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Toutes les organisations n'ont pas les mêmes besoins et la première des choses à effectuer est de déterminer vos besoins pour trouver la structure la plus adaptée.
Tout d'abord il est important de prendre notes des points suivants:
- l'acheteur ne peut pas acheter des billets pour plusieurs événements (au sens Billetweb) à la fois
- il n'est pas facile pour vous de jongler avec trop d'événements différents dans l'interface ou bien trop de tarifs dans un même événement
- on ne peut pas mélanger plusieurs événements (au sens Billetweb) sur un même appareil lors du contrôle des billets
Un événement, une date
C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration.
Plusieurs manifestations en un événement
Créez un seul événement Billetweb et divisez le en utilisant des catégories pour grouper vos tarifs depuis "Les billets" > "Tarifs". Vous rattachez une manifestation à une catégorie. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la manifestation. Par exemple une catégorie "Concert 1 - Samedi 20h".
Sous cette catégorie, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi. A noter que l'avantage de cette organisation est de permettre la sélection de plusieurs manifestations dans un seul achat. Cependant, les paramètres de l'événement sont partagés par toutes les catégories. Et vous ne disposez que d'une seule liste des participants pour toutes vos catégories, une même comptabilité.
Une même prestation répétée sur plusieurs dates
Activez le mode séance depuis la page L'événement. Le mode séance permet d'ajouter rapidement beaucoup de dates, avec une gestion simplifiée. Notez qu'avec le mode séance, l'acheteur ne pourra choisir qu'une séance par achat. Vous pouvez aussi définir les tarifs disponibles pour chaque séance, si bien que toutes les séances peuvent ne pas être identiques.
Événement permanent ou sans date précise
Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous aurez la possibilité de "Masquer les dates" dans la page L'événement. Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet et vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans "Les billets" > "Instructions" ainsi que dans la description de chaque tarif.
- l'acheteur ne peut pas acheter des billets pour plusieurs événements (au sens Billetweb) à la fois
- il n'est pas facile pour vous de jongler avec trop d'événements différents dans l'interface ou bien trop de tarifs dans un même événement
- on ne peut pas mélanger plusieurs événements (au sens Billetweb) sur un même appareil lors du contrôle des billets
Un événement, une date
C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration.
Plusieurs manifestations en un événement
Créez un seul événement Billetweb et divisez le en utilisant des catégories pour grouper vos tarifs depuis "Les billets" > "Tarifs". Vous rattachez une manifestation à une catégorie. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la manifestation. Par exemple une catégorie "Concert 1 - Samedi 20h".
Sous cette catégorie, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi. A noter que l'avantage de cette organisation est de permettre la sélection de plusieurs manifestations dans un seul achat. Cependant, les paramètres de l'événement sont partagés par toutes les catégories. Et vous ne disposez que d'une seule liste des participants pour toutes vos catégories, une même comptabilité.
Une même prestation répétée sur plusieurs dates
Activez le mode séance depuis la page L'événement. Le mode séance permet d'ajouter rapidement beaucoup de dates, avec une gestion simplifiée. Notez qu'avec le mode séance, l'acheteur ne pourra choisir qu'une séance par achat. Vous pouvez aussi définir les tarifs disponibles pour chaque séance, si bien que toutes les séances peuvent ne pas être identiques.
Événement permanent ou sans date précise
Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous aurez la possibilité de "Masquer les dates" dans la page L'événement. Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet et vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans "Les billets" > "Instructions" ainsi que dans la description de chaque tarif.
Pour créer un nouvel événement, rendez vous dans votre interface "Mes événements" et cliquez sur le bouton "+".
Dans le cas où vous souhaitez réutiliser un événement existant comme modèle, il est possible d'utiliser la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements.
Il est même possible de réutiliser l'adresse du premier événement si vous le souhaitez.
Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer. Pour supprimer, vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un évènement depuis "Mes événements".
Dans le cas où vous souhaitez réutiliser un événement existant comme modèle, il est possible d'utiliser la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements.
Il est même possible de réutiliser l'adresse du premier événement si vous le souhaitez.
Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer. Pour supprimer, vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un évènement depuis "Mes événements".
Si votre événement n'est pas lié à une date spécifique, vous pouvez masquer les dates dans la boutique et sur les billets. Pour voir apparaitre l'option "Masquer la date" dans la page "L'événement", il faut que votre événement dure plus de 30 jours.
Avec le mode séance, l'acheteur ne pourra choisir qu'une séance dans son panier. Le mode séance est donc adapté si vous produisez le même spectacle plusieurs fois (ex : théatre, visites, etc).
Dans le cas où chaque participant est amené à cumuler les activités au sein d'un même achat (cas typique : le festival), n'utilisez pas le mode séance et divisez votre événement en utilisant des catégories de tarifs dont l'intitulé indiquera la date/heure de la séance. (cf "Les billets" , "Catégories").
Si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement,rendez vous dans la page l'événement, à la partie "Dates" et cliquez sur "+ Ajouter d'autres séances". Vous pourrez en cliquant sur la séance puis sur "modifier", choisir les tarifs visibles pour chaque séance,spécifier le nom et le lieu de la séance, répétez cette séance toutes les semaines, mettre un quota de participants max pour chaque séance,la supprimer.Vous pouvez modifier des paramètres communs à plusieurs séances en séléctionnant plusieurs séances à la fois puis "modifier".
Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance. Pour cela il faut supprimer les autres, en cliquant sur les séances puis "modifier" puis "supprimer" puis aller dans la page l'événement et cliquer sur "Désactiver le mode séance"
Si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement,rendez vous dans la page l'événement, à la partie "Dates" et cliquez sur "+ Ajouter d'autres séances". Vous pourrez en cliquant sur la séance puis sur "modifier", choisir les tarifs visibles pour chaque séance,spécifier le nom et le lieu de la séance, répétez cette séance toutes les semaines, mettre un quota de participants max pour chaque séance,la supprimer.Vous pouvez modifier des paramètres communs à plusieurs séances en séléctionnant plusieurs séances à la fois puis "modifier".
Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance. Pour cela il faut supprimer les autres, en cliquant sur les séances puis "modifier" puis "supprimer" puis aller dans la page l'événement et cliquer sur "Désactiver le mode séance"
Chaque événement peut posséder son propre taux de TVA définissable dans "l'événement". Le taux peut être modifié seulement si aucun billet pour l'événement n'a été émis.
Si vous ne savez pas quel taux utiliser, vous pouvez consulter ce guide ou vous adresser au service des impôts.
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif si vous avez activé une TVA globale sur l'événement. Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif, il faut alors soit utiliser l'option "multipass" pour inclure plusieurs tarifs dans un pass, soit définir le plus petit taux comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Par défaut, les coordonnées exposées dans votre événement (billets, boutique, emails) sont les mêmes que celles de votre compte organisateur renseignées dans "Mes infos" > "Coordonnées". Cependant il est possible de créer des contacts spécifiques à vos événements dans "Mes infos" > "Contact public"
En plus d'ajouter une description dans votre boutique et sur vos tarifs, il est possible d'inclure un fichier pdf reprenant les règles contractuelle que l'acheteur devra valider au moment de son inscription. Vous pouvez télécharger vos conditions organisateurs sur la page 'Options'.
La boutique de chaque événement (sauf événement secret) est naturellement indexée quelques jours après sa mise en ligne. Pour améliorer la position de la boutique dans les résultats des moteurs de recherche, nous vous conseillons de diffuser son adresse sur internet (réseaux sociaux, site web, annuaire d'événements, etc)
Si vous souhaitez que seuls les visiteurs possédant l'adresse de la boutique puissent acheter leur billet, alors rendez vous en bas de la page "L'événement" à la ligne "Rendre l'événement secret"
Les textes de Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur (pour tester il suffit de cliquer sur le drapeau dans le module de vente). Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues"
Choisissez un événement depuis "Mes évènements" puis cliquez sur "Les billets" > "+ Créer un tarif". Chaque tarif peut éméttre un billet ou non (voir "créer un tarif qui n'émet pas de billets" plus bas).
Pour supprimer un tarif depuis la liste des tarifs, vous devez au préalable supprimer l'ensemble des commandes contenant ce billet depuis la "Liste des participants". Alternativement, il est possible de renommer, modifier le prix ou même de masquer le tarif via ses propriétés.
Quand vous créez un tarif, vous pouvez choisir entre un prix fixe ou libre. A noter que c'est à la charge de l'organisateur d'émettre les reçus fiscaux.
