent être supprimées de la liste des participants. Pour la comptabilité, une ligne de remboursement est alors générée. C'est une obligation légale/comptable. La seule manière de remettre à zéro est expliqué dans le paragraphe suivant.
Remise à zéro comptable après test
Si vous n'avez pas de billet existant (s'ils ont été supprimés depuis la liste des participants), vous pouvez remettre l'historique comptable à zéro depuis le tableau de bord de l'événement (voir ci dessous).
Vous pouvez tester le contrôle d'accès selon les méthodes proposées dans la rubrique "Toutes les méthodes de contrôle d'accès".
Comment annuler le compostage d'un billet ?
- Depuis l'application mobile gratuite Billetweb, qui permet de contrôler les billets, il est possible d'annuler le compostage de billets. Cliquez d'abord sur l'historique ou via la fonction "rechercher". Cliquez ensuite sur la ligne corresponsante. Également, vous pouvez annuler le compostage après avoir flashé un billet, en tapant sur le carré de couleur qui affiche le résultat du scan.
- Depuis votre interface organisateur (site internet) : dans la page "Liste des participants", cochez le ou les billets puis séléctionnez "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Comment remettre à zéro tout l'historique ?
Si votre événement n'est pas commencé, vous pourrez remettre à zéro l'historique des flashs? Rendez-vous sur sur la page de suivi des entrées, disponible dans la partie 3 "Contrôle des billets".
Si votre événement n'est pas commencé, vous pourrez remettre à zéro l'historique des flashs? Rendez-vous sur sur la page de suivi des entrées, disponible dans la partie 3 "Contrôle des billets".
Billetweb prélève une commission à la source, d'une valeur de 0,29 € + 1% du prix du billet. Cette somme est prélevée uniquement sur les billets payés en ligne par carte bancaire. Tous les autres types d'édition sont gratuits (invitations, guichet, impression de stock) si vous ne dépassez pas 10 000 billets par an. L'accès à la plateforme est gratuit. Les remboursements sont gratuits, mais la commission d'achat reste facturée. Le placement numéroté ajoute un surcout de 10 centimes par billet (pour les billets payés en ligne).
La commission : inclue dans le prix ou non ?
La commission étant prélevée à la source, vous avez la possibilité de l'inclure dans le prix de base, ou d'ajouter un supplément pour le spectateur par rapport au montant que vous voulez obtenir. Dans la partie "Tarifs", vous pouvez choisir d'éditer ce dernier pour avoir un "prix de vente" ou un prix "perçu sur vente en ligne". Vous contrôlez ainsi exactement quelle somme vous revient après la transaction.
Ne pas afficher la commission dans le panier
Le prix défini dans les propriétés du tarif est le prix payé par l'acheteur.
Il est possible d'afficher le prix hors commission à l'étape 1 du panier. Rendez-vous sur la page "Options" de l'événement > "Options du panier" > "Afficher le prix hors commission"
Prix guichet
Il est possible d'exclure le montant de la commission ou les paramètres du guichet de vente. Il est également possible de définir un prix "guichet" dans les propriétés d'un tarif.
Par défaut, ce montant n'est pas exclus, ce qui évite l'écart entre le prix guichet et le prix en ligne.
Par défaut, ce montant n'est pas exclus, ce qui évite l'écart entre le prix guichet et le prix en ligne.
Bilan financier des commissions
Vous pouvez retrouver les totaux de commissions dans la partie "Mes infos" > "Comptabilité"
- par événement, dans la synthèse pdf ou dans le "détail" via la colonne "frais"
- par période, dans la synthèse pdf ou dans le "détail" via la colonne "frais"
- dans un tableau multi événements, en cliquant sur "voir les totaux" puis via la colonne "total commission"
Qui paie la commission ?
Comptablement personne car en contrat opaque la commission est la marge de Billetweb. Dans les faits, l'organisateur définie le prix final payé par l'acheteur et c'est à l'organisateur que nous rendons compte des commissions.
Comptablement personne car en contrat opaque la commission est la marge de Billetweb. Dans les faits, l'organisateur définie le prix final payé par l'acheteur et c'est à l'organisateur que nous rendons compte des commissions.
Voici un récapitulatif des visuels qui peuvent être personnalisés. Aucun n'est obligatoire et les éléments minimum conseillés sont indiqués ci dessous.
Affiche de l'événement [Conseillé]
Format : A4 ou carré, taille minimum 200px.
Affichée :
- l'agenda du site Billetweb sous forme de miniature carrée
- dans les emails de confirmation d'achat
- dans votre backoffice
Où la charger ? : Page "l'événement" de votre événement ou lors de la création de l'événement
Où la charger ? : Page "l'événement" de votre événement ou lors de la création de l'événement
Image de couverture de la boutique [Conseillé sauf si vous vendez sur votre site]
Affichée dans la boutique d'un événement, premier élément visible. Utile sauf si vous vendez exclusivement sur votre site (= pas de boutique)
Format
Boutique version 2 : L'image de couverture de la boutique doit être fournie dans un format minimum de 904x344px.
Boutique version 1 : Paysage, 1040px de large minimum, pas de hauteur imposée
Où la charger ? : Page "boutique" de votre événement
Visuels billets / badges
Il existe 2 formats de billets simplifiés :
- Le format billet 2022 : Plus d'information
- Le format billet classique : Plus d'information
Il existe 2 formats totalement personnalisés
- Le format pleine page : Plus d'information
- Le format badge : Plus d'information
Il existe un format "bon cadeau" : Plus d'information
Image de l'email de confirmation d'achat
Affichée au bas de l'email de confirmation d'achat et invitations
Format : libre avec un minimum de 500px de large
Où la charger ? : Page "Instructions" de votre événement. Possibilité de choisir une couleur pour les textes
Page organisateur
Si vous utilisez la page organisateur (page récapitulant tous vos événements) vous pouvez charger une image de couverture (hauteur libre et largeur minimum de 1040px) que vous accompagnerez d'un texte de présentation ainsi que d'une couleur dominante au choix.
Personnalisation avancée de la boutique
Fond de page :
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique.
Format : Libre avec largeur minimum de 1400px
Où la charger ? : Page "boutique" de votre événement
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Gallerie :
Vous pouvez ajouter des images qui seront mises en formes automatiquement dans un bloc unique (la taille des images diminuera selon leur nombre). Le visiteur pourra les visualiser en cliquant surs celle ci.
Bloc personnalisé :
Vous pouvez créer des blocs personnalisés contenant vos images, vidéos ou textes. Ils peuvent être positionnés dans la colonne de droite ou de gauche d'une page de la boutique. Vous pouvez télécharger vos contenus depuis l'éditeur avancé de ces blocs.
Il existe une complexité potentielle concernant le sens des mots utilisés dans la communication autour des sujets de billetterie. Nous définissons les mots utilisés dans Billetweb et les concepts associés :
Séance : Une représentation d'un événement dans le cas où celui-ci se reproduit plusieurs fois. La plupart des événements n'utilisent pas de séance.
Tarif : Un type de billet ou de produit mis en vente. Un tarif peut être gratuit ou payant. Deux tarifs peuvent avoir le même prix.
Pass : Un billet qui, pour une même personne, va ouvrir le droit à plusieurs prestations.
Pack : Une ligne dans le panier qui va ajouter plusieurs éléments en une seule fois
Formulaire : Les informations que l'acheteur devra compléter lors de l'inscription ou l'achat d'un produit/billet
Participant : La personne qui assistera à l'événement/la prestation, par opposition à l'acheteur qui réalise la commande
Acheteur : La personne qui réalise la commande (avec ou sans paiement)
Guichet : Un guichet ouvre un droit d'accès à une fonctionnalité précise (vente, contrôle d'accès, gestion d'événement) et sur un ou plusieurs événements précis
Boutique : Une page de vente personnalisable (mini-site web)
Agenda : Un module de vente qui réunit plusieurs événements
Page organisateur : Une page de vente qui présente l'organisateur et liste ses événements ouverts à la résevation
Code/Widget d'intégration : Un code informatique permettant de faire apparaitre le module de vente sur votre site web
Créer un événement
Pour créer un nouvel événement, rendez vous dans votre interface "Mes événements" et cliquez sur le bouton "+".
Dupliquer/Réutiliser un événement
Afin de gagner du temps, vous pouver utiliser un événement existant comme modèle. Utilisez la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements (à coté de l'icône "Supprimer"). Vous pouvez alors choisir les éléments à dupliquer (tarifs, séances, etc). Il est également possible de réutiliser l'adresse de la boutique du premier événement. Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer.
Afin de gagner du temps, vous pouver utiliser un événement existant comme modèle. Utilisez la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements (à coté de l'icône "Supprimer"). Vous pouvez alors choisir les éléments à dupliquer (tarifs, séances, etc). Il est également possible de réutiliser l'adresse de la boutique du premier événement. Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer.
Supprimer un événement
Vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un événement depuis la page "Mes événements". Il faut au préalable supprimer tous les billets existants depuis la liste des participants. Cela n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de ventes en ligne. Si vous ne pouvez pas le supprimer, il est possible de le mettre hors ligne (bouton on/off).
Vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un événement depuis la page "Mes événements". Il faut au préalable supprimer tous les billets existants depuis la liste des participants. Cela n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de ventes en ligne. Si vous ne pouvez pas le supprimer, il est possible de le mettre hors ligne (bouton on/off).
Modifier les données événements
Les données principales de l'événement (nom, date, lieu, sur-titre) peuvent être modifiées à tout moment via la page "L'événement".
L'adresse de la boutique n'est pas impactée par ces modifications si vous ne la modifiez pas manuellement.
Si vous avez déjà émis des billets, pensez à tenir vos acheteurs informés de toute modification.
Masquer l'heure
Si vous voulez ne pas afficher d'heure, il suffit que l'événement commence et termine à minuit ou que vous cochiez la case "masquer les heures" dans la page "L'événement" de votre événement.
Masquer la date
Si vous configurez votre événement pour que sa durée dépasse 30 jours (de la date de début jusqu'a date de fin), vous aurez un bouton vous offrant la possibilité de "Masquer les dates" dans la page "L'événement".
- Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet ou affichée dans la boutique.
- Avant l'achat, précisez dans la description de la boutique ou de chaque tarif les conditions d'accès (quand ?)
- Vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans la page "Instructions" afin qu'elles soient bien stipulées à l'acheteur
- Au contrôle d'accès, les billets déja compostés ou avec une date de validité dépassée ne seront pas listés (sauf ceux compostés dans la journée en cours).
Les événements sont triés dans le backoffice et dans les agendas par date de début/prochaine représentation.
Si vous souhaitez prioriser un événement sur un autre (à date égale) vous pouvez utiliser le premier caractère du champs "Mots clés" dans la page "l'événement".
Exemple de vue calendrier + horaire
Quand utiliser le mode séance ?
✔️ Pour produire le même spectacle plusieurs fois (ex : théatre, visites, etc)
✔️ Quand la majorité des acheteurs ne cherchent pas à cumuler plusieurs séances dans un seul achat
❌ Pour chercher à cumuler plusieurs séances de manière systématique (ex : festival)
❌ Pour réaliser des pass
Si chaque participant est amené à cumuler des activités au sein d'un même achat ou que vous avez des pass (cas typique : le festival), n'utilisez PAS le mode séance. Divisez plutôt votre événement en utilisant des catégories de tarifs dont l'intitulé indiquera la date/heure de la séance. (cf "Tarifs" > "Catégories").Covid19
Il est possible de condamner l'accès à une séance dès qu'une commande a été effectuée, afin par exemple de limiter le mélange de personnes inconnnues (voir la fonction "séance privatisée" décrite ci-dessous)
Activer le mode séance
Pour activer le mode séance dans un événement, sélectionnez l'événement, puis rendez vous dans la page "L'événement". Cliquez sur "+ Ajouter d'autres séances" ou au bas de la page "Tarifs" > "+ Séances"
Les dates de l'événement seront ajustées selon la première et dernière séance, sauf si certaines séances sont en visibilité masquée.
Lorsque l'acheteur choisit une séance, les dates figurants sur le billet sont celles de la séance choisie.
Lorsque l'acheteur choisit une séance, les dates figurants sur le billet sont celles de la séance choisie.
Ajouter des séances
Une fois le mode séance activé, cliquez sur "Créer une séance" pour ajouter une ou plusieurs séances. Une date suffit par séance.
Les paramètres supplémentaires peuvent être spécifiés en cliquant sur "Afficher les paramètres facultatifs" lors de la création d'une séance. Vous pouvez par exemple ajouter :
- une durée
- une heure (par opposition à une séance qui représente une journée avec une heure définie à 00:00)
- un quota (qui porte sur toute la séance)
- une visibilité spécifique (en ligne, guichet, lien, masqué, etc)
- certains tarifs disponibles et pas d'autres
- si spécifique à chaque séance : un lieu, un titre, un description, un message de confirmation
- séances secondaire, séance privatisable (voir ci dessous)
Astuces pour ajouter rapidement vos séances
- L'idée est de créer un schéma que vous allez ensuite dupliquer. Cliquez sur "Créer une séance" puis ajoutez toutes les séances nécéssaires pour votre première période. Cette dernière fera office de schéma.
- Après avoir validé, sélectionnez les séances, puis vous cliquez sur "Modifier" > "Répéter toutes les semaines" ou "Cloner à d'autres dates".
- Via les filtres, vous pouvez choisir seulement certains horaires, types, etc afin de dupliquer seulement ce que vous souhaitez.
Modifier des séances
Rendez vous dans séances, cliquez sur la ou les séances à modifier puis sélectionnez le bouton "Modifier".
Affichage des séances pour l'acheteur
Choix de la date
Depuis la page "Options" > "Options du panier", vous pourrez forcer un mode d'affichage parmi :
- calendrier (affiche le calendrier + les horaires sous forme de liste ou de carrés selon la quantité d'information à afficher)
- grouper par nom
- grouper par lieu
- grouper par jour
- grouper par semaine
- grouper par mois
Si vous ne définissez rien, le mode automatique choisira une vue adaptée selon le nombre de séances (liste/calendrier).
En mode automatique, si vous avez relativement peu de dates, la vue liste est sélectionnée. Si le nombre de séances devient plus important, la vue calendrier est privilégiée.
En mode automatique, si vous avez relativement peu de dates, la vue liste est sélectionnée. Si le nombre de séances devient plus important, la vue calendrier est privilégiée.
Vue calendrier
Vue liste : grouper par mois, semaine, titre, etc
Choix de l'heure
- si vous n'avez complété que le champ date/heure/titre dans vos séances, l'affichage se présente sous forme de carrés stipulant les horaires. Si vous avez le champ "titre" défini, Billetweb ajoute au dessus des créneaux horaires un filtre avec les différents titres. Cela permet de rapidement voir les horaires d'un titre spécifique.
- si vous ajoutez plus de champs (lieux, etc), la présentation est sous forme d'une liste
Suivi du remplissage des séances
En vous rendant dans la page "séances" de votre événement, vous pouvez visualiser le taux de remplissage de chaque séance.
Il est également possible d'afficher les séances directement dans le menu "mes événements". Il faut pour cela cliquer sur la flèche puis cocher "Afficher une ligne par séance".
Il est également possible d'afficher les séances directement dans le menu "mes événements". Il faut pour cela cliquer sur la flèche puis cocher "Afficher une ligne par séance".
Tarifs/contenus différents selon la date
Vous pouvez choisir les tarifs disponibles pour une ou plusieurs séances, ce qui vous permet d'appliquer des tarifications différentes selon les dates. Il suffit de créer plusieurs versions de vos tarifs dans la page "Tarifs". Ensuite, assurez-vous que les bons tarifs sont assignés aux bonnes séances. Pour cela, vous pouvez les sélectionner lors de la création de la séance, soit en cliquant sur "séances" > séléctionnez la ou les séances > "modifier" > "tarifs". Chaque séance peut avoir son propre titre et sa propre description.
Quotas différents selon la séance
Vous pouvez appliquer des quotas spécifiques à certaines séances depuis la page "séances" > sélectionnez la ou les séances > modifier > quota > affiner.
Vous pouvez visualiser les tarifs vendus par tarif et par séance. Rendez-vous sur la page "tarifs" et choisissez la séance concernée dans le menu déroulant.
Vous pouvez visualiser les tarifs vendus par tarif et par séance. Rendez-vous sur la page "tarifs" et choisissez la séance concernée dans le menu déroulant.
Séance masquée / Accessible par lien / séance guichet seulement
Séance masquée / guichet seulement
Les séances peuvent être visibles publiquement, en guichet ou via un lien. Pour changer la visibilité d'une séance, sélectionnez une ou plusieurs séances dans la page "séances". Cliquez ensuite sur éditer > visibilité.
Séance accessible par lien
Pour rendre la séance disponible seulement via un lien, sélectionnez une ou plusieurs séances dans la page "séances". Cliquez ensuite sur éditer > visibilité > lien.
Vous pouvez alors obtenir le lien dans la liste des séances en cliquant sur l'icône de la chaîne sur la séance.
Note : Si la séance secrète est également doublé avec des tarifs avec lien secret, il faut manuellement fusionner les deux liens (&session=XXX&quick=YYY)
Vous pouvez alors obtenir le lien dans la liste des séances en cliquant sur l'icône de la chaîne sur la séance.
Note : Si la séance secrète est également doublé avec des tarifs avec lien secret, il faut manuellement fusionner les deux liens (&session=XXX&quick=YYY)
Séance privatisable
La séance privatisable permet d'effectuer une action automatique :
- masquer la séance dès qu'une commande est effectuée (ex : un tarif de groupe avec un minimum de X est présent. Dès son achat la séance est retirée de la vente)
- masquer la séance une fois qu'un minimum est atteint sur plusieurs commandes (cela permet d'éviter de multiplier le nombre de "petits groupes" sur une séance)
- verrouiller la séance et demander le nom du premier acheteur en mot de passe (ex : vous organisez des séances privatisées mais chaque participant doit pouvoir payer de son côté). Attention : cette seconde option à le désavantage de ne pas garantir que l'intégralité des places sera effectivement réservées en pratique.
- verrouiller la séance et demander le nom du premier acheteur en mot de passe (ex : vous organisez des séances privatisées mais chaque participant doit pouvoir payer de son côté). Attention : cette seconde option à le désavantage de ne pas garantir que l'intégralité des places sera effectivement réservées en pratique.
- masquer les autres séances du même horaire (par ex : si vous avez un guide qui ne peut faire qu'une séance à la fois parmi 2 possibles).
Pour ce faire, cliquez sur "modifier" puis "séance privatisée". Vous pourrez choisir un tarif spécifique qui, une fois acheté, bloquera la séance ou "n'importe quel tarif". Le tarif de privatisation n'est plus proposé dès qu'une vente est effectuée pour cette séance.
Séance secondaire
Certaines séances peuvent être rendues visibles une fois que certaines autres sont complètes. Pour rendre certaines séances secondaires, sélectionnez la séance primaire et au moins une séance secondaire. Cliquez ensuite sur "séance secondaire" et désignez la séance primaire qui rendra les autres visibles.
Pré-séléctionner une date via un lien
Si vous souhaitez pré-séléctionner une date (ou une séance) via un lien interne de votre site web ou sur notre boutique, vous pouvez utiliser l'argument event_date=AAAA-MM-JJ
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.billetweb.fr/exemple?event_date=2020-02-28
Exemple sur une intégration : https://www.monsite.fr/billetterie?event_date=2020-02-28
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.billetweb.fr/exemple?event_date=2020-02-28
Exemple sur une intégration : https://www.monsite.fr/billetterie?event_date=2020-02-28
Filtrer une séance par nom via un lien
Vous pouvez filtrer les séances en affichant seulement les séances qui contiennent un mot ou titre précis en ajoutant à l'url de la liste des séances le paramètres &session_name=XXX. Exemple : https://www.billetweb.fr/shop.php?event=parc-attraction&session_name=Spectacle
Désactiver le mode séance / Supprimer une séance / Masquer une séance
Supprimer une séance
Pour supprimer une séance, sélectionnez là puis cliquez sur supprimer. Vous ne pouvez supprimer une séance que si celle ci est vide, donc sans commandes. Il faut donc avoir supprimé toutes les commandes auparavant depuis la liste des participants. Vous pouvez également tout simplement la masquer (voir ci dessous).
Masquer une séance
Les séances peuvent être visibles publiquement, en guichet ou via un lien. Pour masquer une séance, sélectionnez une ou plusieurs séances dans la page "séances" puis cliquez sur modifier > visibilité.
Désactiver le mode séance
Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance.
Pour cela, supprimez les autres en cliquant sur les séances puis "modifier" et "supprimer". Rendez-vous ensuite dans la page L'Événement et cliquez sur "Désactiver le mode séance"
Vous souhaitez organiser un événement en ligne ? Rien de plus simple !
1. Prévenir le public que l'événement aura lieu en ligne
Précisez à votre futur participant que l'événement se tiendra en ligne. Vous pouvez le notifier dans la description, mais aussi cocher la case "Cet événement aura lieu en ligne" depuis la page "L'Événement".
2. Désactivez l'émission des billets
Depuis la page "Visuels" de votre événement, vous pouvez décocher l'émission des billets si vous estimez que l'acheteur n'a pas besoin d'avoir un billet.
3. Communiquez le lien aux acheteurs.
- Intégrez votre lien dans le message de confirmation d'achat
Vous pouvez intégrer un lien ou une méthode pour se connecter dans la page "Instructions" de chaque événement. Ce lien sera distribué avec chaque email de confirmation d'inscription.
Note : Si vous utilisez le mode séance, le texte d'instruction peut être personnalisé pour chaque séance.
- Envoyez vous-même le lien
Dans les instructions fournies au participant, vous pouvez indiquer que vous lui enverrez un lien par email. Attention à ne pas le faire au dernier moment : la livraison des emails est parfois retardée !
Vous pouvez transmettre à votre participant les instructions de connexion par email depuis "Envoyer un message" ou via vos propres moyens. Vous pouvez récupérer l'email des acheteurs depuis la "Liste des participants" > "Exporter" > "Adresses e-mail".
- Transmettre le lien automatiquement au dernier moment (YouTube, Dailymotion, etc)
Afin de réduire le risque de partage, et pour que vous puissiez partager un lien vers une url de streaming au dernier moment, nous avons ajouté une option dédiée dans la page "L'Événement". Dans cette page, cochez la case "Cet événement aura lieu en ligne". La case "Billetweb distribuera mon lien" ajoutera un "lien d'accès" dans l'email de vos participants. Ce bouton "lien d'accès" renverra le participant vers son espace acheteur Billetweb. C'est ici qu'ils retrouveront l'url de streaming. Vous évitez ainsi les problèmes d'e-mail non reçu, en plus de pouvoir modifier le lien jusqu'au dernier moment.
Note : cette méthode doit être activée avant la première vente et ne sera plus activable ensuite
4. Lien avec identification (avancé)
Code d'accès unique fourni par Billetweb
Si vous avez besoin d'identifier vos participants en dehors de Bilettweb, il est possible d'utiliser le numéro de billet comme identifiant unique et imprévisible. Vous pouvez extraire les données via la liste des participants ou depuis l'api (il ressemble à cela : TXXX-XXXX-EXXXXX)
Votre lien d'accès + notre identifiant billet unique
Il est possible d'injecter l'identifiant du billet dans un lien envoyé dans la confirmation d'achat. Pour ce faire, rendez vous dans les propriétés du tarif concerné. Cochez "message spécifique" et rédigez un message dans lequel vous renseignez votre lien. Rajoutez {ID} là où vous souhaitez faire apparaitre l'identifiant unique.
Exemple : Voici votre lien d'accès https://www.monsite.fr/exemple.php?identifiant={ID}
Exemple : Voici votre lien d'accès https://www.monsite.fr/exemple.php?identifiant={ID}
Distribuer un de vos codes
Si et seulement si vous avez besoin de distribuer un de vos codes d'accès à vos participants, il est possible d'utiliser cette méthode
Intégration automatique : Billetweb + Zapier + Zoom
Cette méthode d'intégration s'adresse aux organisateurs qui souhaitent monétiser leurs contenus en empéchant les visionnages multiples depuis un même lien de diffusion, mais qui n'auront pas toutes les connaissances pour utiliser l'API.
Pré-requis : posséder un compte Zapier et un compte Zoom avec un abonnement "Webinaires".
Pré-requis : posséder un compte Zapier et un compte Zoom avec un abonnement "Webinaires".
Rendez-vous dans Zapier. Créez un zap qui va envoyer le nom, prénom et email de chaque nouvel inscrit vers l'application Zoom. Chaque nouvel inscrit dans la billetterie recevra alors un lien de connexion Zoom. Si vous souhaitez qu'un même lien ne puisse pas être visionné à différents endroits à la fois, pensez à décocher la case "autoriser les participants non-intervenants à se joindre depuis plusieurs appareils".
Quel taux utiliser ?
Si vous ne savez pas quel taux utiliser, vous pouvez consulter ce guide ou vous adresser au service des impôts.
Est-ce que Billetweb collecte la TVA ?
Non. Nous ne faisons qu'indiquer le montant que vous devrez reverser sur les documents comptables. En revanche, nous appliquons le taux de TVA sur les documents comptables et sur les factures acheteur, il doit donc être correct.
Un taux par événement
Chaque événement peut posséder son propre taux de TVA définissable dans la page "L'Événement". Le taux est demandé à la création de l'événement ou avant la mise en vente (pour le premier événement). Le taux peut être modifié seulement si aucun billet pour l'événement n'a été émis.
Plusieurs taux de TVA dans un même événement (taux par tarif)
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif. Pour cela,
Plusieurs taux de TVA dans un même événement (taux par tarif)
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif. Pour cela,
- Vous devez avoir défini un taux principal sur l'événement
- Rendez-vous ensuite dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options" et cochez "plusieurs TVA".
- Rendez-vous ensuite dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options" et cochez "plusieurs TVA".
- Vous pourrez ainsi modifier la TVA pour chaque tarif qui possède un taux différent de celui de l'événement. Il vous suffira de vous rendre dans les propriétés du tarif en question.
Plusieurs taux de TVA pour une même prestation
Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif. En revanche, Billetweb propose un système de pass qui peut permettre au billet émis de contenir plusieurs tarifs. Il faut alors découper votre prestation en plusieurs tarifs payants dans Billetweb sur lequel vous appliquez les différents taux. Utilisez ensuite un pass pour les réunir aux yeux des acheteurs.
Voici un exemple :
- Vous créez autant de tarifs que de taux de TVA sont nécessaires, avec chacun le montant requis. Vous placez ces tarifs en visibilité "masqué"
- Vous créez un tarif gratuit qui représente votre prestation. Dans les propriétés de ce tarif, cochez "Inclure des tarifs dans un tarif" et vous désignez les tarifs à inclure. Pour chaque tarif, ajoutez une condition avancée en indiquant le paramètre min=1,max=1,payant=oui
Plusieurs taux de TVA pour une même prestation
Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif. En revanche, Billetweb propose un système de pass qui peut permettre au billet émis de contenir plusieurs tarifs. Il faut alors découper votre prestation en plusieurs tarifs payants dans Billetweb sur lequel vous appliquez les différents taux. Utilisez ensuite un pass pour les réunir aux yeux des acheteurs.
Voici un exemple :
- Vous créez autant de tarifs que de taux de TVA sont nécessaires, avec chacun le montant requis. Vous placez ces tarifs en visibilité "masqué"
- Vous créez un tarif gratuit qui représente votre prestation. Dans les propriétés de ce tarif, cochez "Inclure des tarifs dans un tarif" et vous désignez les tarifs à inclure. Pour chaque tarif, ajoutez une condition avancée en indiquant le paramètre min=1,max=1,payant=oui
Note : votre événement doit avoir un taux principal définit pour utiliser cette fonctionnalité. Vous ne pouvez pas définir de taux de TVA par tarif si votre taux événement est à 0.
Alternative : Si les acheteurs n'ont pas vocation à récupérer la TVA, vous pouvez définir dans Billetweb un seul taux (le plus petit) comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Alternative : Si les acheteurs n'ont pas vocation à récupérer la TVA, vous pouvez définir dans Billetweb un seul taux (le plus petit) comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Taux organisateur
Le taux défini dans la page "Mes infos" > "Coordonnées" est le taux par défaut sélectionné lorsque vous créez un nouvel événement. Vous pouvez le modifier manuellement.
Coordonnées par défaut (si vous ne configurez rien)
Par défaut, les coordonnées exposées (sur les billets, dans la boutique, dans les emails de confirmation d'achat) sont les mêmes que celles de votre compte organisateur renseignées dans "Mes infos" > "Coordonnées". Si vous ne configurez rien, nous exposons le nom de l'organisateur, l'email et téléphone.
Définir un ou plusieurs contact acheteur
Si vous souhaitez exposer des coordonnées différentes, il est possible de créer des profils dans "Mes infos" > "Contact public".
Vous pouvez créer un ou plusieurs profils et y choisir les informations qui y figurent (minimum = nom + email). En créant un profil vous pouvez l'activer sur tous vos événements, certains seulement ou le faire devenir le profil par défaut pour vos futurs événements.
Appliquer un profil sur un événement
Chaque événement peut être associé à un contact existant depuis la page "L'Événement"
Conditions par défaut
L'acheteur doit accepter nos CGVs lors de son achat.
Ajout de spécificités
Vous pouvez également inclure un fichier pdf reprenant les règles contractuelles que l'acheteur devra valider au moment de son inscription, de la même manière qu'il valide nos CGVs (case à cocher). Vous pouvez télécharger vos conditions organisateurs sur la page 'Options'.
Communiquer sur vos spécificités
Si vous intégrez des conditions spécifiques (accès, remboursement...), n'oubliez-pas de les mentionner dans votre boutique ou dans la description de vos tarifs.Il est possible d'inclure un lien dans la description d'un tarif.
Si vous souhaitez insister sur une condition spécifique (être majeur par exemple), vous pouvez créer une case à cocher dans "Formulaires" et la rendre obligatoire.
Vous souhaitez que seuls les visiteurs possédant l'adresse de la boutique puissent acheter leur billet ? Rendez vous dans la page "Options" de l'événement et cochez la case "secret". Cette case se trouve au début de la page.
Un événement secret n'est pas référencé par les moteurs de recherche.
Les blocs "Partager l'événement" dans la boutique et dans le panier d'achat ne sont pas affichés.
Les textes de Billetweb
Les textes fournis par Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur ou de l'organisateur. La langue appliquée lorsque le visiteur accède à la page est la langue principale de son système. Il peut la changer si nécessaire en cliquant sur "Français" (ou autre langue le cas échéant), en haut à gauche du module de vente.
Note : Pour simuler l'affichage d'une langue particulière, il suffit de cliquer sur le même bouton (le cas échéant, "Français" dans le module de vente ou dans la boutique.
Traductions de vos textes
Vous souhaitez proposer vos textes dans plusieurs langues ? Nous avons cet outil. Nul besoin de traduire dans le même champ en plusieurs langues !
Vous pouvez ajouter une traduction personnalisée de vos contenus (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) depuis la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est l'une des langues disponibles sur Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais qu'elle n'est pas définie par vos soins, l'anglais lui sera proposé, ou, à défaut, la version originale de vos contenus. Si le français est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Vous pouvez ajouter une traduction personnalisée de vos contenus (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) depuis la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est l'une des langues disponibles sur Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais qu'elle n'est pas définie par vos soins, l'anglais lui sera proposé, ou, à défaut, la version originale de vos contenus. Si le français est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Traduction des champs du formulaire
Vous pouvez également traduire les champs des vos formulaires. Pour cela il vous suffit de sélectionner dans le menu déroulant des traductions "champs des formulaires" à la place de choisir un événement.
Présenter la boutique/le widget dans une langue spécifique
Si vous voulez verrouiller la langue d'une billetterie dans un lien ou dans une intégration, ajoutez &language=fr (par exemple) à la fin de l'adresse de la boutique, ou dans le paramètre data-src du module de vente.
Langue utilisée dans votre naviguation à vous, organisateur
Depuis la page "Mes infos" > "Identification", il est possible de modifier la langue sur laquelle vous serez renvoyé lorsque vous vous connectez à votre compte. Si au cours de votre utilisation, vous modifiez la langue depuis la boutique, la suite de votre naviguation en sera impactée.
Edition de commandes dans d'autres langues
- la boutique, l'ajout manuel dans "Ajouter une commande" et le guichet de vente associent la langue utilisée lors de la commande comme langue associée à la commande/aux billets.
- l'outil "ajouter une commande" > "tableur" permet d'ajouter une colonne pour spécifier la langue.
- l'espace partenaire permet de choisir l'anglais ou le français.
Lors de la création de l'événement, vous pouvez définir le fuseau horaire relatif à votre événement. Cela permet de s'assurer que Billetweb soit en phase avec les heures de votre événement (mise en vente, fin des ventes, affichage de l'événement sur le site et les appareils de controle, etc) Vous pouvez également définir votre fuseau horaire dans "Mes infos" > "Coordonnées" afin qu'il soit systématiquement pré-rempli lors de la création de vos événéments.
Coté acheteur et backoffice, nous exprimons toujours les horaires dans l'heure locale de l'événement.
Coté acheteur et backoffice, nous exprimons toujours les horaires dans l'heure locale de l'événement.
Une fois configurée par nos équipes et une fois l'email de confirmation validée par vos soins, vous pourrez choisir l'expéditeur des emails depuis la page "l'événement".
Un tarif = Un type de billet
Chez Billetweb, un "Tarif" est un type de billet et non un prix. Vous pouvez donc avoir deux tarifs avec le même prix, mais aussi avoir un tarif gratuit.
Exemple : un festival peut avoir plusieurs tarifs : Early Bird, Tarif jour 1, Tarif 3 jours, Invitations... Plusieurs types de billets sont proposés, chacun avec un tarif différent.
Comment ajouter un tarif ?
Choisissez un événement depuis Mes évènements. Cliquez ensuite sur "Tarifs" > "+ Créer un tarif". Vous pouvez créer autant de tarifs que nécessaire.
Généralement, un tarif représente un profil d'acheteur. Il peut aussi représenter un produit, un créneau, une option...
Prix du tarif :
C'est lors de la création du tarif que vous définissez son prix de vente. Deux cases sont présentées : le "Prix de Vente" inclut la commission, le prix "Perçu sur vente en ligne" représente la somme que vous touchez effectivement. Entre les deux, vous pouvez éditer le prix de votre choix, selon si vous souhaitez répercuter la commission Billetweb sur votre acheteur ou non.
Il est également possible de :
- définir un prix de vente guichet
- définir un prix barré afin de signifier d'une remise existante a l'acheteur
- ajouter des frais internes (DL) qui seront reportés sur la reddition de compte de l'événement
Emission d'un billet :
Chaque tarif peut émettre ou non un billet. Pour plus d'informations, rendez-vous dans la rubrique "Créer un tarif qui n'émet pas de billet".
Visibilité du tarif :
Chaque tarif peut être visible de tous, masqué, disponible en guichet ou en lien secret. C'est la propriété "Visibilité" du tarif qui vous permet de définir son statut.
Concernant la visibilité "Guichet", vous pouvez ensuite l'affiner par guichet de vente. Pour chaque guichet, rendez-vous sur "Outils" > "Guichet de vente". Ici, vous pouvez choisir les événements/tarifs à activer via les propriétés du guichet).
Concernant la visibilité "Guichet", vous pouvez ensuite l'affiner par guichet de vente. Pour chaque guichet, rendez-vous sur "Outils" > "Guichet de vente". Ici, vous pouvez choisir les événements/tarifs à activer via les propriétés du guichet).
En vue "organisateur", tous les tarifs sont visibles. Seul l'acheteur est affecté par la visibilité des tarifs. Pour plus d'informations, rendez-vous dans la rubrique Organisateur/vue acheteur/vue guichet.
Supprimer un tarif :
Pour supprimer un tarif, rendez-vous dans la page "Tarifs" de l'événement. Cliquez ensuite sur la flèche des options située à droite du tarif, puis sur "Supprimer".
Pour supprimer un tarif, vous devez au préalable supprimer l'ensemble des commandes contenant ce tarif. Pour ce faire, rendez-vous dans la "Liste des participants".
Si vous ne pouvez pas supprimer les commandes associées, vous pouvez masquer le tarif, le renommer ou modifier son prix.
Modifier le prix d'un tarif :
Vous pouvez modifier le prix d'un tarif depuis la page "Tarifs" ou depuis les propriétés de chaque tarif individuellement.
Vous pourriez avoir besoin de cette méthode pour faire évoluer vos prix selon un calendrier pré-établi, en cas d'erreur ou de changement de politique.
Lorsque vous modifiez le prix d'un tarif, les ventes déjà effectuées ne sont pas impactées.
Vous pourriez avoir besoin de cette méthode pour faire évoluer vos prix selon un calendrier pré-établi, en cas d'erreur ou de changement de politique.
Lorsque vous modifiez le prix d'un tarif, les ventes déjà effectuées ne sont pas impactées.
Modifier le nom ou d'autres paramètres :
Tous les paramètres peuvent être modifiés, même si vous avez déjà vendu des billets. Seule la TVA ne peut être modifiée. Ces effets sont rétroactifs : si vous modifiez le nom d'un tarif et que vous retéléchargez le billet, le nom sera modifié. Cependant, les acheteurs ne sont pas automatiquement informés de vos changements : pensez bien à les prévenir le cas échéant !
Don sous forme d'événement dédié :
Pour mettre en place une collecte de dons, vous pouvez créer un événement de type "Don en ligne".
Depuis la page "Mes Événements", créez un nouvel événement. Lorsque vous êtes invités à choisir le type, sélectionnez "Dons en ligne".
Voici un exemple d'opération de ce type : https://www.billetweb.fr/soutien-au-brin-de-zinc
Don sous forme de tarif :
Vous pouvez également ajouter à votre événement un tarif "Montant libre" (Étape 1 : Configuration > Tarifs > + Nouveau Tarif > Type de Prix : Prix libre). Vous pouvez proposer des montants suggérés et/ou mettre en place un montant minimum ou maximum.
Proposer un don sur tous vos événements à la fois :
Si vous avez beaucoup d'événements, vous pouvez proposer juste avant le paiement de faire un don pour une cause spécifique (à la place du micro-don). Depuis la page "Mes événements", créez un événement de type "Don en Ligne" en y ajoutant un tarif en "montant libre".
Vous pouvez également ajouter à votre événement un tarif "Montant libre" (Étape 1 : Configuration > Tarifs > + Nouveau Tarif > Type de Prix : Prix libre). Vous pouvez proposer des montants suggérés et/ou mettre en place un montant minimum ou maximum.
Proposer un don sur tous vos événements à la fois :
Si vous avez beaucoup d'événements, vous pouvez proposer juste avant le paiement de faire un don pour une cause spécifique (à la place du micro-don). Depuis la page "Mes événements", créez un événement de type "Don en Ligne" en y ajoutant un tarif en "montant libre".
Cochez la case "Proposer ce don sur d'autres événéments" dans la page "L'Événement" du don en ligne. Vous pourrez alors désigner les événements qui doivent proposeront le don.
Grâce à cette manipulation, avant son paiement, l'acheteur verra dans son panier un encart qui lui proposera de faire un don. Ce dernier sera matérialisé par une commande distincte ajoutée au panier. Une commission de 1% est appliquée sur ce don.
Micro don
Par défaut, Billetweb propose le micro don de 1€ pour tous ses événements via 4 partenaires nationaux : Les Restos du Coeur, Greenpeace, S.P.A et M.S.F.
Cela permet de collecter des centaines de milliers d'euros pour des causes reconnues et populaires. Pour vous, c'est totalement gratuit et transparent, nous ne prenons pas de commission sur ce micro don.
Vous pouvez désactiver le micro don depuis la page "Options", mais cela prive le spectateur de son libre arbitre.
Ces organismes peuvent être remplacés par une structure locale si vous avez un projet précis et lié à votre événement. Vous pouvez mettre en place ce don via la procédure précédente (proposer un don sur tous vos événements à la fois).
Les structures moins connues déclenchent généralement moins de générosité.
Recus fiscaux
Vous pouvez permettre à Billetweb d'émettre les recus fiscaux à votre place. Rendez-vous dans la rubrique "Recus fiscaux"
Attention : Pour assurer la bonne mise en place du bon cadeau, toutes les étapes de ce tutoriel doivent être suivies pas à pas. Si vous n'arrivez pas à faire fonctionner le bon cadeau, vérifiez que toutes les étapes sont bien suivies.
Note : Si le bon cadeau que vous souhaitez créer est un simple "billet sans prix", vous n'avez pas besoin de suivre ce tutoriel. N'importe quel billet peut être imprimé sans son prix : l'acheteur peut cacher le prix depuis son espace acheteur, disponible au bas de l'email de confirmation d'achat.
Qu'est-ce qu'un bon cadeau ?
- Généralement, un événement global non daté sert à vendre le bon cadeau (Par exemple : vous ne pouvez pas vendre un bon cadeau dans un événement avec des séances, il faut faire un événement dédié à part pour la vente du bon cadeau).
- Lors de l'achat du bon cadeau, l'acheteur reçoit un code secret qu'il utilise ensuite pour réserver une prestation parmi un ensemble d'événements, de séances ou de tarifs.
- Notre système de liste s'assure que le code généré dans l'événement d'achat soit valide dans l'événement de "retrait" du bon cadeau.
Ce tutoriel présente comment mettre en oeuvre ce fonctionnement en deux temps (achat puis retrait).
Étape 0 : Choix du scénario
Vous devez décider de quelle manière l'utilisation du bon cadeau va se matérialiser :
Scénario A : un bon cadeau = l'acheteur clique sur "retrait d'un bon cadeau" dans chaque événement concerné, puis saisit un code (= vous devrez créer un tarif dans chaque événement concerné)
Scénario B : un bon cadeau = un code de réduction utilisable en une ou plusieurs fois sur un ou plusieurs produits
Scénario C : un bon cadeau = un code de réduction utilisable une seule fois sur un seul produit
Scénario C : un bon cadeau = un code de réduction utilisable une seule fois sur un seul produit
Étape 1 : Émission du bon cadeau
Créez un événement de type "bon cadeau" (ou alternativement un tarif sur un événement déja existant).
Présentation du bon cadeau
Dans la description de la boutique de vente, n'oubliez pas de préciser :
- la durée de validité (si applicable)
- sur quels événements le bon cadeau peut être utilisé (si applicable)
Instructions d'utilisation
Dans la page "instructions" de l'événement d'achat du bon cadeau, vous devez préciser :
- comment l'utiliser : en fonction du scénario choisi (A, B, ou C) vous devez dire à l'acheteur "Utilisez le code pour retirer votre bon cadeau sur l'événement X/nos événements" (scénario A) ou bien "utilisez le code du bon cadeau comme code de réduction sur votre achat" (scénario B et C)
- rappeller la durée de validité (si applicable)
- rappeller sur quels événements le bon cadeau pourra être utilisé (si applicable) et comment y accéder (lien vers votre site, vers votre page organisateur Billetweb)
Visuel associé au bon cadeau
- visuel type "billet" (par défaut) : le bon cadeau émettra un billet avec un numéro unique commencant par T. Si besoin, vous pouvez masquer les dates affichées sur le billet d'achat du bon cadeau. Vous pouvez afficher le code en plus gros sur le billet en ajoutant "identifiant billet" dans "Champs à inclure sur le billet" au bas de la page "Visuel billets". En utilisant ce visuel, n'oubliez pas de préciser qu'il s'agit d'un bon cadeau et non d'un billet utilisable dans l'état.
- visuel type "code" : décochez "émettre un billet" dans "Visuel billets" afin que l'acheteur ne recoive qu'un code (commencant par T) qui servira ensuite à retirer son billet (pas de visuel à imprimer en dehors du mail de confirmation).
- visuel "personnalisé" : vous utilisez un visuel totalement personnalisé en suivant ce tutoriel.
- visuel type "billet" (par défaut) : le bon cadeau émettra un billet avec un numéro unique commencant par T. Si besoin, vous pouvez masquer les dates affichées sur le billet d'achat du bon cadeau. Vous pouvez afficher le code en plus gros sur le billet en ajoutant "identifiant billet" dans "Champs à inclure sur le billet" au bas de la page "Visuel billets". En utilisant ce visuel, n'oubliez pas de préciser qu'il s'agit d'un bon cadeau et non d'un billet utilisable dans l'état.
- visuel type "code" : décochez "émettre un billet" dans "Visuel billets" afin que l'acheteur ne recoive qu'un code (commencant par T) qui servira ensuite à retirer son billet (pas de visuel à imprimer en dehors du mail de confirmation).
- visuel "personnalisé" : vous utilisez un visuel totalement personnalisé en suivant ce tutoriel.
Communiquer sur l'existence du bon cadeau
L'événement de vente du bon cadeau est un événement comme un autre. Il peut être mis en vente individuellement (boutique ou widget d'intégration) ou parmi la liste globale de vos événements (page organisateur ou widget multi-événements).
Etape 2 : Configurer le retrait du bon cadeau
Scénario A : votre bon cadeau va débloquer un tarif gratuit dédié au retrait du bon cadeau.
Ce que l'acheteur fera : L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau et choisira un tarif "retrait d'un bon cadeau". Ici, le code lui sera demandé.
Mise en place :
1. Créez un tarif dédié au retrait du bon cadeau dans le ou les événements concernés. Ce tarif est gratuit puisque ce retrait est gratuit, le paiement ayant déjà eu lieu lors de l'achat du bon cadeau. Si l'acheteur sélectionne ce tarif, un code lui sera demandé.2. Créez une liste d'abonné dans le menu "Outils" > "Abonnés" > "Codes abonnés"
3. Cliquez sur "Voir les paramètres de la liste" puis mettez Type d'identification : Identifiant billet
4. En haut de la liste, désignez le tarif alimentant la liste, qui sera celui de l'achat du bon cadeau (l'événement qui sert à vendre le bon cadeau).
5. Vous n'avez pas à remplir la liste : elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau.
6. Au bas de la liste, désignez le ou les tarifs qui permettent le retrait du bon cadeau (ces tarifs demanderont donc un code). Sélectionnez "autoriser l'achat".
6. Au bas de la liste, désignez le ou les tarifs qui permettent le retrait du bon cadeau (ces tarifs demanderont donc un code). Sélectionnez "autoriser l'achat".
Scénario B : votre bon cadeau va agir comme un code de réduction utilisable plusieurs fois
Ce que l'acheteur fera : L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau, ajoutera ses prestations au panier et cliquera sur "code promo/avoir" à l'étape paiement pour saisir son code d'avoir. L'achat du bon cadeau donne un code utilisable en une ou plusieurs fois sur tout ou partie du montant.
Mise en place :
1. Créez une liste d'avoir dans "Outils" > "Promotions" > "Avoir/carte cadeau". Cliquez ensuite sur "Vendre une carte cadeau valable sur un ensemble de produits".
2. Désignez le tarif alimentant la liste sera celui de l'achat du bon cadeau (l'événement qui sert à vendre le bon cadeau initialement)
3. Au bas de la liste, désignez le ou les tarifs sur lesquels le code de réduction est valable. Si nécessaire, vous pourrez définir une date de validité. Vous n'avez pas à remplir la liste : elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau.
Scénario C : votre bon cadeau va agir comme un code de réduction utilisable une fois
Ce que l'acheteur fera : L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau, ajoutera ses prestations au panier et cliquera sur "code promo/avoir" à l'étape paiement pour saisir son code de réduction. L'achat du bon cadeau donne un code utilisable une seule fois fois sur tout ou partie du montant. Le code s'applique sur les tarifs existants.
Mise en place :
1. Créez une liste d'avoirs dans "Outils" > "Abonnés" > "Codes abonnés". Cliquez ensuite sur "Voir les paramètres de la liste" et choisissez "Type d'identification : Identifiant billet"
2. En haut de la page, désignez le ou les tarifs alimentant la liste qui sont celui de l'achat du bon cadeau (l'événement qui sert à vendre le bon cadeau initialement)
3. Vous n'avez pas à remplir la liste, elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau
4. Dans le bloc "Droits associés", cliquez sur l'encart en face de "Action" puis cliquez sur "Réduction". La réduction s'applique en pourcentage (50%, 100%) ou en valeur (€).
4. Dans le bloc "Droits associés", cliquez sur l'encart en face de "Action" puis cliquez sur "Réduction". La réduction s'applique en pourcentage (50%, 100%) ou en valeur (€).
5. Toujours au bas de la page, ajoutez le ou les tarifs sur lequel le code promo sera valable (utilisation du bon cadeau).
Si vous ne souhaitez pas inclure le billet en pièce jointe de l'email (adhésion, don, supplément ou option), décochez l'option "Emettre un billet" dans "Visuel". Vous pouvez également changer la terminologie des boutons dans la page "options" de votre événement.
Pour créer un prix évolutif dans le temps, il existe plusieurs solutions :
Votre offre est limitée en quantité :
Créez autant de tarifs que nécéssaire, puis définissez une quantité maximum. Cochez ensuite l'option "Activer après un autre tarif" pour tous les tarifs sauf le premier.
Résultat : une fois le premier tarif écoulé, le deuxième s'active automatiquement, et ainsi de suite jusqu'au dernier.
Votre offre est limitée dans le temps :
Créez autant de tarifs que nécessaire depuis la page "Tarifs". Ici, la mise en vente est définie par un calendrier : il suffit de définir une période de vente dans les propriétés du tarif en cliquant sur "Période de vente".
Résultat : chaque tarif est disponible selon un calendrier précis. Si les dates sont correctement configurées, seul le tarif applicable à date est actif.
Offre limitée en temps et en quantité :
Créez autant de tarifs que nécéssaire, puis définissez une quantité maximum. Cochez ensuite l'option "Activer après un autre tarif" pour tous les tarifs sauf le premier. Ajoutez des périodes de ventes sur chaque tarif afin de faire expirer certains tarifs au fur et à mesure.
Modification manuelle du tarif :
Vous pouvez également modifier le tarif dans ses propriétés lorsque vous souhaitez faire changer le prix. En conséquence, le fait que les tarifs évoluent est moins visible. Cela permet également de réduire le nombre de tarifs à créer s'il y en a beaucoup.
Tarif duo, Tarif pour 4, etc (quantité fixe, un billet part participant)
Dans le tarif, cochez l'option "pack" et définissez le nombre de billets à émettre.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe et est divisé par le nombre de billets. Chaque acheteur aura son propre billet.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe et est divisé par le nombre de billets. Chaque acheteur aura son propre billet.
La quantité/quota est dans tous les cas celle du nombre de participants et non du nombre de packs vendus.
Prix de groupe avec un minimum / faire plusieurs paliers (prix par personne affiché dans le panier, un billet par participant)
L'option "quantité mini par achat" dans les propriétés d'un tarif permet de rendre disponible un tarif à partir d'une certaine quantité.
Le prix est par billet. Les formulaires permettent de rendre ce tarif non nominatif ou d'ajouter des informations spécifiques à collecter.
Vous pouvez également définir un maximum, ce qui peut permettre en créant plusieurs tarifs de matérialiser des paliers (tarif pour 4, tarif pour 5, tarif pour 6...)
Prix dégressif et progressif
La solution précédente va donner un prix identique pour tous les produits en fonction de la quantité choisie. Il est possible de faire évoluer le prix selon la quantité au sein du même tarif. Cela s'avère incontournable si votre offre est de type "20% de réduction à partir du troisième billet, 50% de réduction à partir du 10eme". Contactez-nous pour plus d'informations.
Un seul billet pour tout le groupe (prix par personne affiché dans le panier)
Si vous souhaitez créer un billet de groupe (un seul billet physique cumulant l'accès pour plusieurs personnes), il est possible de cocher la case "Billet de groupe" dans "Quantité mini par achat" des propriétés du tarif en question. Si le billet est payant, le prix sera proportionnel au nombre d'acheteur.
Le nombre de billets pour le groupe peut facilement être ajusté (avant ou après paiement) depuis la liste des participants où vous disposerez d'un bouton spécial (commandes non payées sur internet uniquement).
En utilisant cette option, le billet ne peut être flashé qu'une seule fois pour tout le groupe. Si vous souhaitez qu'il soit flashable une fois par personne, cochez la case "Un flash par personne" dans les propriétés du tarif.
Coût par groupe, par participant ou un mix des deux
Rendez-vous dans la section "pack avancé" de la rubrique "pack"
Séance privatisable
L'option "séance privatisée" du Mode Séance bloque automatiquement une séance une fois qu'un tarif spécifique a été acheté.
