Aide en ligne
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1. Créer un compte Billetweb
Vous créez votre compte depuis https://www.billetweb.fr/fr/inscription
2. Créer un événement
Une fois connecté sur votre compte, vous cliquez sur "Mes événements" puis sur "Créer un événement".
Vous pouvez dupliquer un événement facilement par la suite.
3. Mettre sa boutique en ligne
Depuis la page "boutique" de votre événement vous pouvez personnaliser et publier votre boutique en cliquant sur le bouton ON/OFF.
Alternativement, il est possible d'intégrer le module de vente sur votre site
4. Saisir ses informations administratives
Rendez vous dans la page "Mes infos" > "Coordonnées" et "RIB" pour compléter vos informations organisateur.
5. Exporter les données des inscrits
Depuis la "liste des participants" de votre événement vous pouvez télécharger la liste des inscriptions.
6. Contrôler les billets à l'entrée
Consultez notre tutoriel dédié !
7. Obtenir une synthèse comptable
Rendez vous dans la page "Mes infos" > "Comptabilité" pour télécharger une synthèse comptable
Brouillon
Vous créez votre événement. Vous pouvez activer la mise en ligne (bouton on/off) puis la désactiver si nécéssaire.
Programmer la mise en vente
Si vous souhaitez retarder la mise en vente, le schéma le plus classique est de mettre la boutique en ligne mais de fixer une date de début de ventes dans "tarifs".
Alternativement, vous pouvez aussi garder la boutique hors ligne et la mettre en ligne manuellement au moment venu.
Alternativement, vous pouvez aussi garder la boutique hors ligne et la mettre en ligne manuellement au moment venu.
Modifier un événement non terminé
Tous les paramètres d'un événement peuvent être modifiés à tout moment (sauf les taux de TVA).
En cas de changement majeur (lieu, date, programmation) merci de consulter la rubrique "Gestion des participants" afin de connaitre vos obligations vis à vis des acheteurs. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la cloture est relativement récente (voir ci dessous).
Tous les paramètres d'un événement peuvent être modifiés à tout moment (sauf les taux de TVA).
En cas de changement majeur (lieu, date, programmation) merci de consulter la rubrique "Gestion des participants" afin de connaitre vos obligations vis à vis des acheteurs. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la cloture est relativement récente (voir ci dessous).
Etendre un événement
Vous pouvez modifier les dates de début et de fin ou rajouter des séances. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la cloture est relativement récente (voir ci dessous).
Vous pouvez modifier les dates de début et de fin ou rajouter des séances. Si l'événement est cloturé, il est possible de le réouvrir si la cloture est relativement récente (voir ci dessous).
Cloture et voir les evénéments passés
Les événements passés sont accessible depuis "Mes événements" en cliquant sur "Afficher les événements cloturés". Une fois l'événement terminé, il est cloturé 7 jours après sa date de fin ou sur votre demande et ne peut alors plus être modifié. Il n'est pas nécéssaire qu'un événement soit cloturé pour recevoir les virements. Les événements cloturés/passés peuvent être consultés ou dupliqués pendant 2 ans. Vous pouvez mettre en ligne ou hors ligne un événement à tout moment si vous souhaitez par exemple le faire disparaitre ou le dé-référencer.
Les événements passés sont accessible depuis "Mes événements" en cliquant sur "Afficher les événements cloturés". Une fois l'événement terminé, il est cloturé 7 jours après sa date de fin ou sur votre demande et ne peut alors plus être modifié. Il n'est pas nécéssaire qu'un événement soit cloturé pour recevoir les virements. Les événements cloturés/passés peuvent être consultés ou dupliqués pendant 2 ans. Vous pouvez mettre en ligne ou hors ligne un événement à tout moment si vous souhaitez par exemple le faire disparaitre ou le dé-référencer.
Ré-ouvrir un événement cloturé
Il est également possible de ré-ouvrir un événement cloturé pendant quelques mois suivant sa cloture depuis la page "l'événement" ou toute page d'édition de l'événement.
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Réutiliser un modèle d'événement sur un autre
Via le bouton "dupliquer" présent sur chaque événement dans "mes événements", vous pouvez facilement réutiliser un événement pour en créer un autre.
Réutiliser l'adresse d'un événement pour un autre
En dupliquant un événement cloturé, vous pouvez réutiliser son adresse si vous le souhaitez.
Conservation des données :
- Les données personnelles des acheteurs sont conservées par défaut et au maximum pendant 3 ans. Pensez à exporter les données si besoin
- Les remboursements sur carte bancaire sont possibles pendant 1 an suite à la date d'achat
Résumé de l'article
- Si vous organisez une série d'activités rapprochées dans le temps (festival, salon, colloc, etc) qui sont liées entre elles (pass, paramètres communs, etc) et que vous ne vous n'avez pas besoin de placement numéroté => utilisez un seul événement Billetweb pour tout réunir
- Si vous répétez la même prestation plusieurs fois (visites, spectacles, etc) => activez le mode séance dans votre événement
- Si vous organisez plusieurs événements espacés dans le temps (saison culturelle, sportive) ou sans correlation => Faites plusieurs événements et présentez les dans un agenda/une page organisateur unique
Les différentes organisations possibles dans Billetweb :
- Un événement ponctuel
C'est le cas le plus simple et le plus naturel. Un nouvel événement est par défaut dans cette configuration.
- Plusieurs manifestations rassemblée en un événement (festival, salon, etc)
Créez un seul événement Billetweb et divisez le en utilisant des catégories pour grouper vos tarifs depuis "Tarifs". Vous rattachez une manifestation à une catégorie. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser la date et l'heure de la manifestation. Cette approche est réservée aux événements qui n'utilisent pas le placement numéroté.
En quelques clics, l'acheteur choisit tous ses billets et vous pouvez créer de puissants pass/options grâce à la fonction multipass (les quotas sont gérés automatiquement). La plupart des paramètres de l'événement sont partagés par toutes les catégories/tarifs. Vous pouvez obtenir un rendu complet et pratique grâce à la personnalisation de chaque tarif (visuels, textes de confirmation, heure de vente, quotas) mais aussi de la boutique (blocs, pages).
Voici un exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/festival-classique
- Une même prestation répétée sur plusieurs dates (séance)
- Ce mode est adapté si vous répétez une même prestation plusieurs fois.
- Ce mode n'est pas adapté pour un festival ou tout autre événement limité dans le temps qui propose des prestations différentes et qui doivent être facilement cumulées par l'acheteur
- Ce mode n'est pas adapté pour un festival ou tout autre événement limité dans le temps qui propose des prestations différentes et qui doivent être facilement cumulées par l'acheteur
- Toutes les séances peuvent ne pas être identiques
Exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/les-noces-de-figaro
Exemple de rendu client : https://www.billetweb.fr/les-noces-de-figaro
Pour en savoir plus : mode séance
- Événement permanent ou sans date précise
Si vous configurez votre événement pour qu'il dure plus de 30 jours, vous aurez la possibilité de "Masquer les dates" dans la page "L'événement". Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet et vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans "Instructions" ainsi que dans la description de chaque tarif. Au contrôle d'accès, les billets déja compostés ou avec une date de validité dépassée ne seront pas listés (sauf ceux compostés dans la journée en cours).
- Saison (sportive, culturelle, etc)
Si vous avez des événements bien distincts dans le temps et dans le fond, vous créez un événement Billetweb par date.
- L'agenda ou la page organisateur servira à présenter l'ensemble de vos événements dans un seul lien/module de vente
- Les deux types de réductions disponibles seront le package promotionnel et l'abonnement (pas de multipass)
- L'agenda ou la page organisateur servira à présenter l'ensemble de vos événements dans un seul lien/module de vente
- Les deux types de réductions disponibles seront le package promotionnel et l'abonnement (pas de multipass)
- Les opérations tranverses (abonnement, campagne de dons, etc) seront également représentés par des événements
- Opération tranverse (abonnement, adhésion, campagne de don)
Les opérations tranverses seront listés parmi vos autres événements. Vous créez l'opération en cliquant sur "nouvel événement" puis en choisissant le type correspondant. Certaines options supplémentaires seront proposés pour les dons, mais dans l'ensemble vous disposerez des mêmes possibilités que pour un événement "normal" (boutique, affichage dans un agenda, divers options, etc)
Résumé : Depuis la boutique en passant en vue organisateur vous aurez des moyens de paiements "hors ligne" comme "autre" qui vous permettront de simuler un achat de bout en bout. Ces commandes pourront être supprimées depuis la liste des participants.
Vue organisateur / Vue acheteur
Si vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur Billetweb, vous aurez la possibilité dans tout module de vente d'alterner entre la vue acheteur et la vue organisateur.
Si vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur Billetweb, vous aurez la possibilité dans tout module de vente d'alterner entre la vue acheteur et la vue organisateur.
La vue organisateur peut servir à :
- tester/visualiser votre billetterie malgré certains paramètres (boutique hors ligne, hors période de vente)
- émettre des billets au delà des quotas fixés (pas de quantité min, max ou de quota)
- ne pas remplir tous les champs des formulaires
- utiliser des moyens de paiement réservés à l'organisateur (paiement hors ligne, invitations, réservations)
- simuler des achats via les moyens de paiements organisateur
Comment tester de bout en bout un achat
Lorsque vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur la plateforme, une option "Marquer comme payé" est disponible dans la page "Saisir une commande ou une invitation" ou bien si votre boutique/votre site est en "Vue organisateur".
Lorsque vous êtes connecté en tant qu'organisateur sur la plateforme, une option "Marquer comme payé" est disponible dans la page "Saisir une commande ou une invitation" ou bien si votre boutique/votre site est en "Vue organisateur".
Parmi les moyens de paiements organisateur disponibles, tous produiront le même effet sauf "invitation" (e-mail de confirmation différent) et "réservation" (pas de billets avant le futur paiement). Si à l'étape paiement vous passez en vue organisateur et choisissez un paiement comme "Autre" et que vous cochez la case "expédier par email", vous aurez un résultat très proche de ce qu'un acheteur payant par carte bancaire pourra avoir, seule la facture sera différente.
Ce qui peut être annulé ou pas
Les commandes avec des paiements hors ligne (tout sauf paiement par carte bancaire) peuvent être supprimées de la liste des participants.
Les paiements par carte bancaire sont réels et restent visibles dans la liste des participants même une fois remboursé (le quota/placement est cependant libéré après remboursement) Note : Un paiement par carte bancaire même remboursé engendre une commission (la commission est facturée lors de la transaction d'achat).
Les commandes avec des paiements hors ligne (tout sauf paiement par carte bancaire) peuvent être supprimées de la liste des participants.
Les paiements par carte bancaire sont réels et restent visibles dans la liste des participants même une fois remboursé (le quota/placement est cependant libéré après remboursement) Note : Un paiement par carte bancaire même remboursé engendre une commission (la commission est facturée lors de la transaction d'achat).
Remise à zéro comptable après test
Si vous avez 0 billets existants (vous les avez supprimés depuis la liste des participants), vous pourrez également remettre l'historique comptable à zéro depuis le tableau de bord de l'événement (avec les petits carrés).
Vous pouvez tester le contrôle d'accès selon les méthodes proposés dans la rubrique "Toutes les méthodes de contrôle d'accès".
Il est possible d'annuler le compostage de billets depuis l'application mobile ou depuis votre interface organisateur dans "Liste des participants" : cochez le ou les billets puis séléctionnez "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Billetweb prélève une commission à la source de 0,29€+1% uniquement sur les billets payés en ligne par carte bancaire. Tous les autres type d'édition sont gratuites (invitation, guichet, impression de stock). L'accès a la plateforme est gratuit. Les remboursements sont gratuits amis la commission d'achat reste facturée.
Le prix définit dans les propriétés du tarif est le prix payé par l'acheteur. Il est possible d'exclure le montant de la commission via les options proposées dans l'événement (page "options") ou les paramètres du guichet de vente. Il est également possible de définir un prix "guichet" dans les propriétés d'un tarif.
Voici un récapitulatif des visuels qui peuvent être personnalisés. Aucun n'est obligatoire et les éléments minimum conseillés sont indiqués ci dessous.
Affiche de l'événement [Requis pour figurer sur l'agenda] :
Affichée dans l'agenda du site Billetweb, dans la boutique de l'événement sous format d'une miniature, dans les emails de confirmation d'achat et dans votre backoffice
Format : A4 ou carré, taille minimum 200px.
Où la charger ? : Page "l'événement" de votre événement ou lors de la création de l'événement
Image de couverture de la boutique [Conseillé] :
Affichée dans la boutique d'un événement, premier élément visible. Utile sauf si vous vendez exclusivement sur votre site (= pas de boutique)
Format : Paysage, 1040px de large minimum, pas de hauteur imposée
Où la charger ? : Page "boutique" de votre événement
Page organisateur :
Si vous utilisez la page organisateur (page récapitulant tous vos événements) vous pouvez charger une image de couverture (hauteur libre et largeur minimum de 1040px) que vous accompagnerez d'un texte de présentation ainsi que d'une couleur dominante au choix.
Visuels billets :
Billet classique : voir #design_custom
Bas de page des billets (optionnel) : voir #design_footer
Badge ou billet pleine page : voir #design_badge
Image de l'email de confirmation d'achat:
Affichée au bas de l'email de confirmation d'achat et invitations
Format : libre avec un minimum de 500px de large
Où la charger ? : Page "Instructions" de votre événement. Possibilité de choisir une couleur pour les textes
Personnalisation avancée de la boutique :
Fond de page :
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique.
Format : Libre avec largeur minimum de 1400px
Où la charger ? : Page "boutique" de votre événement
Gallerie :
Vous pouvez ajouter des images qui seront mises en formes automatiquement dans un bloc unique (la taille des images diminuera selon leur nombre). Le visiteur pourra les visualiser en cliquant surs celle ci.
Bloc personnalisé :
Vous pouvez créer des blocs personnalisés contenant vos images, vidéos ou textes. Ils peuvent être positionnés dans la colonne de droite ou de gauche d'une page de la boutique. Vous pouvez télécharger vos contenus depuis l'éditeur avancé de ces blocs.
Créer un événement
Pour créer un nouvel événement, rendez vous dans votre interface "Mes événements" et cliquez sur le bouton "+".
Dupliquer/Réutiliser un événement
Dans le cas où vous souhaitez réutiliser un événement existant comme modèle et afin de gagner du temps, il est possible d'utiliser la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements (à coté de l'icone "Supprimer"). Vous pouvez alors choisir les éléments à dupliquer (tarifs, séances, etc) et il est même possible de réutiliser l'adresse de la boutique du premier événement si vous le souhaitez. Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer.
Dans le cas où vous souhaitez réutiliser un événement existant comme modèle et afin de gagner du temps, il est possible d'utiliser la fonction "Dupliquer" depuis la liste des événements (à coté de l'icone "Supprimer"). Vous pouvez alors choisir les éléments à dupliquer (tarifs, séances, etc) et il est même possible de réutiliser l'adresse de la boutique du premier événement si vous le souhaitez. Notez que si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, le mode "Séance" peut représenter une alternative plus efficace que de dupliquer.
Supprimer un événement
Pour supprimer, vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un évènement depuis la page "Mes événements". Il faut au préalable supprimer tous les billets existants depuis la liste des participants ce qui n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de ventes en ligne. Si vousne pouvez pas le supprimer, il est tout à fait possible de le mettre hors ligne (bouton on/off).
Pour supprimer, vous disposez d'une icône vous permettant de supprimer un évènement depuis la page "Mes événements". Il faut au préalable supprimer tous les billets existants depuis la liste des participants ce qui n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de ventes en ligne. Si vousne pouvez pas le supprimer, il est tout à fait possible de le mettre hors ligne (bouton on/off).
Si vous configurez votre événement pour que sa surée dépasse 30 jours (date de début > date de fin), vous aurez un bouton vous offrant la possibilité de "Masquer les dates" dans la page "L'événement".
- Aucune date ne sera alors imprimée sur le billet ou affichée dans la boutique.
- Avant l'achat, précisez dans la description de la boutique ou de chaque tarif les conditions d'accès (quand ?)
- Vous serez libre de préciser vos propres conditions et durée de validité dans la page "Instructions" afin qu'elles soient bien stipulées à l'acheteur
- Au contrôle d'accès, les billets déja compostés ou avec une date de validité dépassée ne seront pas listés (sauf ceux compostés dans la journée en cours).
Les événements sont triés dans le backoffice et dans les agendas par date de début/prochaine représentation.
Si vous souhaitez prioriser un événement sur un autre (à date égale) vous pouvez utiliser le premier caractère du champs "Mots clés" dans la page "l'événement".
Exemple d'une des vues possibles pour le choix d'une séance
Quand utiliser le mode séance
✔️ Produire le même spectacle plusieurs fois (ex : théatre, visites, etc)
✔️ La majorité des acheteurs ne chercheront pas à cumuler plusieurs séances dans un seul achat
❌ Chercher à cumuler plusieurs séances de manière systématique (ex : festival)
❌ Réaliser des pass
Si chaque participant est amené à cumuler des activités au sein d'un même achat ou que vous avez des pass (cas typique : le festival), n'utilisez PAS le mode séance et divisez votre événement en utilisant des catégories de tarifs dont l'intitulé indiquera la date/heure de la séance. (cf "Tarifs" > "Catégories").Covid19 : Il est possible de condamner l'accès à une séance dès qu'une commande a été effectuée, afin par exemple de limiter le mélange de personnes inconnnues (voir la fonction "séance privatisée" décrite ci-dessous)
Mise en place
Si vous souhaitez créer plusieurs représentations d'un même événement, rendez vous dans la page l'événement, à la partie "Dates" et cliquez sur "+ Ajouter d'autres séances". Ensuite vous pourrez créer vos séances
En plus d'un horaire et d'une date, chaque séance peut également avoir :
- un quota (qui porte sur toute la séance)
- un lieu (si différent du reste de l'événement)
- une visibilité spécifique (en ligne, guichet, lien, masqué, etc)
- des tarifs spécifiques disponible
- un titre
- une description spécifique (si différent du reste de l'événement)
- un message de confirmation spécifique (si différent du reste de l'événement)
Astuces pour ajouter rapidement vos séances
- Cloner une journée : vous pouvez réaliser une journée type puis séléctionner ces séances et cliquer sur "cloner à d'autres dates"
- Répéter une semaine type : si vos séances sont les mêmes d'une semaine à l'autre, ajouter les séances de la première semaine puis séléctionnez les et utilisez la fonction "répéter toutes les semaines"
- Pour ajouter beaucoup de vos dates rapidement, vous pouvez cocher plusieurs jours en même temps dans la fenêtre "Créer une séance"
- Si vous souhaitez répéter un schéma particulier, pensez à utiliser les filtres et la séléction multi jour pour rapidement ne faire apparaitre que certaines séances que vous pourrez ensuite cloner à d'autres dates après les avoir séléctionné via le bouton "tout selectionner" > "modifiere" > "cloner" ou "répéter" (par exemple).
Affichage des séances/Mode calendrier
En cliquant sur la roue crantée à coté du bouton "panier" dans "séances" vous pourrez choisir un mode d'affichage parmi :
- calendrier (affiche le calendrier + les horaires sous forme de liste ou de carrés selon la quantité d'information à afficher)
- grouper par nom
- grouper par lieu
- grouper par jour
- grouper par semaine
- grouper par mois
Vue calendrier
Vue liste : grouper par mois, semaine, titre, etc
Tarifs ou quotas différents selon la date
Vous pouvez choisir les tarifs disponibles pour une ou plusieurs séances, ce qui vous permet d'appliquer des quotas différents ou des tarifications différentes selon les dates. Il faut donc juste créer plusieurs versions de vos tarifs dans la page "tarifs". Ensuite vous assurez que les bons tarifs sont assignés aux bonnes séances soit en les séléctionnant lors de la création de la séance, soit ensuite en cliquant sur séances > séléctionnez la ou les séances > éditer > tarifs
Vous pouvez choisir les tarifs disponibles pour une ou plusieurs séances, ce qui vous permet d'appliquer des quotas différents ou des tarifications différentes selon les dates. Il faut donc juste créer plusieurs versions de vos tarifs dans la page "tarifs". Ensuite vous assurez que les bons tarifs sont assignés aux bonnes séances soit en les séléctionnant lors de la création de la séance, soit ensuite en cliquant sur séances > séléctionnez la ou les séances > éditer > tarifs
Visibilité des séances
Les séances peuvent être visibles publiquement, en guichet ou via un lien. Pour changer la visibilité d'une séance, séléctionnez une ou plusieurs séances dans la page "séances" puis cliquer sur éditer > visibilité.
Séance privatisable
La séance privatisable permet d'effectuer une action automatique dès qu'une première commande a été faite sur une séance :
- masquer la séance (ex : un tarif de groupe avec un minimum de X est présent, dès son achat la séance est alors retirée de la vente)
- verrouiller la séance et demander le nom du premier acheteur en mot de passe (ex : vous organisez des séances privatisées mais chaque participant doit pouvoir payer de son coté). Attention cette seconde option à le désavantage de ne pas garantir que l'intégralité des places seront effectivement réservées en pratique.
- verrouiller la séance et demander le nom du premier acheteur en mot de passe (ex : vous organisez des séances privatisées mais chaque participant doit pouvoir payer de son coté). Attention cette seconde option à le désavantage de ne pas garantir que l'intégralité des places seront effectivement réservées en pratique.
Pour ce faire, cliquer sur "modifier" puis "séance privatisée" et vous pourrez choisir un tarif spécifique qui une fois acheté bloquera la séance ou "n'importe quel tarif". Le tarif de privatisation ne sera plus proposé dés qu'une vente est effectuée pour cette séance.
Séance secondaire
Certaines séances peuvent être rendus visibles une fois que certaines autres sont complètes. Pour rendre certaines séances secondaires, séléctionnez la séance primaire et au moins une séance secondaire puis cliquez sur "séance secondaire" et désignez la séance primaire qui rendra les autres visibles.
Pré-séléctionner une date via un lien
Si vous souhaitez pré-séléctionner une date (ou une séance) via un lien interne de votre site web ou sur notre boutique, vous pouvez utiliser l'argument event_date=AAAA-MM-JJ
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.billetweb.fr/exemple?event_date=2020-02-28
Exemple sur une boutique Billetweb : https://www.monsite.fr/billetterie?event_date=2020-02-28
Désactiver le mode séance
Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance. Pour cela il faut supprimer les autres, en cliquant sur les séances puis "modifier" puis "supprimer" puis aller dans la page l'événement et cliquer sur "Désactiver le mode séance"
Pour désactiver le mode séance, il vous suffit de n'avoir qu'une séance. Pour cela il faut supprimer les autres, en cliquant sur les séances puis "modifier" puis "supprimer" puis aller dans la page l'événement et cliquer sur "Désactiver le mode séance"
Vous organiser un événement en ligne ? Rien de plus simple !
1. Prévenir le public que l'événement aura lieu en ligne
Spécifiez bien que l'événement se tiendra en ligne dans votre description ou cochez la case "Cet événement aura lieu en ligne" dans la page "l'événement"
2. Désactivez l'émission des billets
Depuis la page "Visuels" de votre événement, vous pouvez décocher l'émission des billets si vous estimez que l'acheteur n'a pas besoin d'avoir un billet
3. Communiquez le lien aux acheteurs. Plusieurs possibilités :
- Intégrez votre lien dans le message de confirmation d'achat
Vous pouvez intégrer un lien ou une méthode pour se connecter dans la page "Instructions" de chaque événement (si vous utilisez le mode séance, le texte d'instruction peut être personnalisé pour chaque séance). Il sera distribué avec chaque email de confirmation d'inscription.
- Envoyez vous même le lien
Dans les instructions vous pouvez indiquer que vous enverrez un lien par email. à l''acheteur. Attention à ne pas le faire au dernier moment car la livraison des emails peuvent parfois être retardée ! Vous pouvez transmettre les instructions de connexion par email au participant depuis "envoyer un message" ou via vos propres moyen. Vous pouvez récupérer 'email des acheteurs depuis la "liste des participants" > "Exporter" > "Adresses e-mail"
- Transmettre le lien automatiquement au dernier moment (youtube, dailymotion, etc)
Afin de pouvoir vous laisser partager un lien vers une url de streaming au dernier moment (afin de réduire le risque de partage), nous avons ajouté une option dédiée dans la page l'événement. Dans la page l'événement, cochez la case "Cet événement aura lieu en ligne" et la case "Billetweb distribuera mon lien" ce qui aura pour effet d'ajouter un bouton "lien d'accès" dans l'email de vos participants. Ce bouton renverra vers leur espace acheteur Billetweb dans lequel ils retrouveront votre url de streaming au dernier moment. Cela permet d'éviter les soucis d'email non recu et de pouvoir modifier le lien jusqu'au dernier moment.
Note : cette méthode doit être activée avant la première vente et ne sera plus activable ensuite
4. Lien avec identification (avancé)
- Code d'accès unique fourni par Billetweb
Si vous aviez besoin d'identifier vos participants en dehors de Bilettweb, il est possible d'utiliser le numéro de billet comme identifiant unique et imprévisible.Vous pouvez extraire les données via la liste des participants ou depuis l'api (il ressemble à cela : TXXX-XXXX-EXXXXX)
- Votre lien d'accès + notre identifiant billet unique
Il est possible d'injecter l'identifiant du billet dans un lien qui sera envoyé dans la confirmation d'achat. Pour ce faire rendez vous dans les propriétés du tarif concerné, cochez "message spécifique" et rédigez un message dans lequel vous écrivez votre lien. Rajoutez {ID} là où vous souhaitez faire apparaitre l'identifiant unique.
Ex : Voici votre lien d'accès https://www.monsite.fr/exemple.php?identifiant={ID}
Ex : Voici votre lien d'accès https://www.monsite.fr/exemple.php?identifiant={ID}
- Distribuer un de vos codes
Si et seulement si vous aviez besoin de leur distribuer un de vos code d'accès, il est possible d'utiliser cette méthode
- Intégration automatique : Billetweb + Zapier + Zoom
Pour qui ? Si vous n'avez pas les compétences pour utiliser l'API mais que vous souhaitez monétiser vos contenus en empéchant les visionnages multiples depuis un même lien de diffusion.
Pré-requis : posséder un compte Zapier et un compte Zoom avec un abonnement "webinaires".
Vous allez dans Zapier créer un zap qui va envoyer le nom, prénom et email de chaque nouvel inscrit vers l'application Zoom. Chaque nouvel inscrit dans la billetterie recevra alors un lien de connexion zoom. Si vous souhaitez bien qu'un même lien ne puisse pas être visionné à différents endroits à la fois, pensez à décocher la case "autoriser les participants non-intervenants à se joindre depuis plusieurs appareils".
Chaque événement peut posséder son propre taux de TVA définissable dans "l'événement". Le taux peut être modifié seulement si aucun billet pour l'événement n'a été émis. Si vous ne savez pas quel taux utiliser, vous pouvez consulter ce guide ou vous adresser au service des impôts.
Plusieurs taux de TVA dans un même événement
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif si vous avez activé une TVA globale sur l'événement.
- Vous devez alors cocher l'option "Multi tva" dans la page "Options".
Plusieurs taux de TVA dans un même événement
Il est aussi possible de définir un taux de TVA pour chaque tarif si vous avez activé une TVA globale sur l'événement.
- Vous devez alors cocher l'option "Multi tva" dans la page "Options".
- Ensuite pour chaque tarif qui possédera un taux différent du taux principal de l'événement, dans les propriétés du tarif vous pourrez désigner ce nouveau taux
Plusieurs taux de TVA pour une même prestation
Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif. En revanche Billetweb propose un système de pass qui peut permettre au billet émis de contenir plusieurs tarifs. Il faut alors découper votre prestation en plusieurs tarifs payants dans Billetweb sur lequel vous appliquez les différents taux et ensuite utiliser un pass pour les réunir aux yeux des acheteurs.
Voici un exemple :
- vous créez autant de tarifs que de taux de TVA sont nécéssaires, avec chacun le montant requis et que vous placez en visibilité "masqué"
- vous créez un tarif gratuit qui représente votre prestation, dans les propriétés de ce tarif vous cochez "multipass" et vous désignez les tarifs à inclure. Exemple : (XXX1,min=1,max=1,payant=oui)+(XXX2,min=1,max=1,payant=oui)
Alternative : Si les acheteurs n'ont pas vocation à récupérer la TVA, vous pouvez définir dans Billetweb un seul taux (le plus petit) comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Plusieurs taux de TVA pour une même prestation
Il n'est pas possible d'avoir plusieurs taux pour un même tarif. En revanche Billetweb propose un système de pass qui peut permettre au billet émis de contenir plusieurs tarifs. Il faut alors découper votre prestation en plusieurs tarifs payants dans Billetweb sur lequel vous appliquez les différents taux et ensuite utiliser un pass pour les réunir aux yeux des acheteurs.
Voici un exemple :
- vous créez autant de tarifs que de taux de TVA sont nécéssaires, avec chacun le montant requis et que vous placez en visibilité "masqué"
- vous créez un tarif gratuit qui représente votre prestation, dans les propriétés de ce tarif vous cochez "multipass" et vous désignez les tarifs à inclure. Exemple : (XXX1,min=1,max=1,payant=oui)+(XXX2,min=1,max=1,payant=oui)
Alternative : Si les acheteurs n'ont pas vocation à récupérer la TVA, vous pouvez définir dans Billetweb un seul taux (le plus petit) comme celui du tarif et appliquer ensuite un taux "mixte" dans votre comptabilité réelle.
Coordonnées par défaut (si vous ne configurez rien)
Par défaut, les coordonnées exposées (sur les billets, dans la boutique, dans les emails de confirmation d'achat) sont les mêmes que celles de votre compte organisateur renseignées dans "Mes infos" > "Coordonnées". Si vous ne configurez rien, nous exposons le nom de l'organisateur, l'email et téléphone.
Définir un ou plusieurs contact acheteur
Si vous souhaitez exposer des coordonnées différentes, il est possible de créer des profils dans "Mes infos" > "Contact public".
Vous pouvez créer un ou plusieurs profil et y choisir les informations qui y figurent (minimum = nom + email). En créant un profil vous pouvez l'activer sur tous vos événements ou bien le désigner comme profil par défaut.
Appliquer un profil sur un événement
Chaque événement peut être associé à un contact existant depuis la page "l'événement"
Conditions par défaut
L'acheteur doit accepter nos cgvs lors de son achat.
Ajout de vos spécificités
Vous pouvez ajouter la possibilité possibilité d'inclure un fichier pdf reprenant les règles contractuelle que l'acheteur devra valider au moment de son inscription. Vous pouvez télécharger vos conditions organisateurs sur la page 'Options'.
Communiquer sur vos spécificités
Si vous intégrez des conditions spécifiques (accès, remboursement, etc) pensez bien à le mentionner dans votre boutique ou dans la description de vos tarifs.
Si en plus de cela vous souhaitez appuyer une condition spécifique (être majeur par exemple) vous pouvez créer une case à cocher dans "Formulaires" et la rendre obligatoire.
Si en plus de cela vous souhaitez appuyer une condition spécifique (être majeur par exemple) vous pouvez créer une case à cocher dans "Formulaires" et la rendre obligatoire.
Délai de référencement
La boutique de chaque événement (sauf événement secret) est naturellement indexée quelques jours après sa mise en ligne. Pour améliorer la position de la boutique dans les résultats des moteurs de recherche, nous vous conseillons de diffuser son adresse sur internet (réseaux sociaux, site web, annuaire d'événements, etc)
Déréférencer une page
Si vous souhaitez retirer un ancien événement des résultats référencés, vous devez mettre sa boutique hors ligne et les moteurs de recherche ajusteront sa position sous quelques jours. Pour rappel, depuis "Mes événements" vous pouvez accéder aux événements passés en cliquant sur "voir ... événements passés".
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Remplacer une page référencée par une autre
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement (vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de la libérer l'adresse cible, puis utilisez l'adresse cible sur le nouvel événement)
Si vous souhaitez remplacer une ancienne url par une nouvelle, il est possible d'échanger les adresses de boutique depuis la page "Options" de chaque événement (vous modifiez l'adresse de l'ancien événement pour une nouvelle, afin de la libérer l'adresse cible, puis utilisez l'adresse cible sur le nouvel événement)
Si vous souhaitez que seuls les visiteurs possédant l'adresse de la boutique puissent acheter leur billet, alors rendez vous dans la page "Options" de l'événement et cochez la case "secret" disponible au début de la page.
Les textes de Billetweb
Les textes fournis par Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur (pour tester il suffit de cliquer sur le drapeau dans le module de vente). Si vous vouliez quand même forcer la langue d'une billetterie, il faut ajouter &language=fr (par exemple) à la fin de l'adresse de la boutique ou dans le paramètre data-src du module de vente.
Vos textes
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Lors de la création de l'événement, vous pouvez définir le fuseau horaire relatif à votre événement. Cela permet de s'assurer que Billetweb soit en phase avec les heures de votre événement (mise en vente, fin des ventes, affichage de l'événement sur le site et les appareils de controle, etc) Vous pouvez également définir votre fuseau horaire dans "Mes infos" > "Coordonnées" afin qu'il soit systématiquement pré-rempli lors de la création de vos événéments.
Coté acheteur et backoffice, nous exprimons toujours les horaires dans l'heure locale de l'événement.
Coté acheteur et backoffice, nous exprimons toujours les horaires dans l'heure locale de l'événement.
Une fois configurée par nos équipes et une fois l'email de confirmation validée par vos soins, vous pourrez choisir l'expéditeur des emails depuis la page "l'événement".
Choisissez un événement depuis Mes évènements puis cliquez sur "Tarifs" > "+ Créer un tarif". Chaque tarif peut éméttre un billet ou non (voir "créer un tarif qui n'émet pas de billets" plus bas).
Pour supprimer un tarif depuis "Tarifs", vous devez au préalable supprimer l'ensemble des commandes contenant ce billet depuis la "Liste des participants". Alternativement, il est possible de renommer, modifier le prix ou même de masquer le tarif via ses propriétés.
Don sous forme d'événement dédié :
Rien n'est plus simple que de réaliser un appel au don auprès de votre public. Créez un événement de type "dons en ligne" depuis "Mes événements" > "Nouvel événement". Voici un exemple d'opération de ce type : https://www.billetweb.fr/soutien-au-brin-de-zinc
Pour collecter des dons, le plus simple et naturel peut être de créer un tarif de type "montant libre" depuis "Les tarifs". A noter que c'est à la charge de l'organisateur d'émettre les reçus fiscaux. Un prix libre peut avoir un minimum ou un maximum.
Promouvoir une opération de don sur tous vos événements
Si vous avez beaucoup d'événements, il est possible de proposer juste avant le paiement de faire un don pour une cause spécifique (cela remplace le micro don).
Créez un événement de type "don en ligne" depuis "Mes événements" qui représentera votre campagne de don.
Cochez la case "Proposer ce don sur d'autres événéments" dans la page "l'événement" du don en ligne.
Sur les événements cibles où vous souhaitez proposer le don, cochez la case "Proposer un don" dans la page "l'événement"
Un encart apparaitra alors dans le panier avant paiement pour proposer un don. Le don sera matérialisé par une commande distincte qui sera ajoutée au panier.
Micro don
Par défaut Billetweb propose le micro don jusqu'a 2€ pour tous ses événements via 4 partenaires nationaux : Les Restos du Coeur, Greenpeace, S.P.A et M.S.F.
Cela permet de collecter des centaines de milliers d'euros pour des causes reconnues et populaires. C'est totalement gratuit et transparent pour vous.