Si vous ne souhaitez pas inclure le billet en pièce jointe de l'email (adhésion, don, supplément ou option) il suffit de décocher l'option "Emettre un billet" dans "Les billets" > "Visuel"
L'option "Visibilité" située dans les propriétés du tarif permet de masquer le tarif dans le panier et de le rendre visibile seulement avec un lien ou en guichet. Il est également possible de masquer ce tarif directement depuis "Les billets", en cliquant sur la flèche déroulante à droite du tarif puis "Masquer".
Vous pouvez limiter la quantité d'un tarif par commande depuis "Les billets" > "Tarifs" puis sur la route crantée à droite du tarif "Modifier ce tarif" puis "Afficher plus d'options" > "Quantité maxi par achat".
Il n'existe pas de moyen technique de limiter le nombre de commande par personne (car chaque personne peut avoir plusieurs emails par exemple). La seule méthode fiable est si vous possédez une liste de l'ensemble des participants possibles. Dans ce cas vous pouvez créer une liste d'emails ou de mot de passe. Rendez vous dans à la rubrique "Restreindre l'achat" pour plus d'informations.
Il n'existe pas de moyen technique de limiter le nombre de commande par personne (car chaque personne peut avoir plusieurs emails par exemple). La seule méthode fiable est si vous possédez une liste de l'ensemble des participants possibles. Dans ce cas vous pouvez créer une liste d'emails ou de mot de passe. Rendez vous dans à la rubrique "Restreindre l'achat" pour plus d'informations.
Vous pouvez afficher sur votre module de paiement le nombre de billets vendus ou restants depuis la page "Options" > "Afficher le nombre de billets restants" ou "Options" > "Afficher le nombre de billets vendus"
Une catégorie permet de visuellement regrouper plusieurs tarifs. La catégorie figure sur le billet, au dessus du nom du tarif. Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Exemple de catégorie : Catégorie "Tarifs réduits" composée des tarifs individuels "Tarif -12 ans", "Tarif sénior","Tarif sans emploi"
Les catégories peuvent également être utilisées dans le cas d'un événement qui a plusieurs spectacles distincts, ou un spectacle qui possède plusieurs représentations, un festival etc. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la représentation et figurera sur les billets.
Par exemple les catégories "Concert 1 - Samedi 20h"; "Concert 1 - Samedi" 23h"; "Concert 2 - Samedi 20h" etc. Sous ces catégories, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi.
Exemple de catégorie : Catégorie "Tarifs réduits" composée des tarifs individuels "Tarif -12 ans", "Tarif sénior","Tarif sans emploi"
Les catégories peuvent également être utilisées dans le cas d'un événement qui a plusieurs spectacles distincts, ou un spectacle qui possède plusieurs représentations, un festival etc. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la représentation et figurera sur les billets.
Par exemple les catégories "Concert 1 - Samedi 20h"; "Concert 1 - Samedi" 23h"; "Concert 2 - Samedi 20h" etc. Sous ces catégories, l'acheteur trouvera les tarifs du samedi.
Commencez tout d'abord par créer vos tarifs individuels. Vous pouvez ensuite créer vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie". Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Les billets" > "Quantité" > "Limiter la quantité globale disponible" puis cliquez sur le bouton pour activer l'option.
Il est également possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif en cliquant sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés.
Si vous êtes en mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance dans la page "Les billet" > "Séances" en cliquant sur la séance puis "Modifer" > "Modifier la quantité max". Cette quantité prévaut sur celle enregistré dans "Les billets" > "Quantité"
Il est également possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif en cliquant sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés.
Si vous êtes en mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance dans la page "Les billet" > "Séances" en cliquant sur la séance puis "Modifer" > "Modifier la quantité max". Cette quantité prévaut sur celle enregistré dans "Les billets" > "Quantité"
Les dates de ventes peuvent être définies globalement dans "Les billets" > "Période de vente". Vous pouvez aussi personnaliser ces dates dans les propriétés de chaque tarif en cliquant sur la roue crantée à droite du tarif, puis "Modifier" > "Afficher plus d'options" > "Période de vente spécifique".
Vous pouvez afficher les dates de fin de vente dans votre module de ventes depuis la page "Options" > "Afficher la date de fin de vente des billets".
A noter que la date de début de vente est automatiquement affichée.
Une fois un billet payé, l'acheteur reçoit une confirmation de paiement par mail accompagné de son billet. Les informations contenues dans ce mail sont modifiables depuis "Les billets" > "Instructions".
C'est dans cette partie que vous pouvez notamment autoriser votre participant à présenter son billet sur smartphone ou que vous pouvez lui rappeler d'apporter sa pièce d'identité à l'entrée ou une carte d'adhérent par exemple. Il est également possible de définir des instructions spécifiques dans les propriétés de chaque tarif.
Il est possible de définir le visuel de votre billet et du bas de page depuis "Les billets" > "Visuel". Chaque billet peut être personnalisé de manière indépendante. Les fonds de billet sont de formats 1122 x 531px. Il est possible de télécharger un modèle photoshop depuis cette même page.
Les textes figurants sur les billets sont les mêmes que ceux affichés après l'achat et dans l'email de confirmation. Ils sont définis dans la page "Les billets" > "Instructions" et possiblement dans les propriétés de chaque tarif.
La loi impose qu'il y ait une mention de prix ou de gratuité sur un billet. Il n'est donc pas possible de le faire disparaître sur les billets. Cependant il est possible pour les acheteurs de télécharger un billet sans mention de prix depuis le lien "gérer ma commande" situé au bas de l'email de confirmation d'achat.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs du formulaire saisi par l'acheteur sur le billet. Cela peut être configuré depuis la page "Les billets" > "Visuel".
Si vous en avez le besoin et les compétences, le système peut vous permettre de personnaliser entièrement votre page A4 : vous créez le fond et nous ajoutons uniquement les informations textes clés relatives au billet (nom, prénom, codes-barres, etc).
Cela permet de réaliser un visuel A4 personnalisé ou bien un badge A6 (feuille A4 qui sera plié en 4 pour tenir dans un porte badge).
Quelles informations ajoutons nous?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement : vos divers champs personnalisés)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif) et si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Les billets" > "Visuels" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Il vous faut télécharger le gabarit Photoshop "badge" depuis la page "Les billets" > "Visuels" ou produire votre propre visuel
- Nommez le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4" puis chargez le.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécéssaire (cela affecte tous les billets de l'événement)
Nos conseils
- Evitez l'utilisation d'un fond de couleur, en plus de consommer beaucoup d'encre, cela fait ressortir les marges de l'imprimante
- Gardez en tête que le billet pourra être plié en 4 par le participant donc les axes centraux pourraient être non lisibles
- Gardez en tête que certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez bien la présence de tous les champs nécéssaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Cela permet de réaliser un visuel A4 personnalisé ou bien un badge A6 (feuille A4 qui sera plié en 4 pour tenir dans un porte badge).
Quelles informations ajoutons nous?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement : vos divers champs personnalisés)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif) et si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Les billets" > "Visuels" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Il vous faut télécharger le gabarit Photoshop "badge" depuis la page "Les billets" > "Visuels" ou produire votre propre visuel
- Nommez le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4" puis chargez le.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécéssaire (cela affecte tous les billets de l'événement)
Nos conseils
- Evitez l'utilisation d'un fond de couleur, en plus de consommer beaucoup d'encre, cela fait ressortir les marges de l'imprimante
- Gardez en tête que le billet pourra être plié en 4 par le participant donc les axes centraux pourraient être non lisibles
- Gardez en tête que certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez bien la présence de tous les champs nécéssaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Disponible depuis la page "Les billets" >"Formulaires", les formulaires vous permettent de choisir les informations saisies par vos acheteurs et participants lors de l'achat de leurs billets. Les formulaires peuvent être différents selon les tarifs et vous pouvez créer vos propres champs à compléter (sondage, question, menu déroulant, ajout de fichiers). Les informations ainsi collectées lors des inscriptions apparaissent dans la page 'liste des participants".
Vous pouvez également choisir de faire apparaitre ces informations sur les billets depuis la page "Les billets" > "Visuel", dans l'email de confirmation depuis la page "Les billets" > "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle". Les champs saisis peuvent être modifiés après la réservation sur vous l'autorisez depuis la page "Options".
Depuis "Les billets" > "Formulaires" en cliquant sur "ajouter un champ" vous pourrez composer vos formulaires et créer vos champs et questions personnalisées si vous le souhaitez. Vous pouvez rendre un champ obligatoire en cochant le carré à gauche de celui-ci.
Pour éditer des billets non nominatifs, il vous suffit de supprimer les champs "Pour chaque billet" dans la page "Les billets" > "Formulaires"
Pour supprimer un formulaire, il suffit de réaffecter l'ensemble des tarifs à un autre formulaire.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs du formulaire saisi par l'acheteur sur le billet. Cela peut être configuré depuis la page "Les billets" > "Visuel".