Il suffit de créer autant de séances que de ressources disponibles. Ce mode est cumulable avec les options évoquées ci-dessus.
Pour toutes sortes de raisons, notamment si vous souhaitez créer un tarif pour l'envoyer individuellement, il peut être nécessaire de masquer temporairement ou de manière permanente un tarif.
Depuis les propriétés d'un tarif :
Dans les propriétés du tarif, vous trouverez une option "Visibilité" qui permet de masquer le tarif dans le panier et de le rendre visible seulement avec un lien secret ou en guichet.
Dans les propriétés du tarif, vous trouverez une option "Visibilité" qui permet de masquer le tarif dans le panier et de le rendre visible seulement avec un lien secret ou en guichet.
Masquer rapidement depuis la liste des tarifs :
Il est également possible de masquer un tarif directement depuis la liste des Tarifs en cliquant sur la flèche déroulante à droite du tarif, puis "Masquer".
Masquer une catégorie entière :
Depuis la flèche située à droite de la catégorie, vous pouvez masquer tous les tarifs contenus dans une catégorie. Les tarifs visibles en guichet seulement ou en lien secret ne sont pas impactés par cette manipulation.
Depuis la page "Options" de l'événement, vous pouvez activer les options suivantes :
Affichage du panier
- Afficher la date de fin de vente des billets
- Afficher le nombre de billets restants
- Mention "dernières places" lorsque les ventes atteignent un certain pourcentage
- Afficher le nombre de billets vendus
- Masquer les tarifs ou séances non disponibles
Présentation
- Toujours afficher le contenu des catégories ou non
- Toujours afficher la description des tarifs
- Afficher le prix hors taxes
- Afficher le prix hors commission
- Afficher la description des tarifs
- Choisir le titre du bouton principal de réservation (Réserver, Inscription, Souscrire, Acheter, Payer, Suivant, Complet)
- Afficher la liste des participants (Oui/certains tarifs/lien secret)
Restrictions sur le panier
- Imposer un minimum par commande
- Imposer un maximum par commande
- Définir des tarifs qui ne peuvent être achetés seuls (tarifs enfants, etc)
- Interdire l'utilisation d'un même nom plusieurs fois
- Limiter l'utilisation d'un email à une commande dans l'événement (ou par séance)
Récapitulatif / Confirmation d'achat
- Ajouter un bouton "Ajouter à mon calendrier"
- Ajouter un bouton "Trouver un logement à proximité"
- Ajouter un bouton "Partager"
- Ajouter un bouton "Ajouter au wallet"
- Envoyer un email de rappel aux participants
- Rediriger l'acheteur vers une URL après l'achat
- Ajouter un lien vers une plateforme de covoiturage
Formulaires
- Ajouter vos conditions organisateurs (complément aux conditions générales de ventes)
- Proposer ou ne pas proposer d'assurance annulation (voir rubrique dédiée)
Ecran de paiement
- proposer un micro don (sans commission et transparent pour vous)
Regrouper et organiser ses tarifs :
Une catégorie permet de regrouper visuellement et hiérarchiquement plusieurs tarifs.
- Une catégorie peut être développée ou non lors de l'affichage initial du panier (selon les options de votre événement "options" > "Options du panier").
- La catégorie est également affichée sur le billet, au dessus du nom du tarif.
- Une catégorie peut contenir une autre catégorie (deux niveaux).
Utiliser les catégories pour matérialiser des représentations :
Les catégories peuvent également être utilisées dans le cas d'un événement qui a plusieurs spectacles distincts, d'un spectacle qui possède plusieurs représentations, d'un festival... L'intitulé de la catégorie permet de préciser le titre, la date et l'heure de la représentation et figure sur les billets.
Note : Utilisez le caractère | dans le nom de la catégorie pour séparer la date, le lieu, etc afin que le système effectue un saut de ligne dans le panier.
Définir un quota par catégorie :
Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Rattacher un tarif à une catégorie :
1. Créez d'abord vos tarifs individuels.
2. Créez ensuite vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie".
3. Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
2. Créez ensuite vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie".
3. Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
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Importer facilement une programmation
Via la fonction "Dupliquer", vous pouvez définir un modèle de catégorie et le dupliquer autant de fois que nécessaire. Il suffit ensuite de cliquer sur le nom pour le modifier (ou le copier/coller depuis votre fichier Excel de programmation)
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Lien vers une catégorie
Depuis la liste des tarifs, en cliquant sur la flèche à droite d'une catégorie, vous pourrez obtenir un lien direct vers cette catégorie.
Les quotas représentent la quantité globale disponible tous acheteurs confondus. Ils sont ajustés en temps réel et peuvent être modifiés à tout moment. Si vous voulez limiter la quantité par achat, consultez cette rubrique.
Limite globale :
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Tarifs" > "Quantité globale disponible". Cliquez ensuite sur le bouton pour activer l'option et définir une quantité. Notez bien que cette quantité stopera les ventes si elle est atteinte, peu importe les limites fixées dans les tarifs/catégories. Il est possible de définir un message personnalisé une fois le quota atteint.
Limite par tarif ou catégorie :
Il est possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif. Cliquez sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés. Une catégorie regroupe plusieurs tarifs et permet notamment de leur appliquer un quota commun.
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Tarifs" > "Quantité globale disponible". Cliquez ensuite sur le bouton pour activer l'option et définir une quantité. Notez bien que cette quantité stopera les ventes si elle est atteinte, peu importe les limites fixées dans les tarifs/catégories. Il est possible de définir un message personnalisé une fois le quota atteint.
Limite par tarif ou catégorie :
Il est possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif. Cliquez sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés. Une catégorie regroupe plusieurs tarifs et permet notamment de leur appliquer un quota commun.
Limite par séance :
Si vous avez activé le mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance. Dans la page "Séances", cliquez sur la séance concernée dans la liste puis "Editer" > "Quantité max/Quota". Cette quantité prévaut sur celle définie globalement pour l'événement.
Limite web/guichet :
Il n'existe aucune différenciation des quotas entre l'origine de la vente. En revanche, vous pouvez définir la visibilité d'un tarif en guichet ou web dans ses propriétés. Si vous souhaitez différencier les deux, il faut créer des catégories ou tarifs différents possédants chacun leurs propres quotas.
Bloquer les ventes et afficher un message
Dans la catégorie “Tarifs > Quantité globale disponible”, changez la quantité globale pour qu’elle soit égale au nombre de places vendues et ainsi bloquer les ventes.
Il est possible de définir un message personnalisé une fois le quota atteint.
Comment bloquer des places ?
- Réservez en créant une commande ou une réservation (cela fonctionne bien si c'est une commande dont vous connaissez précisément le contenu)
- Utilisez les contingents
Afficher les quotas restants/vendus
Depuis les options de l'événement, vous pouvez ajuster les paramètres de visibilité.
Comment dépasser les quotas ?
Depuis la vue organisateur, vous pouvez dépasser les quotas établis. Seul l'administrateur peut dépasser les quotas.
Si vous voulez qu'un guichet dépasse les quotas, créez plutôt des catégories (une catégorie web/une catégorie guichet) et définissez des quotas sur chaque catégorie, plutôt que sur l'événement en lui même.
J'ai des différence de chiffres entre mes quotas et le panier
Les billets placés dans le panier d'un acheteur sont bloqués jusqu'au paiement de la commande. Cette dernière expire au bout de quinze minutes. Également, il est possible qu'une nouvelle commande sur la même session ait été créée. Pour ces raisons, il est possible de ne plus trouver de billets disponibles dans le module de vente alors même que la totalité du quota n'est pas affichée comme vendue dans votre backoffice. Cet état est "normal" lors d'une vente, surtout si la vente a beaucoup de demande. Cet état ne doit pas persister pas dans le temps (si cela fait plusieurs heures, ce n'est pas normal)
Remarques :
- Cette situation est plus probable lorsque vous avez plus de demandes que de billets/produits disponibles.
- Il est plus probable que cette situation arrive si vous vendez sur votre site, sachant qu'un acheteur qui rafraichit la page de votre site perd sa session (à cause des restrictions de sécurité liés aux cookies) : il ne pourra pas libérer la ressource qu'il à verrouillé auparavant en passant une nouvelle commande. Il faudra attendre que la commande expire.
- En vue organisateur les quotas ne s'appliquent pas. En cas de soucis de cet ordre, assurez-vous d'être en vue acheteur.
Solutions (non rétroactives) :
- Il est possible de limiter la quantité maximum de billets qu'un acheteur met dans son panier depuis la page "Options"
- Si le problème se repète, vous pouvez raccourcir la durée de validité du panier dans la page "Options".
Je veux exclure certains tarifs des quotas et totaux (avancé)
Voir la rubrique dédiée.
Dates de vente par défaut :
Par défaut, les ventes d'un événement peuvent avoir lieu jusqu'à la fin de celui-ci (date définie dans la page l'événement ou dans la page séance, si mode séance activée).
Définir une période de vente
Les périodes de ventes, comme les quotas, peuvent être définis à plusieurs niveaux dans le but de vous offrir un maximum de flexibilité. Il est totalement inutile voir contre productif de définir plusieurs fois une même période. Mettez là uniquement sur l'élément qui est adéquat (soit tout l'événement, soit une catégorie, soit un tarif).
Période de vente globale :
Les dates de ventes peuvent être définies globalement dans "Tarifs" puis en cliquant sur le bouton "Période de vente" situé en haut de la page.
Période de vente par catégorie :
Vous pouvez personnaliser les dates par catégorie en cliquant sur la roue crantée a droite de votre catégories dans la page "Tarifs"
Période de vente par tarif :
Vous pouvez personnaliser les dates par tarif en cliquant sur la roue crantée dans la liste des "Tarifs"
Période de vente par séance :
Si vous utilisez le mode séance, vous pouvez définir une période de vente spécifique pour vos séances (par exemple : de une semaine à une heure avant la séance). Ces dates sont définies dans "Tarifs" > "Période de vente". Il est possible également de masquer une séance depuis ses propriétés.
Afficher les dates de vente :
Vous pouvez afficher les dates de fin de vente dans votre module de ventes. Rendez-vous dans la page "Options" > "Afficher la date de fin de vente des billets". Note : la date de début de vente est automatiquement affichée.
Compte à rebours :
Pour avoir un effet date d'annonce, mettez la boutique en ligne, puis vous définissez une période de vente globale ou par tarif.
Mise en vente immédiate :
Si vous ne définissez pas de date de début de vente, celle-ci commencera dès que vous avez cliqué sur le bouton ON (Partie 2 : Vente). La vente démarrera instantanément sur tous vos canaux (boutique en ligne, événement disponible dans vos agendas, etc). Le bouton ON/OFF peut être trouvé dans "Mes Événements", dans votre tableau de bord ainsi que dans la boutique.
Mise en vente différée :
Une fois que vous avez défini vos dates de mise en vente, placez votre événement en mode ON afin qu'il soit disponible de manière publique (boutique en ligne, événement disponible dans vos agendas, etc). Le bouton ON/OFF peut être trouvé dans "Mes Événements", dans votre tableau de bord et dans la boutique.
Gérer une charge importante (File d'attente) :
Si vous devez gérer une mise en vente avec plusieurs milliers/dizaines de milliers d'acheteurs :
1. Définissez une période de vente (voir ci-dessus),
2. Mettez la boutique en ligne bien en amont de la mise en vente
3. Intégrez le widget sur votre site OU distribuez le lien de la boutique.
À éviter : distribuer le lien au dernier moment, d'un seul coup, sur les réseaux sociaux.
Pourquoi ? La file d'attente se déclenche lorsque vous dépassez un certain nombre de visiteurs. Elle permet d'absorber le choc pour les acheteurs suivants en les mettant "en attente". Si vous distribuez le lien d'un coup, tout le monde arrive d'un coup sur la billetterie, la file d'attente n'est pas en place, les gens solicitent tous les serveurs en même temps et votre billetterie peut rencontrer des difficultés.
Si vous souhaitez avoir notre assistance, contactez nous. Nous pouvons également paramétrer une file d'attente aléatoire.
Vente en guichet :
La vente en guichet suit les horaires des ventes internet sauf si vous cochez l'option "toujours vendre en guichet" dans la page "tarifs" > "période de vente".
Note : si vous utilisez le mode séance, définir une heure de fin/durée de séance permet de vendre jusqu'a la fin de celle ci.
Note : si vous utilisez le mode séance, définir une heure de fin/durée de séance permet de vendre jusqu'a la fin de celle ci.
Une fois le billet payé, l'acheteur reçoit une confirmation de paiement par mail accompagné de son billet.
Les informations contenues dans ce mail sont modifiables depuis la page "Instructions" de votre événement.
Contenu des instructions :
Vous pouvez toutes les informations pertinentes pour le participant.
- un remerciement pour sa commande
- peut on présenter son billet sur smartphone ?
- doit on prévoir un document d'identité ?
- des consignes ou modalités d'admissions/d'accès au lieu spécifiques ?
- des consignes ou modalités d'admissions/d'accès au lieu spécifiques ?
- d'autres formalités à réaliser avant l'événement ?
- etc...
Présentation des billets sur mobile
Par défaut, le paramétrage autorise l'acheteur à présenter son billet sur mobile. Il peut alors montrer le billet sous format PDF ou bien uniquement son code barre (via apple Wallet ou via le lien "Afficher mes billets" disponible sur la confirmation d'achat mobile)
Si vous souhaitez absoluement que l'acheteur présente un billet papier, vous devez décochez la case "Autoriser la présentation du billet sur smartphone" depuis la page "Instructions" de l'événement et ajuster votre texte d'instruction si nécéssaire
Si vous souhaitez absoluement que l'acheteur présente un billet papier, vous devez décochez la case "Autoriser la présentation du billet sur smartphone" depuis la page "Instructions" de l'événement et ajuster votre texte d'instruction si nécéssaire
Mise en copie des participants :
Par défaut, les formulaires ne collectent que l'email de l'acheteur. Seul l'acheteur reçoit la confirmation d'achat.
Si vous ajoutez le champ "email" dans la colonne participant du formulaire, les participants dont vous auriez collecté l'email recevront une copie de leur billet (sans pour autant avoir accès à toute la commande). Si vous ne souhaitez pas les mettre en copie et quand même collecter leur email, vous pouvez créer un champ personnalisé à la place du champ "email" standard.
Inclure un visuel :
Vous pouvez, au bas de la page "Instructions", télécharger un visuel à ajouter dans l'email et définir une couleur dominante.
Inclure des champs du formulaire :
Vous pouvez, au bas de la page "Instructions", définir certains champs à inclure dans l'email de confirmation.
Inclure un fichier ou une pièce jointe :
Vous ne pouvez pas inclure de pièce jointe dans l'email de confirmation. Vous pouvez cependant mettre un ou plusieurs liens vers un fichier hebergé en ligne. Si vous n'avez pas de site internet, il existe de nombreux services d'hébergement de fichiers (Google Drive, Dropbox, etc). Cela présente un intérêt double par rapport à une pièce jointe : vous pouvez à tout moment modifier le contenu du fichier, et l'empreinte écologique est bien plus légère.
Message personnalisé selon le tarif :
Il est possible de définir des instructions spécifiques dans les propriétés de chaque tarif. Cliquez sur "Afficher plus d'options" > "Instructions spécifiques". Celles-ci s'ajouteront ou remplaceront vos instructions globales (au choix).
Message personnalisé selon la séance :
Si vous utilisez le mode séance, il est possible de définir des instructions spécifiques à la séance qui remplaceront les instructions globales de l'événement.
Le nouveau format proposé se présente comme ceci.
Sur chaque billet, nous retrouvons tous les champs associés à l'événement :
- nom de l'événement et sur-titre si défini
- date(s) (si applicable)
- lieu
- nom du participant (si votre formulaire le demande)
- nom du tarif et catégorie (si existante)
- placement numéroté (si existant)
- instructions concernant l'événement, le tarif ou la séance
- mentions légales
- un QR code et un code barre EAN13 (désactivable depuis la page visuels)
Personnalisation :
- vous pouvez charger une image pour compléter le visuel (format portrait A4 de préférence, le format paysage est également possible)
- vous pouvez également ajouter un ou plusieurs champs sur le billet depuis la page "Visuels" > voir plus d'options > "Champs supplémentaires"
Activer ce format de billet :
- Depuis la page "Visuels", en cliquant sur "Voir les formats", vous pouvez choisir le type de visuel par défaut associé à votre événement.
Avoir un visuel différent par tarif :
Vous pouvez personnaliser chaque tarif de manière indépendante.
- Pour créer un nouveau visuel/groupe de tarif, cliquez sur le bouton + et désignez les tarifs à personnaliser.
- Vous pouvez ensuite modifier les tarifs assignés à chaque groupe, mais aussi les déplacer d'un groupe à l'autre en cliquant sur "Choisir les tarifs assignés au visuel".
- Pour supprimer un groupe, déplacez tous les tarifs sur un autre visuel.
Désactiver l'émission d'un billet pour certains tarifs :
Rendez-vous sur la rubrique Désactiver l'émission d'un billet.
Ce format est le format historique des billets édités sur Billetweb. Aujourd'hui, ce n'est plus le format proposé par défaut. Si vous souhaitez activer ce modèle, cliquez sur "Voir les formats" depuis la page "Visuels" de votre événement.
Vous pouvez définir le visuel de votre billet et du bas de page depuis la page "Visuel billets" de votre événement. Les fonds de billets sont de formats 1122 x 535px. Télécharger le modèle
Quelles parties de l'image puis je personnaliser sans risquer une colision avec les textes ajoutés par Billetweb ?
Contrairement aux format pleine page, ce billet offre une zone réduite pour la personnalisation.
1. La partie haute
Les trois premières lignes sont :
Contrairement aux format pleine page, ce billet offre une zone réduite pour la personnalisation.
1. La partie haute
Les trois premières lignes sont :
- surtitre (si défini)
- nom de l'événement
- date (si non masquée)
- lieu (si défini)
Ces informations dépendent de vos données événenement ou séance.
2. La partie centrale :
- Nom/prénom du participant si le billet est nominatif (par défaut)
2. La partie centrale :
- Nom/prénom du participant si le billet est nominatif (par défaut)
- Catégorie (si votre événement contient des catégories)
- Nom du tarif
- Placement (si vous utilisez le placement numéroté)
- Une ligne contenant vos champs personnalisés ajoutés (si défini)
Ces champs peuvent avoir une longueur variable principalement selon le nom de vos tarifs et/ou de vos catégories.
3. Les mentions légales
- Les mentions légales au bas du billet ont une taille fixe et laissent une zone sur la droite.
Visuel différent par tarif :
Chaque tarif peut être personnalisé de manière indépendante.
- Pour créer un nouveau visuel/groupe de tarifs, cliquez sur le bouton "+" puis désignez les tarifs.
- Vous pouvez ensuite modifier les tarifs assignés à chaque groupe et les déplacer d'un groupe à l'autre en cliquant sur "Choisir les tarifs assignés au visuel".
- Pour supprimer un groupe, déplacez tous les tarifs sur un autre visuel.
Désactiver l'émission d'un billet pour certains tarifs :
Voir la rubrique Désactiver l'émission d'un billet
Bas de page :
Depuis le bas de la page "Visuel billets", vous pouvez définir une image de bas de page qui apparaitra sur tous ou sur certains billets. Le bas de page des billets est de 1152px (hauteur libre, max:500px). Nous recommandons de limiter l'utilisation de cette fonction au strict nécéssaire en raison du cout d'impression pour les acheteurs et de l'impact écologique que cela représente.
Si vous avez les compétences, notre système permet de personnaliser entièrement votre page A4. Vous créez le fond, nous ajoutons uniquement les informations manquantes (codes barres, nom, champs importants pour vous)
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Spécificités du modèle :
- Contrairement au badge (voir ci-dessous), ce modèle pleine page simplifié ne contient qu'un seul bloc d'information ajouté par notre système
Comment l'utiliser ?
- Téléchargez le modèle pleine page
- Editez le puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "full". Chargez-le ensuite sur la page "Visuels des billets" de votre événement. Le fichier doit faire minimum 1000px de hauteur ou largeur.![]()
A. Modèle "Pleine page"
Spécificités du modèle :
- Contrairement au badge (voir ci-dessous), ce modèle pleine page simplifié ne contient qu'un seul bloc d'information ajouté par notre système
- Nous n'ajoutons pas les instructions acheteur sur le visuel (contrairement au badge). A vous de les noter sur votre visuel.
- Nous affichons le contenu d'un pass (sous tarif inclus, options, préchargement cashless) avec une limite à 10 lignes
- Nous affichons le contenu d'un pass (sous tarif inclus, options, préchargement cashless) avec une limite à 10 lignes
Comment l'utiliser ?
- Téléchargez le modèle pleine page
- Editez le puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "full". Chargez-le ensuite sur la page "Visuels des billets" de votre événement. Le fichier doit faire minimum 1000px de hauteur ou largeur.
- Vérifiez que le champ date est soit inclus sur votre visuel, soit ajouté dans "Visuel billets" > "Champs supplémentaires à inclure sur le billet"
B. Modèle "Badge"
Quand utiliser ce modèle ?
- Si vous voulez choisir la position des blocs ajoutés par Billetweb (voir ci-dessous)
- Si vous souhaitez que Billetweb ajoute vos instructions sur le visuel
- Si vous voulez choisir la position des blocs ajoutés par Billetweb (voir ci-dessous)
- Si vous souhaitez que Billetweb ajoute vos instructions sur le visuel
- Si vous souhaitez que les participants puissent glisser leur billet imprimé et plié en 4 dans un porte badge format A6
Quelles informations ajoutons-nous ?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement, vos divers champs personnalisés : un par ligne)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif). Si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Visuels des billets" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Téléchargez le gabarit Photoshop "badge"
- Éditez-le et exportez le le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4". Chargez- le sur la page "Visuels des billets" de votre événement. Le fichier doit faire minimum 1000px de hauteur ou largeur.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécessaire avec le bouton "Position des champs" de la page "Visuels des billets" (cela affecte tous les billets de l'événement).
Quelles informations ajoutons-nous ?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement, vos divers champs personnalisés : un par ligne)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif). Si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Visuels des billets" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Téléchargez le gabarit Photoshop "badge"
- Éditez-le et exportez le le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4". Chargez- le sur la page "Visuels des billets" de votre événement. Le fichier doit faire minimum 1000px de hauteur ou largeur.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécessaire avec le bouton "Position des champs" de la page "Visuels des billets" (cela affecte tous les billets de l'événement).
- Aucune date n'est affichée par défaut : il convient de bien vérifier leur bon affichage. Si vous ne les incluez pas dans vos visuels, vous devez ajouter les champs nécessaires dans la page "Visuels" > "Afficher plus d'options" > "Champs supplémentaires à inclure sur le billet" (dates de l'événement ou nom des catégories selon votre découpage de l'événement).
Nos conseils :
- L'utilisation d'un fond de couleur fait ressortir les marges de l'imprimante, étudiez la question afin de valider le rendu
- Le billet pourra être plié en 4 par le participant : les axes centraux pourraient ne pas être lisibles
- Certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez la présence de tous les champs nécessaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Nos conseils :
- L'utilisation d'un fond de couleur fait ressortir les marges de l'imprimante, étudiez la question afin de valider le rendu
- Le billet pourra être plié en 4 par le participant : les axes centraux pourraient ne pas être lisibles
- Certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez la présence de tous les champs nécessaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Les textes figurant sur les billets sont les mêmes que ceux affichés après l'achat et dans l'email de confirmation. Ils sont définis dans la page "Instructions" et possiblement dans les propriétés de chaque tarif.
Pour les billets :
La loi impose qu'il y ait une mention de prix ou de gratuité sur un billet. Il n'est donc pas possible de le faire disparaître sur les billets. Cependant, il est possible pour les acheteurs de télécharger un billet sans mention de prix depuis le lien "gérer ma commande" situé au bas de l'email de confirmation d'achat.
Pour les abonnements, dons, ventes de produits :
Si votre événement est de ce type, depuis la page "Visuels des billets" vous pourrez cocher la case "masquer le prix sur le billet".
Vous pouvez configurer les champs affichés sur le billet depuis "Visuel billets" > "Plus d'options" > "Champs personnalisés à inclure sur le billet".
Ces champs sont des champs relatifs à la commande/l'événement ou des champs collectés dans vos formulaires acheteurs/participants.
Par défaut les champs ajoutés figurent sur tous les types de supports (billet, billet thermique, badge, billet pleine page) mais vous pouvez également spécifier si un champ doit être uniquement sur un support précis.
Depuis la page "Visuels" de votre événement, vous pouvez définir quel tarif émet des billets et quel tarif n'en émet pas.
Cela permet aussi d'émettre des billets en guichet seulement (contremarques). Cela envoi tout de même une confirmation de commande à vos acheteurs mais sans les billets.
Cela permet aussi d'émettre des billets en guichet seulement (contremarques). Cela envoi tout de même une confirmation de commande à vos acheteurs mais sans les billets.
Pour désigner des tarifs qui n'émettent pas de billets :
- Rendez-vous dans la page "visuels" de votre événement
- Cliquez sur + pour créer un nouveau visuel
- Désignez les tarifs concernés
- Définissez "Emettre des billets pour ce tarif" sur non.
Pour désigner des tarifs qui éméttent des contres marques imprimables en guichet seulement :
- Rendez-vous dans la page "Visuels" de votre événement
- Cliquez sur "+" pour créer un nouveau visuel
- Désignez les tarifs concernés
- Définissez "Emettre des billets pour ce tarif" sur guichet/organisateur seulement
Ce tutoriel permet de charger un visuel personnalisé afin de réaliser la vente d'un bon cadeau.
Les explications concernant les bons cadeaux sont disponibles ici.
Comment procéder ?
- Télécharger le gabarit Photoshop "Bon Cadeau"
- Télécharger le gabarit Photoshop "Bon Cadeau"
- Editez-le afin d'inclure tous les éléments nécessaires.
- Nous ajoutons uniquement un champ centré contenant le numéro du bon cadeau. Tout le reste peut être personnalisé dans Photoshop.
- Nous ajoutons uniquement un champ centré contenant le numéro du bon cadeau. Tout le reste peut être personnalisé dans Photoshop.
- Editez le bon cadeau puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "gift". Chargez-le ensuite sur la page "Visuels des billets" de votre événement.
Position du bloc ajouté par Billetweb :
Par défaut, le bloc est centré verticalement. Vous pouvez modifier la position verticale de celui ci en cliquant sur "Position des champs" dans la page "Visuels".
Par défaut, le bloc est centré verticalement. Vous pouvez modifier la position verticale de celui ci en cliquant sur "Position des champs" dans la page "Visuels".
Rajouter des champs dynamiquement :
Au bas de la page "Visuel billets", vous pouvez ajouter un ou plusieurs champs à afficher dans le bloc (nom du tarif, champs personnalisés, etc). Cela peut être utile, notamment si vous éditez un seul visuel pour différents tarifs qui auraient des noms ou des montant différents, ou si vous utilisez ce visuel sur différents activités ou événements et que votre visuel ne peut pas reprendre ce champ à chaque fois.
Au bas de la page "Visuel billets", vous pouvez ajouter un ou plusieurs champs à afficher dans le bloc (nom du tarif, champs personnalisés, etc). Cela peut être utile, notamment si vous éditez un seul visuel pour différents tarifs qui auraient des noms ou des montant différents, ou si vous utilisez ce visuel sur différents activités ou événements et que votre visuel ne peut pas reprendre ce champ à chaque fois.
Disponible depuis la page "Formulaires", les formulaires vous permettent de choisir les informations de vos participants ou acheteurs que vous souhaitez collecter lors de l'achat de leurs billets.
Type de données à collecter :
Vous pouvez créer vos propres champs à compléter et au moyen de différents formats (menu déroulant, choix multiples, case à cocher, texte, valeur numérique, date, fichier).
Ces types de champs se regroupent autour de plusieurs grandes catégories :
Ces types de champs se regroupent autour de plusieurs grandes catégories :
- les champs statistiques (à placer dans le formulaire acheteur) : code postal, année de naissance, comment nous avez vous connu ?...
- les champs relatifs au produit acheté (à placer dans le formulaire participant) : taille de votre T-shirt, créneau horaire...
- les cases à non obligatoires cocher : recevoir notre newsletter...
- les cases obligatoires à cocher : je certifie être majeur à la date de l'événement...
- les justificatifs : n°adhérent, photo de votre carte de membre...
Les formulaires peuvent être différents selon les tarifs. Par défaut, tous les tarifs sont rattachés au même formulaire. Cependant, en cliquant sur "Nouveau formulaire", vous pouvez désigner les tarifs à inclure dans un nouveau formulaire que vous pourrez ensuite personnaliser.
Récupérer les données collectées :
Les informations collectées lors des inscriptions apparaissent dans la page 'Liste des participants". Ces données peuvent être exportées depuis cette même page. Vous pouvez également les obtenir depuis l'API ou les retrouver dans le CRM.
Afficher les champs sur le billet :
Vous pouvez choisir de faire apparaitre certaines informations sur les billets depuis la page "Visuel billets", dans l'email de confirmation depuis la page "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle".
Vous pouvez choisir de faire apparaitre certaines informations sur les billets depuis la page "Visuel billets", dans l'email de confirmation depuis la page "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle".
Modifier après la réservation :
Les champs saisis peuvent être modifiés après la réservation si vous l'autorisez depuis la page "Options".
Rappel du rôle de Billetweb :
Billetweb collecte des données relatives aux acheteurs de billets pour le compte des organisateurs d'événements. Les organisateurs définissent les données à collecter, sont propriétaires des données collectées et sont responsables de la bonne utilisation de ces données. Billetweb n'exploite ni ne cède ces données en aucune façon.
Billetweb collecte des données relatives aux acheteurs de billets pour le compte des organisateurs d'événements. Les organisateurs définissent les données à collecter, sont propriétaires des données collectées et sont responsables de la bonne utilisation de ces données. Billetweb n'exploite ni ne cède ces données en aucune façon.
Vous êtes propriétaire des données
En tant que destinataire et propriétaires des données, vous êtes responsable du choix des informations qui sont collectées, de leur utilisation et de la protection de ces données en dehors de notre système. Vous pouvez détailler votre politique RGPD globale dans "Mes infos" > "Coordonnées".
Consentement :
Veillez à bien recueillir le consentement de l'acheteur pour l'exploitation de ses données en dehors du cadre de l'événement.
Si vous avez besoin de recueillir des consentements (newsletter, transmission des données à des tiers, etc), vous pouvez créer des champs "case à cocher" dans "Formulaires"
Délai de conservation des données dans Billetweb :
Par défaut, le délai de conservation des données des acheteurs/participants sur notre système est fixé à 5 ans. Vous pouvez réduire ce délai depuis la page "Mes infos" > "Coordonnées"
En savoir plus : Article 14 de nos CGU
Ajouter ou créer un champ dans vos formulaires (champ texte, date, case à cocher, fichier à collecter comme un certificat médical) :
Depuis "Formulaires", en cliquant sur "Ajouter un champ", vous pourrez composer vos formulaires de deux manières :
- soit en ajoutant un champ existant depuis les champs génériques;
- soit en cliquant sur "créer un champ" afin de créer un champ personnalisé. Différents types de champs peuvent être crées : texte, nombre, date, fichier à télécharger, menu déroulant, cases à cocher. Une fois le champ créé une fois, il peut être ré-utilisé sur tous vos formulaires d'événements.
- soit en cliquant sur "créer un champ" afin de créer un champ personnalisé. Différents types de champs peuvent être crées : texte, nombre, date, fichier à télécharger, menu déroulant, cases à cocher. Une fois le champ créé une fois, il peut être ré-utilisé sur tous vos formulaires d'événements.
Rendre un champ obligatoire ou facultatif :
Une fois le champ ajouté dans le formulaire, vous pouvez rendre un champ obligatoire en cochant le carré à gauche de celui-ci.
Prévisualiser le formulaire :
Pour visualiser le parcours d'achat, rendez vous dans votre boutique ou, depuis "Tarifs", cliquez sur le bouton "Panier".
Formulaires selon le tarif :
Les formulaires peuvent être différents selon les tarifs. Par défaut, tous les tarifs sont rattachés au même formulaire. Cependant, en cliquant sur "Nouveau formulaire", vous pouvez désigner les tarifs à inclure dans un nouveau formulaire que vous pourrez ensuite personnaliser.
Consulter les données collectées :
Les données collectées apparaissent dans la liste des participants (vous pouvez afficher la colonne ou exporter les données), dans l'API et dans le CRM.
Collecter des fichiers :
Les champs de type "fichiers" sont consultables pour chaque commande. Rendez-vous dans la page "Liste des participants". Cliquez ensuite sur une ligne puis sur le champ correspondant. Les documents peuvent également être téléchargés dans un .zip via le lien "Télécharger tous les fichiers de cet événement".
Dans le fichier zip téléchargé, les fichiers sont nommés selon la nomenclature suivante :
Dans le fichier zip téléchargé, les fichiers sont nommés selon la nomenclature suivante :
Fichier d'un champ de formulaire "acheteur" : [Numéro de la commande]-F[numéro du champ]
Fichier d'un champ de formulaire "participant" : [Numéro du billet]-F[numéro du champ]
Le numéro de la commande ou du billet peut être trouvé dans la liste des participants > exporter et le numéro du champ figure dans l'en tête de chaque colonne de ce même fichier : Nom du champ (#XXX)
Si vous souhaitez exposer un fichier à compléter dans vos formulaires, vous pouvez inclure l'url vers ce fichier dans la description du champ. Si vous n'avez pas de site internet, il existe de nombreux services d'hébergement de fichiers (Google Drive, Dropbox, etc). Il est également possible de stocker des fichiers dans l'éditeur de la boutique billetweb.
Expression régulière :
Si vous avez besoin d'appliquer des limitations sur la réponse saisie dans les champs textes, vous pouvez ajouter une expression régulière. Voici quelques exemples :
- Code postal Francais : ^((0[1-9])|([1-8][0-9])|(9[0-8])|(2A)|(2B))[0-9]$
- Numéro de téléphone Francais : ^(0|\\+33)[1-9]([-. ]?[0-9]{2}){4}$
- Année de naissance : ^[0-9]{4,4}$
N'hésitez pas à nous suggérer des expressions régulières utiles.
N'hésitez pas à nous suggérer des expressions régulières utiles.
Contrôle de la majorité :
Deux options sont possibles :
- Ajoutez le champ existant "Je certifie être majeur à la date de l'événement" dans votre page "Formulaires"
- Créez un champ "Date de naissance" avec une date maximum située 18 ans avant la date de votre événement (par ex). En description du champ, indiquez "L'accès est réservé aux personnes majeures".
Origine géographique / carte
Si vous souhaitez connaitre la provenance des acheteurs, nous vous recommandons l'ajout du champs "code postal" dans votre fomulaire "acheteur". Ce champs sera ensuite disponible dans la liste des participants (si vous exportez vos données) ou depuis la page "statistiques" dans lequel il sera mis en forme sous différentes formes (carte, liste des régions, départements, codes postaux).
Pour éditer des billets non nominatifs, supprimez les champs "Participant/Pour chaque billet" dans la page "Formulaires".
Les billets sans nom/prénom participant ont le nom de l'acheteur écrit en petit dans les mentions légales. Si vous souhaitez que l'acheteur apparaisse en gros, vous pouvez ajouter le champ "Prénom+Nom" (acheteur) dans les "Champs à afficher sur les billets" (bas de la page "Visuels").
Qui reçoit l'email ?
Par défaut, seul l'email acheteur est demandé. La confirmation d'achat est donc envoyée à cet email. Si vous demandez le champ e-mail dans le formulaire participant, chaque participant recevra son billet.
Par défaut, seul l'email acheteur est demandé. La confirmation d'achat est donc envoyée à cet email. Si vous demandez le champ e-mail dans le formulaire participant, chaque participant recevra son billet.
Pour supprimer un formulaire, il suffit de réaffecter l'ensemble des tarifs à un autre formulaire. Un tarif possède forcément un formulaire, il ne peut pas être lié à aucun formulaire.
Pour créer un nouveau formulaire :
- Cliquez sur "Nouveau formulaire"
- Cliquez sur le bouton "Modifier" à coté du formulaire, puis cochez les tarifs à lui affecter.
Pour affecter un tarif existant à un autre formulaire :
- Cliquez sur le bouton "Modifier" à coté du nouveau formulaire, puis cochez les tarifs à lui affecter.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs du formulaire saisi par l'acheteur sur le billet (ou d'autres informations relatives à la commande). Cela peut être configuré au bas de la page "Visuel billets".
Ajoutez un ou plusieurs champs qui apparaitront les uns à la suite des autres sur une ligne située sur le billet sous le type de tarif.
Cela fonctionne pour les billets pdf standard et personnalisés, les billets thermiques, les cartes PVC...
En guichet de vente, il est possible d'éviter d'avoir à saisir certains champs. Vous pouvez utiliser l'option "désactiver tous les formulaires" dans les propriétés du guichet, ou cliquer sur l'icone dédiée ("guichet") dans le formulaire afin de ne pas afficher le champ dans les guichets.
Le plan de salle interactif vous permet de dessiner votre propre plan via notre éditeur graphique. Vous pouvez ajouter vos sièges, rangs et si besoin regrouper vos rangs grâce à des conteneurs que vous nommerez selon vos besoins (gradin A, tribune B, zone C, etc). L'acheteur est ensuite invité à choisir sa place sur le plan interactif lors de sa réservation (pas d'attribution automatique sauf pour les créations de stock). Le placement numéroté engendre un surcoût de 0.10€ par billet payé par carte bancaire.
Tutoriel vidéo :
Résumé de la vidéo :
Activez le placement depuis la page de votre événement : "Tarifs" > "Placement" (au bas de la page).
L'éditeur vous permet de construire un plan de salle personnalisé adapté à vos besoins. L'élément de base du plan est le siège (un billet par siège).
1) Dessiner les sièges
Pour ajouter des éléments, utilisez le menu "Dessiner" sur la gauche. Vous pourrez dessiner en une seule fois un ou plusieurs sièges et rangs. Les sièges sont automatiquement groupés en rangs si vous maintenez le clic de la souris. En cliquant sur la boule bleue, vous pouvez effectuer une rotation après avoir sélectionné un ou plusieurs rangs. Un rang peut être redimensionné après avoir été sélectionné. Un groupe de rangs peut également être dupliqué.
Dessiner des conteneurs (facultatif)
Un conteneur est avant tout une zone visuelle sur le plan qui regroupe des sièges (gradins, tribunes, salle, etc).
Si vous nommez le conteneur, le nom du conteneur apapparaît automatiquement sur le billet ( Nom conteneur > Rang X > Siège Y).
Les conteneurs peuvent être utilisés de deux manières :
- en dessinant les sièges au dessus;
- en ouvrant le conteneur et en ajoutant les sièges à l'intérieur (clic puis 'éditer'). Si votre plan comporte plus de 1000 sièges, vous devez obligatoirement utiliser cette seconde méthode pour des raisons de performance.
A noter : Un rang ne peut pas s'étendre sur deux conteneurs distincts.
2) Numéroter les éléments (obligatoire)
- Les sièges doivent obligatoirement être numérotés.
- Les rangs peuvent ne pas être numérotés
- Les conteneurs peuvent etre numéroté ou non (vous ne pouvez les utiliser que visuellement sur le plan)
- La catégorie de placement peut apparaitre sur le billet si vous cochez l'option dans la page "Placement" > "Options" de l'événement.
- Chaque siège peut être affecté à une entrée si vous en avez le besoin. L'entrée n'a pas d'existence visuelle sur le plan.
L'objectif de cette numérotation est d'obtenir une indication claire et hiérarchique sur la place du spectacteur.
Exemple :
Exemple :
- Rang A > Siège 1
- Tribune B > Rang A > Siège 1
- Entrée X > Tribune B > Rang A > Siège 1 ou Entrée X > Catégorie placement VIP > Rang A > Siège 1
3) Catégories (obligatoire)
Vous devez assigner à chaque siège une catégorie (couleur) via le menu "Catégories". Chaque catégorie peut être ouverte à un ou plusieurs tarifs une fois le plan sauvegardé. Si tous vos tarifs peuvent accéder à tous les sièges, une seule catégorie est suffisante.
Pour l'acheteur, le nom de la catégorie de placement apparait lors de la sélection d'un siège mais ne figure pas sur le billet, sauf si vous cochez l'option correspondante dans la page "Options". Généralement, ce n'est pas nécessaire.
4) Lier les catégories à vos tarifs (obligatoire)
Une fois votre plan sauvegardé, vous devez lier les catégories du plan (couleurs) et vos différents tarifs. Cela se fait depuis le menu "Placement" de votre événement dans la partie "Catégories de placement". Si vous ne liez pas certains tarifs aux catégories de placement, ceux-ci ne seront pas concernés par le choix d'un siège.
Bloquer certains sièges
Les sièges non numérotés, non catégorisés ou dont la catégorie n'est reliée à aucun tarif apparaîtront comme indisponibles pour l'acheteur.
Les sièges non numérotés, non catégorisés ou dont la catégorie n'est reliée à aucun tarif apparaîtront comme indisponibles pour l'acheteur.
Il existe plusieurs manières de retirer des sièges de la vente :
- Créer différentes catégories de placement et n'en relier que certaines à vos tarifs dans la page "Placement" (mise en vente par zone progressive);
- Créer différentes catégories de placement et les lier à des tarifs que vous affichez/masquez selon vos besoins;
- Retirer la catégorie d'un siège afin de le rendre indisponible;
- Utiliser les contingents pour réserver des sièges;
Comment utiliser le placement interactif si vous avez plusieurs représentations ?
Un événement Billetweb = un plan
Vous ne pouvez créer qu'un plan par événement.
Si vous organisez, par exemple, un festival avec des plans différents, vous devez créer plusieurs événements.
Vous ne pouvez créer qu'un plan par événement.
Si vous organisez, par exemple, un festival avec des plans différents, vous devez créer plusieurs événements.
Si je répète mon événement durant plusieurs séances :
Le mode séance est compatible avec le placement interactif. Le même plan peut être utilisé par toutes les séances, et chaque séance aura son propre plan à remplir par les spectateurs.
Le mode séance est compatible avec le placement interactif. Le même plan peut être utilisé par toutes les séances, et chaque séance aura son propre plan à remplir par les spectateurs.
Si je veux créer des variations entre mes séances :
Vous ne pouvez pas modifier le plan pour chaque séance. Vous pouvez cependant :
- Ne pas activer certains tarifs sur certaines séances (cela peut bloquer certaines zones du plan);
- Utiliser les contingents pour bloquer certains sièges.
Il existe deux approches pour réutiliser un système de placement existant :
- Vous pouvez dupliquer un événement et son placement existant en cochant "Dupliquer le placement" lorsque vous dupliquez un événement;
Vous pouvez supprimer un plan interactif en effacant tous les éléments du plan dans l'éditeur puis en sauvegardant. Ensuite un bouton "Supprimer le plan" apparaitra.
Voir les places vendues/restantes :
Depuis votre boutique, cliquez sur "Voir le plan" comme si vous étiez un acheteur. Vous trouverez ensuite un bouton "Imprimer le plan" qui vous permet d'exporter une image avec les places libres et occupées. Si vous avez des contingents et que vous souhaitez imprimer les sièges vendus sans afficher les contingents, cliquez d'abord sur "contingents" puis sur "Imprimer le plan" dans le panier
Exporter la liste des sièges non vendus :
Vous pouvez télécharger un fichier .csv contenant les ventes par siège. Rendez-vous sur la page "Placement" de votre événement et cliquez sur "Exporter" au bas de la page. Choisissez la séance concernée si vous utilisez le mode séance.
Au fil de l'eau :
Il est possible d'éditer manuellement des commandes. Sélectionez manuellement les places du le plan depuis "Ajouter une commande" > "Ajout manuel", ou depuis un guichet. Cette méthode n'est pas adaptée si vous avez beaucoup de billets à éditer d'un seul coup.
Depuis la vue administrateur ou depuis un guichet avec des droits ("Voir/Modifier toutes les commandes"), vous pouvez voir le nom des participants sur le plan, mais aussi l'état du billet (une fois utilisé, la bordure du siège disparait).
En une seule fois :
Depuis "Ajouter une commande" > "Impression de stock", vous pouvez sélectionner les tarifs avec placement numéroté et éditer des lots contenant les sièges non vendus en ligne. Si vous travaillez avec un placement numéroté, la sélection des sièges est basée sur le point focal que vous pouvez définir dans l'éditeur. Les sièges les plus prisés seront édités en premier, rang par rang. Vous pouvez imprimer un lot immédiatement après sa génération ou le retrouver dans la liste des participants.
Depuis la liste des participants, vous pouvez filtrer via des expressions et utiliser des guillemets pour définir des expressions exactes : "Rang A" par exemple.
Dans quelles circonstances ?
- Vous souhaitez proposer un abonnement annuel avec placement qui bloque une place dans un ensemble d'événements (et vice versa, une place bloquée dans un événement bloque la place dans l'abonnement);
- Vous souhaitez proposer un pass pour un festival regroupant plusieurs représentations avec placement (et donc organisés sous forme de plusieurs événements Billetweb).
- Vous souhaitez proposer un abonnement annuel avec placement qui bloque une place dans un ensemble d'événements (et vice versa, une place bloquée dans un événement bloque la place dans l'abonnement);
- Vous souhaitez proposer un pass pour un festival regroupant plusieurs représentations avec placement (et donc organisés sous forme de plusieurs événements Billetweb).
Ajouter une contrainte entre plusieurs événements :
Depuis la section "Options du placement" de la page "Placement", vous pouvez afficher une option permettant de créer des contraintes de placement entre plusieurs événements.
Une fois l'option activée, vous trouverez dans la page "Placement" un menu qui vous permet de désigner quels événements doivent bloquer les sièges de votre plan. Le système se base sur le nom complet du siège pour faire l'équivalence entre vos plans (ex : Conteneur X > Rang A > Siège Y). Dupliquer un plan assure que le système va fonctionner. Attention : notez bien qu'il s'agit du nom exact à la virgule prêt (donc même conteneur, entrée, etc)
Et le contrôle d'accès ?
Les sièges bloqués "abonnés" seront dans un événement à part de la représentation. Pour qu'on contrôle vous puissiez scannez des billets abonnés et des billets de l'événement en cours, utilisez cette méthode
À ce stade, il n'existe pas de possibilité de choisir un emplacement sur le plan qui matérialiserait une zone de placement libre.
Afin d'avoir un placement libre, il suffit de ne pas assigner de catégorie de placement à un tarif. Autrement dit, n'importe quel tarif est par défaut en placement libre.
Le placement libre n'est pas mentionné pour le spectateur. Si vous souhaitez le mentionner, vous pouvez le faire dans le nom du tarif (mentionné sur le billet), sa description (non mentionné sur le billet) ou dans les instructions (mentionné sur le billet).
SeatView vous permet de montrer aux acheteurs la vue depuis le siège qu'ils vont réserver (ou un siège de la zone). Il suffit de télécharger des images ou de prendre des photos, et de les importer directement sur Billetweb.
Mise en place
1/ Depuis la page "Placement", rendez-vous dans la section "Options du placement" . Cliquez ensuite sur "Options de placement" > "SeatView";
2/ Cliquez sur "Gérer mes modèles";
3/ Cliquez sur "Créer un SeatView" et nommez votre plan de salle;
4/ Cliquez sur "Importer des photos". Le mode import est alors actif sur cet appareil;
5/ Rendez vous dans votre boutique comme si vous étiez un acheteur, puis cliquez sur un siège;
6/ En haut à droite de votre écran, une image s'affiche et vous permet de prendre une photo ou d'en importer une.
7/ Une fois la photo chargée, un rond noir apparait autour du siège vous indiquant quel siège à déja été photographié. En cliquant sur ce dernier, vous verrez apparaitre la photo précédement importée.
Conseil pour des photos réussies :
1/ Privilégiez la vue paysage (smarphone pivoté)
2/ Centrez l'image sur la scène
3/ Pour un résultat professionnel, soyez constant dans vos prises de vues (luminosité, etc)
Imager un siège tous les X sièges :
Seatview montre automatiquement la photo la plus proche (en distance) du siège choisi. Vous pouvez imager un siège par tribune, 10% des sièges, etc. Soyez tout de même attentif à ne pas sous-imager, ce qui pourrait créer un effet trompeur pour vos acheteurs.
Utiliser un modèle SeatView pour plusieurs événements :
SeatView associe un nom de siège (Conteneur > Rang A > Siège 3) à une image.
Vous pouvez utiliser un modèle SeatView sur autant d'événements que vous souhaitez. Modifier un plan interactif n'impacte pas SeatView.
Vous pouvez utiliser un modèle SeatView sur autant d'événements que vous souhaitez. Modifier un plan interactif n'impacte pas SeatView.
Changer le nom des sièges affecte SeatView, mais vous pourrez modifier manuellement le nom du siège dans la console de gestion des modèles.
Fonctionnalité expérimentale :
Cette fonctionnalité est jeune et sera probablement encore améliorée par la suite. N'hésitez pas à nous faire part de vos retours d'utilisation.
Si vous utilisez du placement numéroté, vous pouvez depuis la page "Placement" > "Options du placement" :
- Activer l'espacement d'un siège entre chaque commande (sur le même rang) et définir un nombre de sièges entre chaque groupe (6 personnes max par groupe);
- Définir un message pour vos acheteurs qui pourra contenir des instructions et explications.
Il est possible d'offrir à l'acheteur la possibilité de réserver une ressource spécifique (siège) après s'être identifié.
Il vous suffit de créer une liste de filtrage ou d'adhésion dans laquelle vous allez ajouter la colonne "placement".
L'acheteur s'identifie alors via le système d'identification "habituel" de la liste. La colonne "Placement" lui proposera alors UNIQUEMENT la ressource correspondante (sous réserve de disponibilité).
Exemple :
- Pré-requis : Vous possédez une liste d'email ou de numéro d'abonné et une place attribuée à chacun
- Vous créez ou dupliquez votre événement abonnement avec un placement numéroté
- Vous créez un tarif "réabonnement"
- Vous créez une liste de filtrage par mot de passe dans "Offres spéciales"
- Vous cliquez sur "colonnes" et ajoutez la colonne "Placement"
- Vous collez la liste d'email/numéro abonné dans la colonne "Mot de passe"
- Vous collez la liste des places correspondantes dans la colonne "placement" (cela doit correspondre au libellé exacte de la place par ex : Conteneur > Rang A > Siège 12)
- Au bas de la page, vous allez désigner le tarif "Réabonnement" précédement créé dans "Restreindre l'achat".
Si vous allez dans la boutique et tentez d'acheter le tarif réabonnement, un code va vous être demandé puis en fonction du code saisi telle ou telle place vous sera proposée.
Le placement par liste remplace le placement sur plan interactif.
Pour qui ?
Le placement par liste est utile pour associer un billet à une ressource limitée mais non graphique (numéros de tombola, destination d'un voyage, horaire d'une navette, etc). C'est une alternative au fait d'utiliser des catégories/tarifs pour offrir un choix à l'acheteur. Elle est utile si vous avez déjà beaucoup de tarifs/catégories ou si votre liste de choix est importante.
Les listes de placement vous permettent d'ajouter autant de niveaux hiérarchiques que nécéssaire, avec les dénominations de votre choix. Vous pouvez intégrer tout type de choix au travers de ces listes. Il n'y a cependant aucune notion de placement graphique. Vous choisissez le type de placement via liste en activant le placement dans votre événement (Tarifs > Modules complémentaires (bas de la page) > Placement > Liste déroulante).
Chaque billet possède un idenfiant unique
Chaque billet est automatiquement numéroté via un identifiant unique et imprédictible. Vous pouvez utiliser cet identifiant pour identifier chaque billet.
Méthodes pour distribuer un identifiant
Les méthodes présentées ci-dessous permettent de distribuer "vos" numéros ou ressources en plus de cet identifiant.
Via l'outil "Offre spéciales > Codes abonnés" (prochain code disponible est distribué)
Il est possible que la réservation de certains tarifs déclenche la distribution d'un code de votre choix (numéro, identifiant, code promo, code d'accé unique, etc)
Mise en place :
- Créez une liste d'adhésion dans "Offres spéciales" et choisir la clé "Codes abonnés".
- Désignez le ou les tarifs qui déclenchent la distribution du code
- Saisissez ou collez des codes dans la première colonne.