Vous pouvez désactiver le micro don depuis la page "options" mais en le faisant vous privez vos acheteurs de leur libre arbitre.
Vous pouvez remplacer ces organismes par une structure locale si vous avez un projet précis et lié à votre événement. Gardez en tête que si la structure n'est pas assez connue par vos acheteurs elle déclenchera moins de générosité que via les partenaires proposés par le micro don.
Attention : Lisez attentivement le tutoriel si vous voulez réaliser un système de bon cadeau, il s'agit d'une fonctionnalité avancée qui ne peut pas être "survolée".
Note : Si le bon cadeau que vous souhaitez est un simple "billet sans prix" alors vous n'avez pas besoin de suivre ce tutoriel, n'importe quel billet peut être imprimé sans son prix depuis l'espace acheteur au bas de l'email de confirmation d'achat.
Principe du bon cadeau :
- Un tarif ou événement sert à acheter le bon cadeau.
- L'acheteur recoit un code secret qu'il utilise ensuite pour réserver une prestation via un autre tarif ou événement.
- Notre système de liste s'assure que le code généré dans l'événement d'achat soit valide dans l'événement de "retrait" du bon cadeau.
Ce tutoriel présente comment mettre en oeuvre ce fonctionnement en deux temps (achat puis retrait)
Etape 0 : Choix du scénario
Vous devez décider comment va se matérialiser l'utilisation du bon cadeau :
Scénario A : un bon cadeau = un produit à retirer dans un événement spécifique qui se matérialisera par l'ajout d'un tarif dédié "retrait d'un bon cadeau" (=créer un tarif sur chaque événement existant)
Scénario B : un bon cadeau = un code d'avoir (utilisable en une ou plusieurs fois sur un ou plusieurs produits)
Scénario C : un bon cadeau = un code promo (utilisable une seule fois sur un seul produit)
Scénario C : un bon cadeau = un code promo (utilisable une seule fois sur un seul produit)
Etape 1 : Emission du bon cadeau
Tout d'abord créez un événement (ou tarif) servant à vendre le bon cadeau comme si c'était une prestation/un billet normal
Dans la description du tarif ou de la boutique de vente, pensez à préciser :
- la durée de validité si applicable
- sur quels événements le bon cadeau pourra être utilisé
Ensuite dans la page "instructions" de l'événement d'achat du bon cadeau vous devez préciser :
- comment l'utiliser : en fonction de votre scénario choisit (A, B, ou C) vous devez dire à l'acheteur l'acheteur "Utilisez le code pour retirer votre bon cadeau sur l'événement X/nos événements" (scénario A) ou bien "utilisez le code du bon cadeau comme code de réduction sur votre achat" (scénario B et C)
- rappeller la durée de validité (si applicable)
- rappeller sur quels événements le bon cadeau pourra être utilisé (si applicable)
Visuel associé au bon cadeau
- visuel type "billet" (par défaut) : le bon cadeau éméttra un billet qui ressemble à un billet avec un numéro unique commencant par T. Vous pouvez masquer les dates affichée sur le billet d'achat du bon cadeau si besoin. Vous pouvez afficher le code en plus gros sur le billet en ajoutant "identifiant billet" dans "Champs à inclure sur le billet" au bas de la page "Visuel billets". En utilisant ce visuel, pensez à bien préciser qu'il s'agit d'un bon cadeau et non d'un billet utilisable dans l'état
- visuel type "code" : vous décochez "émettre un billet" dans "Visuel billets" afin que l'acheteur ne recoive qu'un code (commencant par T) qui servira ensuite à retirer son billet (pas de visuel à imprimer en dehors du mail de confirmation)
- visuel "personnalisé" : vous utilisez un visuel A4 totalement personnalisé pour réaliser votre bon cadeau (voir la rubrique d'aide "Visuel billets"). Positionnez les champs que Billetweb ajoutera selon vos besoins et n'oubliez pas d'inclure dans les champs personnalisés à faire figurer sur le billet le champ "identifiant billet" (code commencant par T) qui jouera le role du code secret servant à débloquer le retrait du billet.
- visuel type "billet" (par défaut) : le bon cadeau éméttra un billet qui ressemble à un billet avec un numéro unique commencant par T. Vous pouvez masquer les dates affichée sur le billet d'achat du bon cadeau si besoin. Vous pouvez afficher le code en plus gros sur le billet en ajoutant "identifiant billet" dans "Champs à inclure sur le billet" au bas de la page "Visuel billets". En utilisant ce visuel, pensez à bien préciser qu'il s'agit d'un bon cadeau et non d'un billet utilisable dans l'état
- visuel type "code" : vous décochez "émettre un billet" dans "Visuel billets" afin que l'acheteur ne recoive qu'un code (commencant par T) qui servira ensuite à retirer son billet (pas de visuel à imprimer en dehors du mail de confirmation)
- visuel "personnalisé" : vous utilisez un visuel A4 totalement personnalisé pour réaliser votre bon cadeau (voir la rubrique d'aide "Visuel billets"). Positionnez les champs que Billetweb ajoutera selon vos besoins et n'oubliez pas d'inclure dans les champs personnalisés à faire figurer sur le billet le champ "identifiant billet" (code commencant par T) qui jouera le role du code secret servant à débloquer le retrait du billet.
Etape 2 : Configurer le retrait du bon cadeau
Scénario A : votre bon cadeau va débloquer un tarif gratuit dédié au retrait du bon cadeau.
> L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau et choisira un tarif "retrait d'un bon cadeau" et le code lui sera demandé.
- Vous devez créer un tarif dédié au retrait du bon cadeau (et donc gratuit puisque ce retrait est gratuit, le paiement ayant déjà eu lieu lors de l'achat du bon cadeau) dans le ou les événements concernés. Si l'acheteur sélectionne ce produit, un code lui sera demandé.
- Vous devez créer un tarif dédié au retrait du bon cadeau (et donc gratuit puisque ce retrait est gratuit, le paiement ayant déjà eu lieu lors de l'achat du bon cadeau) dans le ou les événements concernés. Si l'acheteur sélectionne ce produit, un code lui sera demandé.
- Vous devez créer une "liste d'adhésion" dans "Mes listes" > "Abonnements". Cette liste sert à faire le lien entre les deux tarifs de manière automatisé (achat/retrait)
- Le tarif alimentant la liste sera celui de l'achat du bon cadeau. Le type de code abonné sera l'identifiant du billet.
- Vous n'avez pas à remplir la liste, elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau
- Au bas de la liste, vous devrez désigner le ou les tarifs qui permettent le retrait du bon cadeau (ceux qui seront bloqués par un code). L'action a séléctionner est "autoriser l'achat".
Scénario B : votre bon cadeau va agir comme un code d'avoir
> L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau, ajoutera ses prestations au panier et cliquera sur "code promo/avoir" à l'étape paiement pour saisir son code d'avoir
L'achat du bon cadeau donne un code utilisable en une ou plusieurs fois sur tout ou parti du montant.
- Vous devez créer une liste d'avoir dans "Mes listes" > "Promotions" > "Avoir/carte cadeau".
- Le tarif alimentant la liste sera celui de l'achat du bon cadeau. Le type de code sera "identifiant billet".
- Vous n'avez pas à remplir la liste, elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau
- Au bas de la liste, vous séléctionnez "avoir" et devrez désigner le ou les tarifs qui permettent l'utilisation du code en tant que code d'avoir. Vous pourrez définir une date de validité si nécéssaire.
Scénario C : votre bon cadeau va agir comme un code de réduction
> L'acheteur ira dans l'événement où il souhaite utiliser son bon cadeau, ajoutera ses prestations au panier et cliquera sur "code promo/avoir" à l'étape paiement pour saisir son code de réduction
L'achat du bon cadeau donne un code utilisable une seule fois fois sur tout ou parti du montant. Le code s'applique sur les tarifs existants.
- Vous devez créer une "liste d'adhésion" dans "Mes listes" > "Abonnements". Cette liste sert à faire le lien entre les deux tarifs de manière automatisé (achat/retrait)
- Le tarif alimentant la liste sera celui de l'achat du bon cadeau. Le type de code abonné sera l'identifiant du billet.
- Vous n'avez pas à remplir la liste, elle sera complétée automatiquement par le numéro du billet lors de l'achat d'un bon cadeau
- Au bas de la liste, vous devrez désigner le ou les tarifs qui permettent l'utilisation du code en tant que code promo. Vous mettez soit une réduction en pourcentage (50%, 100%) ou en valeur (€).
Si vous ne souhaitez pas inclure le billet en pièce jointe de l'email (adhésion, don, supplément ou option) il suffit de décocher l'option "Emettre un billet" dans "Visuel". Vous pouvez également changer la terminologie des boutons dans la page "options" de votre événement
Pour créer un prix évolutif dans le temps, il existe plusieurs solutions :
- si votre offre est limitée en quantité, vous créez autant de tarifs que nécéssaire, vous définissez une quantité maximum et cochez l'option "Activer après un autre tarif" pour tous les tarifs sauf le premier (une fois le premier tarif indisponible, le second sera activé, et ainsi de suite)
- si votre tarif n'est pas limité en quantité mais simplement définie par un calendrier, vous créez autant de tarifs que nécéssaire et vous définissez une période de vente dans les propriétés du tarif (chaque tarif est disponible selon un calendrier précis)
- une autre approche manuelle est également possible, à savoir modifier simplement le tarif dans les propriétés de celui ci au moment où vous souhaitez faire changer le prix (le fait que les tarifs évoluent est moins visible, cela permet également de réduire le nombre de tarifs à créer si vous en avez beaucoup)
Un billet par personne + prix pour le groupe affiché dans le panier + quantité fixe (tarif duo par ex)
Vous cochez l'option "pack" dans le tarif et définissez le nombre de billets à émettre.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
L'option "quantité mini par achat" dans les propriétés d'un tarif vous permet de rendre disponible un tarif au delà d'une certaine quantité. Vous pouvez également définir un maximum. Les formulaires vous permettent de rendre ce tarif non nominatif ou d'ajouter des informations spécifiques à collecter.
Le prix est le prix par billet.
Un seul billet émis pour tout le groupe
Si vous souhaitez créer un billet de groupe (un seul billet physique cumulant l'accès pour plusieurs personnes) alors il est possible de cocher la case "Billet de groupe" dans "Quantité mini par achat" des propriétés du tarif en question. En utilisant cette option, le billet n'est flashable qu'une seule fois pour tout le groupe.Dans le cas rare où vous voulez un seul billet physique flashable plusieurs fois, il faut utiliser la fonction "Multipass".
La quantité de billet du groupe peut facilement être ajusté (avant ou après paiement) depuis la liste des participants où vous disposerez d'un bouton spécial.
Séance privatisable
L'option "séance privatisée" du mode séance permet la création d'un tarif dédié à la privatisation qui bloquera une séance dés qu'il est acheté. Cela fonctionnerait également sans créer de tarif de groupe mais en bloquant une séance dés qu'une commande est effectuée dessus.
Un billet|formulaire pour le groupe + un billet|formulaire par participant
Ce cas est réalisable mais complexe. Ne le faites que si vous en avez réellement le besoin.
Vous allez utiliser un tarif représenter le groupe et un tarif pour le participant. Le tarif participant sera en visibilité : masqué. L'option "Multipass" du tarif groupe devra être activée et configurée.
- Le prix de la prestation peut être donné via le tarif groupe, participant ou un cumul des deux
- Selon le paramétrage donné dans "multipass", le tarif "participant" pourra être inclus gratuitement ou moyennant un prix par personne, inclus sur une quantité spécifique ou laisser une quantité au choix de l'acheteur de spécifier le nombre de personne.
- Selon le paramétrage donné dans "multipass", le tarif "participant" pourra être inclus gratuitement ou moyennant un prix par personne, inclus sur une quantité spécifique ou laisser une quantité au choix de l'acheteur de spécifier le nombre de personne.
- Le fait d'emettre un billet pour chacun des tarifs (groupe/participant) est paramétrable dans la page "visuels" de l'événement.
L'option "Visibilité" située dans les propriétés du tarif permet de masquer le tarif dans le panier et de le rendre visibile seulement avec un lien secret ou en guichet.
Il est également possible de masquer ce tarif directement depuis "Tarifs" en cliquant sur la flèche déroulante à droite du tarif puis "Masquer".
Depuis la page "Options" de l'événement vous pouvez paramétrer les éléments suivants :
Panier
- afficher le nombre de billets vendus dans le panier
- afficher le nombre de billets restants dans le panier
- afficher les dates de ventes
- afficher le prix HT
- afficher le prix hors commission
- afficher la description des tarifs
- choisir le titre du bouton (réserver, acheter, etc)
- masquer les tarifs non disponibles
- afficher par défaut la description des tarifs
- afficher par défaut le contenu des catégories
- afficher la liste des participants
Formulaires
- ajouter vos conditions organisateurs (complément CGV)
Ecran de paiement
- proposer un micro don (gratuit et transparent pour vous)
Ecran de confirmation d'achat
- bouton "Ajouter à mon calendrier"
- bouton "Trouver un logement à proximité"
- bouton "Partager"
- bouton "Ajouter au wallet"
- rediriger l'acheteur automatiquement vers une URL
Regrouper et organiser ses tarifs
Une catégorie permet de visuellement et hiérarchiquement regrouper plusieurs tarifs.
Selon les options de votre événement (page "options") une catégorie peut être développée ou non lors de l'affichage initial du panier.
Selon les options de votre événement (page "options") une catégorie peut être développée ou non lors de l'affichage initial du panier.
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La catégorie est également affichée sur le billet, au dessus du nom du tarif.
Une catégorie peut contenir un autre niveau de catégorie.
Utiliser les catégories pour matérialiser des représentations
Les catégories peuvent également être utilisées dans le cas d'un événement qui a plusieurs spectacles distincts, ou un spectacle qui possède plusieurs représentations, un festival etc. L'intitulé de la catégorie permettra de préciser le titre, la date et l'heure de la représentation et figurera sur les billets.
Note : Utilisez le caractère | dans le nom de la catégorie pour séparer la date, le lieu, etc afin que le système effectue un saut de ligne dans le panier
Définir un quota par catégorie
Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Il est possible d'attribuer à une catégorie une quantité maximale de billets qui prévaudra sur celles des tarifs qui la composent.
Rattacher un tarif à une catégorie
1. Commencez tout d'abord par créer vos tarifs individuels.
2. Vous pouvez ensuite créer vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie".
3. Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
2. Vous pouvez ensuite créer vos différentes catégories en cliquant sur "+ Catégorie".
3. Pour intégrer un tarif à une catégorie, cliquez sur ce tarif et glissez le sous la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
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Les quotas peuvent être modifiés à tout moment et sont ajustés en temps réel.
Limite globale
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Tarifs" > "Quantité globale disponible" puis cliquez sur le bouton pour activer l'option. Il est possible de définir un message personnalisé.
Limite par tarif, catégorie, séance
Il est également possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif en cliquant sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés.
Si vous êtes en mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance dans la page "Séances" en cliquant sur la séance dans la liste puis "Editer" > "Quantité max/Quota". Cette quantité prévaut sur celle enregistré dans "Tarifs" > "Quantité"
Vous pouvez limiter la quantité globale des ventes dans "Tarifs" > "Quantité globale disponible" puis cliquez sur le bouton pour activer l'option. Il est possible de définir un message personnalisé.
Limite par tarif, catégorie, séance
Il est également possible de limiter la quantité de chaque catégorie ou tarif en cliquant sur la roue crantée qui permet de modifier les propriétés.
Si vous êtes en mode "Séances", vous pouvez définir une quantité maximale distincte pour chaque séance dans la page "Séances" en cliquant sur la séance dans la liste puis "Editer" > "Quantité max/Quota". Cette quantité prévaut sur celle enregistré dans "Tarifs" > "Quantité"
Limite web/guichet
Il n'existe aucune différenciation des quotas entre l'origine de la vente. En revanche vous pouvez définir la visibilité d'un tarif en guichet ou web. Si vous souhaitez différencier les deux il faut donc créer des catégories ou tarifs différents possédants chacun leurs propres quotas.
Bloquer des places
- vous réservez en enregistrant une commande ou une réservation (cela fonctionne bien si c'est une commande dont vous connaissez le contenu précisément)
- vous utilisez les contingents (si vous n'utilisez pas le placement numéroté)
- si vous utilisez le placement numéroté, il suffit de ne pas attribuer de catégorie a certains sièges ou attribuer une catégorie liée à des tarifs non publiques (les contingents seront disponibles en placement numéroté prochainement)
Différence de chiffres quotas/panier
Un billet mis dans le panier d'un acheteur est bloqué jusqu'au paiement de la commande, expiration d'un délai de 15 minutes, ou bien création d'une nouvelle commande sur la même session. Ainsi il est possible de ne plus trouver de billets disponibles dans le module de vente alors même que la totalité du quota n'est pas affichée comme vendue dans votre backoffice.
Différence de chiffres quotas/panier
Un billet mis dans le panier d'un acheteur est bloqué jusqu'au paiement de la commande, expiration d'un délai de 15 minutes, ou bien création d'une nouvelle commande sur la même session. Ainsi il est possible de ne plus trouver de billets disponibles dans le module de vente alors même que la totalité du quota n'est pas affichée comme vendue dans votre backoffice.
Dépassement de quota
Depuis la vue organisateur vous pouvez dépasser les quotas.
Afficher les quotas
Depuis les options de l'événement vous pouvez ajuster les paramètres de visibilités
Exclure certains tarifs des quotas et totaux (avancé)
Il est possible d'exclure certains tarifs des totaux et quotas. Selon votre configuration cela peut avoir un effet "esthétique" (les chiffres des ventes affichés sont plus parlants) aussi bien que réels sur les quotas (exclure un tarif d'une catégorie limitée en quantité donne plus de place aux autres tarifs de cette catégorie) Selon vos cas d'utilisation cela peut permettre par exemple de :
- ne pas comptabiliser certains tarifs "normaux" dans une catégorie limitée en quantité (bénévoles, accès presse, etc)
- ne pas comptabliser les tarifs représentants les pass (ex : un pass 2 jours incluant un tarif samedi et dimanche donne 3 enregistrements, vous pouvez exclure le pass en lui même des totaux puisqu'il "fausse" vos totaux)
- ne pas comptabliser certaines prestations supplémentaires dans votre quota global (ex : parking, repas, assurance annulation, etc)
Soyez très attentif en manipulant cette option qui peut conduire à un effet de sur-vente si vous l'appliquez sur les mauvais tarifs.
Mise en place : Activez le mode "Exclure certains tarifs des quotas" dans la page "options" de votre événement puis dans les propriétés de chacun des tarifs à exclure (page "Tarifs" puis cliquer sur la roue crantée). Les tarifs sont exclus de tous les quotas et totaux existants.
Exclure certains tarifs des quotas et totaux (avancé)
Il est possible d'exclure certains tarifs des totaux et quotas. Selon votre configuration cela peut avoir un effet "esthétique" (les chiffres des ventes affichés sont plus parlants) aussi bien que réels sur les quotas (exclure un tarif d'une catégorie limitée en quantité donne plus de place aux autres tarifs de cette catégorie) Selon vos cas d'utilisation cela peut permettre par exemple de :
- ne pas comptabiliser certains tarifs "normaux" dans une catégorie limitée en quantité (bénévoles, accès presse, etc)
- ne pas comptabliser les tarifs représentants les pass (ex : un pass 2 jours incluant un tarif samedi et dimanche donne 3 enregistrements, vous pouvez exclure le pass en lui même des totaux puisqu'il "fausse" vos totaux)
- ne pas comptabliser certaines prestations supplémentaires dans votre quota global (ex : parking, repas, assurance annulation, etc)
Soyez très attentif en manipulant cette option qui peut conduire à un effet de sur-vente si vous l'appliquez sur les mauvais tarifs.
Mise en place : Activez le mode "Exclure certains tarifs des quotas" dans la page "options" de votre événement puis dans les propriétés de chacun des tarifs à exclure (page "Tarifs" puis cliquer sur la roue crantée). Les tarifs sont exclus de tous les quotas et totaux existants.
Par défaut les ventes d'un événement peuvent avoir lieu jusqu'a la fin de l'événement.
Période de vente globale
Les dates de ventes peuvent être définies globalement dans "Tarifs" > "Période de vente".
Période de vente par tarif
Vous pouvez personnaliser les dates par tarif en cliquant sur la roue crantée dans la liste des "Tarifs", puis "Modifier" > "Afficher plus d'options" > "Période de vente spécifique".
Période de vente par séance
Si vous utilisez le mode séance, vous pouvez définir une date de mise en vente pour toutes les séances et/ou un nombre d'heure avant chaque séance ou celles ci deviennet ouvertes à la vente. Ces dates sont définies dans "Tarifs" > "Période de vente".
Afficher les dates de vente
Vous pouvez afficher les dates de fin de vente dans votre module de ventes depuis la page "Options" > "Afficher la date de fin de vente des billets". A noter que la date de début de vente est automatiquement affichée.
Mise en vente immédiate
Si vous ne définissez pas de date de début de vente, il suffit pour débuter vos ventes de placer votre événement en mode ON afin qu'il soit disponible publique (boutique en ligne, événement disponible dans vos agendas, etc). Le bouton ON/OFF peut être trouvé dans "mes événements", dans votre tableau de bord ainsi que dans la boutique.
Mise en vente différée
Une fois que vous avez défini vos dates de mise en vente, il faut placer votre événement en mode ON afin qu'il soit disponible publique (boutique en ligne, événement disponible dans vos agendas, etc). Le bouton ON/OFF peut être trouvé dans "mes événements", dans votre tableau de bord ainsi que dans la boutique.
Une fois un billet payé, l'acheteur reçoit une confirmation de paiement par mail accompagné de son billet. Les informations contenues dans ce mail sont modifiables depuis la page "Instructions" de votre événement.
Contenu des instructions
Ajoutez toutes les informations pertinentes pour le participant.
- un remerciement pour sa commande
- peut on présenter son billet sur smartphone ?
- doit on prévoir un document d'identité ?
- des consignes ou modalités d'admissions spécifiques ?
- des consignes ou modalités d'admissions spécifiques ?
- d'autres formalités à réaliser avant l'événement ?
- etc
Inclure un visuel ou des champs du formulaire
Vous pouvez au bas de la page "Instructions" définir la couleur dominante qui sera ajoutée dans l'email, inclure certains champs ou encore ajouter un visuel.
Inclure un fichier ou une pièce jointe
Vous ne pouvez pas inclure de pièce jointe mais vous pouvez tout à fait mettre un ou plusieurs liens vers un fichier hebergé en ligne. Si vous n'avez pas de site internet, il existe de nombreux services d'hébergement de fichiers (Google Drive, Dropbox, etc)
Message personnalisé selon le tarif
Il est également possible de définir des instructions spécifiques dans les propriétés de chaque tarif. Celles ci s'ajouteront ou remplaceront vos instructions globales (au choix).
Message personnalisé selon la séance
Si vous utilisez le mode séance, il est également possible de définir des instructions spécifiques à la séance qui remplaceront les instructions globales de l'événement.
Il est possible de définir le visuel de votre billet et du bas de page depuis "Visuel billets" de votre événement. Les fonds de billet sont de formats 1122 x 535px.
Visuel différent par tarif
Chaque tarif peut être personnalisé de manière indépendante. Il suffit de séléctionner le tarif à personnaliser puis de cliquer sur "créer un style" puis vous chargerez votre fichier. Ensuite si ce style doit être utilisé par plusieurs autres tarifs, cliquez sur "appliquer ce style à d'autres tarifs"
Les textes figurants sur les billets sont les mêmes que ceux affichés après l'achat et dans l'email de confirmation. Ils sont définis dans la page "Instructions" et possiblement dans les propriétés de chaque tarif.
Depuis le bas de la page "Visuel billets" vous pouvez définir une image de bas de page qui apparaitra sur tous ou certains billets. Le bas de page des billets est de 1152px (hauteur libre, max:500px). Nous vous recommandons de limiter l'utilisation de cette fonction au strict nécéssaire en raison du cout d'impression pour les acheteurs et de l'impact écologique que cela représente.
La loi impose qu'il y ait une mention de prix ou de gratuité sur un billet. Il n'est donc pas possible de le faire disparaître sur les billets. Cependant il est possible pour les acheteurs de télécharger un billet sans mention de prix depuis le lien "gérer ma commande" situé au bas de l'email de confirmation d'achat.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs collectés dans "Formulaires" > "pour chaque billet". Cela peut être configuré depuis la page "Visuel billets" > "Champs personnalisés à inclure sur le billet".
Si vous en avez le besoin et les compétences, le système peut vous permettre de personnaliser entièrement votre page A4 : vous créez le fond et nous ajoutons uniquement les informations textes clés relatives au billet que vous définissez (nom, prénom, codes-barres, etc).
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Spécificités du modèle
- Ceci est un modèle pleine page simplifié avec un seul bloc d'information ajouté par notre système (contrairement au badge)
- Nous n'ajoutons pas les instructions acheteur sur le visuel (contrairement au badge)
- Nous n'incluons pas le détail des prestations contenus dans les pass (contrairement au badge)
Comment procéder ?
- Téléchargez le gabarit Photoshop : Télécharger le modèle pleine page
- Editez le puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "full" puis chargez le sur la page "Visuels des billets" de votre événement.
- Vous pouvez au bas de la page "Visuel billets" ajouter un ou plusieurs champs à afficher dans le bloc (nom du tarif, champs personnalisés, etc). Seul le nom/prénom du bénéficiaire est affiché d'office
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Pleine page
Spécificités du modèle
- Ceci est un modèle pleine page simplifié avec un seul bloc d'information ajouté par notre système (contrairement au badge)
- Nous n'ajoutons pas les instructions acheteur sur le visuel (contrairement au badge)
- Nous n'incluons pas le détail des prestations contenus dans les pass (contrairement au badge)
Comment procéder ?
- Téléchargez le gabarit Photoshop : Télécharger le modèle pleine page
- Editez le puis exportez le fichier en .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "full" puis chargez le sur la page "Visuels des billets" de votre événement.
- Vous pouvez au bas de la page "Visuel billets" ajouter un ou plusieurs champs à afficher dans le bloc (nom du tarif, champs personnalisés, etc). Seul le nom/prénom du bénéficiaire est affiché d'office
Badge
Quand utiliser ce modèle ?
- Si vous voulez pouvoir choisir la position des blocs ajoutés par Billetweb (voir ci-dessous)
- Si vous souhaitez que Billetweb ajoute vos instructions sur le visuel
Quelles informations ajoutons nous?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement : vos divers champs personnalisés : un par ligne)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif) et si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Visuels des billets" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Il vous faut télécharger le gabarit Photoshop "badge" : Télécharger le modèle badge
- Editez le et exportez le le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4" puis chargez le.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécéssaire depuis le bouton "position des champs" de la page "visuels des billets" (cela affecte tous les billets de l'événement)
Nos conseils
- L'utilisation d'un fond de couleur fait ressortir les marges de l'imprimante, étudiez la question afin de valider le rendu
- Gardez en tête que le billet pourra être plié en 4 par le participant donc les axes centraux pourraient être non lisibles
- Gardez en tête que certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez bien la présence de tous les champs nécéssaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
- Si vous voulez pouvoir choisir la position des blocs ajoutés par Billetweb (voir ci-dessous)
- Si vous souhaitez que Billetweb ajoute vos instructions sur le visuel
Quelles informations ajoutons nous?
Nous ajoutons sur le visuel 4 zones de textes :
- Nom, prénom (facultativement : vos divers champs personnalisés : un par ligne)
- La zone codes-barres
- Les textes de confirmation : ils contiennent les instructions aux acheteurs (instruction principale et par tarif) et si vous utilisez des pass, le contenu du pass sera affiché dans cette même zone. Cette zone peut être vide.
- Les mentions légales (numéro de billet, acheteur, organisateur, etc)
Il est possible de modifier le positionnement de ces 4 zones depuis la page "Visuels des billets" > "Position des champs"
Comment procéder ?
- Il vous faut télécharger le gabarit Photoshop "badge" : Télécharger le modèle badge
- Editez le et exportez le le fichier .jpg ou .png avec un nom de fichier contenant "A4" puis chargez le.
- Vous pouvez ensuite ajuster le positionement des zones de textes si nécéssaire depuis le bouton "position des champs" de la page "visuels des billets" (cela affecte tous les billets de l'événement)
Nos conseils
- L'utilisation d'un fond de couleur fait ressortir les marges de l'imprimante, étudiez la question afin de valider le rendu
- Gardez en tête que le billet pourra être plié en 4 par le participant donc les axes centraux pourraient être non lisibles
- Gardez en tête que certaines zones de texte peuvent avoir des longueurs variables (notamment la zone principale)
- Vérifiez bien la présence de tous les champs nécéssaires (date, lieu, modalités d'admission, etc)
Disponible depuis la page "Formulaires", les formulaires vous permettent de choisir les informations saisies par vos acheteurs et participants lors de l'achat de leurs billets.
Type de données à collecter
Vous pouvez créer vos propres champs à compléter en fonction de différent type (menu déroulant, choix multiples, case à cocher, texte, valeur numérique, date, fichier)
Ces types de champs se regroupent autour de plusieurs grandes catégories :
Ces types de champs se regroupent autour de plusieurs grandes catégories :
- les champs statistiques (à placer dans le formulaire acheteur ) : code postal, année de naissance, comment nous avez vous connu ?, etc
- les champs relatifs au produit acheté (à placer dans le formulaire participant) : taille de votre teeshirt, créneau horaire, etc
- les cases à cocher non obligatoire : recevoir notre newsletter
- les case à cocher obligatoire : je certifie être majeur à la date de l'événement
- les justificatifs (n°adhérent, photo de votre carte de membre, etc)
Les formulaires peuvent être différents selon les tarifs.
Récupérer les données collectées
Les informations ainsi collectées lors des inscriptions apparaissent dans la page 'liste des participants" et peuvent être exportées depuis cette même page. Vous pouvez également les obtenir depuis l'API ou les retrouver dans le CRM.
Afficher les champs sur le billet
Vous pouvez choisir de faire apparaitre certaines informations sur les billets depuis la page "Visuel billets", dans l'email de confirmation depuis la page "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle".
Vous pouvez choisir de faire apparaitre certaines informations sur les billets depuis la page "Visuel billets", dans l'email de confirmation depuis la page "Instructions" ou sur vos appareils lors du contrôle à l'entrée en allant dans "Etape 3: Contrôle des billlets" > "Options de contrôle".
Modifier après la réservation
Les champs saisis peuvent être modifiés après la réservation sur vous l'autorisez depuis la page "Options".
Rappel du rôle de Billetweb:
Billetweb collecte des données relatives aux acheteurs de billets pour le compte des organisateurs d'événements. Les organisateurs définissent les données à collecter, sont propriétaires des données collectées et sont responsables de la bonne utilisation de ces données. Billetweb n'exploite ni ne cède ces données en aucune façon.
Billetweb collecte des données relatives aux acheteurs de billets pour le compte des organisateurs d'événements. Les organisateurs définissent les données à collecter, sont propriétaires des données collectées et sont responsables de la bonne utilisation de ces données. Billetweb n'exploite ni ne cède ces données en aucune façon.
Vous êtes propriétaire des données
En tant que destinataire et propriétaires des données, vous êtes responsable du choix des informations qui sont collectées, de leur utilisation et de la protection de ces données en dehors de notre système. Vous pouvez détailler votre politique RGPD globale dans "Mes infos" > "Coordonnées".
Consentement
Veillez à bien receuillir le consentement de l'acheteur pour l'exploitation de ses données en dehors du cadre de l'événement.
Si vous avez besoin de receuillir des consentements (newsletter, transmission des données à des tiers, etc) vous pouvez créer des champs "case à cocher" dans "Formulaires"
Délai de conservation des données dans Billetweb
Le délai de conservation des données sur notre système est fixé à 3 ans par défaut. Vous pouvez réduire ce délai depuis la page "Mes infos" > "Coordonnées"
En savoir plus : Article 14 de nos CGU
Depuis "Formulaires" en cliquant sur "ajouter un champ" vous pourrez composer vos formulaires et créer vos champs et questions personnalisées si vous le souhaitez. Différents types de champs peuvent être crées : texte, nombre, date, fichier à télécharger, menu déroulant, cases à cocher.
Une fois créé une fois, le champ peut être ré-utilisé sur tous vos formulaires d'événements.
Une fois le champ ajouté dans le formulaire, vous pouvez rendre un champ obligatoire en cochant le carré à gauche de celui-ci.
Les données collectées apparaissent dans la liste des participants (vous pouvez afficher la colonne ou exporter les données), dans l'api et dans le CRM.
Expression régulière :
Si vous avez besoin d'appliquer des limitations sur la réponse saisie dans les champs textes, vous pouvez ajouter une expression régulière. Voici quelques exemples :
- Code postal Francais : ^((0[1-9])|([1-8][0-9])|(9[0-8])|(2A)|(2B))[0-9]$
- Numéro de téléphone Francais : ^(0|\\+33)[1-9]([-. ]?[0-9]{2}){4}$
Expression régulière :
Si vous avez besoin d'appliquer des limitations sur la réponse saisie dans les champs textes, vous pouvez ajouter une expression régulière. Voici quelques exemples :
- Code postal Francais : ^((0[1-9])|([1-8][0-9])|(9[0-8])|(2A)|(2B))[0-9]$
- Numéro de téléphone Francais : ^(0|\\+33)[1-9]([-. ]?[0-9]{2}){4}$
- Année de naissance : ^[0-9]{4,4}$
N'hésitez pas à nous suggérer des expressions régulières utiles. Nous remercions nos contributeurs.
N'hésitez pas à nous suggérer des expressions régulières utiles. Nous remercions nos contributeurs.
Pour éditer des billets non nominatifs, il vous suffit de supprimer les champs "Pour chaque billet" dans la page "Formulaires"
Pour supprimer un formulaire, il suffit de réaffecter l'ensemble des tarifs à un autre formulaire.
Il est possible d'afficher un ou plusieurs champs du formulaire saisi par l'acheteur sur le billet (ou d'autres informations relatives à la commande). Cela peut être configuré au bas de la page "Visuel billets".
Il est possible d'éviter d'avoir à saisir certains champs en guichet de vente. Soit en utilisation l'option "désactiver tous les formulaires" dans les propriétés du guichet, soit en cliquant sur l'icone dédiée ("guichet") dans le formulaire afin de ne pas afficher le champ dans les guichets.
Principe
Vous pouvez créer des codes promos que l'acheteur saisira juste avant le paiement pour activer une réduction. Ce code peut être à usage unique ou vous pouvez utiliser un même code pour plusieurs acheteurs.
Code promo ou avoir ?
Un code promo s'applique sur chaque produit de manière indépendante (ce n'est pas un montant qui se réparti entre plusieurs produits). Il ne se cumule pas avec d'autres codes promo, ni avec des packages promotionnels. En revanche il peut se cumuler avec un avoir.
Type de code promo
Selon votre besoin il existe différentes situations :
- votre code est utilisable plusieurs fois (ex : PROMO2020), il est donc facile à diffuser via un email générique, une pub ou des réseaux sociaux
- votre code est unique et personnel, il faut alors le générer via notre outil ou l'importer depuis Excel si vous l'avez déja. Attention si vous choisissez cette approche, il faut ensuite être en mesure de le diffuser vous même !
- votre code est l'email de l'acheteur, ainsi il est plus facile d'avoir un code personnel mais aussi de diffuser facilement son existence. Il suffit de dire 'utiliser votre email comme code promotionnel'.
Mise en place :
- Allez dans "Mes événements" puis "Promotions"
- Cliquez sur "Nouvelle liste de codes promotionnels".
