Méthode 1 : Via le formulaire 

Méthode 2 : Via des tarifs indépendants

Méthode 3 : Via l'inclusion de tarifs dans un tarif​​​​​​​

Vous devez les masquer afin qu'ils ne soient pas visibile depuis l'étape 1 du panier (propriété du tarif, "visibilité" sur "masqué") 

Dernière étape : confirmation d'achat avec mentions des ateliers séléctionnés

• Rendez vous dans la page "Ajouter une commande" de votre événement. 
• Saisissez la commande comme si vous étiez un acheteur
• Si vous souhaitez que le bénéficiaire recoivent les billets, saisissez l'email de la personne 
  
• Lors de l'étape paiement, vous pourrez séléctionner un mode de paiement organisateur (espèces, chèque, TPE, autre) dans l'encart "options de l'organisateur"
• Cochez "envoyer par email" si vous souhaitez que l'acheteur recoive les billet par email

1. Prévenir le public que l'événement aura lieu en ligne

2. Désactivez l'émission des billets

3. Communiquez le lien aux acheteurs. 

• Intégrez votre lien dans le message de confirmation d'achat

• Transmettre le lien automatiquement au dernier moment (youtube, dailymotion, etc)

4. Lien avec identification (avancé)

Tarif duo, Tarif pour 4, etc (quantité fixe, un billet part participant)

Prix de groupe avec un minimum / faire plusieurs paliers (prix par personne affiché dans le panier, un billet par participant)

Un seul billet pour tout le groupe (prix par personne affiché dans le panier)

Cout par groupe, par participant ou un mix des deux

Séance privatisable

Prix dégréssif sans créer un tarif distinct

Via l'outil "Offre spéciales > Codes abonnés" (prochain code disponible est distribué)

Via le placement numéroté par liste (choix d'un élément)

Filtrage par adresse email :  

Filtrage par mot de passe :

Filtrage par nom de domaine :

Pack : Une entrée du panier délivre X billets du même type

Pack : Une entrée du panier délivre entre X et Y billets de type différents

Pack avancé

• Si vous créez un "abonnement 5 spectacles", créez une campagne en indiquant "quantité disponible = 5" puis "action=autoriser l'achat" et designez tous les tarifs abonnés qui pourront être débloqués.
• Si votre abonnement permet le retrait d'une place maximale pour chaque événement ou séance de votre saison, saisissez "Quantité disponible = 1" puis "action=autoriser l'achat" puis cliquez sur "Avancé" > "par séance". Enfin vous désignez tous les tarifs abonnés sur les événements concernés. ​​​​Dans certains cas il peut être nécéssaire de créer une campagne pour chaque événement (si par exemple votre abonnement ouvre le droit à deux places par événement).

Plus d'explication, configuration avancée & suivi des utilisations abonnés

Méthode 1 : listes de contrôle (simple)

Méthode 2 : export/import

Résilier un abonnement : 

L’acheteur peut annuler le renouvellement de l'abonnement depuis son espace acheteur. Vous pouvez aussi annuler le renouvellement depuis l’espace acheteur. En cliquant sur rembourser vous pouvez rembourser (totalement/partiellement) ou annuler immédiatement la validité de l’abonnement sans rembourser.

Suspendre un abonnement : 

Réactiver un abonnement :

Connecter votre tarif abonnement a une liste :

Présentation pour l'acheteur

Mise en place

Gérer les échecs de prélevement

Suivi, relance, annulation

Le mode réservation va placer la commande dans un état enregistré mais non payé (pas de billet émis) en attente d'un réglement futur. Elle peut permettre différents scénarios détaillé ci dessous. Ce mode de paiement concerne des réservations prise en autonomie par l'acheteur. Pour les réservations saisies par l'organisateur vous pouvez vous référer aux moyens de paiement en guichet.