Le code sera visible dans la confirmation d'achat et sur le billet. Si vous souhaitez mettre en avant le code dans une forme personnalisée, vous pouvez définir un "message spécifique" dans les propriétés du tarif et inclure {CODE} dans celui-ci là où vous souhaitez que le code apparaisse.
- Dans Billetweb, le code abonné attribué à chaque acheteur est visible dans la colonne "Code d'autorisation" de la Liste des participants.
Via le placement numéroté par liste (choix d'un élément)
Cette méthode permet à l'acheteur de choisir dans une liste avec un interval que vous définissez. Elle ne permet pas d'attribuer le prochain numéro disponible (contrairement à la précédente). Si vous avez besoin de distribuer un numéro ou une ressource à chaque billet, utilisez le placement via liste déroulante pour ajouter un ensemble de ressources qui seront disponibles (dossard, numéros, etc). Chaque acheteur pourra choisir un élément lors de l'achat.
Mise en place :
Rendez vous dans "Tarifs" > "Ajouter un module complémentaire : Placement" > "Liste déroulantes"
Si vous souhaitez limiter l'interval disponible (par exemple, afin d'éviter qu'un acheteur sélectionne le dernier numéro disponible), vous pouvez, après avoir créé votre liste, vous rendre dans la page "Placement", section "Options du placement". Cochez "Placement limité aux premiers éléments disponibles". Saisissez alors la taille de l'interval proposé à chaque acheteur.
1. Vous validez ou refusez chaque nouvelle commande :
Avec l'accréditation, l'organisateur doit valider, accepter ou refuser manuellement chaque commande (cela fonctionne avec une commande gratuite ou payante).
Si la commande de l'acheteur contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée, soit via une action individuelle en cliquant sur la commande, soit via une action de groupe en cochant des lignes puis en utilisant le menu déroulant.
Si la commande de l'acheteur contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée, soit via une action individuelle en cliquant sur la commande, soit via une action de groupe en cochant des lignes puis en utilisant le menu déroulant.
2. L'acheteur recoit ses billets (gratuit) ou procède au réglement (payant) :
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la "Liste des participants", l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte (ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini). Il est également possible de définir un délai d'expiration au delà duquel la commande est annulée. L'acheteur est notifié de la date de paiement et est relancé 2 jours avant expiration de celle-ci. Pour les commandes gratuites, les billets sont envoyés à l'acheteur dès que l'organisateur a validé la demande.
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la "Liste des participants", l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte (ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini). Il est également possible de définir un délai d'expiration au delà duquel la commande est annulée. L'acheteur est notifié de la date de paiement et est relancé 2 jours avant expiration de celle-ci. Pour les commandes gratuites, les billets sont envoyés à l'acheteur dès que l'organisateur a validé la demande.
Refus avec demande de modification :
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "Options" > "Droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "Options" > "Droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Mise en place :
1. Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "Options" > "Options du panier" > "Restrictions". Cochez ensuite "Accréditation";
2. Désignez les tarifs concernés;
3. Réalisez les inscriptions. Les commandes en cours de validation apparaitront dans la "Liste des Participants". Vous aurez une notification dès qu'il faudra valider une commande quand vous vous connecterez sur le site. Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, vous pouvez spécifier une ou plusieurs adresses email au bas dans la page "Options" de l'événement.
1. Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "Options" > "Options du panier" > "Restrictions". Cochez ensuite "Accréditation";
2. Désignez les tarifs concernés;
3. Réalisez les inscriptions. Les commandes en cours de validation apparaitront dans la "Liste des Participants". Vous aurez une notification dès qu'il faudra valider une commande quand vous vous connecterez sur le site. Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, vous pouvez spécifier une ou plusieurs adresses email au bas dans la page "Options" de l'événement.
Note : Les commandes en cours d'accréditation sont marquées comme des réservations et sont décomptées des quotas.
J'ai un événement longue durée et je souhaite proposer un accès pendant une durée limitée à partir de l'achat
Cette rubrique concerne les événements permanents (parc, visites, expositions,...) ou glissants (par ex : adhésion d'un an).
- Dans la "Description du tarif" et dans les "Instructions de confirmation d'achat", spécifiez la durée de validité de l'accès.
- Si votre événement dure plus de trente jours, (date de début > date de fin), le système définira une "Durée de validité" en jours dans les propriétés de chaque tarif. Passé la durée de validité à partir de la date d'achat, les produits correspondants ne seront plus acceptés au contrôle d'accès. Ils seront automatiquement marqués comme utilisés dans la Liste des participants (avec la valeur 3 pour expirée). Cette option est rétroactive et les changements sont appliqués toutes les nuits.
- Si vous souhaitez que le nombre affiché dans votre interface (liste des événements/tableau de bord) soit le nombre d'abonnements en cours, vous avez une option "Exclure les utilisés/expirés" dans la page "L'événement".
- Dans la "Description du tarif" et dans les "Instructions de confirmation d'achat", spécifiez la durée de validité de l'accès.
- Si votre événement dure plus de trente jours, (date de début > date de fin), le système définira une "Durée de validité" en jours dans les propriétés de chaque tarif. Passé la durée de validité à partir de la date d'achat, les produits correspondants ne seront plus acceptés au contrôle d'accès. Ils seront automatiquement marqués comme utilisés dans la Liste des participants (avec la valeur 3 pour expirée). Cette option est rétroactive et les changements sont appliqués toutes les nuits.
- Si vous souhaitez que le nombre affiché dans votre interface (liste des événements/tableau de bord) soit le nombre d'abonnements en cours, vous avez une option "Exclure les utilisés/expirés" dans la page "L'événement".
Réintegrer les billets non utilisés sur la saison suivante
Si vous faites un événement par saison, il est parfois nécessaire de réintégrer certains billets la saison suivante.
Pour cela, il existe deux méthodes.
Réimporter les billets dans le nouvel événement :
Pour cela, il existe deux méthodes.
Réimporter les billets dans le nouvel événement :
- Créez un tarif gratuit (0€) et masqué (visibilité:masquée) dédié a la réintégration des billets sur le nouvel événement.
- Sur l'ancien événement, rendez-vous dans la liste des participants, filtrez sur "utilisé=0" puis cliquez sur "Exporter"
- Sur le nouvel événement, rendez-vous dans "Ajouter une commande" > "Ventes externes" puis sélectionnez le tarif de réimport et chargez le fichier.
Réunir les deux événements via une seule liste de contrôle :
- Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous pouvez créer une liste qui réunit des billets provenant de deux événements.
Note : pour que cette méthode fonctionne, les deux événements doivent être non terminés. Si vous souhaitez appliquer cette approche, il peut être nécessaire de réouvrir l'ancien événement et de mettre une date de fin dans le futur. Vous pouvez garder l'événement "Hors ligne" (OFF) pour qu'il ne soit pas disponible du public.
Pass illimité (1 entrée/jour)
- Votre événement doit durer plus de 30 jours afin que l'option "Validité" soit visible dans les propriétés des tarifs.
- Configurez une durée de validité dans les propriétés du tarif
- Une option "Remettre le billet à l'état non utilisé chaque nuit" sera disponible. Elle permet de réutiliser le billet chaque jour (abonnement illimité annuel par exemple).
Pass avec plusieurs entrées sur plusieurs jours (1 entrée/jour)
Si vous vendez un tarif qui représente un pass et qui doit être valable plusieurs jours distinct au contrôle d'accès, nous pouvons autoriser une entrée par jour. Cet objectif peut également être atteint via l'utilisation de listes de contrôle ou de la fonction "inclure d'autres tarifs" mais cette méthode présente l'avantage d'être plus simple à mettre en oeuvre et aussi de permettre un accès pour des jours non datés (pass 2 jours parmi 4 par exemple).
Mise en place :
- Votre événement doit durer plus de 24h pour que l'option "ce billet est valable plusieurs jours" soit visible dans les propriétés des tarifs.
- Un billet utilisé sera remis à zéro la nuit suivante si le total de remise à zéro n'est pas encore atteint
Pass illimité (X entrée/jour)
- Rendez-vous dans "Options de contrôle" de votre événement. Au bas de la page vous pouvez désigner le ou les tarifs dans le mode "entrée illimitée".
Durée de validité sur des bons cadeaux, abonnements, etc
Vous devez bien avoir en tête que la notion de durée de validité évoquée dans les rubriques précédentes concerne la période pendant laquelle le billet acheté pourra être utilisé (flashé) à l'entrée de l'événement.
Quand et si vous utilisez notre système de bon cadeau/d'abonnement qui propose d'abord l'achat d'un premier billet puis qui donne un code valide pour d'autres actions futures (réserver un spectacle, obtenir un avoir, etc) alors la durée de validité ne se configure pas dans le tarif d'achat du bon cadeau/de l'abonnement mais dans la liste qui gère les droits associés au bon cadeau/abonnement. Pour définir une durée de validité à partir de l'achat, vous devez consulter "outils" > "abonnés" ou "outils" > "promotions" puis cliquez sur votre opération concernée puis au bas de celle ci quand vous cliquez sur "options avancées" > "durée de validité"
Qu'est ce qu'un contingent ?
Un contingent permet de bloquer des places sans faire de réservation et sans avoir besoin de modifier une jauge à la baisse. Le contingent n'est pas accessible du grand public sauf si vous donnez un lien dédié ou un accès via l'espace partenaire.
Il existe des solutions plus faciles d'utilisation que le contingent. Si vous cherchez une solution simple et rapide, vérifiez que vous ne pouvez pas :
- réduire votre jauge (page "Tarifs") du nombre de place à mettre de coté
- réduire votre jauge (page "Tarifs") du nombre de place à mettre de coté
- éditer directement les places via un stock ou un autre moyen d'édition
- dans le cas du placement numéroté, vous pouvez simplement ne pas assigner de catégories sur certains sièges ou faire une catégorie de placement dédiée à des tarifs masqués/VIP/etc.
- dans le cas du placement numéroté, vous pouvez simplement ne pas assigner de catégories sur certains sièges ou faire une catégorie de placement dédiée à des tarifs masqués/VIP/etc.
Dans quel cas l'utiliser ?
Vous avez une jauge limitée et vous avez besoin de mettre de coté des groupes de places pour une future décision/réservation (groupes, compagnies, partenaires, etc).
Comment le mettre en place ? [sans placement numéroté] :
- Rendez vous dans la page "Tarifs" puis cliquez sur "Modules complémentaires : contingents" au bas de la page.
- Rendez vous dans la page "Tarifs" puis cliquez sur "Modules complémentaires : contingents" au bas de la page.
- Cliquez sur "Créer un contingent"
- Donnez-lui un nom (nom interne)
- Définissez sa taille (nombre de place mis de coté)
- Choisissez un tarif, une catégorie (ou ne choisissez rien).
Attention : ce choix est important et doit être réalisé en accord avec votre système de quota !
Ex : Si vous avez un quota global pour l'événement, créez un contingent sans spécifier de tarif.
Si vous avez des quotas par tarifs, créez un contingent pour chaque tarif qui le nécessite.
Si vous avez des quotas par tarifs, créez un contingent pour chaque tarif qui le nécessite.
Comment le mettre en place ? [avec placement numéroté] :
- Rendez-vous dans votre boutique ou dans l'apercu de votre module de réservation
- Affichez le plan comme si vous réserviez une place
- Cliquez sur "Contingents"
- Créez un contingent, nommez le puis cliquez sur l'icone "Éditer"
- Choisissez les sièges à mettre de coté en cliquant sur le plan puis sauvegardez (vous pouvez aussi cliquer une première fois puis faire glisser votre souris sur les sièges à séléctionner)
- Ces sièges sont bloqués à la vente. Vous pourrez les visualiser, les réserver ou les débloquer depuis le menu "Contingent" où vous les avez créés.
Utiliser le contingent pour réaliser une réservation :
Le contingent permet de bloquer les places, mais surtout ensuite d'utiliser cette réserve pour réaliser une commande sans risquer que quelqu'un vous passe devant. Pour puiser dans votre contingent, rendez-vous dans "Ajouter une commande" > "Ajout manuel" ou dans votre guichet. Un menu déroulant est alors présent en haut du panier. Il permet d'utiliser un contingent spécifique. Le fait de choisir le contingent va augmenter la quantité public disponible et y ajouter celle du contingent.
Par exemple : Votre jauge global est de 50 places. Vous avez créé un contingent n°1 de 10 places. La disponiblité grand public est alors de 40. Si vous séléctionnez le contingent n°1 la jauge indiquera alors 40+10 = 50 places.
Par exemple : Votre jauge global est de 50 places. Vous avez créé un contingent n°1 de 10 places. La disponiblité grand public est alors de 40. Si vous séléctionnez le contingent n°1 la jauge indiquera alors 40+10 = 50 places.
Visualiser, modifier ou supprimer un contingent [sans placement numéroté] :
Cliquez sur "Tarifs" puis "Contingents". Cliquez ensuite sur la quantité dans la liste pour la modifier, ou cochez la ligne puis "Supprimer" avec le menu déroulant qui apparait alors après avoir coché une ou plusieurs lignes. Les commandes faites et associées à un contingent restent existantes malgré la suppression du contingent.
Modifier ou supprimer un contingent [avec placement numéroté] :
Rendez-vous dans votre boutique afin de visualiser le plan interactif. Cliquez ensuite sur "Contingents", puis sélectionnez le contingent pour le modifier et sélectionner/déselectionner des sièges.
Donner un accès externe (privé) au contingent :
Il est possible d'accéder à chaque contingent via un lien secret que vous pouvez distribuer à vos partenaires. Par exemple, si vous bloquez dix places pour votre partenaire et que votre jauge grand public est complète, il est possible de lui donner un accès direct vers ce réservoir.
Depuis la liste des contingents que vous trouverez dans "Tarifs" > "Contingents", chaque contingent possède un lien qui permet un accès direct à un contingent.
Attention rappel : le contingent ouvre des droits en plus des places/sièges non contingentés. Si vous qu'un contingent ne permette d'accéder qu'a lui même, il ne doit y avoir aucune place non contingenté dans ce tarif/catégorie/catégorie de placement.
Mise en place et principe :
Vous pouvez activer la file d'attente depuis "Tarifs" > "Quantité globale" de chaque événement. Vous pouvez désactiver la liste d'attente depuis ce même endroit.
Selon les tarifs selectionnés, l'événement proposera à un acheteur de s'inscrire sur une liste commune à tout l'événement ou à certains tarifs. Les personnes inscrites apparaitront ensuite dans le menu "Liste d'attente" que vous verrez dans le tableau de bord de votre événement.
Cette inscription sur la liste n'est pas une pré-réservation. Elle a pour seul but de notifier l'acheteur si de nouvelles places se libèrent.
Vous pourrez relancer manuellement les acheteurs depuis la liste d'attente une fois que vous libérez de nouvelles places. Pour cela, cochez les lignes puis utilisez le menu déroulant au bas de la page. Vous pouvez aussi exporter les emails et les envoyer via vos outils. Une relance automatique est également exposée ci après.
Relance automatique
Si vous sélectionnez une liste d'attente e-mail, vous pourrez cocher "Notifier automatiquement en cas de place libre" afin que les personnes soit informées lorsque de nouvelles places sont disponibles.
- Notre système essaye de détecter la disponibilité si une place est annulée, supprimée, remboursée, ou si vous modifiez un quota. Cela nécessite que la boutique soit en ligne.
- Si le système détecte des gens inscrits sur la liste d'attente et de la disponibilité, il va envoyer une notification par email aux acheteurs. Le message est le suivant :
Titre : {nom_evenement} : des places sont disponibles
Contenu : Vous vous êtes inscrit sur la liste d'attente de {nom_evenement}. L'organisateur vous fait savoir que de nouvelles places sont disponibles. {lien vers la boutique/site internet}
Titre : {nom_evenement} : des places sont disponibles
Contenu : Vous vous êtes inscrit sur la liste d'attente de {nom_evenement}. L'organisateur vous fait savoir que de nouvelles places sont disponibles. {lien vers la boutique/site internet}
Ce mail n'est pas modifiable.
- Le système procède par vague : si vous avez 10 places disponibles et 100 personnes en file d'attente, il va envoyer 10 emails puis attendre un moment (vous paramétrez ce délai qui correspond au temps laissé à l'acheteur pour réagir) puis envoyer une seconde vague et ainsi de suite tant qu'il restera des places disponibles.
- À ce stade de développement, la notification est purement informative, n'expire pas et ne garantit pas l'exclusivité de la place (par rapport à un autre acheteur qui passerait "par hasard"). Cependant, nous estimons que sa mise en place peut satisfaire la majorité des cas d'utilisation, en permettant à l'organisateur d'économiser du temps, de garantir un taux de remplissage optimal et d'offrir une certaine "justice" à ses acheteurs.
Pré-requis :
Si vous utilisez le mode séance, vous ne devez pas cocher la case "Masquer les tarifs non disponibles" dans la page "Options" de l'événement.
Désactiver la liste d'attente :
Il suffit de décocher la case "Liste d'attente" depuis la page "Tarifs" > "Quantité" pour la désactiver. Vous pourrez toujours consulter les gens qui s'y était inscrits.
Alternative : Pré-inscription avec l'accréditation :
Alternativement, il est possible d'utiliser l'option "accréditation" pour autoriser les pré-réservations (même processus qu'une réservation, mais ici, la commande est bloquée avant le paiement). Vous pouvez ensuite valider manuellement les commandes si de nouvelles places sont disponibles et si les acheteurs recoivent une demande de paiement (ou les billets si l'événement est gratuit). Pour en savoir plus, rendez-vous sur la rubrique "Accréditation".
Alternativement, il est possible d'utiliser l'option "accréditation" pour autoriser les pré-réservations (même processus qu'une réservation, mais ici, la commande est bloquée avant le paiement). Vous pouvez ensuite valider manuellement les commandes si de nouvelles places sont disponibles et si les acheteurs recoivent une demande de paiement (ou les billets si l'événement est gratuit). Pour en savoir plus, rendez-vous sur la rubrique "Accréditation".
Il est possible d'exclure certains tarifs des totaux et des quotas. Selon votre configuration, cela peut avoir un effet "esthétique" (les chiffres des ventes affichés sont plus parlants) aussi bien que réel sur les quotas (exclure un tarif d'une catégorie limitée en quantité donne plus de place aux autres tarifs de cette catégorie).
Selon vos cas d'utilisation, cela peut permettre par exemple de :
- ne pas comptabiliser certains tarifs "normaux" dans une catégorie limitée en quantité (bénévoles, accès presse, etc);
- ne pas comptabliser les tarifs représentants les pass (ex : un pass 2 jours incluant un tarif samedi et dimanche donne 3 enregistrements, vous pouvez exclure le pass en lui même des totaux puisqu'il "fausse" vos totaux);
- ne pas comptabliser certaines prestations supplémentaires dans votre quota global (ex : parking, repas, assurance annulation, etc);
Note : Cette option peut conduire à un effet de sur-vente si vous l'appliquez sur les mauvais tarifs.
Mise en place :
- Rendez-vous dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options". Cochez ensuite "Exclure certains tarifs des quotas" pour activer l'option sur l'événement.
- ne pas comptabiliser certains tarifs "normaux" dans une catégorie limitée en quantité (bénévoles, accès presse, etc);
- ne pas comptabliser les tarifs représentants les pass (ex : un pass 2 jours incluant un tarif samedi et dimanche donne 3 enregistrements, vous pouvez exclure le pass en lui même des totaux puisqu'il "fausse" vos totaux);
- ne pas comptabliser certaines prestations supplémentaires dans votre quota global (ex : parking, repas, assurance annulation, etc);
Note : Cette option peut conduire à un effet de sur-vente si vous l'appliquez sur les mauvais tarifs.
Mise en place :
- Rendez-vous dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options". Cochez ensuite "Exclure certains tarifs des quotas" pour activer l'option sur l'événement.
- Ensuite, dans les propriétés de chacun des tarifs à exclure (page "Tarifs" > cliquez sur la roue crantée > "Plus d'options" > "Exclure des quotas"). Les tarifs sont exclus de tous les quotas et totaux existants.
Principe :
Vous pouvez créer des codes promos que l'acheteur saisit avant le paiement afin d'obtenir une réduction. Ce code peut être à usage unique, ou vous pouvez utiliser un même code pour plusieurs acheteurs.
Code promo ou avoir ?
Un code promo s'applique sur chaque produit de manière indépendante (ce n'est pas un montant réparti entre plusieurs produits). Il ne se cumule pas avec d'autres codes promo, ni avec des packages promotionnels. En revanche, il peut se cumuler avec un avoir.
Type de code promo :
Selon votre besoin, il existe différentes situations :
- Votre code est utilisable plusieurs fois (ex : PROMO2023). Il est facile à diffuser via un email générique, une publicité ou sur les réseaux sociaux;
- Votre code est l'email de l'acheteur. Il est ainsi plus facile d'avoir un code personnel mais aussi de diffuser facilement son existence. Il suffit de dire "utilisez votre email comme code promotionnel".
- Votre code est unique et personnel. Il faut alors le générer via notre outil ou l'importer depuis Excel si vous l'avez déja. Note : si vous choisissez cette approche, il faut être en mesure de le diffuser vous-même !
Mise en place :
1. Allez dans "Mes événements" > "Outils" > "Promotions"
2. Cliquez sur "Codes promotionnels" pour créer une nouvelle liste
3. Nommez votre liste
4. Dans le tableau, saisisez votre code OU copiez collez votre liste de code depuis Excel (CTRL+V pour coller) OU utilisez le bouton "Générer X codes aléatoires"
5. Au bas de la page, dans la partie "Campagnes" puis "Quantité disponible par code promo", saisissez le nombre de fois où chaque code pourra être utilisé
6. Dans "Action", saisissez l'effet de la réduction (par exemple 5€ ou 10%)
7. Dans "Parmi le ou les tarifs", désignez le ou les tarifs qui seront concernés par ce code
8. Cliquez sur "Enregistrer". C'est prêt.
A savoir :
- C'est à vous de diffuser les codes promo aux personnes concernées.
- Vous pouvez ajuster les quantités disponibles pour chaque code en cliquant sur le bouton "Détails" de chaque campagne (après la création).
- En cliquant sur "Afficher les options avancées", vous pouvez définir d'autres paramètres (nombre utilisation par achat, dates de validité, restrictions sur certaines séances, etc)
- Il possible d'intégrer le code dans un lien afin qu'il soit appliqué automatiquement à l'étape paiement. Pour cela, ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code (cela ne modifie pas le prix dans le panier initial)
- Au bas de la page, vous pouvez créer différentes campagnes (via le menu déroulant). Les campagnes sont autant d'utilisation possibles de la liste de codes. Ainsi, vous pouvez créer une campagne par événement, ou à l'inverse inclure tous vos événements dans une seule et unique campagne (par ex : si le code promo peut par exemple être utilisé 5 fois parmis tous vos événements, une seule campagne contenant tous vos tarifs).
Restriction de la réduction à certaines séances :
Vous pouvez :
- Cliquer sur "Afficher les options avancées" dans la campagne de réduction que vous configurez. Saisissez nom de la séance sur laquelle la réduction s'appliquera. Ce nom est celui défini dans les propriétés de la séance dans "Titre séance". Si vous souhaitez que le titre de la séance n'apparaisse pas pour l'acheteur, débutez celui-ci avec le caractère %
- Créer des tarifs dédiés à certaines séances et les désigner au bas de la campagne de réduction comme étant ceux sur lesquels la réduction s'appliquera. Vous devrez aussi activer ces tarifs uniquement sur les séances en question depuis "Séances" > "Modifier" > "Tarifs"
Suivi :
Vous avez la possibilité de suivre l'utilisation des codes de trois facons :
- depuis la page "Offres spéciales" en cliquant sur votre opération puis sur "Voir le détail" puis "Voir l'historique par produit"
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "Code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "Réduction"
Vous avez la possibilité de suivre l'utilisation des codes de trois facons :
- depuis la page "Offres spéciales" en cliquant sur votre opération puis sur "Voir le détail" puis "Voir l'historique par produit"
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "Code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "Réduction"
Remise à zéro de certains codes :
En cliquant sur "Voir le détail" une fois dans la liste, vous pouvez consulter ou modifier les quantité utilisées de certains codes.
Vous pouvez aussi taper un code directement dans la liste des opérations promos afin d'identifier la ou les listes qui le contiennent.
Notez bien que dès qu'un code est mis dans le panier va avoir sa quantité décrémentée et pourra être réincrémentée si la commande n'est pas validée/payée et qu'elle finie par expirer. A ce titre, pour éviter des confusions, nous vous recommandons de ne pas interférer manuellement avec les quantités sauf cas évident (suppression après un test, etc)
Supprimer la mention "Vous avez un code promo?" :
Si vous ne souhaitez plus que cette mention apparaisse, il suffit qu'aucun tarif de votre événement ne soit concerné par une réduction.
Deux méthodes existent :
- Parcourez la liste des réductions dans "Offres spéciales" afin de les identifier, et retirez les tarifs concernés.
- Parcourez la liste des réductions dans "Offres spéciales" afin de les identifier, et retirez les tarifs concernés.
- Si vous avez trop de campagnes de réductions, vous pouvez vous rendre dans chaque tarif de l'événement en question ("Tarifs" puis la roue crantée de chaque tarif) : vous aurez la liste des promotions et abonnements concernés au bas de la page. Il suffit de cliquer sur chaque opération pour y accéder.
Séance privatisable
L'option "séance privatisée" du mode séance permet la création d'un tarif dédié à la privatisation qui bloquera une séance dés qu'il est acheté.
Il suffit alors de créer autant de séances que de ressources disponibles.
Tarif duo, Tarif pour 4, etc (quantité fixe, un billet part participant)
Vous cochez l'option "pack" dans le tarif et définissez le nombre de billets à émettre.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
Prix de groupe si vous en prennez au moins X (prix par personne affiché dans le panier, un billet par participant)
L'option "quantité mini par achat" dans les propriétés d'un tarif vous permet de rendre disponible un tarif au delà d'une certaine quantité.
Vous pouvez également définir un maximum. Les formulaires vous permettent de rendre ce tarif non nominatif ou d'ajouter des informations spécifiques à collecter.
Le prix est le prix par billet.
Prix de groupe avec des paliers (prix par personne affiché dans le panier, un billet par participant)
Vous allez créer différents tarifs selon vos paliers :
- Tarif de groupe 3 à 5 (quantité minimum par achat = 3, quantité maximum par achat = 5)
- Tarif de groupe 5 à 10 (quantité minimum par achat = 5, quantité maximum par achat = 10)
- Tarif de groupe 10 et + (quantité minimum par achat = 10)
Pour chaque tarif vous définissez une quantité minimum par achat et une quantité maximum
Les tarifs sont visibles dans le panier afin d'informer les acheteurs de l'offre.
Les tarifs sont visibles dans le panier afin d'informer les acheteurs de l'offre.
Prix variable selon le nombre
Si la méthode précédente ne convient pas, il est possible de faire évoluer le prix selon la quantité au sein du même tarif. Cela s'avère incontournable si votre offre est de type "20% de réduction à partir du troisième billet, 50% de réduction à partir du 10eme". Contactez nous pour plus d'informations
Un seul billet pour tout le groupe (prix par personne affiché dans le panier)
Si vous souhaitez créer un billet de groupe (un seul billet physique cumulant l'accès pour plusieurs personnes) alors il est possible de cocher la case "Billet de groupe" dans "Quantité mini par achat" des propriétés du tarif en question. Si le billet est payant notez bien que le prix sera proportionnel au nombre d'acheteur.
La quantité de billets du groupe peut facilement être ajustée (avant ou après paiement) depuis la liste des participants où vous disposerez d'un bouton spécial (commandes non payées sur internet uniquement).
En utilisant cette option, le billet n'est flashable qu'une seule fois pour tout le groupe. Si vous souhaitez qu'il soit flashable une fois par personne, cochez la case "Un flash par personne".
Cout par groupe, par participant ou un mix des deux
La mise en oeuvre suivante est complexe et n'est à réaliser que si vous en avez un besoin fort.
Vous allez utiliser un tarif pour représenter le groupe et un tarif pour le participant.
Le tarif participant sera en visibilité : masqué.
L'option "Inclure des tarifs dans un tarif" du tarif groupe devra être activée et configurée.
L'option "Inclure des tarifs dans un tarif" du tarif groupe devra être activée et configurée.
- Le prix de la prestation peut être donné via le tarif groupe, participant ou un cumul des deux
- Selon le paramétrage donné dans "Inclure des tarifs dans un tarif", le tarif "participant" pourra être inclus gratuitement ou moyennant un prix par personne, inclus sur une quantité spécifique ou laisser une quantité au choix de l'acheteur de spécifier le nombre de personne.
- Selon le paramétrage donné dans "Inclure des tarifs dans un tarif", le tarif "participant" pourra être inclus gratuitement ou moyennant un prix par personne, inclus sur une quantité spécifique ou laisser une quantité au choix de l'acheteur de spécifier le nombre de personne.
- Le fait d'emettre un billet pour chacun des tarifs (groupe/participant) est paramétrable dans la page "visuels" de l'événement
Exemple pour un escape game avec une réservation à 25€ pouvant accueillir 3 à 6 personnes :
- un tarif "réservation" à 25€ disponible dans le panier
- un tarif "participant" à 0€ en visibilité "masqué"
- la propriété "Inclure des tarifs dans un tarif" inclus la condition avancée min=3,max=6 afin de proposer après le panier le choix du nombre de participants.
Notez que dans la liste des participants vous aurez 1 entrée pour le tarif "réservation" et une entrée pour chaque participant, ce pour chaque réservation.
Notez que dans la liste des participants vous aurez 1 entrée pour le tarif "réservation" et une entrée pour chaque participant, ce pour chaque réservation.
Définition et principe
Si vous souhaitez inverser ce scénario et être en mesure de rembourser (l'acheteur change d'avis), vous pouvez cliquer sur le lien "annuler l'avoir et rembourser" disponible dans le détail de la commande (liste des participants > clic sur une commande annulée/avec avoir).
Note : pensez à réouvrir l'événement si celui ci est cloturé.
Un avoir est bon d'achat qui peut s'utiliser sur plusieurs produits ou commandes tant que son solde n'est pas épuisé. Il se cumule avec les codes promos ou package promotionnels existants.
A ce stade, l'avoir n'a pas d'impact comptable, c'est à dire que la création d'avoir de génère pas d'écriture, ni son utilisation (c'est code un code promo). Donc si vous transformez une commande payée en avoir, l'argent sera comptablement toujours affecté à l'événement payé au départ.
A ce stade, l'avoir n'a pas d'impact comptable, c'est à dire que la création d'avoir de génère pas d'écriture, ni son utilisation (c'est code un code promo). Donc si vous transformez une commande payée en avoir, l'argent sera comptablement toujours affecté à l'événement payé au départ.
Comment l'acheteur va utiliser son avoir ?
L'avoir est un code à saisir similaire à un code promo. Il se saisi juste avant le paiement dans le récapitulatif du panier.
Les scénarios selon votre besoin
Scénario 1 - L'organisateur transforme une commande/billet en avoir (une à la fois)
- Si ce n'est pas déja fait, créez une liste d'avoir : Allez dans "Outils > Promotions" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux". Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'appliquer puis sauvegardez (si tous n'existent pas encore vous pourrez les ajouter par la suite)
- Allez dans la liste des participants de la commande à transformer en avoir et cliquer sur "rembourser" puis "générer un avoir". L'email de l'acheteur est ajouté à la liste précédement créé avec le montant de la valeur du billet. L'acheteur peut également demander tout seul un avoir si vous l'autorisez dans la page "options" > "droits de l'acheteur".
- Un email est envoyé à l'acheteur récapitulant l'opération.
Scénario 2 - Autoriser les acheteurs à annuler leur commande et se générer un avoir valable sur d'autres événements/dates :
- Pour créer une liste d'avoir, allez dans "Outils > Promotions" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer (si tous n'existent pas encore vous pourrez les ajouter par la suite)
- Sauvegardez
- Allez dans "Options" > "Droits acheteur" > "Rembourser" > "Générer un avoir"
- L'acheteur peut désormais depuis son espace acheteur annuler sa commande ou un billet et générer un avoir. Son e-mail et le montant de sa commande/billet sera ajouté à la liste d'avoir que vous aurez désigné et il recevra un emai lde confirmation. Vous n'avez donc rien à faire, à part communiquer sur l'existence de cette possibilité.
Scénario 3 - Créer des codes d'avoirs à distribuer :
- Pour créer une liste d'avoir, allez dans "Outils > Promotions" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Inventez vos codes ou collez des codes provenant d'un fichier Excel (CTRL+V pour coller). Vous pouvez aussi utiliser l'option "Générer X codes aléatoires"
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer (cela peut également être fait à postériori)
- Transmettez vos codes quand vous en aurez la nécéssité
Scénario 4 - Utiliser des emails ou identifiants de billets déja vendus comme un code d'avoir (nécéssite Excel ou Google Sheet)
- Pour créer une liste d'avoir, allez dans "Offres spéciales" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Il vous faut obtenir un tableur avec une colonne "code" et une colonne "montant".
- Collez depuis Excel la liste avec la colonne "code d'avoir" et "montant" (CTRL+V pour coller).
- Si vous souhaitez obtenir cette liste depuis un événement billetweb, voici comment faire
- Si vous souhaitez obtenir cette liste depuis un événement billetweb, voici comment faire
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer
- Sauvegardez
- Communiquez auprès des acheteurs en disant "Votre code d'avoir est [votre email/votre identifiant billet] et vous permet d'obtenir un avoir sur ..."
Scénario 5 - Vendre une carte cadeau
Suivi
Suivi des soldes non utilisés : Depuis la page "Outils > Promotions" en cliquant sur l'opération correspondante puis sur "Détails" de la campagne. Vous visualisez alors la colonne montant disponible et la colonne montant utilisé. La soustraction des deux représente le solde restant.
Historique par campagne : Il est possible depuis la page "Détails" d'une campagne, de trouver un lien "historique par produit" pour voir les produits achetés pour chaque code
Combien de listes d'avoir dois je créer ?
Une peut suffire pour toutes vos activités. Faites en plusieurs si vous avez un besoin réel de découper les événements sur lesquels l'avoir sera valide ou bien la durée de validité d'un avoir
Annuler un avoir et rembourser
Les scénarios 1 et 2 du tutoriel vont invalider les billets au moment de la génération de l'avoir et bloquer les possibilités de remboursement (billet annulé sans remboursement). Vous pouvez également atteindre cet état en cliquant sur "rembourser" > "annuler sans rembourser".
Si vous souhaitez inverser ce scénario et être en mesure de rembourser (l'acheteur change d'avis), vous pouvez cliquer sur le lien "annuler l'avoir et rembourser" disponible dans le détail de la commande (liste des participants > clic sur une commande annulée/avec avoir).
Note : pensez à réouvrir l'événement si celui ci est cloturé.
Mon acheteur n'arrive pas à utiliser l'avoir
- Si il ne trouve pas la case pour saisir son avoir, vous devez vérifier que l'événement sur lequel il tente de la saisir est bien éligible aux avoirs ! Vous allez dans "outils" > "promotions" > votre liste d'avoir puis dans les campagnes vous vérifiez que les événements/tarifs concernés sont bien ajoutés
- Si l'avoir est indiqué comme épuisé, vérifiez dans "détails" de la campagne le montant restant. Si l'acheteur utilise l'avoir puis ne valide pas la commande, il faut attendre 15 minutes afin que la commande expire et que l'avoir soit à nouveau recrédité.
Principe :
Lors de l'inscription, vous pouvez demander un engagement sur l'honneur à votre participant. Rendez-vous dans "Formulaires" et ajoutez un champ, un fichier à collecter (document, photo) ou une case à cocher "je certifie ...."
Pour qui ?
Vous mettez en place une inscription à un tarif réduit ou spécial, mais vous n'avez pas la liste des gens suceptibles de s'inscrire. Si vous avez une liste, il est plus judicieux mettre en place un filtrage par mot de passe ou email.
Contrôle des justificatifs à l'entrée / à postériori / pas de contrôle :
Le fait de demander des justificatifs à fournir à l'entrée ou un engagement sur l'honneur à un effet dissuasif qui peut suffire à ne pas contrôler le contenu des documents fournis. C'est la méthode la plus simple pour vous. Elle peut aussi être testée dans un premier temps et modifiée si vous constatez des dérives trop préjudiciables.
Contrôle des justificatifs automatique via une liste :
Si le justificatif est un numéro d'adhérent ou équivalent, vous pouvez utiliser une liste de filtrage pour restreindre l'achat du tarif aux gens possédant un numéro figurant dans la liste que vous importez.
Contrôle des justificatifs sur site
Il est possible de demander un justificatif via le formulaire et de le présenter sur site. Ou uniquement de le présenter sur site.
Contrôle avant envoi des billets :
Si vous souhaitez contrôler les justificatifs avant le paiement ou la validation de la commande, rendez-vous sur la page Accréditation. Attention : cette approche va augmenter votre charge de travail et est préconisé pour des tarifs limités en quantité ou à haute valeur ajoutée.
Principe : permet d'afficher un ou des tarifs (payants ou gratuits) uniquement pour ceux qui possèdent ce lien.
Mise en place :
Pour cela, rendez-vous dans la partie "Tarifs" puis dans les propriétés du tarif. Cliquez ensuite sur "Disponibilité" > "Visibilité" puis sélectionnez "Lien secret uniquement". Il ne reste qu'à diffuser le lien ! Le tarif n'apparaitra qu'aux acheteurs ayant cliqué sur ce lien. Vous pouvez ajouter plusieurs tarifs dans votre lien si cela est nécessaire via le menu prévu à cet effet.
Afficher uniquement un tarif (ou plusieurs) dans le panier :
Vous pouvez également masquer tous les autres tarifs et afficher uniquement un ou plusieurs tarifs. Pour cela, ajoutez le paramètre ticket= dans le module de vente ou la boutique.
Par exemple : billetweb.fr/votre-boutique&ticket=123 avec 123 l'identifiant d'un tarif que vous trouverez dans les propriétés d'un tarif (page tarifs puis la roue crantée puis le numéro commencant par #, sans inclure le #). Vous pouvez aussi en mettre plusieurs en séparant les identifiants par - comme billetweb.fr/votre-boutique&ticket=123-456
Avec le mode séance :
Si vous souhaitez cumuler le lien secret et une séance précise, prenez le lien de la séance depuis "Tarifs" > "Panier" > Choix de votre séance et y ajouter &quick=[identifiant du tarif] avec [identifiant du tarif] le numéro que vous trouvez dans les propriétés du tarif juste a côté du titre du tarif.
Les autres solutions existantes :
- si cela concerne tout l'événement : l'événement secret (ou même la page organisateur avec option secret si cela concerne plusieurs événements et qu'ils sont tous secrets)
- si vous avez besoin d'un contrôle d'un quota par personne : le filtrage par email/mot de passe
- si vous ne pouvez pas envoyer de lien facilement : le code promo
- si il s'agit de distribuer un grand nombre de billets gratuits à quelques organisations : le module partenaire
Principe : Pour que l'acheteur puisse ajouter certains tarifs dans le panier, il faudra saisir un mot de passe ou son email parmi une liste que vous fournissez.
Cela permet de limiter l'accès de certains tarifs à un groupe de personnes, vos VIP, prestataires, partenaires, abonnés, ou de réaliser des ventes fermées.
À noter : Cette procédure va "verrouiller" un tarif existant et rajouter une étape d'identification après l'avoir séléctionné et cliqué sur suivant. Cela ne créé pas de tarif et cela ne masque pas non plus vos tarifs. Si vous voulez avoir des tarifs masqués disponibles via un lien, cela se fait indépendament et en complément via le tutoriel lien secret.
Filtrage par adresse email :
- Rendez vous dans votre événement puis dans "Offres spéciales" > "Filtrage par email"
- Collez/Importez la liste des emails qui seront autorisés
- Au bas de la page, désignez les tarifs dont les retraits seront limités à ces emails (par exemple, un tarif nommé "VIP" que vous aurez créé au préalable).
- Une fois que vous avez enregistré votre configuration, le tarif que vous avez désigné est désormais bloqué au grand public et demandera la saisie de l'email.
Filtrage par mot de passe :
- Rendez vous dans votre événement puis dans "Offres spéciales" > "Filtrage par mot de passe"
- Collez/Importez la liste des mots de passes qui seront autorisés (vous pouvez aussi en générer via le bouton "générer")
- Au bas de la page, désignez les tarifs dont les retraits seront limités (par exemple, un tarif nommé "VIP" que vous aurez crée au préalable).
- Une fois que vous avez enregistré votre configuration, le tarif que vous avez désigné est désormais bloqué au grand public et demandera la saisie d'un mot de passe valide.
C'est à vous de diffuser ces mots de passe aux participants. Vous pouvez très bien utiliser le même mot de passe pour tout le monde ou créer des mots de passe individuels. Le champ "Quantité disponible" au bas de la page correspond au nombre de fois où chaque élément sera valable.
Si vous souhaitez créer des liens de diffusion spécifiques par public, il est possible si besoin de pré-remplir le champ de filtrage en ajoutant &code=votre_code dans l'url de la boutique ou du module de vente
Filtrage par nom de domaine :
Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.
- Rendez-vous dans votre événement puis dans "Offres spéciales" > "Filtrage par domaine e-mail"
- Saisissez le ou les domaines autorisés (un par ligne par ex : univ-grenoble-alpes.fr)
- Au bas de la page, désignez les tarifs dont le retrait seront limités à ces emails (par exemple, un tarif nommé "VIP" que vous aurez créé au préalable).
Ne confondez pas les quotas (total de billets disponibles) et les quantité par achat/acheteur. Cette rubrique traite des quantités par achat/acheteur.
Nombre de billets maximum par commande
Vous pouvez limiter la quantité totale de produits par commande dans la page "Options" > "Options du panier" > "Conditions sur le panier". Ce paramètre n'affecte pas la vue organisateur, pensez à vous mettre en vue acheteur pour tester.
Nombre de billets maximum d'un tarif spécifique (par commande)
Vous pouvez limiter la quantité d'un tarif par commande depuis "Tarifs" puis sur la route crantée à droite du tarif "Modifier ce tarif" puis "Afficher plus d'options" > "Quantité mini/maxi par achat".
Limiter les options par acheteur d'un pass
Si vous utilisez le "Inclure des tarifs dans un tarif", les quantités imposées ou proposées sont définies directement dans la condition "Inclure des tarifs dans un tarif". Il n'est pas utile de limiter la quantité par acheteur en dehors de celà.
Un billet par adresse e-mail
Vous pouvez limiter le nombre de commandes à une par email depuis la page "Options" > "Options du panier" > "Limiter à une inscription par e-mail".
Pour cela, il est nécessaire que vos formulaires demandent le champ "email" pour chaque participant.
Une commande par adresse email
Vous pouvez limiter le nombre de commande à une par email depuis la page "Options" > "Options du panier" > "Limiter à une inscription par e-mail".
Pour cela, il est nécessaire que vos formulaires ne demandent l'email que pour l'acheteur (ce qui est le cas par défaut).
Cette méthode reste imparfaite, sachant que chaque personne peut avoir plusieurs emails par exemple.
Filtrer via une liste d'email
La seule méthode fiable consiste à posséder une liste de l'ensemble des participants possibles. Dans ce cas, vous pouvez créer une liste de filtrage par email ou de mot de passe depuis "Offres spéciales".
Si cela concerne un abonnnement
À ce jour, il n'est pas possible d'acheter lors du même achat un abonnement et un billet abonné. Cela doit être fait en deux achats successifs.
Si cela concerne un ajout suppélementaire à une commande passée (ex : rajout d'un camping dans un festival)
Il est possible de créer un tarif "camping seul" et de verrouiller l'achat de ce tarif à la saisie du numéro de billet principal.
- Créez le tarif "Camping seul"
- Allez dans "Outils" > "Abonnés" > "Codes abonnés"
- En haut de la liste, désignez les tarifs qui vont permettre l'achat d'un supplément (vos pass normaux)
- Cliquez sur "Voir les paramètres de la liste" et mettez Type d'identification : Identifiant billet
- Au bas de la liste, désignez le tarif "camping seul" qui sera désormais verrouillé à la saisie d'un numéro de billet valide
La liste est auto-alimentée lors de l'achat d'un pass. Cela n'est pas rétroactif : vous devez importer la liste des identifiants billets déja vendus si nécéssaire.
Si les deux billets sont pour la même personne
Vous devez vous intéresser à la fonction "Inclure des tarifs dans un tarif" ou à la fonction "Option" qui vous permet d'ajouter des éléments supplémentaires à un billet.
Si les billets sont pour des personnes différentes
- Si cela concerne le fait qu'un tarif nécéssite forcément l'achat d'un ou plusieurs autres (tarifs enfants par ex), vous pouvez activer l'option "Tarifs ne pouvant être achetés seuls" dans la page "Options" > "Options du panier" > "Conditions sur le panier" de votre événement.
- Pour des configurations plus complexes, la fonction "Inclure des tarifs dans un tarif" peut s'avérer être une solution en proposant suite à l'achat d'un tarif la séléction d'un ou plusieurs autres tarifs, figurant ou non sur le même billet.
Présentation
Un pass est un outil Billetweb qui génère un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement.
Le contenu du pass peut être fixé à l'avance ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).
Ai je besoin d'un pass ?
Le pass à un intérêt fort :
- si il existe des choix à réaliser avec beaucoup de combinaisons
- si il existe des jauges spécifiques à tenir par jour ou par partie de l'événement et que c'est trop compliqué à gérer via des quotas pré-définis
Le pass n'a pas d'interet si votre seule problématique est celle du contrôle d'accès, un billet normal peut tout à fait être flashé plusieurs fois via les listes de contrôle ou remis à zéro chaque nuit dans le cadre d'un festival par exemple via l'option "nombre de jours d'utilisation" du tarif.
Avantages
- Un seul billet : Coté acheteur, par défaut toutes les prestations seront cumulées sur un seul billet physique (par personne), avec un seul code barre, afin de simplifier la vie de l'acheteur. Les composants du pass figureront sous le billet.
- Traitement des inscrits simplifié : Coté organisateur, un pass génère une ligne dans la liste des participants + 1 une ligne par élément qu'il contient. Cela permet de facilement exporter, filtrer les inscrits à chaque prestation mais aussi de comptabiliser les jauges de chaque prestation.
- Gestion des jauges : Le pass décompte une place dans la jauge de chaque élément qu'il contient. Il est facile de gérer une jauge par sous activité/jour/option
- Contrôle d'accès simplifié : Concretement, si vous avez un pass deux jours qui inclut vendredi et samedi, lors du contrôle vous séléctionnez le tarif "vendredi" et vous flasherez alors les billets vendus à l'unité "vendredi" ET les pass qui incluent "vendredi".
Alternatives au pass :
- Si vous cherchez un système d'abonnement portant sur plusieurs événements Billetweb avec un retrait différé dans le temps ? consultez codes abonnés
- Si vous cherchez une promotion pour l'achat de plusieurs événements Billetweb distincts ? consultez package promotionnel
Mode simple : Inclure un tarif dans un autre (pass) ou proposer un choix parmi plusieurs tarifs
1/ Créer tous les tarifs qui devront être proposés dans le pass s'ils n'existent pas déja.
Si ces tarifs ne doivent être disponibles que via le pass alors il convient de les masquer.
Pour masquer un tarif, cochez l'option "Visibilité : masqué" dans ses propriétés ou bien masquez le depuis la liste des tarifs en utilisant la flèche à droite du nom du tarif puis "Masquer".
2/ Créer le tarif qui représentera votre pass depuis "Tarifs" > "Nouveau tarif"
- Dans les propriétés du tarif qui représente votre pass, cochez "Inclure d'autres tarifs/options".
- Cliquez sur "Ajouter" puis choisissez votre type de condition (inclure systématiquement, choix parmi, etc)
- Dans les propriétés du tarif qui représente votre pass, cochez "Inclure d'autres tarifs/options".
- Cliquez sur "Ajouter" puis choisissez votre type de condition (inclure systématiquement, choix parmi, etc)
- Désignez les tarifs concernés et validez.
C'est prêt, l'acheteur qui sélectionne votre pass aura un seul billet physique qui contient l'inscription à plusieurs sous éléments qui chacun peuvent avoir leur propre jauge et être flashé indépendamment (si nécessaire).
Mode avancé (conditions multiples ou complexes)
Lorsque vous cochez la propriété "Inclure d'autres tarifs/options" dans un tarif, vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions.
Le type "condition avancée" vous permet de spécifier des arguments textuellement dont la liste est la suivante. Les arguments doivent être séparés par des virgules.
- min=1 correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- max=1 correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- payant=oui induit que les tarifs de la condition seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- type=independant force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- type=pack transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- prix=1.00 s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- masquer=oui permet de masquer un tarif qui ne propose pas de choix et que vous ne souhaitez pas ré-afficher (ex : pass 3 jours inclus vendredi-samedi-dimanche et vous voulez focaliser l'attention de l'acheteur sur ces lignes mais plutôt sur vos options payantes en dessous)
- multiple=non s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même au sein de la parenthèse.
- multiple=non s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même au sein de la parenthèse.
- mono=oui s'utilise lorsque l'acheteur doit choisir X tarif et que vous souhaitez que les X tarifs soient tous du même type.
- preselect=non force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- starting=non affiche seulement le prix du pass et n'affiche pas la mention "à partir de" en cas de pass avec options, "starting=oui" force l'affichage de cette mention, "starting=50" affiche un prix min de 50€
- default=1 permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
- preselect=non force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- starting=non affiche seulement le prix du pass et n'affiche pas la mention "à partir de" en cas de pass avec options, "starting=oui" force l'affichage de cette mention, "starting=50" affiche un prix min de 50€
- default=1 permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
- unique=oui va inclure/proposer certains tarifs du pass une seule fois dans la commande en cours (permet de gérer des frais de port par ex)
- modify=oui permet de laisser l'acheteur ajouter des billets (gratuits) à son pass après son achat depuis le lien "gérer ma commande" au bas de l'email de confirmation d'achat (uniquement si il n'avait pas tout selectionné lors de la réservation initiale)
- confirmation=oui force le passage sur la fenêtre de choix des options dans le cas où vous incluez une option forcée mais que vous souhaitez la faire valider par l'acheteur (ex:caution)
Condition tranverses:
- condition=strict ou condition=option permet de définir des conditions supplémentaires transverses (option = la condition ne s'applique que si au moins un tarif est séléctionné, strict = valable dans tous les cas)
- lock= permet de verouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : la seléction de l'atelier 14 à 15h va bloquer deux autres ateliers : 14h-14h30 et 14h30-15h)
- unlock= permet de déverouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : trois tarifs plein séléctionnés autorisent ENSUITE trois tarifs réduits)
Exemples de conditions avancées répondant à des cas concrets :
Une option payante :
Vous désignez le tarif à proposer en option puis vous ajoutez min=0,max=1,payant=oui
Un pass proposant 1 option payante parmi 3
3 tarifs sont désignés dans le menu déroulant et on ajoute min=1,max=1,payant=oui
3 tarifs sont désignés dans le menu déroulant et on ajoute min=1,max=1,payant=oui
Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3
3 tarifs sont désignés dans le menu déroulant et on ajoute min=2,max=2,multiple=non
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert
1 billet "parking" indépendant en option payante :
Le tarif parking est désigné dans le menu déroulant et on ajoute min=0,max=1,payant=oui,type=independant
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)
Un pack incluant 5 billets indépendants
On désigne le tarif dans le menu déroulant et on ajoute min=4,max=4,type=pack,payant=oui
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu
Un pack incluant 5 billets indépendants à 2€ :
On désigne le tarif dans le menu déroulant et on ajoute min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00
Un choix de l'acheteur de 1 à 4 billets à 3€ :
On ajoute une condition qui inclut le tarif concerné puis on ajoute min=1,max=4,type=pack,payant=oui,prix=3.00
Une condition qui va autoriser un seul billet parmi X sur la plage 11h-12h
1/ Vous incluez vos billets ou options normalement
2/ On ajoute une condition supplémentaire puis on clic sur "avancée" puis on désigne les tarifs concerné par la plage horaire en question 11h-12h puis on ajoute dans le bloc de texte min=1,condition=option si la condition est valable si au moins un billet de la plage est choisit ou bien min=1,condition=strict si la condition doit s'appliquer dans tous les cas
Un pass proposants 3 concerts avec un tarif réduit disponible seulement si au moins 2 concerts sont séléctionnés
- on ajoute une condition qui désigne les deux tarifs du premier concert et on ajoute min=0,max=1,payant=oui (on doit choisir un tarif parmi le tarif réduit ou plein du concert 1)
- on ajoute une condition qui désigne les deux tarifs du second concert et on ajoute min=0,max=1,payant=oui (on doit choisir un tarif parmi le tarif réduit ou plein du concert 2)
- on ajoute une condition qui désigne les deux tarifs du troisième concert et on ajoute min=0,max=1,payant=oui (on doit choisir un tarif parmi le tarif réduit ou plein du concert 3)
- On désigne les trois tarifs réduits dans le menu déroulant et on ajoute min=2,condition=option
Note : condition=option implique que la condition (min=2) ne devient active que si au moins un des tarifs désignés est séléctionné
Un pass qui autorise la séléction de tarif réduit une fois que trois tarifs pleins ont été sélectionnés:
Note : condition=option implique que la condition (min=2) ne devient active que si au moins un des tarifs désignés est séléctionné
Un pass qui autorise la séléction de tarif réduit une fois que trois tarifs pleins ont été sélectionnés:
- on ajoute les 3 conditions nécéssaires pour la séléction de chaque représentation en tant qu'option payante min=0,max=1,payant=oui
- pour terminer on désigne les tarifs pleins puis on ajoute min=2,unlock=XXXX2-XXXX4-XXXX6
XXXX2-XXXX4-XXXX6 sont à remplacer par les identifiants des tarifs réduits (dans notre exemple) que vous trouverez dans les propriétés de chaque tarif à coté de son nom. Cette dernière condition est une condition "tranverse" (si j'ai 2 tarif parmi ceux désignés, alors je vais débloquer les tarifs suivants)
XXXX2-XXXX4-XXXX6 sont à remplacer par les identifiants des tarifs réduits (dans notre exemple) que vous trouverez dans les propriétés de chaque tarif à coté de son nom. Cette dernière condition est une condition "tranverse" (si j'ai 2 tarif parmi ceux désignés, alors je vais débloquer les tarifs suivants)
Un pass qui propose la sélection de trois ateliers de durée différentes (14h-15h, 14h-14h30 et 14h30-15h), la séléction du premier atelier va bloquer les deux autres
- on ajoute une première condition en désignant les trois créneaux puis min=1,max=2 (on permet donc 1 ou 2 choix)
- on ajoute une seconde condition en désignant le tarif 14h-15h puis on ajoute min=1,lock=XXXX2-XXXX3 (la sélection du tarif 14h-15H bloque les deux autres)
Pack = Accès pour plusieurs personnes dans un seul événement
Alternatives:
Alternatives:
- Si vous souhaitez créer un pack entre plusieurs événements consultez la rubrique "Réductions" > "Package promotionnels"
- Si le pass s'adresse à une seule personne dans un seul événement, consultez la rubrique "Inclures d'autres tarifs"
Pack : Une entrée du panier délivre X billets du même type
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis activez l'option "Pack". Au niveau des quotas, chaque billet du pack compte pour 1. Donc si vous vendez 6 packs contenant 2 billets, le quota à saisir dans le tarif est 12.
Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis activez l'option "Pack". Au niveau des quotas, chaque billet du pack compte pour 1. Donc si vous vendez 6 packs contenant 2 billets, le quota à saisir dans le tarif est 12.
Pack : Une entrée du panier délivre entre X et Y billets de type différents
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Grâce à l'utilisation de la propriété "inclure d'autres tarifs" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Exemple : un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€ :
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€.
Grâce à l'utilisation de la propriété "inclure d'autres tarifs" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Exemple : un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€ :
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€.
1/ Créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Inclure d'autres tarifs".
2/ Ajoutez une première condition puis désignez le tarif "Adulte" et cliquez sur "condition avancée" puis tapez min=1,max=1,prix=7.00,type=pack,payant=oui
3/ Ajoutez une seconde condition puis désignez le tarif "Enfant" et cliquez sur "condition avancées" puis tapez min=1,max=1,prix=3.00,type=pack,payant=oui
Notez bien : le tarif créé en 1 ne sera jamais acheté il ne sert qu'à la présentation, seuls les tarifs en 2 et 3 seront effectivements achetés.
Notez également qu'il n'est pas nécessaire d'activer l'option "Pack" en dessous. L'option s'active automatiquement grâce à la condition avancée "type=pack". Vous pouvez effectuer un test en boutique pour vérifier si besoin. Idem pour les exemples suivants.
Exemple : un pack "Famille" avec 2 tarifs adultes et plusieurs tarifs enfants, le tout pour un prix fixe :
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" à 24€ qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" entre 1 et 4 via un menu déroulant.
1/ Créez un tarif "Famille à 24€".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Inclure d'autres tarifs".
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" à 24€ qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" entre 1 et 4 via un menu déroulant.
1/ Créez un tarif "Famille à 24€".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Inclure d'autres tarifs".
2/ Ajoutez une première condition puis désignez le tarif "Adulte" et cliquez sur "condition avancée" puis tapez min=2,max=2,prix=12.00,type=pack,payant=oui
3/ Ajoutez une seconde condition puis désignez le tarif "Enfant" et cliquez sur "condition avancées" puis tapez min=1,max=4,prix=0.00,type=pack
Notez bien : le tarif créé en 1 ne sera jamais acheté il ne sert qu'a la présentation, seuls les tarifs en 2 et 3 seront effectivements achetés.
Exemple : un pack "Famille" avec 2 tarifs adultes et plusieurs tarifs enfant, chacun payant :
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" avec un tarif préferentiel de 7€ mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" entre 1 et 4 via un menu déroulant (avec un tarif préférentiel de 3€)
1/ Créez un tarif "Famille".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Inclure d'autres tarifs".
Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" avec un tarif préferentiel de 7€ mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" entre 1 et 4 via un menu déroulant (avec un tarif préférentiel de 3€)
1/ Créez un tarif "Famille".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Inclure d'autres tarifs".
2/ Ajoutez une première condition puis désignez le tarif "Adulte" et cliquez sur "condition avancée" puis tapez min=2,max=2,prix=7.00,type=pack,payant=oui
3/ Ajoutez une seconde condition puis désignez le tarif "Enfant" et cliquez sur "condition avancées" puis tapez min=1,max=4,prix=3.00,type=pack,payant=oui
Notez bien : le tarif créé en 1 ne sera jamais acheté il ne sert qu'a la présentation, seuls les tarifs en 2 et 3 seront effectivements achetés.
Pack avancé
Les exemples précédents transforme une entrée du panier et en plusieurs billets pour plusieurs personnes.
Parfois d'autres besoins plus complexes existent, par exemple :
- le prix du pack ne peut pas être divisé entre tous les billets des participants
- on souhaite avoir un seul billet pour plusieurs personnes mais avec un formulaire par personne
- on souhaite avoir un seul billet pour plusieurs personnes mais avec un formulaire par personne
- on souhaite avoir un prix pour la réservation et un prix par personne
Dans ce cas :
- Vous allez utiliser un tarif pour représenter le groupe et un (ou plusieurs) tarif pour le participant.
- Le tarif participant sera en visibilité : masqué.
- L'option "Inclure des tarifs dans un tarif" du tarif groupe devra être activée et configurée.
- Le prix de la prestation peut être donné via le tarif groupe, participant ou un cumul des deux
- Selon le paramétrage donné dans "Inclure des tarifs dans un tarif", le tarif "participant" pourra être inclus gratuitement ou moyennant un prix par personne, inclus sur une quantité spécifique ou laisser une quantité au choix de l'acheteur de spécifier le nombre de personne.
- Le fait d'emettre un billet pour chacun des tarifs (groupe/participant) est paramétrable dans la page "visuels" de l'événement
Exemple pour un escape game avec une réservation à 25€ pouvant accueillir 3 à 6 personnes :
- un tarif "réservation" à 25€ disponible dans le panier
- un tarif "participant" à 0€ en visibilité "masqué"
- la propriété "Inclure des tarifs dans un tarif" inclus la condition avancée min=3,max=6 afin de proposer après le panier le choix du nombre de participants.
Notez que dans la liste des participants vous aurez 1 entrée pour le tarif "réservation" et N entrées pour chaque participant, ce pour chaque réservation
Notez que dans la liste des participants vous aurez 1 entrée pour le tarif "réservation" et N entrées pour chaque participant, ce pour chaque réservation
- par défaut vous aurez un seul billet qui cumule tout, si vous voulez un billet pour le groupe + un billet/formulaire par participant vous devez ajouter l'argument type=independant au paramétrage de votre pass (cf pass avancé)
Exemple pour un escape game avec une réservation à 25€ pouvant accueillir 3 à 6 personnes avec chacun un billet payant :
- un tarif "réservation" à 25€ disponible dans le panier
- un tarif "participant" à 10€ en visibilité "masqué"
- la propriété "Inclure des tarifs dans un tarif" inclus la condition avancée min=3,max=6,payant=oui afin de proposer après le panier le choix du nombre de participants. Notez que dans la liste des participants vous aurez 1 entrée pour le tarif "réservation" et N entrées pour chaque participant, ce pour chaque réservation
- par défaut vous aurez un seul billet (pass) qui cumule tout, si vous voulez un billet pour le groupe + un billet/formulaire par participant vous devez ajouter l'argument type=independant au paramétrage de votre pass (cf pass avancé)
Principe
1/ L'acheteur achète un abonnement dans un événement dédié à la vente d'un abonnement
1/ L'acheteur achète un abonnement dans un événement dédié à la vente d'un abonnement
2/ Quand l'abonné cherche ensuite à réserver des tarifs abonnés sur d'autres événements, son code lui est demandé pour s'identifier.
=> L'abonnement est donc un process en deux opérations distinctes. Achat abonnement puis utilisation du code abonné.
Solutions alternatives à l'abonnement
- Besoin d'une offre pour choisir plusieurs événements en un seul achat ? intéréssez vous au Package promotionnel (plusieurs événements billetweb) ou au pass (a l'intérieur d'un seul événement Billetweb)
C'est quoi la liste d'abonnés ?
La liste d'abonnés fait le lien entre un tarif d'abonnement qui est acheté et la possibilité de retirer ensuite tarif préférentiel "abonné". Quand un tarif d'abonnement est acheté, un code est ajouté dans la liste d'abonné. Cette liste contient donc un code par abonné et l'historique des utilisations de ce code.
Pré-requis (Important)
- Si il n'existe pas déja, vous créez un événement dédié à la vente de votre abonnement avec le ou les tarifs correspondants (ex : Abonnement 2021 ou abonnements 5 spectacles)
- Dans votre ou vos événements sur lequel l'abonnement pourra porter, créez au moins un tarif gratuit nommé par exemple "Tarif abonné"
- La suite du tutoriel ne porte "que" sur le fait de créer un lien automatisé entre votre événement d'abonnement et vos événements qui utilisent l'abonnement
Mise en place :
1. Créer la liste d'abonnés : en vous rendant dans "Offres spéciales" et en cliquant sur "Abonnés" > "Codes abonnés".
2. Désigner le tarif qui alimente la liste : En haut de le page, vous désignez le tarif d'achat de l'abonnement évoqué dans la partie pré-requis
3. Au bas de la page, vous désignez ce que va permettre l'abonnement :
Quelques exemples :
- Si vous créez un "abonnement 5 spectacles", créez une campagne en indiquant "quantité disponible = 5" puis "action=autoriser l'achat" et designez tous les tarifs abonnés parmi lesquels les billets pourront être débloqués.
- Si votre abonnement permet le retrait d'une place maximale pour chaque événement ou séance de votre saison, saisissez "Quantité disponible = 1" puis "action=autoriser l'achat" puis cliquez sur "Avancé" > "par séance". Enfin vous désignez tous les tarifs abonnés sur les événements concernés. Dans certains cas il peut être nécéssaire de créer une campagne pour chaque événement (si par exemple votre abonnement ouvre le droit à deux places par événement).
- Vous pouvez créer autant de campagne que nécéssaire liée à une même liste. On peut ainsi imaginer qu'un abonnement va donner droits à trois tarifs gratuits parmi X, Y, Z (campagne 1) et aussi à un tarif préférentiel parmi A et B (campagne 2)
Tester le fonctionnement
Il vous suffit de vous rendre dans votre événement d'abonnement et de choisir le tarif abonné puis de marquer la commande payée via la vue organisateur. Vous recevrez ensuite le code que vous utiliserez pour débloquer vos tarifs abonnés. Le code est inscrit dans l'email de confirmation d'achat et sous le billet. Il peut être malin de désactiver l'émission d'un billet pour cet événement dans la page "visuels" afin que les acheteur ne confondent pas ce billet abonnement avec un billet qui serait valable directement.
Plus d'explication, configuration avancée & suivi des utilisations abonnés
Abonnement non nominatif
Par défaut la liste est nominative. Si votre abonnement est non nominatif, il est possible de retirer les colonnes nom/prénom en cliquant sur "colonnes".
Type d'identification
Dans la liste, vous pouvez choisir le type d'identification :
- Code abonné (par défaut) : Avantage : proposer des codes courts et personnalisables. Le code est affiché dans l'email de confirmation d'achat. Vous pouvez aussi collez vos propres codes dans la liste afin qu'ils soient distribués !
- N°billet d'abonnement . Le code demandé à l'abonné sera la réfence du billet d'abonnement qui figure sur ce dernier (ou dans l'email de confirmation d'achat si vous n'éméttez pas de billet pour ce tarif).
- Email : l'email peut être utilisé comme clé pour que l'acheteur s'identifie. Avantage : il est plus facile de retrouver son email. Désavantage : Vous ne pouvez pas avoir deux abonnés avec le même email.
- Autre champ : vous pouvez choisir n'importe quel champ de formulaire comme clé (n° adhérent interne, etc) veillez à bien choisir un identifiant unique, confidentiel si nécéssaire.
Annulation d'une utilisation
Si vous supprimez ou remboursez un billet, cela va recréditer la liste d'abonnement. Si cela ne se produit pas, vous pouvez toujours le modifier vous même en vous rendant dans la liste puis en cliquant sur "détails" et en modifiant la quantité restante.
Rendre un abonnement rechargeable/cumulable
Les abonnements peuvent être rechargables et/ou cumulables (cela à surtout un interet pour l'email ou le code abonné).
Pour ce faire, il faut :
Pour ce faire, il faut :
- Créer un tarif dédié pour renouveller l'abonnement dans votre événement dédié à la vente de l'abonnement (ex : "recharger un code abonné")
- Désignez ce tarif comme alimentant votre liste au même titre que votre tarif d'abonnement normal ("ce qui alimente ma liste" en haut de la page)
- Au bas de la liste, vous créez une campagne qui restreint l'achat de ce tarif . Cliquez sur "Nouvelle campagne d'utilisation" > "Autoriser l'achat" et vous désignez votre tarif de renouvellement ainsi qu'un nombre de fois ou l'acheteur aura le droit de recharger (un nombre elevé comme 100 convient dans plupart des cas). Ainsi l'abonné devra s'identifier avant de pouvoir acheter le tarif de renouvellement.
Résoudre les soucis acheteurs liés à l'utilisation d'un code
Si un acheteur rencontre un soucis lié à l'utilisation d'un code, demandez lui tout d'abord le code ainsi que l'événement/tarif sur lequel il l'utilise. Sans contexte précis, impossible de comprendre pourquoi un code ne fonctionne pas.
Ensuite afin de procéder à l'analyse :
- Rendez vous dans "Outils" > "abonnés"
- Cliquez sur la liste afin de l'ouvrir (si vous en avez plusieurs, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche afin de localiser la liste concernée)
- Au bas de la liste, vous visualisez la ou les campagnes disponibles, les tarifs concernés, les dates de validités, etc ce qui vous permet de voir si un paramètre est incohérent.
- Cliquez sur le bouton "détails" en dessous du tableau afin de consulter les utilisations de la campagne concernée
- Localisez la ligne concernée par le code (si vous en avez beaucoup, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche situé au dessus de la première colonne du tableau)
- Localisez la ligne concernée par le code (si vous en avez beaucoup, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche situé au dessus de la première colonne du tableau)
- Une fois la ligne localisée, vous pouvez constater le nombre d'utilisation total et le nombre d'utilisation restante, ce qui peut vous permettre de voir si il reste des utilisations
Partager une liste entre plusieurs événements ?
La liste est un objet indépendant de l'événement. Elle peut réunir des tarifs de plusieurs événements, aussi bien pour l'alimenter que pour l'utiliser.
Une liste possède une ou plusieurs campagnes. Si vous dupliquez un événement en cochant la case "dupliquer les réductions" alors les tarifs du nouvel événement seront automatiquement ajoutés là ou étaient les tarifs du premier, dans la même campagne.
Si vou souhaitez créer des listes indépendantes, il faut le faire manuellement. Idem pour les campagnes.
Comprendre en détails le fonctionnement du système abonné
La liste en elle même et la manière de la remplir
Chaque liste d'abonné contient un ensemble de ligne qui correspond à autant d'abonné. Cette liste est une simple liste comme une feuille Excel.
Les lignes sont ajoutés automatiquement lorsqu'un des tarifs situés en haut de la liste ("tarifs alimentant la liste" est acheté). Vous pouvez aussi les ajouter vous même manuellement via un copié collé.
Les lignes sont ajoutés automatiquement lorsqu'un des tarifs situés en haut de la liste ("tarifs alimentant la liste" est acheté). Vous pouvez aussi les ajouter vous même manuellement via un copié collé.
Les campagnes et actions autorisées ou limitées par la liste
Chaque liste d'abonné va pouvoir être utilisé dans différents contextes. Cela se matérialise par une ou plusieurs "campagnes" qui sont configurées au bas de la page. Ainsi vous allez pouvoir désigner ce qu'être présent dans la liste va pouvoir impliquer (retirer X tarifs, obtenir Y réductions, etc). En cliquant sur "détails" de chaque campagne vous pouvez voir la liste des utilisations qui ont été faites, les crédits restants.
Comment l'abonné va s'identifier?
Pour s'identifier au moment de l'utilisation, chaque ligne de la liste est différencié un code (première colonne de la liste). Par défaut si vous ne configurez rien un code abonné à 5 chiffrees est généré par notre système et distribué à l'acheteur . Mais vous pouvez aussi demander au système d'utiliser un autre code (l'identifiant du billet d'abonnement, l'email, etc). Vous pouvez trouver plus d'infos dans la partie "Type d'identification" plus haut.
Les deux méthodes suivantes permettent qu'un billet acheté donne accès à plusieurs autres événements.
Méthode 1 : listes de contrôle (simple)
Cette méthode va ajouter les abonnés en plus des inscrits à l'événement sur l'appareil de contrôle d'accès. Les abonnés ne sont pas inclus dans les jauges propres à l'événement concernant la vente.
Mise en place :
1 /Vous vendez votre abonnement dans un premier événement.
2/ Dans l'événement devant intégrer les abonnés, vous allez dans "Options de contrôle" > "Listes de contrôle" puis vous créez une liste qui reprendra vos tarifs de l'événement dans le menu "billets originaux" et le tarif de l'abonnement en tant que tarif "dupliqué dans cette liste".
2/ Dans l'événement devant intégrer les abonnés, vous allez dans "Options de contrôle" > "Listes de contrôle" puis vous créez une liste qui reprendra vos tarifs de l'événement dans le menu "billets originaux" et le tarif de l'abonnement en tant que tarif "dupliqué dans cette liste".
Le total de billets flashés sur l'appareil de contrôle correspond bien aux billets de l'événement + ceux des abonnés. Concernant le suivi du contrôle d'accès, vous bénéficiez d'une liste des abonnés flashés sur chaque événement. Concernant les quotas de vente, les abonnés ne sont pas intégrés dans les quotas de vente de l'événement.
Méthode 2 : export/import
Cette méthode permet d'exporter les ventes d'un événement et les réimporter dans un autre événement. Les inscrits ré-importés sur l'événement vont venir affecter la jauge de l'événement.
Mise en place
1/ Allez dans votre premier événement (un événement "abonnement" par exemple) et depuis la section "Liste des participants" , cliquez sur "Exporter" > "Toutes les colonnes".
2/ Ensuite sur chacun des événements où le billet doit être valable, il suffit de ré-importer ces codes barres. Allez "ajouter une commande" > "ventes externe" puis choisissez un tarif sous lequel les abonnés seront importés, puis importez le fichier. Il est possible de concentrer tous les tarifs sur un seul tarifs ou de mapper chaque tarif avec son équivalent. Le prix devrait être correctement importé peu importe le tarif et donc repercuté en comptabilité.
2/ Ensuite sur chacun des événements où le billet doit être valable, il suffit de ré-importer ces codes barres. Allez "ajouter une commande" > "ventes externe" puis choisissez un tarif sous lequel les abonnés seront importés, puis importez le fichier. Il est possible de concentrer tous les tarifs sur un seul tarifs ou de mapper chaque tarif avec son équivalent. Le prix devrait être correctement importé peu importe le tarif et donc repercuté en comptabilité.
Définition : une prestation renouvelable à régler périodiquement sans date de fin connue et avec une reconduction automatique par prélévement. L’acheteur pourra annuler le futur renouvellement à tout moment. Cette rubrique ne traite donc pas d'un simple paiement en plusieurs fois, mais bien d'un abonnement a durée non définie.
Mise en place :
1. Vous cochez “paiements en plusieurs fois > abonnement” dans la page “options” de l’événement. Cet événement doit être dédié à l’abonnement étant donné qu’il va durer dans le temps de manière potentiellement infinie. Bien entendu sa date ne pourra pas être infinie mais vous pouvez mettre une date de fin lointaine.
2. Dans les propriétés de chaque tarif concerné (page "Tarifs"), vous cochez "ceci est un abonnement" et leur associez une période (prélévement tous les 1 mois, 3 mois, 6 mois, etc)
1. Vous cochez “paiements en plusieurs fois > abonnement” dans la page “options” de l’événement. Cet événement doit être dédié à l’abonnement étant donné qu’il va durer dans le temps de manière potentiellement infinie. Bien entendu sa date ne pourra pas être infinie mais vous pouvez mettre une date de fin lointaine.
2. Dans les propriétés de chaque tarif concerné (page "Tarifs"), vous cochez "ceci est un abonnement" et leur associez une période (prélévement tous les 1 mois, 3 mois, 6 mois, etc)
Date de renouvellement glissant ou fixe ?
Avec un renouvellement glissant, l'acheteur sera prélevé le jour du mois où il a souscrit. Avec le mode fixe, l'acheteur sera prélevé le jour du mois que vous décidez. Le mode glissant est le mode par défaut mais n'est pas adapté si vous devez débloquer des ressources précises pour une période précise (par exemple : au moins de janvier, l'abonnement vous donne droit à X et Y = il faut choisir le mode fixe)
Plusieurs périodes d’abonnement (1mois/3mois/6mois)
Si vous souhaitez proposer plusieurs durées d’abonnement, il est possible de spécifier une durée lorsque vous activez l’abonnement dans les propriétés du tarif. Il ne sera pas possible pour l’acheteur d’acheter plusieurs périodes dans un même commande (une commande = une durée de mensualité)
Si vous souhaitez proposer plusieurs durées d’abonnement, il est possible de spécifier une durée lorsque vous activez l’abonnement dans les propriétés du tarif. Il ne sera pas possible pour l’acheteur d’acheter plusieurs périodes dans un même commande (une commande = une durée de mensualité)
Savoir qui est abonné :
Vous pouvez obtenir la liste des abonnés valide à ce jour depuis la liste des participants ou depuis l’API en filtrant sur le statut “utilisé” différent de la valeur 3 (expiré).
Vous pouvez obtenir la liste des abonnés valide à ce jour depuis la liste des participants ou depuis l’API en filtrant sur le statut “utilisé” différent de la valeur 3 (expiré).
Besoin de flasher vos abonnés ?
Chaque renouvellement d’abonnement réinitialise le statut “utilisé” de l’abonné dans l’événement abonnement.
Chaque défaut de paiement ou résiliation passe le statut "utilisé" en expiré (valeur = 3 dans l'api).
Cela veut donc dire que chaque billet abonné peut être flashé une fois par période d'abonnement. Si vous avez besoin de plus consultez les rubrique ci dessous
Chaque renouvellement d’abonnement réinitialise le statut “utilisé” de l’abonné dans l’événement abonnement.
Chaque défaut de paiement ou résiliation passe le statut "utilisé" en expiré (valeur = 3 dans l'api).
Cela veut donc dire que chaque billet abonné peut être flashé une fois par période d'abonnement. Si vous avez besoin de plus consultez les rubrique ci dessous
Echec de prélévement
En cas d'échec de prélevement, un email sera envoyé à l'acheteur afin de lui laisser régler le paiement manuellement.
L'acheteur peut régulariser son paiement depuis l'espace acheteur de sa commande, que vous pouvez trouver depuis la liste des participants en cliquant sur la commande puis "espace acheteur".
L'acheteur peut régulariser son paiement depuis l'espace acheteur de sa commande, que vous pouvez trouver depuis la liste des participants en cliquant sur la commande puis "espace acheteur".
Résilier un abonnement :
L’acheteur peut annuler le renouvellement de l'abonnement depuis son espace acheteur. Vous pouvez aussi annuler le renouvellement depuis l’espace acheteur. En cliquant sur rembourser vous pouvez rembourser (totalement/partiellement) ou annuler immédiatement la validité de l’abonnement sans rembourser.
Suspendre un abonnement :
L'organisateur peut suspendre un abonnement depuis la page "Paiement différes" en cochant une ou plusieurs lignes puis en utilisant le menu déroulant "Suspendre". Attention, suspendre un abonnement n'a pas le même effet que le résilier donc ne le faites que si vous le suspendez seulement.
Réactiver un abonnement :
Attention : Utiliser cette fonctionnalité nécéssite une grande attention. Si vous vous trompez vos acheteurs risquent une sur-facturation.
Un abonnement suspendu par l'organisateur peut être réactivé depuis la page "Paiement différes". L'abonnement peut ensuite être réactivé en choisissant "Réactiver" dans le menu déroulant.
Un abonnement suspendu par l'organisateur peut être réactivé depuis la page "Paiement différes". L'abonnement peut ensuite être réactivé en choisissant "Réactiver" dans le menu déroulant.
ATTENTION avant de réactiver :
- si le montant restant à payer n'est pas nul (l'abonnement a été interrompu avant le paiement d'une échéance émise), il sera exigé immédiatement (tous les jours 11h00) auprès de l'acheteur lors de la réactivation. Si vous ne souhaitez pas qu'il soit exigé immédiatement, attendez la prochaine échéance indiqué dans la colonne "échéance suivante" puis réactivez l'abonnement OU notez la date de prochain prélévement dans "échéance suivante"
- si le montant restant à payer est nul, alors l'échéance qui sera visée est la prochaine échéance future. Vous pouvez la modifier si besoin en cliquant sur la date.
Connecter votre tarif abonnement a une liste :
Chaque tarif abonnement peut ajouter automatiquement l'acheteur à une liste d’adhésion, ce qui peut permettre de mettre en place un schéma comme
- “obtenir 2 billets (ou réductions) tous les 30 jours parmi une séléction de spectacles " (abonnement glissant)
- "obtenir le droit de réserver 2 spectacles parmi les spectacles de janvier, puis 2 spectacles parmi les spectacles de février, etc (abonnement au mois)
Mise en place : une fois votre tarif abonnement créé et configuré (voir ci dessus), vous allez créer ou éditer une liste d'adhésion dans "Offres spéciales" puis désigner le tarif alimentant la liste comme celui de l'abonnement. Au bas de la liste, vous devrez désigner les possibilités offertes par la présence dans la liste (une ou plusieurs campagnes, autorisation d'achat sur certains tarifs ou en tant que code de réduction)
L’abonné est ajouté à la liste lors de son abonnement et est retiré dès qu’il expire. Chaque renouvellement de l’abonnement réinitialise les droits associés (sur une ou plusieurs campagnes existantes).Pour les abonnements à date fixe, utilisez les dates de validités de chaque campagne pour définir les droits de la période en cours. Ex : un abonné ayant payé la période “mars” pourra réserver les ressources autorisés par la campagne “mars” qui sera valide du 01/03 au 31/03. L’abonné ayant annulé son abonnement sera exclu de la liste et ne pourra donc jamais réserver pendant cette période.
Ce tutoriel est dédié précisément au schéma suivant uniquement :
Vous tenez différentes représentations d’un événement similaire et souhaitez offrir la possibilité à vos clients d’acheter un tarif avantageux pour plusieurs séances (Carte 10 séances, abonnement 5 séances)
Par exemple :
- Cours de Yoga tous les jeudi, je souhaite faire une carte 5 séances.
- Professeur de guitare, je répartis mes créneaux de disponibilité via l’outil séance et souhaite créer un tarif pour 10 cours.
L’intérêt : Vous permettez à vos acheteurs de choisir leur créneau un par un en fonction de leur disponibilités au fil du temps (trimestre/année/etc.)
Il faut donc un événement indépendant, avec une organisation en séances.
Pour créer cette organisation, rendez vous dans le mode séance ou sur le tutoriel suivant : Séances
Vous tenez différentes représentations d’un événement similaire et souhaitez offrir la possibilité à vos clients d’acheter un tarif avantageux pour plusieurs séances (Carte 10 séances, abonnement 5 séances)
Par exemple :
- Cours de Yoga tous les jeudi, je souhaite faire une carte 5 séances.
- Professeur de guitare, je répartis mes créneaux de disponibilité via l’outil séance et souhaite créer un tarif pour 10 cours.
L’intérêt : Vous permettez à vos acheteurs de choisir leur créneau un par un en fonction de leur disponibilités au fil du temps (trimestre/année/etc.)
Il faut donc un événement indépendant, avec une organisation en séances.
Pour créer cette organisation, rendez vous dans le mode séance ou sur le tutoriel suivant : Séances
Mise en place
Dans cet article nous allons créer le schéma pour l’exemple suivant :
L’achat d’un « abonnement » 10 séances pour votre cours de guitare.
1. Depuis la page « Tarifs » de votre événement, dans l’onglet « quantité globale » définissez le quota maximal disponible par séance.
(Le nombre de personne maximal que vous pouvez recevoir par créneau horaire)
Dans cette même page, créez (ou vérifiez avoir) les 3 tarifs suivants :
- Créez un tarif pour l’achat d’une séance à l’unité (facultatif)
- Créez un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances
- Créez un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement
2. Depuis « Offres spéciales » / « abonnés » créez une liste d’abonnés.
Dans la premier encart « ce qui alimente automatiquement votre liste » renseigner le tarif « Un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances »
Dans le second encart, dans « type d'identification » vous définissez la donnée qui sera utilisée comme code de retrait pour les 9 séances suivantes. Nous vous recommandons « email », ainsi vos acheteurs n’auront qu’à renseigner l’email qu’ils ont utilisé pour acheter l’abonnement.
3. Dans le dernier encart, en bas de page, créez votre campagne d’utilisation.
Dans cet article nous allons créer le schéma pour l’exemple suivant :
L’achat d’un « abonnement » 10 séances pour votre cours de guitare.
1. Depuis la page « Tarifs » de votre événement, dans l’onglet « quantité globale » définissez le quota maximal disponible par séance.
(Le nombre de personne maximal que vous pouvez recevoir par créneau horaire)
Dans cette même page, créez (ou vérifiez avoir) les 3 tarifs suivants :
- Créez un tarif pour l’achat d’une séance à l’unité (facultatif)
- Créez un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances
- Créez un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement
2. Depuis « Offres spéciales » / « abonnés » créez une liste d’abonnés.
Dans la premier encart « ce qui alimente automatiquement votre liste » renseigner le tarif « Un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances »
Dans le second encart, dans « type d'identification » vous définissez la donnée qui sera utilisée comme code de retrait pour les 9 séances suivantes. Nous vous recommandons « email », ainsi vos acheteurs n’auront qu’à renseigner l’email qu’ils ont utilisé pour acheter l’abonnement.
3. Dans le dernier encart, en bas de page, créez votre campagne d’utilisation.
Attention ! Dans le cas que nous évoquons, veillez à indiquer 1 utilisation de moins que le nombre voulu :
Dans notre cas, « quantité disponible par email » doit être 9 !
Eh oui, vos acheteurs auront déjà acheté leur premier cours en achetant leur abonnement 10 spectacles, il faut donc prévoir 1 utilisation de moins.
4. Dans « parmi le ou les tarifs suivants » sélectionnez le tarif définit précédemment « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement » puis enregistrez
Voilà, tout est prêt !
Comment vérifier le fonctionnement ?
Rendez vous dans votre boutique, essayez de réserver le tarif « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement », si un un email vous est demandé pour continuer, c’est que tout est bien en place !
Dans notre cas, « quantité disponible par email » doit être 9 !
Eh oui, vos acheteurs auront déjà acheté leur premier cours en achetant leur abonnement 10 spectacles, il faut donc prévoir 1 utilisation de moins.
4. Dans « parmi le ou les tarifs suivants » sélectionnez le tarif définit précédemment « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement » puis enregistrez
Voilà, tout est prêt !
Comment vérifier le fonctionnement ?
Rendez vous dans votre boutique, essayez de réserver le tarif « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement », si un un email vous est demandé pour continuer, c’est que tout est bien en place !
Qu'est ce qu'un package ?
Un package promo permet de réaliser des réductions multi-événements (avec mise en avant dans l'agenda ou suggestion d'achat supplémentaire) et des réductions automatiques sur des combinaisons de produits mis dans le panier. Le package s'applique sur des tarifs existants publiques et va ainsi faire baisser leur prix.
Un package promo permet de réaliser des réductions multi-événements (avec mise en avant dans l'agenda ou suggestion d'achat supplémentaire) et des réductions automatiques sur des combinaisons de produits mis dans le panier. Le package s'applique sur des tarifs existants publiques et va ainsi faire baisser leur prix.
Comment est présenté le package
Le package n'est pas un produit supplémentaire, c'est un raccourci vers des produits existants qui accorde une réduction.
Il peut :
- ne jamais être visualisé et seulement déclencher sa réduction sur une combinaison de produits dans le panier
- être affiché avant le paiement en tant que suggestion d'achat si vous cochez l'option (voir ci-dessous)
- être présenté dans une liste multi-événements si vous cochez l'option (voir ci-dessous)
Alternatives :
- Si votre besoin concerne une combinaison de tarif a destination d'une même personne et dans un seul événement Billetweb, vous pouvez vous intéresser à la rubrique "Inclure des tarifs dans un tarif" qui permet de créer des pass au sein d'un événement.
- Si votre besoin concerne une combinaison de tarif a destination d'une même personne et dans un seul événement Billetweb, vous pouvez vous intéresser à la rubrique "Inclure des tarifs dans un tarif" qui permet de créer des pass au sein d'un événement.
- Si votre besoin concerne plusieurs personnes dans un même événement, consultez la rubrique pack
Mise en place et condition de réductions
La rubrique "Offres spéciales" > "Nouveau package promotionnel" vous permet de créer des réductions sur des combinaisons de tarifs.
La réduction peut se déclencher selon des conditions multiples :
- schéma précis de produits ou X éléments parmi une liste de tarifs
- réduction en montant, pourcentage ou réductions différentes par tarif
- pour une même personne ou des personnes différentes
- pour une même personne ou des personnes différentes
- pour des représentations portants sur une date libre ou sur une période spécifique (jour/semaine/mois)
- réduction effective sur le premier produit du schéma, le dernier, le moins cher ou tous les produits
- réduction sur un schéma précis (tarif X + tarif Y + tarif Z)
- réduction si X tarifs parmi un ensemble de tarifs (offre nominative ou non)
Exemples concrets :
1 acheté 1 offert
Mise en place : Réduction de 100% sur le premier tarif seulement + "Un certain nombre de tarif" + "au minimum"=2 + "au maximum"=2
Mise en place : Réduction de 100% sur le premier tarif seulement + "Un certain nombre de tarif" + "au minimum"=2 + "au maximum"=2
50% sur le second produit offert
Mise en place : Réduction de 50% sur tous sauf le premier tarif seulement + "Un certain nombre de tarif" + "au minimum"=2 + "au maximum"=2
pack de 5 spectacles fixé
"Action" définit sur "Réduction multiples" (vous allez pouvoir choisir un prix pour chaque produit et non une réduction globale en %)
"Nécéssite d'avoir sélectionné" définit sur "Un certain nombre de tarifs parmi"
"Au minimum" définit sur "5 produits différents par personne" (si offre nominative)
Cliquez sur afficher les options avancées puis définissez "Au maximum" définit sur 5
Vous désignez vos 5 tarifs dans "Parmi les ou les tarifs suivants" puis cliquez sur ajouter
Vous notez leur prix de vente dans la case située à coté de chaque tarif
pack de 3 spectacles parmi 10
"Nécéssite d'avoir sélectionné" définit sur "Un certain nombre de tarifs parmi"
"Au minimum" définit sur "3 produits différents par personne"
"Au maximum" définit sur 3 (cliquez sur afficher les options avancées)
Vous désignez vos 10 tarifs dans "Parmi les ou les tarifs suivants" puis cliquez sur ajouter
réduction de 5€ si au moins 4 tarifs parmi
"Action" définit sur "réduction de 5€"
"Nécéssite d'avoir sélectionné" définit sur "Un certain nombre de tarifs parmi"
"Au minimum" définit sur "4 produits différents"
"Appliquer la réduction définit sur "le premier produit seulement
Par défaut l'offre n'est pas mise en avant par Billetweb, c'est à vous de communiquer sur son existence, ou à l'acheteur de se retrouver dans les conditions nécéssaire pour que celle-ci s'active.
Cependant vous pouvez en cochant la case "Promouvoir l'offre" faire la publicité de l'offre avant l'étape "paiement" (si un des tarifs inclus dans l'offre est alors sélectionné). Cette approche est particulièrement pratique pour inciter les acheteurs d'un événement 1 à s'intéresser à l'événement 2.
Proposer le package dans votre agenda
Depuis les propriétés de votre agenda ou page organisateur ("Outils" > "Page organisateur"), vous pouvez cocher la case "afficher la packages promos" ce qui fera apparaitre vos offres dans votre liste (parmi les autres événements). Cela est particulièrement utile si vous vendez un pack de plusieurs événements dont le contenu est fixé (pack saison) ou au choix (pack 3 matchs parmi 10).
Option proposée suite à l'achat d'un tarif
Vous souhaitez que certaines options ne soient disponibles qu'en étape 2, proposées en complément de la sélection d'un premier tarif.
Mise en place :
Il suffit de créer votre option depuis "Tarifs" > "Nouveau tarif" puis de cocher la case "ceci est une option" .
Vous pourrez alors désigner les tarifs pour lequel l'option sera proposée en étape 2 du panier.
Vous pourrez alors désigner les tarifs pour lequel l'option sera proposée en étape 2 du panier.
Conséquences pratiques :
- Les options sélectionnées figureront sur le billet si vous avez choisit d'en générer un
- Les options sélectionnées figureront sur le billet si vous avez choisit d'en générer un
- Vous trouverez dans la liste des participants une ligne par option souscrite (vous pourrez filtrer/exporter ces données ou les obtenir via l'api)
- Chaque option peut avoir son propre formulaire et demander certaines informations spécifiques
- Le code barre du billet peut être flashé une fois par option souscrite si vous en avez le besoin
Exemple
Si vous voulez proposer une option "nuit d'hôtel" payante sur un tarif "inscription adulte":
- vous créez une "nuit d'hotel" puis vous cochez la case "ceci est une option" et désignez le tarif "inscription plein tarif".
- l'acheteur va tout d'abord sélectionner le tarif "inscription adulte" puis clique sur suivant .Le système va ensuite lui proposer les options.
étape 1
étape 2
Conseils et astuces
Il est possible via les catégories de regrouper des options afin de les hiérarchiser (voir ci-dessous).
Si certaines options nécessite un taux de TVA différents, consultez la rubrique multi-tva
Si vous avez besoin de réaliser des configurations plus complexes, consultez la rubrique "Inclure des tarifs dans un tarif"
Option dans le panier comme un tarif normal
La facon la plus naturelle de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.
Option sous forme d'un tarif distinct accessible sans condition
Si ce tarif ne doit pas émettre de billets, vous pouvez désactiver cela depuis la page "visuels billets" en cliquant sur + pour créer un nouveau style puis "émettre un billet : non".
Option obligatoire pour toute commande
Il est possible d'inclure systématiquement un tarif pour toute commande effectuée, pour cela rendez vous dans "quantité minimum" dans les propriétés du tarif.
Autres solutions
Proposer une option en étape 2 du panier, mais une fois seulement par panier :
L'option "Inclure d'autres tarifs/options" de chaque tarif permet de créer une condition personnalisée "unique=oui" qui permet de présenter à l'acheteur une option une seule fois par commande, ce qui peut permettre par exemple de gérer des frais de port (voir la rubrique suivante "Inclure des tarifs dans un tarif")
Autoriser l'achat du tarif A en étape 1 seulement si le tarif B est séléctionné :
Certains tarifs peuvent être conditionnés à l'achat de certains autres via l'option "Tarifs ne pouvant être achetés seuls" de la page "Options" > "Options du module de vente" (ex : je peux mettre dans le panier le tarif A seulement si j'ai aussi choisit au moins un tarif B)
Il est possible d'autoriser l'accès à certains tarifs en fonction de la présence de plusieurs autres, à l'intérieur d'un pass ou pack (voir la rubrique suivante "Inclure des tarifs dans un tarif").
Autoriser l'achat d'autres billets dans un second temps
Grâce au système de code abonné, vous pouvez permettre à un acheteur d'un tarif A de revenir acheter un tarif B (sur un même ou autre événement) dans un second temps (en deux commandes distinctes).
- Vous créez une liste d'abonné
- Vous désignez le ou les tarifs d'achat A comme alimentant la liste
- Vous cliquez sur "Voir les paramètres de la liste" et vous allez définir la clé de la liste comme étant l'identifiant billet
- Au bas de la page vous désignez le ou les tarifs B qui auront une réduction, vous saisissez le montant de la réduction
- Vous pouvez désormais communiquer auprès des acheteurs des tarifs A en disant qu'ils peuvent utiliser leur identifiant billet comme code de réduction sur l'achat des tarifs B. Vous pouvez pour ce faire utiliser la page "instructions" de l'événement qui vends les tarifs A afin que l'acheteur recoivent ce message après l'achat initial.
J'ai besoin de gérer le contrôle d'accès sur des options (ou le retrait de produits si ce sont des produits vendus)
Tous les produits ou billets vendus peuvent être exportés depuis la liste des participants.
Il est aussi possible de flasher les billets associés à ces options/produits en vue de gérer leur retrait sur site. Utilisez les listes de contrôles pour cela.
Cet article s'adresse uniquement aux codes promotionnels/packages promotionnels.
La notion de dégréssivité s'applique par palier. Elle fait diminuer le prix progressivement.
Pour y accéder vous devez aller dans "Outils" > "Promotions" puis "Codes promotionnels" ou "Package promotionnsels". Une fois votre code créé, vous avez dans les actions (rubrique "Droits associés") la possibilité de changer le "€" en "Dégressif".
Exemple de condition de dégressivité :
3=-3€,5=-5€
A partir du troisième produit => -3€ de réduction
A partir du cinquième produit => -5€ de réduction
3=10€,5=8€
A partir du troisième produit => le prix devient 10€
A partir du cinquième produit => le prix devient 8€
3=10%,5=20%,10=30%
A partir du troisième produit => 10% de réduction
A partir du cinquième produit => 20% de réduction
A partir du dizième produit => 30% de réduction
Les outils présentés dans les rubriques précédentes permettent de créer des produits d'appels ou des solutions pour augmenter votre taux de rétention acheteur. Ces méthodes nécéssitent une action manuelle de votre part (création de code promo, liens secrets). Les rubriques suivantes intégrent des solutions automatisées afin de vous faire gagner du temps.
Générer un code promo automatiquement suite à l'achat d'un tarif
Vous pouvez facilement automatiser la génération d'un code promo pour un public allant ou ayant acheté un produit spécifique.
Mise en place :
- Créer une nouvelle liste d'abonné dans "Outils" > "Abonnés"
- Cliquez sur "Voir les paramètres de la liste" et choisissez "Type d'identification : Identifiant billet"
- Désigner le ou les tarifs qui vont déclencher un ajout à la liste et donc les tarifs qui représentent ceux qui doivent générer une promotion
- Au bas de la page, vous désignez l'action permise par la présence dans cette liste (ex : réduction de 3€ sur les tarifs X ou Y)
- Toute nouvelle commande contenant les produits designés est automatiquement ajoutée à la liste
Communiquer :
Il reste ensuite à communiquer sur l'existence de cette offre de fidélité (Si vous êtes venu à l'événement X, saisir votre numéro de billet en code promo vous offrira une réduction de 3€ sur Y). A ce stade nous n'intervenons pas sur la partie communication de ces offres.
A savoir :
Notez également que la liste peut être remplie manuellement par copié-collé.
Vous pourriez au lieu de générer un code promo débloquer un tarif affiché dans le panier en choisissant "Autoriser l'achat" au bas de la page de configuration.
Le paiement par carte bancaire, visa, mastercard, bancontact est activé par défaut sur votre événement et peut être désactivé depuis la page "Options" de votre événement. Il sera proposé à tous les acheteurs réalisant une commande payante. Le paiement peut faire appel au système 3D secure qui requiert une confirmation de l'identité du porteur de la carte (par SMS le plus souvent). Cette technologie réduit fortement les risques de fraudes.
Condition d'éligibilité
- Ce mode de paiement est activable seulement pour un panier ou produit de plus de 50€
- Ce mode de paiement n'est proposé à l'acheteur que si vous avez au moins le temps de réaliser une échéance avant l'événement (la date de fin de l'événement). Il faut donc que votre événement se termine dans plus de 40 jours si vous souhaitez voir apparaitre le paiement en plusieurs fois. Le nombre d'échéance possibles est également limité par cette même durée et évolue au fur et à mesure que l'événement se rapproche. C'est donc la date de fin de l'événement qui conditionne la proposition de ce mode de paiement. Nous ne laissons pas la possibilité d'un paiement après l'événement pour être certain que vous soyez en mesure d'être payé. Même si vous utilisez le prélèvement sur la carte, l'acheteur peut toujours s'y opposer.
Présentation pour l'acheteur
Le paiement en plusieurs fois est un mode de paiement présenté à l'étape du paiement, en plus du paiement par carte bancaire normal.
Les montants et dates sont précisées afin que l'acheteur visualise exactement les dates de paiement.
Aucune mention de l'existence du paiement en plusieurs fois n'est faite avant l'étape de paiement, libre à vous de l'inscrire dans la description de l'événement ou des tarifs
Mise en place
- pré-requis : vous avez un événement avec un ou plusieurs tarifs (voir la partie "condition d'éligibilité" ci-dessus)
- depuis la page "Options" de votre événement cochez la case "Moyen de paiement" > "Paiement en plusieurs fois"
- depuis la page "Options" de votre événement cochez la case "Moyen de paiement" > "Paiement en plusieurs fois"
- choisissez le type "Paiement étalé" ou "Accompte" (voir le détail de ces modes dans la partie "choix du calendrier ci dessous")
- remplissez les divers champs demandés et sauvegardez
- vous pouvez constater la proposition du paiement en plusieurs fois en vous rendant à l'étape paiement depuis le panier
1) Choix du calendrier
Lors de la configuration du paiement en plusieurs fois vous pouvez choisir entre deux modes :
Paiement étalé :
- vous définissez le nombre maximum d'échéance (2 à 12 fois, 3 par défaut). Il est possible de limiter le nombre d'échéance sur certains tarifs depuis les propriétés du tarif.
- l'acheteur paie une première fois lors de sa réservation
- chaque mois à une date que vous définissez nous envoyons une demande de paiement à l'acheteur ou nous le prélevons selon le schéma utilisé
- l'acheteur paie une première fois lors de sa réservation
- chaque mois à une date que vous définissez nous envoyons une demande de paiement à l'acheteur ou nous le prélevons selon le schéma utilisé
Mode accompte :
- un accompte payé immédiatement à la commande (vous définissez le %)
- un solde payable avant l'événement
- un accompte payé immédiatement à la commande (vous définissez le %)
- un solde payable avant l'événement
2) Paiement volontaire ou prélevement
Vous pouvez choisir entre un paiement volontaire ou un prélevement lors de chaque échéance
Paiement volontaire :
- Lors de chaque échéance, nous envoyons une demande de paiement par email à l'acheteur
- Nous relancons les acheteurs 3 jours et 7 jours après une demande de paiement laissée sans action
- passé ce délai, vous êtes libre de contacter vos acheteurs afin de les relancer (leur numéro de téléphone vous sera également communiqué)
- passé ce délai, vous êtes libre de contacter vos acheteurs afin de les relancer (leur numéro de téléphone vous sera également communiqué)
Prélévement :
- Lors de chaque échéance, le système prélevera le montant du sur la carte bancaire de l'acheteur
- Si un paiement échoue, le système essaira à nouveau les jours suivants puis enverra un email à l'acheteur afin qu'il régularise la situation
- Si rien n'est fait, le paiement sera marqué comme échoué dans votre console de suivi (leur numéro de téléphone de l'acheteur vous sera également communiqué)
- Si rien n'est fait, le paiement sera marqué comme échoué dans votre console de suivi (leur numéro de téléphone de l'acheteur vous sera également communiqué)
Gérer les échecs de prélevement
- Lors de chaque échéance, le système prélève le montant sur la carte bancaire de l'acheteur
- Si un paiement échoue, le système enverra un email à l'acheteur afin qu'il régularise la situation en saisissant sa carte à nouveau (le jour de l'échec, 3 jours après puis 3 jours après à nouveau)
- Le 7eme jour, vous recevrez une notification par email afin de porter votre attention sur ce cas (leur numéro de téléphone de l'acheteur vous sera également communiqué). Vous pouvez suivre les paiements dans votre console dédiée : https://www.billetweb.fr/bo/payment_calendar.php
- Le 7eme jour, vous recevrez une notification par email afin de porter votre attention sur ce cas (leur numéro de téléphone de l'acheteur vous sera également communiqué). Vous pouvez suivre les paiements dans votre console dédiée : https://www.billetweb.fr/bo/payment_calendar.php
- L'acheteur peut régulariser son paiement depuis l'espace acheteur de sa commande, que vous pouvez trouver depuis la liste des participants en cliquant sur la commande puis "espace acheteur".
Suivi, relance, annulation
- un écran dédié vous permet de suivre les paiements à percevoir
- les sommes collectées sont reversées selon votre politique de virement habituelle comme si il s'agissait de paiements distincts
- les sommes collectées sont reversées selon votre politique de virement habituelle comme si il s'agissait de paiements distincts
- la commission de billetweb s'applique comme si chaque paiement était distinct
- tout remboursement (total ou partiel) annule la validité du produit et les échéances de paiement futures le concernant
- tout remboursement (total ou partiel) annule la validité du produit et les échéances de paiement futures le concernant
- pour annuler purement et simplement les futurs demandes, vous cliquez dans la liste des participants sur "rembourser" puis "annuler sans rembourser".
Paypal est un mode de paiement activable par l'organisateur qui n'est pas activé par défaut.
C'est quoi Paypal ?
Un service de paiement alternatif qui permet de régler via son solde Paypal, ses cartes ou comptes bancaire.
C'est quoi Paypal ?
Un service de paiement alternatif qui permet de régler via son solde Paypal, ses cartes ou comptes bancaire.
Quelle est la cinématique ?
Comme pour un paiement carte, après avoir choisit le mode de paiement une fenêtre s'ouvre. L'acheteur s'identifie sur le site de paypal si il n'est pas déja connecté puis valide le paiement. Paypal propose ensuite ses propres modalités de paiement (carte bancaire, compte bancaire, paiement en plusieurs fois). Dans tous les cas, après validation du paiement l'argent est disponible sur votre compte organisateur.
Quelle est le cout de Paypal ?
Il est facturé 0.29€ + 5% du prix d'un billet.
Quelle différence avec le paiement par carte bancaire ?
L'argent issu des ventes est reversé dans les mêmes conditions qu'un paiement carte. Il est possible de rembourser un acheteur comme avec une carte bancaire.
Comment activer Paypal?
Depuis la page "Options" de l'événement dans "Moyens de paiement" il suffit de cocher Paypal.
Depuis la page "Options" de l'événement dans "Moyens de paiement" il suffit de cocher Paypal.
Est ce que tout le monde peut activer Paypal ?
Il nécéssite d'avoir fait vérifié son compte Billetweb. Paypal est une nouveauté 2023. Ce mode est progressivement rendu disponible aux clients de notre plateforme.