- Nommez votre liste
- Dans le tableau, saisisez votre code OU copiez coller votre liste de code depuis Excel (CTRL+V pour coller) OU utilisez le bouton "Générer X codes aléatoires"
- Au bas de la page dans la partie "campagnes" saisissez le nombre de fois où chaque code pourra être utilisé dans "Quantité disponible par code promo"
- Dahs "Action" saisissez l'effet de la réduction (par exemple 5€ ou 10%)
- Dans "Parmi le ou les tarifs", désignez le ou les tarifs qui seront concernés par ce code
- Cliquez sur "Enregistrer". C'est prêt.
A savoir :
- Vous devez diffuser vous même les codes promo.
- Vous pouvez ajuster les quantités disponibles pour chaque code en cliquant sur le bouton "Détails" de chaque campagne (après la création).
- En cliquant sur avancé vous pouvez définir d'autres paramètres (nombre utilisation par achat, dates de validité, restrictions sur certaines séances, etc)
- Il possible d'intégrer le code dans un lien afin qu'il soit appliqué automatiquement à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code.
Suivi :
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Un billet par personne, prix pour le groupe affiché dans le panier, Quantité fixe (tarif duo par ex)
Vous cochez l'option "pack" dans le tarif et définissez le nombre de billets à émettre.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
Le prix du tarif est celui pour tout le groupe. Il sera divisé par le nombre de billets.
L'option "quantité mini par achat" dans les propriétés d'un tarif vous permet de rendre disponible un tarif au delà d'une certaine quantité. Vous pouvez également définir un maximum. Les formulaires vous permettent de rendre ce tarif non nominatif ou d'ajouter des informations spécifiques à collecter.
Le prix est le prix par billet.
Un seul billet émis pour tout le groupe
Si vous souhaitez créer un billet de groupe (un seul billet physique cumulant l'accès pour plusieurs personnes) alors il est possible de cocher la case "Billet de groupe" dans "Quantité mini par achat" des propriétés du tarif en question. En utilisant cette option, le billet n'est flashable qu'une seule fois pour tout le groupe. Dans le cas rare où vous voulez un seul billet physique flashable plusieurs fois, il faut utiliser la fonction "Multipass".
Séance privatisable
L'option "séance privatisée" du mode séance permet la création d'un tarif dédié à la privatisation qui bloquera une séance dés qu'il est reservé
Qu'est ce qu'un package ?
Un package promo va activer une réduction sur une combinaison de produits mis dans le panier de l'acheteur.
Un package promo va activer une réduction sur une combinaison de produits mis dans le panier de l'acheteur.
Ces produits peuvent être mis dans le panier manuellement par l'acheteur (un événement puis l'autre) ou ajouté en une seule fois si vous affichez le package dans votre agenda (page organisateur ou widget intégrable).
Package ou Pass ?
Le package est donc typiquement dédiée aux offres réalisées sur des événements bien distincts :
- saison sportive ou culturelle, par exemple
- festival avec du placement numéroté (=qui ne peut pas être réalisé au sein d'un seul événement Billetweb)
Si votre besoin concerne une combinaison de tarif a destination d'une même personne et dans un seul événement (au sens Billetweb), vous pouvez vous intéresser à la rubrique "Pass" qui permet au sein d'un événement donné de mettre à disposition certains tarifs sous certaines conditions.
Si votre besoin concerne une combinaison de tarif a destination d'une même personne et dans un seul événement (au sens Billetweb), vous pouvez vous intéresser à la rubrique "Pass" qui permet au sein d'un événement donné de mettre à disposition certains tarifs sous certaines conditions.
Mise en place et condition de réductions
La rubrique "Mes listes" > "Nouveau package promotionnel" vous permet de créer des réductions sur des combinaisons de tarifs.
La réduction peut se déclencher selon des conditions multiples :
- schéma précis de produits ou X éléments parmi une liste de tarifs
- réduction en montant, pourcentage ou réductions différentes par tarif
- pour une même personne ou des personnes différentes
- pour une même personne ou des personnes différentes
- pour des représentations portants sur une date libre ou sur une période spécifique (jour/semaine/mois)
- réduction effective sur le premier produit du schéma, le dernier ou tous les produits
Exemples d'opérations que vous pouvez réaliser
- réduction sur un schéma précis (tarif X + tarif Y + tarif Z)
- réduction si X tarifs parmi un ensemble de tarifs (offre nominative ou non)
- 1 acheté 1 offert. Mise en place : Réduction de 100% sur le premier tarif seulement + "Un certain nombre de tarif" + "au minimum"=2 + "au maximum"=2
Par défaut l'offre n'est pas mise en avant par Billetweb, c'est à vous de communiquer sur son existence, ou à l'acheteur de se retrouver dans les conditions nécéssaire pour que celle ci s'active.
Cependant vous pouvez en cochant la case "Promouvoir l'offre" faire la publicité de l'offre avant l'étape "paiement" (si un des tarifs inclus dans l'offre est alors séléctionné). Cette approche est particulièrement pratique pour inciter les acheteurs d'un événement 1 à s'intéresser à l'événement 2.
Proposer le package dans votre agenda
Depuis les propriétés de votre agenda ou page organisateur, vous pouvez cocher la case "afficher la packages promos" ce qui fera apparaitre vos offres dans votre liste (parmi les autres événements). Cela est particulièrement utile si vous vendez un pack de plusieurs événements dont le contenu est fixé (pack saison) ou au choix (pack 3 matchs parmi 10).
Définition et principe
Un avoir est bon d'achat qui peut s'utiliser sur plusieurs produits ou commandes tant que son solde n'est pas épuisé. Il se cumule avec les codes promos ou package promotionnels existants.
Combien de listes d'avoir ?
Une peut suffire pour toutes vos activités. Faites en plusieurs si vous avez un besoin réel de découper les événements sur lesquels l'avoir sera valide ou bien la durée de validité d'un avoir.
Une peut suffire pour toutes vos activités. Faites en plusieurs si vous avez un besoin réel de découper les événements sur lesquels l'avoir sera valide ou bien la durée de validité d'un avoir.
Scénario 1 - L'organisateur transforme une commande/billet en avoir (une à la fois)
- Si ce n'est pas déja fait, créez une liste d'avoir : Allez dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux". Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'appliquer puis sauvegardez.
- Allez dans la liste des participants de la commande à transformer en avoir et cliquer sur "rembourser" puis "générer un avoir". L'email de l'acheteur est ajouté à la liste précédement créé avec le montant de la valeur du billet. L'acheteur peut également demander son tout seul avoir si vous l'autorisez dans la page "options" > "droits de l'acheteur".
- Un email est envoyé à l'acheteur récapitulant l'opération.
Scénario 2 - Autoriser les acheteurs à annuler leur commande et se générer un avoir valable sur d'autres événements/dates :
- Pour créer une liste d'avoir, allez dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer
- Sauvegardez
- Allez dans "Options" > "Droits acheteur" > "Rembourser" > "Générer un avoir"
- L'acheteur peut désormais depuis son espace acheteur annuler sa commande ou un billet et générer un avoir. Son e-mail et le montant de sa commande/billet sera ajouté à la liste d'avoir que vous aurez désigné et il recevra un emai lde confirmation. Vous n'avez donc rien à faire, à part communiquer sur l'existence de cette possibilité.
Scénario 3 - Créer des codes d'avoirs à distribuer :
- Pour créer une liste d'avoir, allez dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Inventez vos codes ou collez des codes provenant d'un fichier Excel (CTRL+V pour coller). Vous pouvez aussi utiliser l'option "Générer X codes aléatoires"
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer (cela peut également être fait à postériori)
- Transmettez vos codes quand vous en aurez la nécéssité
Scénario 4 - Utiliser des emails ou identifiants de billets déja vendus comme un code d'avoir (nécéssite Excel ou Google Sheet)
- Il vous faut obtenir un tableur avec une colonne "code" et une colonne "montant". Le code peut être l'email de l'acheteur ou un identifiant du billet que vous extrayez depuis la liste des participants par exemple en cliquant sur "exporter" puis en retraitant les données dans Excel.
- Ensuite pour créer une liste d'avoir, allez dans "Mes listes" et cliquez sur l'icône "Avoir / Cartes cadeaux".
- Collez depuis Excel la liste avec la colonne "code d'avoir" et "montant" (CTRL+V pour coller).
- Au bas de la page, désignez les tarifs sur lequel l'avoir pourra s'apliquer
- Sauvegardez
- Communiquez auprès des acheteurs en disant "Votre code d'avoir est [votre email/votre identifiant billet] et vous permet d'obtenir un avoir sur ..."
Scénario 5 - Vendre une carte cadeau
Suivi :
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Vous avez la possibilité ensuite de suivre l'utilisation de ces codes de trois facons :
- depuis la page "Mes listes" en cliquant sur "détails".
- depuis la "Liste des participants" via la colonne "code de réduction"
- depuis la page "Statistiques" de l'événement en filtrant sur "réduction"
Annuler un avoir et rembourser :
Les scénarios 1 et 2 vont invalider les billets au moment de la génération de l'avoir et bloquer les possibilités de remboursement (billet annulé sans remboursement). Vous pouvez également atteindre cet état en cliquant sur "rembourser" > "annuler sans rembourser".
Si vous souhaitez inverser ce scénario et être en mesure de rembourser (l'acheteur change d'avis), vous pouvez cliquer sur le lien "annuler l'avoir et rembourser" disponible dans le détail de la commande (liste des participants > clic sur une commande annulée/avec avoir)
Si vous souhaitez inverser ce scénario et être en mesure de rembourser (l'acheteur change d'avis), vous pouvez cliquer sur le lien "annuler l'avoir et rembourser" disponible dans le détail de la commande (liste des participants > clic sur une commande annulée/avec avoir)
Principe : Vous pouvez lors de l'inscription demander dans "formulaires" ajouter un champ, un fichier à collecter (document, photo) ou une case à cocher "je certifie ...."
Pour qui ? Vous mettez en place une inscription à un tarif réduit ou spécial et vous n'avez pas la liste des gens suceptibles de s'inscrire (abonnés, partenaires, etc). Si vous avez une liste, il faut mieux mettre en place un filtrage par mot de passe ou email.
Contrôle des justificatifs à postériori / pas de contrôle
Le seul fait de demander des justificatifs à fournir ou un engagement sur l'honneur à un effet dissuasif très puissant qui peut suffire à ne pas contrôler le contenu des documents fournis. C'est la méthode la plus simple pour vous. Elle peut aussi être testée dans un premier temps et modifiée si vous constatez des dérives trop préjudiciables.
Contrôle des justificatifs automatique via une liste
Si le justificatif est un numéro d'adhérent ou équivalent, vous pouvez utiliser une liste de filtrage pour restreindre l'achat du tarif aux gens possédant un numéro figurant dans la liste que vous importez
Contrôle des justificatifs sur site
Il est possible de demander un justificatif via le formulaire et de le présenter sur site. Ou uniquement de le présenter sur site.
Contrôle avant envoi des billets
Si vous souhaitez contrôler les justificatifs avant le paiement ou la validation de la commande, consultez la page accréditation. Attention cette approche va alourdir considérablement votre travail et est donc réservé à des tarifs limités en quantité ou à haute valeur ajoutée. Ne vous compliquez pas la vie si ce n'est pas réellement nécéssaire !
Principe : Afficher un ou des tarifs (payants ou gratuits) uniquement pour ceux qui possèdent ce lien.
Alternatives ?
- le code promo si vous ne pouvez pas envoyer de lien
- le filtrage par email/mot de passe si vous avez besoin d'un contrôle d'un quota par personne
- le module partenaire si il s'agit de distribuer un nombre de billets gratuits à une entité
Mise en place :
Pour cela, aller dans la partie "Tarifs" puis dans les propriétés du tarif en question et "Afficher plus d'options" > "Visibilité" et sélectionner "Lien secret uniquement". Vous n'avez plus qu'à diffuser le lien et le tarif n'apparaitra qu'aux acheteurs ayant cliqué sur ce lien. Vous pouvez ajouter plusieurs tarifs dans votre lien si cela est nécéssaire via le menu prévu à cet effet.
Afficher uniquement ce tarif dans le panier
Vous pouvez également masquer tous les autres tarifs et afficher uniquement ceux spécifiés en remplaçant dans le lien de partage le mot "quick=" par "ticket=".
Vous pouvez également masquer tous les autres tarifs et afficher uniquement ceux spécifiés en remplaçant dans le lien de partage le mot "quick=" par "ticket=".
Principe : Pour que l'acheteur puisse ajouter certains tarifs dans la commande, il faudra saisir un mot de passe (ou son email) parmi une liste que vous éditez
Depuis la partie "Mes listes", vous pouvez créer 3 types de filtres afin de limiter l'accès de certains tarifs à un groupe de personnes, vos VIP, prestataires, partenaires, abonnés par exemple.
1) Liste de filtrage par email : Si vous possédez la liste des emails de certains de vos acheteurs, vous pouvez leur réserver certains tarifs. Il vous suffit de copier coller leurs adresses mails dans une "nouvelle liste de filtrage par e-mail" et de choisir au bas de la page le tarif qui leur sera réservé (par exemple, un tarif nommé "abonné" que vous aurez crée au préalable). Ces abonnés n'auront plus qu'à sélectionner le tarif "abonné" sur votre billetterie et à saisir leur adresse mail pour bénéficier du tarif.
2) Liste de filtrage par mot de passe : Le processus est identique à celui des emails à la différence qu'il vous faudra enregistrer un ou plusieurs mots de passe dans "Mes listes" que les participants devront saisir pour bénéficier d'un tarif. A noter que c'est à vous de diffuser ces mots de passes aux participants.
3) Liste de filtrage par nom de domaine : Pour cette liste, vous devez enregistrer les noms de domaines ("@societe.fr" par exemple) dans "Mes listes" pour lesquels un tarif se débloquera. Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.
Le champ "Quantité disponible" au bas de la page correspond au nombre de fois où chaque élément sera valable. Vous devez donc mettre 1 si vos codes sont nominatifs et une quantité spécifique si vos codes sont utilisables plusieurs fois.
Si vous souhaitez créer des liens de diffusions spécifiques par public, il est possible si besoin de pré-remplir le champs de filtrage en ajoutant &code=votre_code dans l'url de la boutique ou du module de vente
1) Liste de filtrage par email : Si vous possédez la liste des emails de certains de vos acheteurs, vous pouvez leur réserver certains tarifs. Il vous suffit de copier coller leurs adresses mails dans une "nouvelle liste de filtrage par e-mail" et de choisir au bas de la page le tarif qui leur sera réservé (par exemple, un tarif nommé "abonné" que vous aurez crée au préalable). Ces abonnés n'auront plus qu'à sélectionner le tarif "abonné" sur votre billetterie et à saisir leur adresse mail pour bénéficier du tarif.
2) Liste de filtrage par mot de passe : Le processus est identique à celui des emails à la différence qu'il vous faudra enregistrer un ou plusieurs mots de passe dans "Mes listes" que les participants devront saisir pour bénéficier d'un tarif. A noter que c'est à vous de diffuser ces mots de passes aux participants.
3) Liste de filtrage par nom de domaine : Pour cette liste, vous devez enregistrer les noms de domaines ("@societe.fr" par exemple) dans "Mes listes" pour lesquels un tarif se débloquera. Cette configuration est utile quand vous voulez limiter l'accès d'un tarif à une ou plusieurs entreprises, écoles etc. qui possèdent d'adresses mails sous un même nom de domaine.
Le champ "Quantité disponible" au bas de la page correspond au nombre de fois où chaque élément sera valable. Vous devez donc mettre 1 si vos codes sont nominatifs et une quantité spécifique si vos codes sont utilisables plusieurs fois.
Si vous souhaitez créer des liens de diffusions spécifiques par public, il est possible si besoin de pré-remplir le champs de filtrage en ajoutant &code=votre_code dans l'url de la boutique ou du module de vente
D'un certain tarif par achat
Vous pouvez limiter la quantité d'un tarif par commande depuis "Tarifs" puis sur la route crantée à droite du tarif "Modifier ce tarif" puis "Afficher plus d'options" > "Quantité maxi par achat".
Un billet par adresse e-mail
Vous pouvez limiter le nombre de commande à un par email depuis la page "Options" > "Plus d'options" > "Limiter à une inscription par e-mail".
Il faut pour cela que vos formulaires demande le champs "email" pour chaque participant.
Une commande par adresse email
Vous pouvez limiter le nombre de commande à un par email depuis la page "Options" > "Plus d'options" > "Limiter à une inscription par e-mail".
Il faut pour cela que vos formulaires ne demande l'email que pour l'acheteur (ce qui est le cas par défaut).
Cette méthode reste car chaque personne peut avoir plusieurs emails par exemple.
Limiter la quantité via une liste d'email
La seule méthode fiable consiste à posséder une liste de l'ensemble des participants possibles. Dans ce cas vous pouvez créer une liste de filtrage par email ou de mot de passe depuis "Mes listes".
Principe
1/ L'acheteur achète un tarif et il recoit un code abonné
1/ L'acheteur achète un tarif et il recoit un code abonné
2/ Quand l'abonné cherche ensuite à réserver les tarifs abonnés, son code lui est demandé (Alternativement le code abonné peut également être utilisé comme code de réduction)
La liste d'abonné sert à faire le lien entre un tarif abonné et un tarif abonnement. La liste contient les règles de retraits et le nombre de droits restants. A ce titre elle peut totalement être remplie manuellement en "cours de route" si c'était nécéssaire.
Alternative
Si votre but est que l'acheteur soit forcé de choisir plusieurs spectacles en une seule fois pour avoir une réduction, intéréssez vous au package promotionnel
Mise en place :
1/ Si il n'existe pas déja, vous créez un événement dédié à la vente de votre tarif d'abonnement ainsi que le ou les tarifs d'abonnements.
2/ Créez la liste dans "Mes listes" > "Codes abonnés". En haut de le page, vous désignez le tarif d'achat de l'abonnement qui déclenchera l'ajout de l'acheteur dans la liste .L'email, nom, prénom et de l'abonné sera également ajouté à la liste par défaut et sera ensuite pré-rempli sur les tarifs abonnés (cela permet de forcer le nom de l'abonné sur le billet). Vous pouvez retirer/ajouter des colonnes correspondants aux champs à collecter lors de l'abonnement en cliquant sur "colonnes". Si votre abonnement est non nominatif, il est possible de retirer les colonnes nom/prénom.
3/ Choisir le type d'identification :
3/ Choisir le type d'identification :
- N°billet d'abonnement (par défaut). Le code demandé à l'abonné sera l'identifiant du billet d'abonnement qui figure sur ce dernier ou a défaut dans l'email de confirmation d'achat.
- Code abonnés : Vous choisissez les codes à distribuer. Avantage : pouvoir choisir et proposer des codes courts et personnalisables. Vous collez la liste de vos codes ou utilisez le générateur de code aléatoire via le bouton "générer".
- Email : l'email peut être utilisé comme clé pour que l'acheteur s'identifie. Avantage : il est plus facile de retrouver son email. Désavantage : Vous ne pouvez pas avoir deux abonnés avec le même email.
- Autre champ : vous pouvez choisir n'importe quel champ de formulaire comme clé (n° adhérent interne, etc) veillez à bien choisir un identifiant unique, confidentiel si nécéssaire.
4/ Gérer les droits associés au code abonné :
Au bas de la page qui permet de gérer la liste, vous pouvez créer une ou plusieurs campagnes qui utilisent les codes abonnés.
- Si vous créez un "pass 5 concerts", créez une campagne en indiquant "quantité disponible = 5" et designez tous les tarifs abonnés qui pourront être débloqués. Les tarifs abonnés seront alors verouillés et le code abonné sera demandé.
- Si votre abonnement permet d'accèder à 3 concerts parmi 10, alors vous devez créer une seule campagne et y ajouter vos 10 tarifs en indiquant "quantité disponible = 3".
- Si votre abonnement permet le retrait d'une place maximale pour chaque événement ou séance de votre saison,vous pouvez faire une campagne puis choisir Quantité disponible = 1 puis cliquer sur "avancé" > "par séance"
- Dans certains cas il peut être nécéssaire de créer une campagne par événement (si par exemple votre abonnement ouvre le droit à deux places par événement).
--- avancé ---
Rendre un abonnement rechargeable/cumulable (avancé)
Les abonnements peuvent être rechargables et/ou cumulables (cela à surtout un interet pour l'email ou le code abonné).
Pour ce faire, il faut :
Pour ce faire, il faut :
- créer un tarif dédié pour renouveller l'abonnement dans votre événement dédié à la vente de l'abonnement (ex : "recharger un code abonné")
- désignez ce tarif comme alimentant votre liste au même titre que votre tarif d'abonnement normal ("ce qui alimente ma liste" en haut de la page)
- au bas de la liste, vous créez une campagne qui restreint l'achat de ce tarif . Cliquez sur "Nouvelle campagne d'utilisation" > "Autoriser l'achat" et vous désignez votre tarif de renouvellement ainsi qu'un nombre de fois ou l'acheteur aura le droit de recharger (un nombre elevé comme 100 convient dans plupart des cas). Ainsi l'abonné devra s'identifier avant de pouvoir acheter le tarif de renouvellement.
Résoudre les soucis acheteurs liés à l'utilisation d'un code
Si un acheteur rencontre un soucis lié à l'utilisation d'un code, demandez lui tout d'abord le code ainsi que l'événement/tarif sur lequel il l'utilise. Sans contexte précis, impossible de comprendre pourquoi un code ne fonctionne pas.
Ensuite afin de procéder à l'analyse :
- rendez vous dans "mes événements" > "abonnés"
- cliquez sur la liste afin de l'ouvrir (si vous en avez plusieurs, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche afin de localiser la liste concernée)
- au bas de la liste, vous visualisez la ou les campagnes disponibles, les tarifs concernés, les dates de validités, etc ce qui vous permet de voir si un paramètre est incohérent.
- cliquez sur le bouton "détails" en dessous du tableau afin de consulter les utilisations de la campagne concernée
- localisez la ligne concernée par le code (si vous en avez beaucoup, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche situé au dessus de la première colonne du tableau)
- localisez la ligne concernée par le code (si vous en avez beaucoup, vous pouvez taper le code dans le champ de recherche situé au dessus de la première colonne du tableau)
- une fois la ligne localisée, vous pouvez constater le nombre d'utilisation total et le nombre d'utilisation restante, ce qui peut vous permettre de voir si il reste des utilisations
Si vous souhaitez qu'un participant puisse accéder à plusieurs de vos événements avec un même billet (saison sportive par exemple) il existe deux approches :
Méthode 1 : listes de contrôle : pour rendre un billet abonné flashable sur un ensemble d'événements
1 /Vous vendez votre abonnement dans un premier événement.
2/ Dans l'événement devant intégrer les abonnés, vous allez dans "Options de contrôle" > "listes de contrôle" puis vous créez une liste en intégrant un tarif "clone" qui sera celui de votre abonnement.
2/ Dans l'événement devant intégrer les abonnés, vous allez dans "Options de contrôle" > "listes de contrôle" puis vous créez une liste en intégrant un tarif "clone" qui sera celui de votre abonnement.
Concernant le suivi du contrôle d'accès, vous bénéficiez d'une liste des abonnés flashés sur chaque événement. Le total de billets flashés sur l'appareil de contrôle correspond bien aux billets de l'événement + ceux des abonnés.
Concernant les quotas de vente, les abonnés ne sont pas intégrés dans les quotas de vente de l'événement.
Méthode 2 : export/import : exporter les ventes d'un événement et les réimporter dans un autre événement
1/ Allez dans votre premier événement (un événement "abonnement" par exemple) et depuis la section "Liste des participants" , cliquez sur "Exporter" > "Toutes les colonnes".
2/ Ensuite sur chacun des événements où le billet doit être valable, il suffit de ré-importer ces codes barres. Allez "ajouter une commande" > "ventes externe" puis choisissez un tarif sous lequel les abonnés seront importés, puis importez le fichier.
2/ Ensuite sur chacun des événements où le billet doit être valable, il suffit de ré-importer ces codes barres. Allez "ajouter une commande" > "ventes externe" puis choisissez un tarif sous lequel les abonnés seront importés, puis importez le fichier.
Définition : une prestation renouvelable à régler périodiquement sans date de fin connue et avec une reconduction automatique par prélévement. L’acheteur pourra annuler le futur renouvellement à tout moment. Cette rubrique ne traite donc pas d'un simple "paiement en plusieurs fois".
Mise en place :
Vous cochez “paiements en plusieurs fois > abonnement” dans la page “options” de l’événement. Cet événement doit être dédié à l’abonnement étant donné qu’il va durer dans le temps de manière potentiellement infinie. Bien entendu sa date ne pourra pas être infinie mais vous pouvez mettre une date de fin dans 1, 2 ou 3 ans par exemple. Ensuite vous désignez les tarifs qui seront concernés par l’abonnement dans les propriétés de chaque tarif et leur associez une période (1 mois, 3 mois, 6 mois, etc)
Vous cochez “paiements en plusieurs fois > abonnement” dans la page “options” de l’événement. Cet événement doit être dédié à l’abonnement étant donné qu’il va durer dans le temps de manière potentiellement infinie. Bien entendu sa date ne pourra pas être infinie mais vous pouvez mettre une date de fin dans 1, 2 ou 3 ans par exemple. Ensuite vous désignez les tarifs qui seront concernés par l’abonnement dans les propriétés de chaque tarif et leur associez une période (1 mois, 3 mois, 6 mois, etc)
Savoir qui est abonné :
Vous pouvez obtenir la liste des abonnés valide à ce jour depuis la liste des participants ou depuis l’API en filtrant sur le statut “utilisé” différent de la valeur 3 (expiré).
Vous pouvez obtenir la liste des abonnés valide à ce jour depuis la liste des participants ou depuis l’API en filtrant sur le statut “utilisé” différent de la valeur 3 (expiré).
Besoin de flasher vos abonnés ?
Chaque renouvellement d’abonnement réinitialise le statut “utilisé” de l’abonné dans l’événement abonnement. Chaque défaut de paiement ou résiliation passe le statut "utilisé" en expiré (3 dans l'api)
Chaque renouvellement d’abonnement réinitialise le statut “utilisé” de l’abonné dans l’événement abonnement. Chaque défaut de paiement ou résiliation passe le statut "utilisé" en expiré (3 dans l'api)
Date de renouvellement glissant ou fixe ?
Avec un renouvellement glissant, l'acheteur sera prélevé le jour du mois où il a souscrit. Avec le mode fixe, l'acheteur sera prélevé le jour du mois que vous décidez. Le mode glissant est le mode par défaut mais n'est pas adapté si vous devez débloquer des ressources précises pour une période précise (par exemple : au moins de janvier, l'abonnement vous donne droit à X et Y = il faut choisir le mode fixe)
Plusieurs périodes d’abonnement (1mois/3mois/6mois)
Si vous souhaitez proposer plusieurs durées d’abonnement, il est possible de spécifier une durée lorsque vous activez l’abonnement dans les propriétés du tarif. Il ne sera pas possible pour l’acheteur d’acheter plusieurs périodes dans un même commande (une commande = une durée de mensualité)
Si vous souhaitez proposer plusieurs durées d’abonnement, il est possible de spécifier une durée lorsque vous activez l’abonnement dans les propriétés du tarif. Il ne sera pas possible pour l’acheteur d’acheter plusieurs périodes dans un même commande (une commande = une durée de mensualité)
Echec de prélévement
En cas d'échec de prélevement, un email sera envoyé à l'acheteur afin de lui laisser régler le paiement manuellement.
Résilier un abonnement :
L’acheteur peut annuler le renouvellement de l'abonnement depuis son espace acheteur. Vous pouvez aussi annuler le renouvellement depuis l’espace acheteur. En cliquant sur rembourser vous pouvez rembourser (totalement/partiellement) ou annuler immédiatement la validité de l’abonnement sans rembourser.
L’acheteur peut annuler le renouvellement de l'abonnement depuis son espace acheteur. Vous pouvez aussi annuler le renouvellement depuis l’espace acheteur. En cliquant sur rembourser vous pouvez rembourser (totalement/partiellement) ou annuler immédiatement la validité de l’abonnement sans rembourser.
Suspendre un abonnement :
L'organisateur peut suspendre un abonnement depuis la page "Paiement différes" en cochant une ou plusieurs lignes puis en utilisant le menu déroulant "Suspendre".
Réactiver un abonnement :
Attention : Utiliser cette fonctionnalité nécéssite une grande attention. Si vous vous trompez vos acheteurs risquent une sur-facturation.
Un abonnement suspendu par l'organisateur peut être réactivé depuis la page "Paiement différes". L'abonnement peut ensuite être réactivé en choisissant "Réactiver" dans le menu déroulant.
Un abonnement suspendu par l'organisateur peut être réactivé depuis la page "Paiement différes". L'abonnement peut ensuite être réactivé en choisissant "Réactiver" dans le menu déroulant.
ATTENTION avant de réactiver :
- si le montant restant à payer n'est pas nul (l'abonnement a été interrompu avant le paiement d'une échéance émise), il sera exigé immédiatement (tous les jours 11h00) auprès de l'acheteur lors de la réactivation. Si vous ne souhaitez pas qu'il soit exigé immédiatement, attendez la prochaine échéance indiqué dans la colonne "échéance suivante" puis réactivez l'abonnement OU notez la date de prochain prélévement dans "échéance suivante"
- si le montant restant à payer est nul, alors l'échéance qui sera visée est la prochaine échéance future. Vous pouvez la modifier si besoin en cliquant sur la date.
Connecter votre tarif abonnement a une liste :
Chaque tarif abonnement peut ajouter automatiquement l'acheteur à une liste d’adhésion, ce qui peut permettre de mettre en place un schéma comme
- “obtenir 2 billets (ou réductions) tous les 30 jours parmi une séléction de spectacles " (abonnement glissant)
- "obtenir le droit de résever 2 spectacles parmi les spectacles de janvier, puis 2 spectacles parmi les spectacles de février, etc"
L’abonné est ajouté à la liste lors de son abonnement et est retiré dès qu’il expire. Chaque renouvellement de l’abonnement réinitialise les droits associés.
Pour les abonnements à date fixe, utilisez les dates de validités de chaque campagne pour définir les droits de la période en cours. Ex : un abonné ayant payé la période “mars” pourra réserver les ressources autorisés par la campagne “mars” qui sera valide du 01/03 au 31/03. L’abonné ayant annulé son abonnement sera exclu de la liste et ne pourra donc jamais réserver pendant cette période.
Ce tutoriel est dédié précisément au schéma suivant uniquement :
Vous tenez différentes représentations d’un événement similaire et souhaitez offrir la possibilité à vos clients d’acheter un tarif avantageux pour plusieurs séances (Carte 10 séances, abonnement 5 séances)
Par exemple :
- Cours de Yoga tous les jeudi, je souhaite faire une carte 5 séances.
- Professeur de guitare, je répartis mes créneaux de disponibilité via l’outil séance et souhaite créer un tarif pour 10 cours.
L’intérêt : Vous permettez à vos acheteurs de choisir leur créneau un par un en fonction de leur disponibilités au fil du temps (trimestre/année/etc.)
Il faut donc un événement indépendant, avec une organisation en séances.
Pour créer cette organisation, rendez vous dans le mode séance ou sur le tutoriel suivant : Séances
Vous tenez différentes représentations d’un événement similaire et souhaitez offrir la possibilité à vos clients d’acheter un tarif avantageux pour plusieurs séances (Carte 10 séances, abonnement 5 séances)
Par exemple :
- Cours de Yoga tous les jeudi, je souhaite faire une carte 5 séances.
- Professeur de guitare, je répartis mes créneaux de disponibilité via l’outil séance et souhaite créer un tarif pour 10 cours.
L’intérêt : Vous permettez à vos acheteurs de choisir leur créneau un par un en fonction de leur disponibilités au fil du temps (trimestre/année/etc.)
Il faut donc un événement indépendant, avec une organisation en séances.
Pour créer cette organisation, rendez vous dans le mode séance ou sur le tutoriel suivant : Séances
Mise en place
Dans cet article nous allons créer le schéma pour l’exemple suivant :
L’achat d’un « abonnement » 10 séances pour votre cours de guitare.
1. Depuis la page « Tarifs » de votre événement, dans l’onglet « quantité globale » définissez le quota maximal disponible par séance.
(Le nombre de personne maximal que vous pouvez recevoir par créneau horaire)
Dans cette même page, créez (ou vérifiez avoir) les 3 tarifs suivants :
- Créez un tarif pour l’achat d’une séance à l’unité (facultatif)
- Créez un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances
- Créez un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement
2. Depuis « Mes listes » / « abonnés » créez une liste d’abonnés.
Dans la premier encart « ce qui alimente automatiquement votre liste » renseigner le tarif « Un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances »
Dans le second encart, dans « type de code » vous définissez la donnée qui sera utilisée comme code de retrait pour les 9 séances suivantes. Nous vous recommandons « email », ainsi vos acheteurs n’auront qu’à renseigner l’email qu’ils ont utilisé pour acheter l’abonnement.
3. Dans le dernier encart, en bas de page, créez votre campagne d’utilisation.
Dans cet article nous allons créer le schéma pour l’exemple suivant :
L’achat d’un « abonnement » 10 séances pour votre cours de guitare.
1. Depuis la page « Tarifs » de votre événement, dans l’onglet « quantité globale » définissez le quota maximal disponible par séance.
(Le nombre de personne maximal que vous pouvez recevoir par créneau horaire)
Dans cette même page, créez (ou vérifiez avoir) les 3 tarifs suivants :
- Créez un tarif pour l’achat d’une séance à l’unité (facultatif)
- Créez un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances
- Créez un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement
2. Depuis « Mes listes » / « abonnés » créez une liste d’abonnés.
Dans la premier encart « ce qui alimente automatiquement votre liste » renseigner le tarif « Un tarif pour l’achat de votre abonnement 10 séances »
Dans le second encart, dans « type de code » vous définissez la donnée qui sera utilisée comme code de retrait pour les 9 séances suivantes. Nous vous recommandons « email », ainsi vos acheteurs n’auront qu’à renseigner l’email qu’ils ont utilisé pour acheter l’abonnement.
3. Dans le dernier encart, en bas de page, créez votre campagne d’utilisation.
Attention ! Dans le cas que nous évoquons, veillez à indiquer 1 utilisation de moins que le nombre voulu :
Dans notre cas, « quantité disponible par email » doit être 9 !
Eh oui, vos acheteurs auront déjà acheté leur premier cours en achetant leur abonnement 10 spectacles, il faut donc prévoir 1 utilisation de moins.
4. Dans « parmi le ou les tarifs suivants » sélectionnez le tarif définit précédemment « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement » puis enregistrez
Voilà, tout est prêt !
Comment vérifier le fonctionnement ?
Rendez vous dans votre boutique, essayez de réserver le tarif « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement », si un un email vous ait demandé pour continuer, c’est que tout est bien en place !
Dans notre cas, « quantité disponible par email » doit être 9 !
Eh oui, vos acheteurs auront déjà acheté leur premier cours en achetant leur abonnement 10 spectacles, il faut donc prévoir 1 utilisation de moins.
4. Dans « parmi le ou les tarifs suivants » sélectionnez le tarif définit précédemment « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement » puis enregistrez
Voilà, tout est prêt !
Comment vérifier le fonctionnement ?
Rendez vous dans votre boutique, essayez de réserver le tarif « Un tarif (gratuit) pour le retrait d’une séance prépayée via abonnement », si un un email vous ait demandé pour continuer, c’est que tout est bien en place !