Il est possible d'éviter d'avoir à saisir certains champs en guichet de vente. Soit en utilisation l'option "désactiver tous les formulaires" dans les propriétés du guichet, soit en cliquant sur l'icone dédiée dans le formulaire afin de ne pas afficher le champ dans les guichets.
Vous pouvez créer des codes promos que l'acheteur saisira lors de son achat pour activer une réduction. Ce code peut être à usage unique ou vous pouvez utiliser un même code pour plusieurs acheteurs.
Pour créer des codes promotionnels, aller dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Créer une liste" puis séléctionnez "Nouvelle liste de codes promotionnels". Saisisez vos codes manuellement ou utilisez l'option "Générer X codes aléatoires" puis affectez les à des tarifs existants en créant une nouvelle campagne. Vous pouvez ajuster les quantités disponibles pour chaque code après la création en cliquant sur le bouton "Détails" de chaque campagne. A noter que vous devez diffuser vous même les codes promo.
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Pour créer des codes promotionnels, aller dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Créer une liste" puis séléctionnez "Nouvelle liste de codes promotionnels". Saisisez vos codes manuellement ou utilisez l'option "Générer X codes aléatoires" puis affectez les à des tarifs existants en créant une nouvelle campagne. Vous pouvez ajuster les quantités disponibles pour chaque code après la création en cliquant sur le bouton "Détails" de chaque campagne. A noter que vous devez diffuser vous même les codes promo.
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Si vous souhaitez faire bénéficier à vos participants d'un tarif promotionnel de 10 euros la place au lieu de 15 à partir de 10 places achetées, il vous suffit de créer un nouveau tarif "tarif groupe" ou "tarif promo" par exemple. Puis allez dans les propriétés du tarif et configurez une quantité minimale par achat en cliquant sur "afficher plus d'options" > "Quantité mini par achat" et en entrant la valeur 10. Ainsi l'acheteur qui souhaite accéder à ce tarif ne pourra sélectionner qu'un nombre minimum de 10 places dans le menu déroulant. En ajoutant ce minimum de 10 places dans son panier, il paiera alors 100 euros au lieu de 150.
Si vous souhaitez qu'une réduction soit appliquée à l'achat de 2 tarif X + 1 tarif Y par exemple, il suffit d'aller dans "Mes listes" > "Nouveau package promotionnel". Vous indiquez le % ou le montant de réduction que vous voulez appliquer puis dans "Tarif(s) concerné(s)", sélectionnez le tarif X et le tarif Y, puis faites "ajouter". Sélectionnez une nouvelle fois le tarif X dans le menu déroulant et faites "ajouter". Vous devriez voir apparaitre les 2 tarifs X et 1 tarif Y. Cette réduction sera appliquée automatiquement à l'étape "paiement".
Afin de rendre visibile un tarif uniquement à certaines personnes , vos partenaires par exemple, vous pouvez rendre ce tarif "secret" . Pour cela, aller dans la partie "Les billets" puis dans les propriétés du tarif en question et "Afficher plus d'options" > "Visibilité" et sélectionner "Lien secret uniquement".
Vous n'avez plus qu'à diffuser le lien et le tarif n'apparaitra qu'aux acheteurs ayant cliqué sur ce lien.
Vous pouvez également masquer tous les autres tarifs et afficher uniquement ceux spécifiés en remplaçant dans le lien de partage le mot "quick=" par "ticket=".
Vous n'avez plus qu'à diffuser le lien et le tarif n'apparaitra qu'aux acheteurs ayant cliqué sur ce lien.
Vous pouvez également masquer tous les autres tarifs et afficher uniquement ceux spécifiés en remplaçant dans le lien de partage le mot "quick=" par "ticket=".
Depuis la partie "Mes listes", vous pouvez créer 3 types de filtres afin de limiter l'accès de certains tarifs à un groupe de personnes, vos VIP, prestataires, partenaires, abonnés par exemple.
1) Liste de filtrage par email : Si vous possédez la liste des emails de certains de vos acheteurs, vous pouvez leur réserver certains tarifs. Il vous suffit de copier coller leurs adresses mails dans une "nouvelle liste de filtrage par e-mail" et de choisir au bas de la page le tarif qui leur sera réservé (oar exemple, un tarif nommé "abonné" que vous aurez crée au préalable). Ces abonnés n'auront plus qu'à sélectionner le tarif "abonné" sur votre billetterie et à saisir leur adresse mail pour bénéficier du tarif.
2) Liste de filtrage par mot de passe : Le processus est identique à celui des emails à la différence qu'il vous faudra enregistrer un ou plusieurs mots de passe dans "Mes listes" que les participants devront saisir pour bénéficier d'un tarif. A noter que c'est à vous de diffuser ces mots de passes aux participants.
3) Liste de filtrage par nom de domaine : Pour cette liste, vous devez enregistrer les noms de domaines ("@societe.fr" par exemple) dans "Mes listes" pour lesquels un tarif se débloquera. Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.
A noter que lorsque vous configurez une liste dans "Mes listes", "Quantité disponible" par "email" ou "mot de passe" correspond au nombre de fois où l'email ou le mot de passe sera valable PARMI un ou plusieurs tarifs que vous aurez ajoutés et enregistrés dans "tarifs concernés". Si vous souhaitez limiter l'utilisation indépendament pour chaque tarif, il faut créer une campagne pour chaque tarif concerné.
1) Liste de filtrage par email : Si vous possédez la liste des emails de certains de vos acheteurs, vous pouvez leur réserver certains tarifs. Il vous suffit de copier coller leurs adresses mails dans une "nouvelle liste de filtrage par e-mail" et de choisir au bas de la page le tarif qui leur sera réservé (oar exemple, un tarif nommé "abonné" que vous aurez crée au préalable). Ces abonnés n'auront plus qu'à sélectionner le tarif "abonné" sur votre billetterie et à saisir leur adresse mail pour bénéficier du tarif.
2) Liste de filtrage par mot de passe : Le processus est identique à celui des emails à la différence qu'il vous faudra enregistrer un ou plusieurs mots de passe dans "Mes listes" que les participants devront saisir pour bénéficier d'un tarif. A noter que c'est à vous de diffuser ces mots de passes aux participants.
3) Liste de filtrage par nom de domaine : Pour cette liste, vous devez enregistrer les noms de domaines ("@societe.fr" par exemple) dans "Mes listes" pour lesquels un tarif se débloquera. Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.
A noter que lorsque vous configurez une liste dans "Mes listes", "Quantité disponible" par "email" ou "mot de passe" correspond au nombre de fois où l'email ou le mot de passe sera valable PARMI un ou plusieurs tarifs que vous aurez ajoutés et enregistrés dans "tarifs concernés". Si vous souhaitez limiter l'utilisation indépendament pour chaque tarif, il faut créer une campagne pour chaque tarif concerné.
Le principe est le suivant : l'acheteur achète un billet "adhésion" et cela ajoute ses coordonnées à une liste. Cette liste permet ensuite débloquer d'autres tarifs dans cet événement ou sur d'autres événements.
Mise en place :
Allez dans "Mes listes" > "Nouvelle liste d'adhésion"
Le tarif alimentant la liste est celui de l'événement d'inscription ou d'adhésion.
La clé est l'identifiant unique qui devra être saisi par l'acheteur pour les retraits futurs (si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez "identifiant du billet")
Le tableau sera complété au fur et à mesure des inscriptions. L'adhésion permet de collecter des informations qui seront automatiquement pré-remplies lors des utilisations futures (email, nom, prénom, etc). Vous pouvez y ajouter des colonnes correspondants aux champs à collecter dans vos formulaires
Au bas de la page, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui définissent à quoi la liste va servir : tarifs à débloquer, nombre d'utilisation possibles. Si par exemple votre abonnement permet d'accèder à 3 concerts parmi 10, alors vous devez créer une seule campagne et y ajouter vos 10 tarifs. Si a l'inverse votre abonnement permet le retrait d'une place sur tous les événements de votre saison, il faut créer une "campagne" par événement de la saison.
Mise en place :
Allez dans "Mes listes" > "Nouvelle liste d'adhésion"
Le tarif alimentant la liste est celui de l'événement d'inscription ou d'adhésion.