Le mode réservation va placer la commande dans un état enregistré mais non payée en attente d'un réglement futur. Vous devez bien noter qu'aucun billet n'est émis tant que la commande n'est pas notée payée, ni aucune écriture comptable. Elle peut permettre différents scénarios détaillé ci dessous
L'organisateur ajoute une commande et la place dans l'état "réservation"
Si l'option réservation n'est pas activée dans l'événement, il est possible pour l'administrateur, via la vue organisateur, de marquer certaines commandes en "réservation" et de les marquer payée plus tard dans la liste des participants. Une autre alternative pour bloquer des places est l'utilisation de contingent.
Envoyer un lien de paiement dès la réservation
Via la vue organisateur ("Ajouter une commande" ou depuis votre boutique), vous marquez certaines commandes en type de paiement "réservation". Si vous ajoutez un email dans le formulaire, l'acheteur recevra un email qui lui permettra de régler par carte bancaire.
Envoyer un lien de paiement après réservation
Il est aussi possible d'ajouter l'email par la suite dans la liste de participant en cliquant sur la commande puis en remplissant le champ "Email" de la commande, enfin en cliquant sur "envoyer". Alternativement vous pouvez donner le lien du bouton "espace acheteur" que vous trouverez dans la liste des participants en cliquant sur une commande.
Réservation saisie en guichet ou en ligne
Vous devez activer l'option "moyen de paiement alternatif/réservation" dans la page "Options" de votre événement si vous souhaitez la proposer au public, soit en ligne et en guichet, soit juste en guichet. Vous préciserez alors les modalités de réglement (sur place, à l'avance, etc). Notez que tant que la commande n'est pas notée réglée, aucun billet n'est donné à l'acheteur.
Ajouter une étape de modération
Utilisez la fonction "accréditation" afin que les commandes soient mise en attente puis qu'une fois que vous le décidez l'acheteur recoive son billet ou son lien de paiement si la commande est payante.
Encaisser le réglement à distance
Le mode de paiement réservation, si il est configuré dans l'événement, va spécifier à l'acheteur comment il doit faire pour vous faire parvenir le réglement. Une fois que vous l'aurez, vous validez et l'acheteur recoit ses billet. En savoir plus
Encaisser le réglement sur place
Notez bien l'acheteur n'a pas de billets si vous choisissez de lui proposer de régler sur place.
Une fois que l'acheteur se présente vous pourrez retrouver sa commande depuis votre backoffice organisateur ou depuis un guichet de vente en cliquant sur l'événement puis "Outils" > "Liste des participants". Vous localisez alors la commande via une recherche par référence ou nom et pourrez cliquer sur "Marquer comme payé" afin d'enregistrer le paiement et éditer les billets.
Une fois que l'acheteur se présente vous pourrez retrouver sa commande depuis votre backoffice organisateur ou depuis un guichet de vente en cliquant sur l'événement puis "Outils" > "Liste des participants". Vous localisez alors la commande via une recherche par référence ou nom et pourrez cliquer sur "Marquer comme payé" afin d'enregistrer le paiement et éditer les billets.
Notez que si vous ne spécifiez pas de moyen de paiement, le mode d'encaissement "Réservation" figurera dans votre comptabilité.
Le paiement sur facture émet les billets immédiatement sans paiement, l'acheteur pouvant ensuite vous régler sa facture selon les modalités que vous indiquez dans "Mes infos" > "Coordonnées" > "Factures pour vente en direct" > "Autres mentions". De fait, il est principalement réservé aux événements professionnels.
L'avantage de ce mode de paiement est qu'il émet les billets directement. Son défaut est qu'il n'offre aucun suivi dans notre interface puisque toutes les commandes sont considérées payées dés l'émission.
Mise en place :
- Rendez vous dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options" et cochez "Paiement sur facture"
- Activer l'option dans le ou les tarifs dont l'achat proposeront le paiement sur facture. Cela permet de n'activer ce mode de paiement que sur certains tarifs.
Possible également de saisir la réservation vous même depuis un guichet ou "ajouter une commande" et de le marquer en "réservation". Vous obtiendrez alors une facture également.
Le mode réservation va placer la commande dans un état enregistré mais non payé (pas de billet émis) en attente d'un réglement futur. Elle peut permettre différents scénarios détaillé ci dessous. Ce mode de paiement concerne des réservations prise en autonomie par l'acheteur. Pour les réservations saisies par l'organisateur vous pouvez vous référer aux moyens de paiement en guichet.
Moyen de paiement alternatif (chèque, virement, etc)
Depuis la page "Options" de votre événement, vous pouvez ajouter votre propre moyen de paiement. L'acheteur recevra alors un email contenant un numéro de commande et devra vous régler de la façon dont vous spécifiez (chèque, virement, paypal, etc). A réception du paiement, vous validez sa commande dans la liste des participants et l'acheteur recevra ses billets.
Changer d'avis et régler en carte bancaire
Si l'acheteur change d'avis, il pourra toujours régler sa commande par carte bancaire depuis son email de confirmation de réservation (si l'option "paiement carte bancaire" est coché dans "options")
Limiter l'usage de ce moyen de paiement :
Le mode réservation peut être activé en ligne ou en guichet uniquement ou via un lien secret à diffuser.
Le mode réservation peut être activé en ligne ou en guichet uniquement ou via un lien secret à diffuser.
Il est possible de l'activer au delà d'un certain montant.
Il est également possible d'ajouter une pénalité à chaque billet payé via ce mode, afin de décourager l'utilisation massive de ce moyen de paiement, plus chronophage pour vous.
Réservation à régler sur place
- Notez bien l'acheteur n'a pas de billets si vous choisissez de lui proposer de régler sur place.
- Une fois que l'acheteur se présente vous pourrez retrouver sa commande depuis votre backoffice organisateur ou depuis un guichet de vente en cliquant sur l'événement puis "Outils" > "Liste des participants".
- Vous localisez alors la commande via une recherche par référence ou nom et pourrez cliquer sur "Marquer comme payé" afin d'enregistrer le paiement et éditer les billets. Notez que si vous ne spécifiez pas de moyen de paiement, le mode d'encaissement "Réservation" figurera dans votre comptabilité.
- Si vous marquez plusieurs commandes payées a l'aide du menu déroulant, vous devrez ensuite les envoyer a l'aide de l'entrée du menu déroulant "renvoyer par email".
Boutique version 2 (2023)
La boutique c'est quoi ?
La boutique est un mini-site customisable qui présente votre événement et héberge votre module de billetterie.
Vous pouvez y accéder depuis votre espace organisateur en séléctionnant votre événenement puis en cliquant sur "Boutique".
L'adresse de cette page est l'adresse officielle qui peut être partagée à votre public une fois la boutique mise en ligne (bouton ON/OFF)
L'adresse de cette page est l'adresse officielle qui peut être partagée à votre public une fois la boutique mise en ligne (bouton ON/OFF)
Activer le mode d'édition
Vous pouvez personnaliser votre boutique en cliquant sur la page "Boutique" de votre événement puis sur le bouton "modifier la page". Une fois en mode édition, vous pourrez réaliser les actions suivantes :
Ajouter une image de couverture
L'image de couverture de la boutique doit être fournie dans un format minimum de 904x344px. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés. Vous pourrez repositionner l'image afin qu'elle soit centrée correctement.
Choix de la couleur primaire
Vous pouvez définir une couleur primaire pour votre événement qui sera reprise dans votre boutique et dans les différentes étapes du panier.
Vous pouvez définir une couleur primaire pour votre événement qui sera reprise dans votre boutique et dans les différentes étapes du panier.
Ajouter une description
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur le bloc "+" puis description". Depuis l'éditeur de contenu , vous pourrez saisir ou coller du texte et ajouter des liens.
Ajouter des blocs
En cliquant sur le bouton "+" vous pourrez ajouter différents blocs :
- Description
- Image
- Gallerie d'image
- Vidéo
- Fichiers (externes ou hébergés)
- Questions fréquentes (FAQ)
- Artistes (avec ou sans lien)
- Twitter
- commentaires Facebook
Réorganiser les blocs
Vous pouvez réoganiser les blocs en cliquant sur le menu à proximité d'un bloc et en choisissant l'icone avec les trois petites barres.
Vous pouvez réoganiser les blocs en cliquant sur le menu à proximité d'un bloc et en choisissant l'icone avec les trois petites barres.
Exemple de boutique
Boutique version 1
Différence entre boutique version 1 et boutique version 2
La boutique version 1 est moins moderne et plus permissive sur les contenus. Elle permet l'ajout de bloc html, de menu et possède deux colonnes.
La boutique version 2 est une boutique mono colonne, sans bloc, elle utilise une couleur primaire et possède de nombreux blocs préconfigurés (gallerie, vidéo, image, faq, artistes, etc)
Exemple de boutique version 1
Comment passer d'une version d'une boutique à l'autre
En cliquant sur le menu "Options" de la boutique vous pourrez changer de version
En cliquant sur le menu "Options" de la boutique vous pourrez changer de version
Ajouter une description
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur "ajouter/modifier la description". Depuis l'éditeur de contenu enrichi, vous pourrez saisir ou coller du texte, le mettre en forme, ajouter des liens. Vous pouvez télécharger des images ou fichiers afin de les insérer dans votre description. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs lecteurs vidéos depuis l'icone vidéo située dans la barre d'édition.
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur "ajouter/modifier la description". Depuis l'éditeur de contenu enrichi, vous pourrez saisir ou coller du texte, le mettre en forme, ajouter des liens. Vous pouvez télécharger des images ou fichiers afin de les insérer dans votre description. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs lecteurs vidéos depuis l'icone vidéo située dans la barre d'édition.
Ajouter une image de couverture
L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.
L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.
Modifier le fond de page
Par défaut le fond de page est basé sur l'image de couverture, mais vous pouvez modifier la texture, couleur afin d'obtenir un rendu à votre convenance.
Ajouter des images dans la galerie
Sur la colonne de droite vous pouvez insérer une ou plusieurs images qui seront regroupées dans une galerie. La taille des images est automatiquement ajustés selon leur nombre. Si vous souhaitez créer une présentation spécifique, vous pouvez alternativement utiliser un bloc personnalisé (voir ci-dessous)
Héberger des documents
Depuis un éditeur de contenu enrichi comme la description, vous pouvez en cliquant sur l'icone représentant un lien > "mes fichiers" stocker un ou plusieurs documents (word, pdf) sur nos serveurs. Ces documents seront alors insérables dans un bloc de votre page. Vous pourrez y récupérer un lien public qui pourra être mis où bon vous semble (dans les instructions, dans l'aide d'un champ de la page "Formulaires", etc).
Intégrer un sous menu
Si besoin, vous pouvez créer un menu à l'intérieur de la description (par exemple : "Présentation", "FAQ"). Pour le réaliser il faut créer vos sections dans la description (un titre puis un paragraphe) puis vous séléctionnez chaque titre et séléctionnez le format de paragraphe "Sous menu" dans l'éditeur. Après avoir sauvegardé vous verrez le sous menu apparaitre.
Alternativement, vous pouvez répartir le contenu sur plusieurs blocs ou pages (voir ci dessous)
Alternativement, vous pouvez répartir le contenu sur plusieurs blocs ou pages (voir ci dessous)
Ajouter des modules prédéfinis
Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez intégrer d'autres modules (vidéo, twiter, facebook, etc). Vous pouvez aussi définir d'autres paramètres comme la police du nom de votre événement
Ajouter des blocs avec contenus personnalisés (avancé)
En cliquant sur "Ajouter un bloc" vous pouvez ajouter autant de blocs que vous souhaitez et qui pourront contenir du contenu additionnel. Chaque bloc contient un éditeur de contenu enrichi si bien qu'il peut contenir du texte et/ou des images et/ou des vidéos.
Réorganiser les modules (avancé)
Tous les modules peuvent être déplacés (sauf la description principale) et réorganisés dans la page. Cliquez sur "Options" > "Réorganiser les blocs". Veuillez garder en tête que l'affichage sur mobile est différent (une seule colonne au lieu de deux).Si vous avez plusieurs pages, ils peuvent être transférés vers d'autres pages en les glissant sur le nom de l'onglet
Créer plusieurs pages et un menu (avancé)
Si vous avez beaucoup de contenu à présenter, il est possible en cliquant sur "Ajouter un module/options" de créer un menu et différentes pages. Ainsi vous pouvez obtenir un mini site complet qui contiendrait par exemple une page "accueil", "programme", "billetterie", "contact", etc. Si vous souhaitez masquer une page, mettez ! au début de son nom
Ajouter un fond de page personnalisé (avancé)
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique. Par extension, il n'existe pas de contrainte sur le fichier à fournir, il doit juste être supérieur à 1400px de large.
Masquer l'en tête et le logo Billetweb
Par défaut votre boutique contient un bandeau noir avec le logo Billetweb. Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez masquer cet élément.
Pour mettre votre événement en ligne, utilisez le bouton "ON/OFF" situé dans la boutique et vos tableaux de bord. Si vous n'avez fixé aucune restriction (période de vente, quotas) , cela rendra également les billets disponibles à la vente
Période de vente
En définissant une date de mise en vente dans "Tarifs" > "Période de vente", vous pouvez mettre la page en ligne sans pour autant débuter la vente des billets.
Cette période de vente permet aussi de bloquer les ventes en ligne et d'autoriser les ventes en guichet via l'option "toujours autoriser les ventes en guichet".
Les périodes de vente peuvent également être définies par tarif.
Mettre les ventes en pause
Vous pouvez cliquer sur le bouton ON/OFF ce qui mettra la boutique hors ligne et empéchera les ventes (en ligne et en guichet).
Vous pouvez également définir une période de vente ce qui bloquera les ventes temporairement ou uniquement en ligne (voir rubrique précédente).
Pour un seul événement :
Le lien à diffuser aux acheteurs est l'adresse de la page "boutique". Une fois dans la boutique il est également affiché en haut de la page.
L'adresse peut être modifié depuis la page "options" de l'événement.
Il est également possible d'obtenir un QR code à mettre sur une affiche
Pour plusieurs événements :
Si vous souhaitez présenter plusieurs événements au travers d'un lien unique, créez une page organisateur et diffusez son adresse
Il est aussi possible d'obtenir un code QR vers votre boutique depuis la page "Options" de l'événement.
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Alternativement, en cliquant sur "Partager" depuis la boutique ou votre page organisateur, vous pouvez générer un code QR en choisissant le service "qrsrc".
L'adresse de la boutique est automatiquement générée lors de la création de l'événement. Vous pouvez la modifier depuis la page 'Options' de votre événement.
Chaque nouvel événement génère une nouvelle adresse de boutique. Si vous dupliquez un événement cloturé, vous avez possibilité de réutiliser l'adresse de la boutique du précédent événement en cochant la case à cet effet.
Remplacer une page référencée par une autre
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement.
1/ vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de "libérer" l'adresse cible sur l'ancien événement
2/ sur le nouvel événement, page "options" vous modifier l'adresse afin de récupérer l'adresse souhaitée
Si votre événement est cloturé :
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement.
1/ vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de "libérer" l'adresse cible sur l'ancien événement
2/ sur le nouvel événement, page "options" vous modifier l'adresse afin de récupérer l'adresse souhaitée
Si votre événement est cloturé :
- si cela fait moisn de 6 mois vous pourrez le réouvrir en cliquant sur le bouton en haut de la page, ainsi ensuite vous pourrez modifier l'url de la boutique afin de libérer l'ancienne adresse.
- si cela fait plus de 6 mois, l'événement n'est plus modifiable. Il existe cependant une solution qui consiste à dupliquer l'événement et à cocher la case "réutiliser l'adresse de la boutique". Ainsi vous obtenez un nouvel événement qui possède l'url que vous recherchez. Vous pouvez ainsi la modifier et la libérer, afin de l'afffecter à votre autre événement
Je veux une adresse unique pour tous mes événements
Si vous souhaitez obtenir un lien unique vers tous vos événements, consultez la rubrique page organisateur
Contenus Billetweb
Les textes fournis par Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur (pour tester il suffit de cliquer sur le drapeau dans le module de vente). Si vous voulez quand même forcer la langue d'une billetterie, il faut ajouter &language=fr (par exemple) à la fin de l'adresse de la boutique ou dans le paramètre data-src du module de vente.
Vos contenus
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Délai de référencement
La boutique de chaque événement (sauf événement secret) est naturellement indexée quelques jours après sa mise en ligne. Pour améliorer la position de la boutique dans les résultats des moteurs de recherche, nous vous conseillons de diffuser son adresse sur internet (réseaux sociaux, site web, annuaire d'événements, etc).
Déréférencer une page
Si vous souhaitez retirer un ancien événement des résultats référencés, vous devez mettre sa boutique hors ligne et les moteurs de recherche ajusteront sa position sous quelques jours. Ce processus et son délai ne dépend pas de nous.
Si vous souhaitez retirer un ancien événement des résultats référencés, vous devez mettre sa boutique hors ligne et les moteurs de recherche ajusteront sa position sous quelques jours. Ce processus et son délai ne dépend pas de nous.
Pour rappel, depuis "Mes événements" vous pouvez accéder aux événements passés en cliquant sur "archivés".
Événement secret
Si vous cochez "événement secret" dans la page options alors la page ne sera pas référencée.
Remplacer une page référencée par une autre
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement.
1/ vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de "libérer" l'adresse cible sur l'ancien événement
2/ sur le nouvel événement, page "options" vous modifier l'adresse afin de récupérer l'adresse souhaitée
Si votre événement est cloturé
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement.
1/ vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de "libérer" l'adresse cible sur l'ancien événement
2/ sur le nouvel événement, page "options" vous modifier l'adresse afin de récupérer l'adresse souhaitée
Si votre événement est cloturé
- si cela fait moins de 6 mois vous pourrez le réouvrir en cliquant sur le bouton en haut de la page, ensuite vous pourrez modifier l'url de la boutique afin de libérer l'ancienne adresse.
- si cela fait plus de 6 mois, l'événement n'est plus modifiable. Il existe cependant une solution qui consiste à dupliquer l'événement et à cocher la case "réutiliser l'adresse de la boutique". Ainsi vous obtenez un nouvel événement qui possède l'url que vous recherchez. Vous pouvez ainsi la modifier et la libérer, afin de l'afffecter à votre autre événement.
Si la qualité de l'image de couverture laisse à désirer, vous pouvez télécharger votre image en .png qui est un format qui ne sera pas compressé
Pourquoi faire ? Avoir un parcours client unifié car vous présentez uniquement votre site/marque à l'acheteur
Est ce incontournable / obligatoire ? Non
Quelles sont les alternatives ? La boutique en ligne
Quels sont les pré-requis ? Un site qui laisse injecter le code d’intégration javascript (presque tous sauf les blogs)
Exemple de rendu
Personnalisation
- vous pouvez choisir une couleur pour votre module
- le widget est responsive
- vous pouvez choisir une couleur pour votre module
- le widget est responsive
Comment le mettre en place ?
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page du site ou bien intégrer un bouton. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options > Canaux de vente'. Le module s'adaptera selon la place qui lui est donné.
Intégration Wordpress
Vous pouvez intégrer le code source sur un site wordpress (wordpress.org) ainsi que de nombreux autres CMS mais pas sur la plateforme wordpress.com qui ne laisse pas la possibilité d'injecter du javascript. Pour intégrer le code sur wordpress, passez dans l'éditeur en vue "texte" puis collez le code. Si cela ne fonctionne pas, il est parfois possible d'ajouter un module "javascript" afin d'intégrer le code
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page du site ou bien intégrer un bouton. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options > Canaux de vente'. Le module s'adaptera selon la place qui lui est donné.
Intégration Wordpress
Vous pouvez intégrer le code source sur un site wordpress (wordpress.org) ainsi que de nombreux autres CMS mais pas sur la plateforme wordpress.com qui ne laisse pas la possibilité d'injecter du javascript. Pour intégrer le code sur wordpress, passez dans l'éditeur en vue "texte" puis collez le code. Si cela ne fonctionne pas, il est parfois possible d'ajouter un module "javascript" afin d'intégrer le code
Voir les fonctionnalitées avancées
Afficher uniquement certains tarifs
Si vous souhaitez afficher certains tarifs uniquement, il est possible d'ajouter le paramètre &ticket= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration. Exemple : &ticket=id1-id2-id3 avec id1, id2 et id3 étant les identifiants des tarifs.
Afficher des tarifs masqués
Si vous souhaitez afficher certains tarifs masqués dans le module, il est possible d'ajouter le paramètre &quick= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration.
Afficher des tarifs "à la volée"
Via l'ajout de l'argument event_ticket= ou event_quick= dans l'url de la page qui contient notre module, vous pouvez filtrer ou afficher des tarifs à la volée.
Imaginons une page https://www.monsite.com/billetterie.php, si vous naviguez vers https://www.monsite.com/billetterie.php?event_ticket=101-102 alors vous affichez uniquement les tarifs 101 et 102. Cela permet de créer des liens internes ou externes de votre site qui agissent directement sur notre module de vente !
Si vous souhaitez afficher certains tarifs uniquement, il est possible d'ajouter le paramètre &ticket= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration. Exemple : &ticket=id1-id2-id3 avec id1, id2 et id3 étant les identifiants des tarifs.
Afficher des tarifs masqués
Si vous souhaitez afficher certains tarifs masqués dans le module, il est possible d'ajouter le paramètre &quick= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration.
Afficher des tarifs "à la volée"
Via l'ajout de l'argument event_ticket= ou event_quick= dans l'url de la page qui contient notre module, vous pouvez filtrer ou afficher des tarifs à la volée.
Imaginons une page https://www.monsite.com/billetterie.php, si vous naviguez vers https://www.monsite.com/billetterie.php?event_ticket=101-102 alors vous affichez uniquement les tarifs 101 et 102. Cela permet de créer des liens internes ou externes de votre site qui agissent directement sur notre module de vente !
Résoudre les problèmes de "zoom" sur les champs de formulaires
Pour garantir une naviguation optimale et éviter le zoom du navigateur sur les champs de formulaire, votre site doit intégrer la balises suivantes :
<meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1, maximum-scale=1">
Quels sont les pré-requis ? Un site qui laisse injecter le code d’intégration javascript (presque tous sauf les blogs)
Quelles sont les alternatives ? une page organisateur billetweb accessible depuis "Outils > Multi-événements" qui vous fournira une page si vous n'avez pas de site ou un CMS trop limitant qui pose parfois des soucis de scroll/plein écran comme WIX
Exemple de rendu d'un widget multi-événement :
Mise en place
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site, vous pouvez créer un widget d'intégration depuis la page "Outils > Multi-événements". Une fois créé, cliquez sur le widget pour le prévisualiser et obtenir le code d'intégration à copier coller sur votre site.
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site, vous pouvez créer un widget d'intégration depuis la page "Outils > Multi-événements". Une fois créé, cliquez sur le widget pour le prévisualiser et obtenir le code d'intégration à copier coller sur votre site.
Personnalisation
- Le widget est totalement responsive.
- Vous pouvez choisir une couleur pour votre module lors de son intégration ou depuis ses propriétés
- L'agenda affiche tous vos événements ou juste certains que vous choisissez (En cliquant sur la roue crantée située dans la liste des widget, vous pouvez définir ses paramètres avancés)
Conseils d'experts :
- Créez une page “billetterie” ou “réservation” que l'acheteur va immédiatement identifier quand il arrive sur votre site pour réserver
- Intégrez votre agenda sur cette page
- Si vous présentez vos événements individuellement sur d'autres pages du site, créez un lien vers votre page "billetterie" en ajoutant un filtre spécifique pour que l'acheteur retrouve facilement l'événement qu'il souhaite réserver (voir ci-dessous)
Intégration sur un événement Facebook
Il vous suffit de copier coller l'adresse de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook.
Depuis peu, Facebook propose seulement l'ajout de l'URL pour les événements ayants été créés par des pages facebook (et non plus des comptes d'individus)
Il vous suffit de copier coller l'adresse de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook.
Depuis peu, Facebook propose seulement l'ajout de l'URL pour les événements ayants été créés par des pages facebook (et non plus des comptes d'individus)
exemple de bouton sur un événement facebook
Pour qui ? Si vous proposez plusieurs événements à la vente et que vous n'avez pas de site où intégrer un agenda multi-événements, il est possible de créer une (ou plusieurs) page organisateur qui affichera tous ou certains événements, sous une adresse commune et inchangée dans le temps.
Page organisateur en vue liste (bandeau/couleur personnalisée)
Page organisateur en vue mosaique (bandeau personnalisé)
Mise en place
Pour créer une page organisateur, rendez vous dans "Outils > Multi-événements" puis cliquez sur "+" afin de créer une page organisateur.
Vous pourrez ajouter un nom, une description, une bannière et une couleur. Vous pourrez également configurer le comportement de la page (renvoi sur la boutique ou non), la vue par défaut (calendrier ou liste), choisir les événements à afficher, créer des filtres, etc
Page organisateur par défaut
Si vous n'avez jamais rien configuré, vous bénéficiez probablement déja de ce concept car nous proposons par défaut une page organisateur qui présente l'ensemble de vos événements et qui est accessible depuis la boutique d'un événement en cliquant sur "Voir les événements" de l'encart organisateur.
Si vous n'avez jamais rien configuré, vous bénéficiez probablement déja de ce concept car nous proposons par défaut une page organisateur qui présente l'ensemble de vos événements et qui est accessible depuis la boutique d'un événement en cliquant sur "Voir les événements" de l'encart organisateur.
Partager ma page organisateur via les réseaux sociaux ou obtenir un QR code
Cliquez sur "Outils > Page organisateur" puis choisissez votre page. En haut de la page vous aurez un bouton "Partager" qui vous permettra de partager la page ou d'obtenir un QR code. Sur la gauche, vous trouverez l'adresse de la page que vous pouvez diffuser à vos acheteurs.
Passer des paramètres via l'url
Exemple de page sans filtres : https://www.billetweb.fr/pro/salle
Exemple de page filtrée sur "concert" : https://www.billetweb.fr/pro/salle&event_name=concert
Listes des paramètres que le module cherche :
- event_date=JJ/MM/AAAA
- event_name=exemple
- event_tag=concert
- event_id=123
- event_view=list ou event_view=agenda
- event_filters=Thème:Energie|Avenir,Type:Conférence ( | pour filtrer sur plusieurs mots clés)
Quand est ce que le panier est proposé ?
Le panier est disponible automatiquement pour tout acheteur qui arrive depuis une page qui comporte plusieurs événements dans une liste (page organisateur ou widget multi-événements). Si il provient d'un événement seul (boutique ou intégration d'un événement unique sur votre site) alors le panier n'est pas proposé.
Comment ca marche ?
Un acheteur pourra, après avoir séléctionné un premier événement et complété ses informations, cliquer sur “ajouter d’autres produits” et retourner à la liste principale en vue d'ajouter un autre événement
Evénement 1 - > [Ajouter d'autres produits] -> Liste des événements -> événement 2
Quelles conséquences pour mes données ?
Le panier garde chaque commande indépendante d'un point de vu comptable, formulaires, emails, billets. Seul le paiement est commun.
Quelles conséquences l'expérience acheteur ?
Le remplissage des formulaires est facilité car nous pré-remplissons les formulaires. Une fois le premier formulaire complété les champs seront reproposés pour le second. Pour autant nous nous pouvons pas tout compléter automatiquement car rien ne nous dit si les participants de l'événement 2 sont les mêmes que ceux de l'événement 1.
Comment savoir si une commande comportait plusieurs événements
Quand vous cliquez sur une commande depuis la liste des participants, si celle ci contenait d'autres événements les références et liens des autres commandes seront indiquées.
Est il possible pour l'acheteur d'ajouter directement plusieurs événements dans son panier ?
Oui en utilisant les packages promotionnels
Il existe trois approches pour gérer vos invitations :
- Vous envoyez/donnez un billet (invitation)
Vous éméttez des invitations depuis notre plateforme. Le billet est émis et décompté des quotas (mais vous n'avez pas de confirmation de la venue ni de l'interet réel de la personne). Les méthodes possibles sont :
Soit via les invitations au compte goutte (envoi direct par email ou impression de votre coté)
Soit via l'import excel (envoi direct par email ou téléchargement par vos soins)
Soit via l'import excel (envoi direct par email ou téléchargement par vos soins)
Soit via la création de stock de billets sur un tarif gratuit (vous obtenez des fichiers pdfs contenant les billets à imprimer)
- Vous donnez le droit à un retrait via un code
Vous renvoyez les gens vers la billetterie pour qu'ils retirent une invitation.
Soit via la création d'un code promo qui s'applique avant le paiement pour faire tomber le prix (voir la rubrique "code promotionnels")
Soit via la création d'un tarif gratuit dont le retrait est limité par code/email dés la mise dans le panier (voir la rubrique "code de retrait").
Soit via un tarif en visibilité "lien secret" et donc un lien que vous communiquez aux invités (voir la rubrique "lien secret")
Soit via un tarif en visibilité "lien secret" et donc un lien que vous communiquez aux invités (voir la rubrique "lien secret")
- Vous donnez accès à espace partenaire pour qu'il édite ses propres invitations (module partenaires)
Si vous avez des partenaires récurrent (saison sportive) ou qui ont un quota d'invitations à distribuer/editer (salon, festivals, etc), il est possible d'utiliser le module partenaire depuis la page "options" > "options supplémentaires". Chaque partenaire obtiendra un lien pour gérer l'édition de ses billets. Notez que le module ne fonctionne pas sur des configurations complexes (pass avec choix, séances).
Tarif existant ou tarif dédié ?
Invitation est un mode de paiement, il peut être appliqué sur n'importe quel tarif existant. Libre à vous de créer des tarifs dédiés aux invitations (masqués et gratuit) ou bien d'utiliser le mode de paiement "invitation" sur un de vos tarifs existants.
Comment éditer une invitation / une commande "offerte"
- Depuis la page "Ajouter une commande" > "Ajout manuel" vous pouvez réserver des billets en suivant le panier comme si vous étiez un acheteur
- Du fait que la vue organisateur sera activée, vous pouvez ou non compléter les champs du formulaire afin que le billet soit nominatif ou que l'acheteur les recoivent par email ou non.
- A l'étape paiement, vous pourrez marquer comme payé en "invitation" grâce à l'encart "options de l'organisateur"
- A l'étape paiement, vous pourrez marquer comme payé en "invitation" grâce à l'encart "options de l'organisateur"
Parmi les moyens de paiements organisateur disponibles, tous produiront le même effet sauf "invitation" (e-mail de confirmation différent) et "réservation" (pas de billets avant le futur paiement).
Obtenir la vue organisateur depuis la boutique
Vous pouvez également retrouver ces modes de paiement dans votre boutique si vous passez en "vue organisateur" (vous seul pouvez avoir accès à cette vue).
Depuis la page "Ajouter une commande > Stock", vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs .
Ces lots peuvent être imprimés ou téléchargés afin de les envoyer vous même à des partenaires.
Particularité comptable
"Stock" est un moyen de paiement en soit, car nous ne pouvons assurer une tracabilité précise de chaque vente contrairement à une vente au guichet.
Une fois édités, ces billets sont valables. L'intégralité du stock est marquée payée/vendu dés sa création
Voir les stocks et les gérer
Vous pouvez retrouver une vision synthétique de vos stocks dans la page de création des stocsk.
Vous pouvez ajouter des notes sur chaque stock.
Les stocks se retrouvent également dans votre "Liste des participants", sous la mention "stock" dans la colonne "paiement".
Supprimer tout ou partie du stock (invendus)
La bonne approche pour marquer certains billets invendus est d'utiliser l'outil "supprimer une plage" depuis la page "ajouter une commande > stock". Il est également possible de supprimer des billets depuis la liste des participants. Attention, si vous marquez un billet non payé c'est l'intégralité du stock qui sera passé en non payé, aussi la bonne approche est de supprimer les billets.
Tarif dédié ou existant ?
Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Tableur", vous pouvez envoyer ou enregistrer des invitations/billets/réservation à une liste d'emails/noms copier/collée depuis un tableur ou importé depuis un fichier csv.
Cet outil est très permissif, vous permettant de spécifier par exemple :
- email, quantité de billet dans cette commande (invitations à envoyer)
- nom, prénom, champs customisés divers (billets à télécharger)
- tarif, prix, nom, prénom, email (billets de tarifs différents)
...
Import depuis un fichier .csv :
Les noms des colonnes du fichier doivent correspondrent exactement aux colonnes Billetweb ou à vos champs présents dans les "formulaires".
Il est possible depuis la page "Tableur" de choisir les colonnes à importer puis de télécharger un modèle Excel à compléter.
Il est possible depuis la page "Tableur" de choisir les colonnes à importer puis de télécharger un modèle Excel à compléter.
Tarif existant ou dédié ?
Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Spécifier la langue
Vous pouvez via la colonne "langue" spécifier la langue de la commande et donc de l'email et du billet
Comment créer un système de code de retrait ?
1/ Vous créez un tarif gratuit que vous nommez selon vos besoins (partenaire, vip, invité, etc). Ce tarif peut être visible dans le panier ou disponible via un lien secret selon votre besoin de confidentialité du tarif. C'est en somme un tarif "normal" sauf qu'il demandera un code secret.
2/ Vous allez dans "Offres spéciales" et choisissez "liste de filtrage par email" ou "liste de filtrage par mot de passe". Dans le premier cas l'utilisateur utilisera son email comme moyen d'identification (vous n'aurez donc pas de code à lui envoyer), dans le second vous devrez lui communiquer un code secret.
3/ Vous remplissez ensuite la liste en collant la liste d'email autorisés ou bien en collant des codes à usage unique (vous pouvez générer des codes via le bouton "générer")
4/ Enfin au bas de la liste, vous désignez le tarif créé précédement et qui sera désormais limité à la saisi d'un élémént de la liste. Autrement dit, pour retirer son billet la personne doit faire comme si elle achetait ce billet et un code lui sera demandé.
Note : si vous souhaitez définir des quantités différentes pour chaque élément de la liste, il suffit de la sauvegarder une première fois puis de cliquer sur "détails"
L'espace partenaire permet de fournir une page privée a chaque partenaire qui y retire ses invitations/billets/badges pour un événement (salon, festival) ou une série d'événement (saison sportive par exemple).
Présentation
- Vous importez a l'unité ou une liste de partenaire qui recoit un lien vers son espace partenaire. Le lien pour le partenaire est valable à vie. Vous pourrez rajouter à chaque partenaire des quantités de billets/badges à éditer pour un ou plusieurs événements.
- Le partenaire peut éditer et attribuer les invitations au compte goutte ou par lot, afin de lui même arriver à gérer mieux le découpage si il en a beaucoup.
- Le partenaire peut aussi directement envoyer ses invitation à ses clients si il saisi leur email (à l'unité ou via une liste).
Avantages
- Les billets ne sont édités par le partenaire que si il en a le besoin, avec les bons noms sans risque d'impression en double ou de difficulté à découper un fichier pdf qui contiendrait un lot de billet.
- Les billets édités sont intégrés dans vos totaux/listes des participants comme n'importe quel billet édité. Vous retrouvez aussi ces billets dans la liste des participants sen filtrant sur la colonne "opérateur".
- Depuis votre espace administrateur, vous avez une vision claire de qui peut générer/a généré combien et vous pouvez le modifier en un clic si besoin.
- Vous avez une confirmation une fois que le partenaire a bien ouvert le lien (ce que vous n'avez pas si vous envoyez les invitations depuis l'outil "tableur" par exemple)
- Vous pouvez créer autant de groupes de partenaires que nécéssaires avec des messages distincts.
- L'espace partenaire prends en charge le placement numéroté avec possibilité de définir un contingent par partenaire (voir rubrique avancée)
Limites actuelles
- L'espace partenaire ne gère pas de paiement. Il est destiné au retrait d'invitations ou de billets réglés directement (CE, etc).
Si vous souhaitez que les billets édités possèdent un prix, assurez vous que votre groupe de partenaire est de type "votre billet" ou "votre badge" et que les tarifs liés soient payants. La commande sera enregistré comptablement et marquée payé en type "autre".
- L'espace partenaire ne fonctionne pas avec des événements qui utilisent le mode séance
- A ce stade, le module partenaire peut dépasser les quotas de vos tarifs/événements et ne tiens pas compte des période de vente : il génère la quantité que vous autorisez dans les droits du partenaire, peu importe si la jauge de l'événement est pleine ou la période de vente terminée. En revanche, les billets générés comptent bien dans vos jauges.
- L'espace partenaire ne fonctionne pas avec des billets qui proposeraient des pass avec choix obligatoires (ex : pass 2 jours parmi 3 choix)
Mise en place
1. Activez la fonctionnalité depuis la page "options" d'un événement dans "options avancées"
2. Vous allez créer votre espace partenaire. Un seul espace partenaire est suffisant sauf si vous avez besoin de séparer leur gestion entre plusieurs collaborateurs ou que vous avez des groupes de publics fortements distincts (CE vs partenaires).
3. Dans votre espace parteanire, créez un premier groupe depuis la page "Groupes", par exemple "Partenaire VIP" et désignez le ou les tarifs et événements parmi lequel le partenaire pourra créer ses billets.
4. Importez le ou les partenaires depuis la page "Partenaires" > "Ajouter/Importer". Vous devez alors saisi une liste de nom/prénom/email ainsi qu'un ou plusieurs groupes dans lesquels ils seront ajoutés ("Partenaire VIP" par exemple)
5. Depuis la page "Quota" vous pouvez contrôler et ajuster la quantité de billet disponible pour les partenaires existants (en cliquant sur le nombre qui est sous ligné dans le tableau). Vous pouvez créer de nouveaux droits si besoin depuis cette page est lier des partenaires à certains groupes. Il est aussi possible de définir un quota sur un événement précis (une exception en quelque sorte) en choisissant l'événement dans le menu déroulant puis en cliquant sur le quota pour le modifier.
Personnalisation/tests :
- Depuis la page "Options" vous pouvez télécharger un bandeau et ajouter une description/des consignes qui seront ajoutées à l'espace partenaire. Il est également possible de proposer un message personnalisé par groupe de partenaire dans la page de gestion des groupes de partenaire.
- Pour visualiser un espace partenaire, rendez vous dans la page "Partenaire" puis "Voir la page partenaire".
- Si vous utilisez un format de billet pleine page, vous pouvez afficher le nom de l'organisation du partenaire (l'origine de l'invitation donc) sur le billet si vous ajoutez le champ "partenaire" depuis les champs ajoutables sur le billet (page "visuels").
Mon partenaire n'a pas recu son lien
- Depuis la liste des partenaires vous pouvez visualiser qui à ouvert ou non son lien
- En cochant des lignes vous pouvez renvoyer certains liens via l'action "Envoyer le lien au partenaire" du menu déroulant. Un fournisseur d'email alternatif est utilisé pour cette opération afin de maximiser les chances de récéption d'un email non recu. Les partenaires sans droits ne recevront pas d'email.
- Vous pouvez aussi manuellement transmettre un lien non recu en cliquant sur "Afficher la page partenaire" puis en copiant l'adresse de cette page et en la transmettant de votre coté.
Billets nominatifs
Par défaut, le partenaire édite des lots de billets en spécifiant de manière facultative le nom de l'acheteur. Le nom de l'acheteur figure sur tous les billets de la commande. Pour certains cas ou type de public (CE par exemple) cela peut poser un soucis (risque de confusion lors de la distribution). Vous pouvez alors cocher l'options "Billets nominatifs" dans la page "Options". L'acheteur du billet devra alors spécifier le nom de chaque bénéficiaire avant de pouvoir télécharger le billet.
Utilisation avancée de l'espace partenaire
Instructions/présentation différentes selon les groupes
Vous pouvez tout à fait distribuer des instructions différentes selon les profils de public. Vous pouvez personnaliser les messages d'instructions :
- depuis la page option (message pour un groupe qui n'a pas d'instructions spécifiques)
- depuis chaque groupe en cliquant sur le bouton "éditer" > "instructions spécifiques"
Un partenaire qui à accès à plusieurs groupes verra plusieurs messages sur sa page.
Collecter les données acheteurs / participants
Mode par défaut : Le système rend la saisie d'un bénéficiaire optionnelle et à la discrétion du partenaire. Un lot de billet peut être non nominatif ou nominatif. Attention : quand bien même un nom est complété, il s'agit d'un nom de l'acheteur qui figure alors sur tous les billets.
Mode nominatif : Cochez la case "Billets nominatifs" dans la page "Options" de l'espace partenaire afin que les acheteurs soient redirigés vers un formulaire avant de télécharger leur billet. Le formulaire du tarif définit dans votre événement est alors celui affiché.
Mode email obligatoire : Si vous cochez la case "Forcer la saisie des emails" alors la personne qui édite un lot doit saisir un email. Cela décourage juste la création de lot non attribué en masse.
Placement numéroté + contingents
Si vous avez besoin d'attribuer des sièges précis à certains partenaires, vous pouvez utiliser les contingents.
1. Dans la colonne "contingent" de la liste des partenaires vous pouvez saisir le nom d'un contingent (cliquez sur "colonnes" > "contingent" puis rafraichissez la page). Ce contingent sera ouvert à ce partenaire lorsqu'il choisira ses sièges.
2. Il suffit ensuite que ce contingent existe sur votre ou vos événements avec exactement le même nom (a la virgule prêt)
2. Il suffit ensuite que ce contingent existe sur votre ou vos événements avec exactement le même nom (a la virgule prêt)
Attention rappel : le contingent ouvre l'accès sur certains sièges en plus des places/sièges non contingentés. Si vous voulez qu'un contingent ne permette d'accéder qu'a lui même, il ne doit y avoir aucune place non contingenté dans cette catégorie de placement.
Je veux déléguer la gestion des partenaires à un collaborateur
Depuis "Outils" > "Gestion partagée" vous pouvez déléguer la gestion des partenaires à une tierce personne. Dans les propriétés du guichet vous devez désigner l'espace partenaire concerné (un espace partenaire max par guichet).
Comment gérer l'espace partenaire d'une édition sur l'autre (ou d'une saison sur l'autre).
Première option : vous repartez d'une base vierge en créant un nouvel espace partenaire.
Seconde option : vous faites une mise à jour de l'existant. Vous avez deux méthodes :
- Vous créez de nouveaux groupes, puis vous ajoutez vos partenaires sur ces nouveaux groupes. Vous supprimez les anciens groupes/droits si nécéssaires.
- Vous modifiez les groupes et quotas : vous allez dans "groupes", vous modifiez les tarifs concernés puis vous allez dans "quotas" et pouvez modifier les quotas un par un (et ainsi consulter les droits de l'année précédente). Les partenaires qui n'ont plus lieu d'avoir des droits, il suffit de cocher les lignes puis "Supprimer"
Une fois ceci réalisé, il peut être approprié de renvoyer à chaque partenaire un lien vers son espace partenaire en se rendant dans "Partenaires" > "Tout cocher" > "Envoyer au partenaire un lien vers sa page". Les partenaires qui n'ont pas ou plus de droits sur des groupes ne recevront pas d'email.
La fonction "Guichet de vente" sert à créer un point de vente/d'encaissement qui pourra servir à :
- réaliser des préventes (vos équipes ou vos partenaires)
- réaliser de la vente sur place
Les ventes sont encaissées par vos moyens de paiement.
Le guichet imprime les billets via une imprimante thermique ou à encre, ou bien envoi les billets par email.
Le guichet imprime les billets via une imprimante thermique ou à encre, ou bien envoi les billets par email.
Création du guichet
Pour créer votre premier guichet de vente, cliquez sur "Outils" > "Guichet de vente".
Création du guichet
Pour créer votre premier guichet de vente, cliquez sur "Outils" > "Guichet de vente".
Configuration du guichet
Vous pouvez modifier les paramètres du guichet en cliquant sur l'icône de la roue crantée depuis "Outils" > "Guichet de vente"
Dans cette page vous pourrez notamment sélectionner les événements à inclure dans ce guichet, désactiver les formulaires, définir les moyens de paiements et tarifs disponibles, activer l'impression thermique etc. Cette page n'est modifiable que par le propriétaire du guichet.
Gestion des opérateurs/droits
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à un ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs".
Gestion des opérateurs/droits
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à un ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs".
Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.
Les opérateurs peuvent être des appareils ou des personnes.
- Pour les appareils nous générons un login/mot de passe non modifiable
- Pour les appareils nous générons un login/mot de passe non modifiable
- Pour les personnes vous devrez fournir une adresse email, ce qui permettra à son propriétaire de gérer lui même son mot de passe. Vous pouvez définir son mot de passe si vous le souhaitez et cela ne sera proposé que si cette adresse email n'a pas déja un compte Billetweb. Une fois que les droits ont été ajouté, le compte a été créé et vous pouvez réinitialiser le mot de passe depuis la page de connexion, comme n'importe quel compte organisateur Billetweb.
Droits :
Chaque opérateur peut avoir un niveau de droit spécifique que vous choisissez dans la liste des opérateurs en cliquant sur "gérer les opérateurs".
Les droits voir/modifier les réservations permet notamment une fois que vous avez choisi un événement dans la liste du guichet, d'accéder à la liste des participants de l'événement depuis "outils" > "liste des participants". Cela permet de modifier ou imprimer des commandes existantes.
Gestion des modes de paiement
Depuis les options du guichet vous pouvez définir les modes de paiement autorisés et ajouter vos propres modes de paiement.
Gestion des modes de paiement
Depuis les options du guichet vous pouvez définir les modes de paiement autorisés et ajouter vos propres modes de paiement.
Prix en guichet
Si vos prix sont majorés en guichets, il existe plusieurs facons de le traiter :
- vous définissez un prix "guichet" dans les propriétés de vos tarifs ("ajouter un prix guichet")
- vous créez des tarifs dédiés à la vente sur place (via la propriété "visibilité : guichet seulement") et vous pouvez alors cocher "afficher exclusivement les tarifs en visibilité : guichets" si vous en avez le besoin, ou a défaut cocher les tarifs activés dans chaque guichet via les propriétés du guichet.
- vous modifiez manuellement le prix de vos tarifs au moment où vous fermez les ventes en ligne
Facture ou ticket de caisse
Si vous avez besoin d'éditer en plus des billets des ticket de caisse ou facture :
- Après édition d'une commande vous pouvez éditer une facture en PDF depuis "Outils" > "Facture".
- Vous pouvez expédier cette facture par email via "Outils" > "Facture" > "Envoyer par email"
- Vous pouvez également connecter une imprimante à ticket de caisse et cocher l'option dans les propriétés du guichet. Vous pourrez alors éditer un ticket de caisse après chaque achat depuis "Outils" > "Ticket de caisse". Il est possible d'éditer une facture puis l'imprimer sur "Outils" > "Facture" > "Ajouter une adresse de facturation" puis une fois complété cliquez sur "Ticket de caisse"
TPE connecté
Voir les moyens de paiement
Modes d'émission des billets
Impression Thermique
L'impression thermique est rapide, ne nécéssite pas d'encre et offre un format spécifique (billet, carte de visite, ticket de caisse).
En revanche, elle est monochrome et nettement plus limitée d'un point de vu graphique. On écrit du texte en noir sur un fond de billet. L'impression thermique n'a donc rien à voir avec les différents visuels de billets que vous pouvez éditer dans le backoffice.
Depuis les propriétés du guichet, vous pouvez configurer une imprimante thermique. Vous devez alors avoir installé l'imprimante sur votre ordinateur et avoir installé le logiciel JSPManager qui transmet les instructions depuis votre navigateur vers l'imprimante. Le type de connectique importe peu (usb, ethernet, imprimante partagée), si l'imprimante est installée dans votre système d'exploitation, elle sera utilisable (En savoir plus).
Editer une réservation
Cliquez sur "Outils" > "Guichet de vente" puis choisissez l'événement et suivez les étapes de réservation normale. Après avoir choisi le mode de paiement l'imprimante éditera les billets si vous l'avez configuré correctement.
Réimprimer la dernière commande
Depuis votre guichet, vous pouvez ré-imprimer la dernière commande que vous venez d'éditer lorsque vous cliquez sur le menu "outil" puis "ré-imprimer"
Réimprimer des billets déja existants sur un guichet
Ouvrez votre guichet de vente (celui dans lequel est configuré l'imprimante que vous souhaitez utiliser) depuis "Outils" > "Guichet de vente" puis choisissez l'événement puis rendez vous dans "outil" > "liste des participants" puis cliquez sur le billet puis "impression thermique". Vous pouvez éditer un lot en cochant les lignes puis en choisissant "impression thermique" dans le menu déroulant.
Envoi du billet par email
Vous pouvez utiliser le guichet comme point d'encaissement qui délivrera un billet par e-mail, pour de la prévente ou vente sur place. Pour ce faire, il vous faudra compléter les différents champs du formulaire (au minimum nom,prénom,email). Depuis la page "Formulaires" de chaque événement vous pouvez masquer certains champs en guichets. Il est possible également de désactiver ou rendre optionnel les formulaires depuis les propriétés du guichet.
Impression A4 sur une imprimante traditionnelle
Vous pouvez connecter une imprimante afin d'imprimer les billets au fur et à mesure des ventes. Par défaut, le système affichera un pdf après la validation de la commande qu'il faudra imprimer. Si vous souhaitez complétement automatiser l'impression du PDF, rendez vous dans les propriétés du guichet. Il vous faudra installer le logiciel JSPManager qui passera le pdf à l'imprimante sans l'afficher dans le navigateur. Il est également possible depuis les propriétés du guichet de désactiver tous les formulaires, afin de générer des billets non nominatifs très rapidement.
Les vues organisateurs et les guichets de vente possèdent des modes de paiements par défaut que vous pouvez utiliser : chèque, espèces, TPE et autre.
Il est possible d'ajouter vos propres moyens de paiement personnalisés qui permettront de comptabiliser vos ventes en direct.
Les modes sont tous à votre charge. Nous ne faisons que comptabiliser les encaissements comme un système de caisse enregistreuse. Les données remontent dans l'historique comptable comme pour les ventes en ligne. Vous pouvez gérer des encaissements avec plusieurs modes de paiement dans une seule transaction.
Créer vos moyens de paiement
Ces moyens de paiements sont définis au niveau de votre compte organisateur :
Ces moyens de paiements sont définis au niveau de votre compte organisateur :
- depuis la page "Options" de votre événement en cliquant sur "Moyens de paiement > Modes de paiement organisateur/guichet"
- depuis votre votre guichet ("Outils" > "Guichets de vente") en cliquant sur la roue crantée puis sur "Paiement > Modes de paiement disponibles".
Les modes de paiement "Invitation" et "Réservation"
Ces deux modes ont un comportement différent des autres:
- Invitation fait tomber le prix de tous les billets à zéro
- Réservation place la commande dans un état "non payé" (pas de billets émis). Voir réservation
Comment les utiliser ?
- Si vous êtes connecté entant qu'organisateur, depuis la vue organisateur (page "Ajouter une commande" ou depuis votre boutique en vue organisateur) vous verrez ces moyens de paiement apparaitre dans les options de l'organisateur.
- Depuis un guichet de vente si vous avez activé ce moyen de paiement dans ce guichet
TPE connecté
Nous proposons une solution qui permet de connecter votre terminal de paiement à Billetweb afin de passer le montant à encaisser et de récupérer le statut de la transaction après paiement. Attention, il s'agit juste que notre site internet passe le montant à payer à votre TPE (juste le montant). L'argent va toujours dans votre banque, vous avez toujours besoin d'un TPE et d'un contrat associé dans votre banque.
Cette solution nécéssite :
- un guichet de vente billetweb utilisant un ordinateur ou une tablette windows
- un TPE communiquant en IP et connecté sur le réseau local sur lequel se trouve l'ordinateur qui utilise le guichet.
- le TPE doit utiliser et avoir activé le protocole "Caisse" (dans ses paramètres), protocole standard en France (ingénico, etc). Les mini TPE Sum Up et Square ne sont PAS compatibles.
Contactez nous pour obtenir le logiciel et l'activer sur votre compte billetweb. Une fois activé, vous pourrez cocher l'option "TPE connecté" dans votre guichet de vente.
Contactez nous pour obtenir le logiciel et l'activer sur votre compte billetweb. Une fois activé, vous pourrez cocher l'option "TPE connecté" dans votre guichet de vente.
Kit guichet basique
- ZEBRA ZD421
- Massicot ZEBRA ZD421 (également disponible ici)
- Billets à souche ou sans souche "Billetweb"
- un PC Windows ou une tablette Surface Go 3 et son Cable
- Tutoriel d'installation PC
Tablette / PC
- Toute tablette ou PC Windows (avec un port usb pour connecter l'imprimante).