Cas d'utilisations
Un pass est un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement Billetweb.
Un pass est un seul billet physique qui ouvre droit à plusieurs prestations dans un même événement Billetweb.
Il est utile si vous avez l'un des deux besoins suivants :
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)
- Pouvoir comptabiliser le pass dans différentes jauges afin de conserver une jauge juste pour chaque prestation
- Pouvoir composter le billet plusieurs fois (une fois par prestation)
Alternatives
- Besoin d'un système d'abonnement portant sur plusieurs événements Billetweb avec un retrait différé dans le temps ? consultez codes abonnés
- Besoin d'une promotion pour l'achat de plusieurs événements Billetweb distincts ? consultez package promotionnel
Conséquences pratiques
Le contenu du pass peut être fixé à l'avance par vous même ou proposer des choix ou des options (payante, gratuite ou à prix spécial).
Principe et conséquences du pass sur deux scénarios communes (pass festival et pass avec options)
Coté acheteur, par défaut toutes les prestations seront cumulées sur un seul billet physique afin de simplifier la vie de l'acheteur. Les composants du pass figureront sous le billet. Le billet peut être flashé une fois par prestation qu'il contient. Concretement, si vous avez un pass deux jours qui inclut vendredi et samedi, lors du contrôle vous séléctionnez le tarif "vendredi" et vous pourrez flasher alors les billets vendus à l'unité "vendredi" ET les pass qui incluent "vendredi".
Coté organisateur, un pass génère une ligne dans la liste des participants + 1 une ligne par élément qu'il contient. Cela permet de facilement exporter, filtrer les inscrits à chaque prestation mais aussi de comptabiliser les jauges de chaque prestation.
Mise en place d'un pass simple (contenu fixe - pas de choix)
- Créez un tarif qui représentera votre pass (exemple : "Pass 3 jours"). Créez également tous les tarifs qui devront être inclus ou proposés dans le pass. Si ces tarifs ne doivent être disponible que via le pass alors il convient de les masquer. Pour masquer un tarif, allez dans ses propriétés ou utilisez l'action rapide "masquer" (petite flèche à droite du bouton propriétés).
- Allez dans les propriétés du tarif qui représente votre pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- Dans ce cas, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
Mise en place d'un pass simple (contenu fixe - pas de choix)
- Créez un tarif qui représentera votre pass (exemple : "Pass 3 jours"). Créez également tous les tarifs qui devront être inclus ou proposés dans le pass. Si ces tarifs ne doivent être disponible que via le pass alors il convient de les masquer. Pour masquer un tarif, allez dans ses propriétés ou utilisez l'action rapide "masquer" (petite flèche à droite du bouton propriétés).
- Allez dans les propriétés du tarif qui représente votre pass et cochez l'option "multipass".
- Ajoutez les tarifs concernés par ce pass via le menu déroulant.
- Dans ce cas, tous les tarifs séléctionnés seront inclus et l'acheteur n'aura aucun choix à faire.
Configuration des pass sur la page "tarifs" vs rendu acheteur
Mise en place d'un pass avancé
Si vous devez inclure des paramètres avancés (choix à effectuer, options) référez vous à la rubrique "Exemples de configuration" que vous trouverez à la suite de cette rubrique.
La fonction pack opère au sein d'un même événement uniquement. Si vous souhaitez créer un pack entre plusieurs événements consultez la rubrique "Réductions" > "Package promotionnels"
Pack : Une entrée du panier délivre X billets du même type
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis "Afficher plus d'options" et activez l'option "Pack". Au niveau des quotas, chaque billet du pack compte pour 1. Donc si vous vendez 6 packs contenant 2 billets, le quota à saisir dans le tarif est 12.
Si vous souhaitez donc que l'achat d'un tarif délivre plusieurs billets identiques (exemple: un "tarif couple" qui délivrerait 2 billets adultes) alors il convient d'utiliser la propriété "pack" d'un tarif. Pour cela, allez dans les propriétés du tarif puis "Afficher plus d'options" et activez l'option "Pack". Au niveau des quotas, chaque billet du pack compte pour 1. Donc si vous vendez 6 packs contenant 2 billets, le quota à saisir dans le tarif est 12.
Pack : Une entrée du panier délivre entre X et Y billets de type différents
Un pack est un tarif qui regroupe plusieurs tarifs et donc PLUSIEURS billets (un par tarif contenu dans le pack).
Grâce à l'utilisation de la propriété "multipass" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Voici 2 exemples d'utilisation :
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€. Alors créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" via un menu déroulant. Alors créez un tarif "Famille (à partir de X€)".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
Grâce à l'utilisation de la propriété "multipass" d'un tarif, il est possible de transformer une entrée du panier en raccourci vers plusieurs tarifs. Il est possible de proposer un choix des quantités à l'acheteur. Il est également possible de définir les prix de chaque produit.
Voici 2 exemples d'utilisation :
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ mais que vous souhaitez aussi créer un pack "Un adulte + un enfant" à un prix de 10€ au lieu de 12€. Alors créez un tarif "Un adulte + un enfant" auquel vous affectez un prix d'affichage de 10€. Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
- Si vous vendez un tarif "Adultes" à 8€ et un tarif "Enfants" à 4€ ,que vous souhaitez aussi créer un pack "Famille" qui inclus obligatoirement 2 tarifs "Adultes" mais laisse le choix à l'acheteur du nombre de tarifs "Enfants" via un menu déroulant. Alors créez un tarif "Famille (à partir de X€)".Puis allez dans les options de ce tarif et cochez sur "Multipass". Ajoutez alors un tarif "Adulte" et un tarif "Enfant" et cliquez sur "Mode avancé". Pour connaître la combinaison à écrire dans l'encart blanc, référez vous à la rubrique "exemples de configuration" ci-dessous.
Option disponible sans condition
La facon la plus simple et naturelle de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.
La facon la plus simple et naturelle de proposer des prestations en option est de les ajouter en tant que tarif distinct dans le panier.
Option sous forme d'un tarif distinct accessible sans condition
Option payante ou gratuite conditionnée à l'achat d'un tarif
Si vous souhaitez que certaines options ne soient disponibles qu'associé à l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir la ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non. En utilisant l'option "multipass", les options sélectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.
Si vous souhaitez que certaines options ne soient disponibles qu'associé à l'achat d'un tarif, il suffit d'utiliser l'option "multipass" présentée dans le chapitre précédent. Vous pourrez alors définir la ou les options disponibles et leur quantité, mais aussi choisir de les proposer gratuitement ou non. En utilisant l'option "multipass", les options sélectionnées figureront sous le billet si vous avez choisit d'en générer un.
Exemple si vous voulez proposer une option "nuit d'hôtel" payante sur un tarif "inscription adulte":
- vous créez un "nuit d'hotel" dans "les tarifs" avec son prix. Vous définissez sa propriété "visibilité" sur "masquer".
- dans les propriétés du tarif "inscription adulte" vous cliquez sur "plus d'options" > "multipass" puis dans le menu déroulant vous allez désigner le tarif "nuit d'hôtel" puis vous cliquez sur "mode avancé". Dans le menu déroulant vous allez choisir "option payante" puis vous cliquez sur "ajouter". Enfin vous sauvegardez vos modifications
- l'acheteur va tout d'abord sélectionner le tarif "inscription adulte" puis clique sur suivant .Le système va ensuite lui proposer les options. Si l'acheteur choisit l'option, elle apparaîtra sur son billet (un seul billet / deux tarifs réservés / qui peuvent être flashés chacun dans un contexte différent si besoin).
étape 1
étape 2
Note : si certaines options nécessite un taux de TVA différents, consultez la rubrique multi-tva
Note 2 : si vous avez besoin de réaliser des configurations plus complexes, consultez la rubrique "Multipass : exemples de configuration"
Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
Option obligatoire
Option conditionnée à l'achat de plusieurs tarifs
Option obligatoire
Il est possible d'inclure systématiquement un tarif pour toute commande effectuée, pour cela rendez vous dans "quantité minimum" dans les propriétés du tarif.
Il est également possible d'autoriser l'accès à certains tarifs en fonction de la présence de plusieurs autres, à l'intérieur d'un pass ou pack (voir la rubrique suivante "Multipass : exemples de configuration").
Enfin, pour certains cas très spécifiques qui ne peuvent être adressés via des pass, il existe une option cachée qui permet de définir une condtion globale sur un panier. Contactez nous pour nous exposer votre problématique si besoin.
La propriété "Multipass" d'un tarif permet notamment de transformer le tarif en pass, de proposer des options, de créer des packs de billets. Pour activer cette fonctionnalité, allez dans les propriétés du tarif et cochez l'option "Multipass".
Si certains tarifs ne sont disponibles qu'a l'intérieur de pass/pack, pensez à les masquer depuis les propriétés de chaque tarif afin qu'ils n'apparaissent pas dans l'étape 1 du panier.
Mode simplifié :
En cochant multipass, vous avez tout d'abord accès au mode simplifié où tous les tarifs que vous désignerez seront inclus gratuitement dans le pass, sans choix possible. Si vous souhaitez réaliser d'autres fonctions, cliquez sur "avancé"
Mode intermédiaire :
Une fois le mode avancé activé, vous avez la possibilité de réaliser via le menu déroulant quelques cas simples préconfigurés (option gratuite/payante, choix de 1 parmi N, etc).
Exemple de pass "pass 2 jours parmi 3 possibilités (vendredi/samedi/dimanche)" :
1. Vous créez votre tarif "pass 2 jours"
2. Dans les propriétés du tarif vous cochez multipass
3. Vous cochez les 3 tarifs tarif 1, tarif 2 et tarif 3
3. Vous cochez les 3 tarifs tarif 1, tarif 2 et tarif 3
4. Vous cliquez sur "avancé" puis "choix parmi les tarifs séléctionnés" puis vous cliquez sur "ajouter".
5. La condition est ajoutée dans le champs figurant en dessous. Vous allez ensuite remplacer min=1,max=1 par min=2,max=2 pour signifier au système qu'il va forcer 2 choix à faire parmis les 3 tarifs dans la condition.
5. La condition est ajoutée dans le champs figurant en dessous. Vous allez ensuite remplacer min=1,max=1 par min=2,max=2 pour signifier au système qu'il va forcer 2 choix à faire parmis les 3 tarifs dans la condition.
Mode avancé :
Dans le mode avancé vous vous servez du menu déroulant pour obtenir les identifiantns des tarifs et vous composez ensuite les conditions textuellement vous même.
Pour réaliser des choses plus complexes, il vous suffit de comprendre quelques éléments :
1. Chaque multipass peut contenir plusieurs conditions indépendantes, entourées par des parenthèse et separées par des +
2. Chaque condition porte sur un ou plusieurs tarifs désignés par leurs identifiants (XXXX1,XXXX2,...) que vous trouverez via le menu déroulant "Tarifs à inclure".
3. Chaque condition peut utiliser les paramètres suivants :
- "min" correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- "max" correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- "payant=oui" induit que les tarifs de la conditions seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- "type=independant" force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- "type=pack" transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- "prix" s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- "multiple=non" s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même au sein de la parenthèse.
- "min" correspond à la quantité minimale de billets à choisir dans la condition.
- "max" correspond à la quantité maximale de billets à choisir dans la condition.
- "payant=oui" induit que les tarifs de la conditions seront payants. Si vous n'utilisez pas l'argument "payant" alors par défaut ils sont inclus gratuitement.
- "type=independant" force la génération du ou des billets de cette condition hors du pass (un billet indépendant imprimé et un formulaire à saisir pour ce billet).
- "type=pack" transforme le pass en pack (plusieurs billets, plusieurs formulaires).
- "prix" s'utilise lorsque vous souhaitez forcer le prix à un autre montant.
- "multiple=non" s'utilise lorsque vous proposez plusieurs tarifs et que vous souhaitez qu'on ne puisse pas choisir deux fois le même au sein de la parenthèse.
- "mono=oui" s'utilise lorsque l'acheteur doit choisir X tarif et que vous souhaitez que les X tarifs soient tous du même type.
- "preselect=non" force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- "starting=non" affiche seulement le prix du pass et n'affiche pas la mention "à partir de" en cas de pass avec options, "starting=oui" force l'affichage de cette mention, "starting=50" affiche un prix min de 50€
- "default=" permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
- "preselect=non" force l'acheteur à accepter ou refuser explicitement chaque produit/option proposée (quand il y a un choix à faire).
- "starting=non" affiche seulement le prix du pass et n'affiche pas la mention "à partir de" en cas de pass avec options, "starting=oui" force l'affichage de cette mention, "starting=50" affiche un prix min de 50€
- "default=" permet de définir la quantité par défaut d'un produit (utile notamment pour remplacer min= si vous souhaitez qu'un pass reste disponible malgré l'indisponibilité de certains composants)
- "modify=oui" permet de laisser l'acheteur ajouter des billets (gratuits) à son pass après son achat depuis le lien "gérer ma commande" au bas de l'email de confirmation d'achat (uniquement si il n'avait pas tout selectionné lors de la réservation initiale)
4. Condition supplémentaires :
- "condition=strict" ou "condition=option" permet de définir des conditions supplémentaires transverses (option = la condition ne s'applique que si au moins un tarif est séléctionné, strict = valable dans tous les cas)
- "lock=" permet de verouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : la séléction de l'atelier 14 à 15h va bloquer deux autres ateliers : 14h-14h30 et 14h30-15h)
- "unlock=" permet de déverouiller certains tarifs après avoir choisit d'autres tarifs (ex : trois tarifs plein séléctionnés autorisent ENSUITE trois tarifs réduits)
Exemples :
Un pass incluant trois concerts :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=1,max=1)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire
Une option payante proposée :
(XXXX1,min=0,max=1,payant=oui)
Note : Si min=max alors l'acheteur n'a aucun choix à faire
Un pass incluant 2 concerts au choix parmi 3 + et 1 option payante :
(XXXX2-XXXX3-XXXX4,min=2,max=2,multiple=non)+(XXXX5,payant=oui,min=0,max=1)
Note : multiple=non évite de pouvoir séléctionner deux fois le même concert
Un pass 2 concerts inclus + 1 billet "parking" indépendant en option payante :
(XXXX1,min=1,max=1)+(XXXX2,min=1,max=1)+(XXXX3,min=0,max=1,payant=oui,type=independant)
Note : type=independant force la génération d'un billet hors du pass (un billet indépendant émis, un formulaire à saisir pour ce billet)
Un pack incluant 5 billets indépendants dont 1 gratuit :
(XXXX2,min=4,max=4,type=pack,payant=oui)+(XXXX2,type=pack,payant=non,min=1,max=1)
Note : si tous les éléments ont type=pack, le pass disparait et le tarif devient un "raccourci" vers un autre contenu
Un pack incluant 5 billets indépendants à 2€ :
(XXXX2,min=5,max=5,type=pack,payant=oui,prix=2.00)
Un pack incluant 2 billets indépendants à 7€ et 3€ :
(XXXX1,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=1,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Un pack incluant 2 billets identiques à 7€ et + le choix de l'acheteur de 1 à 4 billets à 3€ :
(XXXX1,min=2,max=2,type=pack,payant=oui,prix=7.00)+(XXXX2,min=1,max=4,type=pack,payant=oui,prix=3.00)
Un pass proposants 3 concerts avec chacun deux tarifs au choix (plein/réduit), le tarif réduit étant disponible seulement si au moins 2 concerts sont séléctionnés:
(XXXX1-XXXX2,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX3-XXXX4,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX5-XXXX6,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX2-XXXX4-XXXX6,min=2,condition=option)
Note : condition=option implique que la condition (min=2) ne devient active que si au moins un des éléments désignés (X2,X4,X6) est séléctionné
Un pass qui autorise la séléction de tarif réduit une fois que trois tarifs pleins ont été selectionnés:
(XXXX1-XXXX2,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX3-XXXX4,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX5-XXXX6,min=0,max=1,payant=oui)+(XXXX1-XXXX3-XXXX5,min=2,unlock=XXXX2-XXXX4-XXXX6)
Un pass qui propose la séléction de trois ateliers de durée différentes (14h-15h, 14h-14h30 et 14h30-15h), la séléction du premier atelier va bloquer les deux autres
(XXXX1-XXXX2-XXXX3,min=1,max=2)+(XXXX1,min=1,lock=XXXX2-XXXX3)
Le plan de salle interactif vous permet de dessiner votre propre plan via notre éditeur graphique (disponible depuis "Options" > "Options supplémentaires"). Vous pourrez ajouter vos sièges, rangs et si besoin regrouper vos rangs gràce à des conteneurs que vous nommerez selon vos besoins (gradin A, tribune B, zone C, etc). L'acheteur se verra invité à choisir sa place sur le plan interactif lors de sa réservation.
Le placement numéroté engendre un surcout de 0.10€ par billet payé par carte bancaire.
L'éditeur de plan de salle possède sa propre rubrique d'aide. Vous trouverez ci-dessus un tutoriel vidéo de mise en place rapide.
Le placement par liste est utile pour associer un billet à une ressource limitée mais non graphique (numéros de tombola, destination d'un voyage, horaire d'une navette, etc). C'est une alternative au fait d'utiliser des catégories/tarifs pour offrir un choix à l'acheteur, elle est utile si vous avez déja beaucoup de tarifs/catégories ou si votre liste de choix est importante.
Les listes de placement vous permettent d'ajouter autant de niveaux hiérarchiques que nécéssaires et avec les dénominations de votre choix. Vous pouvez intégrer tout type de choix au travers de ces listes. Il n'y a cependant aucune notion de placement graphique. Vous choisissez le type de placement via liste en activant le placement dans votre événement (Options > Options supplémentaires > Placement > Liste déroulante).
Au fil de l'eau :
Il est possible d'éditer manuellement des commandes en séléctionnant manuellement les places du le plan depuis "ajouter une commande" > "ajout manuel" ou depuis un guichet. Cette méthode n'est pas adaptée si vous avez beaucoup de billets à éditer d'un seul coup.
Depuis la vue administrateur ou depuis un guichet avec des droits ("voir/modifier toutes les commandes") vous pouvez voir le nom des participants sur le plan et également voir l'état du billet (une fois utilisé la bordure du siège disparait).
En une seule fois :
Depuis "Ajouter une commande" > "Impression de stock" vous pouvez séléctionner les tarifs avec placement numéroté et éditer des lots contenants les sièges non vendus en ligne. Si vous travaillez avec un placement numéroté, la séléction des sièges est basée sur le point focal que vous pouvez définir dans l'éditeur : les sièges les plus prisés seront édités en premier, rang par rang. Vous pouvez imprimer un lot immédiatement après sa génération ou le retrouver dans la liste des participants.
Depuis la liste des participants, vous pouvez filtrer via des expressions et utiliser des guillemets pour définir des expressions exactes : "Rang A" par exemple.
Il existe deux approches pour réutiliser un système de placement existant : vous dupliquez l'événement en cochant "dupliquer le placement" ou bien depuis le nouvel événement en cliquant sur "Tarifs" > "Ajouter un module : placement" vous trouverez la possibilité de dupliquer un placement depuis un événement existant. En cas d'erreur, vous pouvez réinitialiser le plan et en réimpoter un autre en supprimant tous les éléments dans l'éditeur.
SeatView vous permet de montrer aux acheteurs la vue depuis le siège qu'ils vont réserver (ou un siège de la zone) en téléchargeant des images ou en utilisant votre smartphone pour prendre des photos et les envoyer directement sur Billetweb.
Mise en place
1/ Rendez vous dans la page "options" de votre événement puis cliquez sur "options de placement" > "SeatView"
2/ Cliquez sur "Gérer mes modèles"
3/ Cliquez sur "Créer un seatview" et nommez votre plan de salle
4/ Cliquez sur "Importer des photos". Le mode import est alors actif sur cet appareil.
5/ Rendez vous dans votre boutique comme si vous étiez un acheteur et cliquez sur un siège
6/ En haut à droite de votre écran une image s'affiche et vous laisse la possibilité de prendre une photo ou d'en importer une.
7/ Une fois la photo chargée, un rond noir apparait autour du siège vous indiquand quel siège à déja été photographié. En cliquant sur ce dernièr vous verrez apparaitre la photo précédement importée.
Conseil pour des photos réussies
1/ Privilégiez la vue paysage (smarphone pivoté)
2/ Centrez l'image sur la scène
3/ Soyez constant dans vos prises de vues (luminosité, etc) pour un résultat professionel
Imager un siège tous les X sièges
Seatview montre automatiquement la photo la plus proche (en distance) du siège choisit. Cela veut dire que vous pouvez imager un siège par tribune, 10% des sièges, etc. Soyez tout de même attentif à ne pas sous-imager, ce qui aurait pour effet de créer un effet trompeur pour vos acheteurs.
Utiliser un modèle seatview pour plusieurs événements:
SeatView associe un nom de siège (Conteneur > Rang A > Siège 3) à une image.
Ainsi vous pouvez utiliser un modèle SeatView sur autant d'événement que vous souhaitez et modifier un plan interactif n'impacte pas seatview.
Ainsi vous pouvez utiliser un modèle SeatView sur autant d'événement que vous souhaitez et modifier un plan interactif n'impacte pas seatview.
Changer le nom des sièges affectera SeatView mais vous pourrez modifier manuellement le nom du siège dans la console de gestion des modèles.
Fonctionnalité expérimentale
Cette fonctionnalité est jeune et sera probablement encore améliorée par la suite. N'hésitez pas à nous faire part de vos retours d'utilisation.
Chaque billet possède un idenfiant unique
Chaque billet est automatiquement numéroté via un identifiant unique et imprédictible. Vous pouvez utiliser cet identifiant pour identifier chaque billet.
Les méthodes présentes ci dessous permettent de distribuer "vos" numéros ou ressources en plus de cet identiifiant.
Via l'outil "Mes listes" (prochain code disponible est distribué)
Il est possible que la réservation de certains tarifs déclenche la distribution d'un code de votre choix (numéro, identifiant, code promo, code d'accé unique, etc)
Mise en place :
- vous devez créer une liste d'adhésion dans "Mes listes" et choisir la clé "Code abonné".
- vous désignez le ou les tarifs qui déclenchent la distribution du code
- vous pourrez alors saisir/coller des codes dans la première colonne.
- Le code sera visible dans sa confirmation d'achat et sur le billet. Si vous souhaitez mettre en avant le code dans une forme personnalisée, vous pouvez définir un "message spécifique" dans les propriétés du tarif et inclure {CODE} dans celui ci là où vous souhaitez que le code apparaisse.
- Dans Billetweb, le code abonné attribué à chaque acheteur est visible dans la colonne "code d'autorisation" de la liste des participants.
Via le placement numéroté par liste (choix d'un élément)
Cette méthode permet à l'acheteur de choisir dans une liste avec un interval que vous définissez. Elle ne permet pas d'attribuer le prochain numéro disponible (contrairement à la précédente). Si vous avez besoin de distribuer un numéro ou une ressource à chaque billet, vous pouvez utiliser le placement via liste déroulante pour ajouter un ensemble de ressources qui seront disponibles (dossard, numéros, etc). Chaque acheteur pourra choisir un élément lors de l'achat.
Pour la mise en place, rendez vous dans "Tarifs" > "ajouter un module complémentaire : Placement" > "Liste déroulantes"
Si vous souhaitez limiter l'interval disponible (afin d'éviter qu'un acheteur séléctionne le dernier numéro disponible par exemple) vous pouvez après avoir créé votre liste vous rendre dans la page "Options" et cocher "Placement limité aux premiers éléments disponibles". Vous saisirez alors la taille de l'interval proposé à chaque acheteurs.
Depuis la page "Options" > "Placement" vous pouvez afficher une option permettant de créer des contraintes de placement entre plusieurs événements. Ceci est notamment utile si :
- vous souhaitez proposer un abonnement annuel avec placement qui bloque une place dans un ensemble d'événements (et vice versa une place bloqué dans un événement bloque la place dans l'abonnement)
- vous souhaitez proposer un pass pour un festival regroupant plusieurs représentations avec placement (et donc organisés sous forme de plusieurs événements Billetweb)
- vous souhaitez proposer un abonnement annuel avec placement qui bloque une place dans un ensemble d'événements (et vice versa une place bloqué dans un événement bloque la place dans l'abonnement)
- vous souhaitez proposer un pass pour un festival regroupant plusieurs représentations avec placement (et donc organisés sous forme de plusieurs événements Billetweb)
Une fois l'option activée, vous trouverez dans la page "placement" un menu qui vous permettra de désigner quels événements doivent bloquer les sièges de votre plan. Le système se base sur le nom complet du siège pour faire l'équivalence entre vos plans (ex : Conteneur X > Rang A > Siège Y)
Si vous utilisez du placement numéroté, vous pouvez :
- activer l'espacement d'un siège entre chaque commande (sur le même rang)
- définir un message présenté à vos acheteurs qui pourra contenir des instructions et explications
Vous pouvez configurer ces options depuis la section "Options du placement" de la page "options" de votre événement.
Il est possible d'offrir à acheteur la possibilité de réserver une ressource spécifique (siège) après s'être identifié.
Il vous suffit de créer une liste de filtrage ou d'adhésion dans laquelle vous allez ajouter la colonne "placement".
L'acheteur va alors s'identifier via le système d'identification "habituel" de la liste et la colonne "placement" lui proposera alors UNIQUEMENT la ressource correspondante (sous réserve de disponibilité).
Exemple :
- Pré-requis : Vous possédez une liste d'email ou de numéro d'abonné et une place attribuée à chacun
- Vous créez ou dupliquez votre événement abonnement avec un placement numéroté
- Vous créez un tarif "réabonnement"
- Vous créez une liste de filtrage par mot de passe dans "mes listes"
- Vous cliquez sur "colonnes" et ajoutez la colonne "placement"
- Vous collez la liste d'email/numéro abonné dans la colonne "mot de passe"
- Vous collez la liste des places correspondantes dans la colonne "placement" (cela doit correspondre au libellé exacte de la place par ex : Conteneur > Rang A > Siège 12)
- Au bas de la page, vous allez désigner le tarif "réabonnement" précédement créé dans "restreindre l'achat".
Si vous allez dans la boutique et tentez d'acheter le tarif réabonnement, un code va vous être demandé puis en fonction du code saisi telle ou telle place vous sera proposée.
Vous pouvez supprimer un plan interactif en effacant tous les éléments du plan dans l'éditeur puis en sauvegardant. Ensuite un bouton "supprimer le plan" apparaitra.
1. Vous validez ou refusez chaque nouvelle commande
L'accréditation force l'organisateur à valider accepter ou refuser manuellement chaque commande (cela fonctionne avec une commande gratuite ou payante).
L'acheteur passe sa commande, si elle contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", alors le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée.
L'acheteur passe sa commande, si elle contient au moins un tarif avec l'option "accréditation", alors le système indique à l'acheteur que sa commande va être examinée par l'organisateur. Dans la liste des participants, la commande apparait comme une "réservation" qui peut être validée, refusée ou supprimée.
2. L'acheteur recoit ses billets (gratuit) ou procède au réglement
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la liste des participants, l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini. Il est également possible de définir un délai d'expiration au delà duquel la commande est annulée. L'acheteur est notifié de la date de paiement et est relancé 2 jours avant expiration de celle ci. Pour les commandes gratuites, la validation de l'organisateur envoi les billets directement à l'acheteur.
Une fois la commande validée par l'organisateur depuis la liste des participants, l'acheteur recoit un email contenant un lien pour payer par carte ou les instructions de paiement "hors ligne" si vous en avez défini. Il est également possible de définir un délai d'expiration au delà duquel la commande est annulée. L'acheteur est notifié de la date de paiement et est relancé 2 jours avant expiration de celle ci. Pour les commandes gratuites, la validation de l'organisateur envoi les billets directement à l'acheteur.
Refus avec demande de modification
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "options" > "droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Une commande refusée peut être modifiée depuis l'espace acheteur (au bas de l'email de refus) si vous en laissez la possibilité depuis la page "options" > "droits acheteurs". Une fois modifiée, l'acheteur pourra vous la soumettre à nouveau depuis son espace acheteur.
Mise en place
1. Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "options" puis cochez "accréditation".
2. Ensuite vous devrez cocher l'option "accréditation" dans les propriétés de chaque tarif qui le requiert.
3. Réalisez les inscriptions. Les commandes en cours de validation apparaitront dans la liste des participants et vous aurez une notification lors d'une commande à valider quand vous vous connecterez sur le site. Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, vous pouvez spécifier une ou plusieurs adresses emails au bas dans la page "options" de l'événement.
1. Pour activer l'accréditation, rendez vous dans la page "options" puis cochez "accréditation".
2. Ensuite vous devrez cocher l'option "accréditation" dans les propriétés de chaque tarif qui le requiert.
3. Réalisez les inscriptions. Les commandes en cours de validation apparaitront dans la liste des participants et vous aurez une notification lors d'une commande à valider quand vous vous connecterez sur le site. Si vous souhaitez être notifié à chaque réservation, vous pouvez spécifier une ou plusieurs adresses emails au bas dans la page "options" de l'événement.
Note : Les commandes en cours d'accréditation sont marquées comme des réservations et sont décomptées des quotas.
Lors de l'achat de certains tarifs payés par carte bancaire, il est possible de conserver les coordonnées bancaires de l'acheteur.
Il est nécéssaire de spécifier les modalités de non restitution de la caution dans les conditions organisateurs.
Contactez nous afin que nous activions la caution sur votre environnement. Seules les activités ayant faible taux d'encaissement de caution sont acceptées
Il est nécéssaire de spécifier les modalités de non restitution de la caution dans les conditions organisateurs.
Contactez nous afin que nous activions la caution sur votre environnement. Seules les activités ayant faible taux d'encaissement de caution sont acceptées
Qu'est ce qu'un contingent ?
Un contingent permet de bloquer des places sans faire une réservation, ni avoir besoin de modifier votre jauge à la baisse.
Dans quel cas l'utiliser
Vous avez une jauge limitée et avez besoin de mettre de coté des groupes de places pour une future décision/réservation (groupes, compagnies, partenaires, etc).
Comment le mettre en place sans placement numéroté ?
- Rendez vous dans la page "Tarifs" puis cliquez sur "modules complémentaires : contingents" au bas de la page.
- Rendez vous dans la page "Tarifs" puis cliquez sur "modules complémentaires : contingents" au bas de la page.
- Cliquez sur "Créer un contingent"
- Vous lui donnez un nom (nom interne)
- Vous définissez sa taille (nombre de place mis de coté)
- Vous choisissez un tarif, une catégorie ou rien. Attention ce choix est important et doit être réalisé en accord avec votre système de quota.
Comment le mettre en place avec placement numéroté ?
- Rendez vous dans votre boutique ou dans l'apercu de votre module de réservation
- Affichez le plan comme si vous réserviez une place
- Cliquez sur "Contingents"
- Créer un contingent, nommez le puis cliquez sur l'icone éditer
- Choisissez les sièges à mettre de coté en cliquant sur le plan puis sauvegardez
- Ces sièges sont bloqués à la vente. Vous pourrez les visualiser, les réserver ou les débloquer depuis le menu contingent où vous les avez créés.
Utiliser le contingent pour réaliser une réservation
Le contingent permet de bloquer les places mais surtout ensuite d'utiliser cette réserve pour réaliser une commande sans risquer que quelqu'un vous passe devant. Pour puiser dans votre contingent, rendez dans "ajouter une commande" > "ajout manuel" ou dans votre guichet. Un menu déroulant sera alors présent en haut du panier pour choisir d'utiliser un contingent spécifique. Les contingents s'ajoutent à la disponibilité grand public des places.
Ex : Votre jauge global est de 50 places. Vous avez créé un contingent n°1 de 10 places. La disponiblité grand public est alors de 40. Si vous choisissez le contingent n°1 la jauge indiquera alors 40+10 = 50 places.
Ex : Votre jauge global est de 50 places. Vous avez créé un contingent n°1 de 10 places. La disponiblité grand public est alors de 40. Si vous choisissez le contingent n°1 la jauge indiquera alors 40+10 = 50 places.
Comment le modifier ou le supprimer
Vous cliquez sur la quantité dans la liste pour le modifier ou vous cochez la ligne puis "supprimer" avec le menu déroulant pour le supprimer. Les commandes faites et associées à un contingent restent existantes malgré la suppression du contingent.
Donner un accès externe (privé) au contingent
Chaque contingent peut être accédé via un lien secret que vous pouvez distribuer à vos partenaires. Ex : si vous bloquez 10 places pour votre partenaire et que votre jauge grand public est complète, il est possible de lui donner un accès direct vers ce réservoir
Depuis la liste des contingents que vous trouverez dans "Tarifs" > "Contingents", chaque contingent possède un lien qui permet un accès direct à un contingent
Mise en place et principe
Vous pouvez activer la file d'attente depuis "Tarifs" > "Quantité" de chaque événement. Vous pouvez désactiver la liste d'attente depuis ce même endroit.
Selon les tarifs selectionnés, l'événement proposera à un acheteur de s'inscrire sur une liste commune à tout l'événement ou à certains tarifs. Les personnes inscrites apparaitront ensuite dans le menu "liste d'attente" que vous verrez dans le tableau de bord de votre événement.
Cette inscription sur la liste n'est pas une pré-réservation, elle a pour seul but de notifier l'acheteur si de nouvelles places se libèrent.
Vous pourrez relancer manuellement les acheteurs depuis la liste d'attente une fois que vous libérez de nouvelles places, en cochant les lignes puis en utilisant le menu déroulant au bas de la page. Vous pouvez aussi exporter les emails et les envoyer via vos outils. Une relance automatique est également exposé ci après.
Relance automatique
Si vous séléctionnez une liste d'attente e-mail vous pourrez cocher "Notifier automatiquement en cas de place libre" afin que les personnes soit informées lorsque de nouvelles places sont disponibles.
- Notre système va essayer de détecter de la disponibilité si une place est annulée, supprimée, remboursée ou si vous modifiez un quota. Cela nécéssite également bien entendu que la boutique soit en ligne
- Si le système détecte des gens inscrits sur la liste d'attente et de la disponibilité, il va envoyer une notification par email aux acheteurs.
- Le système procède par vague : si vous avez 10 places disponibles et 100 personnes en file d'attente, il va envoyer 10 emails puis attendre un moment (vous paramétrez ce délai qui correspond au temps laissé à l'acheteur pour réagir) puis envoyer une seconde vague et ainsi de suite tant que des places sont disponibles
- A ce stade de développement, la notification est purement informative, n'expire pas et ne garantie pas l'exclusivité de la place (par rapport à un autre acheteur qui passerait "par hasard"). Cependant on estime qu'elle va satisfaire la majorité des cas d'utilisation en vous permettant d'économiser votre temps, de garantir un taux de remplissage optimal et aussi d'offrire une certaine "justice" à vos acheteurs !
Alternative : Pré-inscription avec l'accréditation
Alternativement il est possible d'utiliser l'option "accréditation" pour autoriser les pré-réservations (même process qu'une réservation mais la commande est bloquée avant le paiement). Vous validez ensuite manuellement les commandes si de nouvelles places sont disponibles et les acheteurs recoivent une demande de paiement (ou les billets si l'événement est gratuit). Consultez la rubrique "accréditation" pour en savoir plus.
Alternativement il est possible d'utiliser l'option "accréditation" pour autoriser les pré-réservations (même process qu'une réservation mais la commande est bloquée avant le paiement). Vous validez ensuite manuellement les commandes si de nouvelles places sont disponibles et les acheteurs recoivent une demande de paiement (ou les billets si l'événement est gratuit). Consultez la rubrique "accréditation" pour en savoir plus.