La clé est l'identifiant unique qui devra être saisi par l'acheteur pour les retraits futurs (si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez "identifiant du billet")
Le tableau sera complété au fur et à mesure des inscriptions. L'adhésion permet de collecter des informations qui seront automatiquement pré-remplies lors des utilisations futures (email, nom, prénom, etc). Vous pouvez y ajouter des colonnes correspondants aux champs à collecter dans vos formulaires
Au bas de la page, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui définissent à quoi la liste va servir : tarifs à débloquer, nombre d'utilisation possibles. Si par exemple votre abonnement permet d'accèder à 3 concerts parmi 10, alors vous devez créer une seule campagne et y ajouter vos 10 tarifs. Si a l'inverse votre abonnement permet le retrait d'une place sur tous les événements de votre saison, il faut créer une "campagne" par événement de la saison.
Si vous souhaitez qu'un participant puisse accéder à plusieurs de vos événements avec un même billet (saison sportive par exemple), allez dans votre premier événement et depuis la section "liste des participants" , cliquez sur "Exporter" > "Copier vers excel". Puis allez dans excel et collez cette liste.
Il ne vous reste plus qu'à copier la colonne "Codes-barres" et à coller cette liste de codes-barres (éventuellement les noms associés) depuis la page "ajouter une commande" > "ventes externe" dans la colonne "Codes-barres". Terminez en cliquant sur le bouton "valider".
Cas d'utilisations
Un pass est un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement. Il est utile si vous avez l'un des deux besoins suivants :
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)
Transformez alors votre tarif en pass via l'option "Multipass" dans les propriétés d'un tarif. Vous pourrez alors avoir un seul billet pour l'acheteur mais plusieurs inscriptions en base (une par tarif composant le pass). Les composants du pass figureront sous le billet si vous avez choisi d'en générer un. Le contenu du pass peut être fixé à l'avance par vous même ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).
Mise en place
- Créez un tarif qui représentera votre pass (exemple : "Pass 3 jours"). Créez également tous les tarifs qui devront être inclus ou proposés dans le pass. Si ces tarifs ne doivent être disponible que via le pass alors il convient de les masquer. Pour masquer un tarif, allez dans ses propriétés ou utilisez l'action rapide "masquer" (petite flèche à droite du bouton propriétés).
- Allez dans les propriétés du tarif qui représente votre pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- Dans ce cas, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
- Si vous devez inclure des paramètres avancés (choix à effectuer, options) référez vous à la rubrique "Exemples de configuration" ci dessous.
Un pass est un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement. Il est utile si vous avez l'un des deux besoins suivants :
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)
Transformez alors votre tarif en pass via l'option "Multipass" dans les propriétés d'un tarif. Vous pourrez alors avoir un seul billet pour l'acheteur mais plusieurs inscriptions en base (une par tarif composant le pass). Les composants du pass figureront sous le billet si vous avez choisi d'en générer un. Le contenu du pass peut être fixé à l'avance par vous même ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).
Mise en place
- Créez un tarif qui représentera votre pass (exemple : "Pass 3 jours"). Créez également tous les tarifs qui devront être inclus ou proposés dans le pass. Si ces tarifs ne doivent être disponible que via le pass alors il convient de les masquer. Pour masquer un tarif, allez dans ses propriétés ou utilisez l'action rapide "masquer" (petite flèche à droite du bouton propriétés).
- Allez dans les propriétés du tarif qui représente votre pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- Dans ce cas, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
- Si vous devez inclure des paramètres avancés (choix à effectuer, options) référez vous à la rubrique "Exemples de configuration" ci dessous.
Un pack est un tarif qui regroupent plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis "Afficher plus d'options" et activez l'option "Pack".
Un pack est un tarif qui regroupent plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Grâce à l'utilisation de la propriété "multipass" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Voici 2 exemples d'utilisation :
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€. Alors créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" via un menu déroulant. Alors créez un tarif "Famille (à partir de X€)".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
Grâce à l'utilisation de la propriété "multipass" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Voici 2 exemples d'utilisation :
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€. Alors créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" via un menu déroulant. Alors créez un tarif "Famille (à partir de X€)".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
Option non conditionnée
La facon la plus simple et intuitive de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.
Option conditionnée à l'achat d'un tarif
Si vous souhaitez que certaines options ne soient disponible qu'après l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir le ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non. En utilisant l'option "multipass", les options selectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.
Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
Il n'est pas vraiment possible de faire des options conditionnées à l'achat de plusieurs tarifs. En revanche, il est possible d'inclure systématiquement un tarif pour toute commande effectuée, pour cela rendez vous dans "quantité minimum" dans les propriétés du tarif
La facon la plus simple et intuitive de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.
Option conditionnée à l'achat d'un tarif
Si vous souhaitez que certaines options ne soient disponible qu'après l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir le ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non. En utilisant l'option "multipass", les options selectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.
Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
Il n'est pas vraiment possible de faire des options conditionnées à l'achat de plusieurs tarifs. En revanche, il est possible d'inclure systématiquement un tarif pour toute commande effectuée, pour cela rendez vous dans "quantité minimum" dans les propriétés du tarif
La propriété "Multipass" d'un tarif permet notamment de transformer le tarif en pass, de proposer des options, de créer des packs de billets. Pour activer cette fonctionnalité, allez dans les propriétés du tarif et cochez l'option "Multipass". Vous devez ensuite le configurer. Afin de vous aider pour la rédaction, vous trouverez ci-dessous quelques exemples de configuration :
Syntaxe :
Chaque multipass peut contenir plusieurs conditions indépendantes, entourées par des parenthèse et separées par des +
Chaque condition porte sur un ou plusieurs tarifs désignés par leurs identifiants (XXXX1,XXXX2,...) que vous trouverez via le menu déroulant "Tarifs à inclure".
Chaque condition peut utiliser les paramètres suivantes :
- "min" correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- "max" correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- "payant=oui" induit que les tarifs de la conditions seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- "type=independant" force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- "type=pack" transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- "prix" s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- "multiple=non" s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même.
- "preselect=non" force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- "default=" permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
Si certains tarifs ne sont disponibles qu'au travers de pass/pack, pensez à les masquer depuis les propriétés du tarif.
Exemples :
Un pass incluant trois concerts :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=1,max=1)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire
Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3 + et 1 option payante :
(XXXX2-XXXX3-XXXX4,min=2,max=2,multiple=non)+(XXXX5,payant=oui,min=0,max=1)
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert
Un pass 2 concerts inclus + 1 billet "parking" indépendant en option payante :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=0,max=1,payant=oui,type=independant)
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)
Un pack incluant 5 billets indépendants dont 1 gratuit :
(XXXX2,min=4,max=4,type=pack,payant=oui)+(XXXX2,type=pack,payant=non,min=1,max=1)
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu
Un pack incluant 5 billets indépendants à 2€ :
(XXXX2,min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00)
Un pack incluant 2 billets indépendants à 7€ et 3€ :
(XXXX1,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Un pack incluant 2 billets identiques à 7€ et + le choix de l'acheteur de 1 à 4 billets à 3€ :
(XXXX1,min=2,max=2,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=4,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Syntaxe :
Chaque multipass peut contenir plusieurs conditions indépendantes, entourées par des parenthèse et separées par des +
Chaque condition porte sur un ou plusieurs tarifs désignés par leurs identifiants (XXXX1,XXXX2,...) que vous trouverez via le menu déroulant "Tarifs à inclure".
Chaque condition peut utiliser les paramètres suivantes :
- "min" correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- "max" correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- "payant=oui" induit que les tarifs de la conditions seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- "type=independant" force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- "type=pack" transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- "prix" s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- "multiple=non" s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même.
- "preselect=non" force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- "default=" permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
Si certains tarifs ne sont disponibles qu'au travers de pass/pack, pensez à les masquer depuis les propriétés du tarif.
Exemples :
Un pass incluant trois concerts :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=1,max=1)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire
Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3 + et 1 option payante :
(XXXX2-XXXX3-XXXX4,min=2,max=2,multiple=non)+(XXXX5,payant=oui,min=0,max=1)
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert
Un pass 2 concerts inclus + 1 billet "parking" indépendant en option payante :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=0,max=1,payant=oui,type=independant)
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)
Un pack incluant 5 billets indépendants dont 1 gratuit :
(XXXX2,min=4,max=4,type=pack,payant=oui)+(XXXX2,type=pack,payant=non,min=1,max=1)
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu
Un pack incluant 5 billets indépendants à 2€ :
(XXXX2,min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00)
Un pack incluant 2 billets indépendants à 7€ et 3€ :
(XXXX1,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Un pack incluant 2 billets identiques à 7€ et + le choix de l'acheteur de 1 à 4 billets à 3€ :
(XXXX1,min=2,max=2,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=4,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Le plan de salle interactif vous permet de dessiner votre propre plan via notre éditeur graphique. Vous pourrez ajouter vos sièges, rangs et si besoin regrouper vos rangs gràce à des conteneurs que vous nommerez selon vos besoins (gradin A, tribune B, zone C, etc). L'acheteur se verra invité à choisir sa place sur le plan interactif lors de sa réservation. L'éditeur de plan de salle possède sa propre rubrique d'aide.