Moyen de paiement alternatif (chèque, virement, paypal, etc)

Réservation à régler sur place 

Encaisser le réglement sur place 

Le mode réservation va placer la commande dans un état enregistré mais non payé (pas de billet émis) en attente d'un réglement futur. Elle peut permettre différents scénarios détaillé ci dessous

Réservation saisie par l'organisateur

Réservation saisie en guichet ou en ligne

Encaisser le réglement sur place 

Lien de paiement

Réservation à régler une fois que l'organisateur le valide

Héberger des documents

Intégrer un sous menu

Ajouter des modules prédéfinis

Ajouter des blocs avec contenus personnalisés (avancé)

Réorganiser les modules (avancé)

Créer plusieurs pages et un menu (avancé)

Ajouter un fond de page personnalisé (avancé)

Masquer l'en tête et le logo Billetweb

• Vous donnez un billet (invitation)

• Vous donnez le droit à un retrait via un code

• Vous donnez un espace au partenaire pour qu'il édite ses propres invitations (module partenaires)

​​​​​​​

Impression Thermique

Envoi du billet par email

Impression A4 sur une imprimante traditionnelle

• depuis la page "Options" de votre événement en cliquant sur "Moyens de paiement > Modes de paiement organisateur/guichet"
• depuis votre votre guichet ("Outils" > "Guichets de vente") en cliquant sur la roue crantée puis sur "Paiement > Modes de paiement disponibles".

• Si vous êtes connecté entant qu'organisateur, depuis la vue organisateur (page "Ajouter une commande" ou depuis votre boutique en vue organisateur) vous verrez ces moyens de paiement apparaitre dans les options de l'organisateur.

• Depuis un guichet de vente si vous avez activé ce moyen de paiement dans ce guichet
  
  

Kit guichet basique

Tablette / PC 

• Toute tablette ou PC Windows (avec un port usb pour connecter l'imprimante) 

• Mac OS 

Imprimantes thermiques à billets :

• Billet à souche "Billetweb" (paravent - avec souche détachable) - 152x83mm avec souche (70€/1500 billets dégréssif) : Acheter
• Billet à souche "billet bleu" (paravent - avec souche détachable) - 152x63mm avec souche (50€/1000 billets) : Acheter chez Dot Tech
• Cartonnettes (rouleau) - 76x102mm avec souche (200€/5400 billets) : Acheter chez Solushop
• Etiquettes (rouleau) pour ajouter le nom/entreprise/qrcode sur un fond de badge A4 vierge - 51x75mm : Acheter chez Ultratactil
  
  

Imprimantes thermiques ticket de caisse

Imprimantes carte PVC

Imprimantes A4 :

Toute imprimante traditionnelle peut être utilisée pour réaliser des impressions via le guichet.

Imprimer manuellement après chaque commande :

Après l'édition d'une commande depuis un guichet ou le menu "ajouter une commande" vous pourrez visualiser les billets et cliquer sur le bouton "imprimer" de votre lecteur PDF afin d'imprimer les billets.

Impression automatique :

Si vous souhaitez que l'imprimante A4 imprime automatiquement les billets, il vous faut créer un guichet de vente et cochez la case "impression thermique ou encre" puis séléctionner type imprimante "encre" et désigner votre imprimante si ce n'est pas celle par défaut. Lors de la première impression le système vous invitera à installer le logiciel jspm qui permet à notre site de dialoguer avec votre imprimante.

A qui s'adresse le mode 3G/hors ligne ?

• Ce mode s'adresse aux événements ponctuels (festivals/salon/etc)
• Vous utilisez l’impression thermique.
• Vous avez une connexion internet moyenne ou faible sur site et un besoin d'éditer un grand nombre de billets rapidement
• Vous n’utilisez pas de placement numéroté, ni de formulaires, ni de multipass qui proposent des choix (vous voulez juste faire de l’édition rapide de billets à la demande). Le paiement à plusieurs modes de paiement n'est pas non plus proposé.
• Vous avez des quotas importants OU vous avez un point de vente unique OU vous avez une personne dédiée pour la surveillance des points de ventes (voir ci dessous)

Mise en place  :

Conséquences et enjeux du mode :

A quoi sert le système de fenêtre ?