Evénement permanent
Cette rubrique concerne les événements permanents (parc, visites, expositions,...) ou glissants (par ex : adhésion un an).
1) Spécifiez durées de validité textuellement avant la vente dans la description du tarif et dans les instructions de confirmation d'achat pour rappel.
2) Si votre événement dure plus de 30 jours dans billetweb (date de début > date de fin), vous verrez alors une option "Durée de validité" dans les propriétés de chaque tarif. Passé la durée de validité (à partir de la date d'achat), les produits correspondants ne seront plus acceptés au contrôle et seront automatiquement marqués comme utilisés dans la liste des participants (avec la valeur 3 pour expirée). Cette option est rétroactive et les changements sont appliqués toutes les nuits.
3) Si vous souhaitez que le nombre affiché dans votre interface (liste des événements/tableau de bord) soit le nombre d'abonnements en cours, vous avez une option "exclure les utilisés/expirés" dans la page l'événement.
1) Spécifiez durées de validité textuellement avant la vente dans la description du tarif et dans les instructions de confirmation d'achat pour rappel.
2) Si votre événement dure plus de 30 jours dans billetweb (date de début > date de fin), vous verrez alors une option "Durée de validité" dans les propriétés de chaque tarif. Passé la durée de validité (à partir de la date d'achat), les produits correspondants ne seront plus acceptés au contrôle et seront automatiquement marqués comme utilisés dans la liste des participants (avec la valeur 3 pour expirée). Cette option est rétroactive et les changements sont appliqués toutes les nuits.
3) Si vous souhaitez que le nombre affiché dans votre interface (liste des événements/tableau de bord) soit le nombre d'abonnements en cours, vous avez une option "exclure les utilisés/expirés" dans la page l'événement.
Evénement en saison
Votre saison aura un début et une fin, à ce titre chaque billet pourra être utilisé une fois.
Il est possible de masquer la date de début/fin de la saison si vous le souhaitez.
Il est possible de réintégrer des événements d'une saison précédente sur la prochaine saison :
Il est possible de masquer la date de début/fin de la saison si vous le souhaitez.
Il est possible de réintégrer des événements d'une saison précédente sur la prochaine saison :
- Vous créez un tarif gratuit (0€) et masqué (visibilité:masquée) dédié a la réintégration des billets sur le nouvel événement.
- Sur l'ancien événement, vous vous rendez dans la liste des participants, vous filtrez sur "utilisé=0" puis vous cliquez sur "exporter"
- Sur le nouvel événement, vous vous rendez dans "ajouter une commande" > "ventes externes" puis vous séléctionnez le tarif de réimport et chargez le fichier
Pass illimité
Votre événement doit durer plus de 30 jours afin que l'option "validité" soit visible dans les propriétés des tarifs.
Si vous souhaitez un abonnement illimité pendant la durée de l'événement, mettez un nombre de jours de validité très grand. Dans tous les cas le billet ne sera plus flashable si l'événement est terminé.
Une option "remise à zéro quotidienne de l'utilisation" permet de réutiliser le billet chaque nuit (abonnement illimité annuel par exemple). Cela garanti qu'une même carte ne sera pas flashée plusieurs fois dans une même journée.
Le paiement par carte bancaire est activé par défaut sur votre événement et peut être désactivé depuis la page "Options" de votre événement. Il sera proposé à tous les acheteurs réalisant une commande payante. Le paiement peut faire appel au système 3D secure qui requiert une confirmation de l'identité du porteur de la carte (par SMS le plus souvent). Cette technologie réduit fortement les risques de fraudes.
Mise en place
Vous pouvez mettre en place cela depuis la page "Options" de votre événement
Vous pouvez mettre en place cela depuis la page "Options" de votre événement
Paiement vs prélevement
Par défaut, le paiement se fera par envoi d'un email puis l'acheteur paiera via sa carte
Si vous souhaitez que les acheteurs soient prelevés, cela peut être paramétré dans les options du paiement en plusieurs fois
Mode accompte
- un accompte payé immédiatement à la commande (vous définissez le %)
- un solde payable avant l'événement
Mode paiement étalé (2 à 10 fois, 3 par défaut)
- l'acheteur paie une première fois lors de sa réservation
- chaque mois à une date que vous définissez nous envoyons une demande de paiement à l'acheteur ou nous le prélevons selon le schéma utilisé
Suivi, relance, annulation
- un écran dédié vous permet de suivre les paiements à percevoir
- nous relancons les acheteurs 3 jours et 7 jours après une demande de paiement laissée sans action
- passé ce délai, vous êtes libre de contacter vos acheteurs afin de les relancer (leur numéro de téléphone vous sera également communiqué)
- les sommes collectées sont reversées selon votre politique de virement habituelle comme si il s'agissait de paiements distincts
- tout remboursement (total ou partiel) annule la validité du produit et les échéances de paiement futures le concernant
- un accompte payé immédiatement à la commande (vous définissez le %)
- un solde payable avant l'événement
Mode paiement étalé (2 à 10 fois, 3 par défaut)
- l'acheteur paie une première fois lors de sa réservation
- chaque mois à une date que vous définissez nous envoyons une demande de paiement à l'acheteur ou nous le prélevons selon le schéma utilisé
Suivi, relance, annulation
- un écran dédié vous permet de suivre les paiements à percevoir
- nous relancons les acheteurs 3 jours et 7 jours après une demande de paiement laissée sans action
- passé ce délai, vous êtes libre de contacter vos acheteurs afin de les relancer (leur numéro de téléphone vous sera également communiqué)
- les sommes collectées sont reversées selon votre politique de virement habituelle comme si il s'agissait de paiements distincts
- tout remboursement (total ou partiel) annule la validité du produit et les échéances de paiement futures le concernant
- pour annuler purement et simplement les futurs demandes, vous cliquez dans la liste des participants sur "rembourser" puis "annuler sans rembourser".
Moyen de paiement alternatif à régler avant l'événement :
Depuis la page "Options" de votre événement, vous pouvez ajouter votre propre moyen de paiement. L'acheteur recevra alors un email contenant un numéro de commande et devra vous régler de la façon dont vous spécifiez (chèque, virement, paypal, etc). A réception du paiement, vous validez sa commande dans la liste des participants et l'acheteur recevra ses billets.
> Changer d'avis et régler en carte bancaire
Si l'acheteur change d'avis, il pourra toujours régler sa commande par carte bancaire depuis son email de confirmation de réservation (si l'option "paiement carte bancaire" est coché dans "options")
> Limiter l'usage de ce moyen de paiement :
Le mode réservation peut être activé en ligne ou en guichet uniquement ou via un lien secret à diffuser.
Le mode réservation peut être activé en ligne ou en guichet uniquement ou via un lien secret à diffuser.
Il est possible de l'activer au delà d'un certain montant.
Il est également possible d'ajouter une pénalité à chaque billet payé via ce mode, afin de décourager l'utilisation massive de ce moyen de paiement, plus chronophage pour vous.
Réservation à régler sur place
Il est également possible d'utiliser ce moyen pour enregistrer des réservations à régler sur place. Attention l'acheteur n'a pas de billets !
Réservation saisie par l'organisateur
Même si l'option n'est pas activée, il est possible pour l'administrateur, via la vue organisateur, de marquer certaines commandes en "réservation" et de les marquer payée plus tard dans la liste des participants.
> Demande de paiement acheteur :
Si vous ajoutez un email l'acheteur recevra un email qui lui permettra de régler par carte bancaire. Il est aussi possible d'ajouter l'email par la suite dans la liste de participant et de cliquer sur "envoyer" (ou donner vous même le lien du bouton "espace acheteur" de la commande).
Réservation à régler une fois que l'organisateur le décide
Utilisez la fonction "accréditation" afin que les commandes soient mise en attente puis qu'une fois que vous le décidez l'acheteur recoive son billet ou son lien de paiement si la commande est payante.
Le paiement sur facture émet les billets immédiatement sans paiement, l'acheteur pouvant ensuite vous régler sa facture selon les modalités que vous indiquez dans "Mes infos" > "Coordonnées" > "Factures pour vente en direct" > "Autres mentions". De fait, il est principalement réservé aux événements professionels.
Pour activer ce paiement, vous devez cocher la case dans la page "Options" de l'événement puis activer l'option dans le ou les tarifs dont l'achat proposeront le paiement sur facture. Cela permet de n'activer ce mode de paiement que sur certains tarifs.
Pour activer ce paiement, vous devez cocher la case dans la page "Options" de l'événement puis activer l'option dans le ou les tarifs dont l'achat proposeront le paiement sur facture. Cela permet de n'activer ce mode de paiement que sur certains tarifs.
Possible également de saisir la réservation vous même depuis un guichet ou "ajouter une commande" et de le marquer en "réservation". Vous obtiendrez alors une facture également.
Présentation
La boutique est un mini-site customisable qui présente votre événement et héberge votre module de billetterie.
Vous pouvez y accéder depuis votre espace organisateur en séléctionnant votre événenement puis en cliquant sur "Boutique".
L'adresse de cette page est l'adresse officielle qui peut être partagée à votre public une fois la boutique mise en ligne (bouton ON/OFF)
L'adresse de cette page est l'adresse officielle qui peut être partagée à votre public une fois la boutique mise en ligne (bouton ON/OFF)
Personnalisation
Vous pouvez personnaliser votre boutique en cliquant sur la page "Boutique" de votre événement puis sur le bouton "modifier la page". Une fois en mode édition, vous pourrez réaliser les actions suivantes :
Ajouter une image de couverture
L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.
Ajouter une description enrichie
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur "ajouter/modifier la description". Depuis l'éditeur de contenu enrichi, vous pourrez saisir ou coller du texte, le mettre en forme, ajouter des liens. Vous pouvez télécharger des images ou fichiers afin de les insérer dans votre description. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs lecteurs vidéos depuis l'icone vidéo située dans la barre d'édition.
Ajouter une image de couverture
L'image de couverture de la boutique doit faire au minimum 1040px de large. La hauteur de l'image peut être ajustée selon vos besoins. Au delà de ces dimensions, les fichiers sont automatiquement redimensionnés.
Ajouter une description enrichie
Vous pouvez définir une description pour chaque événement en cliquant sur "ajouter/modifier la description". Depuis l'éditeur de contenu enrichi, vous pourrez saisir ou coller du texte, le mettre en forme, ajouter des liens. Vous pouvez télécharger des images ou fichiers afin de les insérer dans votre description. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs lecteurs vidéos depuis l'icone vidéo située dans la barre d'édition.
Intégrer un sous menu
Si besoin, vous pouvez créer un menu à l'intérieur de la description (par exemple : "Présentation", "FAQ"). Pour le réaliser il faut créer vos sections dans la description (un titre puis un paragraphe) puis vous séléctionnez chaque titre et séléctionnez le format de paragraphe "Sous menu" dans l'éditeur. Après avoir sauvegardé vous verrez le sous menu apparaitre.
Alternativement, vous pouvez répartir le contenu sur plusieurs blocs ou pages (voir ci dessous)
Si besoin, vous pouvez créer un menu à l'intérieur de la description (par exemple : "Présentation", "FAQ"). Pour le réaliser il faut créer vos sections dans la description (un titre puis un paragraphe) puis vous séléctionnez chaque titre et séléctionnez le format de paragraphe "Sous menu" dans l'éditeur. Après avoir sauvegardé vous verrez le sous menu apparaitre.
Alternativement, vous pouvez répartir le contenu sur plusieurs blocs ou pages (voir ci dessous)
Modifier le fond de page
Par défaut le fond de page est basé sur l'image de couverture, mais vous pouvez modifier la texture, couleur afin d'obtenir un rendu à votre convenance.
Ajouter des images dans la galerie
Sur la colonne de droite vous pouvez insérer une ou plusieurs images qui seront regroupées dans une galerie. La taille des images est automatiquement ajustés selon leur nombre. Si vous souhaitez créer une présentation spécifique, vous pouvez alternativement utiliser un bloc personnalisé (voir ci-dessous)
Héberger des documents
Depuis un éditeur de contenu enrichi comme la description, vous pouvez en cliquant sur l'icone représentant un lien > "mes fichiers" stocker un ou plusieurs documents (word, pdf) sur nos serveurs.
Ces documents seront alors insérables dans un bloc de votre page. Vous pourrez y récupérer un lien public qui pourra être mis où bon vous semble (dans les instructions, dans l'aide d'un champ de la page "Formulaires", etc)
Ajouter des modules prédéfinis
Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez intégrer d'autres modules (vidéo, twiter, facebook, etc). Vous pouvez aussi définir d'autres paramètres comme la police du nom de votre événement
Ajouter des blocs personnalisés (avancé)
En cliquant sur "Ajouter un bloc" vous pouvez ajouter autant de blocs que vous souhaitez et qui pourront contenir du contenu additionnel. Chaque bloc contient un éditeur de contenu enrichi si bien qu'il peut contenir du texte et/ou des images et/ou des vidéos.
Réorganiser les modules (avancé)
Tous les modules peuvent être déplacés (sauf la description principale) et réorganisés dans la page. Veuillez garder en tête que l'affichage sur mobile est différent (une seule colonne au lieu de deux).Si vous avez plusieurs pages, ils peuvent être transférés vers d'autres pages en les glissant sur le nom de l'onglet
Créer plusieurs pages et un menu (avancé)
Si vous avez beaucoup de contenu à présenter, il est possible en cliquant sur "Ajouter un module/options" de créer un menu et différentes pages. Ainsi vous pouvez obtenir un mini site complet qui contiendrait par exemple une page "accueil", "programme", "billetterie", "contact", etc. Si vous souhaitez masquer une page, mettez ! au début de son nom
Ajouter un fond de page personnalisé (avancé)
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique. Par extension, il n'existe pas de contrainte sur le fichier à fournir, il doit juste être supérieur à 1400px de large.
Ajouter des modules prédéfinis
Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez intégrer d'autres modules (vidéo, twiter, facebook, etc). Vous pouvez aussi définir d'autres paramètres comme la police du nom de votre événement
Ajouter des blocs personnalisés (avancé)
En cliquant sur "Ajouter un bloc" vous pouvez ajouter autant de blocs que vous souhaitez et qui pourront contenir du contenu additionnel. Chaque bloc contient un éditeur de contenu enrichi si bien qu'il peut contenir du texte et/ou des images et/ou des vidéos.
Réorganiser les modules (avancé)
Tous les modules peuvent être déplacés (sauf la description principale) et réorganisés dans la page. Veuillez garder en tête que l'affichage sur mobile est différent (une seule colonne au lieu de deux).Si vous avez plusieurs pages, ils peuvent être transférés vers d'autres pages en les glissant sur le nom de l'onglet
Créer plusieurs pages et un menu (avancé)
Si vous avez beaucoup de contenu à présenter, il est possible en cliquant sur "Ajouter un module/options" de créer un menu et différentes pages. Ainsi vous pouvez obtenir un mini site complet qui contiendrait par exemple une page "accueil", "programme", "billetterie", "contact", etc. Si vous souhaitez masquer une page, mettez ! au début de son nom
Ajouter un fond de page personnalisé (avancé)
Il est possible de customiser le fond de page de la boutique en chargeant une image de fond personnalisé. Notez que charger un fond personnalisé requiert des compétences graphiques et un fichier de bonne qualité car il devra s'adapter à toutes les tailles d'écran et ne doit pas entacher la lisibilité de votre boutique. Par extension, il n'existe pas de contrainte sur le fichier à fournir, il doit juste être supérieur à 1400px de large.
Masquer l'en tête et le logo Billetweb
Par défaut votre boutique contient un bandeau noir avec le logo Billetweb. Depuis le bouton "ajouter un module/options" vous pouvez masquer cet élément.
Pour mettre votre événement en ligne, utilisez le bouton "ON/OFF" situé dans la boutique et vos tableaux de bord. En définissant une date de mise en vente dans "Tarifs" > "Période de vente", vous pouvez mettre la page en ligne sans pour autant débuter la vente des billets.
Le lien à diffuser aux acheteurs est l'adresse de la page "boutique". Une fois dans la boutique il est également affiché en haut de la page.
Il est aussi possible d'obtenir un code QR vers votre boutique depuis la page "Options" de l'événement. Alternativement, en cliquant sur "Partager" depuis la boutique vous pouvez générer un code QR en choisissant le service "qrsrc".
L'adresse de la boutique est automatiquement générée lors de la création de l'événement. Vous pouvez la modifier depuis la page 'Options' de votre événement.
Chaque nouvel événement génère une nouvelle adresse de boutique.
Si vous dupliquez un événement cloturé, vous avez possibilité de réutiliser l'adresse de la boutique du précédent événement. Le cas échéant, vous pouvez accéder à la page "Options" de l'ancien événement afin de renommer sa page de manière à libérer l'adresse pour ensuite l'assigner au nouvel événement.
Contenus Billetweb
Les textes fournis par Billetweb s'adaptent automatiquement à la langue du navigateur de l'acheteur (pour tester il suffit de cliquer sur le drapeau dans le module de vente). Si vous vouliez quand même forcer la langue d'une billetterie, il faut ajouter &language=fr (par exemple) à la fin de l'adresse de la boutique ou dans le paramètre data-src du module de vente.
Vos contenus
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Vous pouvez ajouter une traduction de vos contenus personnalisés (nom de l'événement, des tarifs, instructions, champs des formulaires,...) dans la page "Options" > "Multi-langues".
Si la langue demandée par le visiteur est proposée par Billetweb (fr,en,es,it,de,pt,nl) mais non définie par vos soins, l'Anglais sera proposé ou à défaut la version originale de vos contenus. Si le Francais est à proposer, il doit être utilisé comme langue originale dans la création de l'événement.
Si la qualité de l'image de couverture laisse à désirer, vous pouvez télécharger votre image en .png qui est un format qui ne sera pas compressé
Pourquoi faire ? Avoir un parcours client unifié car vous présentez uniquement votre site/marque à l'acheteur
Est ce incontournable / obligatoire ? Non
Quelles sont les alternatives ? La boutique en ligne
Quels sont les pré-requis ? Un site qui laisse injecter le code d’intégration javascript (presque tous sauf les blogs)
Exemple de rendu
Personnalisation
- vous pouvez choisir une couleur pour votre module
- vous pouvez choisir une couleur pour votre module
- le widget est responsive
Comment le mettre en place ?
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page du site ou bien intégrer un bouton. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options'. Le module s'adaptera selon la taille qui lui est donné.
Intégration Wordpress
Vous pouvez intégrer le code source sur un site wordpress (wordpress.org) ainsi que de nombreux autres CMS mais pas sur la plateforme wordpress.com qui ne laisse pas la possibilité d'injecter du javascript. Pour intégrer le code sur wordpress, passez dans l'éditeur en vue "texte" puis collez le code. Si cela ne fonctionne pas, il est parfois possible d'ajouter un module "javascript" afin d'intégrer le code
Si vous possédez un site internet, il est possible d'intégrer le module de vente sur une page du site ou bien intégrer un bouton. Pour ce faire, il suffit de copier coller le code d'intégration de votre événement depuis la page 'Options'. Le module s'adaptera selon la taille qui lui est donné.
Intégration Wordpress
Vous pouvez intégrer le code source sur un site wordpress (wordpress.org) ainsi que de nombreux autres CMS mais pas sur la plateforme wordpress.com qui ne laisse pas la possibilité d'injecter du javascript. Pour intégrer le code sur wordpress, passez dans l'éditeur en vue "texte" puis collez le code. Si cela ne fonctionne pas, il est parfois possible d'ajouter un module "javascript" afin d'intégrer le code
Utilisation avancée
Afficher uniquement certains tarifs
Si vous souhaitez afficher certains tarifs uniquement, il est possible d'ajouter le paramètre &ticket= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration. Exemple : &ticket=id1-id2-id3 avec id1, id2 et id3 étant les identifiants des tarifs.
Afficher des tarifs masqués
Si vous souhaitez afficher certains tarifs masqués dans le module, il est possible d'ajouter le paramètre &quick= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration.
Afficher des tarifs "à la volée"
Via l'ajout de l'argument event_ticket= ou event_quick= dans l'url de la page qui contient notre module, vous pouvez filtrer ou afficher des tarifs à la volée.
Imaginons une page https://www.monsite.com/billetterie.php, si vous naviguez vers https://www.monsite.com/billetterie.php?event_ticket=101-102 alors vous affichez uniquement les tarifs 101 et 102. Cela permet de créer des liens internes ou externes de votre site qui agissent directement sur notre module de vente !
Afficher uniquement certains tarifs
Si vous souhaitez afficher certains tarifs uniquement, il est possible d'ajouter le paramètre &ticket= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration. Exemple : &ticket=id1-id2-id3 avec id1, id2 et id3 étant les identifiants des tarifs.
Afficher des tarifs masqués
Si vous souhaitez afficher certains tarifs masqués dans le module, il est possible d'ajouter le paramètre &quick= à la fin de l'attribut data-src du code d'intégration.
Afficher des tarifs "à la volée"
Via l'ajout de l'argument event_ticket= ou event_quick= dans l'url de la page qui contient notre module, vous pouvez filtrer ou afficher des tarifs à la volée.
Imaginons une page https://www.monsite.com/billetterie.php, si vous naviguez vers https://www.monsite.com/billetterie.php?event_ticket=101-102 alors vous affichez uniquement les tarifs 101 et 102. Cela permet de créer des liens internes ou externes de votre site qui agissent directement sur notre module de vente !
Quels sont les pré-requis ? Un site qui laisse injecter le code d’intégration javascript (presque tous sauf les blogs)
Quelles sont les alternatives ? une page organisateur billetweb accessible depuis "Agendas" qui vous fournira une page si vous n'avez pas de site ou un CMS trop limitant qui pose parfois des soucis de scroll/plein écran comme WIX
Exemple de rendu d'un widget multi-événement :
Mise en place
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site, vous pouvez créer un widget d'intégration depuis la page "Mes évènements" > "Page/Agendas". Une fois créé, cliquez sur le widget pour le prévisualiser et obtenir le code d'intégration à copier coller sur votre site.
Si vous souhaitez proposer plusieurs évènements à la fois sur votre site, vous pouvez créer un widget d'intégration depuis la page "Mes évènements" > "Page/Agendas". Une fois créé, cliquez sur le widget pour le prévisualiser et obtenir le code d'intégration à copier coller sur votre site.
Personnalisation
- Le widget est totalement responsive.
- Vous pouvez choisir une couleur pour votre module lors de son intégration ou depuis ses propriétés
- L'agenda affiche tous vos événements ou juste certains que vous choisissez (En cliquant sur la roue crantée située dans la liste des widget, vous pouvez définir ses paramètres avancés)
Conseils d'experts :
- Créez une page “billetterie” ou “réservation” que l'acheteur va immédiatement identifier quand il arrive sur votre site pour réserver
- Intégrez votre agenda sur cette page
- Si vous présentez vos événements individuellement sur d'autres pages du site, créez un lien vers votre page "billetterie" en ajoutant un filtre spécifique pour que l'acheteur retrouve facilement l'événement qu'il souhaite réserver (voir ci-dessous)
Pour aller plus loin :
Panier
Le panier est disponible automatiquement pour tout acheteur qui se trouve dans un agenda (widget ou page organisateur).
Depuis n'importe quel agenda, un acheteur pourra, après avoir séléctionné un premier événement et complété ses informations, cliquer sur “ajouter d’autres produits” et retourner à la liste principale en vue d'ajouter un autre événement
Le panier garde chaque commande indépendante d'un point de vu comptable, formulaires, emails, billets. Seul le paiement est commun.Le remplissage des formulaires est cependant facilité car nous pré-remplissons les formulaires.
Packages promo
Il est possible de créer des réductions portant sur des combinaisons d'événements depuis "Mes événements > Promotions" et aussi de les faire apparaitre à la racine de votre agenda.
Types d'affichage
Notre système va automatiquement sélectionner une vue adaptée en fonction du nombre et type d’événements et peut proposer :
• un champs de recherche textuel
• un choix de date (aujourd’hui/demain/cette semaine/une date précise)
• proposer une vue calendrier, liste ou mosaique
Créer des filtres (sous forme de menus déroulants)
Vous pouvez créer des filtres personnalisés qui permettront à vos acheteurs de trouver rapidement un événement correspondant à un thème, un lieu, un prix ou n'importe quel autre critère qui vous semblerait pertinent.
Créer un filtre en deux étapes :
- Dans vos événements dans la page 'l'événement' vous définissez vos mots clés.
exemple : Type:Conférence,Thème:Energie
Le caractère : fait la liaison entre le nom du filtre et le mot clé
Le caractère : fait la liaison entre le nom du filtre et le mot clé
Le caractère , la virgule sépare les éléments des uns des autres.
Le caractère | permet d'ajouter plusieurs mots clés dans un même filtre
- Dans les propriétés de votre agenda, vous cochez "créer un filtre" et vous nommez les filtres. Par exemple Type-Thème créera deux menu déroulants (filtres), un pour "Type" et l'autre pour "Thème"
Pré-filtrer votre page de billetterie via des liens
Pourquoi faire ?
- Renvoyer l'acheteur depuis une page de présentation de VOTRE site vers la page billetterie de VOTRE site en montrant un événement en particulier
- Faire un lien public vers VOTRE site qui affiche certains événements uniquement
Comprenez bien : notre widget d'intégration lit l'url (adresse) de la page qui le contient. Donc un lien vers votre site peut influencer notre module.
Cela fonctionne avec des urls de votre site comme des urls de page organisateur (de notre site).
Exemple : comparez ces deux urls/résultat:
Listes des paramètres que le module cherche :
- event_date=JJ/MM/AAAA
- event_name=exemple
- event_tag=concert
- event_id=123
- event_view=list ou event_view=agenda
- event_filters=Thème:Energie|Avenir,Type:Conférence ( | pour filtrer sur plusieurs mots clés)
Note : selon le type d'écriture de vos urls, le caractère pour séparer votre url et l'argument peut être ? ou &
Suggérer d'autres événements avant le paiement
En cochant la case "Faire des suggestions basés sur les mots clés" dans les propriétés d'un agenda, nous suggérerons des événements possédant les mêmes mots clés ou filtres que les événements déja selectionnés dans le panier. Cela fonctionne avec les filtres (ex: Thème:Energie) ou les mots clés de chaque événement. Les suggestions sont limitées à 3 catégories de 5 événements.
Modifier les filtres en javascript sans changer de page (réservé aux geeks)
En utilisant jquery il est toujours possible de modifier les filtres en live en changeant la source de l'iframe genérée par le script d'intégration. Cela permet par exemple de créer votre propre menu qui lors d'un clic filtrera notre agenda.
Exemple : $("#eventXXX").attr('src','/multi_event.php?&multi=XXX&tag=paris')
Exemple : $("#eventXXX").attr('src','/multi_event.php?&multi=XXX&tag=paris')
Intégration sur un événement Facebook
Il vous suffit de copier coller l'adresse de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook.
Depuis peu, Facebook propose seulement l'ajout de l'URL pour les événements ayants été créés par des pages facebook (et non plus des comptes d'individus)
Il vous suffit de copier coller l'adresse de votre page "boutique" dans le champ "billets" de votre événement Facebook.
Depuis peu, Facebook propose seulement l'ajout de l'URL pour les événements ayants été créés par des pages facebook (et non plus des comptes d'individus)
exemple de bouton sur un événement facebook
Intégration sur une page Facebook (déprécié)
Veuillez noter que, dans tous les cas, l'onglet intégré dans Facebook n'est pas visible sur les mobiles, et que donc cela ne doit pas représenter votre principal canal de vente. Un bonus tout au mieux.
Votre page à + de 2000 fans
1. Rendez-vous sur http://apps.facebook.com/static_html_plus/
2. Cliquez sur "Add static html to page".
3. Sélectionnez la page où intégrer la billetterie.
4. Cliquez sur "Set up tab".
5. Collez le code ci-dessus dans "Content > index.html".
6. Nommez votre onglet dans "Actions > Edit name and Image"
7. Sauvegardez en cliquant sur "Save & Publish".
Votre page à - de 2000 fans Suite à un récent changement de l'API Facebook v2.11, il n'est plus possible d'ajouter un onglet sur les pages Facebook ayant moins de 2000 fans. .
Pour qui ? Si vous proposez plusieurs événements à la vente et que vous n'avez pas de site où intégrer un agenda multi-événement, il est possible de créer une page organisateur qui affichera tous ou certains événement sous une adresse commune et inchangée dans le temps.
![]()
Page organisateur en vue liste (bandeau/couleur personnalisée)
Page organisateur en vue mosaique (bandeau personnalisée)
Mise en place
Pour créer une page organisateur, rendez vous dans "Mes événements" > "Page/Agendas" puis cliquez sur "+" afin de créer une page organisateur.
Vous pourrez ajouter un nom, une description, une bannière et une couleur. Vous pourrez également configurer le comportement de la page (renvoi sur la boutique ou non), la vue par défaut (calendrier ou liste), choisir les événements à afficher, créer des filtres, etc
Page organisateur par défaut
Si vous n'avez jamais rien configuré, vous bénéficiez probablement déja de ce concept car nous proposons par défaut une page organisateur qui présente l'ensemble de vos événements et qui est accessible depuis la boutique d'un événement en cliquant sur "Voir les événements" de l'encart organisateur.
Si vous n'avez jamais rien configuré, vous bénéficiez probablement déja de ce concept car nous proposons par défaut une page organisateur qui présente l'ensemble de vos événements et qui est accessible depuis la boutique d'un événement en cliquant sur "Voir les événements" de l'encart organisateur.
Passer des paramètres via l'url
Il est possible d'utiliser les paramètres de l'url de la page organisateur pour filtrer les contenus de l'agenda (dates, titre de l'événement, filtres, vue liste/calendrier, etc). La page organisateur intègre un agenda donc toutes les filtres d'un agenda fonctionnent. Pour plus d'infos consultez la rubrique "Agendas".
Il existe trois approches pour gérer vos invitations :
- Vous donnez un billet (invitation)
Vous éméttez des invitations depuis notre plateforme, nous les envoyons par email ou vous les envoyez vous même/les imprimez. Le billet est émis et décompté des quotas, vous n'avez pas de confirmation de la venue ni de l'interet réel de la personne. Les différentes méthodes d'édition sont détaillées dans les rubriques d'aides ci dessous.
- Vous donnez le droit à un retrait via un code secret (code de retrait)
Vous renvoyez les gens vers la billetterie pour qu'ils retirent une invitation.
Soit via la création d'un tarif gratuit dont le retrait est limité par code/email (voir la rubrique "code de retrait").
Soit via un tarif en visibilité "lien secret" et donc un lien que vous communiquez aux invités (voir la rubrique "lien secret")
Soit via un tarif en visibilité "lien secret" et donc un lien que vous communiquez aux invités (voir la rubrique "lien secret")
- Vous donnez un espace au partenaire pour qu'il édite ses propres invitations (module partenaires)
Si vous avez des partenaires récurrent (saison sportive) ou qui doivent pouvoir éditer de grandes quantités d'invitations (salon, etc) tout en gérant facilement leur édition/distribution, il est possible d'utiliser le module partenaire depuis la page "options" > "options supplémentaires".
Notez que le module ne contient pas de formulaires personnalisables et ne fonctionne pas sur des configurations complexes (pass, placement, etc).
Notez que le module ne contient pas de formulaires personnalisables et ne fonctionne pas sur des configurations complexes (pass, placement, etc).
Tarif existant ou tarif dédié ?
Invitation est un mode de paiement, il peut être appliqué sur n'importe quel tarif existant. Libre à vous de créer des tarifs dédiés aux invitations (masqués et gratuit) ou d'utiliser le mode de paiement "invitation" sur un de vos tarifs existants.
Comment éditer une invitation
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Ajout manuel" vous pouvez réserver des billets et les marquer comme payé en "invitation" grâce à l'encart "options de l'organisateur" qui sera affiché lors de l'étape paiement. Vous pouvez également retrouver ces modes de paiement dans votre boutique si vous passez en "vue organisateur" (vous seul pouvez avoir accès à cette vue).
Depuis la page "Ajouter une commande > Stock", vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs .
Ces lots peuvent être imprimés ou téléchargés afin de les envoyer vous même à des partenaires.
Particularité comptable
"Stock" est un moyen de paiement en soit, car nous ne pouvons assurer une tracabilité précise de chaque vente contrairement à une vente au guichet.
Une fois édités, ces billets sont valables. L'intégralité du stock est marquée payée/vendu dés sa création
Voir les stocks et les gérers
Vous pouvez retrouver une vision synthétique de vos stocks dans la page de création des stocsk.
Vous pouvez ajouter des notes sur chaque stock.
Les stocks se retrouvent également dans votre "Liste des participants", sous la mention "stock" dans la colonne "paiement".
Supprimer tout ou partie du stock (invendus)
La bonne approche pour marquer certains billets invendus est d'utiliser l'outil "supprimer une plage" depuis la page "ajouter une commande > stock". Il est également possible de supprimer des billets depuis la liste des participants. Si vous marquez un billet non payé c'est l'intégralité du stock qui sera passé en non payé, aussi la bonne approche est de supprimer les billets.
Tarif dédié ou existant ?
Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Depuis la page "Ajouter une commande" > "Tableur", vous pouvez envoyer ou enregistrer des invitations/billets/réservation à une liste d'emails/noms copier/collée depuis un tableur ou importé depuis un fichier csv.
Cet outil est très permissif, vous permettant de spécifier par exemple :
- email, quantité de billet dans cette commande (invitations à envoyer)
- nom, prénom, champs customisés divers (billets à télécharger)
- tarif, prix, nom, prénom, email (billets de tarifs différents)
...
Import depuis un fichier .csv :
Les noms des colonnes du fichier doivent correspondrent exactement aux colonnes Billetweb ou à vos champs présents dans les "formulaires".
Il est possible depuis la page "Tableur" de choisir les colonnes à importer puis de télécharger un modèle Excel à compléter.
Il est possible depuis la page "Tableur" de choisir les colonnes à importer puis de télécharger un modèle Excel à compléter.
Tarif existant ou dédié ?
Vous pouvez utiliser cette approche sur un tarif existant ou un tarif créé pour l'occasion, selon ce qui est le plus simple pour vous en terme de suivi.
Comment créer un système de code de retrait ?
1/ vous créez un tarif gratuit que vous nommez selon vos besoins (partenaire, vip, invité, etc). Ce tarif peut être visible dans le panier ou disponible via un lien secret selon votre besoin de confidentialité du tarif. C'est en somme un tarif "normal" sauf qu'il demandera un code secret.
2/ vous allez dans "mes listes" et choisissez "liste de filtrage par email" ou "liste de filtrage par mot de passe". Dans le premier cas l'utilisateur utilisera son email comme moyen d'identification (vous n'aurez donc pas de code à lui envoyer !), dans le second vous devrez lui communiquer un code secret.
3/ vous remplissez ensuite la liste en collant la liste d'email autorisés ou bien en collant des codes à usage unique (vous pouvez générer des codes via le bouton "générer")
4/ enfin au bas de la liste, vous désignez le tarif créé précédement et qui sera désormais limité à la saisi d'un élémént de la liste. Autrement dit, pour retirer son billet la personne doit faire comme si elle achetait ce billet et un code lui sera demandé.
Note : si vous souhaitez définir des quantités différentes pour chaque élément de la liste, il suffit de la sauvegarder une première fois puis de cliquer sur "détails"
Si vous avez des partenaires récurrents (ex : saison sportive) ou qui doivent pouvoir gérer facilement l'édition de lot d'invitations (ex : salon), il est possible d'utiliser le module partenaire depuis la page "options" > "options avancées".