Les listes de placement vous permettent d'ajouter autant de niveaux hiérarchiques que nécéssaires et avec les dénominations de votre choix. Vous pouvez intégrer tout type de choix au travers de ces listes (numéros de tombola, destination d'un voyage, horaire d'une navette, etc). Il n'y a cependant aucune notion de placement graphique.
L'accréditation force l'organisateur à valider accepter ou refuser manuellement chaque commande (cela fonctionne avec une commande gratuite ou payante).
L'acheteur passe sa commande, si elle contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", alors le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée.
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la liste des participants, l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini. Pour les commandes gratuites, la validation de l'organisateur envoi les billets directement à l'acheteur.
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "options" > "droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, il suffit d'utiliser la section "notification" dans la page "options" de l'événement.
Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "options" puis cochez "accréditation". Ensuite vous devrez cocher l'option "accréditation" dans les propriétés des tarifs qui le requiert. Les commandes en cours d'accréditation sont marquées comme des réservations et sont décomptées des quotas.
L'acheteur passe sa commande, si elle contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", alors le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée.
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la liste des participants, l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini. Pour les commandes gratuites, la validation de l'organisateur envoi les billets directement à l'acheteur.
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "options" > "droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, il suffit d'utiliser la section "notification" dans la page "options" de l'événement.
Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "options" puis cochez "accréditation". Ensuite vous devrez cocher l'option "accréditation" dans les propriétés des tarifs qui le requiert. Les commandes en cours d'accréditation sont marquées comme des réservations et sont décomptées des quotas.
Lors de l'achat de certains tarifs payés par carte bancaire, il est possible de conserver les coordonnées bancaires de l'acheteur.
Il est nécéssaire de spécifier les modalités de non restitution de la caution dans les conditions organisateurs.
Contactez nous afin que nous activions la caution sur votre environnement. Seules les activités ayant faible taux d'encaissement de caution sont acceptées
Il est nécéssaire de spécifier les modalités de non restitution de la caution dans les conditions organisateurs.
Contactez nous afin que nous activions la caution sur votre environnement. Seules les activités ayant faible taux d'encaissement de caution sont acceptées
Le paiement par carte bancaire est activé par défaut sur votre événement et peut être désactivé depuis la page 'Options' de votre événement. Il sera proposé à tous les acheteurs réalisant une commande payante. Le paiement peut faire appel au système 3D secure qui requiert une confirmation de l'identité du porteur de la carte (par SMS le plus souvent). Cette technologie réduit fortement les risques de fraudes.
Depuis la page "Options" de votre événement, vous pouvez ajouter votre propre moyen de paiement. L'acheteur recevra alors un email contenant un numéro de commande et devra vous régler de la façon dont vous spécifiez (chèque, virement, paypal, etc). A réception du paiement, vous validez sa commande dans la liste des participants et l'acheteur recevra ses billets. Il est également possible d'utiliser ce moyen pour enregistrer des réservations à régler sur place. Si l'acheteur change d'avis, il pourra toujours régler sa commande par carte bancaire depuis son email de confirmation de réservation.
Vous pouvez personnaliser votre boutique en cliquant "Boutique" puis sur le bouton "éditer la page". Une fois en mode édition, vous pourrez notamment ajouter une description, une image de couverture, ajouter des photos/images. L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.
Il est également possible de customiser le fond de page de la boutique en choisissant une couleur, une texture ou bien même en chargeant un fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique.
Il est également possible de customiser le fond de page de la boutique en choisissant une couleur, une texture ou bien même en chargeant un fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique.
Pour mettre votre événement en ligne, utilisez le bouton "ON/OFF" situé dans la boutique et vos tableaux de bord. En définissant une date de mise en vente dans "Les Billets" > "Période de vente", vous pouvez mettre la page en ligne sans pour autant débuter la vente des billets.
Il est aussi d'obtenir un code QR vers votre boutique depuis la page "options" de l'événement.
Alternativement, en cliquant sur "Partager" depuis la boutique vous pouvez générer un code QR en choisissant le service "qrsrc".
L'adresse de la boutique est automatiquement générée lors de la création de l'événement. Vous pouvez la modifier depuis la page 'Options' de votre événement.
Les textes de la boutique s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur. Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues"
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page de ce dernier. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options'.
Intégration sur un événement Facebook
Il vous suffit de copier coller le lien de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook
Intégration sur une page Facebook
Veuillez noter que, dans tous les cas, l'onglet intégré dans Facebook n'est pas visible sur les mobiles, et que donc cela ne doit pas représenter votre principal canal de vente. Suite à un récent changement de l'API Facebook v2.11, il n'est plus possible d'ajouter un onglet sur les pages Facebook ayant moins de 2000 fans. Nous proposons une solution alternative ci dessous qui nous l'espérons pourra être simplifiée prochainement.
Votre page à + de 2000 fans
1. Rendez-vous sur http://apps.facebook.com/static_html_plus/
2. Cliquez sur "Add static html to page".
3. Sélectionnez la page où intégrer la billetterie.
4. Cliquez sur "Set up tab".
5. Collez le code ci-dessus dans "Content > index.html".
6. Nommez votre onglet dans "Actions > Edit name and Image"
7. Sauvegardez en cliquant sur "Save & Publish".
Votre page à - de 2000 fans
1. Allez sur Facebook Developers site, et créez un compte si vous n'en avez pas.
2. Cliquez sur "Ajouter une app" et donnez un nom comme par exemple "Onglet facebook"
3. Allez dans "Paramètres" > "Général" > "Ajouter une plateforme" > "Onglet Page"
4. Dans "URL sécurisée de l’onglet de Page", collez l'adresse de votre boutique, page de vente ou agenda Billetweb.
5. En haut de l'écran, vous trouverez le numéro "Identifiant de l’app" qu'il faut mettre dans l'URL suivante pour remplacer APPID : https://www.facebook.com/dialog/pagetab?app_id=APPID&redirect_uri=https://facebook.com
6. Une fois que vous aurez ouvert l'URL précédente, il vous sera proposé d'ajouter l'onglet sur une de vos pages
Il vous suffit de copier coller le lien de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook
Intégration sur une page Facebook
Veuillez noter que, dans tous les cas, l'onglet intégré dans Facebook n'est pas visible sur les mobiles, et que donc cela ne doit pas représenter votre principal canal de vente. Suite à un récent changement de l'API Facebook v2.11, il n'est plus possible d'ajouter un onglet sur les pages Facebook ayant moins de 2000 fans. Nous proposons une solution alternative ci dessous qui nous l'espérons pourra être simplifiée prochainement.
Votre page à + de 2000 fans
1. Rendez-vous sur http://apps.facebook.com/static_html_plus/
2. Cliquez sur "Add static html to page".
3. Sélectionnez la page où intégrer la billetterie.
4. Cliquez sur "Set up tab".
5. Collez le code ci-dessus dans "Content > index.html".
6. Nommez votre onglet dans "Actions > Edit name and Image"
7. Sauvegardez en cliquant sur "Save & Publish".
Votre page à - de 2000 fans
1. Allez sur Facebook Developers site, et créez un compte si vous n'en avez pas.
2. Cliquez sur "Ajouter une app" et donnez un nom comme par exemple "Onglet facebook"
3. Allez dans "Paramètres" > "Général" > "Ajouter une plateforme" > "Onglet Page"
4. Dans "URL sécurisée de l’onglet de Page", collez l'adresse de votre boutique, page de vente ou agenda Billetweb.
5. En haut de l'écran, vous trouverez le numéro "Identifiant de l’app" qu'il faut mettre dans l'URL suivante pour remplacer APPID : https://www.facebook.com/dialog/pagetab?app_id=APPID&redirect_uri=https://facebook.com
6. Une fois que vous aurez ouvert l'URL précédente, il vous sera proposé d'ajouter l'onglet sur une de vos pages
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site ou page Facebook, vous pouvez créer un "Agenda" depuis la page "Mes évènements"
L'agenda affiche tous vos événements ou juste certains que vous choisissez. Il est aussi possible d'inclure du contenu d'autres comptes Billetweb.