Par exemple que nous incluons dans nos guichets de location :
Imprimantes thermiques à billets :
ZEBRA modèle ZD421 (450€ à l'achat)
Liens : Acheter imprimante + Acheter Massicot - Location - Télécharger les pilotes - Tutoriel d'installation PC - Tutoriel MAC - Tutoriel logos
Attention : a l'inverse de l'impression a encre, l'impression thermique est basée sur des systèmes de marques noires ou de détéction d'espaces entre les étiquettes. Un billet de taille adapté ne suffit pas à le rendre compatible avec n'importe quelle imprimante.
Consommables :
- Billet à souche "Billetweb" (paravent - avec souche détachable) - 152x83mm avec souche (70€/1500 billets) : Acheter - Télécharger le gabarit
- Billet à souche "Billetweb" (bobine) - 76x80mm (30€/850 billets) : Acheter
- Billet à souche "billet bleu" (paravent - avec souche détachable) - 152x63mm avec souche (50€/1000 billets) : Acheter chez Dot Tech
- Cartonnettes (rouleau) - 76x102mm avec souche (200€/5400 billets) : Acheter chez Solushop
- Etiquettes (rouleau) pour ajouter le nom/entreprise/qrcode sur un fond de badge A4 vierge - 51x75mm : Acheter
BOCA Lemur X (990€ à l'achat)
Liens : Acheter - Exemple de rendu - Tutoriel d'installation - Location
Consommables :
- Billet à souche "Billetweb" (paravent - avec souche détachable) - 152x83mm avec souche (70€/1500 billets dégréssif) : Acheter
- Billet bleu (paravent - avec souche détachable ) - 152x63mm (50€/1000 billets) : Acheter chez Dot Tech
- 52x83mm (avec souche détachable)
Imprimantes thermiques ticket de caisse
Attention ce mode est réservé utilisateurs informatiques aguéris, ce n'est pas une solution clé en main.
Les imprimantes ticket de caisse ne produisent pas de QR CODE mais des codes barres EAN13 uniquement.
Tout modèle utilisant le protocole POS est théoriquement compatible. L'imprimante peut être utilisée pour imprimer les billets ou juste le ticket de caisse, ou les deux. Si vous rencontrez des soucis d'encodage des caractères spécifaux, définissez le format d'encodage 1252.
- TSP 100 (PC Seulement - 150€ env à l'achat | format ticket de caisse | avec massicot )
Acheter - Louer - Acheter rouleau 80mmx80m soit env 1000 billets/rouleau
Acheter - Louer - Acheter rouleau 80mmx80m soit env 1000 billets/rouleau
Imprimantes carte PVC
- Evolis Zenius (800€ env à l'achat + ruban monochrome + cartes PVC blanche 58x85mm)
Cette imprimante édite des cartes sur fond blanc en imprimant (en noir). Voir un exemple
- le nom du titulaire
- le QR code
- une ou plusieurs lignes contenant vos champs personnalisés (code abonné par ex).
Vous êtes libre de faire personnaliser le recto de la carte par un imprimeur.
Egalement compatible : FARGO DTC1250e
Imprimantes A4 :
Toute imprimante traditionnelle peut être utilisée pour réaliser des impressions via le guichet.
Imprimer manuellement après chaque commande :
Après l'édition d'une commande depuis un guichet ou le menu "ajouter une commande" vous pourrez visualiser les billets et cliquer sur le bouton "imprimer" de votre lecteur PDF afin d'imprimer les billets.
Impression automatique :
Si vous souhaitez que l'imprimante A4 imprime automatiquement les billets, il vous faut créer un guichet de vente et cochez la case "impression thermique ou encre" puis séléctionner type imprimante "encre" et désigner votre imprimante si ce n'est pas celle par défaut. Lors de la première impression le système vous invitera à installer le logiciel jspm qui permet à notre site de dialoguer avec votre imprimante.
Vous pouver louer du matériel depuis cette page : https://www.billetweb.fr/location
JavaScriptPrintManager n'est pas installé ou pas lancé
A quoi cela sert ? A laisser la page Billetweb "parler" à votre imprimante.
Note : Si vous utilisez Internet Explorer ou Microsoft Edge, vous devez suivre la procédure décrite ci dessous (ou utiliser un autre navigateur) : https://neodynamic.com/downloads/jspm/
Résolution de problèmes :
Les choses à vérifier si l'impression automatique ne fonctionne pas :
- si vous venez d'installer JSPM, redémarrez votre machine
- vérifiez que l'icone de JSPM est bien active dans votre système d'exploitation (icone rouge dans la barre des taches)
- vérifiez que la version de JSPM est bien la 2 (et non supérieure)
- testez le guichet dans un autre navigateur (chrome, firefox, etc)
- vérifiez que votre imprimante est capable d'imprimer un document lambda hors de billetweb
JSPrintManger a blacklisté ce site
Si vous avez ce message, c'est que vous avez cliqué sur le bouton "bloquer" quand le popup vous à demander d'autoriser la connection vers billetweb.fr
Rendez vous dans ce dossier
C:\Users\{YOUR USER NAME}\.neodynamic\jspm OR C:\Users\{YOUR USER NAME}\AppData\Local\.neodynamic\jspm
puis éditez le fichier nommé black_list avec un éditeur de texte et retirez billetweb.fr de la liste
Dans son fonctionnement normal, le guichet charge une page internet à chaque étape du panier. Dans certaines situations, cela peut poser des soucis de lenteur.
A qui s'adresse le mode 3G/hors ligne ?
- Ce mode s'adresse aux événements ponctuels (festivals/salon/etc)
- Vous utilisez l’impression thermique.
- Vous avez une connexion internet moyenne ou faible sur site et un besoin d'éditer un grand nombre de billets rapidement
- Vous n’utilisez pas de placement numéroté, ni de formulaires, ni de multipass qui proposent des choix (vous voulez juste faire de l’édition rapide de billets à la demande). Le paiement à plusieurs modes de paiement n'est pas non plus proposé.
- Vous avez des quotas importants OU vous avez un point de vente unique OU vous avez une personne dédiée pour la surveillance des points de ventes (voir ci dessous)
Mise en place :
Contactez nous pour activer la fonctionnalité
Vous cochez la case dans votre panneau d’options du guichet.
Chaque appareil qui se connecte au guichet et charge un événement éligible (symbole “éclair”) enregistrera la page dans sa mémoire (afin d'y accéder instantannément ensuite sans internet). Le mode hors ligne propose un seul écran pour sélectionner les billets, enregistrer le paiement et imprimer.
Conséquences et enjeux du mode :
Le mode hors ligne présente deux risques, et à ce titre son utilisation doit être placé sous contrôle :
- La survente
- Des ventes qui n'auraient pas été synchronisées car égarées sur un appareil non connecté à internet
Il n’y a pas de contrôle stricte de quantité avant de réaliser une vente. L’opérateur voit une version passée du guichet précédemment sauvegardé par le navigateur. Si le guichet est connecté à internet, cet état est mis à jour régulièrement (toutes les minutes). Tout dépend donc de la présence d’internet et de la fréquence des synchronisations comparativement au rythme de vos ventes. C’est là que vous devez ouvrir l’oeil. Il existe deux outils détaillés ci-dessous qui vous serviront de mécanisme de sécurité.
A quoi sert le système de fenêtre ?
La fenêtre est un garde fou qui forcera vos opérateurs à vous contacter s'ils se trouvent sans internet pour une période plus longue que prévue.
Elle permet de limiter le nombre de billets qu'un appareil peut émettre entre deux synchronisations. Par exemple une fenêtre de 25 permettra à vos guichets de vendre 25 billets sans être synchronisé au système. Si l'appareil a accès à internet de manière régulière, la fenêtre ne sera jamais atteinte et aucun blocage n'arrivera. Si ce nombre est atteint, les ventes sont bloquées et seule une synchronisation (retour de la connexion internet) permettra d'ouvrir une nouvelle fenêtre.
Le mot de passe définit dans les propriétés du guichet permet également de lever ce blocage en cas d'urgence (le point de vente n’a plus internet et la limite est atteinte, mais vous devez continuer à vendre).
A quoi sert le gestionnaire de session ?
Si vous avez plusieurs points de vente, le gestionnaire vous permet de regarder les sessions en cours et leur dates de synchronisation.
La notion de session existe afin de vous garantir que vous n'oubliez aucun billet qui aurait pu être émis hors ligne. Une fois l'option vente hors ligne activée, chaque appareil qui accède au guichet (peu importe si son login est utilisé à plusieurs endroits) va lancer sa session automatiquement. Depuis votre gestionnaire administrateur nous vous affichons ces sessions. Les sessions une fois ouverte sont autant de potentialité de vendre X billets (X étant la taille de la fenêtre que vous définissez). Pour chaque session vous visualiserez la date de dernière synchronisation de la machine.
La session peut être clôturée de 3 façons :
- un opérateur clic sur “mode 3G” > “clôturer” depuis l'appareil en étant connecté à internet et les données sont alors synchronisées : vous êtes certain qu'il ne --vendra plus et qu'il a bien fait "remonter" ses données.
-vous désactivez le mode hors ligne depuis les propriétés du guichet ET l'appareil indique s'être synchronisé ensuite : il ne vendra plus hors ligne non plus.
-vous clôturez de force la session depuis le gestionnaire (attention à bien vous assurez qu’aucune donnée de vente n’est encore stockée sur le point de vente)
-vous désactivez le mode hors ligne depuis les propriétés du guichet ET l'appareil indique s'être synchronisé ensuite : il ne vendra plus hors ligne non plus.
-vous clôturez de force la session depuis le gestionnaire (attention à bien vous assurez qu’aucune donnée de vente n’est encore stockée sur le point de vente)
Sans cela, la session continuera à apparaître (si par exemple un appareil est éteint sans clôturer) et implique la potentialité de ventes inconnues et non comptabilisées à ce stade puisqu’il n’a pas nécessairement tout synchronisé.
Nos conseils pour que tout se passe parfaitement :
- Surveillez vos sessions en cours qui représentent autant d'appareils en cours de vente. Si vous avez des quotas et une fenêtre temporelle assez réduite, vous devez impérativement avoir une personne dédiée au sujet.
- Si un appareil indique être déconnecté depuis un moment, intéressez vous à lui.
- Tout appareil qui ne vend plus doit avoir été clôturé.
- Si vous approchez de votre quota, redoublez de vigilance et réduisez le nombre de points de ventes au fur et à mesure.
- Si vous fonctionnez en hors ligne total, relevez le compte de chaque appareil à interval régulier et notez le dans un support à part afin qu’en cas de défaut d’un appareil l’information ne soit pas perdue.
Pour comprendre encore plus :
Chaque session émet des billets qui sont numérotés via l’identifiant de session et le numéro du billet de manière continue. L’identifiant de session est propre à chaque compte Billetweb, tous événements confondus. Les numéros de codes barres ne seront valide qu’après synchronisation des données vers les serveurs. Les billets nont synchronisés peuvent cependant être lus par les appareils de contrôle qui savent identifier les billets provenant du guichet.
Si vous ne n'utilisez pas le guichet de vente, vous pouvez consulter la rubrique saisir une commande ou importer une liste d'inscriptions.
Principe et particularités
Stock est un outil qui sert à éditer facilement des lots à imprimer contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs qui pourront être utilisés pour des ventes sur place.
- Comme tous les autres, ces billets peuvent être édités dans un fichier pdf ou directement via une imprimante thermique
- Comme tous les autres, ces billets peuvent être édités dans un fichier pdf ou directement via une imprimante thermique
- "Stock" est un type de paiement en soit (contrairement aux autres modes d'éditions) afin de le différencier du reste des ventes.
- Un billet édité est forcément marqué payé dans le système. Libre à vous de supprimer les invendus ensuite. Cette règle est valable pour "stock" comme pour les autres types d'édition. Stock est juste concu pour être différencié et facilement éditable à postériori (pour ajuster le nombre de vente réelles facilement). Il n'est pas possible de marquer les stocks comme vendus au fur et à mesure. Ce n'est pas la logique que nous avons choisit.
- Ces billets ne font l'objet d'aucune facturation.
Mise en place :
Depuis la page "Impression de stock", vous pouvez créer des lots de stocks.
1/ Vous devrez choisir un tarif à éditer : un billet édité est forcément associé à un tarif afin de pouvoir être comptabilité dans les bons quotas.
2/ Vous devrez définir une quantité à éditer
Depuis la page "Impression de stock", vous pouvez créer des lots de stocks.
1/ Vous devrez choisir un tarif à éditer : un billet édité est forcément associé à un tarif afin de pouvoir être comptabilité dans les bons quotas.
2/ Vous devrez définir une quantité à éditer
3 / Vous devrez définir un prix (par défaut le prix est celui du tarif).
4/ Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à chaque stock qui apparaitra sur les billets et qui sera accompagné d'un numéro. Si vous éditez plusieurs lots avec le même nom, la numérotation sera continue.
4/ Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à chaque stock qui apparaitra sur les billets et qui sera accompagné d'un numéro. Si vous éditez plusieurs lots avec le même nom, la numérotation sera continue.
Vous pouvez depuis cette page définir l'impression en 1 ou 3 billets par page A4.
Vous retrouverez la liste des lots édités depuis cette même page et vous pourrez les télécharger ou les imprirmer.
Ces billets figurent également dans la liste des participants
Une fois édités, ces billets sont valables immédiatement et se retrouvent soit dans la page "stock" sous forme de lot, soit dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement".
Suppression des invendus
Le stock permet la suppression de masse d'une partie du stock invendue, pour se faire rendez vous dans la page de gestion des stocks "Ajouter une commande > Stock" puis vous saisirez le numéro du premier et dernier billet à supprimer.
Vous pouvez intégrer les codes barres des ventes réalisées par d'autres distributeurs afin de les flasher ensuite via notre solution.
Cela fonctionne également avec des données d'un autre événement ou d'un autre compte Billetweb.
Cela fonctionne également avec des données d'un autre événement ou d'un autre compte Billetweb.
Importer une vente externe, pourquoi ?
C'est créer une entrée dans notre système qui représente un billet vendu ailleurs. L'objectif peut être multiple :
- importer les codes barres des billets vendus afin de pouvoir les flasher ensuite via nos solutions de contrôle (voir ci dessous)
- gérer vos stocks de places disponibles (quotas)
- avoir un suivi statistiques des ventes
- associer une recette de trésorerie à chaque billet vendu ailleurs pour assurer le suivi financier
Importer des ventes externes et les flasher ensuite via nos solutions de contrôle d'accès
Nos solutions de contrôle d'accès (application smartphone & terminaux de contrôle) permettent de flasher la quasi totalité des codes barres utilisés en billetterie. Donc si vous importez des codes barres existants, vous devriez ensuite pouvoir les flasher via nos applicatifs.
Il est vivement recommandé de faire un test tout de même avant le jour J : vous importez au moins un code barre de votre distributeur et vous flashez le code barre/billet correspondant pour vérifier qu'il est bien reconnu. Notre application smartphone et le matériel de location ont le même comportement, si vous arrivez à flasher correctement vos billets avec l'application smartphone, cela fonctionnera avec le matériel de location.
C'est quoi un code barres ? Quel rapport entre un codes barres et un nombre ?
Le code-barres est la représentation graphique d'un message initial. L'extrème majorité des codes barres utilisés en billetterie contiennent des nombres. D'ou le fait que si vous importez un code barre, informatiquement cela revient à importer un nombre dans Billetweb.
Le code-barres est la représentation graphique d'un message initial. L'extrème majorité des codes barres utilisés en billetterie contiennent des nombres. D'ou le fait que si vous importez un code barre, informatiquement cela revient à importer un nombre dans Billetweb.
Comment importer les données manuellement (via fichier ou par copié collé)
Dois je créer des tarifs dédiés à l'import ?
Ce n'est pas obligatoire mais recommandé si vous voulez simplifier la gestion (créer un tarif en visibilité masquée).
Si vous ne le faites pas (ex : vous avez déja trop de tarifs) vous devrez différencier les types de billets (imports vs le reste) en vous basant sur l'origine de la commande.
Si vous ne le faites pas (ex : vous avez déja trop de tarifs) vous devrez différencier les types de billets (imports vs le reste) en vous basant sur l'origine de la commande.
Import manuel par copié collé
Cliquez sur votre événement puis rendez vous sur la page "Ajouter une commande" > "Ventes externes".
Vous aurez une colonne permettant de compléter le code barre qui sera associé à chaque billet créé. Vous pouvez y coller votre liste de code-barres à importer.
Import manuel par fichier csv
Rendez vous sur la page "Ajouter une commande" > "Ventes externes".
Vous pouvez vous téléchargez un fichier csv fourni par le distributeur ou bien vous pouvez coller le contenu depuis excel. Notre système est intelligent et peut se baser sur le nom des colonnes si il le reconnait pas un format connu.
Vous pouvez vous téléchargez un fichier csv fourni par le distributeur ou bien vous pouvez coller le contenu depuis excel. Notre système est intelligent et peut se baser sur le nom des colonnes si il le reconnait pas un format connu.
- Si le format de votre fichier n'est pas reconnu et qu'il provient d'un distributeur "majeur" : envoyez le nous par email en indiquant sa provenance et nous intégrerons son format. Si vous n'avez pas séléctionné de tarif spécifique lors de l'import, notre système vous proposera ensuite de faire correspondre les noms des tarifs de votre fichier avec ceux présents dans Billetweb.
- Si vous importez un fichier et souhaitez faire des correspondances avec des colonnes présentes dans votre fichier mais non reconnues par notre système, vous pouvez cliquer sur le bouton "colonnes", ajoutez les champs que vous souhaitez puis exporter un modèle excel en cliquant sur le bouton "modèle excel". Ainsi au prochain import, vous aurez utilisé les noms qui seront reconnus par notre système.
- Si vous procédez par copié collé, vous pouvez ajoutez des colonnes manquantes en cliquant sur "Colonnes".
Import automatique via l'API
Depuis notre API vou avez la possibilité d'importer des commandes via la fonction add_order (cela ne fonctionne que si vous savez utilisez l'api)
Synchronisation automatique des distributeurs
A ce jour la synchronisation automatique par API est possible pour les distributeurs suivants : Ticketmaster
Nous pouvons en ajouter d'autres si vous client obtenez un accès API et une documentation API (ce sont vos données, votre relation client, nous ne sommes que votre prestataire technique ce n'est pas nous qui traitons avec eux).
Les ventes sont importées depuis le distributeur vers Billetweb, dans ce sens uniquement. Donc les quotas dans Billetweb peuvent inclure vos ventes Billetweb + celles du distributeur.
L'import ne fonctionne que pour des billets non numérotés. Si un événement avec du placement numéroté était importé, les billets apparaitront mais aucun siège ne serait bloqué dans Billetweb.
Mise en place
Vous pouvez configurer la synchronisation automatique depuis cette page. Vous retrouverez ensuite un menu "outils > distributeurs" dans votre interface.
- Saissez votre login API distributeur fourni par votre distributeur. Les événements disponibles sur votre compte distributeur apparaitront dans la liste.
- En cliquant sur le bouton "Choisir les événements" vous pourrez lier les événements distributeurs à vos événements Billetweb
- Vous pourrez choisir de synchroniser en respectant les dates (si vos événements/séances distributeur existent aussi dans Billetweb) ou bien de synchroniser sans les dates. En effet dans le cadre d'un festival vous allez avoir 1 seul événement coté Billetweb hors le distributeur aura parfois lui plusieurs événements/séances. Impossible donc d'automatiquement faire correspondre les dates des séances distributeur aux dates cotés Billetweb, puisque ce sont des catégories/tarifs qui représentent vos jours de festival. Le mode "sans date" va créer un tarif qui intégrera la date/heure de chaque séance coté distributeur dans votre événement Billetweb.
- Des tarifs du nom de ceux de votre distributeur seront automatiquement créés et les billets seront importés toutes les heures sur votre compte. Vous pouvez réorganiser les tarifs distributeurs dans une catégorie si vous le souhaitez. Vous ne pourrez pas renommer les tarifs distributeurs.
- Les tarifs sont valorisés en comptabilité en paiement "autre" avec le prix remonté par ticketmaster
Il existe deux méthodes pour intégrer des ventes réalisée via le pass Culture
Import manuel et envoi des billets (méthode historique)
Vous mettez en vente vos offres que vous saisissez manuellement sur la plateforme pass Culture. pass Culture n'emet ni billet ni code barre, uniquement une réservation également appelée "contremarque".
Une fois les ventes réalisées, soit vous laissez les gens se présenter sans billet, soit vous utilisez l'outil "Ajouter une commande" > "Tableur" pour leur envoyer un billet.
Une fois les ventes réalisées, soit vous laissez les gens se présenter sans billet, soit vous utilisez l'outil "Ajouter une commande" > "Tableur" pour leur envoyer un billet.
Offre synchronisée automatiquement entre Billetweb et pass Culture
Billetweb est la première plateforme à être connecté avec pass Culture afin de proposer des offres synchronisées automatiquement et l'émission de billets lors de la réservation. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité actuellement en phase de déploiement, contactez nous.
Pré-requis :
- Rendez vous sur votre console https://passculture.pro
- Choisissez le lieu concerné et cliquez sur "Editer le lieu"
- Cliquez sur "Gestion des synchronisations" et choisissez "Billetweb"
Fonctionnement:
- Depuis Billetweb, en accédant à la page passCulture, vous allez créer votre offre qui sera publiée dans le passCulture (plus de saisie à faire de l'offre coté passCulture)
- Lors d'une réservation effectué par votre acheteur dans l'application passCulture, passCulture interroge le stock disponible dans Billetweb et émet un ou plusieurs billets si il reste de la disponibilité (temps réel)
- Les ventes remontent instantanément dans vos statistiques Billetweb avec le mode de paiement "autre" et l'origine "passculture"
- Si l'acheteur annule sa réservation (spécificité du passCulture) alors la vente "disparait" de vos quotas (une trace comptable reste présente dans l'historique).
- Depuis Billetweb nous vous recommandons de créer un ou plusieurs tarifs pass Culture dans vos événements en visibilité "masquée" (cela fonctionne également avec des tarifs non dédiés mais nous vous recommandons les tarifs dédiés pour une meilleure lisibilité/gestion)
- Depuis la page de gestion Billetweb du passCulture, vous cliquez sur "Créer une offre", choisissez votre lieu, événement et désignez les tarifs concernés par le passCulture. Pour les festivals ou autre événement long, vous pouvez associer à chaque tarif une date qui sera celle indiquée dans le calendrier passCulture.
- Une fois créé, l'offre doit apparaitre dans votre interface pass Culture. Le cas échéant, cliquez sur le bouton "Synchroniser" dans Billetweb. Vérifiez que toutes les informations soient correctes. Si vous aviez une ancienne offre en vente avec la méthode "historique" décrite précédement, vous devez la masquer afin de laisser uniquement l'offre synchronisée.
- Les ventes remontent instantanément dans vos statistiques Billetweb
- L'historique des annulations est disponible dans votre plateforme pass Culture ainsi que dans Billetweb > "Outils" > "Annulations"
Limites :
A ce stade l'offre créé ne peut être que partiellement modifié après sa création.
- Ce qui est modifiable en cliquant sur le bouton "modifier/synchroniser" dans Billetweb : les changements de prix, stock de disponibilités (quotas), nom de tarif, création de nouvelles séances, ajout d'un nouveau tarif dans l'offre ou suppression de tarifs, mode duo ou solo.
- Ce qui est modifiable depuis la plateforme passCulture : mettre une offre hors ligne, changer l'image de l'offre
- Ce qui n'est pas modifié/modifiable à ce stade : description de l'événement, type d'événement, changement d'une date d'événement ou d'une séance (contactez nous).
Votre besoin est ici d'obtenir des codes barres à distribuer à un tiers et qui doivent être valables à l'entrée de l'événement.
- Vous pouvez générer des stocks (lot de 100) ou générer des commandes depuis l'outil tableur. Une fois des commandes générées vous pourrez obtenir la listes des codes barres en vous rendant dans la liste des participants puis en cliquant sur "exporter" > "toutes le colonnes" et vous trouverez alors une colonne code-barres dans le fichier .csv
- Vous pouvez aussi directement générer vos propres codes barres (via excel ou autre) et les importer via l'outil ventes externes. Dans ce cas vous avez déja la liste des codes barres de votre coté.
Distribuer des codes barres
Un outil existe pour permettre de distribuer une liste de codes barres que vous nous fournissez pour les ventes qui seront réalisées ou éditées via Billetweb. Ces codes-barres remplaceront ceux normalement générés par Billetweb.
Contactez nous pour en savoir plus. Cette fonctionnalité est payante et reservée aux situations qui n'offrent aucune alternative.
Contactez nous pour en savoir plus. Cette fonctionnalité est payante et reservée aux situations qui n'offrent aucune alternative.
Distribuer des numéros d'abonnés
Il existe une possibilité de distribuer vos propres identifiants via la fonction "abonnement". Il vous suffit de copier coller dans la colonne code abonné vos codes à distribuer (cela peut être 1,2,3,...). Voic ce tutoriel
Suivi au quotidien
Lorsque vous vous connectez sur votre backoffice:
- vous voyez immédiatement dans "Mes événements" les totaux de vos événements dans la liste le nombre de ventes réalisées par événement et/ou par séance
- le nombre entre parenthèse à coté de chaque total représente les ventes réalisées ces dernières 24 heures
- si vous avez assez d'historique nous affichons un graphique récapitulant vos ventes des 15 derniers jours afin de suivre son évolution
- toute commande réalisée et payée apparait donc dans ces totaux ainsi que dans la liste des participants de l'événement associé. Une commande qui n'apparait pas n'est pas payée
Statistiques d'un événement spécifique
Si vous séléctionnez un événement dans "Mes événements", il est possible de consulter les statistiques de cet événement en cliquant sur le nombre de billets vendus dans "Etape 2 : Vente", vous aurez accès aux statistiques de ventes vous permettant de visualiser la répartition des ventes par type de billets, dans le temps, par moyen de paiement, la réparition géographique. En utilisant les filtres, vous pourrez affiner votre recherche afin d'étudier les données qui vous interessent particulierement.
Statistiques multi-événements
En vous connectant à votre compte un graphique des ventes des derniers jours apparaitra.
Si vous avez assez d'événements un bouton "Statistiques" sera également affiché dans "Outils" et vous mènera vers une page dédiée aux statistiques de ventes multi-événements.
Rapports
Depuis la page "Statistiques" vous pouvez accéder à l'onglet "Rapport" dans lequel vous pouvez visualiser
- les réservations sur les représentations futures (par événement, par séance, par jour ou par mois)
- les chiffres des représentations passées (par événement, par séance, par jour ou par mois)
- le détail d'une période précise (totaux par événement ou séance)
- les bilans par période (par jour, semaine, mois ou jour de compostage)
Comparer deux événements
Depuis la page statistiques d'un événement, il est également possible d'accèder à un rapport permettant de comparer deux événements similaires entre eux en cliquant sur "comparer" en dessous du titre.
Un email par vente
Pour chaque événement, vous pouvez définir une ou plusieurs adresses email qui recevront une copie de chaque commande depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" > "Recevoir une copie e-mail de chaque commande".
Cette alerte peut être limitée à certains tarifs ou active pour n'importe quel tarif.
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez ajouter certains champs dans vos emails de notifications.
Cette alerte peut être limitée à certains tarifs ou active pour n'importe quel tarif.
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez ajouter certains champs dans vos emails de notifications.
Bilan quotidien / Hebdomadaire
Depuis la page "Outils" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes quotidiennes ou hebdomadaires.
Depuis la page "Outils" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes quotidiennes ou hebdomadaires.
Alerte seuil ou palier
Depuis la page "Outils" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes basées sur certains quotas liés à vos événements.
Depuis la page "Outils" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes basées sur certains quotas liés à vos événements.
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptions à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions.
Filtrer les données
Vous pouvez cliquer sur le bouton filtrer pour ne séléctionner que certains tarifs, état, champs de formulaires, etc
Filtrer les colonnes
Toutes les données nécéssaires sont inclues dans l'export si vous choisissez "exporter > toutes les colonnes" (codes-barres, email, nom, tarif, date et numéro de commande, champs/questions personnalisés, etc). Vous pouve également exporter les colonnes visibles seulement (vous pouvez créer des vues via le bouton "vue").
Exemple : Exporter une liste des acheteurs ayants coché "Je souhaite recevoir votre newsletter"
- Vous ouvrez votre événement puis la liste des participants
- Vous cliquez sur "Filtrer" et choisissez "Formulaires" puis vous choisissez le champ "Je souhaite recevoir votre newsletter" (bien entendu vous devez avoir collecté ce champ dans votre Formulaire sinon il n'existe pas).
- Cliquez sur "Exporter" puis choisissez les données que vous souhaitez obtenir
- Vous cliquez sur "Filtrer" et choisissez "Formulaires" puis vous choisissez le champ "Je souhaite recevoir votre newsletter" (bien entendu vous devez avoir collecté ce champ dans votre Formulaire sinon il n'existe pas).
- Cliquez sur "Exporter" puis choisissez les données que vous souhaitez obtenir
Email seul
Via le bouton "exporter" > "adresses email" vous pouvez obtenir la liste des emails liés aux lignes affichées
Export multi-événements
Nous pouvons vous mettre à disposition un système d'export global. Contactez nous pour en savoir plus.
Google Analytics
Depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" de chaque événement vous pouvez intégrer un code de suivi Google Analytics qui vous permettra d'analyser les visites sur vos pages de ventes et le suivi des conversions de vos campagnes publicitaires. Nous générons des 'événements' à chaque étape du panier qui vous permettront de mesurer et définir des objectifs de conversion. Vous pouvez les voir depuis la vue 'temps réel' de Google Anatyics en suivant les consignes ci dessous. Nous remontons également les paramètres enhanced ecommerce à Google Analytics. Nous générons l'événement "AddToCart" sur la page du formulaire ainsi que l'événement "Purchase" sur la page de confirmation de paiement.
La page de vente est nommée shop.php et utilise les paramètres GET suivants selon certaines étapes :
- confirmation de paiement step=7
- écran de choix du paiement step=6
- remplissage des formulaires step=5
Suivi inter domaine
Si vous souhaitez réaliser un suivi inter-domaine, consultez cet article
Facebook Pixel
Il est possible d'intégrer un identifiant de tracking Facebook Pixel depuis la page "Options" de votre événement.
Nous générons les données "PageView" sur toutes les étapes du panier et nous générons l'événement "AddToCart" sur la page du formulaire ainsi que l'événement "Purchase" sur la page de confirmation de paiement.
Tiktok Pixel
Il est possible d'intégrer un identifiant de tracking Tiktok Pixel depuis la page "Options" de votre événement.
GTM
Pour les plus avancés nous pouvons activer une option afin de vous laisser injecter du code GTM.
Une fois activée, vous pourrez spécifier votre identifiant GTM dans la page "options" de votre événement rubrique "Suivi organisateur".
Nous ajoutons les variables suivantes dans le datalayer : transactionTotal et transactionProducts (contenant sku,name,price,quantity).
Une fois activée, vous pourrez spécifier votre identifiant GTM dans la page "options" de votre événement rubrique "Suivi organisateur".
Nous ajoutons les variables suivantes dans le datalayer : transactionTotal et transactionProducts (contenant sku,name,price,quantity).
A l'étape de confirmation d'achat, nous ajoutons la variable : transactionId
Analyse de l'étape du panier
Ces codes sont executés par la page de vente nommé shop.php qui est elle même contenue dans une iframe (que cela soit via une intégration sur votre site ou sur une boutique/page organisateur Billetweb)
La page de vente est nommée shop.php et utilise les paramètres GET suivants selon certaines étapes :
- confirmation de paiement step=7
- écran de choix du paiement step=6
- remplissage des formulaires step=5
Comment tester vos codes ?
- vous ne devez pas être en guichet
- vous ne devez pas être connecté sur le site sauf si vous êtes en vue acheteur. Il est ainsi possible si vous souhaitez tracker une conversion complète de le faire depuis la vue acheteur, de passer en vue organisateur lors de l'étape paiement (afin de choisir un mode de paiement hors ligne), puis une fois la page de confirmation d'achat affichée de cliquer sur "vue organisateur" afin de basculer en vue acheteur afin que les données soient générées.
Depuis la page "Mes outils" vous pouvez accéder à notre CRM. Le CRM sert à analyser et à fidéliser. Il extrait les données des acheteurs de vos différents événements et les compilent en produisant des fiches clients.
Vous pouvez ensuite :
- étudier les comportements d'achats globaux en cliquant sur les indicateurs situés sous le tableau nominatif
- segmenter vos contacts afin de créer des listes basées sur des comportements ou données fournies par l'acheteur
- étudier les comportements d'achat pour une liste après l'avoir séléctionné
- étudier le comportement d'un acheteur ou d'un échantillon d'acheteur en cliquant sur la ligne correspondant à un acheteur
- exporter ou synchroniser vos contacts (et/ou certaines listes) avec Sendinblue, MailChimp ou CampaignMonitor, de puissante solution d'emailing et de SMS.
Vous pouvez ensuite :
- étudier les comportements d'achats globaux en cliquant sur les indicateurs situés sous le tableau nominatif
- segmenter vos contacts afin de créer des listes basées sur des comportements ou données fournies par l'acheteur
- étudier les comportements d'achat pour une liste après l'avoir séléctionné
- étudier le comportement d'un acheteur ou d'un échantillon d'acheteur en cliquant sur la ligne correspondant à un acheteur
- exporter ou synchroniser vos contacts (et/ou certaines listes) avec Sendinblue, MailChimp ou CampaignMonitor, de puissante solution d'emailing et de SMS.
Mise en route :
- Vous cliquez sur l'icone CRM depuis "Mes outils" puis sur "choisir les données à ajouter".
- Vous allez désigner les champs à intégrer, ne séléctionnez que ceux qui ont un sens à être mis dans une fiche (code postal, date de naissance, comment nous avez vous connu, etc etc).
- Vous allez désigner les champs à intégrer, ne séléctionnez que ceux qui ont un sens à être mis dans une fiche (code postal, date de naissance, comment nous avez vous connu, etc etc).
- Vous allez également désigner les événements à ajouter dans le CRM. Excluez ceux qui ne sont pas représentatifs de votre activité quotidienne
- Vous cliquez sur valider et le CRM va construire vos fiches
Vue par défaut :
Par défaut le CRM affiche tous vos contacts dans la liste et des indicateurs statistiques portant sur l'ensemble de vos contacts (au bas de la page). En cliquant sur ces indicateurs vous aurez plus d'informations sur chacun.
Faire une recherche :
Vous pouvez faire une recherche en saisissant un nom dans le champs de recherche ou en cliquant sur "ajouter un filtre".
Les filtres peuvent être combinés afin de lister tous les contacts qui correspondent à un certain profil (par ex : tous les acheteurs ayant déja fait au moins deux achats depuis moins de 30 jours).
Les filtres peuvent être combinés afin de lister tous les contacts qui correspondent à un certain profil (par ex : tous les acheteurs ayant déja fait au moins deux achats depuis moins de 30 jours).
Sauvegarder une recherche (créer un segment) :
N'importe quel recherche peut être sauvegardée pour créer un segment en cliquant sur le bouton "Créer une liste".
Le segment peut être évolutif (son contenu changera dans le temps) ou fixe (la liste des contacts est sauvegardée et ne bougera plus).
Vous retrouvez les segments dans le menu déroulant en haut du CRM et vous pouvez les chargez d'un simple clic.
Pourquoi synchroniser vos segments à une solution d'emailing ?
Vos segments représentent les gens vers qui vous souhaitez potentiellement communiquer un message précis.
En cliquant sur Emailing, vous pourrez connecter le CRM à une solution d'emailing et choisir de synchroniser tous vos contacts ou certains segments.
Dans votre solution d'emailing, les segments apparaitront comme des listes de contacts vers lesquelles vous pourrez envoyer un message.
Vos segments représentent les gens vers qui vous souhaitez potentiellement communiquer un message précis.
En cliquant sur Emailing, vous pourrez connecter le CRM à une solution d'emailing et choisir de synchroniser tous vos contacts ou certains segments.
Dans votre solution d'emailing, les segments apparaitront comme des listes de contacts vers lesquelles vous pourrez envoyer un message.
Ces listes seront automatiquements maintenus à jour quotidiennement, ce qui représente un gain de temps important pour vous.
Exemple : Créer une liste des acheteurs ayants coché "Je souhaite recevoir votre newsletter"
- Vous ouvrez le CRM
- Vous cliquez sur "Ajouter un filtre" et choisissez "Formulaires" puis vous choisissez le champ "Je souhaite recevoir votre newsletter".
- Cliquez sur "Filtrez les résultats" : la liste des concernés s'affiche
- Cliquez sur "Filtrez les résultats" : la liste des concernés s'affiche
- Cliquez sur "Enregistrer sous" afin de sauvegarder ce segment
- Depuis "Emailing" vous pouvez synchroniser ce segment avec votre solution d'emailing
Créer un code promo
Vous pouvez créer des codes promos uniques à distribuer et mesurer leur utilisation. Voir la rubrique codes promotionnels
Créer un lien vers un tarif masqué
Vous pouvez créer un tarif dédié qui soit masqué et disponible au travers d'un lien (voir propriété "visibilité" du tarif). Concernant le suivi, visuellement dans la liste des tarifs vous pourrez très facilement identifier l'origine des ventes.
Un lien de tracking sans réduction
Tracker l'origine d'un achat depuis une boutique
Vous pouvez suivre la provenance des visiteurs en ajoutant le paramètre &src=nom_du_promoteur dans l'url de votre boutique
Vous pouvez suivre la provenance des visiteurs en ajoutant le paramètre &src=nom_du_promoteur dans l'url de votre boutique
ex : https://www.billetweb.fr/concert?src=partenaire1
Tracker l'origine d'un achat depuis une page organisateur
Ajoutez le paramètre ?event_src=nom_du_promoteur dans l'adresse de votre page organisateur.
ex : https://www.billetweb.fr/pro/hellfest?event_src=michel
Tracker l'origine d'un achat depuis une url de votre site
Ajoutez le paramètre ?event_src=nom_du_promoteur dans la page de votre site qui affiche le module de billetterie.
ex : https://www.monsite.com/billetterie?event_src=fnac
Ajoutez le paramètre ?event_src=nom_du_promoteur dans la page de votre site qui affiche le module de billetterie.
ex : https://www.monsite.com/billetterie?event_src=fnac
Tracker l'origine d'un achat depuis une intégration sur votre site
Cela peut également être intégré dans le code source que vous mettez sur votre site en ajoutant &src=nom_du_promoteur à la fin de l'url contenu dans l'attribut "data-src" du code d'intégration
Suivi
Le nom de la source de la commande apparait ensuite dans la liste des participants ou dans les statistiques.
En bonus, si vous avez besoin de donner une page de suivi à chaque promoteur, vous pouvez enregistrer vos identifiants de tracking dans la page "Options" > "Mes promoteurs" qui vous donnera une vue synthétique et qui vous permettra de donner un lien de suivi à chaque promoteur.
Test
Vous pouvez tester le bon fonctionnement de votre code en créant un billet gratuit et en réalisant une vente depuis ce lien. La vente apparaitra dans "statistiques" dans le camembert "origine" et dans la liste des participants dans la colonne "origine".
Un lien de tracking avec une réduction
Il est possible d'appliquer automatiquement un code de réduction à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code
Ici dans cet exemple votre_code correspond au code de réduction que vous avez saisi/généré dans la liste des réductions.
Cette approche peut aussi être cumulée avec la technique précédente si vous avez besoin d'un système de suivi. Les deux méthodes sont indépendantes.
Api
Vous pouvez obtenir des informations ou effectuer des actions depuis notre page api.
L'api ne doit pas être confondue avec le module d'intégration à mettre sur un site internet. Elle ne peut être utilisée que par les dévelopeurs informatiques.
L'api billetweb à pour but principal d'extraire des informations afin de les retraiter. Certaines actions récurrentes peuvent également être effectuées (paramétrage de séance, composter des billets, ajout d'élements aux listes, etc). Si vous avez des demandes d'ajout de fonction n'hésitez pas à nous en faire part.
Pour obtenir la clé vous devez vous rendre sur la page et cliquer sur "obtenir une clé".
Zapier
Zapier est un outil permettant à des novices d'utiliser l'api d'une solution comme la notre, dans des proportions plus limitées bien entendu. Si vous souhaitez automatiser certains scénarios suite aux inscriptions, il est possible d'utiliser Zapier pour par exemple ajouter vos inscrits à Mailchimp, dans Google Sheets ou via Slack. Vous pouvez obtenir la clé d'identification Zapier depuis notre page api.
Zapier est un outil permettant à des novices d'utiliser l'api d'une solution comme la notre, dans des proportions plus limitées bien entendu. Si vous souhaitez automatiser certains scénarios suite aux inscriptions, il est possible d'utiliser Zapier pour par exemple ajouter vos inscrits à Mailchimp, dans Google Sheets ou via Slack. Vous pouvez obtenir la clé d'identification Zapier depuis notre page api.
Emailing
Si vous souhaitez synchroniser vos contacts à un service d'emailing, nous proposons plusieurs connecteurs dans le CRM.
Si vous souhaitez synchroniser vos contacts à un service d'emailing, nous proposons plusieurs connecteurs dans le CRM.
Le compte acheteur existe mais il n'est pas activé par défaut car nous estimons que dans la grande majorité des activités il n'apporte pas de valeur ajoutée ni pour les acheteurs, ni pour les organisateurs.
Si vous estimez que votre activité peut en bénéficier, contactez nous afin d'en discuter, notez cependant :
- vous n'aurez pas accès à la liste des comptes acheteurs ni aux informations qui y sont contenues, vous ne voyez que les informations passées dans les commandes (aucune différence avec le mode sans compte acheteur).
- le compte acheteur peut être optionnel ou obligatoire
- le compte acheteur va automatiquement compléter les formulaires de l'acheteur avec les données qu'il possède (comme certains navigateurs peuvent le faire)
- l'acheteur peut se connecter à son compte pour consulter son historique d'achat et modifier ses informations
- le compte acheteur permet également de compléter les codes abonnés automatiquement
En conclusion, les comptes acheteurs sont surtout utiles si vous gérez une communauté d'acheteurs récurrents avec des inscriptions comportant de nombreux champs à compléter ou de nombreux outils de types codes abonnés.
La "Liste des participants" vous permet de visualiser les inscriptions déja réalisées, de les modifier et d'interagir. Une ligne de la liste des participants correspond à un billet (et non à une commande).
Grouper les lignes d'une même commande
En cliquant sur le bouton "Vue" vous pourrez choisir de grouper les lignes faisant partie de la même commande.
Détail d'un billet/commande
En cliquant sur une liste vous voyez le détail du billet et un peu plus bas les informations relatives à la commande. D'autres lignes de la liste peuvent se référer à cette commande (une ligne = un produit = un billet). Les informations des formulaires acheteurs peuvent être modifiés par simple clic sur le champs. Un certain nombre d'action sont disponibles sous forme de boutons et dépendent de l'état de votre commande (renvoyer, télécharger, rembourser, etc).
Trier les données
En cliquant sur le titre de chaque colonne vous pouvez choisir le tri du tableau
Exporter les données vers Excel
Le bouton "exporter" au bas de la liste vous permet d'exporter tout ou partie des données (emails seulement, colonnes visibles).
Imprimer la liste des participants
Si vous souhaitez obtenir une liste à cocher, consultez la rubrique "liste à imprimer"
Fonctions avancées
Choisir les colonnes affichées
Pour afficher ou masquer des colonnes dans la liste des participants, cliquez sur le bouton "colonnes"
Filtrer les données
Depuis le bouton "filtrer" ou en utilisant le champs de recherche textuel, vous pouvez affiner les résultats selon vos besoins.
Le champ de recherche global peut effectuer des recherches approximatives ou exactes si vous mettez l'expression entre "
Sauvegarder ses vues filtrées
Par défaut la vue actuelle (colonnes, filtres) est sauvegardée automatiquement sur votre appareil. Si vous souhaitez créer plusieurs vues, des vues adaptées pour mobile ou transmettre vos vues à vos autres collaborateurs/appareils, cliquez sur le bouton "vue" puis sauvegardez un modèle de vue.
Actions groupées
Il est également possible d'interagir, soit via les boutons disponible dans le détail d'un billet (vous cliquez sur la ligne), soit en cochant une ou plusieurs lignes et en séléctionant une action dans le menu déroulant au bas de la liste. En maintenant le bouton shift vous pouvez séléctionner un interval en cliquant sur le premier puis le dernier billet à séléctionner
Cas général :
Afin de télécharger un billet, cliquez sur la ligne correspondante dans la "Liste des participants" puis choisissez "télécharger le billet". Plusieurs billets peuvent être téléchargés simultannéments si vous cochez plusieurs lignes et utilisez le menu déroulant.
Réimpression depuis un accès limité (entrée, etc)
Vous pouvez créer un accès limité qui permettra à vos équipes de ré-imprimer un billet.
- soit vous déléguez l'accès via un guichet de gestion ce qui donnera l'accès à votre événement à vos équipes
- soit vous déléguez l'accès via un guichet de gestion ce qui donnera l'accès à votre événement à vos équipes
- soit vous déléguez l'accès en édition de billets via un guichet de vente, et vous pourrez alors donnez le droit à l'opérateur "voir tous les participants" dans le menu "opérateurs". Ainsi depuis le guichet après avoir séléctionné un événement, l'opérateur pourra choisir "outils" > "liste des participants".
Réimpression thermique
Si vous utilisez l'impression thermique, il faut d'abord vous rendre dans "Outils" > "Guichet de vente" puis choisir le guichet une première fois afin ensuite d'avoir le bouton "impression thermique".
Impression lors du scan du billet
Il existe une fonctionnalité qui permet d'imprimer un billet lors du scan. Cela nécéssite :
- d'avoir configuré un guichet de vente avec une impression "automatique" (thermique ou A4) et d'avoir défni ce guichet comme "par défaut" en cochant la case dans ses propriétés
- d'utiliser la page de contrôle d'accès par PC/MAC et d'y activer l'option "Imprimer lors du scan"
- chaque billet validé via un scan par un lecteur de codes barres USB/Bluetooth ou cochée manuellement par la souris/clavier va imprimer le billet correspondant
- on réalise donc deux actions en une (controle d'accès + impression). Si vous souhaitez avoir deux postes différents (contrôle via l'appli mobile en amont puis impression sur un stand) alors vous devez créer une liste de contrôle dédiée au guichet PC/MAC que vous choisirez dans les paramètres de la page de contrôle afin que chaque billet puisse être compostable deux fois
Renvoyer une commande
Afin de renvoyer un billet à un acheteur, rendez vous dans la "Liste des participants". Cherchez le billet puis cliquez dessus afin de voir apparaitre le bouton "Renvoyer".
Renvoyer tous les billets de l'événement
Si vous avez un motif légitime, cochez plusieurs lignes ou utilisez le bouton "tout cocher" puis dans le menu déroulant choisissez "[Commande] renvoyer par e-mail".Attention n'utilisez pas cette fonctionnalité sans raison que vous pourrez nous justifier.
Exemple de raisons légitimes :
- votre événement à changé de date et vous voulez renvoyer les billets actualisés
Exemple de raisons non légitimes :
- la veille de l'événement vous voulez que tout le monde soit sur d'avoir son billet
- un client vous a dit ne pas avoir recu son billet (il dispose des outils pour lui même retrouver le billet).
L'acheteur affirme avoir payé mais je ne le trouve pas. Que dois je lui dire ?
Si une commande n'apparaît pas dans la liste des participants, cela signifie que le paiement de la commande n'a pas abouti. Vous pouvez alors indiquer aux acheteurs de recommencer l'achat. Les données de votre interface sont fiables et disponibles en temps réel. Si l'acheteur dit avoir été débité (soit car il a validé via son application bancaire, soit car il vous montre une preuve de débit) mais que rien ne figure dans Billetweb, c'est toujours Billetweb qui aura raison.
Pourquoi y-a-il confusion ? Comment savez-vous que l'acheteur n'a pas vraiment payé ?
Tout d'abord car nous vendons des millions de billets chaque année et que nous n'avons jamais de commandes qui seraient absente de la liste des participants et réellement débitées. Ensuite car il existe plusieurs causes de confusion possibles dans le système bancaire actuel :
- le plus fréquemment, l'acheteur valide son achat via son application bancaire puis va faire autre chose. Il n'est pas retourné sur le site Billetweb et n'a pas vu si le paiement avait été accepté ou refusé. Quand il voit qu'il ne reçoit pas ses billets, il se dit qu'il y a un problème car il pense avoir validé l'achat. En réalité il se trompe, il s'est simplement identifié auprès de sa banque, ce n'est en aucun cas une validation du paiement. S'identifier auprès de sa banque ne garantit pas que le paiement va fonctionner. C'est un préalable. Enfin, c'est toujours Billetweb qui a le dernier mot et non la banque de l'acheteur, puisque c'est notre banque qui capture le paiement à la fin de l'opération.
- autre confusion possible : l'acheteur n'a pas recu ses billets et regarde son relevé bancaire, voit une trace de débit. Il croit alors à un problème technique. Cependant il est possible que le paiement soit capturé puis ensuite annulé, ce qui laisse une trace dans l'historique qui va ensuite disparaître sous quelques jours. Encore une fois, la seule source fiable est Billetweb qui sait dire si un paiement est validé ou non.
Nous faisons tout pour rendre votre acheteur autonome :
L'acheteur à accès à des outils de son coté pour :
- vérifier le paiement d'une commande
- se renvoyer les billets par email en cas de perte
- le cas échéant (soucis d'email, mauvais email saisi) il peut toujours télécharger ses billets lui même directement depuis le module de vente
Ces outils sont disponibles dans chaque boutique via le bouton "billet perdu" de chaque module de vente ou via notre base FAQ acheteur : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
Raisons réelles d'un échec de paiement
- La banque de l'acheteur refuse le paiement. Les raisons sont diverses : fraude, solde insuffisant, non inscrit dans 3Dsecure (rare) ou l'identification échoue. Dans tous les cas, un message d'erreur est fourni à l'acheteur.
- Un souci sur une banque acheteur spécifique. Les systèmes d'identification utilisés (3D secure) mettent en jeu plusieurs établissements bancaires, si bien que la banque d'un acheteur peut être en défaut, ce qui peut causer qu'une carte n'arrive pas à payer sans pour autant que le souci soit global. Pas de panique donc si un acheteur vous indique qu'il n'arrive pas à payer. Ces soucis sont généralement résolus automatiquement et rapidement par les banques elles-mêmes.
- Un souci sur les partenaires de Billetweb ? Toutes nos billetteries (>10 000) utilisent le même système de paiement. En cas de défaut de nos banques, nous en sommes avertis extrêmement rapidement. Nous disposons d'un second fournisseur de paiement indépendant qui est proposé en cas de défaut du premier ou bien suite à certains refus de paiement afin de maximiser les chances de succès. Maximiser votre taux de succès et la disponibilité des systèmes fait partie de nos priorités absolues.
Faire investiguer un soucis de paiement
Envoyez nous un email en précisant le jour du paiement et l'email ou nom de l'acheteur, nous serons ravis de vous fournir plus d'informations.
Si l'acheteur vous contacte, collectez bien les messages d'erreurs qu'il peut obtenir et précisez nous son nom ou email.
Si vous nous dites "une personne n'arrive pas à payer", nous ne pourrons strictement rien faire à part vous renvoyer vers cette page.
Explications sur les codes de refus :
De par la complexité d'un système de paiement, il existe une multitude de raison en dehors des soucis techniques pour qu'un paiement échoue. Le message renvoyé à l'acheteur est capital pour comprendre la raison du refus. La plupart des messages sont assez explicite mais voici des explications sur ceux qui peuvent porter à confusion :
- L'identification 3D Secure a échouée
3d secure est le mécanisme visant à améliorer la sécurité des paiements en identifiant le porteur de la carte (code envoyé par SMS, appli bancaire, etc). Ce code signifie donc que la banque de l'acheteur n'arrive pas à identifier le porteur de la carte et émet donc un refus suite à cela.
- "Suspicion de fraude"
Ce code est émis par la banque émettrice de la carte. Il peut être envoyé suite à une saisie répétée de CVV ou de date d’expiration erronée. Pour connaître la raison précise du refus, l’acheteur doit contacter sa banque.