A quoi sert le gestionnaire de session ?

Nos conseils pour que tout se passe parfaitement :

• Surveillez vos sessions en cours qui représentent autant d'appareils en cours de vente. Si vous avez des quotas et une fenêtre temporelle assez réduite, vous devez impérativement avoir une personne dédiée au sujet.
• Si un appareil indique être déconnecté depuis un moment, intéressez vous à lui. 
• Tout appareil qui ne vend plus doit avoir été clôturé.
• Si vous approchez de votre quota, redoublez de vigilance et réduisez le nombre de points de ventes au fur et à mesure.
• Si vous fonctionnez en hors ligne total, relevez le compte de chaque appareil à interval régulier et notez le dans un support à part afin qu’en cas de défaut d’un appareil l’information ne soit pas perdue.

Pour comprendre encore plus :

Fonctions avancées

L'acheteur affirme avoir payé mais je ne le trouve pas. Que dois je lui dire ?

Causes d'incompréhension possibles

Afin d'éviter la confusion nous affichons un message de rappel juste après la saisie des numéros de cartes sur mobile. 

Raisons réelles d'un échec de paiement

Nous faisons tout pour rendre votre acheteur autonome :

Faire investiguer un soucis de paiement

Explications sur les codes de refus :

• L'identification 3D Secure a échouée
  3d secure est le mécanisme visant à améliorer la sécurité des paiements en identifiant le porteur de la carte (code envoyé par SMS, appli bancaire, etc). Ce code signifie donc que la banque de l'acheteur n'arrive pas à identifier le porteur de la carte et émet donc un refus suite à cela.

• "Suspicion de fraude"

• "Ne pas honorer"

• "Provision insuffisante ou crédit dépassé"

• "Carte absente du fichier"

• "Transaction non permise à ce porteur"

• Dans la liste des participants, cliquez sur la ligne correspondant à un billet de la commande afin d'afficher les informations de la commande.
• Ensuite vous cliquez sur la date de la séance ce qui affichera un menu déroulant et vous pourrez choisir la nouvelle date puis valider.
• A noter que la séance est la même pour tous les billets de la commande. Il n'est pas possible de modifier la séance seulement pour certains billets.
• Après avoir modifié la séance, vous pouvez renvoyer la commande à l'acheteur en cliquant sur "renvoyer".
• Le code barre initialement émis sur le billet n'est pas modifié, si bien que le billet initial valable sur la nouvelle séance (pas obligatoire de ré-imprimer).

• Rendez vous dans la page "Options" puis cliquez sur "Options avancées" > "Afficher plus d'options" et cochez "Autoriser le changement de tarif par l'organisateur".
• Une fois activée, depuis la liste des participants il faut cliquer sur une ligne pour voir le détails du billet, puis sur le nom du tarif (en pointillé) pour le modifier.
• Pensez à renvoyer la commande par email si besoin en cliquant sur "renvoyer".

Que devez vous faire en cas d'annulation de l'événement ?

• Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message".
• Vous pouvez utiliser vos canaux ou solutions d'emailing, il est possible d'exporter la liste des emails depuis "Liste des participants" > "Exporter".

Rembourser d'office tous les acheteurs

• Allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser.
• Dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat et qui couvre notamment les frais bancaires est prelevée à la source et n'est pas annulée en cas de remboursement. 
• Si votre solde est insuffisant, alors vous serrez guidé pour créditer votre compte dés que vous aurez passé la demande de remboursement. 

Report sur date unique avec traitement manuel des demandes de remboursement

Report sur une date unique avec gestion automatisée des remboursements

Proposer un bon d'achat (choix futur de l'acheteur parmi plusieurs dates)

Besoin de proposer une campagne de don indépendante de vos événements ?