Si vous ajoutez le paramètre event_date=JJ/MM/AAAA ou event_name=exemple dans la page affichant l'agenda, vous pouvez filtrer son contenu (cela permet par exemple de renvoyer l'acheteur depuis une page de présentation de l'événement vers la page de billetterie de votre site, en affichant uniquement l'événement choisit)
Si vous n'avez pas de site et souhaitez obtenir une page organisateur présentant l'ensemble de vos événements, vous pouvez créer une page organisateur dans "Agenda" depuis la page "Mes évènements"
L'agenda affiche tous vos événements ou juste certains que vous choisissez. Il est aussi possible d'inclure du contenu d'autres comptes Billetweb.
Si vous ajoutez le paramètre event_date=JJ/MM/AAAA ou event_name=exemple dans la page affichant l'agenda, vous pouvez filtrer son contenu (cela permet par exemple de renvoyer l'acheteur depuis une page de présentation de l'événement vers la page de billetterie de votre site, en affichant uniquement l'événement choisit)
Si vous n'avez pas de site et souhaitez obtenir une page organisateur présentant l'ensemble de vos événements, vous pouvez créer une page organisateur dans "Agenda" depuis la page "Mes évènements"
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Ajout manuel" vous pouvez réserver des billets et les marquer comme payé en "invitation" grâce à l'encart "options de l'organisateur" qui sera affiché lors de l'étape paiement.
Vous pouvez également retrouver ces modes de paiement dans votre boutique si vous passez en "vue organisateur" (vous seul pouvez avoir accès à cette vue)
Depuis la page "Ajouter une commande > Impression stock", vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs .
A noter qu'une fois édités, ces billets sont valables et se retrouvent dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement".
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Tableur", vous pouvez envoyer ou générer des invitations/billets à une liste d'emails/noms copier/collée depuis un tableur.
Le guichet de vente sert à déléguer ou créer un point de vente/d'encaissement
Création
Pour créer un guichet, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "vente de billets". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets. Vous pouvez modifier les paramètres du guichet en cliquant sur l'icône de la roue, "Options du guichet". Dans cette partie vous pourrez notamment sélectionner les événements à inclure dans ce guichet, désactiver les formulaires, définir les moyens de paiements et tarifs disponibles ,activer limpression thermique etc.
Gestion des opérateurs
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à une ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.
Envoi du billet par email
Vous pouvez utiliser le guichet comme point d'encaissement qui délivrera un billet par e-mail, pour de la prévente ou vente sur place. Pour ce faire, il vous faudra compléter les différents champs du formulaire (au minimum nom,prénom,email). Depuis la page "Formulaires" de chaque événement vous pouvez masquer certains champs en guichets.
Impression A4
Vous pouvez connecter une imprimante afin d'imprimer les billets au fur et à mesure des ventes. Par défaut, le système affichera un pdf après la validation de la commande qu'il faudra imprimer. Si vous souhaitez complétement automatiser l'impression du PDF, rendez vous dans les propriétés du guichet. Il vous faudra installer le logiciel WCPP qui passera le pdf à l'imprimante sans l'afficher dans le navigateur. Il est également possible depuis les propriétés du guichet de désactiver tous les formulaires, afin de générer des billets non nominatifs très rapidement.
Impression Thermique
L'impression thermique est rapide, ne nécéssite pas d'encre et offre un format "billet". En revanche, elle est monochrome et nettement plus limitée d'un point de vu graphique. Depuis les propriétés du guichet, vous pouvez configurer une imprimante thermique. Il vous faudra avoir installé l'imprimante sur votre ordinateur et avoir installé le logiciel WCPP qui transmet les instructions depuis votre navigateur vers l'imprimante.
Concernant le matériel, Billetweb supporte présentement deux marques d'imprimantes thermiques :
- ZEBRA modèle G 420 (économique à l'achat)
Acheter - Tutoriel d'installation - Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm
- BOCA (robuste et ultra simple à configurer)
Acheter - Exemple de rendu - Acheter consommables 152x63mm (avec souche détachable) / 152x83mm (avec souche détachable) / 86x54mm (format carte de visite)
Création
Pour créer un guichet, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "vente de billets". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets. Vous pouvez modifier les paramètres du guichet en cliquant sur l'icône de la roue, "Options du guichet". Dans cette partie vous pourrez notamment sélectionner les événements à inclure dans ce guichet, désactiver les formulaires, définir les moyens de paiements et tarifs disponibles ,activer limpression thermique etc.
Gestion des opérateurs
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à une ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.
Envoi du billet par email
Vous pouvez utiliser le guichet comme point d'encaissement qui délivrera un billet par e-mail, pour de la prévente ou vente sur place. Pour ce faire, il vous faudra compléter les différents champs du formulaire (au minimum nom,prénom,email). Depuis la page "Formulaires" de chaque événement vous pouvez masquer certains champs en guichets.
Impression A4
Vous pouvez connecter une imprimante afin d'imprimer les billets au fur et à mesure des ventes. Par défaut, le système affichera un pdf après la validation de la commande qu'il faudra imprimer. Si vous souhaitez complétement automatiser l'impression du PDF, rendez vous dans les propriétés du guichet. Il vous faudra installer le logiciel WCPP qui passera le pdf à l'imprimante sans l'afficher dans le navigateur. Il est également possible depuis les propriétés du guichet de désactiver tous les formulaires, afin de générer des billets non nominatifs très rapidement.
Impression Thermique
L'impression thermique est rapide, ne nécéssite pas d'encre et offre un format "billet". En revanche, elle est monochrome et nettement plus limitée d'un point de vu graphique. Depuis les propriétés du guichet, vous pouvez configurer une imprimante thermique. Il vous faudra avoir installé l'imprimante sur votre ordinateur et avoir installé le logiciel WCPP qui transmet les instructions depuis votre navigateur vers l'imprimante.
Concernant le matériel, Billetweb supporte présentement deux marques d'imprimantes thermiques :
- ZEBRA modèle G 420 (économique à l'achat)
Acheter - Tutoriel d'installation - Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm
- BOCA (robuste et ultra simple à configurer)
Acheter - Exemple de rendu - Acheter consommables 152x63mm (avec souche détachable) / 152x83mm (avec souche détachable) / 86x54mm (format carte de visite)
Vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs qui pourront être utilisés pour des ventes sur place depuis la page "+Ajouter une commande ou une invitation" > "Impression stock".
A noter qu'une fois édités, ces billets sont valables et se retrouvent dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement".
Vous pouvez intégrer les codes barres des ventes réalisées par d'autres distributeurs. Pour ce faire, rendez vous sur la page "Ajouter une commande" > "Ventes externes"
En cliquant sur le nombre de billets vendus dans votre tableau de bord, vous aurez accès aux statistiques de ventes vous permettant de visualiser la répartition des ventes par type de billets, dans le temps, par moyen de paiements. En utilisant les filtres, vous pourrez affiner votre recherche afin d'étudier les données qui vous interessent particulierement.
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptins à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions.
Pour chaque événement, vous pouvez définir une ou plusieurs adresses email qui recevront une copie de chaque command depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" > "Recevoir une copie e-mail de chaque commande".
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez recevoir sur chaque commande.
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez recevoir sur chaque commande.
Depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" de chaque événement vous pouvez intégrer un code de suivi Google Analytics qui vous permettra d'analyser les visites sur vos pages de ventes et le suivi des conversions de vos campagnes publicitaires. Nous générons des événements à chaque étape du panier qui vous permettront de mesurer et définir des objectifs de conversion. Nous remontons également les paramètres ecommerce à Google Analytics.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Il est possible d'intégrer un identifiant de tracking Facebook Pixel depuis la page 'Option' de votre événement.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Vous pouvez exporter des informations ou composter des billets depuis notre api
La liste des participants vous permet de visualiser les inscriptions déja réalisées. Pour afficher ou masquer des colonnes dans la liste des participants, cliquez sur le bouton "colonnes". En cliquant sur une ligne correspondant à un billet, vous pourrez voir plus d'informations relative à ce billet et à cette commande. Il est également possible d'interagir, soit via les boutons disponible dans le détail d'un billet, soit en cochant une ou plusieurs lignes et en séléctionannt une action dans le menu déroulant.
Afin de télécharger un billet, cliquez sur la ligne correspondant puis choisissez "télécharger le billet". Plusieurs billets peuvent être téléchargées simultannéments si vous cochez plusieurs lignes et utilisez le menu déroulant.
Afin de renvoyer un billet à un acheteur, rendez vous dans la liste des participants. Cherchez le billet puis cliquez dessus afin de voir apparaitre le bouton "Renvoyer".
Si une commande n'apparait pas dans la liste des participants, cela signifie que le paiement de la commande n'a pas été validée par la banque. Vous pouvez alors indiquer aux acheteurs de recommencer l'achat.
Résolution du problème par l'acheteur
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement.