![]()
Fonctionnement et avantages :
- vous importez a l'unité ou une liste de partenaire qui recoit un lien unique de gestion.
- vous avez une confirmation une fois que l'acheteur a ouvert le lien (ce que vous n'avez pas si vous envoyez les invitations depuis l'outil "tableur" par exemple)
- le partenaire peut créer et attribuer les invitations au compte goutte ou par lot, les annoter, etc. Afin de lui même arriver à gérer mieux le découpage si il en a beaucoup.
- vous avez une vision claire de qui peut générer/a généré combien et vous pouvez le modifier en un clic si besoin, vous pouvez aussi noter des commentaires sur le profil du partenaire.
- les billets ne sont édités par le partenaire que si et quand il en a le besoin.
- les billets édités sont intégrés dans vos totaux/listes des participants comme n'importe quel billet édité.
- le lien pour le partenaire est unique au fur et à mesure des événements .
Limites :
- ce système ne respecte pas vos formulaires et rend la saisie d'un bénéficiaire optionnelle.
- à ce stade le module partenaire ne respecte pas les quotas globaux de vos tarifs/événements, ni les période de vente (il génère la quantité que vous autorisez peu importe si vous avez fixé des quotas dans les tarifs ou propriétés de l'événement)
- le module partenaire ne supporte ni le placement, ni les pass (évolution possible pour les pass sans choix), ni les séances (évolution prévue)
Mise en place
1/ Activez la fonctionnalité depuis la page "options" d'un événement dans "options suplémentaires"
2/ Créez un premier groupe depuis la page "Groupes", par exemple "Partenaire VIP" et désignez le ou les tarifs et événements parmi lequel le partenaire pourra créer ses billets.
3/ Importez le ou les partenaires depuis la page "Partenaires" > "Ajouter/Importer". Vous devez alors saisi une liste de nom/prénom/email ainsi qu'un premier groupe dans lequel ils seront ajoutés ("Partenaire VIP" par exemple)
4/ Depuis la page "Quota" vous pouvez contrôler et ajuster la quantité de billet disponible pour les partenaires existants (en cliquant sur le nombre qui est sous ligné dans le tableau). Si vous n'avez pas défini de quota par défaut pour votre groupe à l'étape 2, alors il est nécéssaire d'ajouter vos partenaires manuellement en cliquant sur "Ajouter des droits". Vous associez alors des partenaires à un groupe en spécifiant un quota.
Personnalisation/tests :
- Depuis la page "Options" vous pouvez télécharger un bandeau qui sera ajouté à l'espace partenaire.
- Pour visualiser un espace partenaire, rendez vous dans la page "Partenaire" puis "Voir la page partenaire".
Principe et particularités
Vous pouvez éditer en une seule fois des lots contenant jusqu’à 100 billets non nominatifs qui pourront être utilisés pour des ventes sur place depuis la page "Ajouter une commande" > "Stock".
Une fois édités, ces billets sont valables immédiatement et se retrouvent soit dans la page "stock" sous forme de lot, soit dans votre "Liste des participants", sous le nom de "stock" dans la colonne "paiement". Chez billetweb, un billet imprimé est forcément payé dans le système. Libre à vous de supprimer les invendus ensuite.
Mise en place :
Depuis la page "Impression de stock", vous retrouverez la liste des lots édités et vous pourrez les télécharger ou supprimer une plage invendue.
Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à chaque stock qui apparaitra sur les billets et qui sera accompagné d'un numéro. Si vous éditez plusieurs lots avec le même nom, la numérotation sera continue.
Depuis la page "Impression de stock", vous retrouverez la liste des lots édités et vous pourrez les télécharger ou supprimer une plage invendue.
Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à chaque stock qui apparaitra sur les billets et qui sera accompagné d'un numéro. Si vous éditez plusieurs lots avec le même nom, la numérotation sera continue.
Vous pouvez depuis cette page définir l'impression en 1 ou 3 billets par page A4.
Supression de plages
Le stock permet la supression de masse d'une partie du stock invendue, pour se faire rendez vous dans la page de gestion des stocks "Ajouter une commande > Stock" puis vous saisirez le numéro du premier et dernier billet à supprimer.
Le guichet de vente sert à déléguer ou créer un point de vente/d'encaissement
Création du guichet
Pour créer un guichet, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes Guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "vente de billets". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets.
Création du guichet
Pour créer un guichet, allez dans la section "Etape 2 : Vente" > "Mes Guichets". Cliquez sur l'icône"+" et créez un guichet de type "vente de billets". Nous vous conseillons de lui donner un nom afin de différencier tous vos guichets.
Configuration du guichet
Vous pouvez modifier les paramètres du guichet en cliquant sur l'icône de la roue, "Options du guichet". Dans cette partie vous pourrez notamment sélectionner les événements à inclure dans ce guichet, désactiver les formulaires, définir les moyens de paiements et tarifs disponibles, activer l'impression thermique etc.
Gestion des opérateurs
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à un ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.
Gestion des modes de paiement
Depuis les propriétés du guichet vous pouvez définir les modes de paiement autorisés. En cliquant sur la petite roue crantée vous pourrez définir des modes de paiements personnalisés. Les modes de paiement du guichet, sauf carte bancaire en ligne, sont tous à votre charge. Nous ne faisons que comptabiliser les encaissements.
Gestion des opérateurs
Pour donner les droits d'accès de ce guichet à un ou plusieurs utilisateurs, cliquez sur "gérer les opérateurs". Chaque opérateur ajouté obtiendra ses propres identifiants de connexion lui permettant d'accéder au guichet mais pas à la configuration de votre événement.
Gestion des modes de paiement
Depuis les propriétés du guichet vous pouvez définir les modes de paiement autorisés. En cliquant sur la petite roue crantée vous pourrez définir des modes de paiements personnalisés. Les modes de paiement du guichet, sauf carte bancaire en ligne, sont tous à votre charge. Nous ne faisons que comptabiliser les encaissements.
Facture ou ticket de caisse
Si vous avez besoin d'éditer en plus des billets des ticket de caisse ou facture :
- Après édition d'une commande vous pouvez éditer une facture en PDF depuis "Outils" > "Facture".
- Vous pouvez expédier cette facture par email via "Outils" > "Facture" > "Envoyer par email"
- Vous pouvez également connecter une imprimante à ticket de caisse et cocher l'option dans les propriétés du guichet. Vous pourrez alors éditer un ticket de caisse après chaque achat depuis "Outils" > "Ticket de caisse". Il est possible d'éditer une facture puis l'imprimer sur "Outils" > "Facture" > "Ajouter une adresse de facturation" puis une fois complété cliquez sur "Ticket de caisse"
Modes d'émission des billets
- Impression Thermique
L'impression thermique est rapide, ne nécéssite pas d'encre et offre un format spécifique (billet, carte de visite, ticket de caisse). En revanche, elle est monochrome et nettement plus limitée d'un point de vu graphique. Depuis les propriétés du guichet, vous pouvez configurer une imprimante thermique. Vous devez alors avoir installé l'imprimante sur votre ordinateur et avoir installé le logiciel JSPManager qui transmet les instructions depuis votre navigateur vers l'imprimante. Le type de connectique importe peu (usb, ethernet, imprimante partagée), si l'imprimante est installée dans votre système d'exploitation, elle sera utilisable (En savoir plus)
- Envoi du billet par email
Vous pouvez utiliser le guichet comme point d'encaissement qui délivrera un billet par e-mail, pour de la prévente ou vente sur place. Pour ce faire, il vous faudra compléter les différents champs du formulaire (au minimum nom,prénom,email). Depuis la page "Formulaires" de chaque événement vous pouvez masquer certains champs en guichets. Il est possible également de désactiver ou rendre optionnel les formulaires depuis les propriétés du guichet.
- Impression A4 sur une imprimante traditionnelle
Vous pouvez connecter une imprimante afin d'imprimer les billets au fur et à mesure des ventes. Par défaut, le système affichera un pdf après la validation de la commande qu'il faudra imprimer. Si vous souhaitez complétement automatiser l'impression du PDF, rendez vous dans les propriétés du guichet. Il vous faudra installer le logiciel JSPManager qui passera le pdf à l'imprimante sans l'afficher dans le navigateur. Il est également possible depuis les propriétés du guichet de désactiver tous les formulaires, afin de générer des billets non nominatifs très rapidement.
Tablette / PC
- Toute tablette ou PC Windows (avec un port usb pour connecter l'imprimante)
- Mac OS
Imprimantes A4 : tout modèle compatible laser - jet d'encre
Imprimantes Thermique
- [Recommandé] ZEBRA modèle ZD420 (450€ à l'achat)
Acheter : Imprimante + Massicot
Louer : Location
Consommables : Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm avec souche (50€/1000)
Louer : Location
Consommables : Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm avec souche (50€/1000)
- [Recommandé] BOCA Lemur X (990€ à l'achat)
- "billet bleu" 152x63mm (avec souche détachable) Tarif : 50€/1000
- 152x83mm (avec souche détachable)
- 86x54mm (format carte de visite)
Télécharger les pilotes
- 152x83mm (avec souche détachable)
- 86x54mm (format carte de visite)
Télécharger les pilotes
- ZEBRA modèle GK420 (200€ en occasion sans massicot | format billet avec souche)
Acheter - Louer - Tutoriel d'installation PC - MAC - Tutoriel logos - Acheter consommables "billet bleu" 152x63mm. Tarif : 50€/1000
- Imprimantes thermiques ticket de caisse
- TSP 100 (PC Seulement - 150€ env à l'achat | format ticket de caisse | avec massicot )
Acheter - Louer - Acheter rouleau 80mmx80m soit env 1000 billets/rouleau
Acheter - Louer - Acheter rouleau 80mmx80m soit env 1000 billets/rouleau
- KKmoon POS-5802DD (PC Seulement - 60€ env à l'achat | format ticket de caisse | portable avec batterie | sans massicot )
Acheter - Acheter rouleau 58mmx12m soit env 150 billets/rouleau - Télécharger les pilotes
Acheter - Acheter rouleau 58mmx12m soit env 150 billets/rouleau - Télécharger les pilotes
Tout autre modèle utilisant le protocole POS et un format de ticket 58MM est théoriquement compatible
- Imprimantes à carte PVC
- Evolis Zenius (800€ env à l'achat + ruban monochrome + cartes PVC blanche 58x85mm)
Cette imprimante édite des cartes sur fond blanc en imprimant (en noir) le nom du titulaire et le codes barres, ainsi qu'une ou plusieurs lignes contenant vos champs personnalisés (code abonné par ex). Vous êtes libre de faire personnaliser le recto de la carte par un imprimeur.
Vous pouver louer du matériel depuis cette page : https://www.billetweb.fr/location
A qui s'adresse le mode 3G/hors ligne ?
- Ce mode s'adresse uniquement aux événements ponctuels (festivals/salon/etc)
- Vous utilisez l’impression thermique.
- Vous avez une connexion moyenne ou faible sur site
- Vous n’utilisez pas de placement numéroté, ni de formulaires, ni de multipass qui proposent des choix (vous voulez juste faire de l’édition rapide de billets à la demande)
- Vous avez des quotas illimités OU vous avez un point de vente unique OU vous avez une personne dédiée pour la surveillance des quotas (voir ci dessous)
Le mode hors ligne présente deux risques, et à ce titre son utilisation doit être placé sous surveillance :
- la survente
- des ventes qui n'auraient pas été synchronisées car égarées sur un appareil non connecté à internet
Mise en place :
Contactez nous pour activer la fonctionnalité
Vous cochez la case dans votre panneau d’options du guichet. Chaque appareil qui se connecte au guichet et charge un événement éligible (symbole “éclair”) enregistrera la page dans sa mémoire (afin d'y accéder instantannément ensuite sans internet). Le mode hors ligne propose un seul écran pour sélectionner les billets, enregistrer le paiement et imprimer.
Conséquences et enjeux du mode :
Il n’y a pas de contrôle stricte de quantité avant de réaliser une vente. L’opérateur voit une version passée du guichet précédemment sauvegardé par le navigateur. Si le guichet est connecté à internet, cet état est mis à jour régulièrement (toutes les minutes). Tout dépend donc de la présence d’internet et de la fréquence des synchronisations comparativement au rythme de vos ventes. C’est là que vous devez ouvrir l’oeil. Il existe deux outils détaillés ci-dessous qui vous assisteront dans la surveillance de vos points de ventes.
A quoi sert la fenêtre ?
La fenêtre est un garde fou qui forcera vos opérateurs à vous contacter s'ils se trouvent sans internet pour une période plus longue que prévue.
La fenêtre est un mécanisme mis en place pour limiter le nombre de billets qu'un appareil peut émettre entre deux synchronisations. Par exemple une fenêtre de 25 permettra à vos guichets de vendre 25 billets sans être synchronisé au système. Si l'appareil a accès à internet de manière régulière, la fenêtre ne sera jamais atteinte et aucun blocage n'arrivera. Si ce nombre est atteint, les ventes sont bloquées et seule une synchronisation (retour de la connexion internet) permettra d'ouvrir une nouvelle fenêtre.
Le mot de passe définit dans les propriétés du guichet permet également de lever ce blocage en cas d'urgence (le point de vente n’a plus internet et la limite est atteinte, mais vous devez continuer à vendre).
A quoi sert le gestionnaire de session ?
Si vous avez plusieurs points de vente, le gestionnaire vous permet de regarder les sessions en cours et leur dates de synchronisation.
La notion de session existe afin de vous garantir que vous n'oubliez aucun billet qui aurait pu être émis hors ligne. Une fois l'option vente hors ligne activée, chaque appareil qui accède au guichet (peu importe si son login est utilisé à plusieurs endroits) va lancer sa session automatiquement. Depuis votre gestionnaire administrateur nous vous affichons ces sessions. Les sessions une fois ouverte sont autant de potentialité de vendre X billets (X étant la taille de la fenêtre que vous définissez). Pour chaque session vous visualiserez la date de dernière synchronisation de la machine.
La session peut être clôturée de 3 façons :
un opérateur clic sur “mode 3G” > “clôturer” depuis l'appareil en étant connecté à internet et les données sont alors synchronisées : vous êtes certain qu'il ne vendra plus et qu'il a bien fait "remonter" ses données.
vous désactivez le mode hors ligne depuis les propriétés du guichet ET l'appareil indique s'être synchronisé ensuite : il ne vendra plus hors ligne non plus.
vous clôturez de force la session depuis le gestionnaire (attention à bien vous assurez qu’aucune donnée de vente n’est encore stockée sur le point de vente)
vous désactivez le mode hors ligne depuis les propriétés du guichet ET l'appareil indique s'être synchronisé ensuite : il ne vendra plus hors ligne non plus.
vous clôturez de force la session depuis le gestionnaire (attention à bien vous assurez qu’aucune donnée de vente n’est encore stockée sur le point de vente)
Sans cela, la session continuera à apparaître (si par exemple un appareil est éteint sans clôturer) et implique la potentialité de ventes inconnues et non comptabilisées à ce stade puisqu’il n’a pas nécessairement tout synchronisé.
Nos conseils pour que tout se passe parfaitement :
- surveillez vos sessions en cours qui représentent autant d'appareils en cours de vente. Si vous avez des quotas et une fenêtre temporelle assez réduite, vous devez impérativement avoir une personne dédiée au sujet.
- si un appareil indique être déconnecté depuis un moment, intéressez vous à lui.
- tout appareil qui ne vend plus doit avoir été clôturé.
- si vous approchez de votre quota, redoublez de vigilance et réduisez le nombre de points de ventes au fur et à mesure.
- si vous fonctionnez en hors ligne total, relevez le compte de chaque appareil à interval régulier et notez le dans un support à part afin qu’en cas de défaut d’un appareil l’information ne soit pas perdue.
Pour comprendre encore plus :
Chaque session émet des billets qui sont numérotés via l’identifiant de session et le numéro du billet de manière continue. L’identifiant de session est propre à chaque compte Billetweb, tous événements confondus.
Les numéros de codes barres ne seront valide qu’après synchronisation des données vers les serveurs. Une prochaine version de l’application mobile permettra leur contrôle sans synchronisation. En attendant il faut soit synchroniser, soit faire entrer les participants sans flasher ces billets vendus sur place.
Les numéros de codes barres ne seront valide qu’après synchronisation des données vers les serveurs. Une prochaine version de l’application mobile permettra leur contrôle sans synchronisation. En attendant il faut soit synchroniser, soit faire entrer les participants sans flasher ces billets vendus sur place.
Il est désormais obligatoire d'utiliser le logiciel JavaScriptPrintManager au lieu de WCPP
A quoi cela sert ? A laisser la page Billetweb "parler" à votre imprimante.
Note : Si vous utilisez Internet Explorer ou Microsoft Edge, vous devez suivre la procédure décrite ci dessous (ou utiliser un autre navigateur) : https://neodynamic.com/downloads/jspm/
Vous pouvez intégrer les codes barres des ventes réalisées par d'autres distributeurs afin de les flasher ensuite via notre solution. Pour ce faire, rendez vous sur la page "Ajouter une commande" > "Ventes externes".
Il existe deux approches :
- vous téléchargez un fichier csv fourni par le distributeur. Notre système est intelligent et peut se baser sur le nom des colonnes si il le reconnait pas un format connu. Si le format de votre fichier n'est pas reconnu, envoyez le nous par email en indiquant sa provenance et nous intégrerons son format.
- vous copiez collez la liste de vos codes barres/nom dans le tableau de la page
Il existe deux approches :
- vous téléchargez un fichier csv fourni par le distributeur. Notre système est intelligent et peut se baser sur le nom des colonnes si il le reconnait pas un format connu. Si le format de votre fichier n'est pas reconnu, envoyez le nous par email en indiquant sa provenance et nous intégrerons son format.
- vous copiez collez la liste de vos codes barres/nom dans le tableau de la page
Suivi au quotidien
- lorsque vous vous connectez sur votre backoffice, vous voyez immédiatement les totaux de vos événements ainsi que les ventes réalisées dans les dernières 24h
- nous affichons un graphique récapitulant vos ventes des 15 derniers jours afin de suivre son évolution
Statistiques d'un événement spécifique
Si vous séléctionnez un événement dans "mes événements", il est possible de consulter les statistiques de cet événement en cliquant sur le nombre de billets vendus dans "Etape 2 : Vente", vous aurez accès aux statistiques de ventes vous permettant de visualiser la répartition des ventes par type de billets, dans le temps, par moyen de paiement, la réparition géographique. En utilisant les filtres, vous pourrez affiner votre recherche afin d'étudier les données qui vous interessent particulierement.
Statistiques globales
En vous connectant à votre compte un graphique des ventes des derniers jours apparaitra.
Si vous avez assez d'événements un bouton "Stats" sera également affiché dans "Mes événements" et vous mènera vers une page dédiée aux statistiques de ventes multi-événements ainsi que vers un générateur de rapport qui vous permettra de suivre vos remplissages futurs/passés ainsi que vos performances des dernières périodes.
Comparer deux événements
Depuis la page statistiques d'un événement, il est également possible d'accèder à un rapport permettant de comparer deux événements similaires entre eux.
Un email par vente
Pour chaque événement, vous pouvez définir une ou plusieurs adresses email qui recevront une copie de chaque commande depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" > "Recevoir une copie e-mail de chaque commande".
Cette alerte peut être limitée à certains tarifs ou active pour n'importe quel tarif.
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez ajouter certains champs dans vos emails de notifications.
Cette alerte peut être limitée à certains tarifs ou active pour n'importe quel tarif.
Depuis la page "Contrôle des billets" > "Options de contrôle"> "Champs à afficher pour l'organisateur" , vous pouvez ajouter certains champs dans vos emails de notifications.
Bilan quotidien / Hebdomadaire
Depuis la page "Mes événements" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes quotidiennes ou hebdomadaires.
Depuis la page "Mes événements" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes quotidiennes ou hebdomadaires.
Alerte seuil ou palier
Depuis la page "Mes événements" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes basées sur certains quotas liés à vos événements.
Depuis la page "Mes événements" > "Alertes" vous pouvez mettre en place des alertes basées sur certains quotas liés à vos événements.
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptions à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions.
Filtrer les données
Vous pouvez cliquer sur le bouton filtrer pour ne séléctionner que certains tarifs, état, champs de formulaires, etc
Filtrer les colonnes
Toutes les données nécéssaires sont inclues dans l'export si vous choisissez "exporter > toutes les colonnes" (codes-barres, email, nom, tarif, date et numéro de commande, champs/questions personnalisés, etc). Vous pouve également exporter les colonnes visibles seulement (vous pouvez créer des vues via le bouton "vue").
Email seul
Via le bouton "exporter" > "adresses email" vous pouvez obtenir la liste des emails liés aux lignes affichées
Export multi-événements
Nous pouvons vous mettre à disposition un système d'export global. Contactez nous pour en savoir plus.
Google Analytics
Depuis la page "Options" à la rubrique "Suivi organisateur" de chaque événement vous pouvez intégrer un code de suivi Google Analytics qui vous permettra d'analyser les visites sur vos pages de ventes et le suivi des conversions de vos campagnes publicitaires. Nous générons des 'événements' à chaque étape du panier qui vous permettront de mesurer et définir des objectifs de conversion. Vous pouvez les voir depuis la vue 'temps réel' de Google Anatyics en suivant les consignes ci dessous. Nous remontons également les paramètres enhanced ecommerce à Google Analytics.
Suivi inter domaine
Si vous intégrez le module d'un événement sur votre site, notre script d'intégration récupérera votre identifiant de session Google Analytics et le passera à l'iframe, assurant ainsi un suivi entre votre domaine et le notre.
Analyse manuelle
La page de vente est nommée shop.php et utilise les paramètres suivants selon certaines étapes :
- confirmation de paiement step=7
- écran de choix du paiement step=6
- remplissage des formulaires step=5
GTM
Pour les plus avancés nous pouvons activer une option afin de vous laisser injecter du code GTM.
Une fois activée, vous pourrez spécifier votre identifiant GTM dans la page "options" de votre événement rubrique "Suivi organisateur".
Nous ajoutons les trois variables suivantes dans le datalayer : transactionTotal, transactionId et transactionProducts.
Une fois activée, vous pourrez spécifier votre identifiant GTM dans la page "options" de votre événement rubrique "Suivi organisateur".
Nous ajoutons les trois variables suivantes dans le datalayer : transactionTotal, transactionId et transactionProducts.
Comment tester vos codes ?
- vous ne devez pas être en guichet
- vous ne devez pas être connecté sur le site sauf si vous êtes en vue acheteur. Il est ainsi possible si vous souhaitez tracker une conversion complète de le faire depuis la vue acheteur, de passer en vue organisateur lors de l'étape paiement (afin de choisir un mode de paiement hors ligne), puis une fois la page de confirmation d'achat affichée de cliquer sur "vue organisateur" afin de basculer en vue acheteur afin que les données soient générées.
Il est possible d'intégrer un identifiant de tracking Facebook Pixel depuis la page "Options" de votre événement.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Attention vous devez être déconnecté du site Billetweb (ni guichet, ni administrateur) pour générer ces données.
Nous générons les données "PageView" sur toutes les étapes du panier et nous générons l'événement "AddToCart" sur la page du formulaire ainsi que l'événement "Purchase" sur la page de confirmation de paiement.
Depuis la page "Mes événéments" vous pouvez accéder à notre CRM. Le CRM sert à analyser et à fidéliser. Il extrait les données des acheteurs de vos différents événements et les compilent en produisant des fiches clients.
Vous pouvez ensuite :
- étudier les comportements d'achats globaux en cliquant sur les indicateurs situés sous le tableau nominatif
- segmenter vos contacts afin de créer des listes basées sur des comportements ou données fournies par l'acheteur
- étudier les comportements d'achat pour une liste après l'avoir séléctionné
- étudier le comportement d'un acheteur ou d'un échantillon d'acheteur en cliquant sur la ligne correspondant à un acheteur
- exporter ou synchroniser vos contacts (et/ou certaines listes) avec Sendinblue, MailChimp ou CampaignMonitor, de puissante solution d'emailing et de SMS.
Vous pouvez ensuite :
- étudier les comportements d'achats globaux en cliquant sur les indicateurs situés sous le tableau nominatif
- segmenter vos contacts afin de créer des listes basées sur des comportements ou données fournies par l'acheteur
- étudier les comportements d'achat pour une liste après l'avoir séléctionné
- étudier le comportement d'un acheteur ou d'un échantillon d'acheteur en cliquant sur la ligne correspondant à un acheteur
- exporter ou synchroniser vos contacts (et/ou certaines listes) avec Sendinblue, MailChimp ou CampaignMonitor, de puissante solution d'emailing et de SMS.
Mise en route :
- Vous cliquez sur l'icone CRM depuis "mes événements" puis sur "choisir les données à ajouter".
- Vous allez désigner les champs à intégrer, ne séléctionnez que ceux qui ont un sens à être mis dans une fiche (code postal, date de naissance, comment nous avez vous connu, etc etc).
- Vous allez désigner les champs à intégrer, ne séléctionnez que ceux qui ont un sens à être mis dans une fiche (code postal, date de naissance, comment nous avez vous connu, etc etc).
- Vous allez également désigner les événements à ajouter dans le CRM. Excluez ceux qui ne sont pas représentatifs de votre activité quotidienne
- Vous cliquez sur valider et le CRM va construire vos fiches
Vue par défaut :
Par défaut le CRM affiche tous vos contacts dans la liste et des indicateurs statistiques portant sur l'ensemble de vos contacts (au bas de la page). En cliquant sur ces indicateurs vous aurez plus d'informations sur chacun.
Faire une recherche :
Vous pouvez faire une recherche en saisissant un nom dans le champs de recherche ou en cliquant sur "ajouter un filtre".
Les filtres peuvent être combinés afin de lister tous les contacts qui correspondent à un certain profil (par ex : tous les acheteurs ayant déja fait au moins deux achats depuis moins de 30 jours).
Les filtres peuvent être combinés afin de lister tous les contacts qui correspondent à un certain profil (par ex : tous les acheteurs ayant déja fait au moins deux achats depuis moins de 30 jours).
Sauvegarder une recherche (créer un segment) :
N'importe quel recherche peut être sauvegardée pour créer un segment en cliquant sur le bouton "Créer une liste".
Le segment peut être évolutif (son contenu changera dans le temps) ou fixe (la liste des contacts est sauvegardée et ne bougera plus).
Vous retrouvez les segments dans le menu déroulant en haut du CRM et vous pouvez les chargez d'un simple clic.
Pourquoi synchroniser vos segments à une solution d'emailing ?
Vos segments représentent les gens vers qui vous souhaitez potentiellement communiquer un message précis.
En cliquant sur Emailing, vous pourrez connecter le CRM à une solution d'emailing et choisir de synchroniser tous vos contacts ou certains segments.
Dans votre solution d'emailing, les segments apparaitront comme des listes de contacts vers lesquelles vous pourrez envoyer un message.
Vos segments représentent les gens vers qui vous souhaitez potentiellement communiquer un message précis.
En cliquant sur Emailing, vous pourrez connecter le CRM à une solution d'emailing et choisir de synchroniser tous vos contacts ou certains segments.
Dans votre solution d'emailing, les segments apparaitront comme des listes de contacts vers lesquelles vous pourrez envoyer un message.
Ces listes seront automatiquements maintenus à jour quotidiennement, ce qui représente un gain de temps important pour vous.
Créer un tarif dédié et masqué
La solution la plus naturelle mais aussi la moins pratique à grande échelle est de créer un tarif dédié qui soit masqué et disponible au travers d'un lien (voir propriété "visibilité" du tarif) Visuellement dans la liste des tarifs vous pourrez très facilement identifier l'origine des ventes.
Tracker l'origine d'un achat depuis une page de vente ou un module
Vous pouvez suivre la provenance des visiteurs en ajoutant le paramètre &src=nom_du_promoteur dans l'url de votre boutique ou de votre agenda
Cela fonctionne aussi sur votre site internet si vous ajoutez le paramètre &event_src=nom_du_promoteur dans l'adresse à diffuser
Le nom de la source de la commande apparait ensuite dans la liste des participants ou dans les statistiques.
Vous pouvez enregistrer vos identifiants de tracking dans la page "Options" > "Mes promoteurs" qui vous donnera une vue synthétique et qui vous permettra de donner un lien de suivi à chaque promoteur.
Appliquer automatiquement un code de réduction via un lien
Il est possible d'appliquer automatiquement un code de réduction à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code Cette approche peut aussi être cumulée avec la technique précédente si vous avez besoin d'un système de suivi.
La solution la plus naturelle mais aussi la moins pratique à grande échelle est de créer un tarif dédié qui soit masqué et disponible au travers d'un lien (voir propriété "visibilité" du tarif) Visuellement dans la liste des tarifs vous pourrez très facilement identifier l'origine des ventes.
Tracker l'origine d'un achat depuis une page de vente ou un module
Vous pouvez suivre la provenance des visiteurs en ajoutant le paramètre &src=nom_du_promoteur dans l'url de votre boutique ou de votre agenda
Cela fonctionne aussi sur votre site internet si vous ajoutez le paramètre &event_src=nom_du_promoteur dans l'adresse à diffuser
Le nom de la source de la commande apparait ensuite dans la liste des participants ou dans les statistiques.
Vous pouvez enregistrer vos identifiants de tracking dans la page "Options" > "Mes promoteurs" qui vous donnera une vue synthétique et qui vous permettra de donner un lien de suivi à chaque promoteur.
Appliquer automatiquement un code de réduction via un lien
Il est possible d'appliquer automatiquement un code de réduction à l'étape paiement si vous ajoutez à la suite de l'url de votre boutique &discount=votre_code Cette approche peut aussi être cumulée avec la technique précédente si vous avez besoin d'un système de suivi.
Api
Vous pouvez obtenir des informations ou effectuer des actions depuis notre page api. L'api ne doit pas être confondue avec le module d'intégration à mettre sur un site internet. Elle ne peut être utilisée que par les dévelopeurs informatiques.
L'api billetweb à pour but principal d'extraire des informations afin de les retraiter. Certaines actions récurrentes peuvent également être effectuées (paramétrage de séance, composter des billets, ajout d'élements aux listes, etc). Si vous avez des demandes d'ajout de fonction n'hésitez pas à nous en faire part.
L'api billetweb à pour but principal d'extraire des informations afin de les retraiter. Certaines actions récurrentes peuvent également être effectuées (paramétrage de séance, composter des billets, ajout d'élements aux listes, etc). Si vous avez des demandes d'ajout de fonction n'hésitez pas à nous en faire part.
Zapier
Zapier est un outil permettant à des novices d'utiliser l'api d'une solution comme la notre, dans des proportions plus limitées bien entendu. Si vous souhaitez automatiser certains scénarios suite aux inscriptions, il est possible d'utiliser Zapier pour par exemple ajouter vos inscrits à Mailchimp, dans Google Sheets ou via Slack.
Zapier est un outil permettant à des novices d'utiliser l'api d'une solution comme la notre, dans des proportions plus limitées bien entendu. Si vous souhaitez automatiser certains scénarios suite aux inscriptions, il est possible d'utiliser Zapier pour par exemple ajouter vos inscrits à Mailchimp, dans Google Sheets ou via Slack.
Emailing
Si vous souhaitez synchroniser vos contacts à un service d'emailing, nous proposons plusieurs connecteurs dans le CRM.
Si vous souhaitez synchroniser vos contacts à un service d'emailing, nous proposons plusieurs connecteurs dans le CRM.
Le compte acheteur existe mais il n'est pas activé par défaut car nous estimons que dans la grande majorité des activités il n'apporte pas de valeur ajoutée ni pour les acheteurs, ni pour les organisateurs.
Si vous estimez que votre activité peut en bénéficier, contactez nous afin d'en discuter, notez cependant :
- vous n'aurez pas accès à la liste des comptes acheteurs ni aux informations qui y sont contenues, vous ne voyez que les informations passées dans les commandes (aucune différence avec le mode sans compte acheteur).
- le compte acheteur peut être optionnel ou obligatoire
- le compte acheteur va automatiquement compléter les formulaires de l'acheteur avec les données qu'il possède (comme certains navrigateurs peuvent le faire avec nom/prénom/email)
- l'acheteur peut se connecter à son compte pour consulter son historique d'achat et modifier ses informations
- le compte acheteur permet également de compléter les codes abonnés automatiquement
En conclusion, les comptes acheteurs sont surtout utiles si vous gérez une communauté d'acheteurs réccurrents avec des inscriptions comportant de nombreux champs à compléter ou de nombreux outils de types codes abonnés.
La "Liste des participants" vous permet de visualiser les inscriptions déja réalisées, de les modifier et d'interagir. Une ligne de la liste des participants correspond à un billet (et non à une commande).
Grouper les lignes d'une même commande
A droite du bouton "Vue" vous verrez un petit bouton permettant de mettre en lumière facilement les lignes faisant partie de la même commande.
Détail d'un billet/commande
En cliquant sur une liste vous voyez le détail du billet et un peu plus bas les informations relatives à la commande. D'autres lignes de la liste peuvent se référer à cette commande (une ligne = un produit = un billet). Les informations des formulaires acheteurs peuvent être modifiés par simple clic sur le champs. Un certain nombre d'action sont disponibles sous forme de boutons et dépendent de l'état de votre commande (renvoyer, télécharger, rembourser, etc).
Exporter les données vers Excel
Le bouton "exporter" au bas de la liste vous permet d'exporter tout ou partie des données (emails seulement, colonnes visibles).
Imprimer la liste des participants
Si vous souhaitez obtenir une liste à cocher, consultez la rubrique "liste à imprimer"
Avancé :
Choisir les colonnes affichées
Pour afficher ou masquer des colonnes dans la liste des participants, cliquez sur le bouton "colonnes"
Filtrer les données
Depuis le bouton filtrer ou en utilisant le champs de recherche textuel, vous pouvez affiner les résultats selon vos besoins.
Sauvegarder ses vues
Par défaut la vue actuelle (colonnes, filtres) est sauvegardée automatiquement sur votre appareil. Si vous souhaitez créer plusieurs vues, des vues adaptées pour mobile ou transmettre vos vues à vos autres collaborateurs/appareils, cliquez sur le bouton "vue" puis sauvegardez un modèle de vue.
Actions groupées
Il est également possible d'interagir, soit via les boutons disponible dans le détail d'un billet (vous cliquez sur la ligne), soit en cochant une ou plusieurs lignes et en séléctionant une action dans le menu déroulant au bas de la liste. En maintenant le bouton shift vous pouvez séléctionner un interval en cliquant sur le premier puis le dernier billet à séléctionner
Afin de télécharger un billet, cliquez sur la ligne correspondante dans la "Liste des participants" puis choisissez "télécharger le billet". Plusieurs billets peuvent être téléchargés simultannéments si vous cochez plusieurs lignes et utilisez le menu déroulant.
Renvoyer une commande
Afin de renvoyer un billet à un acheteur, rendez vous dans la "Liste des participants". Cherchez le billet puis cliquez dessus afin de voir apparaitre le bouton "Renvoyer".
Renvoyer tous les billets de l'événement
Attention n'utilisez pas cette fonctionnalité sans raison que vous pourrez nous justifier.
Attention n'utilisez pas cette fonctionnalité sans raison que vous pourrez nous justifier.
Exemple de raisons non valables :
- la veille de l'événement vous voulez que tout le monde soit sur d'avoir son billet
- un client vous a dit ne pas avoir recu son billet (il dispose des outils pour lui même retrouver le billet).
Si vous avez un motif légitime, cochez plusieurs lignes ou utilisez le bouton "tout cocher" puis dans le menu déroulant choisissez "[Commande] renvoyer par e-mail".