Remboursement unitaire

Rembourser le prix moins la commission

Rembourser un montant précis

Remboursement multiples

Remboursements partiels multiples (avancé)

Coût du remboursement

Dans quel cas cela ne fonctionne pas

Conséquences / Dates / Suivi

Annuler une demande de remboursement

• Vous pouvez faire la demande ici : www.billetweb.fr/fr/acheteur#missing_refund

Mon compte n'a pas encore été vérifié :

Mon compte a déja été vérifié :

• les statuts
• le kbis récent (moins de trois mois)
• si les statuts ne mentionnent pas la répartition du capital, vous devez fournir un document qui liste les actionnaires ou une déclaration de bénéficiaire effectif (obligatoire pour le greffe depuis le 1er avril 2018)
• pour chaque personne physique qui détient plus de 25% du capital de la structure, vous devez fournir son document d'identité 
• si aucun actionnaire n'est majoritaire (cas rare) alors vous fournissez le document d'identité d'un dirigeant qui figure sur le kbis

Si votre  une entité est coté en bourse, il suffit de fournir le kbis.

Sinon vous devez fournir :

• les statuts complets et signés
• le kbis récent (moins de trois mois)
• La déclaration de bénéficiaire effectif envoyée au greffe (DBS S1)
• les documents d'identité des personnes physiques qui seront déclarés dans ce document comme détenant plus de 25% du capital de la structure
  
  Si et seulement si vous n'êtes pas en mesure de fournir la déclaration de bénéficiaire effectif de la société initiale :
•  alors pour chaque société actionnaire de plus de 25%, vous devez fournir le kbis + les statuts + la répartition du capital + les pièces d'identité des actionnaires personnes physiques (on applique la demande initiale en boucle, le but étant d'arriver à la fin aux réels détenteurs personnes physiques)

Le schéma ci dessous illustre la logique du bénéficiaire effectif. On recherche tous les actionnaires majoritaires peu importe leur "distance" avec la structure.

Note pour les coopératives et portage salarial :

La présente procédure doit identifier un titulaire unique du compte et tous les documents doivent être uniformes (RIB, documents d'identités, etc). Si le RIB est celui de votre structure vou devez mettre les documents comme si vous étiez le propriétaire de la structure et tous les documents qui s'y attachent. Si le RIB est à votre nom, vous devez mettre type = particulier et ne mettre que vos documents à vous.

• Pour chaque lieu et spectacle de votre programmation vous cliquez sur "Ajouter" puis recherchez dans la base SIBIL l'élément qui correspond
• Si aucun élément correspond n'existe, vous pourrez créer un nouvel élément dans la base
• Une fois la ligne remplie vous cliquez sur "Envoyer à SIBIL" afin de transmettre la déclaration

• Nous envoyons une ligne de déclaration par événement (ou séance) tenue
• Vous pouvez retrouver/modifier/supprimer ces déclarations depuis votre compte SIBIL.
• Vous pouvez ne pas déclarer certains éléments ou apporter des modifications manuellement aux données transmises depuis votre compte SIBIL

Avant la vente

• Vous pouvez cocher la case "Pass sanitaire" à la création de l'événement ou dans la page l'événement. Cela ajoute une case à cocher au niveau de celles des conditions générales de ventes
• Vous pouvez modifier la description de votre événement afin de le signaler sur la page d'inscription
• Vous pouvez modifier les instructions de votre événement afin de le rappeller dans l'email de confirmation et sur le billet
  
  Besoin de répercuter un paramètre sur un ensemble d'événements ? pensez à l'outil grille

Le jour J : L’application Smartphone TAC Verif : 

Elle est disponible en téléchargement depuis le 1er juin sur Android et Apple. Elle permet aux organisateurs éligibles de s’assurer de la validité des pass sanitaires des participants. Ils pourront alors scanner les QR codes présentés sur papier ou smartphone. 

L’application est très simple d’utilisation : il suffit de scanner le code du document présenté.