La plupart des acheteurs sont donc à même de régler eux même leurs problèmes
Causes de non récéption les plus fréquentes
- billet non payé => la commande n'apparait pas dans la liste des participants
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans la liste des participants
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la liste des participants
Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Causes de non récéption les plus fréquentes
- billet non payé => la commande n'apparait pas dans la liste des participants
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans la liste des participants
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la liste des participants
Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Il existe deux méthodes de recherche : Vous pouvez tout d'abord effectuez une recherche globale parmi tous vos événements en utilisant l'icone Rechercher dans le menu supérieur. Vous pouvez alors saisir le nom de l'acheteur, son adresse email ou son numéro de billet pour le retrouver. Si vous voulez restreindre votre recherche à un événement spécifique, il suffit d'aller dans la "liste des participants" de l'événement en question.
Pour obtenir facilement la liste d'emails relatives à certains billets, séléctionner l'option "Exporter" > "Exporter les adresses e-mails" dans le menu déroulant. Vous pouvez également utiliser le bouton "Exporter" disponible dans la liste des participants pour télécharger vos données.
Vous pouvez modifier les informations d'une commande ou d'un billet (nom, email, etc) depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire.
Vous pouvez modifier un nom depuis la "Liste des participants. Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire après modification.
Il est possible de laisser les acheteurs modifier les bénéficiaires des billets depuis la page "Options" , section "Droit de l'acheteur" > "Modifier le prénom/nom du billet".
Si votre événement utilise le mode "Séance", vous pouvez modifier la séance de n'importe quelle commande depuis la "Liste des participants" en cliquant sur la ligne correspondant à la commande, puis sur la séance. A noter que la séance est la même pour tous les billets de la commande. Il n'est pas possible de modifier la séance seulement pour certains billets.
Si un participant souhaite modifier son billet et passer sur un autre tarif, merci de nous écire à contact@billetweb.fr afin que nous puissions vous activer l'option de modification.
Cette option n'est pas activée par défaut pour ne pas créer de confusion, car le changement de tarif entraine une différence entre les données comptables (inaltérables) et la liste des participants/statistiques.
Il n'est pas possible de modifier le billet d'un participant d'un événement à un autre.
Cependant, vous pouvez suivre l'une des deux procédures suivantes :
- Rembourser l'acheteur et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Si les montants des tarifs à intervertir sont identiques et que vous n'utilisez pas de placement numéroté, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquand sur "+ Ajouter une commande ou une invitation".
Cependant, vous pouvez suivre l'une des deux procédures suivantes :
- Rembourser l'acheteur et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Si les montants des tarifs à intervertir sont identiques et que vous n'utilisez pas de placement numéroté, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquand sur "+ Ajouter une commande ou une invitation".
Vous pouvez modifier le placement d'un billet depuis la "Liste des participants". Cliquez sur la ligne de la commande à modifier, puis sur le champ du placement.
N'oubliez pas de sauvegarder les modifications et de renvoyer le billet si nécéssaire.
En billetterie il n'existe pas de droit de rétractation (article L121-20-4 du Code de la Consommation), tout achat est donc considéré comme définitif. En dehors d'une annulation d'événement ou d'une modification majeure de l'événement, vous n'êtes pas contraint de rembourser un acheteur qui en ferait la demande. Vous pouvez cependant le faire si vous le souhaitez, au cas par cas ou systématiquement et décider d'imputer des pénalités. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Les ventes payées en ligne par carte bancaire peuvent uniquement être remboursées mais pas supprimées. Tous les autres types de commande peuvent être supprimées depuis la liste des participants.
Annulation de l'événement
En cas d'annulation, vous devez rembourser tous les acheteurs. Il est possible de rembourser par vos propres moyens ou bien de demander le remboursement depuis la liste des participants. Pour cela, allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser. Puis dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". C'est à vous d'assurer le remboursement des billets payés autrement que par carte bancaire. Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat reste due, c'est vous organisateur qui la supporterez.
Modification de l'événement
En cas de modification importante (date, lieu, etc) vous devez obligatoirement laisser le choix d'un remboursement à vos acheteurs. Vous pouvez cocher l'option "Rembourser/annuler" > "Remboursement total (obligatoire en cas de report / Chagement majeur)" depuis la page "Options". Celle-ci permet à l'acheteur d'obtenir son remboursement depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
Avertir les acheteurs
Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message". Nous pouvons également leur écrire si vous nous contactez en indiquant l'événement et le texte de votre annonce. Pour le reste de vos opérations de communication, vous pouvez exporter la liste des emails depuis "Liste des participants".
En cas d'annulation, vous devez rembourser tous les acheteurs. Il est possible de rembourser par vos propres moyens ou bien de demander le remboursement depuis la liste des participants. Pour cela, allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser. Puis dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". C'est à vous d'assurer le remboursement des billets payés autrement que par carte bancaire. Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat reste due, c'est vous organisateur qui la supporterez.
Modification de l'événement
En cas de modification importante (date, lieu, etc) vous devez obligatoirement laisser le choix d'un remboursement à vos acheteurs. Vous pouvez cocher l'option "Rembourser/annuler" > "Remboursement total (obligatoire en cas de report / Chagement majeur)" depuis la page "Options". Celle-ci permet à l'acheteur d'obtenir son remboursement depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
Avertir les acheteurs
Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message". Nous pouvons également leur écrire si vous nous contactez en indiquant l'événement et le texte de votre annonce. Pour le reste de vos opérations de communication, vous pouvez exporter la liste des emails depuis "Liste des participants".
Les commandes payées par carte bancaire peuvent être remboursées via la liste des participants. Il n'y a pas de frais de remboursement. En revanche, notez que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe.
Remboursement unitaire
Il est possible de rembourser en cliquant sur une ligne de la liste depuis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.
Remboursement aux frais de l'acheteur
Le remboursement unitaire offre la possibilité de déduire un montant correspondant aux frais Billetweb du remboursement, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)
Remboursement multiples
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser, allez dans le menu déroulant et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)".
Remboursement unitaire
Il est possible de rembourser en cliquant sur une ligne de la liste depuis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.
Remboursement aux frais de l'acheteur
Le remboursement unitaire offre la possibilité de déduire un montant correspondant aux frais Billetweb du remboursement, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)
Remboursement multiples
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser, allez dans le menu déroulant et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)".
Il est possible d'offrir la possibilité aux acheteurs de demander le remboursement eux même des commandes payées par carte bancaire depuis le lien "Gérer ma commande" au bas de leur email de confirmation d'achat . Pour activer cette possibilité, rendez vous dans la page "Options" > "Rembourser / annuler" . Vous pouvez choisir de rembourser seulement une partie du montant. Le montant qui ne sera pas remboursé à l'acheteur vous sera reversé. Il n'y a pas de frais de remboursement. En revanche, notez que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe.
Le solde de votre compte peut être négatif si vous demandez des remboursements et ne disposez pas des fonds nécéssaires. Vous aurez alors un message "Remboursements suspendus" qui apparaitra dans "Mes événements". Vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il vous faut ensuite suivre toute la procédure :
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus.
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Ce montant doit être enregistré dans la case "Ce qui vous revient" lors de la créatif du tarif
4 - Allez sur votre boutique, et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire
5 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône orange à droite sur la ligne du participant.
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus.
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Ce montant doit être enregistré dans la case "Ce qui vous revient" lors de la créatif du tarif
4 - Allez sur votre boutique, et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire
5 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône orange à droite sur la ligne du participant.
Vous pouvez définir un message à envoyer à l'ensemble des acheteurs dans "Les billets" > "Message". Il est possible de définir des messages spécifiques dans les propriétés du chaque tarif. Il est ajouté au message global. A noter, qu'un seul message peut être envoyé par commande.
Les acheteurs peuvent obtenir une facture depuis le lien "Obtenir une facture" disponible dans l'email de confirmation. Vous pouvez télécharger cette facture depuis la liste des participants. La facture des ventes en ligne est émise par nos services car nous sommes vendeurs des billets.
Pour autoriser Billetweb à émettre une facture en votre nom pour les ventes en guichet, vous devez activer l'option depuis "Mes infos"
Afin de modifier votre mot de passe, rendez vous dans "Mes infos" > "Identification".
Si votre compte utilise l'identification Facebook, vous pouvez à tout moment définir un mot de passe afin d'utiliser un système de connexion classique depuis cette page.
Si vous n'avez pas défini un contact public depuis "Mes infos" > "contact public", les informations suivantes sont exposées à vos acheteurs : Nom de l'organisation, adresse, et e-mail. Toutes les autres coordonnées restent confidentielles.
Si vous souhaitez personnaliser les coordonnées affichées selon les événements, veuillez consulter la rubrique "L'événement" > "Coordonnées associées à votre événement".