- "Ne pas honorer"
Ce code est émis par la banque émettrice de la carte. Il est utilisé dans les cas suivants : Date d’expiration invalide, CVV invalide, crédit dépassé, solde insuffisant (etc.) Pour connaître la raison précise du refus, l’acheteur doit contacter sa banque.
- "Provision insuffisante ou crédit dépassé"
Ce code est émis par la banque émettrice de la carte. Il peut être obtenu si l’acheteur ne dispose pas d’un solde suffisant pour réaliser son achat. Pour connaître la raison précise du refus, l’acheteur doit contacter sa banque.
- "Carte absente du fichier"
Ce code est émis par la banque émettrice de la carte. Le numéro de carte saisi est erroné ou le couple numéro de carte + date d'expiration n'existe pas.
- "Transaction non permise à ce porteur"
Ce code est émis par la banque émettrice de la carte. Il est utilisé dans les cas suivants : l’acheteur tente d’effectuer un paiement sur internet avec une carte de retrait, le plafond d’autorisation de la carte est dépassé. Pour connaître la raison précise du refus, l’acheteur doit contacter sa banque.
Résolution du problème par l'acheteur
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement. L'acheteur dispose d'une FAQ complète : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement. L'acheteur dispose d'une FAQ complète : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
Détecter les emails non recu
Il est globalement déconseillé de chercher à résoudre les soucis à la place de vos acheteurs. Certains emails peuvent être marqué non recu dans la liste des participants (point d'exclamation rouge) mais c'est alors souvent car l'email est invalide, donc vous ne pourrez pas corriger le soucis ni contacter l'acheteur. Vous pouvez voir le détail de l'erreur en cliquant sur la ligne de la commande.
Causes de non récéption les plus fréquentes
- commande non payée => la commande n'apparait pas dans la "Liste des participants" (fiable)
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans "Liste des participants"
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la "Liste des participants"
Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Recherche globale :
Pour rechercher rapidement et facilement un email, nom ou référence de commande/billet, cliquez sur l'icone "Rechercher" dans le menu supérieur (icone loupe) ou bien depuis le champ de recherche depuis la page "Mes événements". Vous pouvez alors saisir le nom de l'acheteur, son adresse email ou son numéro de billet pour le retrouver d'un simple clic.
Recherche dans un événement :
Si vous voulez restreindre votre recherche à un événement spécifique, il suffit d'aller dans la "Liste des participants" de l'événement en question. Vous cliquez sur "Mes événements", vous séléctionnez l'événement en question puis cliquez sur "liste des participants". Vous pouvez alors rechercher la commande via le champ de recherche ou via "filtres" pour appliquer des filtres.
Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, soyez attentif à d'éventuels filtres qui seraient déja appliqués sur la vue en cours.
Dans la liste des participants, si vous souhaitez faire une recherche d'expression ("Rang 1 > Siège 2" par exemple) il suffit de mettre des guillemets ("") autour du texte
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptions à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions.
Filtrer les données
Vous pouvez cliquer sur le bouton filtrer pour ne séléctionner que certains tarifs, état, champs de formulaires, etc
Filtrer les colonnes
Toutes les données nécéssaires sont inclues dans l'export si vous choisissez "exporter > toutes les colonnes" (codes-barres, email, nom, tarif, date et numéro de commande, champs/questions personnalisés, etc). Vous pouve également exporter les colonnes visibles seulement (vous pouvez créer des vues via le bouton "vue").
Email seul
Via le bouton "exporter" > "adresses email" vous pouvez obtenir la liste des emails liés aux lignes affichées
Export multi-événements
Le CRM permet d'exporter les contacts acheteurs mais pas l'historique par commande.
L'API permet d'exporter les données tous événements confondus (cela nécéssite des compétences avancées en informatique).
L'API permet d'exporter les données tous événements confondus (cela nécéssite des compétences avancées en informatique).
Nous pouvons vous mettre à disposition un système d'export global au cas par cas. Contactez nous pour en savoir plus.
Vous pouvez exporter les codes barres de billets existants depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter".
Vous allez obtenir un fichier .csv (vous pouvez l'ouvrir dans Excel ou dans Google Sheet) qui contient une colonne "code-barres" contenant le code barres.
Mais c'est quoi un code barres ? Quel rapport entre un codes barres et le nombre ?
Le code-barres est la représentation graphique d'un message initial.
Le code-barres est la représentation graphique d'un message initial.
Certains codes barres comme le QRCODE sont une traduction directe d'une chaine de caractère (nombre, phrase, adresse web).
Les codes barres plus anciens ont plus de contraintes (nombre uniquements) et peuvent être plus complexe à lire car ils intégrent des signes de contrôle.
Les codes barres plus anciens ont plus de contraintes (nombre uniquements) et peuvent être plus complexe à lire car ils intégrent des signes de contrôle.
Pour cette raison, nos codes barres sont des nombres.
Vous pouvez modifier une commande existante en clonant un billet une ou plusieurs fois depuis la "Liste des participants". Cela fonctionne uniquement pour les commandes non payées par carte bancaire internet. Cliquer sur une ligne puis "Cloner". Une fois cloné, les billets peuvent être modifiés normalement (nom, email, champs personnalisés, placement, etc). Une commande modifiée n'est pas automatiquement renvoyée à l'acheteur.
Où se rendre pour annuler ? dans la "liste des participants"
Si le billet a été payé par carte bancaire :
- un billet payé par carte bancaire n'est pas supprimable, il peut être annulé ou remboursé
- cliquez sur la ligne correspondant au billet ou à un billet de la commande
- cliquez sur "rembourser le billet" ou "rembourser" selon si vous souhaitez rembourser/annuler juste le produit ou toute la commande
- une fenêtre vous proposera différents choix (annulation/remboursement/avoir)
- un billet remboursé/annulé devient invalide et sort des quotas
Pour les paiements "hors ligne" :
- Vous pouvez supprimer un billet ou une commande en cliquant sur la ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
- Vous pouvez marquer une commande non payée depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis "marquer non payé"
- Les billets d'une commande non payée deviennent invalides et sortent des quotas
Si le billet est gratuit :
- Vous cliquez sur une ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
Action de groupe
Pour supprimer plusieurs commandes ou billets à la fois, cochez les cases correspondantes a gauche de la liste des participants puis séléctionnez "Supprimer les billets séléctionnés" ou "rembourser". Notez que les options "rembourser sans annuler" ou "remboursemant partiel" ne sont pas disponibles sur ces actions groupées.
Pour supprimer plusieurs commandes ou billets à la fois, cochez les cases correspondantes a gauche de la liste des participants puis séléctionnez "Supprimer les billets séléctionnés" ou "rembourser". Notez que les options "rembourser sans annuler" ou "remboursemant partiel" ne sont pas disponibles sur ces actions groupées.
Vous pouvez modifier les informations d'une commande ou d'un billet (nom, email, etc) depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire en cliquant sur le bouton "Renvoyer" de la commande.
Vous pouvez modifier un nom depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire après modification.
Il est possible de laisser les acheteurs modifier les bénéficiaires des billets depuis la page "Options" , section "Droit de l'acheteur" > "Modifier le prénom/nom du billet".
Le changement de type de paiement ne concerne que les paiement "hors ligne". Vous pouvez individuellement changer le type de paiement en vous rendant dans la liste des participants puis en cliquant sur la commande puis sur le mode de paiement (qui doit être souligné) afin d'en séléctionner un nouveau.
Note : le changement de séance ne fonctionne que si vous utilisez le mode séance de Billetweb. Si vos représentations sont matérialisées par des catégories/tarifs, consultez "changement de tarif/categorie".
Vous pouvez modifier la séance de n'importe quelle commande depuis la "Liste des participants".
- Dans la liste des participants, cliquez sur la ligne correspondant à un billet de la commande afin d'afficher les informations de la commande.
- Ensuite vous cliquez sur la date de la séance ce qui affichera un menu déroulant et vous pourrez choisir la nouvelle date puis valider.
- A noter que la séance est la même pour tous les billets de la commande. Il n'est pas possible de modifier la séance seulement pour certains billets.
- Après avoir modifié la séance, vous pouvez renvoyer la commande à l'acheteur en cliquant sur "renvoyer".
- Le code barre initialement émis sur le billet n'est pas modifié, si bien que le billet initial valable sur la nouvelle séance (pas obligatoire de ré-imprimer).
Changer de catégorie en modifiant le prix
Si votre commande est déjà payée et que vous souhaitez la faire évoluer vers un autre type de billet, la façon la plus simple est de rembourser ou de générer un avoir. Il n'existe pas de possibilité de changer le type de tarif puis de faire payer la différence.
Changer de catégorie sans changer de prix
Veuillez noter que le changement de tarif/catégorie ne modifie pas le prix du billet mais juste le nom du tarif (ou catégorie) auquel il est rattaché.
Cela fonctionne donc uniquement si vos tarifs/catégories matérialisent des représentations et que vous voulez transférer une personne d'une catégorie vers une autre (un horaire, une date, etc) en conservant le montant payé.
Veuillez noter que le changement de tarif/catégorie ne modifie pas le prix du billet mais juste le nom du tarif (ou catégorie) auquel il est rattaché.
Cela fonctionne donc uniquement si vos tarifs/catégories matérialisent des représentations et que vous voulez transférer une personne d'une catégorie vers une autre (un horaire, une date, etc) en conservant le montant payé.
Cette possibilité de modification n'est pas activée par défaut pour vous forcer à prendre connaissance de cette information : le changement de tarif entraîne une différence entre les données comptables (qui ne changeront jamais et resteront sur le tarif vendu initialement) et la liste des participants/statistiques/billets (qui eux refléteront votre changement).
Mise en place :
- Rendez vous dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options" et cochez "Autoriser le changement de tarif par l'organisateur".
- Une fois activée, depuis la liste des participants il faut cliquer sur une ligne pour voir le détail du billet, puis sur le nom du tarif (en pointillé) pour le modifier.
- Pensez à renvoyer la commande par email si besoin en cliquant sur "renvoyer".
Il est possible de modifier le prix d'un billet depuis la "Liste des participants" en cliquant sur la ligne correspondant au billet puis sur le prix. Cela n'est possible que si la commande n'est pas payée. Il faut donc potentiellement marquer la commande non payée d'abord puis modifier le prix d'un ou plusieurs produits. Cela n'est possible que sur les moyens de paiement "hors ligne".
Il n'est pas possible de modifier le billet d'un participant d'un événement à un autre (on parle bien d'un événement au sens technique Billetweb, donc si vous avez plusieurs événements dans Billetweb et que vous souhaitez transférer un billet d'un événement à un autre).
Cependant, vous pouvez suivre l'une des trois procédures suivantes :
- Si le prix des tarifs à intervertir sont identiques, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquant sur "+ Ajouter une commande ou une invitation". L'ancienne commande pourra être annulée sans rembourser en cliquant sur la commande dans la liste des participants puis "rembourser" puis "annuler sans rembourser".
- Rembourser l'acheteur depuis la "Liste des participants" et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Générer un avoir en cliquant sur "rembourser" depuis la liste des participants de l'événement et en choisissant "générer un avoir". Au préalable il faudra avoir créé une liste d'avoir.
Depuis la liste des participants
Vous pouvez modifier le placement d'un billet depuis la "Liste des participants".
Cliquez sur la ligne de la commande à modifier afin de voir le détail de la commande, puis sur le numéro du siège afin de choisir une nouvelle place.
Cliquez sur la ligne de la commande à modifier afin de voir le détail de la commande, puis sur le numéro du siège afin de choisir une nouvelle place.
N'oubliez pas de renvoyer le billet si nécéssaire.
Depuis la boutique (plus rapide si modification en masse)
Vous cliquez sur "voir le plan" depuis votre boutique de vente. Ensuite vous trouverez un bouton "déplacer une commande". Cliquez sur la commande puis cliquez sur le nouvel emplacement et sauvegardez.
Lors de la réalisation d'une commande en vue organisateur ou depuis un guichet, vous avez la possibilité d'ajouter une note à la commande.
Cette note peut être modifiée/consultée/ajoutée également depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis en cliquant sur le champ "notes".
Ces notes sont également affichées sur les appareils de contrôle lorsqu'un billet est flashé via la page "options de contrôle"
Cette note peut être modifiée/consultée/ajoutée également depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis en cliquant sur le champ "notes".
Ces notes sont également affichées sur les appareils de contrôle lorsqu'un billet est flashé via la page "options de contrôle"
Droit relatif à la revente
Légalement, l'acheteur n'est pas censé revendre ses billets sans votre accord.
Changement de nom par l'organisateur
Vous pouvez modifier le nom d'un billet depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis en cliquant sur le champ "nom" et "prénom". Ce changement modifie le billet mais pas son code-barres.
Changement de nom par l'acheteur
Si vos billets sont nominatifs et si vous souhaitez que l'acheteur puisse modifier le nom sur son billet, vous pouvez lui donner le droit de le faire depuis la page "Options" > "Droit de l'acheteur" > "Autoriser le changement de nom". Cocher cette case permet juste de changer le nom mais ne gère ni le paiement de la revente, ni la génération de nouveaux codes bares. C'est une revente qui doit rester sous la responsabilité de l'acquéreur initial.
Revente sécurisée et automatisée (via nos partenaire Reelax Tickets et TicketSwap)
1. Il est nécéssaire lorsque vous cochez ces cases de prendre contact avec le prestataire concerné afin de signer un contrat qui encadre sa rémunération et les autorisations que vous lui accordez.
2. Vous cochez la case dans la page "options" de votre événement, afin que nos partenaires soit en mesure de valider l'authenticité d'un billet qui leur sera présenté (process automatisé via nos apis)
3. Vous communiquez sur l'existence de la plateforme de revente et renvoyez les acheteurs/vendeurs vers cette plateforme. L'acheteur souhaitant revendre son billet le mettra en vente sur la plateforme, qui pourra ensuite gérer la revente et la génération d'un billet avec le nouveau nom et un nouveau code-barres. Votre base de donnée Billetweb sera automatiquement mise à jour. Votre comptabilité ne sera pas impactée par cette opération qui reste une opération neutre pour vous.
Suivi des reventes
Si vous devez contacter les acheteurs ayant racheté un billet, vous trouverez une entrée "Revente" dans le menu "Outils" qui vous permettra d'afficher la liste des billets revendus. Ce menu apparait si une revente à eu lieu il y a moins de 7 jours.
Revente d'un préchargement cashless
Vous utilisez du cashless et un acheteur ayant préchargé revends son billet via Reelaxtickets ou Ticketswap
- Si le préchargement a été fait lors de l'achat du billet (dans Billetweb donc) alors le préchargement est automatiquement remboursé lors de la revente
- Si le préchargement a été fait après l'achat du billet (sur le mini site cashless) alors le préchargement n'est pas revendu avec le billet et l'acheteur initial demandera son remboursement après l'événement (exactement comme n'importe quel participant de l'événement)
Notez bien que si le billet est revendu en dehors des plateformes connectées et sécurisées, nous n'en sommes pas informés et donc le préchargement n'est pas annulé/remboursé. La personne qui rachete le billet récupere le préchargement avec le billet.
En tant qu'organisateur vous pouvez rembourser un préchargement effectué sur la billetterie (même process que pour rembourser un billet).
En billetterie il n'existe pas de droit de rétractation (article L121-20-4 du Code de la Consommation), tout achat est donc considéré comme définitif. En dehors d'une annulation d'événement ou d'une modification majeure de l'événement, vous n'êtes pas contraint de rembourser un acheteur qui en ferait la demande. Vous pouvez cependant le faire si vous le souhaitez, au cas par cas ou systématiquement et décider d'imputer des pénalités. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Où se rendre pour annuler ? dans la "liste des participants"
Si le billet a été payé par carte bancaire :
- cliquez sur la ligne correspondant au billet ou à un billet de la commande
- cliquez sur "rembourser le billet" ou "rembourser" selon si vous souhaitez rembourser/annuler juste le produit ou toute la commande
- une fenêtre vous proposera différents choix (annulation/remboursement/avoir)
- un billet remboursé/annulé devient invalide et sort des quotas
Pour les paiements "hors ligne" :
- Vous pouvez supprimer un billet ou une commande en cliquant sur la ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
- Vous pouvez marquer une commande non payée depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis "marquer non payé"
- Les billets d'une commande non payée deviennent invalides et sortent des quotas
- Chaque opération de paiement/non paiement/suppression génère une ligne comptable dans l'historique
Si le billet est gratuit :
- Vous cliquez sur une ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour supprimer la commande entière)
Que devez vous faire en cas d'annulation de l'événement ?
En cas de modification importante (date, lieu, etc) vous devez obligatoirement laisser le choix d'un remboursement à vos acheteurs car les termes du contrat passés lors de la vente ont été significativement modifiés.
1. Bloquer les ventes
Commencez par bloquer les ventes en définissant un quota ou une période de vente dans "Tarifs".
Ensuite en cas d'annulation, vous devez rembourser tous les acheteurs. Il est possible de rembourser par vos propres moyens mais Billetweb peut rembourser les paiements par carte bancaire afin de vous simplifier la tache. Si vous avez défini un rappel automatique pour vos participants, pensez à le décocher dans la page "options" de l'événement.
Afin de rassurer les gens et de réduire le nombre de demandes individuelles d'acheteur, communiquer est très important !
Soyez proactif même si vous n'avez pas tous les éléments ou fonds (exemple : "vous allez être remboursé automatiquement sous 15 jours sur votre carte bancaire, vous n'avez rien à faire").
- Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message".
- Vous pouvez utiliser vos canaux ou solutions d'emailing, il est possible d'exporter la liste des emails depuis "Liste des participants" > "Exporter".
3. Rembourser ou proposer un avoir
Voir les rubriques suivantes
Rembourser d'office tous les acheteurs
- Allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser.
- Dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat et qui couvre notamment les frais bancaires est prelevée à la source et n'est pas annulée en cas de remboursement.
- Si votre solde est insuffisant, alors vous serrez guidé pour créditer votre compte dés que vous aurez passé la demande de remboursement.
Report sur date unique avec traitement manuel des demandes de remboursement
1. Vous transformez l'événement existant en modifiant la date de l'événement dans le backoffice. Les gens participants sont donc automatiquement présents sur le nouvel événement.
2. Quand un acheteur vous contacte vous allez dans la liste des participants puis cliquez sur la ligne correspondant à la commande puis sur "Rembourser le billet" ou "Rembourser (la commande)". Si votre solde devient négatif, il vous sera signifié comment alimenter votre compte.
Report sur une date unique avec gestion automatisée des remboursements
Cette méthode consiste à changer la date de l'événement puis à proposer un remboursement à ceux qui le souhaitent. Notre système permet à l'acheteur de demander son remboursement lui même ce qui peut vous faire gagner un temps énorme si vous avez beaucoup de participants
1. Si vous avez déja la date de report, vous transformez l'événement existant en modifiant la date de l'événement dans le backoffice. Les participants sont donc déja présents sur le nouvel événement.
2. Vous cochez l'option "Droits de l'acheteur"> "Rembourser/annuler" depuis la page "Options". Cela permettra à l'acheteur de réaliser une action depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
Vérifier la mise en place : Vous pouvez constater les effets de votre configuration (bouton d'action disponible) en vous rendant dans l'espace acheteur d'une commande depuis "liste des participants" puis vous cliquez sur une commande puis "espace acheteur".
3. Vous informez les acheteurs de la procédure pour qu'ils effectuent la demande de remboursement depuis "Envoyer un message". Pensez à bien préciser exactement ce qu'impliquera ou non son action (un non remboursement peut être transformé en don, en maintient de la validité du billet à une date ultérieure, etc).
Exemple de message envoyé depuis la page "envoyer un message"
Si vous souhaitez être remboursé, cliquez sur le lien "gérer ma commande" au bas de cet email puis sur le bouton "rembourser". Sinon vos billets seront automatiquement valables pour la date du XX/XX.
Exemple de message à envoyer depuis votre solution de messagerie :
Si vous souhaitez être remboursé, cliquez sur le lien "gérer ma commande" au bas de votre email de confirmation d'achat puis sur le bouton "rembourser". Sinon vos billets seront automatiquement valables pour la date du XX/XX.
Attention votre message doit être parfaitement clair ! Relisez le bien !
4. A chaque demande de remboursement effectuée par l'acheteur, votre solde va diminuer. Si votre solde devient négatif, il vous sera signifié comment procéder dans "Mes infos" > "Comptabilité" et un e-mail vous sera envoyé.
5. Une fois la période de demande de remboursement écoulé, vous pourrez renvoyer les billets avec la nouvelle date si besoin
Proposer un bon d'achat (choix futur de l'acheteur parmi plusieurs dates)
La procédure suivante n'a de sens que si vous proposez un report avec un choix a faire entre plusieurs dates ou événements.
Chaque acheteur ayant acheté un billet possède un numéro de billet unique (commencant par T). Vous avez également accès à ce numéro depuis la liste des participants.
1. Il est donc possible de transformer ce numéro en un code d'avoir valable sur un ou plusieurs spectacles. Voici comment faire : créer un avoir.
Chaque acheteur ayant acheté un billet possède un numéro de billet unique (commencant par T). Vous avez également accès à ce numéro depuis la liste des participants.
1. Il est donc possible de transformer ce numéro en un code d'avoir valable sur un ou plusieurs spectacles. Voici comment faire : créer un avoir.
L'avoir constitue un montant qui peut être réparti entre plusieurs produits ou commandes différentes, selon les tarifs que vous incluerez dans la campagne en question.
2. Communiquez vers les acheteurs via "envoyer un message" ou via votre propre système de messagerie. Attention à bien communiquer clairement et synthétiquement ce que l'acheteur aura à faire pour obtenir son report.
Ex : votre identifiant de billet d'achat commandant par T sera utilisable comme un code d'avoir sur [...]
Ex : votre identifiant de billet d'achat commandant par T sera utilisable comme un code d'avoir sur [...]
Besoin de proposer une campagne de don indépendante de vos événements ?
Rien n'est plus simple que de réaliser un appel au don auprès de votre public. Créez un événement de type "dons en ligne" depuis "Mes événements" > "Nouvel événement". Voici un exemple d'opération de ce type : https://www.billetweb.fr/soutien-au-brin-de-zinc
Remboursement d'une commande ou d'un billet
Il est possible de rembourser depuis la "liste des participants" en cliquant sur une ligne de la liste puis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.
Remboursement de plusieurs commandes
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser depuis la "liste des participants", puis dans le menu déroulant au bas de la page et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)".
Rembourser le prix moins la commission
Pour une seule commande
Si vous cliquez sur une ligne de la liste des participants puis sur "rembourser" (section "COMMANDE" ou bien section "DETAILS BILLET") vous pourrez déduire le montant correspondant aux frais Billetweb, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)
Pour tous les billets
Depuis la liste des participants, si vous cochez des lignes, vous trouverez dans le menu déroulant l'entrée "rembourser les billets (CB) " > "Rembourser l'intégralité moins les frais"
Rembourser un montant précis
Si vous cliquez sur une ligne de la liste des participants puis sur "rembourser" dans le cadre "DÉTAILS BILLET" vous pourrez alors déduire un montant de votre choix. Le billet remboursé est annulé (billet non flashable, ne figurant plus dans les quotas). Si vous remboursez une partie d'un pass suite à une annulation, nous vous recommandons d'attendre la fin de l'événement pour le faire.
Remboursements partiels de plusieurs commandes (avancé)
Attention : cette fonctionnalité est réservé aux utilisateurs avertis. un seul remboursement est possible par produit. Un remboursement ne peut être annulé ni complété. Nous déclinons également tout litige si vous remboursez un montant arbitraire (ex : l'événement est annulé et vous remboursez partiellement sans motif légitime). Si vous remboursez une partie d'un pass suite à une annulation, nous vous recommandons d'attendre la fin de l'événement pour le faire.
Mise en place :
1/ vous mettez en place la condition de remboursement comme expliqué dans la rubrique suivante "Remboursement déclenché par l'acheteur"
2/ Depuis la liste des participants, si vous cochez des lignes, vous trouverez dans le menu déroulant l'entrée "rembourser les billets (CB) " > "conditions acheteurs"
3/ Controlez les montants qui vont être remboursés en cliquant sur une ligne représentant un billet. En cas d'erreur annulez immédiatement vos demandes de remboursement via le menu déroulant.
Coût du remboursement
Il n'y a pas de frais liés au remboursement. Notez simplement que la commission initialement prélevée pour la vente reste dûe. Donc si par exemple vous avez encaissé 10€ et que vous remboursez 10€, ce n'est pas une opération totalement blanche pour vous.
Dans quel cas le remboursement ne fonctionne pas
Les commandes payées par carte bancaire peuvent être remboursées via la liste des participants jusqu'a 1 an après la date d'achat. Les remboursements fonctionnent même si la carte bancaire à été renouvelée depuis ou si l'acheteur à utilisé une carte virtuelle. Après un an, la solution est d'utiliser le remboursement par virement.
Quand les remboursements sont ils effectifs ?
Une fois la demande effectuée, elle est mise en attente et confirmée par la banque à 10h, 16h et 19h tous les jours (sauf les remboursements par virement qui sont effectués le 20 du mois).
Au moment où le remboursement est confirmé, il n'est plus possible de l'annuler.
La place libérée est alors remise en vente et l'acheteur reçoit un email de confirmation.
Comment savoir quel billet a été remboursé ou est en cours de remboursement ?
Pour visualiser l'état des remboursements, dans la liste des participants vous verrez un symbole de couleur à droite de la ligne représentant chaque billet.
- Le symbole jaune signifie que le remboursement est en cours (ou en attente si vous n'avez pas fournit les fonds vous aurez un message dans "Outils" > "Comptabilité").
- Le symbole vert signifie que la commande a été remboursée.
Si vous cliquez sur la ligne symbolisant la commande, ces états sont explicités textuellement.
- Le symbole jaune signifie que le remboursement est en cours (ou en attente si vous n'avez pas fournit les fonds vous aurez un message dans "Outils" > "Comptabilité").
- Le symbole vert signifie que la commande a été remboursée.
Si vous cliquez sur la ligne symbolisant la commande, ces états sont explicités textuellement.
Annuler une demande de remboursement
Si le remboursement n'a pas encore été effectué (l'icone est toujours en jaune), vous pouvez l'annuler depuis la liste des participants en cliquant sur la ligne puis annuler la demande de remboursement ou bien en cochant plusieurs lignes puis via le menu déroulant du bas "annuler les demandes de remboursements".
J'ai remboursé un billet mais souhaiterais le garder valide
Un billet remboursé totalement ou partiellement est automatiquement invalidé afin de conserver un fonctionnement simple (il sort des quotas, n'est plus accepté au contrôle). Si vous souhaitez malgré tout continuer à pouvoir accepter ce billet au contrôle d'accès, il est possible de procéder ainsi :
- aller dans la liste des participants, filtrer ou cocher les commandes sélectionnées puis "exporter toutes les colonnes"
- vous rendre dans "ajouter une commande" > "ventes externes" puis réimporter votre fichier. Cela va re-crér des billets avec les mêmes codes barres dans la base. Les billets seront donc dans les quotas et pourront être flashés. Cependant toutes les autres fonctionnalités ne seront plus disponibles (ce ne sont plus les mêmes billets/commandes).
Depuis son espace acheteur, l'acheteur peut si vous l'y autorisez :
- annuler un billet ou une partie d'un billet (options, etc)
- pour les billets payés par carte bancaire, de demander le remboursement
Cela se passe sur le lien "Gérer ma commande" au bas de leur email de confirmation d'achat . Vous pouvez choisir de rembourser seulement une partie du montant, de le transformer en avoir ou en don. Le montant qui ne sera pas remboursé à l'acheteur vous sera reversé.
Mise en place simplifié
Pour activer un remboursement acheteur simple, rendez vous dans la page "Options", "Droits de l'acheteur" > "Rembourser / annuler" et cochez les cases correspondantes à vos besoins dans le mode simplifié puis cliquez sur "Enregistrer".
Comment l'acheteur fait pour s'auto rembourser ?
Il clic sur le lien "gérer ma commande" au bas de l'email de confirmation d'achat. Sur son espace il pourra ensuite rembourser tout ou certains billets selon les conditions que vous aurez défini.
Si vous envoyez un message aux acheteurs depuis la fonction "envoyer un message", ce même lien "gérer ma commande" sera présent au bas de l'email de votre message. Vous pouvez donc dire, cliquez sur le lien "gérer ma commande au bas de cet email".
En savoir plus
Si vous l'y avez autorisé (voir ci dessous) et que l'acheteur en fait la demande, alors dans la liste des participants vous verrez un symbole de couleur à coté de sa commande.
- Le symbole jaune signifie que le remboursement est en cours (ou en attente si vous n'avez pas fournit les fonds).
- Le symbole vert signifie que la commande a été remboursée.
- Le symbole rouge signifie que la commande n'est plus remboursable (car datant de plus d'un an, voir cette procédure).
Si vous cliquez sur la ligne symbolisant la commande, ces états sont explicités textuellement. Depuis l'espace acheteur, le statut est également visible.
Coût du remboursement
Il n'y a pas de frais liés au remboursement. Notez simplement que la commission initialement prélevée pour la vente reste dûe.
Dans quel cas cela ne fonctionne pas
Les commandes payées par carte bancaire peuvent être remboursées via la liste des participants jusqu'a 1 an après la date d'achat. Les remboursements fonctionnent même si la carte bancaire à été renouvellée depuis ou si l'acheteur à utilisé une carte virtuelle. Après un an, la solution est d'utiliser le remboursement par virement.
Quand est validé le remboursement et les places remises en vente ?
Une fois la demande effectuée, elle est mise en attente et confirmée par la banque à 10h et 19h tous les jours. Au moment où le remboursement est confirmé, il n'est plus possible de l'annuler. La place liberée est alors remise en vente et l'acheteur recoit un email de confirmation.
Vous pouvez accéder à l'espace acheteur d'un participant depuis la "liste des participants" en cliquant sur une ligne puis "Espace acheteur". Vous pouvez si besoin également annuler une demande de remboursement passée par un acheteur depuis la liste des participants. Les dons et avoirs ne sont pas annulables contrairement à une demande de remboursement.
Mode avancé
Le mode avancé permet notamment de définir une évolution des pénalités de remboursement dans le temps ou de cibler certains tarifs uniquement. Pour activer cette possibilité, rendez vous dans la page "Options" > "Rembourser / annuler" et cliquez sur "mode avancé".
Comment construire ma condition selon mes besoins ?
Les dates sont toujours relatives à la date de l'événement saisie dans le système au moment de la demande de remboursement.
Voici une explication par l'exemple :
(J-60,0€)+(J-45,%)+(J-30,5€)+(H-2,25%)
(J-60,0€)+(J-45,%)+(J-30,5€)+(H-2,25%)
- Gratuit jusqu'a 60 jours avant le début de l'événement
- La commission d'achat n'est pas remboursée jusqu'a J-45
- Ensuite retenu de 5€ par billet jusqu'a J-30.
- Puis vous conservez 25% du prix du billet jusqu'a 2heures avant l'événement.
- Sous entendu, après H-2, plus aucun remboursement n'est possible car on ne spécifie rien.
- La commission d'achat n'est pas remboursée jusqu'a J-45
- Ensuite retenu de 5€ par billet jusqu'a J-30.
- Puis vous conservez 25% du prix du billet jusqu'a 2heures avant l'événement.
- Sous entendu, après H-2, plus aucun remboursement n'est possible car on ne spécifie rien.
Notez bien que le montant indiqué est le montant RETENU et non celui remboursé.
Cibler certains tarifs
Si vous souhaitez que le remboursement s'applique uniquement sur certains tarifs, spécifiez tous les identifiants des tarifs concernés ex : (J-60,0€,123-124)+(J-30,30€,123-124). avec 123 et 124 les identifiants des tarifs que vous trouverez dans les propriétés de chaque tarif à coté de son nom (#123)
Si vous souhaitez que le montant retenu soit le maximum entre la partie fixe et variable, il suffit de mettre les deux séparés par un tiret (J-30,5€-10%) par exemple
Si vous souhaitez que le montant retenu soit le maximum entre la partie fixe et variable, il suffit de mettre les deux séparés par un tiret (J-30,5€-10%) par exemple
Faire un don
Si vous souhaitez faire apparaitre un bouton "faire don de mon billet", vous pouvez rajouter +(donation) dans la condition
Vous pouvez aussi en ajoutant +(donation,%) proposer à l'acheteur qui clique sur "rembourser" de laisser entre 10% et 100% du montant de son remboursement en don pour vous soutenir.
Générer des avoirs
Il est possible d'afficher un bouton "obtenir un avoir" qui une fois cliqué transformera l'email de l'acheteur en code d'avoir du montant du billet qu'il pourra utiliser pour obtenir une réduction sur les événements/tarifs que vous choisissez.
Pour faire apparaitre le bouton "obtenir un avoir" vous devez rajouter à la condition +(credit,XXX).
XXX étant le numéro de votre campagne que vous trouverez dans "Offres spéciales" > votre liste d'avoir > "détails" > puis #XXX à coté du titre.
Cela présuppose donc d'avoir créé une liste d'avoir qui permettra de collecter et stocker la liste des crédits de chaque acheteur. Il n'est pas obligatoire d'avoir désigné les tarifs au moment ou l'acheteur demande son avoir (par exemple si l'avoir porte sur des événements futurs qui n'existent pas encore).
Pour en savoir plus sur la mise en place d'une liste d'avoir, consultez la rubrique "avoirs" de l'aide en ligne.
Par défaut nous utilisons le solde de votre compte Billetweb pour traiter les remboursements.
Si vous demandez des remboursements et ne disposez pas des fonds nécéssaires, le solde devient négatif. Vous aurez alors un message "Remboursements suspendus" avec le montant manquant qui apparaitra dans "Mes événements" ainsi que sur la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Attendre des ventes futures
Si vous avez encore des billets en vente l'argent des futures ventes pourra venir compenser ce solde négatif, si tôt le solde positif les remboursements seront effectués par notre système
Si vous avez encore des billets en vente l'argent des futures ventes pourra venir compenser ce solde négatif, si tôt le solde positif les remboursements seront effectués par notre système
Remboursement par carte bancaire
Il vous faut ensuite suivre toute la procédure :
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus (si vous êtes sur le mode de paiement "un virement par événement") ou dans n'importe quel événement (si vous êtes sur un virement tous les 15 jours).
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Allez sur "ajouter une commande" et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire. C'est exactement comme si vous étiez un participant et que vous achetiez votre propre billet.
4 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement (à 10h et 19h chaque jour). Vous pouvez consulter le statut des remboursement dans la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône jaune à droite sur la ligne du participant.
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus (si vous êtes sur le mode de paiement "un virement par événement") ou dans n'importe quel événement (si vous êtes sur un virement tous les 15 jours).
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Allez sur "ajouter une commande" et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire. C'est exactement comme si vous étiez un participant et que vous achetiez votre propre billet.
4 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement (à 10h et 19h chaque jour). Vous pouvez consulter le statut des remboursement dans la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône jaune à droite sur la ligne du participant.
Créditer votre compte par virement
Pour créditer votre solde, vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Cette méhode n'est proposée que si votre compte est vérifié.
Pour créditer votre solde, vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Cette méhode n'est proposée que si votre compte est vérifié.
1. Vérifier que le remboursement est bien effectué dans Billetweb.
Organisateur : Vous pouvez le voir dans la liste des participants de l'événement avec l'icone verte à droite de la ligne.
Acheteur : L'acheteur à recu un email de confirmation de remboursement.
Acheteur : L'acheteur à recu un email de confirmation de remboursement.
2. Si le remboursement est bien confirmé par Billetweb
Les remboursements fonctionnent toujours. Nous traitons des centaines de milliers de remboursements chaque année. Il n'y a jamais eu un seul cas où après investiguation notre système bancaire ou informatique soit en faute.
La majorité des demandes font donc suite à
- des erreur d'inattention des acheteurs (mauvaise carte, mauvaise lecture)
- le délai d'affichage de l'opération par la banque de l'acheteur (voir ci dessous)
A noter :
- une carte à débit différé nécéssite d'attendre la fin de la période (mois par exemple) afin d'avoir le crédit.
- les remboursements fonctionnent même sur une carte renouvellée ou une carte virtuelle
- si le compte bancaire à été cloturé, c'est toujours l'ancienne banque du client qui à l'argent (il n'existe pas de rejet comme pour un virement).
- parfois les banques recevant le crédit vont le faire apparaitre dans une section à part du relevé bancaire il convient d'analyser tout l'historique et pas juste la date supposée de remboursement.
- cela peut même arriver que le remboursement apparaisse à la date de l'achat initial
- le libellé du remboursement peut être : lemon way - billetweb
Si malgré ces précisions vous souhaitez contester un remboursement non recu:
- Si un mois après la date de remboursement vous n'avez rien, faites la demande ici : www.billetweb.fr/fr/acheteur#missing_refund
Une fois en possession de ces documents nous ferons une demande auprès de notre partenaire bancaire. Notre partenaire bancaire vous communiquera le numéro d'archivage que vous pourrez donner à la banque de l'acheteur pour qu'ils retrouvent le crédit.
Billetweb propose une assurance annulation acheteur éditée par meetch. Cette assurance est proposée de manière optionnelle et facultative aux acheteurs de billets afin qu'ils puissent s'assurer contre une impossibilité à assister à l'événement.
Le contrat prévoit :
- le remboursement intégral de l'acheteur sur présentation d'un justificatif
- le remboursement à 70% de l'acheteur si celui ci ne peut pas produire de justificatif
Vous pouvez retrouver toutes les clauses du contrat ici. Cette assurance n'est pas utilisable si l'événement est annulé. C'est donc bien une assurance pour l'acheteur, dont la souscription est décidée par l'acheteur.
Quels avantages pour l'organisateur ?
- L'assurance annulation encourage l'achat pour les indécis
- Un billet remboursé par l'assurance reste dans vos recettes et pourra donc être vendu une seconde fois.
- C'est totalement transparent pour l'organisateur. Aucun cout, aucune spécificité comptable, aucune action particulière à réaliser.
- C'est totalement transparent pour l'organisateur. Aucun cout, aucune spécificité comptable, aucune action particulière à réaliser.
Quels avantages pour l'acheteur ?
- Il peut obtenir une remboursement total si il rencontre un empêchement couvert par le contrat (transport, raison professionnelle, accidents, problème médical, voir toutes les conditions).
- Il peut obtenir un remboursement partiel significatif (70%) dans tous les autres cas, sans pour autant pénaliser financièrement l'organisateur
- Le remboursement est rapide (72h) et activable en quelques clics.
Comment l'acheteur gère il son assurance ?
Après la souscription, l'acheteur peut, depuis son espace acheteur Billetweb, consulter les mentions légales et obtenir son certificat d'assurance, annuler l'assurance (pendant 14 jours après la souscription) et demander son remboursement. L'espace acheteur est disponible au bas de chaque email de confirmation d'achat.
Après la souscription, l'acheteur peut, depuis son espace acheteur Billetweb, consulter les mentions légales et obtenir son certificat d'assurance, annuler l'assurance (pendant 14 jours après la souscription) et demander son remboursement. L'espace acheteur est disponible au bas de chaque email de confirmation d'achat.
Alternativement si vous souhaitez lui communiquer directement les liens :
- Le lien pour demander le remboursement est : https://billetweb.claim.meetch.io/ticketing/
- Le lien pour renoncer à l'assurance dans le délai de 14 jours après sa souscription est : https://billetweb.premium.meetch.io/ticketing/
- Si l'événement est annulé et que l'acheteur veut obtenir le remboursement de sa prime d'assurance, il doit contacter : contact@meetch.io
Qui rembourse ? Que deviennent les billets remboursés ?
L'acheteur qui souhaite obtenir son remboursement traitera directement avec le service meetch qui le remboursera (un lien est disponible dans l'espace acheteur, sur notre site ou juste dans le paragraphe ci dessus). Le billet une fois remboursé deviendra invalidé, sortira des quotas et pourra être remis en vente. L'argent issu de la vente initiale reste dans vos recettes.
Quels événements peuvent en bénéficier ?
Les organisateurs agissants en contrat opaque (= Billetweb facture, le schéma normal et par défaut si vous êtes organisateur en France).
Le type d'événement (page l'événement) doit être parmi les types suivants : concert, festival, soirée, conférence, visites, spectacle, sport, salon, cours.
Le type d'événement (page l'événement) doit être parmi les types suivants : concert, festival, soirée, conférence, visites, spectacle, sport, salon, cours.
L'événement ne doit pas autoriser le remboursement automatique sur demande de l'acheteur
Pour tester/visualiser l'assurance dans le panier acheteur, vous ne devez pas être connecté en tant qu'organisateur sur Billetweb.
Je veux activer/désactiver l'assurance pour mon événement
Notez bien que l'assurance annulation est une assurance acheteur. C'est une décision qui concerne l'acheteur, c'est lui qui fait le choix de s'assurer contre son propre empéchement à venir, nous vous recommandons de la désactiver uniquement si vous avez une raison objective de le faire (je propose déjà une assurance, je ne vends pas un "événement", etc). Vous pouvez le depuis votre événement en cliquant sur la page "Options" > "Options du panier" > "Récapitulatif / Confirmation d'achat" > "Ne pas proposer d'assurance annulation"
Suivi des annulations
Vous retrouvez la liste des annulations quand il en existe dans "Outils" > "Suivi" > "Annulations".
Les commandes remboursées par l'assurance annulation figurent toujours dans la "liste des participants" avec une croix rouge.
Si vous avez souscrit à une mise en copie email de chaque commande, vous recevrez également un email en cas d'activation de l'assurance annulation.
Les commandes remboursées par l'assurance annulation figurent toujours dans la "liste des participants" avec une croix rouge.
Si vous avez souscrit à une mise en copie email de chaque commande, vous recevrez également un email en cas d'activation de l'assurance annulation.
Est ce que l'assurance fonctionne pour les ventes réalisées en direct
Non l'assurance ne concerne que les ventes payées en ligne pour des raisons pratiques.
Les commandes payées par carte bancaire sont remboursables un an après la date d'achat.
Si la commande n'est plus remboursable par carte bancaire, nous proposerons un remboursement par virement à l'acheteur.
Cette procédure est faite de manière relativement transparente pour vous à part dans le délai d'execution (les remboursements par carte sont effectués trois fois par jour (10h, 16h et 19h) alors que les remboursements par virement sont fait tous les mois).
Comment demander à Billetweb de rembourser des achats de plus d'un an par virement ?
Dans la "liste des participants" de chaque événement, marquer les commandes à rembourser individuellement ou en lot (comme dans le cas d'un remboursement normal)
Ce que nous faisons :
- La nuit suivant le passage de vos demandes de remboursement, nous enverrons un email aux acheteurs pour leur demander de saisir et de télécharger leur IBAN dans leur espace acheteur dont nous leur communiquons le lien. Vous pouvez aussi retrouver ce lien dans la liste des participants en cliquant sur une commande puis "espace acheteur".
- Les acheteurs sont relancés tous les 5 jours si ils n'ont pas saisi leur RIB.
- Le 20 de chaque mois, nous effectuerons des remboursements par virement vers les IBANs complétés et si votre solde le permet.
Vous pouvez envoyer un message à tous les acheteurs ou à certains tarifs, séances ou mode de paiement. Choisissez un événement puis rendez vous dans la page "Envoyer un message".
Il est également possible de programmer l'envoi d'un message automatique X heures avant ou après le début de l'événement ou de la séance, ou bien d'envoyer un message automatiquement lorsque le billet est flashé. À noter que seuls 2 messages peuvent être envoyés par commande.
Vous pouvez également exporter les emails des acheteurs depuis la liste des participants en cliquant sur "exporter > emails"
Comment obtenir sa facture
Les acheteurs peuvent obtenir une facture depuis le lien "Obtenir une facture" disponible dans l'email de confirmation. Il existe également un bouton à la fin du parcours d'achat. L'acheteur peut ajouter ses mentions sur la facture (destinataire, adresse, etc)
Vous pouvez télécharger cette facture depuis la liste des participants ou depuis le détail des opérations dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Qui émet la facture ?
Votre type de schéma est indiqué dans "Mes infos" > "Comptabilité". Si votre structure est en France, le schéma opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le schéma transparent est appliqué. Le type de schéma n'engendre aucune différence sur les montants mais uniquement sur l'interprétation comptable et juridique.
La facture des ventes en ligne est émise par nos services car nous sommes vendeurs des billets sur un plan comptable. Vous n'avez donc a priori pas besoin en tant qu'organisateur de collecter les factures acheteur.
Si contrat transparent :
Si vous avez complété vos informations de facturation dans "Mes infos", nous éméttons une facture numérotée selon le schéma O(votre numéro d'organisateur)F(Numéro de la facture). Vous pouvez exporter ces factures en masse depuis "Mes infos"> "Comptabilité" > "Factures acheteur" > "Tout cocher" > "Exporter les factures"
Vous pouvez télécharger les facture en masse :
- depuis la rubrique "Factures acheteurs" au bas de "Outils" > "Comptabilité" (pour télécharger en masse cochez les lignes puis utilisez le menu déroulant)
- depuis la liste des participants en cochant des lignes puis "Factures" dans le menu déroulant
Définition
Une vente hors ligne est une vente encaisée par vous ou vos partenaires. Cet argent va dans vos caisses et ne transit pas par Billetweb. Si vous restez en dessous des limites de faire use (10000 billets ou contrat spécifique) alors nous ne facturons rien pour ces ventes. Nous ne faisons alors qu'éméttre les billets et facturer en votre nom (voir ci-dessous).
Activer la facturation hors ligne
Pour autoriser Billetweb à émettre une facture en votre nom pour les ventes en guichet, vous devez cocher la case depuis "Mes infos" > "Coordonnées".
Vous devrez saisir vos informations de facturation et fournir un logo si vous le souhaitez.
L'acheteur obtient sa facture
Si la commande a eu un email complété dans le formulaire d'achat (cas d'un achat avec mode de paiement alternatif, d'une réservation saisie par l'organisateur ou même d'une vente en guichet avec saisie de l'email) alors l'acheteur recoit l'email de confirmation de réservation et pourra obtenir sa facture depuis le bas de celui ci. Le cas échéant vous seul pouvez y accéder.
L'organisateur accède aux factures
Vous pouvez télécharger les facture en masse :
- depuis la rubrique "Factures acheteurs" au bas de "Outils" > "Comptabilité" (pour télécharger en masse cochez les lignes puis utilisez le menu déroulant)
- depuis la liste des participants en cochant des lignes puis "Factures" dans le menu déroulant
Vous pouvez télécharger les factures à l'unité :
- depuis la confirmation d'achat si vous réalisez la vente vous même depuis un guichet (bouton "facture" lors de l'affichage de la confirmation de commande)
- à l'unité puis la liste des participants en cherchant une commande puis en cliquant sur la ligne puis sur le bouton "Facture"
- depuis le détails d'une période dans "Mes infos" > "Comptabilité" puis en affichant la colonne "facture"
Afin de modifier votre mot de passe ou afin de changer l'email utilisé pour vous connecter sur votre compte organisateur, rendez vous dans "Mon compte" > "Identification".
Si vous n'avez pas défini un contact public depuis "Mes infos" > "contact public", les informations suivantes sont exposées à vos acheteurs : Nom de l'organisation, adresse, et e-mail. Toutes les autres coordonnées restent confidentielles. Si vous souhaitez personnaliser les coordonnées affichées selon les événements, veuillez consulter la rubrique "L'événement" > "Coordonnées associées à votre événement".
Vous pouvez supprimer votre compte si vous avez auparavant supprimé tous vos événements puis en allant dans "Mes infos" et en cliquant sur votre adresse e-mail puis "Supprimer le compte". Pour supprimer un événement, il faut auparavant supprimer toutes les commandes depuis la liste des participants. Cela n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de paiement par carte bancaire. Si vous souhaitez bloquer votre compte, envoyez nous un email.
Mon compte n'a pas encore été vérifié :
Vous pouvez savoir si votre compte est vérifié en vous rendant dans "Mes infos" > "Rib" au bas de la page. Vous pouvez changer le nom du titulaire du compte dans "coordonnées" et ensuite modifier le rib (modifier le titulaire, l'iban et le document associé). L'essentiel étant que tout soit cohérent.
Mon compte a déja été vérifié :
Ma structure reste la même mais le nom change
Transmettez nous par email un document attestant du changement de nom (kbis, récépissé de déclaration, etc)
Je transfère l'activité sur une autre structure
Notre système bancaire ne permet pas le transfert d'un titulaire vers un autre. Vous devez créer un autre compte Billetweb avec une autre adresse email. Vous perdrez l'historique du compte.
Si vous désirez dupliquer des événements de l'ancien compte vers le nouveau, vous pouvez suivre l'explication située dans l'article suivant.
Si vous n'avez qu'un email vous pouvez changer l'email du premier compte puis recréer un compte avec votre email principal, ou si vous utilisez une adresse gmail utiliser un alias gmail
Via cette méthode il est possible de dupliquer des événements d'un compte à l'autre. Notez bien que les données des inscrits ne sont pas dupliquées, seule la structure des événements l'est ainsi que les éléments manquants (champs des formulaires, plan de salle, etc).
Comment dupliquer un modèle d'événement d'un compte A vers un compte B
pré-requis : vous possédez deux comptes Billetweb existants
1/ Créer le guichet : Sur le compte A qui possède le ou les événements à dupliquer vous créez un guichet de gestion dans "Outils" > "Gestion partagée" > "Nouveau guichet" > "Gestion".
2/ Ajouter l'opérateur : Vous ajoutez un opérateur dans ce guichet en saisissant l'email du compte B dans la page de gestion des opérateurs (depuis "Outils" > "Gestion partagée" cliquez sur l'icone bonhomme")
3/ Dupliquer l'événement : Vous vous déconnectez du compte A et vous connectez sur le compte B. Dans "Mes événements", vous verrez alors l'événement que le compte n°1 vous a partagé que vous pourrez dupliquer en cliquant sur le bouton "dupliquer" de celui ci.
4/ Retirer les droits : Vous vous déconnectez du compte B et vous reconnectez sur le compte A pour supprimer l'accès au guichet de gestion en supprimant le guichet ou en retirant l'opérateur afin que le compte B ne voit plus l'événement partagé
Transferts des fonds
Les fonds issus des ventes ne peuvent pas être transférés d'un compte vers un autre
Transferts des inscriptions
Vous pouvez exporter/réimporter les données des inscrits via un export de la liste des participants et un réimport dans l'outil "ajouter une commande" > "import ventes externes". Ce transfert permet principalement de respecter vos quotas et de maintenir les données de contrôle d'accès (codes barres) mais aura beaucoup d'effets secondaires (pertes des statistiques, pas de remboursement possible, etc)
Depuis la page "Mes infos" > "Identification" il est possible de modifier la langue associé à votre compte.
Pourquoi faire vérifier le compte ?
Afin de lutter contre le blanchiment de capitaux nous sommes tenus d'identifier les destinataires directs et indirects des fonds issus des ventes en ligne (Article L561-5 du CMF).
Cette procédure doit être mise en place si vous souhaitez dépasser 2500€ de volume de vente annuel (glissant). Si vous dépassez ces limites, les transactions entrantes ne seront pas bloquées par la banque mais vous devrez avoir fourni les documents pour percevoir les fonds.
Notez également que le titulaire d'un compte vérifié ne peut être modifié (comme pour un compte bancaire).
Comment faire vérifier le compte
Dés que vous avez complété vos coordoonnées dans "Mes infos", un message vous indiquera les documents à fournir. Il vous suffit de charger les documents dans votre espace personnel, puis ils seront transmis à notre partenaire bancaire qui les analysera sous 48h ouvrées (quelques heures habituellement) Une fois le compte validé, vous recevrez un email de confirmation . Si votre compte n'est pas validé, la banque vous indiquera pourquoi.
Une fois validé, l'identité du compte n'est plus modifiable (comme pour un compte bancaire). Seule les modifications de nom de la structure peuvent être repercutées si vous nous fournissez un justificatif officiel (pas de changement de type de structure). Si besoin, vous devrez recréer un nouveau compte sur Billetweb.
Voici la liste des documents demandés selon les types de structure : https://support.lemonway.com/hc/fr/articles/360017266477-Documents-de-KYC-KYB-requis-pour-la-France#h_01F49M6ZZE8DGFBVSSQYPFZC7C
Cette rubrique traite des documents à fournir pour les entreprises (personnes morales). Cela ne concerne pas les micro entrepreneurs, travailleurs indépendants, etc.