L’application indique instantanément si le pass est valide ou non ainsi que l’identité du propriétaire du test. L'application ne nécéssite désormais plus internet pour fonctionner.

Pas d'intégration dans les applicatifs des billetteries

Il est exclu que des tiers tels que les solutions billetteries aient l’autorisation de lire les codes barres via leurs propres applications de contrôle d’accès (pour des raisons de confidentialité des données de santé).

La solution d’utiliser l’application TAC verif et nécessitant donc un doublement du parc matériel (pass sanitaire + contrôle d’accès) reste à ce jour la seule possibilité. L'application TAC verif peut être installée sur un smartphone ou sur notre matériel de contrôle d'accès. Vous pouvez louer du matériel auprès de nos services si nécessaire

Comment organiser votre contrôle d’accès ?


3 types de preuves peuvent être présentées en format papier ou digital pour le pass sanitaire activité:
- Test RT-PCR et antigénique de moins de 48h : peut être importé sur TAC Carnet à travers le portail SI-DEP
- Cycle vaccinal complet (nombre de doses nécessaires + délai): peut être importé sur TAC Carnet à travers le portail de l'Assurance Maladie
- Preuve de rétablissement

Les autotests ne donnent pas lieu à une émission de preuve certifiée, et ne sont donc pas considérés comme pass sanitaire;

Toute preuve sanitaire doit être vérifiée sur présentation de la pièce d’identité afin de s’assurer de la concordance entre la preuve et le participant;

La preuve sanitaire doit être contrôlée avant la fouille et avant le contrôle du billet. Dans le cas où le participant ne possède pas de preuve, il doit être redirigé vers une zone de test et ne peut accéder à l'étape suivante du dispositif

Prévoyez des zones ombragées pour la lecture des pass sanitaires sur écran qui peut parfois s'avérer difficile en plein soleil; Des affichettes demandant de présenter le codes barres TousAntiCovid en plein écran peuvent aussi être utiles

Dans le cas d’un événement étalé sur plusieurs jours et en format clos (sans sortie du site possible) il est possible de ne contrôler le visiteur qu’une seule fois.


Dans le cas d'un pass sanitaire non valide, l'organisateur n’est légalement pas obligé de rembourser le billet du participant.


Communiquer auprès des participants :

Pensez à rappeler les règles sanitaires en vigueur au moment de l'événement ou à rediriger le visiteur vers des points d’information;

Communiquez en amont qu’une preuve sanitaire devra être présentée à l’entrée de l'événement, ainsi que les modalités possibles de présentation de cette preuve

Vous pouvez évoquer le fait que les données seront lues par une application mise à disposition par le gouvernement et que celle ci ne permet pas de lire ou stocker les données de santé;

• Depuis la page "Options de contrôle" > "Exporter" vous pourrez obtenir un fichier contenant uniquement les données de contrôle d'accès. Différents formats tiers sont proposés et nous pouvons en ajouter de nouveaux sur simple demande si vous fournissez un modèle. L'accès à cette page est incluse lorsque vous créez un guichet de contrôle pour un partenaire.
• Un export automatisé en temps réel est aussi possible via notre API

• un QR code contenant un nombre à 7 chiffres
• un codes barres 1D EAN13 comportant ce même nombre à 7 chiffres avec un padding de 0 en préfixe
• vous pouvez obtenir le nombre à 7 chiffres (valeur du code-barres) depuis "Options de contrôle" > "Exporter" ou depuis la colonne code-barres de la "liste des participants" de votre événement.
• il est possible de n'afficher sur le billet que le QR code en cochant l'option correspondante dans la page "Options" de l'événement

• Vous devez avoir un billet a minima dans votre événement ou en éditer un (depuis "ajouter une commande" > "stock" par exemple)
• Vous téléchargez/imprimez le billet
• Vous exportez le fichier contenant le code barres et l'intégrez dans votre solution de contrôle d'accès
• A l'aide de votre solution de contrôler d'accès, vous flashez le billet et vérifiez qu'il est bien reconnu.