Vous pouvez supprimer votre compte si vous avez auparavant supprimé tous vos événements puis en allant dans "Mes infos" et en cliquant sur votre adresse e-mail puis "Supprimer le compte".
Pour supprimer un événement, il faut auparvant supprimer toutes les commandes depuis la liste des participants.
Depuis la page "Mes infos" > "Identification" il est possible de modifier la langue associé à votre compte.
Afin de lutter contre le blanchiment de capitaux nous sommes tenus d'identifier les destinataires directs et indirects des fonds issus des ventes en ligne (Article L561-5 du CMF). Cette procédure doit être mise en place si vous souhaitez dépasser 2500€ de volume de vente annuel ou 250€ par transaction.
Dés que vous avez complété vos coordoonnées dans "Mes infos", un message vous indiquera les documents à fournir. Il vous suffit de charger les documents dans votre espace personnel, puis ils seront transmis à notre partenaire bancaire qui les analysera sous 48h ouvrées.
Pour mettre à jour vos coordonnées bancaires, rendez vous dans "Mes infos" > "RIB"
Les virements sont automatiquement éxécutés le 1er et le 16 de chaque mois si vous si vous avez bien complété vos coordonnées.
Depuis "Mes infos" > "RIB" vous pouvez définir une des 2 politiques de virements suivantes :
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement.
Vous pouvez retrouver la date et le montant de votre prochain virement depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité". Les virements apparaissent sous le libellé "Lemon way XXXXX Billetweb XXXXX"
Depuis "Mes infos" > "RIB" vous pouvez définir une des 2 politiques de virements suivantes :
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement.
Vous pouvez retrouver la date et le montant de votre prochain virement depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité". Les virements apparaissent sous le libellé "Lemon way XXXXX Billetweb XXXXX"
Toutes les informations financières (reversements futurs et passés, détails de chaque événement) sont accessibles depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Le document synthétisant la reddition de compte définitive de chaque événement est disponible depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité". Celui-ci peut être obtenu immédiatement après la clotûre de l'événement. La clôture qui intervient à votre initiative ou automatiquement 7 jours après la fin de ce dernier. Ce document émis pour votre compte vaut facture (pour rappel : sur un plan comptable, vous nous vendez les billets puis nous les vendons aux participants).
Rappellez vous que la loi désigne l'organisateur comme responsable du contrôle d'accès à son événement. Il faut également noter qu'un participant une fois dans l'enceinte de l'événement doit avoir un titre d'accès (même sous format éléctronique, sur un smartphone par exemple).
Il existe différentes méthodes pour vérifier la validité d'un titre d'accès qui sont détaillées ci dessous. La tendance actuelle est clairement au contrôle éléctronique (sauf pour les très petits événements) qui permet de vérifier facilement la validité d'un billet via un identifiant unique contenu dans un code-barres.
Concernant le support de présentation du billet, il devient de plus en plus commun de laisser le choix au participant de présenter son billet imprimé par ses soins ou bien sous format éléctronique sur son smartphone. Ceci pour des considérations écologique et pratique.
Il existe différentes méthodes pour vérifier la validité d'un titre d'accès qui sont détaillées ci dessous. La tendance actuelle est clairement au contrôle éléctronique (sauf pour les très petits événements) qui permet de vérifier facilement la validité d'un billet via un identifiant unique contenu dans un code-barres.
Concernant le support de présentation du billet, il devient de plus en plus commun de laisser le choix au participant de présenter son billet imprimé par ses soins ou bien sous format éléctronique sur son smartphone. Ceci pour des considérations écologique et pratique.
Pour imprimer une liste papier, rendez vous sur la page "Imprimer une liste" depuis votre événement.
L'application mobile vous permet d'utiliser votre smartphone pour vérifier la validité des billets et comptabiliser les entrées. Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store.
Pour se connecter : Utilisez vos identifiants Billetweb, ou bien déléguez le contrôle à d'autres personnes. Pour savoir comment faire, veuillez consulter la rubrique "Déléguer le contrôle".
Utilisation de plusieurs appareils : Vous pouvez utiliser simultanément plusieurs appareils avec plusieurs opérateurs différents. La synchronisation d'un billet composté entre les appareils prend de quelques secondes à une minute (cela dépend aussi de la qualité de votre connexion internet et des réglages de l'application).
Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet.
Internet : Afin que les données se synchronisent, vous aurez besoin d'internet. Si vous pensez ne pas avoir une bonne connexion internet sur place alors nous vous conseillons de lire les informations suivantes.
Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous aurez besoin d'internet en amont afin que que vous puissiez télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela,vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement dont il faut charger les données puis cliquez sur "tous les tarifs". Dès que vous voyez apparaitre le bouton "flasher un billet", cela signfique les données ont bien été chargées et qu'elles seront sauvegardées dans l'application.
Options de l'application :
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets car la liste est mise à jour uniquement quand toutes les données ont été échangées. La synchronisation est dite "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées, cela rend l'échange extrêmement léger et rapide. Avec une connexion internet normal, tous les échanges qui impliqueraient quelques centaines de billets sont fait en moins d'une seconde.
Utilisation de plusieurs appareils : Vous pouvez utiliser simultanément plusieurs appareils avec plusieurs opérateurs différents. La synchronisation d'un billet composté entre les appareils prend de quelques secondes à une minute (cela dépend aussi de la qualité de votre connexion internet et des réglages de l'application).
Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet.
Internet : Afin que les données se synchronisent, vous aurez besoin d'internet. Si vous pensez ne pas avoir une bonne connexion internet sur place alors nous vous conseillons de lire les informations suivantes.
Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous aurez besoin d'internet en amont afin que que vous puissiez télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela,vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement dont il faut charger les données puis cliquez sur "tous les tarifs". Dès que vous voyez apparaitre le bouton "flasher un billet", cela signfique les données ont bien été chargées et qu'elles seront sauvegardées dans l'application.
Options de l'application :
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets car la liste est mise à jour uniquement quand toutes les données ont été échangées. La synchronisation est dite "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées, cela rend l'échange extrêmement léger et rapide. Avec une connexion internet normal, tous les échanges qui impliqueraient quelques centaines de billets sont fait en moins d'une seconde.
Billetweb propose la location de terminaux de contrôle professionnels (linéa pro) livrés par colis. Afin de connaitre les tarifs, veuillez vous rendre sur la page "Location de terminaux" de chaque événement
La page de contrôle vous permet de valider des billets grâce à un lecteurs de codes barres (usb, bluetooth) ou bien en utilisant votre clavier. Cette page dispose d'un mode hors ligne permettant de fonctionner sans internet une fois les données chargées. Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur lit les codes barres comme si ils étaient tapés au clavier.
Exemple de matériel filaire bon marché compatible avec la lecture des billets sur smartphone : EY-001
Exemple de matériel filaire bon marché compatible avec la lecture des billets sur smartphone : EY-001
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes de contrôle éléctronique en même temps (smartphone, pc et terminaux de contrôle). Un même compte Billetweb peut être utilisé sur plusieurs appareils. Vous avez possibilité de créer des identifiants pour chaque utilisateur en créant un guichet.
Les informations affichées sur vos appareils de contrôle et sur la liste peuvent être définis dans "Contrôle des billets" : "Options".
Il est possible d'annuler le compostage des billets sur l'appareil ou la page de contrôle. Il est également possible de le faire depuis la liste des participants pour cocher les billets concernés puis séléctionner "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Billetweb prélève une commission (0,29€+1%) uniquement sur les billets payés en ligne par carte bancaire. Tous les autres type d'édition sont gratuites (invitation, guichet, impression de stock). L'accès a la plateforme est gratuit.
Vous pouvez tester la vente de bout en bout puis supprimer les billets vendus, sauf pour les paiements réalisés par carte bancaire. Lorsque vous êtes connecté en tant qu'organisateur, une option "Marquer comme payé" est disponible dans la page "Saisir une commande ou une invitation" ou bien si votre boutique est en "Vue organisateur".
Il est possible d'annuler le compostage de billets depuis la liste des participants : cochez le ou les billets puis séléctionnez "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Vous pouvez mettre en ligne ou hors ligne un événement à tout moment. Vous pouvez modifier ses dates de début et de fin ou rajouter des séances. Une fois l'événement terminé, il est cloturé 7 jours après sa date de fin ou sur votre demande et ne peut alors plus être modifié. Il n'est pas nécéssaire qu'un événement soit cloturé pour recevoir les virements. Les événements cloturés/passés peuvent être consultés ou dupliqués en cliquant sur le lien "afficher les événements passés"