La vérification cherche à déterminer le bénéficiaire effectif d'une entreprise (UBO en Anglais), c'est ce que la loi désigne comme "la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société".
Documents à fournir :
Si votre entité est coté en bourse, il suffit de fournir le kbis.
Sinon vous devez fournir :
Sinon vous devez fournir :
- Les statuts signés
- Un kbis récent (moins de trois mois)
- La déclaration de bénéficiaire effectif envoyée au greffe, document obligatoire depuis 2018 (DBS S1)
- Pour chaque personne physique qui détient plus de 25% du capital de la structure, vous devez fournir son document d'identité
- Si aucun actionnaire n'est majoritaire (cas rare) alors vous fournissez le document d'identité d'un dirigeant qui figure sur le kbis
Si et seulement si vous n'êtes pas en mesure de fournir la déclaration de bénéficiaire effectif de la société initiale :
- alors pour chaque société actionnaire de plus de 25%, vous devez fournir le kbis + les statuts + la répartition du capital + les pièces d'identité des actionnaires personnes physiques (on applique la demande initiale en boucle, le but étant d'arriver à la fin aux réels détenteurs personnes physiques)
Le schéma ci dessous illustre la logique du bénéficiaire effectif. On recherche tous les actionnaires majoritaires peu importe leur "distance" avec la structure.
Note pour les coopératives et portage salarial :
La présente procédure doit identifier un titulaire unique du compte et tous les documents doivent être uniformes (RIB, documents d'identités, etc). Si le RIB est celui de votre structure, vous devez mettre les documents comme si vous étiez le propriétaire de la structure et tous les documents qui s'y attachent. Si le RIB est à votre nom, vous devez mettre type = particulier et ne mettre que vos documents à vous.
C'est quoi la déclaration de bénéficiaire effectif ?
Les process KYC (connaissance du client) cherchent à déterminer le bénéficiaire effectif d'une entité. Le bénéficiaire effectif est "la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société".
Comment obtenir la déclaration de bénéficiaire effectif ?
- Elle est obligatoire depuis 2017 si bien qu'il est possible que vous ayez déjà ce document qui doit être déposé sur le site du greffe : https://www.infogreffe.fr/rbe
- Si vous ne l'avez pas vous pouvez la remplir via ces documents
Dois je la fournir à Billetweb ?
C'est un document qui est demandé pour les entreprises francaises. Elle pourra vous être demandé lorsque vous vérifierez votre compte Billetweb (Page "Mes infos")
Type de contrat:
Votre type de contrat est indiqué dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Si votre structure est en France, le contrat opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le contrat transparent est appliqué.
Si votre structure est en France, le contrat opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le contrat transparent est appliqué.
Ventes en ligne (contrat opaque) :
Le schéma utilisé pour les ventes en ligne est le suivant : vous vendez les billets à Billetweb (prix hors commission), qui les revends ensuite aux acheteurs finaux. Nous somme distributeur. De ce fait, vous ne recevrez jamais une facture, au sens comptable, pour notre prestation car nous ne sommes pas votre prestataire. Comptablement, c'est à vous de déclarer une vente (par événement ou par période) dont les montants sont indiqués dans le document "synthèse" (réédition de compte) que vous trouverez dans "Mes infos" > "Comptabilité".
En pratique, le document de synthèse suffit généralement à justifier les flux perçus par votre organisation. L'argent que nous reversons correspond ensuite au règlement de cette vente. Libre à vous de rédiger une facture si vos exigences comptables l'impose, il est cependant inutile de nous la transmettre.
Résumé : Si vous vendez un billet 20€ et que nous vous reversons 19.51€, alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à Billetweb pour 19.51€. (Bien entendu, vous pouvez aussi définir un prix de vente à 20.49 et percevoir 20€). Libre à vous d'aggréger ces ventes par période ou événement afin de n'avoir qu'une ligne en comptabilité.
Ventes en ligne (contrat transparent) :
Billetweb vends les produits pour votre compte et émet un recu pour l'acheteur.
Si vous cochez la case correspondante dans "Mes infos" > "Coordonnées", nous éméttons une facture en votre nom pour l'acheteur.
Concernant nos commissions, nous vous éditons une facture mensuelle pour les commissions prelevées que vous enregistrez comme une prestation de service. Notez que cette facture est toujours réglée en compensation (prélevement sur les ventes en ligne réalisées). Ces factures peuvent être téléchargée au bas de la page "Comptabilité".
Résumé : Si vous vendez un billet 20€ alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à l'acheteur X pour 20€. Billetweb vous émet une facture pour sa prestation mensuellement. Cette facture est déja réglée en compensation.
Vous pouvez télécharger les factures acheteurs en masse :
- depuis la rubrique "Factures acheteurs" au bas de "Outils" > "Comptabilité" (pour télécharger en masse cochez les lignes puis utilisez le menu déroulant)
- depuis la liste des participants d'un événement en cochant des lignes puis "Factures" dans le menu déroulant
Ventes hors ligne :
Pour les ventes hors ligne encaissées de votre coté nous éméttons un recu et éventuellement une facture en votre nom si vous cochez la case "Factures pour ventes en direct" depuis "Mes infos" > "Coordonnées". Les totaux des ventes hors ligne sont repris dans les documents de synthèse dans une catégorie "ventes hors ligne".
Résumé : Si vous vendez un billet 20€, alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à l'acheteur X pour 20€. Nous ne prélevons aucune commission sur les ventes hors ligne.
Les méthodes presentées ici ont un but comptable, par opposition aux statistiques globales ou par événement qui permettent le suivi organisateur.
Sommes en attente de reversement
Rendez vous dans "Mes infos" > "Comptabilité" pour visualiser les montants en attentes de paiement
Pour un événement précis (réddition de compte)
- Le document bilan pdf (réddition de compte) de chaque événement est disponible en haut de la page "Outils" > "Comptabilité". Il est déclaré "temporaire" pendant la vente et nommé "définitif" immédiatement après la clotûre de l'événement. La clôture intervient à votre initiative ou automatiquement 7 jours après la fin de ce dernier. Ce document émis pour votre compte vaut facture (pour rappel en schéma opaque : sur un plan comptable, vous nous vendez les billets puis nous les vendons aux participants).
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Outils" > "Comptabilité" > "Par événement" > Votre événement > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
- Vous pouvez afficher les sommes percues via chaque virement et restant à percevoir en choisissant "Outils" > "Comptabilité" > "Par événement" > Votre événement > "Liste des virements"
Par virement sortant (rapprochement bancaire)
- Le document bilan pdf de chaque virement est disponible au bas de la page "Outils" > "Comptabilité".
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Outils" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
- Un document pdf résumant l'ensemble des virements peut être téléchargé à droite du titre "Historique des virements" au bas de la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Par guichet de vente (sortie de caisse)
- Depuis la page "Outils" > "Guichet de vente" et l'icone "$", vous pouvez accéder au journal de vente d'un guichet. Vous pouvez également y accéder depuis l'intérieur du guichet en cliquant sur "Outils" > "Journal de vente".
- Depuis la page "Outils" > "Guichet de vente" et l'icone "$", vous pouvez accéder au journal de vente d'un guichet. Vous pouvez également y accéder depuis l'intérieur du guichet en cliquant sur "Outils" > "Journal de vente".
- Vous pouvez exporter les opérations vers Excel ou cliquer sur le bouton "Rapport de vente" pour générer une synthèse/sortie de caisse
- Si vous saisissez une plage de dates vous pouvez obtenir les opérations sur la période demandée.
Toutes les opérations d'un guichet sont inclues dans l'historique global
Toutes les opérations d'un guichet sont inclues dans l'historique global
Par période (journal)
Depuis la page "Outils" > "Comptabilité" vous pouvez accèder à la section "Ventes par période" où il vous sera possible de choisir une période et d'obtenir soit une synthèse soit un accès au journal (opération par opération).
Depuis la page "Outils" > "Comptabilité" vous pouvez accèder à la section "Ventes par période" où il vous sera possible de choisir une période et d'obtenir soit une synthèse soit un accès au journal (opération par opération).
Depuis cette page vous pouvez filtrer un événement spécifique, un moyen de paiement spécifique, sur un virement spécifique (ou sur les vente non payée). Vous pouvez générer une synthèse via le bouton "tout cocher" > "Générer une synthèse".
Bilan de l'année passée
Pour obtenir un bilan financier des ventes de l'année précédente, rendez vous dans "Mes infos" > "Comptabilité" > "Ventes par période" > Choisir l'année puis cliquer sur "Synthèse"
Totaux par événement (bilan par saison)
Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous trouverez un bouton "Voir les totaux" en haut à droite qui vous permettra d'extraire les totaux par événement
Par catégorie à l'intérieur d'un événement
Si un événement utilise des catégories qui matérialisent vos représentations, vous pouvez obtenir un bilan financier par catégorie depuis la page "Tarifs" puis en cliquant sur la flèche à droite de la catégorie puis "Synthèse comptable de cette catégorie".
Trésorerie sur les événements à venir
Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" > "Ventes par période" choisissez "représentations à venir" puis cliquez sur "détails".
Générer des rapports totalement personnalisés en utilisant les tableaux croisés dynamiques (TCD)
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Vue paiement VS vue produit
Certains rapports contiennent des données "produits" (des billets) et d'autres des données "paiement" (des transactions).
Les rapports événements contiennent des données produits.
Les rapports événements contiennent des données produits.
Les rapports de type sorties de caisse contiennent des données paiement.
Les rapports de type "par période" proposent les deux vues.
La somme des données produits est égal à la somme des données paiement.
Pourquoi ces deux vues ?
Quand on se concentre sur les données d'un événement, on ne peut donner que la vue produit puisqu'une transaction peut elle concerner plusieurs événements à la fois et qu'on ne peut pas faire des "bouts" de transactions arbitrairement attribués à certains événements/produits.
Une commande contenant trois articles payés dans un seul mode de paiement aura trois lignes en vue produit et une ligne en vue paiement.
Une commande d'un seul billet payée par deux modes de paiement aura deux lignes en vue transaction et un type de paiement = multiple en vue "produit".
Modes de paiements particuliers
- "Stock" est un type de paiement dédié à l'édition de stock.
- "Réservation" est un type de paiement qui peut être remplacé lors du paiement si vous précisez le type de paiement
Pour mettre à jour vos coordonnées bancaires, rendez vous dans "Mes infos" > "RIB". Veuillez noter que le RIB doit toujours être au nom de la structure qui détient le compte Billetweb, la banque vérifie la cohérence entre ces données. Il n'est donc jamais possible de régler un de vos fournisseur ou partenaire via notre service, l'argent va toujours au titulaire du compte Billetweb.
Par défaut, les virements sont automatiquement exécutés le 1er et le 16 de chaque mois si vous avez bien complété vos coordonnées dans "Mes infos" > "RIB". Les virements sont effectués sur le compte bancaire du titulaire du compte Billetweb exclusivement.
Prochain virement
Vous pouvez retrouver la date et le montant de votre prochain virement depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Vérifier si tout est en ordre pour recevoir mon virement
Depuis "Mes infos" > "RIB" et vérifiez la bonne saisie de votre IBAN et vérifiez que l'iban qui doit porter la mention "Validé".
Si cette mention n'est pas présente (désactivé, en attente) vérifiez la bonne cohérence des informations entre le titulaire de l'IBAN et le type de structure/nom de la structure déclarée dans "Coordonnées".
Si cette mention n'est pas présente (désactivé, en attente) vérifiez la bonne cohérence des informations entre le titulaire de l'IBAN et le type de structure/nom de la structure déclarée dans "Coordonnées".
Politique de reversement
Depuis "Mes infos" > "RIB" vous pouvez définir une des 4 politiques de virements suivantes :
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement le 1er de chaque mois contenant les ventes du mois précédent.
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement le 1er de chaque mois contenant les ventes du mois précédent.
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes des événements ou séances terminées ainsi que les ventes des événements sans date (dates masquées)
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement (événement, pas séance). Il est possible de demander une avance d'un montant au choix dés que vos recettes dépassent 5000€ ou 500€ si votre événement dure plus de 3 mois. Le virement de l'avance est executé à l'échéance de virement suivante (1er ou 16 du mois)
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement (événement, pas séance). Il est possible de demander une avance d'un montant au choix dés que vos recettes dépassent 5000€ ou 500€ si votre événement dure plus de 3 mois. Le virement de l'avance est executé à l'échéance de virement suivante (1er ou 16 du mois)
- Vous pouvez aussi mettre les virements en pause
Auditer le montant à percevoir
Différents outils vous permettent d'auditer les chiffres relatifs aux virements à venir (Page "Mes infos" > "Comptabilité") :
- En cliquant sur le chiffre du montant situé dans la section "Prochain virement" vous trouverez le détails des opérations restants à percevoir.
- En cliquant sur le lien nommé "Voir les totaux" dans la partie "Ventes par événement" vous trouverez un bilan global avec les montants percu/à percevoir par événement.
- Pour analyser les montants déja percus sur un événement, dans la partie "Ventes par événement", cliquez sur la flèche à droite du nom de l'événement puis sur "Liste des virements"
Cloisonnement comptables des événements
Le mode de virement "un virement par événement" est très différent des autres modes de virement. Dans ce mode, chaque événement est indépendant des autres et va avoir un virement propre. De ce fait, il force chaque événement à conserver un solde nul ou positif. Il n'y a alors pas de compensation entre événement (l'argent de l'un sert à rembourser l'argent de l'autre). Si vous choisissez ce mode, le système vous forcera à maintenir un solde nul ou positif pour chaque événement et à créditer chaque événement si nécéssaire.
Bloquer les virements vers certains événements
Vous pouvez suspendre les virements vers certains événements spécifiquement. Notez bien que quand vous désactivez cette option, les virements seront effectués lors de la prochaine échéance (1er ou 16 de chaque mois).
Fond de roulement
Si vous avez besoin de conserver un fond de roulement sur Billetweb (par ex. afin d'effectuer des remboursements) vous pouvez cocher l'option "fond de roulement" dans la page "Mes infos" > "Comptabilité". Notez que le montant que vous saisirez est approximatif car nous ne payons jamais la moitié d'un billet afin de pouvoir simplifier vos analyses.
Libellé des virements
Les virements apparaissent sous le libellé "Lemon way Billetweb XXXXX [Votre nom d'organisateur]". Si vous souhaitez définir un objet particulier, vous pouvez le configurer dans "Mes infos" > "RIB"
Toutes les informations financières (reversements futurs et passés avec montants et ibans, détails de chaque événement) sont accessibles depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" au bas dans la partie "Historique des virements".
Chaque ligne représente un virement et vous pouvez télécharger la synthèse et le détail. ;
Il est également possible de télécharger un historique de l'ensemble des virements en cliquant sur "Exporter" à coté du titre "Historique des virements"
Il est également possible de télécharger un historique de l'ensemble des virements en cliquant sur "Exporter" à coté du titre "Historique des virements"
Générer des rapports totalement personnalisés en utilisant les tableaux croisés dynamiques (TCD)
Si vous souhaitez synthétiser de manière comptable (besoin de précision absolu) des schémas complexes (beaucoup de tarifs ou beaucoup d'événements) alors la meilleure solution est d'utiliser Excel ou Google Sheet (gratuit et en ligne).
Avec Excel :
- Dans Billetweb, vous vous rendez dans "Mes infos" > "Comptabilité"
- Si vous voulez extraire les données d'un événement, cliquez sur "détails" à coté de votre événement. Si vous voulez extraire les données d'une période précise, rendez vous dans la partie "Ventes par période" > choisissez une date > cliquez sur détails
- Vous cliquez sur le bouton "Exporter" au bas puis "Toutes les colonnes" ce qui vous donne un fichier .csv
- Vous cliquez sur le bouton "Exporter" au bas puis "Toutes les colonnes" ce qui vous donne un fichier .csv
- Vous ouvrez votre fichier csv dans Excel
- Vous cliquez sur le menu "Insertion" et choisissez "Tableau croisé dynamique"
- Ensuite il ne vous reste plus qu'à utiliser cette puissante fonctionnalité pour extraire les données qui vous intéressent.
Exemple pour obtenir une ligne par type de tarif avec son total : Vous faites glisser "Tarifs" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs".
Avec Google Sheet:
- Dans Billetweb, vous vous rendez dans "Mes infos" > "Comptabilité" puis cliquez sur "détails" de votre événement ou sur la période de votre journal qui vous intéresse
- Vous cliquez sur Exporter puis "copier dans le presse papier"
- Vous créez ou ouvrez votre document Google Sheet. Puis vous faites Edition > Coller
- Vous cliquez sur "Données" > "Tableau croisé dynamique"
- Ensuite il ne vous reste plus qu'à utiliser cette puissante fonctionnalité pour extraire les données qui vous intéressent.
Exemple pour obtenir une ligne par type de tarif avec son total : Vous faites glisser "Tarifs" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs"
Calcul d'attribution des pass
Si vous utilisez le système de pass, une difficulté peut être d'attribuer la valorisation financière des pass dans un ensemble de représentation.
Pour ce faire, vous pouvez procéder comme tel :
Pour ce faire, vous pouvez procéder comme tel :
- Exporter la liste des participants
- Ajouter une colonne avec la formule RECHERCHEV qui va récupérer le nom du tarif correspondant à la colonne "pass" : =RECHERCHEV(AH1;F:K;6;FAUX)
- Ensuite créer un tableau croisé dynamique (voir rubrique précécdentes) qui reprendra en lignes le titre de la catégorie ainsi que le nom du tarif précédement obtenu via l'étape précédente. Au niveau des valeurs il suffit de faire "nombre de prix" afin d'obtenir le total de chaque pass édité.
Ainsi vous pouvez obtenir pour chaque représentation les quantités de chaque pass édités et ainsi pouvoir réaliser votre attribution en divisant le prix du pass par le nombre de représentation puis en multipliant par le nombre de pass édités pour cette catégorie.
Ainsi vous pouvez obtenir pour chaque représentation les quantités de chaque pass édités et ainsi pouvoir réaliser votre attribution en divisant le prix du pass par le nombre de représentation puis en multipliant par le nombre de pass édités pour cette catégorie.
Cette procédure vous permet de transformer une liste des participants en une liste d'email <> montant afin de l'intégrer dans une liste d'avoir.
Dans Billetweb
Dans Billetweb
- Rendez vous dans la liste des participants dont vous voulez générer des avoirs
- Filtrez les tarifs / mode de paiements nécéssitant la création d'un avoir
- Vous cliquez sur le bouton "Exporter" au bas puis "Toutes les colonnes" ce qui vous donne un fichier .csv
Avec Excel :
- Vous ouvrez votre fichier csv dans Excel
- Vous cliquez sur le menu "Insertion" et choisissez "Tableau croisé dynamique"
- Vous faites glisser "E-mail acheteur" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs".
- Vous séléctionnez les données de la colonne email puis vous la copiez (CTRL+C)
- Vous ouvrez la liste d'avoir et la colonne "code d'avoir" puis vous collez (CTRL+V)
- Vous faites la même chose pour la colonne "montant"
Avec Google Sheet:
- Vous créez ou ouvrez votre document Google Sheet. Puis vous faites Edition > Coller
- Vous cliquez sur "Données" > "Tableau croisé dynamique"
- Vous faites glisser "E-mail acheteur" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs"
- Vous séléctionnez les données de la colonne email puis vous la copiez (CTRL+C)
- Vous ouvrez la liste d'avoir et la colonne "code d'avoir" puis vous collez (CTRL+V)
- Vous faites la même chose pour la colonne "montant"
Il est possible de créer un guichet de comptabilité qui permet de donner l'accès au menu "Outils" > "Gestion partagée" à une tierce personne, afin que cette dernière puisse obtenir les documents (synthèses, détails, historique des virements) à votre place.
Pour créer un guichet, rendez vous dans un événement puis "Outils" > "Gestion partagée". Ensuite cliquez sur nouveau guichet > comptabilité. Enfin, dans les opérateurs du guichet, ajoutez l'email de la personne qui pourra se connecter pour accéder aux informations.
Ensuite la personne à qui vous avez délégué l'accès ira sur son compte Billetweb dans la rubrique "Outils" > "Gestion partagée" puis cliquera sur le guichet de comptabilité au nom de votre structure.
Qui peut émettre des reçus fiscaux ?
Seule une association d'intérêt général ou d'utilité publique peut être habilitée à émettre des reçus fiscaux.
Si vous ne savez pas si vous êtes en mesure d'en émettre, vous devez formuler une demande auprès de l'administration fiscale qui aura 6 mois pour vous donner une réponse. Sans réponse avant la fin des 6 mois (ou si la réponse est un refus), vous ne pouvez pas émettre de reçus fiscaux.
- Rendez-vous dans "Mes infos" > "Coordonnées" et cliquez sur la rubrique "Reçus fiscaux" au bas de la page
- Vous pourrez alors configurer le système en intégrant le nom, la qualité et la signature du représentant légal de la structure
- Vous désignez également les tarifs qui ouvrent le droit à l'émission d'un reçu.
- Vous pourrez alors configurer le système en intégrant le nom, la qualité et la signature du représentant légal de la structure
- Vous désignez également les tarifs qui ouvrent le droit à l'émission d'un reçu.
Coté acheteur:
- Dans le panier d'achat : Les tarifs ouvrant droit à un reçu fiscal auront une description indiquant "Ce tarif ouvre droit à un reçu fiscal". Vous pouvez remplacer cette description via le champ "description" du tarif.
- Dans l'email de confirmation : L'acheteur aura un lien "obtenir mon reçu fiscal" dans son email de confirmation d'achat. Il complète ses informations (nom, adresse) et télécharge le reçu.
Suivi organisateur:
- Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous pourrez accéder à la page qui liste les reçus émis (possibilité d'exporter la liste, de télécharger les reçus). Les reçus sont émis uniquement une fois que l'acheteur en fait la demande (et fournit les informations requises : adresse, etc).
- L'émission de reçus fiscaux peut se faire rétroactivement puisqu'elle est réalisée au moment où l'acheteur fait sa demande (et non son achat)
- Les reçus sont numérotés de manière continue et croissante et possèdent le préfixe "B" afin de pouvoir faire la différence avec votre numérotation manuelle
- L'émission de reçus fiscaux peut porter sur des ventes non payées en ligne
- Vous pouvez vous même accéder à l'édition du reçu acheteur pour le faire à sa place/le télécharger depuis la "liste des participants" en cliquant sur la commande puis "espace acheteur" > "reçu fiscal"
Exemple de reçu fiscal:
Annuler un recu fiscal
Vous ne pouvez pas modifier un reçu fiscal une fois qu’il été émis. Que devez vous faire? Votre association devra accomplir les étapes suivantes: 1- Annuler le reçu fiscal comportant une erreur. Cela signifie que le numéro de ce reçu ne pourra pas être utilisé pour le nouveau reçu fiscal. Vous pouvez marquer le reçu du tampon annulé et écrire la raison pour vous en souvenir. Gardez ce justificatif.
Sibil c'est pour qui ?
Tous les organisateurs possédant un numéro de licence doivent déclarer trimestriellement des statistiques liées à leur activité (nombe de billets vendus, etc). Cette déclaration se fait via la plateforme SIBIL sur laquelle chaque organisateur possède/peut créer un compte.
Quand déclarer ?
Vous devez déclarer vos statistiques avant le 10 du mois suivant la fin de chaque trimestre (10 avril, 10 juillet, 10 octobre, 10 janvier).
Que la déclaration soit manuelle ou via le connecteur Billetweb, vous devez vous en préoccuper rien n'est automatisable à 100%.
Je déclare manuellement
Vous pouvez depuis votre interface SIBIL déclarer manuellement vos représentations. Vous devrez saisir vous même les données mais cela représente une solution efficace notamment si vous n'avez qu'un seul événement par trimestre/an.
J'utilise Billetweb pour envoyer les informations
Nous proposons un outil permettant de faciliter la déclaration.
1. Nous vous fournissons une vue synthétique spectacle par spectacle avec les données nécéssaires à la déclaration qui peuvent être exportées
2. Vous pouvez connecter votre compte SIBIL sur Billetweb afin de pouvoir transférer les données depuis Billetweb vers SIBIL en un clic
1. Nous vous fournissons une vue synthétique spectacle par spectacle avec les données nécéssaires à la déclaration qui peuvent être exportées
2. Vous pouvez connecter votre compte SIBIL sur Billetweb afin de pouvoir transférer les données depuis Billetweb vers SIBIL en un clic
Mise en place du connecteur (une seule fois)
1. Vous créez votre compte SIBIL ou y accédez
2. Vous créez un compte SIB dans "gestion des utilisateurs" et générez un login et un mot de passe (ATTENTION ce n'est pas votre login à vous humain qu'il faut saisir dans Billetweb, c'est un login spécial pour l'accès API nommé "SIB").
3. Dans Billetweb, rendez vous dans "Mes infos" > "Coordonnées" > "SIBIL"
4. Saisissez vos identifiants puis cliquez sur "se connecter"
4. Saisissez vos identifiants puis cliquez sur "se connecter"
Pour chaque déclaration trimestrielle (4 fois par an)
- Pour chaque lieu et spectacle de votre programmation vous cliquez sur "Ajouter" puis recherchez dans la base SIBIL l'élément qui correspond
- Si aucun élément correspond n'existe, vous pourrez créer un nouvel élément dans la base
- Une fois la ligne remplie vous cliquez sur "Envoyer à SIBIL" afin de transmettre la déclaration
Pourquoi cela vous fait gagner beaucoup du temps ?
- Le système va automatiquement compléter les éléments qui ressemblent aux éléments déja saisis (si le lieu est identique pour toute votre activité vous n'aurez qu'a le saisir une fois par exemple)
- Vous pouvez copier coller un élément d'une ligne à l'autre en cliquant sur copier/coller
- Les données statistiques sont pré-calculées
A noter
- Nous envoyons une ligne de déclaration par événement (ou séance) terminé dans la période. Si un événement entier court sur deux trimestres (ex : festival), il sera dans le second car nous n'avons pas le détail des dates de notre coté.
- Vous pouvez retrouver/modifier/supprimer ces déclarations depuis votre compte SIBIL.
- Vous pouvez ne pas déclarer certains éléments ou apporter des modifications manuellement aux données transmises depuis votre compte SIBIL
Bon à savoir :
- La loi désigne l'organisateur comme responsable du contrôle d'accès à son événement.
- Le participant, une fois dans l'enceinte de l'événement, doit avoir son titre d'accès (même sous format électronique, sur un smartphone par exemple).
Contrôle éléctronique, indispensable ?
Le contrôle éléctronique permet de s'assurer qu'un billet est valide et n'est utilisé qu'une fois. Chaque billet comporte un code barre unique et imprédictible. Seule sa première utilisation est autorisée par l'appareil en confirmité avec les conditions générales de vente. Ainsi il ne peut ni être falsifié, ni dupliqué. Si vous ne souhaitez pas utiliser les méthodes éléctroniques, il reste possible d'éditer une Liste à imprimer.
L'acheteur peut il présenter son billet sur smartphone ?
Par défaut, le paramétrage autorise l'acheteur à présenter son billet sur mobile. Il peut alors montrer le billet sous format PDF ou bien uniquement son code barre (via apple Wallet ou via le lien "Afficher mes billets" disponible sur la confirmation d'achat mobile)
Si vous souhaitez absoluement que l'acheteur présente un billet papier, vous devez décochez la case "Autoriser la présentation du billet sur smartphone" depuis la page "Instructions" de l'événement et ajuster votre texte d'instruction si nécéssaire.
L'application mobile :
Un moyen incontournable permettant de transformer son smartphone en appareil de contrôle. Idéal pour compléter ou former un dispositif de contrôle. Pour en savoir plus : Application mobile
Les terminaux professionels
Pour équiper vos collaborateurs, choisissez des terminaux de contrôle professionnels Zebra. Ils permettent de flasher les billets plus rapidement, avec une meilleure efficacité notamment dans les millieux sombres. Leur batterie offre une autonomie étendue.
Ces terminaux sont disponibles à l’achat (Acheter du matériel) ou à la location directement via Billetweb (Location de terminaux)
Pour imprimer une liste papier, cliquez sur "Mes événements" puis sur votre événement et enfin rendez vous sur la page "Imprimer une liste" dans la partie "Etape 3 : Contrôle des billets". Cette liste contient les champs organisateurs que vous avez séléctionné dans la page "options de contrôle" et est triée par ordre alphabétique sur la première colonne
Cette liste a vocation à être imprimée. Si vous voulez exploiter les données, il faut exporter les données via la liste des participants ou via l'api.
L'application mobile gratuite vous permet d'utiliser votre smartphone pour vérifier la validité des billets et comptabiliser les entrées.
Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store.
Identifications de connexion : Utilisez vos identifiants Billetweb, ou bien déléguez le contrôle à d'autres personnes. Pour savoir comment faire, veuillez consulter la rubrique "Déléguer le contrôle".
Utilisation : Choisissez un événement dans la liste, un tarif ou une séance spécifique. Une fois les billets téléchargés par l'application, vous pourrez lancer la caméra pour flasher les billets. Chaque billet flashé vous affichera le résultat à l'écran.
- Un billet validé affichera un écran vert.
- Un billet non accepté affichera "billet inconnu" ou "billet remboursé" ou "billet déja utilisé". En cas de billet inconnu, vérifiez bien que le tarif du billet est bien celui que vous avez séléctionné (bon événement, bon tarif ou bonne liste de contrôle).
Si la personne n'a pas de billet ou que le code barre est illisible
Cliquez sur le bouton "rechercher" pour effectuer une recherche par nom ou visualiser la liste des inscrits et les totaux par statut du billet.
En cliquant sur une entrée de la liste ou de votre historique, vous pouvez afficher les détails du billet et de la commande et changer l'état de compostage du billet.
Utilisation de plusieurs appareils : Vous pouvez utiliser simultanément plusieurs appareils avec le même compte ou des opérateurs différents. La synchronisation d'un billet composté entre les appareils prend de quelques secondes à une minute (cela dépend aussi de la qualité de votre connexion internet et des réglages de l'application).
Mode hors ligne : Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous avez besoin d'internet au départ afin de télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela, vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement puis la ou les listes dont vous avez besoin. Dès que vous voyez apparaitre le nombre de participants à l'écran, cela veut dire que les données ont été téléchargées. Elles resteront accessibles indéfiniement jusqu'a déconnexion de l'application ou fin de l'événement.
Avancé
Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet.
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets. La synchronisation est légere et rapide car "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées. Avec une connexion internet normal, tous les échanges qui impliqueraient quelques centaines de billets sont fait en moins d'une seconde.
Mode entrée/sortie/ré-entrée : Par défaut votre application est configurée en point d'entrée : seuls les billets non flashés apparaissent valides. Vous pouvez cocher "point sortie" si vous souhaitez flasher les billets en sortie afin de conserver un compte juste des personnes à l'intérieur de votre événement. Vous pouvez également cocher le mode "laisser ré-entrer les billets sortis" si votre événement laisse ré-entrer un billet sorti. Les modes sont cumulables sur le même appareil ou peuvent être activés indépendament sur plusieurs appareils afin de les assigner à des roles spécifiques.
Flasher toute la commande : Cette option va permettre de valider tous les billets d'une commande dés que vous flashez le premier billet. Le nombre de billets composté sera affiché à l'écran afin de vous laisser visuellement valider le compte de personne à laisser entrée. En cas de correction à apporter, tapez sur le nombre de billets flashés et les billets modifiés appaitront dans votre liste afin que vous puissiez annuler certains d'entre eux.
Afficher une alerte sur certains billets : Le champs "notes" que vous pouvez définir lors de la prise de commande en guichet ou vue administrateur ou que vous pouvez compléter dans la liste des participants s'affiche désormais lorsque vous flashez un billet. Cela peut vous permettre de transmettre des informations particulières à vos équipes à l'entrée (rappel, vip, placement modifié, etc)
Page de contrôle ordinateur
La page de contrôle est disponible via un bouton du tableau de bord de votre événement.
Cette page vous permet de valider des billets grâce à un lecteur de codes barres (usb, bluetooth) ou bien en utilisant votre clavier pour rechercher un nom.
Elle est idéale pour les configuration où vous disposez d'un ou plusieurs postes fixe à l'entrée.
Cette page dispose d'un mode hors ligne permettant de fonctionner sans internet une fois les données chargées.
Cette méthode peut fonctionner en simultanné avec d'autres ordinateurs ou smartphone.
Utiliser un lecteur de code barres : Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur simule une frappe au clavier (c'est généralement le mode par défaut).
A noter que seuls les modèles de lecteur 2D (optique) permettent la lecture des billets sur un écran de smartphone, par opposition au lecteur 1D (laser).
Pour contrôler les billets, connectez votre lecteur de code barres usb ou bluetooth puis ouvrez la page de contrôle ordinateur disponible dans chaque événement. Flashez alors un des billets émis sur l'événement. Si le message qui apparait indique ne pas reconnaitre le billet, vous devez vérifier que le lecteur renvoi bien des chiffres. Pour ce faire vous pouvez cliquer dans n'importe quel champs texte (page web, bloc note,etc) et lire le code barre afin de voir ce que le lecteur renvoi. Pour que le contrôle fonctionne, la valeur renvoyée à la lecture doit correspondre à la colonne "codes barres" de la liste des participants. Il est parfois nécéssaire d'activer le mode majuscule (touche VERR MAJ) afin que le lecteur renvoi des chiffres ou bien de définir la langue de votre lecteur de codes barres en Francais (voir manuel du produit)
Utiliser un lecteur de code barres : Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur simule une frappe au clavier (c'est généralement le mode par défaut).
A noter que seuls les modèles de lecteur 2D (optique) permettent la lecture des billets sur un écran de smartphone, par opposition au lecteur 1D (laser).
Pour contrôler les billets, connectez votre lecteur de code barres usb ou bluetooth puis ouvrez la page de contrôle ordinateur disponible dans chaque événement. Flashez alors un des billets émis sur l'événement. Si le message qui apparait indique ne pas reconnaitre le billet, vous devez vérifier que le lecteur renvoi bien des chiffres. Pour ce faire vous pouvez cliquer dans n'importe quel champs texte (page web, bloc note,etc) et lire le code barre afin de voir ce que le lecteur renvoi. Pour que le contrôle fonctionne, la valeur renvoyée à la lecture doit correspondre à la colonne "codes barres" de la liste des participants. Il est parfois nécéssaire d'activer le mode majuscule (touche VERR MAJ) afin que le lecteur renvoi des chiffres ou bien de définir la langue de votre lecteur de codes barres en Francais (voir manuel du produit)
Billetweb propose la location de terminaux de contrôle professionnels (Zebra TC21) livrés par colissimo.
Afin de connaitre les tarifs, veuillez vous rendre sur la page Location de terminaux de chaque événement
Afin de connaitre les tarifs, veuillez vous rendre sur la page Location de terminaux de chaque événement
PDA Recommandé :
Zebra modèle TC-21 (500€ TTC)
- Livré sans cable USB-C de chargement
- Possibilité de choisir un socle de chargement
- Application "Billetweb" à télécharger sur le "playstore" de l'appareil
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Egalement compatibles et éprouvés par nos équipes :
- Honeywell EDA50 (600€)
- Zebra TC20 (remplacé à la vente par le TC21 ci dessus)
- Linéa pro + Iphone (prix variable selon modèle/état)
Pour ordinateur
EY-001 & EY-007 (50€, avec ou sans fil)
Pour ordinateur, tout autre lecteur de codes barres sera compatible. Notez que ces lecteurs remplace simplement votre clavier dans la saisie du code barre. Notez bien que contrôle d'accès mobilise l'ordinateur ou le smartphone qui affiche le résultat du scan sur son écran. Notez également que cette méthode n'est pas "clé en main" puisqu'elle nécéssite une potentielle configuration du lecteur de codes barres afin qu'il soit correctement reconnu par votre ordinateur. Les lecteurs doivent être placés en mode HID (ils agissent comme un clavier, c'est souvent le mode par défaut). Ensuite vous utilisez la page de contrôle des billets par ordinateur, ou bien l'application mobile en activant l'option "clavier/lecteur externe".
EY-001 & EY-007 (50€, avec ou sans fil)
Pour ordinateur, tout autre lecteur de codes barres sera compatible. Notez que ces lecteurs remplace simplement votre clavier dans la saisie du code barre. Notez bien que contrôle d'accès mobilise l'ordinateur ou le smartphone qui affiche le résultat du scan sur son écran. Notez également que cette méthode n'est pas "clé en main" puisqu'elle nécéssite une potentielle configuration du lecteur de codes barres afin qu'il soit correctement reconnu par votre ordinateur. Les lecteurs doivent être placés en mode HID (ils agissent comme un clavier, c'est souvent le mode par défaut). Ensuite vous utilisez la page de contrôle des billets par ordinateur, ou bien l'application mobile en activant l'option "clavier/lecteur externe".
Comment exporter les données ?
- Depuis la page "Options de contrôle" > "Exporter" vous pourrez obtenir un fichier contenant uniquement les données de contrôle d'accès. Différents formats tiers sont proposés et nous pouvons en ajouter de nouveaux sur simple demande si vous fournissez un modèle. L'accès à cette page est incluse lorsque vous créez un guichet de contrôle pour un partenaire.
- Vous pouvez créer un accès délégué à cette page via un guichet de contrôle
- Un export automatisé en temps réel est aussi possible via notre API
Comment savoir si les codes barres seront bien reconnus ?
C'est à l'éditeur de chaque solution de statuer si il peut ou non flasher nos billets.
Les billets que nous éditions comportent
- un QR code contenant un nombre à 10 chiffres
- un codes barres 1D EAN13 comportant ce même nombre à 10 chiffres avec un padding de 0 en préfixe
- vous pouvez obtenir le nombre à 10 chiffres (valeur du code-barres) depuis "Options de contrôle" > "Exporter" ou depuis la colonne code-barres de la "liste des participants" de votre événement.
- il est possible de n'afficher sur le billet que le QR code en cochant l'option correspondante dans la page "Options" de l'événement
Comment effectuer un test ?
- Vous devez avoir un billet a minima dans votre événement ou en éditer un (depuis "ajouter une commande" > "stock" par exemple)
- Vous téléchargez/imprimez le billet
- Vous exportez le fichier contenant le code barres et l'intégrez dans votre solution de contrôle d'accès
- A l'aide de votre solution de contrôler d'accès, vous flashez le billet et vérifiez qu'il est bien reconnu.
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes de contrôle électronique en même temps (smartphone, pc et terminaux de contrôle).
Un même compte Billetweb peut être utilisé sur plusieurs appareils à la fois.
Vous avez possibilité de créer des opérateurs depuis un guichet afin de :
- ne pas partager vos identifiants organisateur aux équipes terrain
- avoir un identifiant par appareil/personne
Suivi depuis l'application smartphone
Vous pouvez visualiser le total de billets compostés/attendus depuis l'application smartphone en choisissant l'événement/la séance correspondante.
Vous pouvez faire une recherche par nom également.
Suivi depuis le backoffice
Depuis le tableau de borde de votre événement en cliquant sur "étape 3 : entrées" vous pouvez visualiser les statistiques en temps réel de compostage des billets. Vous visualisez les totaux, les courbes de progression par opérateur, les appareils connectés, etc
Vous pouvez filtrer les données sur une séance ou sur un jour spécifique.
Exporter la liste des billets flashés/scannés
Si vous souhaitez exporter l'intégralité des opérations entrée/sortie/annulation vous pouvez trouver ces données depuis votre événement > Options de contrôle > Historique" ces données sont un historique et ne contiennent pas les manipulations faites depuis le backoffice. Vous pouvez filtrer sur une liste de contrôle, un tarif, un point de contrôle spécifique si besoin.
Remise à zéro générale
Vous pouvez remettre l'intégralité des données de contrôle d'accès depuis la page "suivi des entrées" de votre événement où vous trouverez un bouton rouge "remise à zéro" si l'événement n'a pas commencé. Cette action efface l'historique et repasse tous les billets en non utilisés.
Remise à zéro partielle
Si vous voulez annuler une utilisation précise :
- Il est possible de le faire depuis l'application mobile directement en ouvrant la fiche du billet à annuler puis "marquer non utilisé"
- Depuis le backoffice, vous pouvez le faire deuis la liste des participants en cochant une case puis "passer l'état en non utilisé"
- Pour les listes de contrôle qui inclut des données valable une fois dans chaque liste, vous trouverez un bouton "historique" dans le menu déroulant à droite de la liste (page "options de contrôle") qui vous permettra de supprimer certains états de cette liste
Les listes de contrôle sont configurées dans chaque événement, dans la page "étape 3 contrôle : options de contrôle".
Mode par défaut : pas de liste existante
Si vous ne configurez pas de liste, vous pourrez choisir de contrôler :
- Tous les tarifs d'un événement à la fois
- Une catégorie spécifique d'un événement
- Un tarif spécifique d'un événement
Créez des listes de contrôle pour :
Regrouper certains tarifs précis sur une liste de contrôle (une liste par jour par ex)
Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous créez autant de liste de contrôle que nécessaire en cliquant sur "Regrouper certains tarifs précis sur une liste de contrôle". Vous faites une liste de contrôle par occasion de contrôler les gens (cela peut être une liste par jour, une liste par spectacle).
- Si certains tarifs ne sont pas datés (un tarif nommé "billet 1 jour" par ex) alors ils peuvent être mis dans plusieurs listes et ne seront valables qu'une seule fois parmi toutes les listes
- Si certains billets doivent être flashés plusieurs fois, consultez la rubrique suivante.
Flasher plusieurs fois certains billets (pass plusieurs jours ou points de contrôle multiples)
Cas 1 : Si vous avez émis des tarifs qui utilisent la fonction 'inclure d'autres tarifs'
1. Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous creéz autant de liste de contrôle que nécéssaire
2. Vous désignez chaque tarif concernant la représentation qui le concerne dans la colonne "Valable une fois pour toute". Les pass eux même ne sont à mettre dans aucune liste puisqu'ils ajoutent déja les sous élements nécéssaires
3. Vous laissez la colonne "Valable une fois dans cette liste" vide.
1. Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous creéz autant de liste de contrôle que nécéssaire
2. Vous désignez chaque tarif concernant la représentation qui le concerne dans la colonne "Valable une fois pour toute". Les pass eux même ne sont à mettre dans aucune liste puisqu'ils ajoutent déja les sous élements nécéssaires
3. Vous laissez la colonne "Valable une fois dans cette liste" vide.
Cas 2 : Si vous avez juste des tarifs sans configuration particulière que vous voulez rendre valables plusieurs fois
Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous allez creér autant de liste de contrôle que nécéssaire à votre événement
Depuis la page "Options de contrôle" de votre événement, vous allez creér autant de liste de contrôle que nécéssaire à votre événement
- Les tarifs ajoutés dans la colonne "Valable une fois dans cette liste" seront flashables une fois pour chaque liste.
- Les tarifs ajoutés dans la colonne "Valable une fois pour toute" seront flashables une seule fois pour toute.
Comment gérer des pass dans ce contexte?
- Si tarifs datés (ex : pass jeudi/vendredi parmi jeudi/vendredi/samedi) : Alors vous faites forcément des listes de contrôle datées (une liste pour le jeudi, une liste pour le vendredi, une liste samedi). Vous pouvez intégrer les pass de chaque jour dans la colonne "Valable une fois dans cette liste" (ils seront valables une fois par jour)
- Si tarifs non datés (ex : pass 2 jours parmi 2 ou pass 2 jours parmi 3) : Vous pouvez intégrer ces pass dans "Valable une fois pour toute" de là ou les listes et cocher la fonction "Billet valable plusieurs jours" dans les propriétés du tarif afin que le tarif soit remis à zéro chaque nuit.
Mixer différents événements sur une même liste de contrôle
On entends ici mélanger un événement 1 et un événement 2 sur un même appareil de contrôle (car vous avez divisé votre billetterie en deux événements par exemple). Il vous suffit de créer une liste de contrôle et de cocher les tarifs correspondants dans "Valable une fois pour toute". A noter que la liste reste attaché à un événement et accessible dans les appareils de contrôle sous l'événement dans lequel vous la créez.
Intégrer des abonnés dans chaque événement de ma saison
Dans le cas où vous devez intégrer sur chaque événement des billets d'un autre événement (comme un abonnement).
1. Dans chaque événement de votre saison, vous créez une liste qui va inclure tous les tarifs de cet événement dans "Valable une fois pour toute"
2. Vous ajoutez les tarifs de l'événement "abonnement" dans le menu "Valable une fois dans cette liste". Notez bien que les abonnés n'apparaitront pas dans les statistiques de l'événement mais uniquement au contrôle d'accès. Après chaque match, vous trouverez les abonnés flashés à ce match dans cette page sous le lien "voir l'historique" de la liste.
Flasher plusieurs fois un billet en conservant l'historique
La liste des participants présente le dernier état des billets.
Vous pouvez consulter l'historique depuis le bouton "Historique" de la page "Options de contrôle" de votre événement.
Cela peut être utile si vous flashez en entrée/sortie ou si vous avez des billets qui sont remis à zéro par le système chaque nuit (billets annuels ou pass valable X jours pour un festival).
Vous pouvez exporter et filtrer les données (sur une liste de contrôle spécifique ou au global). Les changement d'état effectués depuis le backoffice (liste des participants) ne figurent pas dans l'historique.
Choisir les champs à afficher les appareils de contrôle
Les informations affichées sur vos appareils de contrôle et sur la liste peuvent être définis dans "Options de contrôle".
Par défaut nous affichons les noms/prénom, tarif, catégorie et séance (si existantes)
Alerte spécifique
Le champ "commentaire" de chaque commande (saisi lors de la commande par l'administrateur ou éditable dans la liste des participant) est affiché sur les appareils de contrôle une fois qu'un billet est flashé. Cela permet de transmettre un message spécifique si cela est nécéssaire.
Mode sortie
Les appareils ou page de contrôle possèdent un mode sortie : une fois activé (via les options de l'application mobile ou de la page sur ordinateur), un billet flashé une première fois sera marqué entré puis si il est flashé une fois supplémentaire il sera marqué sorti. Il pourra alors être flashé à nouveau en entrée, et ainsi de suite.
Sur l'application mobile, un appareil peut être placé en entrée, en sortie ou les deux. Un appareil en entrée peut accepter ou non un billet déja sorti.
Mode sortie avec validité 1 jour
Depuis la page "options de contrôle" vous pouvez définir des tarifs qui seront invalidés la nuit suivant leur premier jour d'utilisation, afin qu'un billet non daté utilisé en sortie un jour précis ne puisse pas entrer à nouveau le jour suivant.
Mode entrées illimitées
Depuis la page "options de contrôle" vous pouvez définir des tarifs qui seront toujours accepté en entrée. Cela permet de réaliser des tarifs dédiés pour les organisateurs, prestataires, VIP, etc. Un billet en mode illimité sera marqué utilisé dans la liste des participants lors de la première utilisation mais restera flashable ensuite. Ce mode est cumulable avec la fonction "mode sortie avec validité 1 jour" présenté précédement.
Billet valable plusieurs jours
Si vous avez des pass valables plusieurs jours qui n'utilisent pas la fonction "inclure d'autres tarifs" ( c'est à dire que ce sont des pass juste de par le nom que vous leur donnez), vous pouvez utiliser la fonction "autorise plusieurs jours d'accès" dans les propriétés du tarif. Ainsi après la première utilisation, le billet sera remis à zéro pendant la ou les nuits suivantes.
Une solution alternative à cette méthode est de créer plusieurs listes de contrôle et d'intégrer vos "pass" dans chacune des listes dans la colonne "valable une fois par liste" (si par exemple un billet était valable plusieurs fois par jour).
Composter, à quoi ca sert ? Quelles conséquences ?
Composter un billet permet de savoir qui est déja venu ou non. Cela n'a pas de conséuqence pratique importante en dehors de :
- bloquer la possibilité de remboursement par l'acheteur (si vous l'avez activé, assez rare)
- bloquer le fonctionnement de l'assurance annulation
Comment composter/flasher depuis l'application mobile
Vous pouvez composter un billet :
Vous pouvez composter un billet :
- en flashant le QR code d'un billet via l'application mobile
- en cliquant sur la fonction rechercher puis en cliquant sur une ligne puis "marquer comme utilisé"
- en cliquant sur la fonction rechercher puis en swippant la ligne vers la gauche puis "utiliser"
Comment composter toute une commande d'un coup sur l'application mobile ?
Il existe deux approches :
- Vous flasher un premier billet ou faites une recherche par nom puis depuis la fiche du billet vous cliquez sur l'onglet "Commande" > "Afficher la commande" > "Tous marquer comme utilisé"
- Vous cochez l'option "flasher toute la commande" dans les options de l'application mobile
Composter depuis la liste des participants
Depuis la "liste des participants" en cochant la ligne et en choisissant "marquer comme utilisé" dans le menu déroulant.
Vous pourrez préciser si vous souhaitez marquer les billets compostés dans une liste particulière et si vous souhaitez enregistrer ce compostage dans l'historique.
Historique de contrôle
Il existe en réalité deux historiques :
- la liste des participants est un historique simplifié (dernier état du billet lorsqu'il est composté sans liste de contrôle ou avec une liste de contrôle "une fois pour toute")
- chaque liste de contrôle possède également son historique
Dans une configuration simple, les deux historiques sont identiques.
Quand vous créez des listes de contrôles, les historiques peuvent différer en fonction du paramétrages des listes de contrôle. Les statistiques de contrôle sont basés sur l'historique de contrôle de chaque liste.
Remise à zéro générale
Vous pouvez remettre l'intégralité des données de contrôle d'accès depuis la page "suivi des entrées" de votre événement où vous trouverez un bouton rouge "remise à zéro" si l'événement n'a pas commencé. Cette action efface l'historique et repasse tous les billets en non utilisés.
Remise à zéro partielle
Si vous voulez annuler une utilisation précise :
- Il est possible de le faire depuis l'application mobile directement en ouvrant la fiche du billet à annuler puis "marquer non utilisé"
- Depuis le backoffice, vous pouvez le faire deuis la liste des participants en cochant une case puis "passer l'état en non utilisé"
- Pour les listes de contrôle qui inclut des données valable une fois dans chaque liste, vous trouverez un bouton "historique" dans le menu déroulant à droite de la liste (page "options de contrôle") qui vous permettra de supprimer certains états de cette liste
Composter depuis la page de contrôle par pc
Depuis votre événement cliquez sur "contrôler par ordinateur" puis cliquez sur la ligne correspond au billet à composter. Vous pouvez également utiliser un lecteur de codes barres
Composter via l'api
La méthode /check de l'api permet de composter des billets
Qu'est ce que le cashless ?
Le cashless permet à vos participants de régler leurs achats pendant l'événement via une solution dématérialisée sous forme de carte ou de bracelets. Le participant va précharger sa carte/son bracelet lors de l'achat de son billet ou en arrivant sur l'événement. Il peut ensuite l'utiliser pendant l'événement pour payer.
Quels avantages ?
Le cashless évite la manipulation d'espèce, simplifie la sécurisation des espèces et réduit le risque de fraude.
Le cashless offre un suivi rigoureux et des statistiques de consommation
Le cashless accèlère l'encaissement et est résilient à la perte de connexion réseau
Le cashless augmente la consommation (grâce à la dématérialisation et son effet psychologique)
Le cashless apporte un vrai complétement de revenu à l'organisateur (frais d'activation, solde non réclamé)
Le cashless apporte un vrai complétement de revenu à l'organisateur (frais d'activation, solde non réclamé)
Le cashless pour qui ? Quelles alternatives ?
Deux facteurs peuvent rendre le cashless inadapté :
- une durée de l'événement courte (si vous ne consommez qu'une fois, difficile de vous demander de recharger une carte)
- un nombre de participants trop faible (à cause des frais de mise en service)
Si votre événement dure plus de 3 heures et compte plus de 1000 consommateurs, le cashless représente souvent une solution intéréssante pour vous et vos visiteurs.
L'alternative au cashless est le cashless "hybride" qui accepte le paiement carte bancaire en plus du cashless, mais il nécéssite plus de moyens (+ de matériel, besoin d'un réseau plus exigeant) et génère moins de revenus (plus de revenus d'activation, ni de solde restant, des transactions plus lentes donc besoin de plus de matériel et d'humain). Nous proposons également des solutions de cashless hybride.
Quel coût ?
N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir un devis. Les coûts oscillent entre 1 et 2€ par participant selon la typologie de votre événement, avec un minimum de 1500€ par prestation.