Nous faisons tout pour rendre votre acheteur autonome :
L'acheteur à accès à des outils de son coté pour :
- vérifier le paiement d'une commande
- se renvoyer les billets par email en cas de perte
- le cas échéant (soucis d'email, mauvais email saisi) il peut toujours télécharger ses billets lui même directement !
Ces outils sont disponibles dans chaque boutique via le bouton "billet perdu" de chaque module de vente ou via notre base FAQ acheteur : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
L'acheteur affirme avoir payé mais je ne le trouve pas. Que dois je lui dire ?
Si une commande n'apparait pas dans la liste des participants, cela signifie que le paiement de la commande n'a pas été validée par la banque.
Vous pouvez alors indiquer aux acheteurs de recommencer l'achat.
- Même en cas de double débit ce qui est rarissime (1 cas pour 100 000), l'acheteur nous contactera après 48h (le temps de laisser sa banque régulariser) en fournissant son relevé bancaire et nous demanderons à notre banque de le rembourser. Un formulaire spécial existe pour cela : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur#double_debit
- En aucun cas on ne "rattrape" un paiement qui n'apparait immédiatement pas dans la liste des participants, il est donc toujours adapté de leur dire de recommencer l'achat. Les données de votre interface sont fiables et disponible en temps réel.
Mais alors comment expliquer cette incompréhension ? On vous dit tout !
Voici les causes habituelles d'incompréhension qui pourront vous aider à mieux appréhender une demande :
- Il arrive parfois que les acheteurs pensent avoir payé après avoir recu un SMS de leur banque ou confirmé sur leur appli bancaire, mais il s'agit non pas d'une confirmation de paiement mais d'une confirmation d'identification ! Le fait d'être identifié ne garantie en rien que le paiement va être effectué, il faut attendre l'écran suivant (retour sur notre site) pour savoir si le paiement est passé ou non.
- L'acheteur peut ne pas être enrollé 3D secure (il ne recoit pas de SMS ou autre validation via l'application de sa banque) il doit alors contacter sa banque pour l'activer (c'est de plus en plus rare, sauf pour les acheteurs hors Europe)
- La banque de l'acheteur refuse le paiement (elle peut avoir ses raisons : fraude, solde insuffisant, etc) ou l'identification échoue
Dans tous les cas, un message d'erreur est fourni à l'acheteur.
Faire investiguer un soucis de paiement
Envoyez nous un email en précisant le jour du paiement et l'email ou nom de l'acheteur, nous serons ravis de vous fournir plus d'informations.
Si l'acheteur vous contacte, collectez bien les détails (messages d'erreurs, email de l'acheteur, etc).
Un "ca ne marche pas" n'est pas suffisant !
Et les problèmes techniques ?
- Un problème global ? Toutes nos billetteries (>10000) utilisent le même système de paiement. En cas de défaut, nous en sommes avertis extrèmement rapidement. C'est notre métier de nous assurer que cela fonctionne.
- Un problème sur une banque spécifique ? Les systèmes d'identification utilisés (3D secure) mettent en jeux plusieurs établissements bancaires (le notre et celui de l'acheteur), si bien que la banque d'un acheteur peut être en défaut, ce qui peut causer qu'une carte n'arrive pas à payer sans pour autant que le soucis soit global. Pas de panique donc si un acheteur vous indique qu'il n'arrive pas à payer. Ces soucis sont généralement résolus automatiquement et rapidement par les banques elles-mêmes.
- Si un des intermédiaires techniques (PSP) est en défaut, l'acheteur aura un message explicite lui demandant de revenir ultérieurement.
Pour conclure
Rappellez vous bien qu'un système de paiement ne garantit jamais 100% de succès.
Il est normal d'avoir un % d'échec à mettre en ratio avec votre volume de vente.
Maximiser votre taux de succès et la disponibilité des systèmes fait parti de nos priorités absolues.
Résolution du problème par l'acheteur
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement. L'acheteur dispose d'une FAQ complète : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
Causes de non récéption les plus fréquentes
- commande non payée => la commande n'apparait pas dans la "Liste des participants" (fiable)
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans "Liste des participants"
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la "Liste des participants"
Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Veuillez tout d'abord noter qu'un lien "billet perdu ?" est à disposition des acheteurs dans votre module de vente et qu'il permet aux personnes ayants déja acheté de renvoyer les billets ou de les télécharger directement. L'acheteur dispose d'une FAQ complète : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur
Causes de non récéption les plus fréquentes
- commande non payée => la commande n'apparait pas dans la "Liste des participants" (fiable)
- email saisi non existant ou erreur sur le serveur email du destinataire => un point d'exclamation rouge apparait dans "Liste des participants"
- mauvais email saisi par l'acheteur => vérifier que l'email de l'acheteur correspond bien dans la "Liste des participants"
Comment modifier l'email et renvoyer les billets
Vous pouvez alors modifier l'email de la commande en cliquant sur la ligne, puis sur l'email. Il ne reste plus qu'a renvoyer la commande via le bouton "Renvoyer".
Il existe deux méthodes de recherche : Vous pouvez tout d'abord effectuez une recherche globale parmi tous vos événements en utilisant l'icone Rechercher dans le menu supérieur.
Vous pouvez alors saisir le nom de l'acheteur, son adresse email ou son numéro de billet pour le retrouver.
Si vous voulez restreindre votre recherche à un événement spécifique, il suffit d'aller dans la "Liste des participants" de l'événement en question. Dans la liste des participants, si vous souhaitez faire une recherche d'expression ("Rang 1 > Siège 2" par exemple) il suffit de mettre des guillemets ("") autour du texte
Vous pouvez exporter les informations relatives aux inscriptions à tout moment depuis la page "Liste des participants" en cliquant sur le bouton "exporter". Vous pourrez alors obtenir un fichier .csv contenant toutes les informations relatives aux inscriptions.
Filtrer les données
Vous pouvez cliquer sur le bouton filtrer pour ne séléctionner que certains tarifs, état, champs de formulaires, etc
Filtrer les colonnes
Toutes les données nécéssaires sont inclues dans l'export si vous choisissez "exporter > toutes les colonnes" (codes-barres, email, nom, tarif, date et numéro de commande, champs/questions personnalisés, etc). Vous pouve également exporter les colonnes visibles seulement (vous pouvez créer des vues via le bouton "vue").
Email seul
Via le bouton "exporter" > "adresses email" vous pouvez obtenir la liste des emails liés aux lignes affichées
Export multi-événements
Nous pouvons vous mettre à disposition un système d'export global. Contactez nous pour en savoir plus.
Vous pouvez modifier une commande existante en clonant un billet une ou plusieurs fois depuis la "Liste des participants". Cela fonctionne uniquement pour les commandes non payées par carte bancaire internet. Cliquer sur une ligne puis "Cloner". Une fois cloné, les billets peuvent être modifiés normalement (nom, email, champs personnalisés, placement, etc). Une commande modifiée n'est pas automatiquement renvoyée à l'acheteur.
Où se rendre pour annuler ? dans la "liste des participants"
Si le billet a été payé par carte bancaire :
- un billet payé par carte bancaire n'est pas supprimable, il peut être annulé ou remboursé
- cliquez sur la ligne correspondant au billet ou à un billet de la commande
- cliquez sur "rembourser le billet" ou "rembourser" selon si vous souhaitez rembourser/annuler juste le produit ou toute la commande
- une fenêtre vous proposera différents choix (annulation/remboursement/avoir)
- un billet remboursé/annulé devient invalide et sort des quotas
Pour les paiements "hors ligne" :
- Vous pouvez supprimer un billet ou une commande en cliquant sur la ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
- Vous pouvez marquer une commande non payée depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis "marquer non payé"
- Les billets d'une commande non payée deviennent invalides et sortent des quotas
Si le billet est gratuit :
- Vous cliquez sur une ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
Action de groupe
Pour supprimer plusieurs commandes ou billets à la fois, cochez les cases correspondantes a gauche de la liste des participants puis séléctionnez "Supprimer les billets séléctionnés" ou "rembourser". Notez que les options "rembourser sans annuler" ou "remboursemant partiel" ne sont pas disponibles sur ces actions groupées.
Pour supprimer plusieurs commandes ou billets à la fois, cochez les cases correspondantes a gauche de la liste des participants puis séléctionnez "Supprimer les billets séléctionnés" ou "rembourser". Notez que les options "rembourser sans annuler" ou "remboursemant partiel" ne sont pas disponibles sur ces actions groupées.
Vous pouvez modifier les informations d'une commande ou d'un billet (nom, email, etc) depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire.
Vous pouvez modifier un nom depuis la "Liste des participants". Rercherchez le participant et cliquez sur la ligne de sa commande. Enfin cliquez sur le champs que vous souhaitez modifier. Pensez à renvoyer le billet si nécéssaire après modification. Il est possible de laisser les acheteurs modifier les bénéficiaires des billets depuis la page "Options" , section "Droit de l'acheteur" > "Modifier le prénom/nom du billet".
Note : le changement de séance ne fonctionne que si vous utilisez le mode séance de Billetweb. Si vos représentations sont matérialisées par des catégories/tarifs, consultez "changement de tarif".
Vous pouvez modifier la séance de n'importe quelle commande depuis la "Liste des participants".
- Dans la liste des participants, cliquez sur la ligne correspondant à un billet de la commande afin d'afficher les informations de la commande.
- Ensuite vous cliquez sur la date de la séance ce qui affichera un menu déroulant et vous pourrez choisir la nouvelle date puis valider.
- A noter que la séance est la même pour tous les billets de la commande. Il n'est pas possible de modifier la séance seulement pour certains billets.
- Après avoir modifié la séance, vous pouvez renvoyer la commande à l'acheteur en cliquant sur "renvoyer".
- Le code barre initialement émis sur le billet n'est pas modifié, si bien que le billet initial valable sur la nouvelle séance (pas obligatoire de ré-imprimer).
Dans quels scénario utiliser cette option ?
Veuillez noter que le changement de tarif ne modifie pas le prix du billet mais juste le nom du tarif auquel il est rattaché.
Cela fonctionne donc uniquement si vos tarifs matérialisent des représentations et que voulez transférer une personne d'une catégorie vers une autre (un horaire, une date, etc) mais pas si vous voulez changer le prix du tarif (passer d'un tarif réduit à un tarif plein par exemple).
Veuillez noter que le changement de tarif ne modifie pas le prix du billet mais juste le nom du tarif auquel il est rattaché.
Cela fonctionne donc uniquement si vos tarifs matérialisent des représentations et que voulez transférer une personne d'une catégorie vers une autre (un horaire, une date, etc) mais pas si vous voulez changer le prix du tarif (passer d'un tarif réduit à un tarif plein par exemple).
Conséquences de l'utilisation de cette option
Cette possibilité de modification n'est pas activée par défaut pour ne pas créer de confusion, car le changement de tarif entraine une différence entre les données comptables (qui ne changeront jamais et resteront sur le tarif vendu initialement) et la liste des participants/statistiques (qui elle reflètera votre changement).
Comment changer le tarif
- Vous devez au préalable activer l'option au bas de la page "options" de l'événement .
- Une fois activée, depuis la liste des participants il faut cliquer sur une ligne pour voir le détails du billet, puis sur le nom du tarif (en pointillé) pour le modifier.
- Pensez à renvoyer la commande par email si besoin en cliquant sur "renvoyer".
Il est possible de modifier le prix d'un billet depuis la "Liste des participants" en cliquant sur la ligne correspondant au billet puis sur le prix. Cela n'est possible que si la commande n'est pas payée. Il faut donc potentiellement marquer la commande non payée d'abord puis modifier le prix d'un ou plusieurs produits. Cela n'est possible que sur les moyens de paiement "hors ligne".
Il n'est pas possible de modifier le billet d'un participant d'un événement à un autre.
Cependant, vous pouvez suivre l'une des trois procédures suivantes :
- Rembourser l'acheteur depuis la "Liste des participants" et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Si les montants des tarifs à intervertir sont identiques et que vous n'utilisez pas de placement numéroté, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquand sur "+ Ajouter une commande ou une invitation".
Cependant, vous pouvez suivre l'une des trois procédures suivantes :
- Rembourser l'acheteur depuis la "Liste des participants" et lui dire de payer son billet pour l'autre événement
- Si les montants des tarifs à intervertir sont identiques et que vous n'utilisez pas de placement numéroté, vous pouvez éditer une invitation sur le nouvel événement en cliquand sur "+ Ajouter une commande ou une invitation".
- Il est possible de générer un avoir en cliquant sur "rembourser" depuis la liste des participants de l'événement et en choisissant "générer un avoir". Au préalable il faudra avoir créé une liste d'avoir.
Vous pouvez modifier le placement d'un billet depuis la "Liste des participants". Cliquez sur la ligne de la commande à modifier, puis sur le champ du placement. N'oubliez pas de renvoyer le billet si nécéssaire.
Lors de la réalisation d'une commande en vue organisateur ou depuis un guichet, vous avez la possibilité d'ajouter une note à la commande.
Cette note peut être modifiée/consultée/ajoutée également depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis en cliquant sur le champ "notes".
Ces notes sont également affichées sur les appareils de contrôle lorsqu'un billet est flashé.
Cette note peut être modifiée/consultée/ajoutée également depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis en cliquant sur le champ "notes".
Ces notes sont également affichées sur les appareils de contrôle lorsqu'un billet est flashé.
En billetterie il n'existe pas de droit de rétractation (article L121-20-4 du Code de la Consommation), tout achat est donc considéré comme définitif. En dehors d'une annulation d'événement ou d'une modification majeure de l'événement, vous n'êtes pas contraint de rembourser un acheteur qui en ferait la demande. Vous pouvez cependant le faire si vous le souhaitez, au cas par cas ou systématiquement et décider d'imputer des pénalités. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Où se rendre pour annuler ? dans la "liste des participants"
Si le billet a été payé par carte bancaire :
- cliquez sur la ligne correspondant au billet ou à un billet de la commande
- cliquez sur "rembourser le billet" ou "rembourser" selon si vous souhaitez rembourser/annuler juste le produit ou toute la commande
- une fenêtre vous proposera différents choix (annulation/remboursement/avoir)
- un billet remboursé/annulé devient invalide et sort des quotas
Pour les paiements "hors ligne" :
- Vous pouvez supprimer un billet ou une commande en cliquant sur la ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
- Vous pouvez marquer une commande non payée depuis la liste des participants en cliquant sur une ligne puis "marquer non payé"
- Les billets d'une commande non payée deviennent invalides et sortent des quotas
Si le billet est gratuit :
- Vous cliquez sur une ligne puis "supprimer le billet" ou "supprimer" (pour suprimer la commande entière)
Que devez vous faire en cas d'annulation de l'événement ?
Commencez par bloquer les ventes en définissant un quota ou une période de vente dans "Tarifs".
Commencez par bloquer les ventes en définissant un quota ou une période de vente dans "Tarifs".
Ensuite en cas d'annulation, vous devez rembourser tous les acheteurs. Il est possible de rembourser par vos propres moyens mais Billetweb peut rembourser les paiements par carte bancaire afin de vous simplifier la tache.
Que devez vous faire en cas de modification ou report de l'événement
En cas de modification importante (date, lieu, etc) vous devez obligatoirement laisser le choix d'un remboursement à vos acheteurs car les termes du contrat passés lors de la vente ont été significativement modifiés.
Communiquer avec les acheteurs
Afin de rassurer les gens et de réduire le nombre de demandes individuelles d'acheteur, communiquer est très important !
Soyez proactif même si vous n'avez pas tous les éléments ou fonds (exemple : "vous allez être remboursé automatiquement sous 15 jours sur votre carte bancaire, vous n'avez rien à faire").
Afin d'avertir les acheteurs, vous pouvez leur envoyer un message depuis "Etape 2 : Envoyer un message".
Vous pouvez utiliser vos canaux ou solutions d'emailing, il est possible d'exporter la liste des emails depuis "Liste des participants" > "Exporter".
Comment rembourser un ensemble d'acheteurs :
Pour cela, allez dans la liste des participants et cochez toutes les commandes à rembourser. Cette procédure est possible jusqu'a 1 an après la date d'achat. Puis dans le menu déroulant cliquez sur "Rembourser les billets (CB)". Il n'y a pas de frais inhérents au remboursement mais la commission Billetweb lié à l'achat et qui couvre notamment les frais bancaires reste due.
Si votre solde est insuffisant (nous vous avons déja reversé une partie des fonds), alors vous serrez guidé pour créditer votre compte dés que vous aurez passé la demande de remboursement.
Si votre solde est insuffisant (nous vous avons déja reversé une partie des fonds), alors vous serrez guidé pour créditer votre compte dés que vous aurez passé la demande de remboursement.
Comment laisser l'acheteur décider (remboursement/report/don):
Notre système permet à l'acheteur de demander son remboursement lui même ce qui peut vous faire gagner un temps énorme si vous avez beaucoup de participants. La procédure suivant n'a de sens que si un choix est à faire par l'acheteur c'est à dire si vous offrez une alternative (report/remboursement) ou (remboursement/don).
1/ Vous pouvez cocher l'option "Droits de l'acheteur"> "Rembourser/annuler" depuis la page "Options". Une fois l'option activée celle-ci permet à l'acheteur de réaliser une action depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
2/ Vous informez les acheteurs de la procédure pour qu'ils effetuent la demande de remboursement. Pensez à bien préciser exactement ce qu'impliquera ou non son action (un non remboursement peut être transformé en don, en maintient de la validité du billet à une date ultérieure, etc)
1/ Vous pouvez cocher l'option "Droits de l'acheteur"> "Rembourser/annuler" depuis la page "Options". Une fois l'option activée celle-ci permet à l'acheteur de réaliser une action depuis le lien "gérer ma commande" au bas de son mail de confirmation d'achat.
2/ Vous informez les acheteurs de la procédure pour qu'ils effetuent la demande de remboursement. Pensez à bien préciser exactement ce qu'impliquera ou non son action (un non remboursement peut être transformé en don, en maintient de la validité du billet à une date ultérieure, etc)
ex : 'Si vous souhaitez être remboursé, cliquez sur le lien "gérer ma commande" au bas de votre email de confirmation d'achat puis sur le bouton "rembourser". Sinon vos billets seront automatiquement valables pour la date du XX/XX'.
3/ A chaque demande de remboursement effectuée par l'acheteur, votre solde va diminuer. Si votre solde devient négatif, il vous sera signifié comment procéder dans "Mes infos" > "Comptabilité" et un email vous sera envoyé.
Vue acheteur : Vous pouvez constater les effets de votre configuration (bouton d'action disponible) en vous rendant dans l'espace acheteur d'une commande depuis "liste des participants" puis vous cliquez sur une commande puis "espace acheteur".
Comment réintégrer des acheteurs en cas de report :
Il existe plusieurs scénarios sur la réintégration des personnes qui souhaitent un report :
- vous transformez l'événement existant en modifiant la date de l'événement dans le backoffice afin de conserver l'événement existant modifié (vous n'aurez plus que les gens n'ayant pas demandé de remboursement dans les quotas). Vous pourrez renvoyer les billets avec la nouvelle date si besoin. Cette méthode est la plus simple.
- vous créez un nouvel événement et réimportez les participants qui ne se sont pas fait rembourser. Il est alors possible de réimporter les billets et les codes barres depuis "ajouter une commande" > "importer des ventes externes" ainsi les billets émis initialement restent valables. Il est aussi possible d'importer uniquement la liste nom/prénom/email et d'envoyer des "invitations" depuis l'outil "ajouter une commande" > "tableur".
- vous créez un nouvel événement et les gens ayant choisit le report bénéficieront d'un avoir pour s'inscrire gratuitement. Soit vous utilisez l'identifiant de l'ancien billet comme un code secret pour débloquer un tarif gratuit, soit vous utilisez ce dernier comme un code de réduction ou un avoir
Comment proposer un bon d'achat :
La procédure suivante n'a de sens que si vous proposez un report avec un choix a faire entre plusieurs dates ou événements.
Chaque acheteur ayant acheté un billet possède un numéro de billet unique (commencant par T). Vous avez également accès à ce numéro depuis la liste des participants. Il est donc possible de transformer ce numéro en un code d'avoir valable sur un ou plusieurs spectacles. Voici comment faire : créer un avoir.
Chaque acheteur ayant acheté un billet possède un numéro de billet unique (commencant par T). Vous avez également accès à ce numéro depuis la liste des participants. Il est donc possible de transformer ce numéro en un code d'avoir valable sur un ou plusieurs spectacles. Voici comment faire : créer un avoir.
Attention à bien communiquer clairement et synthétiquement ce que l'acheteur aura à faire pour obtenir son report.
L'avoir constitue un montant qui peut être réparti entre plusieurs produits ou commandes différentes, selon les tarifs que vous incluerez dans la campagne en question.
Proposer une campagne de don :
Rien n'est plus simple que de réaliser un appel au don auprès de votre public. Créez un événement de type "dons en ligne" depuis "Mes événements" > "Nouvel événement". Voici un exemple d'opération de ce type : https://www.billetweb.fr/soutien-au-brin-de-zinc
Il n'y a pas de frais liés au remboursement. Notez simplement que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe.
Les commandes payées par carte bancaire peuvent être remboursées via la liste des participants jusqu'a 1 an après la date d'achat. Une fois la demande effectuée, elle est mise en attente et confirmée par la banque à 10h et 19h tous les jours. Au moment où le remboursement est confirmé, il n'est plus possible de l'annuler. La place liberée est alors remise en vente et l'acheteur recoit un email de confirmation. Les remboursements fonctionnent même si la carte bancaire à été renouvellée depuis ou si l'acheteur à utilisé une carte virtuelle.
Remboursement unitaire
Il est possible de rembourser depuis la "liste des participants" en cliquant sur une ligne de la liste puis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.
Remboursement partiel ou hors frais
Le remboursement unitaire (vous cliquez sur le bouton "rembourser un billet" ou "rembourser une commande") offre la possibilité de déduire un montant correspondant aux frais Billetweb via une case à cocher, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)
Remboursement multiples
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser depuis la "liste des participants", puis dans le menu déroulant au bas de la page et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)". Cette opération rembourse 100% du montant payé initialement.
Remboursement unitaire
Il est possible de rembourser depuis la "liste des participants" en cliquant sur une ligne de la liste puis en cliquant sur "Rembourser le billet" pour rembourser un billet ou "Rembourser" afin de rembourser toute la commande.
Remboursement partiel ou hors frais
Le remboursement unitaire (vous cliquez sur le bouton "rembourser un billet" ou "rembourser une commande") offre la possibilité de déduire un montant correspondant aux frais Billetweb via une case à cocher, dans le but de rendre l'opération "blanche" pour l'organisateur qui ferait un geste envers un acheteur (impossibilité d'assister, erreur, commande en double, etc)
Remboursement multiples
Cochez les lignes correspondants aux billets à rembourser depuis la "liste des participants", puis dans le menu déroulant au bas de la page et sélectionnez "Rembourser les billets (CB)". Cette opération rembourse 100% du montant payé initialement.
Remboursements partiels multiples (avancé)
Attention : cette fonctionnalité est réservé aux utilisateurs avertis. un seul remboursement est possible par produit. Un remboursement ne peut être annulé ni complété. Nous déclinons également tout litige si vous remboursez un montant arbitraire (ex : l'événement est annulé et vous remboursez partiellement sans motif légitime).
Voici comment executer des remboursements partiels en masse :
1/ vous mettez en place la condition de remboursement comme expliqué dans la rubrique suivante "Remboursement déclenché par l'acheteur"
2/ Vous allez ajouter à la fin de la condition de remboursement +(org) si vous souhaitez que cette dernière ne soit visible que de vous, ou bien +(all) si vous voulez que vous et les acheteurs puissiez déclencher des remboursements partiels.
3/ Depuis la liste des participants, si vous cochez des lignes, vous trouverez dans le menu déroulant l'entrée "rembourser les billets (CB) aux conditions acheteurs"
4/ Controlez les montants qui vont être remboursés en cliquant sur une ligne représentant un billet. En cas d'erreur annulez immédiatement vos demandes de remboursement via le menu déroulant.
Il est possible d'offrir la possibilité aux acheteurs de demander le remboursement eux même des commandes payées par carte bancaire depuis le lien "Gérer ma commande" au bas de leur email de confirmation d'achat . Vous pouvez choisir de rembourser seulement une partie du montant, de le transformer en avoir ou en don. Le montant qui ne sera pas remboursé à l'acheteur vous sera reversé.
Il n'y a pas de frais liés au remboursement. Notez simplement que la commission initialement prelevée pour la vente reste dûe.
Comment l'acheteur fait pour s'auto rembourser ?
Il clic sur le lien "gérer ma commande" au bas de l'email de confirmation d'achat. Sur son espace il pourra ensuite rembourser tout ou certains billets selon les conditions que vous aurez défini.
Mode simplifié :
Pour activer un remboursement acheteur simple, rendez vous dans la page "Options", "Droits de l'acheteur" > "Rembourser / annuler" et cochez les cases correspondantes à vos besoins dans le mode simplifié puis cliquez sur "Enregistrer".
Comment tester la mise en place ?
Vous pouvez accéder à l'espace acheteur d'un participant depuis la "liste des participants" en cliquant sur une ligne puis "Espace acheteur". Vous pouvez si besoin également annuler une demande de remboursement passée par un acheteur depuis la liste des participants. Les dons et avoirs ne sont pas annulables contrairement à une demande de remboursement.
Mode avancé :
Le mode avancé permet notamment de définir une évolution des pénalités de remboursement dans le temps ou de cibler certains tarifs uniquement.
Comment construire ma condition selon mes besoins ?
Les dates sont toujours relatives à la date de l'événement saisie dans le système au moment de la demande de remboursement.
Voici une explication par l'exemple :
(J-60,0€)+(J-45,%)+(J-30,5€)+(J-2,25%)
(J-60,0€)+(J-45,%)+(J-30,5€)+(J-2,25%)
- Gratuit jusqu'a 60 jours avant le début de l'événement
- La commission d'achat n'est pas remboursée jusqu'a J-45
- Ensuite retenu de 5€ par billet jusqu'a J-30.
- Puis vous conservez 25% du prix du billet jusqu'a J-2.
- Sous entendu, après J-2, plus aucun remboursement n'est possible car on ne spécifie rien.
- La commission d'achat n'est pas remboursée jusqu'a J-45
- Ensuite retenu de 5€ par billet jusqu'a J-30.
- Puis vous conservez 25% du prix du billet jusqu'a J-2.
- Sous entendu, après J-2, plus aucun remboursement n'est possible car on ne spécifie rien.
Cibler certains tarifs
Si vous souhaitez que le remboursement s'applique uniquement sur certains tarifs, spécifiez tous les identifiants des tarifs concernés ex : (J-60,0€,123-124)+(J-30,30€,123-124). avec 123 et 124 les identifiants des tarifs que vous trouverez dans les propriétés de chaque tarif à coté de son nom (#123)
Si vous souhaitez que le montant retenu soit le maximum entre la partie fixe et variable, il suffit de mettre les deux séparés par un tiret (J-30,5€-10%) par exemple
Si vous souhaitez que le montant retenu soit le maximum entre la partie fixe et variable, il suffit de mettre les deux séparés par un tiret (J-30,5€-10%) par exemple
Faire un don
Si vous souhaitez faire apparaitre un bouton "faire don de mon billet", vous pouvez rajouter +(donation) dans la condition
Vous pouvez aussi en ajoutant +(donation,%) proposer à l'acheteur qui clique sur "rembourser" de laisser entre 10% et 100% du montant de son remboursement en don pour vous soutenir.
Générer des avoirs
Il est possible d'afficher un bouton "obtenir un avoir" qui une fois cliqué transformera l'email de l'acheteur en code d'avoir du montant du billet qu'il pourra utiliser pour obtenir une réduction sur les événements/tarifs que vous choisissez.
Pour faire apparaitre le bouton "obtenir un avoir" vous devez rajouter à la condition +(credit,XXX).
XXX étant le numéro de votre campagne que vous trouverez dans "mes listes" > votre liste d'avoir > "détails" > puis #XXX à coté du titre.
Cela présuppose donc d'avoir créé une liste d'avoir qui permettra de collecter et stocker la liste des crédits de chaque acheteur. Il n'est pas obligatoire d'avoir désigné les tarifs au moment ou l'acheteur demande son avoir (par exemple si l'avoir porte sur des événements futurs qui n'existent pas encore).
Pour en savoir plus sur la mise en place d'une liste d'avoir, consultez la rubrique "avoirs" de l'aide en ligne.
Si vous demandez des remboursements et ne disposez pas des fonds nécéssaires, le solde devient négatif. Vous aurez alors un message "Remboursements suspendus" qui apparaitra dans "Mes événements" ainsi que sur la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Deux choix s'offrent à vous :
- si vous avez encore des billets en vente l'argent des futures ventes pourra venir compenser ce solde négatif, si tôt le solde positif les remboursements seront effectués par notre système
- vous pouvez manuellement créditer votre solde
Pour créditer votre solde, vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il vous faut ensuite suivre toute la procédure :
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus (si vous êtes sur le mode de paiement "un virement par événement") ou dans n'importe quel événement (si vous êtes sur un virement tous les 15 jours).
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Allez sur votre boutique, et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire
4 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement (à 10h et 19h chaque jour). Vous pouvez consulter le statut des rembourement dans la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Deux choix s'offrent à vous :
- si vous avez encore des billets en vente l'argent des futures ventes pourra venir compenser ce solde négatif, si tôt le solde positif les remboursements seront effectués par notre système
- vous pouvez manuellement créditer votre solde
Pour créditer votre solde, vous trouverez des explications sur la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il vous faut ensuite suivre toute la procédure :
1 - Créer un tarif "Remboursement" dans l'événement où les remboursements sont suspendus (si vous êtes sur le mode de paiement "un virement par événement") ou dans n'importe quel événement (si vous êtes sur un virement tous les 15 jours).
2 - Le montant de ce tarif doit être égal à la valeur écrite dans l'encart "Solde insuffisant" situé dans "Mes infos" > "Comptabilité".
3 - Allez sur votre boutique, et payez ce tarif avec votre propre carte bancaire
4 - Une fois effectuée, le remboursement du participant se fera automatiquement (à 10h et 19h chaque jour). Vous pouvez consulter le statut des rembourement dans la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Si vous souhaitez consulter les remboursements qui sont en attentes d'être payés, allez dans la "Liste des participants". Les commandes sont marquées par une icône jaune à droite sur la ligne du participant.
La majorité des demandes font suite à des erreur d'innattention des acheteurs (mauvaise carte, mauvaise lecture).
Notez bien que le libellé du remboursement peut être : lemon way - billetweb
Notez également que les remboursements fonctionnent même sur une carte renouvellée ou une carte virtuelle.
Notez également qu'une carte à débit différé nécéssite d'attendre la fin de la période (mois par exemple) afin d'avoir le crédit.
Notez également que parfois les banques recevant le crédit le diffère de plusieurs semaines/mois dans les relevés bancaires, il convient d'analyser tout l'historique et pas juste la date de remboursement.
Pour contester un remboursement non recu:
- L'acheteur peut faire la demande ici : https://www.billetweb.fr/fr/acheteur#missing_refund
- Vous pouvez faire l'intérmédiaire et nous adresser sur contact@billetweb.fr :
- le numéro de la commande concernée (commence par C)
- une copie du relevé bancaire d'achat qui montre la transaction d'achat
- une copie du relevé bancaire incluant les trois jours à partir de la date du remboursement qui montre l'absence de crédit. La date est indiqué dans la liste des participants ou dans l'espace acheteur.
- une copie du relevé bancaire d'achat qui montre la transaction d'achat
- une copie du relevé bancaire incluant les trois jours à partir de la date du remboursement qui montre l'absence de crédit. La date est indiqué dans la liste des participants ou dans l'espace acheteur.
Une fois en possession de ces documents nous ferons une demande auprès de notre partenaire bancaire.
Les commandes payées par carte bancaires sont remboursables un an après la date d'achat.
La procédure suivante vise à offrir une solution de secours aux organisateurs qui souhaitent rembourser certains achats plus d'un an après.
La procédure suivante vise à offrir une solution de secours aux organisateurs qui souhaitent rembourser certains achats plus d'un an après.
Comment demander à Billetweb de rembourser des achats de plus d'un an par virement ?
1. Mettre les versements en pause dans "Mes infos" > "RIB"
2. Dans la page "Options" de chaque événement nécéssitant des remboursements, cocher l'option "Options avancées" > "Remboursement par virement"
3. Dans la "liste des participants" de chaque événement, marquer les commandes à rembourser individuellement ou en lot, comme dans le cas d'un remboursement normal.
4. Si le système vous indique qu'il manque des fonds, vous devrez les fournir via la procédure standard indiquée dans la page "Mes infos" > "Comptabilité"
2. Dans la page "Options" de chaque événement nécéssitant des remboursements, cocher l'option "Options avancées" > "Remboursement par virement"
3. Dans la "liste des participants" de chaque événement, marquer les commandes à rembourser individuellement ou en lot, comme dans le cas d'un remboursement normal.
4. Si le système vous indique qu'il manque des fonds, vous devrez les fournir via la procédure standard indiquée dans la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Ce que nous faisons :
- La nuit suivant le passage de vos demandes remboursement, nous enverrons un email aux acheteurs pour leur demander de saisir leur IBAN dans leur espace acheteur
- Le 20 de chaque mois, nous effectuerons des remboursements par virement vers les ibans complétés et si votre solde le permet (cf point 4)
Vous pouvez envoyer un message à tous les acheteurs ou à certains tarifs, séances ou mode de paiement. Choisissez un événement puis rendez vous dans la page "Envoyer un message".
Il est également possible de programmer l'envoi d'un message automatique X heures avant ou après le début de l'événement ou de la séance. A noter, qu'un seul message peut être envoyé par commande.
Type de contrat:
Votre type de schéma est indiqué dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Si votre structure est en France, le schéma opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le schéma transparent est appliqué.
Si votre structure est en France, le schéma opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le schéma transparent est appliqué.
Le type de schéma n'engendre aucune différence sur les montants mais uniquement sur l'interprétation comptable et juridique.
Les acheteurs peuvent obtenir une facture depuis le lien "Obtenir une facture" disponible dans l'email de confirmation. Vous pouvez télécharger cette facture depuis la liste des participants ou depuis le détails des opérations dans "Mes infos" > "Comptabilité". La facture des ventes en ligne est émise par nos services car nous sommes vendeurs des billets sur un plan comptable. Vous n'avez donc a priori pas besoin en tant qu'organisateur de collecter ces factures.
Contrat transparent :
Billetweb effectue des ventes en ligne pour votre compte et émet une facture pour sa prestation. L'acheteur peut obtenir un recu de paiement depuis un lien situé au bas de son e-mail de confirmation de commande. Si vous avez complété vos informations de facturation dans "Mes infos", nous éméttons une facture numérotée selon le schéma O(votre numéro d'organisateur)F(Numéro de la facture). Vous pouvez exporter ces factures en masse depuis "Mes infos"> "Comptabilité" > "Ventes par période" > "Détails" > "Tout cocher" > "Exporter les factures"
Pour autoriser Billetweb à émettre une facture en votre nom pour les ventes en guichet, vous devez cocher la case depuis "Mes infos" > "Coordonnées".
Vous pouvez ensuite télécharger cette facture depuis la confirmation d'achat, depuis la liste des participants (a l'unité ou en cochant des lignes) ou depuis le détails des opérations dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Afin de modifier votre mot de passe ou afin de changer l'email utilisé pour vous connecter sur votre compte organisateur, rendez vous dans "Mes infos" > "Identification"
Si votre compte utilise l'identification Facebook, vous pouvez à tout moment définir un mot de passe afin d'utiliser un système de connexion classique depuis cette page.
Si vous n'avez pas défini un contact public depuis "Mes infos" > "contact public", les informations suivantes sont exposées à vos acheteurs : Nom de l'organisation, adresse, et e-mail. Toutes les autres coordonnées restent confidentielles. Si vous souhaitez personnaliser les coordonnées affichées selon les événements, veuillez consulter la rubrique "L'événement" > "Coordonnées associées à votre événement".
Vous pouvez supprimer votre compte si vous avez auparavant supprimé tous vos événements puis en allant dans "Mes infos" et en cliquant sur votre adresse e-mail puis "Supprimer le compte". Pour supprimer un événement, il faut auparvant supprimer toutes les commandes depuis la liste des participants. Cela n'est possible que si vous n'avez pas réalisé de paiement par carte bancaire. Si vous souhaitez bloquer votre compte, envoyez nous un email.
Ma structure reste la même mais le nom change
Transmettez nous par email un document attestant du changement de nom (kbis, récépissé de déclaration, etc)
Je transfère l'activité sur une autre structure
Vous devez créer un autre compte Billetweb avec une autre adresse email. Vous perdrez l'historique du compte. Si vous désirez dupliquer des événements de l'ancien compte vers le nouveau, vous pouvez suivre l'explication située dans l'article suivant.
Si vous n'avez qu'un email vous pouvez changer l'email du premier compte puis recréer un compte avec votre email principal, ou si vous utilisez une adresse gmail utiliser un alias gmail
Depuis la page "Mes infos" > "Identification" il est possible de modifier la langue associé à votre compte.
Afin de lutter contre le blanchiment de capitaux nous sommes tenus d'identifier les destinataires directs et indirects des fonds issus des ventes en ligne (Article L561-5 du CMF). Cette procédure doit être mise en place si vous souhaitez dépasser 2500€ de volume de vente annuel ou 250€ par transaction. Si vous dépassez ces limites, les transactions entrantes seront bloquées par la banque.
Notez également que le titulaire d'un compte vérifié ne peut être modifié (comme pour un compte bancaire).
Dés que vous avez complété vos coordoonnées dans "Mes infos", un message vous indiquera les documents à fournir. Il vous suffit de charger les documents dans votre espace personnel, puis ils seront transmis à notre partenaire bancaire qui les analysera sous 48h ouvrées (quelques heures habituellement) Une fois le compte validé, vous recevrez un email de confirmation et vos ventes reprendront si elles s'étaient arrétées. Si votre compte n'est pas validé, la banque vous indiquera pourquoi.
Une fois validé, l'identité du compte n'est plus modifiable (comme pour un compte bancaire). Seule les modifications de nom de la structure peuvent être repercutées si vous nous fournissez un justificatif officiel (pas de changement de type de structure). Si besoin, vous devrez recréer un nouveau compte sur Billetweb.
Cette rubrique traite des documents à fournir pour les entreprises (personnes morales). Cela ne concerne pas les micro entrepreneurs, travailleurs indépendants, etc
La vérification cherche à déterminer le bénéficiaire effectif d'une entreprise (UBO en Anglais), c'est à que la loi désigne comme "la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société". Notez bien qu'on parle ici d'actionnaires (personnes qui possèdent l'entreprise) et non de dirigeants.
Cas simple : votre société n'est pas détenue par d'autres structures (=des personne physique seulement). Vous devez alors fournir :
Cas simple : votre société n'est pas détenue par d'autres structures (=des personne physique seulement). Vous devez alors fournir :
- les statuts
- le kbis récent (moins de trois mois)
- si les statuts ne mentionnent pas la répartition du capital, vous devez fournir un document qui liste les actionnaires ou une déclaration de bénéficiaire effectif (obligatoire pour le greffe depuis le 1er avril 2018)
- pour chaque personne physique qui détient plus de 25% du capital de la structure, vous devez fournir son document d'identité
- si aucun actionnaire n'est majoritaire (cas rare) alors vous fournissez le document d'identité d'un dirigeant qui figure sur le kbis
.
Cas complexe : votre société est détenue par d'autres sociétés ou structures.
Si votre une entité est coté en bourse, il suffit de fournir le kbis.
Sinon vous devez fournir :
- les statuts complets et signés
- le kbis récent (moins de trois mois)
- La déclaration de bénéficiaire effectif envoyée au greffe (DBS S1)
- les documents d'identité des personnes physiques qui seront déclarés dans ce document comme détenant plus de 25% du capital de la structure
Si et seulement si vous n'êtes pas en mesure de fournir la déclaration de bénéficiaire effectif de la société initiale : - alors pour chaque société actionnaire de plus de 25%, vous devez fournir le kbis + les statuts + la répartition du capital + les pièces d'identité des actionnaires personnes physiques (on applique la demande initiale en boucle, le but étant d'arriver à la fin aux réels détenteurs personnes physiques)
Le schéma ci dessous illustre la logique du bénéficiaire effectif. On recherche tous les actionnaires majoritaires peu importe leur "distance" avec la structure.
C'est quoi la déclaration de bénéficiaire effectif ?
La vérification cherche à déterminer le bénéficiaire effectif d'une entreprise (UBO en Anglais), c'est à que la loi désigne comme "la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société". Notez bien qu'on parle ici d'actionnaires (personnes qui possèdent l'entreprise) et non de dirigeants.
Comment obtenir la déclaration de bénéficiaire effectif ?
- Elle est obligatoire depuis 2017 si bien qu'il est possible que vous ayez déja ce document qui doit être déposé sur le site du greffe : https://www.infogreffe.fr/rbe
- Si vous ne l'avez pas vous pouvez la remplir via ces documents
Dois je la fournir à Billetweb ?
C'est un document qui est demandé dans certaines conditions. Elle pourra vous être demandé lorsque vous vérifierez votre compte Billetweb (Page "Mes infos")
Type de contrat:
Votre type de contrat est indiqué dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Si votre structure est en France, le contrat opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le contrat transparent est appliqué.
Si votre structure est en France, le contrat opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le contrat transparent est appliqué.
Le type de contrat n'engendre aucune différence sur les montants et commission mais uniquement sur l'interprétation comptable/juridique.
Ventes en ligne (contrat opaque) :
Le schéma utilisé pour les ventes en ligne est le suivant : vous vendez les billets à Billetweb (prix hors commission), qui les revends ensuite aux acheteurs finaux. De ce fait, vous ne recevrez jamais une facture, au sens comptable, pour notre prestation. Comptablement, c'est à vous de déclarer une vente (par événement ou par période) dont les montants sont indiqués dans le document synthèse "réédition de compte" que vous trouverez dans "Mes infos" > "Comptabilité".
En pratique, le document de synthèse suffit généralement à justifier les flux perçus par votre organisation. L'argent que nous reversons correspond ensuite au règlement de cette vente. Libre à vous de rédiger une facture si vos exigences comptables l'impose, il est cependant inutile de nous la transmettre.
Résumé : Si vous vendez un billet 20€ et que nous vous reversons 19.51€, alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à Billetweb pour 19.51€. Libre à vous d'aggréger cette vente par période ou événement selon votre convenance.
Ventes en ligne (contrat transparent) :
Billetweb vends les produits pour votre compte et émet un recu pour l'acheteur.
Si vous cochez la case correspondante dans "Mes infos" > "Coordonnées", nous éméttons une facture en votre nom pour l'acheteur.
Concernant nos commissions, nous vous éditons une facture mensuelle pour les commissions prelevées que vous enregistrez comme une prestation de service. Notez que cette facture est toujours réglée en compensation (prélevement sur les ventes en ligne réalisées)
Vous pouvez exporter les factures acheteur en masse depuis "Mes infos"> "Comptabilité" > "Ventes par période" > "Détails" > "Tout cocher" > "Exporter les factures"
Résumé : Si vous vendez un billet 20€ alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à l'acheteur X pour 20€. Billet vous émet une facture pour sa prestation mensuellement. Cette facture est déja réglée en compensation.
Ventes hors ligne :
Pour les ventes hors ligne encaissées de votre coté nous éméttons un recu et éventuellement une facture en votre nom si vous cochez la case "Factures pour ventes en direct" depuis "Mes infos" > "Coordonnées". Les totaux des ventes hors ligne sont repris dans les documents de synthèse dans une catégorie "ventes hors ligne".
Résumé : Si vous vendez un billet 20€ et alors dans votre comptabilité vous passez une vente de vous à l'acheteur X pour 20€. Nous ne prélevons aucune commission sur les ventes hors ligne.
Il existe un grand nombre de moyens d'obtenir des informations financières sur vos ventes :
Pour un événement précis
- Le document bilan pdf (reddition de compte) de chaque événement est disponible en haut de la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il est déclaré "définitif" immédiatement après la clotûre de l'événement. La clôture qui intervient à votre initiative ou automatiquement 7 jours après la fin de ce dernier. Ce document émis pour votre compte vaut facture (pour rappel : sur un plan comptable, vous nous vendez les billets puis nous les vendons aux participants).
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Mes infos" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
Pour un événement précis
- Le document bilan pdf (reddition de compte) de chaque événement est disponible en haut de la page "Mes infos" > "Comptabilité". Il est déclaré "définitif" immédiatement après la clotûre de l'événement. La clôture qui intervient à votre initiative ou automatiquement 7 jours après la fin de ce dernier. Ce document émis pour votre compte vaut facture (pour rappel : sur un plan comptable, vous nous vendez les billets puis nous les vendons aux participants).
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Mes infos" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
Par période:
- Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous pouvez accèder à la section "Ventes par période" où il vous sera possible de choisir une période et d'obtenir une synthèse ou un accès au journal opération par opération.
- Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous pouvez accèder à la section "Ventes par période" où il vous sera possible de choisir une période et d'obtenir une synthèse ou un accès au journal opération par opération.
Totaux par événement:
- Depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité" vous trouverez un bouton "exporter les totaux" en haut à droite qui vous permettra d'extraire les totaux par événement
Par virements sortant:
- Le document bilan pdf de chaque virement est disponible au bas de la page "Mes infos" > "Comptabilité".
- Vous pouvez afficher le détail des opérations depuis "Mes infos" > "Comptabilité" > "Détails". Vous pouvez exporter les opérations dans excel.
- Un document pdf résumant l'ensemble des virements peut être téléchargé à droite du titre "Historique des virements" au bas de la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Par guichet de vente:
- Depuis la page "Mes Guichets" et l'icone $ vous pouvez accèder au journal de vente d'un guichet. Vous pouvez également y accéder depuis l'intérieur du guichet en cliquant sur "outils" > "Journal de vente".
- Vous pouvez exporter les opérations vers Excel ou cliquer sur le bouton "Rapport de vente" pour générer une synthèse/sortie de caisse
- Si vous saisissez une plage de dates vous pouvez obtenir les opérations sur la période
- Toutes les opérations d'un guichet sont inclues dans l'historique global
- Toutes les opérations d'un guichet sont inclues dans l'historique global
Générer des rapports totalement personnalisés en utilisant les tableaux croisés dynamiques (TCD)
Voir le tutoriel
Pour mettre à jour vos coordonnées bancaires, rendez vous dans "Mes infos" > "RIB". Veuillez noter que le RIB doit toujours être au nom de la structure qui détient le compte Billetweb, la banque vérifie la cohérence entre ces données. Il n'est donc jamais possible de régler un de vos fournisseur ou partenaire via notre service, l'argent va toujours au titulaire du compte Billetweb.
Par défaut, les virements sont automatiquement éxécutés le 1er et le 16 de chaque mois si vous si vous avez bien complété vos coordonnées dans "Mes infos" > "RIB". Les virements sont effectués sur le compte bancaire du titulaire du compte Billetweb exclusivement.
Prochain virement
Vous pouvez retrouver la date et le montant de votre prochain virement depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité".
Auditer le montant à percevoir
Différents outils vous permettent d'auditer les chiffres relatifs aux virements à venir (Page "Mes infos" > "Comptabilité")
- en cliquant sur le chiffre du montant situé dans la section "Prochain virement" vous trouverez le détails des opérations restants à percevoir
- en cliquant sur le lien nommé "Voir les totaux" tout en haut de la page vous trouverez un bilan global avec les montants percu/à percevoir par événement
- pour analyser les montants déja percus sur un événement, cliquez sur la flèche à droite du nom de l'événement puis sur "Liste des virements"
Politique de reversement
Depuis "Mes infos" > "RIB" vous pouvez définir une des 3 politiques de virements suivantes :
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement le 1er de chaque mois contenant les ventes de du mois précédent.
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement. Il est possible de demander une avance d'un montant au choix dés que vos recettes dépassent 5000€ ou 500€ si votre événement dure plus de 3 mois.
- Un virement le 1er et le 16 de chaque mois contenant les ventes de la quinzaine.
- Un virement le 1er de chaque mois contenant les ventes de du mois précédent.
- Un virement par événement, le 1er ou le 16 suivant la fin de l'événement. Il est possible de demander une avance d'un montant au choix dés que vos recettes dépassent 5000€ ou 500€ si votre événement dure plus de 3 mois.
- Vous pouvez aussi mettre les virements en pause
Bloquer les virements vers certains événements
Vous pouvez suspendre les virements vers certains événements spécifiquement. Notez bien que quand vous désactivez cette option, les virements seront effectués lors de la prochaine échéance (1er ou 16 de chaque mois).
Fond de roulement
Si vous avez besoin de conserver un fond de roulement sur Billetweb (par ex afin d'effectuer des remboursements) vous pouvez cocher l'option "fond de roulement" dans la page "Mes infos" > "Comptabilité". Notez que le montant que vous saisirez est approximatif car nous ne payons jamais la moitié d'un billet afin de pouvoir simplifier vos analyses.
Libellé des virements
Les virements apparaissent sous le libellé "Lemon way XXXXX Billetweb XXXXX". Si vous souhaitez forcer un libellé particulier, contactez nous.
Toutes les informations financières (reversements futurs et passés, détails de chaque événement) sont accessibles depuis la page "Mes infos" > "Comptabilité"
Générer des rapports totalement personnalisés en utilisant les tableaux croisés dynamiques (TCD)
Si vous souhaitez synthétiser de manière comptable (besoin de précision absolu) des schémas complexes (beaucoup de tarifs ou beaucoup d'événements) alors la meilleure solution est d'utiliser Excel ou Google Sheet (gratuit et en ligne).
Avec Excel :
- Dans Billetweb, vous vous rendez dans "Mes infos" > "Comptabilité" puis cliquez sur "détails" de votre événement ou sur la période de votre journal
- Vous cliquez sur le bouton "Exporter" au bas puis "Toutes les colonnes" ce qui vous donne un fichier .csv
- Vous cliquez sur le bouton "Exporter" au bas puis "Toutes les colonnes" ce qui vous donne un fichier .csv
- Vous ouvrez votre fichier csv dans Excel
- Vous cliquez sur le menu "Insertion" et choisissez "Tableau croisé dynamique"
- Ensuite il ne vous reste plus qu'a utiliser cette puissante fonctionnalité pour extraire les données qui vous intéressent.
Exemple pour obtenir une ligne par type de tarif avec son total : Vous faites glisser "Tarifs" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs".
Avec Google Sheet:
- Dans Billetweb, vous vous rendez dans "Mes infos" > "Comptabilité" puis cliquez sur "détails" de votre événement ou sur la période de votre journal qui vous intéresse
- Vous cliquez sur Exporter puis "copier dans le presse papier"
- Vous créez ou ouvrez votre document Google Sheet. Puis vous faites Edition > Coller
- Vous cliquez sur "Données" > "Tableau croisé dynamique"
- Ensuite il ne vous reste plus qu'a utiliser cette puissante fonctionnalité pour extraire les données qui vous intéressent.
Exemple pour obtenir une ligne par type de tarif avec son total : Vous faites glisser "Tarifs" dans l'encart "Lignes" puis "Prix" dans l'encart "Valeurs"
Il est possible de créer un guichet de comptabilité qui permet de donner l'accès au menu "Mes infos" > "Comptabilité" à une tierce personne, afin que cette dernière puisse obtenir les documents (synthèse, détails, historique des virements) à votre place. Pour créer un guichet, rendez vous dans un événement puis "Mes Guichets".
Type de contrat:
Votre type de schéma est indiqué dans "Mes infos" > "Comptabilité".
Si votre structure est en France, le schéma opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le schéma transparent est appliqué.
Si votre structure est en France, le schéma opaque est appliqué. Si vous êtes à l'étranger ou si votre activité le requiert, le schéma transparent est appliqué.
Le type de schéma n'engendre aucune différence sur les montants mais uniquement sur l'interprétation comptable et juridique.
Pour justifier des montants que vous seriez amené à reverser à Billetweb, c'est vous d'émettre un avoir sur votre facture de vente. Rappellez vous que comptablement, sur une opération de vente normale, vous vendez des billets à Billetweb qui les revends aux acheteurs. A ce titre vous établissez une facture de vente. Ainsi un remboursement est l'opération inverse d'une facturation de vente, à savoir établir un avoir sur la vente.
Contrat transparent :
Nous ne facturons pas de frais sur les opérations de remboursement.
Pour commencer, un petit rappel de la réglementation à ce sujet :
La loi désigne l'organisateur comme responsable du contrôle d'accès à son événement. Il faut également noter qu'un participant une fois dans l'enceinte de l'événement doit avoir un titre d'accès (même sous format électronique, sur un smartphone par exemple).
Il existe différentes méthodes pour vérifier la validité d'un titre d'accès qui sont détaillées ci dessous. La tendance actuelle est clairement au contrôle électronique qui permet de vérifier facilement la validité d'un billet via un identifiant unique contenu dans un code-barres.C’est la solution que nous suggérons.
Concernant le support de présentation du billet, il devient de plus en plus commun de laisser le choix au participant de présenter son billet imprimé par ses soins ou bien sur l'écran de son smartphone. Par défaut sur Billetweb, la solution est configurée pour laisser ce choix au participant (cela peut être modifié dans "Instructions").
Dans le cas d’un événement à fort débit à l’entrée, les impressions papier des billets restent plus rapides mais la tendance tend à s’inverser. Le public est de plus en plus sensibilisé aux billets au format électronique et à ce choix plus écologique.
Application mobile :
Nous vous recommandons donc de vérifier électroniquement les billets en utilisant l’application mobile Billetweb sur votre smartphone (disponible gratuitement sur iOS et Android)
Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store. Pour se connecter : Utilisez vos identifiants Billetweb, ou bien déléguez le contrôle à d'autres personnes. Pour savoir comment faire, veuillez consulter la rubrique "Déléguer le contrôle".
Application dans l’appstore Écran de connexion initiale
Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet. Avec une connexion internet normale, tous les échanges qui impliquent quelques centaines de billets sont faits en moins d'une seconde.
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets. La synchronisation est légère et rapide car "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées.
Liste d’événements Liste des tarifs
Contrôle d’un billet non valide Contrôle d’un billet valide
Il vous est aussi possible d’utiliser l’application sur un terminal de contrôle professionnel, Zebra ou Linea Pro.
Ces terminaux sont disponibles à l’achat, ou à la location directement via Billetweb.
Ils permettent de flasher les billets environ 2 fois plus rapidement.
Mode hors ligne
Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous avez besoin d'internet au départ afin de télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela, vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement puis la ou les listes dont vous avez besoin. Dès que vous voyez apparaître le bouton "flasher un billet", cela signifie que les données ont bien été chargées et qu'elles sont sauvegardées dans l'application. Elles resteront accessible indéfiniment jusqu'à déconnexion de l'application ou fin de l'événement.
Liste des autres méthodes de contrôle disponibles avec Billetweb
Pour imprimer une liste papier, rendez vous sur la page "Imprimer une liste" depuis votre événement.
Vous pouvez choisir certains tarifs et/ou séances.
Cette liste contient les champs organisateurs que vous avez séléctionné dans la page "options de contrôle" et est triée par ordre alphabétique sur la première colonne.
Cette liste contient les champs organisateurs que vous avez séléctionné dans la page "options de contrôle" et est triée par ordre alphabétique sur la première colonne.
Cette liste à vocation à être imprimée, si vous voulez exploiter les données il faut exporter les données via la liste des participants ou via l'api.
L'application mobile gratuite vous permet d'utiliser votre smartphone pour vérifier la validité des billets et comptabiliser les entrées.
Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store.
Pour installer l'application sur Android (Google) ou iOS (Apple), recherchez 'Billetweb' dans le Playstore ou App Store.
Identifications de connexion : Utilisez vos identifiants Billetweb, ou bien déléguez le contrôle à d'autres personnes. Pour savoir comment faire, veuillez consulter la rubrique "Déléguer le contrôle".
Utilisation : Choisissez un événement dans la liste, un tarif ou une séance spécifique. Une fois les billets téléchargés par l'application, vous pourrez lancer la caméra pour flasher les billets. Chaque billet flashé vous affichera le résultat à l'écran. Cliquez sur le bouton "rechercher" pour effectuer une recherche par nom ou visualiser la liste des inscrits et les totaux par statut du billet. En cliquant sur une entrée de la liste ou de votre historique, vous pouvez afficher les détails du billet et de la commande et changer l'état de compostage du billet.
Mise à jour des données : La liste des billets vendus est actualisée en temps réel si vous êtes connecté à internet.
Les échanges sont tous de type client/serveur et de manière asynchrone (chaque appareil fait cela selon son rythme c'est à dire selon la qualité de sa connexion et débute par défaut toutes les 30 secondes après sa dernière mise à jour. Ce temps est modifiable en allant dans les "Options" sur l'application ). La synchronisation est effectuée en arrière plan et n'interrompt pas le scan des billets. La synchronisation est légere et rapide car "incrémentale" la plupart du temps, c'est à dire qu'elle n'échange que les données qui ont été modifiées. Avec une connexion internet normal, tous les échanges qui impliqueraient quelques centaines de billets sont fait en moins d'une seconde.
Utilisation de plusieurs appareils : Vous pouvez utiliser simultanément plusieurs appareils avec plusieurs opérateurs différents. La synchronisation d'un billet composté entre les appareils prend de quelques secondes à une minute (cela dépend aussi de la qualité de votre connexion internet et des réglages de l'application).
Mode hors ligne : Vous pouvez flasher les billets sans internet. Cependant, vous avez besoin d'internet au départ afin de télécharger la liste de vos participants sur l'application. Pour cela, vous devez vous rendre sur l'application mobile, sélectionnez l'événement puis la ou les listes dont vous avez besoin. Dès que vous voyez apparaitre le nombre de participants à l'écran, cela veut dire que les données ont été téléchargées. Elles resteront accessible indéfiniement jusqu'a déconnexion de l'application ou fin de l'événement.
Mode entrée/sortie/ré-entrée : Par défaut votre application est configurée en point d'entrée : seuls les billets non flashés apparaissent valides. Vous pouvez cocher "point sortie" si vous souhaitez flasher les billets en sortie afin de conserver un compte juste des personnes à l'intérieur de votre événement. Vous pouvez également cocher le mode "laisser ré-entrer les billets sortis" si votre événement laisse ré-entrer un billet sorti. Les modes sont cumulables sur le même appareil ou peuvent être activés indépendament sur plusieurs appareils afin de les assigner à des roles spécifiques.
Flasher toute la commande : Cette option va permettre de valider tous les billets d'une commande dés que vous flashez le premier billet. Le nombre de billets composté sera affiché à l'écran afin de vous laisser visuellement valider le compte de personne à laisser entrée. En cas de correction à apporter, tapez sur le nombre de billets flashés et les billets modifiés appaitront dans votre liste afin que vous puissiez annuler certains d'entre eux.
Afficher une alerte sur certains billets : Le champs "notes" que vous pouvez définir lors de la prise de commande en guichet ou vue administrateur ou que vous pouvez compléter dans la liste des participants s'affiche désormais lorsque vous flashez un billet. Cela peut vous permettre de transmettre des informations particulières à vos équipes à l'entrée (rappel, vip, placement modifié, etc)
Page de contrôle ordinateur
La page de contrôle est disponible via un bouton du tableau de bord de votre événement.
Cette page vous permet de valider des billets grâce à un lecteur de codes barres (usb, bluetooth) ou bien en utilisant votre clavier pour rechercher un nom.
Elle est idéale pour les configuration où vous disposez d'un ou plusieurs postes fixe à l'entrée.
Cette page dispose d'un mode hors ligne permettant de fonctionner sans internet une fois les données chargées.
Cette méthode peut fonctionner en simultanné avec d'autres ordinateurs ou smartphone.
Utiliser un lecteur de code barres : Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur simule une frappe au clavier (c'est généralement le mode par défaut).
A noter que seuls les modèles de lecteur 2D (optique) permettent la lecture des billets sur un écran de smartphone, par opposition au lecteur 1D (laser).
Pour contrôler les billets, connectez votre lecteur de code barres usb ou bluetooth puis ouvrez la page de contrôle ordinateur disponible dans chaque événement. Flashez alors un des billets émis sur l'événement. Si le message qui apparait indique ne pas reconnaitre le billet, vous devez vérifier que le lecteur renvoi bien des chiffres. Pour ce faire vous pouvez cliquer dans n'importe quel champs texte (page web, bloc note,etc) et lire le code barre afin de voir ce que le lecteur renvoi. Pour que le contrôle fonctionne, la valeur renvoyée à la lecture doit correspondre à la colonne "codes barres" de la liste des participants. Il est parfois nécéssaire d'activer le mode majuscule (touche VERR MAJ) afin que le lecteur renvoi des chiffres ou bien de définir la langue de votre lecteur de codes barres en Francais (voir manuel du produit)
Utiliser un lecteur de code barres : Les lecteurs de codes-barres doivent être placés dans le mode dit HID (Human Interface Device) dans lequel le lecteur simule une frappe au clavier (c'est généralement le mode par défaut).
A noter que seuls les modèles de lecteur 2D (optique) permettent la lecture des billets sur un écran de smartphone, par opposition au lecteur 1D (laser).
Pour contrôler les billets, connectez votre lecteur de code barres usb ou bluetooth puis ouvrez la page de contrôle ordinateur disponible dans chaque événement. Flashez alors un des billets émis sur l'événement. Si le message qui apparait indique ne pas reconnaitre le billet, vous devez vérifier que le lecteur renvoi bien des chiffres. Pour ce faire vous pouvez cliquer dans n'importe quel champs texte (page web, bloc note,etc) et lire le code barre afin de voir ce que le lecteur renvoi. Pour que le contrôle fonctionne, la valeur renvoyée à la lecture doit correspondre à la colonne "codes barres" de la liste des participants. Il est parfois nécéssaire d'activer le mode majuscule (touche VERR MAJ) afin que le lecteur renvoi des chiffres ou bien de définir la langue de votre lecteur de codes barres en Francais (voir manuel du produit)
Billetweb propose la location de terminaux de contrôle professionnels (TC21 & linéa pro) livrés par colissimo. Afin de connaitre les tarifs, veuillez vous rendre sur la page Location de terminaux de chaque événement
PDA Recommandé :
Zebra modèle TC-21 (450€)
- Livré sans cable USB-C de chargement
- Possibilité de choisir un socle de chargement
- Application "Billetweb" à télécharger sur le "playstore" de l'appareil
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Egalement compatibles et éprouvés par nos équipes :
- Honeywell EDA50 (600€)
- Zebra TC20 (remplacé à la vente par le TC21 ci dessus)
- Linéa pro + Iphone (prix variable selon modèle/état)
Régler correctement les bips de confirmation sur PDA Android (Zebra, etc) :
Afin d'avoir une expérience d'utilisation parfaite, nous vous recommandons de désactiver les bips audio émis par le scanner de votre appareil (qui ne font que confirmer qu'un code barre à été lu sans dire si celui ci est valide) et de laisser uniquement les bips de l'application Billetweb.
1/ appuyez sur un des boutons + ou - du volume de l'appareil
1/ appuyez sur un des boutons + ou - du volume de l'appareil
2/ cliquez sur la petite flèche vers le bas qui apparait à droite de l'écran
3/ mettre le volume de la sonnerie à 0 (vous n'aurez ainsi plus de bips du scanner)
4/ mettre le volume de la barre "multimédia" à moitié.
Vous pourrez ensuite ajuster le volume via les boutons + et - durant l'utilisation. Vous pouvez également activer le mode vibreur depuis les options de l'application Billetweb.
Pour ordinateur
EY-001 & EY-007 (50€, avec ou sans fil)
Pour ordinateur, tout autre lecteur de codes barres sera compatible.
Notez bien que contrôle d'accès mobilise l'ordinateur qui affiche le résultat du scan sur son écran.
EY-001 & EY-007 (50€, avec ou sans fil)
Pour ordinateur, tout autre lecteur de codes barres sera compatible.
Notez bien que contrôle d'accès mobilise l'ordinateur qui affiche le résultat du scan sur son écran.
Comment exporter les données ?
- Depuis la page "Options de contrôle" > "Exporter" vous pourrez obtenir un fichier contenant uniquement les données de contrôle d'accès. Différents formats tiers sont proposés et nous pouvons en ajouter de nouveaux sur simple demande. L'accès à cette page est incluse lorsque vous créez un guichet de contrôle pour un partenaire.
- Un export automatisé en temps réel est aussi possible via notre API
Comment savoir si les codes barres seront bien reconnus ?
C'est à l'éditeur de chaque solution de statuer si il peut ou non flasher nos billets.
Les billets que nous éditions comportent
- un QR code contenant un nombre à 7 chiffres
- un codes barres 1D EAN13 comportant ce même nombre à 7 chiffres avec un padding de 0 en préfixe
- vous pouvez obtenir le nombre à 7 chiffres (valeur du code-barres) depuis "Options de contrôle" > "Exporter" ou depuis la colonne code-barres de la "liste des participants" de votre événement.
- il est possible de n'afficher sur le billet que le QR code en cochant l'option correspondante dans la page "Options" de l'événement
Comment effectuer un test ?
- Vous devez avoir un billet a minima dans votre événement ou en éditer un (depuis "ajouter une commande" > "stock" par exemple)
- Vous téléchargez/imprimez le billet
- Vous exportez le fichier contenant le code barres et l'intégrez dans votre solution de contrôle d'accès
- A l'aide de votre solution de contrôler d'accès, vous flashez le billet et vérifiez qu'il est bien reconnu.
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes de contrôle éléctronique en même temps (smartphone, pc et terminaux de contrôle).
Un même compte Billetweb peut être utilisé sur plusieurs appareils. Vous avez possibilité de créer des identifiants pour chaque utilisateur en créant un guichet.
Mode sortie
Les appareils ou page de contrôle possèdent un mode sortie : une fois activé (via les options de l'appareil ou de la page), un billet flashé une première fois sera marqué entré puis si il est flashé une fois supplémentaire il sera marqué sorti. Il pourra alors être flashé à nouveau en entrée, et ainsi de suite.
Sur l'application mobile, un appareil peut être placé en entrée, en sortie ou les deux. Un appareil en entrée peut accepter ou non un billet déja sorti.
Mode entrées illimitées
Depuis la page "options de contrôle" vous pouvez définir des tarifs qui seront toujours accepté en entrée. Cela permet de réaliser des tarifs dédiés pour les organisateurs, prestataires, VIP, etc.
Choisir les champs à afficher les appareils de contrôle
Les informations affichées sur vos appareils de contrôle et sur la liste peuvent être définis dans "Options de contrôle".
Alerte spécifique
Le champ "commentaire" de chaque commande (saisi lors de la commande par l'administrateur ou éditable dans la liste des participant) est affiché sur les appareils de contrôle une fois qu'un billet est flashé. Cela permet de transmettre un message spécifique si cela est nécéssaire.
Il est possible d'annuler le compostage de billets depuis l'application mobile ou depuis votre interface organisateur dans "Liste des participants" : cochez le ou les billets puis séléctionnez "Marquer comme non utilisé" dans le menu déroulant.
Mode par défaut : pas de liste existante
Si vous ne configurez pas de liste, les appareils de contrôle vous permettent de choisir de contrôler tous les tarifs, une catégorie spécifique ou un tarif spécifique. Les listes de contrôle vous permettent les utilisations avancées listées ci-dessous.
Réunir certains tarifs d'un même événement dans des listes prédéfinies afin de simplifier le choix des opérateurs
Depuis la page "Options de contrôle" vous pouvez créé des listes regroupant certains tarifs spécifiques que vous cochez via le menu déroulant "Billets originaux". Une liste "samedi" peut ainsi regrouper tous les tarifs du samedi. Il est également possible pour l'administrateur de décider si il n'affiche que les listes ou bien toutes les possibilitées précédement citées, afin de simplifier la vue de l'opérateur.
Intégrer des abonnés dans chaque événement de la saison
Dans le cas où vous devez intégrer sur chaque événement des billets d'un autre événement (comme un abonnement).
1. Dans chaque match de votre saison, vous créez une liste qui contient tous les tarifs de cet événement dans "Billets originaux"
2. Vous ajoutez les tarifs de l'événement "abonnement" dans le menu "Billets dupliqués dans cette liste". Notez bien que les abonnés n'apparaitront pas dans les statistiques de l'événement mais uniquement au contrôle d'accès. Après chaque match, vous trouverez les abonnés flashés à ce match dans cette page sous le lien "voir les utilisations" de la liste.
Flasher plusieurs fois un même billet à différents points de contrôle
Dans le cas assez rare où vous avez à flasher plusieurs fois un même billet, créez autant de liste de contrôle que nécéssaire dans la page "Options de contrôle" et ajoutez le ou les tarifs via le menu "Billets dupliqués dans cette liste".
Alternative : si cette multi-utilisation doit être associée à un contrôle des quotas par représentation lors de la vente, nous vous recommandons d'utiliser plutôt l'option "multipass" (cela doit se faire avant l'émission des billets).
Mixer différents événements sur une même liste de contrôle
On entends ici mélanger un événement 1 et un événement 2 sur un même appareil de contrôle (les données originales de chaque événement). Il vous suffit de créer une liste de contrôle et de cocher les tarifs correspondants dans "Billets originaux". A noter que la liste reste attaché à un événement et accessible dans les appareils de contrôle sous l'événement dans lequel vous la créez.
Flasher plusieurs fois un billet en conservant l'historique
Vous pouvez consulter l'historique depuis le bouton "Historique" de la page "Options de contrôle" de votre événement.
Cela peut être utile si vous flashez en entrée/sortie ou si vous avez des billets annuels qui sont remis à zéro par le système chaque nuit.
Vous pouvez exporter et filtrer les données (sur une liste de contrôle spécifique ou au global). Les changement d'état effectués depuis le backoffice (liste des participants) ne figurent pas dans l'historique.
Qu'est ce que le cashless ?
Le cashless permet à vos participants de régler leurs achats pendant l'événement via une solution dématérialisée sous forme de carte ou de bracelets.
Le participant va précharger sa carte/son bracelet lors de l'achat de son billet ou en arrivant sur l'événement. Il peut ensuite l'utiliser pendant l'événement pour payer.
Quels avantages ?
Cela permet notamment de réduire les risques de vol liés à la manipulation de liquide par vos équipes, accélère le paiement, permet de simplifier le suivi et augmente sensiblement la consommation. Voir plus de détails
Quel coùt ?
Nous proposons une solution de cashless haute performance fonctionnant en mode hors ligne. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir un devis.
Les coùts oscillent entre 1 et 2€ par participant selon la typologie de votre événement, avec un minimum de 1000€ par prestation.
Les coùts oscillent entre 1 et 2€ par participant selon la typologie de votre événement, avec un minimum de 1000€ par prestation.
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